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PLAN DE GESTIN DE LAS COMUNICACIONES

Componente Ttulo del Proyecto Descripcin

Implementacin y Automatizacin de Procesos en una Entidad del Estado Juan Diego Fernndez Dvila, PMP Jefe de Proyecto Consultora MM Existe la necesidad de una comunicacin fluida y accesible entre todos los componentes del equipo de proyecto. De acuerdo al inters del cliente, se debe proporcionar unos entregables de manera que satisfaga al mximo sus necesidades. La informacin que debe ser comunicada ser toda aquella que aporte valor a la consecucin de los objetivos del proyecto. El contenido se adaptar a las necesidades del proyecto en cada fase, utilizando todas las herramientas disponibles que puedan ayudar a que el mismo sea de alta calidad. Entre las necesidades y expectativas de informacin de los interesados se encuentran los planes subsidiarios: costos, cronograma, organigrama, responsabilidad de los interesados, estndares de calidad; solicitudes de cambios; entrada o salida del personal; evaluaciones de desempeo, acta de reunin. Ver Matriz de Comunicaciones. De acuerdo a la informacin, siendo en la mayora de los casos el Gerente del Proyecto el responsable de manejar las comunicaciones. Ver Matriz de Comunicaciones. La informacin se transmitir de la manera ms adecuada para los interesados pertinentes segn la Matriz de Comunicaciones. Segn se trate de informacin comunicada de manera escrita u oral, se utilizarn los mtodos y procesos siguientes: 1. Reuniones: las reuniones internas sern moderadas y quedar constancia de los puntos clave en un acta de reunin. Las reuniones con el cliente se ajustarn al calendario ms conveniente para el mismo y se convocar, aparte del Gerente del Proyecto, slo a los integrantes que puedan aportar elementos nuevos o mejoras a la fase que se est debatiendo, salvo que se trate de un punto crtico de inters para todo el equipo de proyecto. 2. Email: los interesados podrn enviar y recibir consultas uno a uno o por difusin desde el entorno de grupo de trabajo. Los siguientes documentos sern comunicados va mail de manera formal: informe de desempeo de la semana, actas de reuniones semanales, 3. Informe: todos los documentos publicados seguirn la normativa de calidad correspondiente, y debern quedar registrados, tambin, en el registro de documentos del proyecto. Podrn ser enviados va Email de considerarse pertinente Ver Matriz de Comunicaciones. Internamente se fomentar la comunicacin, por tanto, la frecuencia de distribucin de la informacin ser elevada. A nivel externo, el cliente requerir la documentacin entregable de forma peridica segn lo establecido en calendario de entregas. De acuerdo a ello, la comunicacin podr ser diaria, semanal, mensual o segn cronograma. Ver Matriz de Comunicaciones.

Gerente del Proyecto

Requisitos de comunicaciones de los interesados

Informacin que debe ser comunicada

Responsables de distribuir la informacin Personas que recibiran la informacin

Mtodos o tecnologas para transmitir la informacin

Frecuencia de Comunicacin

Proceso de escalamiento

En caso de imposibilidad de comunicacin por parte de alguno de los interesados, deber ser abordada con el siguiente mtodo de escalamiento: a. En primera instancia ser tratada de resolver por el Gerente del Proyecto y el Equipo de Gestin de Proyecto b. En segunda instancia ser tratada de resolver por el Gerente de Proyectos de la empresa M en conjunto con el Gerente del Proyecto, y los miembros pertinentes del proyecto, utilizando la negociacin y/o la solucin de conflictos. c. En ltima instancia ser resuelta por el Sponsor o por el Sponsor y el Comit de Control de Cambios si el primero lo cree conveniente y necesario. El plazo de resolucin de una incidencia en comunicaciones se reducir al mnimo, pues podra suponer retrasos y, en casos extremos, faltas de calidad. El Gerente del Proyecto asumir esta responsabilidad inmediatamente se conozca la incidencia.

Ver Matriz de Comunicaciones. El Plan de Gestin de las Comunicaciones deber ser revisado y/o actualizado cada vez que haya: una solicitud de cambio aprobada que impacte el Plan de Proyecto, una accin correctiva que impacte los requerimientos o necesidades de informacin de los interesados, personas que ingresan o salen del proyecto, cambios en las asignaciones de personas a roles del proyecto, solicitudes inusuales de informes o reportes adicionales, quejas, sugerencias, comentarios o evidencias de requerimientos de informacin no satisfechos, evidencias de resistencia al Mtodo para actualizar cambio y evidencias de deficiencias de comunicacin. y refinar el plan de Para actualizar el Plan de Gestin de las Comunicaciones se deber seguir los comunicaciones siguientes pasos: 1. Identificacin y clasificacin de interesados. 2. Determinacin de requerimientos de informacin. 3. Elaboracin de la Matriz de Comunicaciones del Proyecto. 4. Actualizacin del Plan de Gestin de las Comunicaciones. 5. Aprobacin del Plan de Gestin de las Comunicaciones. 6. Difusin del nuevo Plan de Gestin de las Comunicaciones. 1 Mtodo de Comunicacin 2 R = Reunin I = Informe E = Email
Glosario de terminologa comn

Frecuencia de Comunicacin D = Diaria S = Semanal M =Mensual C = segn Cronograma

PLAN DE GESTIN DE LAS COMUNICACIONES


MATRIZ DE COMUNICACIONES
Interesados principales Responsables de distribuir la informacin Informacin que ser comunicada (entregables) Mtodo de Comunicacin a ser utilizado Frecuencia de comunicacin Al finalizar la planificacin Proceso de escalamiento Gerente de Proyectos de la empresa Gerente de Proyectos de la empresa

Patrocinador

Gerente del Proyecto

Cronograma de hitos

Informe

Comit de Aprobacin del Cliente

Gerente del Proyecto

Lneas base: Alcance Cronograma

Informe

Al finalizar la planificacin

Equipo del Proyecto

Gerente del Proyecto

Planes subsidiarios

Informe

Al finalizar la planificacin

Gerente de Proyectos de la empresa

Gerente del Proyecto

Equipo del proyecto

Informacin de Desempeo

Informe

Segn Cronograma

Gerente de Proyectos de la empresa Gerente de Proyectos de la empresa

a) Patrocinador b) Comit de Aprobacin del Cliente

Gerente del Proyecto

Informe de Desempeo

Informe

Segn Cronograma

Miembros del equipo de proyecto

Gerente del Proyecto

Resultados del Desempeo semanal

Reunin y acta Email

Semanal

Gerente de Proyectos de la empresa

Gerente del Proyecto Proveedores

Requisitos

Informe

Despus de la elaboracin del SOW de Contratacin

Gerente de Proyectos de la empresa

Miembro del equipo

Gerente del Proyecto

Informe de rendimiento de personal

Oral Email Notificacin en caso de llamada de atencin reiterativa

Cuando se considere necesario

Gerente de Proyectos de la empresa

Gerente de proyectos de la empresa

Gerente del Proyecto

Solicitud interna de Recursos

Carta solicitud

Cuando se desee reducir el tiempo o cuando se modifique el alcance

Patrocinador

Comit de Aprobacin del Cliente / Gerente del Proyecto

Gerente del Proyecto / Comit de Aprobacin del Cliente

Solicitud de Cambio

Informe

Cuando se presente

Gerente de Proyectos de la empresa

Miembros del equipo

Gerente del Proyecto

Ingreso o salida de algn interesado

Reunin y acta

Cuando se presente

Gerente de Proyectos de la empresa

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