PLAN DE GESTIN DE LAS COMUNICACIONES

Componente

Descripcin

Ttulo del Proyecto

Implementacin y Automatizacin de Procesos en una Entidad del Estado

Gerente del Proyecto

Requisitos de
comunicaciones de los
interesados

Informacin que debe

ser comunicada

Responsables de
distribuir la
informacin
Personas que
recibiran la
informacin

Mtodos o tecnologas
para transmitir la
informacin

Frecuencia de
Comunicacin

Juan Diego Fernndez Dvila, PMP

Jefe de Proyecto
Consultora MM
Existe la necesidad de una comunicacin fluida y accesible entre todos los
componentes del equipo de proyecto. De acuerdo al inters del cliente, se debe
proporcionar unos entregables de manera que satisfaga al mximo sus
necesidades.
La informacin que debe ser comunicada ser toda aquella que aporte valor a la
consecucin de los objetivos del proyecto. El contenido se adaptar a las
necesidades del proyecto en cada fase, utilizando todas las herramientas
disponibles que puedan ayudar a que el mismo sea de alta calidad.
Entre las necesidades y expectativas de informacin de los interesados se
encuentran los planes subsidiarios: costos, cronograma, organigrama,
responsabilidad de los interesados, estndares de calidad; solicitudes de cambios;
entrada o salida del personal; evaluaciones de desempeo, acta de reunin.
Ver Matriz de Comunicaciones.
De acuerdo a la informacin, siendo en la mayora de los casos el Gerente del
Proyecto el responsable de manejar las comunicaciones.
Ver Matriz de Comunicaciones.
La informacin se transmitir de la manera ms adecuada para los interesados
pertinentes segn la Matriz de Comunicaciones.
Segn se trate de informacin comunicada de manera escrita u oral, se utilizarn
los mtodos y procesos siguientes:
1. Reuniones: las reuniones internas sern moderadas y quedar constancia
de los puntos clave en un acta de reunin. Las reuniones con el cliente se
ajustarn al calendario ms conveniente para el mismo y se convocar,
aparte del Gerente del Proyecto, slo a los integrantes que puedan aportar
elementos nuevos o mejoras a la fase que se est debatiendo, salvo que se
trate de un punto crtico de inters para todo el equipo de proyecto.
2. Email: los interesados podrn enviar y recibir consultas uno a uno o por
difusin desde el entorno de grupo de trabajo. Los siguientes documentos
sern comunicados va mail de manera formal: informe de desempeo de
la semana, actas de reuniones semanales,
3. Informe: todos los documentos publicados seguirn la normativa de
calidad correspondiente, y debern quedar registrados, tambin, en el
registro de documentos del proyecto. Podrn ser enviados va Email de
considerarse pertinente
Ver Matriz de Comunicaciones.
Internamente se fomentar la comunicacin, por tanto, la frecuencia de
distribucin de la informacin ser elevada. A nivel externo, el cliente requerir la
documentacin entregable de forma peridica segn lo establecido en calendario
de entregas. De acuerdo a ello, la comunicacin podr ser diaria, semanal, mensual
o segn cronograma.
Ver Matriz de Comunicaciones.

En caso de imposibilidad de comunicacin por parte de alguno de los interesados,

deber ser abordada con el siguiente mtodo de escalamiento:
a. En primera instancia ser tratada de resolver por el Gerente del Proyecto y el
Equipo de Gestin de Proyecto
b. En segunda instancia ser tratada de resolver por el Gerente de Proyectos de la
empresa M en conjunto con el Gerente del Proyecto, y los miembros pertinentes
del proyecto, utilizando la negociacin y/o la solucin de conflictos.
c. En ltima instancia ser resuelta por el Sponsor o por el Sponsor y el Comit de
Control de Cambios si el primero lo cree conveniente y necesario.

Proceso de
escalamiento

El plazo de resolucin de una incidencia en comunicaciones se reducir al mnimo,

pues podra suponer retrasos y, en casos extremos, faltas de calidad. El Gerente del
Proyecto asumir esta responsabilidad inmediatamente se conozca la incidencia.
Ver Matriz de Comunicaciones.
El Plan de Gestin de las Comunicaciones deber ser revisado y/o actualizado cada
vez que haya: una solicitud de cambio aprobada que impacte el Plan de Proyecto,
una accin correctiva que impacte los requerimientos o necesidades de
informacin de los interesados, personas que ingresan o salen del proyecto,
cambios en las asignaciones de personas a roles del proyecto, solicitudes inusuales
de informes o reportes adicionales, quejas, sugerencias, comentarios o evidencias
de requerimientos de informacin no satisfechos, evidencias de resistencia al
Mtodo para actualizar
cambio y evidencias de deficiencias de comunicacin.
y refinar el plan de
Para actualizar el Plan de Gestin de las Comunicaciones se deber seguir los
comunicaciones
siguientes pasos:
1. Identificacin y clasificacin de interesados.
2. Determinacin de requerimientos de informacin.
3. Elaboracin de la Matriz de Comunicaciones del Proyecto.
4. Actualizacin del Plan de Gestin de las Comunicaciones.
5. Aprobacin del Plan de Gestin de las Comunicaciones.
6. Difusin del nuevo Plan de Gestin de las Comunicaciones.
1 Mtodo de Comunicacin
2
R = Reunin
I = Informe
E = Email
Glosario de
terminologa comn

Frecuencia de Comunicacin
D = Diaria
S = Semanal
M =Mensual
C = segn Cronograma

PLAN DE GESTIN DE LAS COMUNICACIONES

MATRIZ DE COMUNICACIONES
Interesados
principales

Patrocinador

Comit de
Aprobacin del
Cliente

Responsables de
distribuir la
informacin

Informacin que ser

comunicada
(entregables)

Mtodo de
Comunicacin a
ser utilizado

Frecuencia de
comunicacin

Proceso de
escalamiento

Gerente del Proyecto

Cronograma de hitos

Informe

Al finalizar la
planificacin

Gerente de
Proyectos de la
empresa

Lneas base:
Alcance
Cronograma

Informe

Al finalizar la
planificacin

Gerente de
Proyectos de la
empresa

Gerente de
Proyectos de la
empresa

Gerente del Proyecto

Equipo del
Proyecto

Gerente del Proyecto

Planes subsidiarios

Informe

Al finalizar la
planificacin

Gerente del
Proyecto

Equipo del proyecto

Informacin de
Desempeo

Informe

Segn Cronograma

Gerente del Proyecto

Informe de Desempeo

Informe

Segn Cronograma

Gerente del Proyecto

Resultados del
Desempeo semanal

Reunin y acta
Email

Semanal

Gerente de
Proyectos de la
empresa

Despus de la
elaboracin del SOW
de Contratacin

Gerente de
Proyectos de la
empresa

Cuando se considere
necesario

Gerente de
Proyectos de la
empresa

a) Patrocinador
b) Comit de
Aprobacin del
Cliente

Miembros del
equipo de
proyecto

Gerente del Proyecto

Requisitos

Informe

Gerente del Proyecto

Informe de rendimiento
de personal

Oral
Email
Notificacin en
caso de llamada
de atencin
reiterativa

Gerente del Proyecto

Solicitud interna de
Recursos

Carta solicitud

Gerente del Proyecto /

Comit de Aprobacin
del Cliente

Solicitud de Cambio

Informe

Proveedores

Miembro del
equipo

Gerente de
proyectos de la
empresa

Comit de
Aprobacin del
Cliente / Gerente
del Proyecto

Cuando se desee
reducir el tiempo o
cuando se modifique
el alcance

Cuando se presente

Gerente de
Proyectos de la
empresa
Gerente de
Proyectos de la
empresa

Patrocinador

Gerente de
Proyectos de la
empresa

Miembros del
equipo

Gerente del Proyecto

Ingreso o salida de
algn interesado

Reunin y acta

Cuando se presente

Gerente de
Proyectos de la
empresa