Beneficios de hacer una Carta Gantt

Hay muchas razones por las cuales es recomendable hacer una Carta Gantt para tu
proyecto. Resumimos seis que nos parecen relevantes:

 1. Alinear a la organización y generar compromiso del equipo de trabajo en torno a los

objetivos del proyecto, sus resultados y las tareas con sus fechas de inicio y término, para
cumplir realizando el trabajo definido en la de término planificada para el proyecto. Esto es
vital para evitar confusiones y generar un equipo comprometido. Por eso, la carta Gantt
debe construirse siempre en conjunto con el equipo de trabajo.

 2. Tener el resumen de un proyecto en una página única. Siempre es mucho más útil
poder explicar a terceros y a nuestro equipo el proyecto en forma muy simple. La Carta
Gantt ofrece una mirada sencilla y poderosa de un proyecto y sus actividades.

 3. Entender la relación que tienen las distintas actividades entre sí, e identificar las
“actividades críticas”.
En un proyecto las actividades críticas son aquellas en las cuales un retraso en su fecha
de inicio o un aumento de su duración, afecta el inicio de las actividades sucesoras, y más
importante, retrasa el proyecto completo.
La carta Gantt permite identificar la ruta crítica de actividades que no deben atrasarse, y
por ende necesitan ser controladas con mayor atención pues afectan en cadena el plazo
del proyecto completo, Además, la relación de las actividades y la ruta crítica son vitales
cuando se desea conocer cómo un cambio de alcance que solicite el cliente u otro
involucrado, impacta en la duración del proyecto.

 4. Para asignar los recursos en forma eficaz.

Una carta Gantt permite asignar responsables y recursos a cada actividad. Así, es posible
conocer el uso de los recursos disponibles, la capacidad utilizada de cada uno, y, en
consecuencia, saber si un recurso sub o sobre utilizado. Dado que los recursos tienen
costos, la carta Gantt permite determinar el flujo de costos del proyecto en el tiempo a
medida que se va realizando el trabajo.

 5. Controlar el proyecto.
La carta Gantt es un elemento fundamental para controlar los plazos y costos del proyecto
durante la fase de ejecución. Cuando está correcta y dinámicamente vinculada con el
presupuesto, es posible aplicar la metodología de valor ganado, un estándar de clase
mundial para disminuir el riesgo y aumentar la probabilidad de concluir exitosamente
cualquier iniciativa.

 6. Contar con un plan flexible y dinámico

Hoy más que nunca, los proyectos están afectos a cambios de cualquier índole durante su
desarrollo. La información y supuestos de planificación pueden alterarse por nueva
información disponible. Si el plan queda desactualizado, ya no es útil para guiar el
desarrollo del proyecto. Independiente de cómo se originen, contar con una carta Gantt
dinámica e inteligente que se pueda adaptar a dichos cambios y mantenerse actualizada
en todo momento es vital para guiar la ejecución y mantener un control permanente.
 5 razones para utilizar la Carta Gantt
Como consecuencia de las múltiples ventajas que ofrecen los diagramas Gantt, miles de personas las
utilizan con la intención de ser más productivos, mejorar sus comunicaciones, pronósticos o sus
resultados a largo plazo. También hay quienes piensan que este tipo de recursos en realidad limitan el
tamaño del proyecto que se puede controlar, sin embargo aquellas personas que las han utilizado,
mencionan una serie de beneficios clave, incluyendo las 5 razones que indicamos a continuación.
1. Se evita la confusión final
Para empezar, los diagramas de Gantt fueron creados para mantener a los usuarios en la dirección
correcta, proporcionando una línea de tiempo visual para el inicio y la finalización de las tareas
específicas. Al proporcionar un panorama visual de hitos y otras fechas clave, estos gráficos ofrecen un
método más comprensible y memorable de mantenimiento de las tareas y su consecución al
implementarse sobre una base diaria, semanal, mensual o anual y en función de la escala de tiempo. En
consecuencia, una carta Gantt tiene la capacidad de mostrar de un solo vistazo toda la información más
relevante del proyecto en cuanto a tareas, actividades, su duración, conclusión, fecha de inicio, fecha de
terminación, etc.
2. Se mantiene todo en una misma página
Con esto queremos decir que donde existe un marco visual para el trabajo a realizar, existen también
menos posibilidades de malentendidos, sobre todo cuando se trata de tareas de gran complejidad.
Mediante el uso de las cartas Gantt se posibilita que todas las partes interesadas tengan la misma
información, al mismo tiempo que se establecen expectativas, entendimientos mutuos, y se llevan a cabo
las actividades de acuerdo con el protocolo deseado.

3. Ayuda a comprender las tareas

Gracias a este tipo de gráficos puede quedar claro la forma en la que varias tareas están relacionadas
entre sí y que tal vez son requeridas para satisfacer objetivos específicos. Estas relaciones de trabajo
giran en torno a la comprensión de los tiempos asignados de cada tarea, tiempos que después afectan a
las otras tareas en la lista. Por ello, una carta Gantt es de gran importante para comprender las tareas y
asegurar el flujo de trabajo óptimo, la máxima productividad, así como el éxito global del proyecto.

4. Permite asignar eficazmente los recursos

Debido a que se tiene la capacidad mirar hacia adelante en el diagrama de Gantt, los usuarios pueden
discernir claramente dónde se van a necesitar los recursos con la intención de anticiparse, asignar o
compartir y maximizar el uso de los recursos. Cuanto más cerca se sigue la carta, más posibilidades hay
de mantener los costos del proyecto dentro del presupuesto, además que también es mejor asegurar la
finalización a tiempo.

5. Visualizar a futuro
Con frecuencia es común quedar atrapados en las tareas del día a día como se detallan en el gráfico, las
ventajas de utilizar la Carta Gantt incluyen el ayudar a los encargados de la toma de decisiones
a visualizar a futuro para asegurar que cada proyecto determinado está trabajando hacia el logro
objetivos estratégicos de la organización en el largo plazo.
Tipos de diagrama de Gantt
Dependiendo del tipo de proyecto del que se trate, se pueden identificar diferentes tipos de carta Gantt,
por lo tanto tenemos:

o Carta de Gantt de adelanto de obra

Se trata de un gráfico mediante el cual se puede controlar la planificación de la obra mediante el
programa de obra ya establecido y en donde a través de rayas y trazos se anota la obra realizada. En este
tipo de carta Gantt se compara lo planificado con las actividades que se han ejecutado de tal manera que
se pueda corregir o modificar lo que tenga que ser modificado con el objetivo de cumplir el programa
establecido.

o Carta de Gantt de etapas

En este caso se trata de un diagrama en el que se distinguen las diferentes partes de un mismo concepto.
La barra de cada unidad de obra es dividida en partes, las cuales se representan en el diagrama como
etapas. Este tipo de carta es más comúnmente utilizada en aquellos proyectos en los que claramente han
sido definidas las diferentes partes que lo conforman.

o Carta de Gantt de escalones

Se trata de un gráfico de Gantt donde se representa la fecha de inicio y la terminación de las diferentes
actividades, así como el coste de cada una de ellas. El tamaño de las barras se incrementa en base a
dicho coste, por lo que la parte final es la que tiene el mayor tamaño ya que es el de mayor coste.

o Carta de Gantt de trabajo

Finalmente tenemos este otro tipo de carta de Gantt que en este caso se utiliza para la mano de obra o la
maquinaria. En este tipo de gráficos se registra la incidencia en el trabajo con respecto a estos conceptos
de tal manera que se pueda controlar y comprobar que lo planificado ha sido realmente ejecutado.

¿Estos diagramas desde el PC?

Ya decíamos que en sus inicios, la carta Gantt era hecha a mano, lo cual significaba que ante la
necesidad de agregar o modificar alguna tarea o actividad, era necesario crear otro gráfico nuevamente.
En la actualidad y gracias precisamente al surgimiento del software de gestión para proyectos, es posible
crear una carta Gantt desde el PC o incluso desde un dispositivo móvil como el Smartphone o la
Tablet sin mayor inconveniente.
Pasos básicos para elaborar un Diagrama de
Gantt
Si te interesa el Diagrama de Gantt como herramienta de gestión de proyectos, lo más
recomendables es que sigas los siguientes pasos:
1) El primer paso para elaborar un diagrama de Gantt pasa por hacer una lista
de todas las actividades que puede requerir un proyecto. Puede que, como
resultado, obtengamos una lista demasiado larga. Sin embargo, a partir de esto
definiremos tiempos para la realización de cada tarea, prioridades y orden de
consecución. Además, agruparemos las actividades por partidas específicas para
simplificar al máximo la gráfica.
2) El diseño del diagrama de Gantt debe ser lo más esquemático posible.
Debe transmitir lo más importante, ya que será consultado con frecuencia. Las
personas implicadas en el proceso deben quedarse con una idea clara de lo que está
sucediendo en un momento concreto del proceso.
3) Si se desea, se puede crear y mantener actualizada otra versión más detallada para
la persona que ejecuta el proyecto. Gracias al diagrama de Gantt, es posible
una monitorización clara del progreso para descubrir con facilidad los puntos
críticos, los períodos de inactividad y para calcular los retrasos en la ejecución. De este
modo, ayuda a prever posibles costes sobrevenidos y permite reprogramar las tareas
de acuerdo a las nuevas condiciones.
4) Finalmente, cabe decir que por su sencillez, facilidad de uso y bajo coste se
emplea con mucha frecuencia en pequeñas y medianas empresas.