Gerencia de Logística y Contratos (GLC)

Casa Central

POLÍTICA Y PROCEDIMIENTOS GENERALES DE COMPRAS

I. ALCANCE
Sedes de INACAP, Dirección Nacional de Capacitación (DNC) y Casa Central.

II. ASPECTOS GENERALES

A. Objetivo

En concordancia con la visión, misión y objetivos estratégicos de INACAP., este documento

está orientado a explicitar el manejo de compras de la institución con el fin de lograr el mayor
valor agregado y asegurar la viabilidad financiera institucional, es decir, satisfacer el máximo de
las necesidades, minimizando la cantidad de recursos utilizados, en forma segura y en el
momento oportuno.

La política de compras forma parte de la gestión logística, en cuanto a lograr un oportuno

abastecimiento de insumos, bienes y provisión de servicios a través, entre otros aspectos, del
cumplimiento de procedimientos y procesos estandarizados que regulan la gestión.

Como herramienta de gestión, registro y control del proceso de compras en la institución,

siempre se utilizarán los sistemas informáticos disponibles para dichos efectos.

La administración y gestión del proceso de compras corresponde a la Gerencia de Logística y

Contratos (GLC), quién es la encargada de optimizar su funcionamiento y operación, a través de
las actuales aplicaciones computacionales “Senegocia” y los módulos de “People Soft” de
compras (PO) e inventario (IN).

B. Concepto de compra

Se entenderá por “Compra” a toda adquisición de insumos, bienes y/o servicios tendientes a
satisfacer las necesidades propias de la institución. Toda compra debe tender a lograr la mejor
relación “precio-calidad” a través de negociaciones que privilegien “economías de escala”
aprovechando las ventajas competitivas en cuanto a nuestra capacidad de compra en grandes
volúmenes.

Las compras deben llevarse a cabo a través de un proceso que implica dar cumplimiento a
normas explícitas y a un trabajo coordinado y de permanente búsqueda de sinergias con usuarios
solicitantes, asesores y/o peritos en cada tema, directores de administración y finanzas “DAF”,
directores académicos “DAC”, inmobiliaria, gerencia de logística y contratos de casa central y
proveedores, entre otros actores.

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Para lograr lo anterior y como premisa fundamental, se debe “solicitar”, “cotizar” y “adjudicar”
los insumos, bienes y/o servicios, a través de la plataforma SENEGOCIA., siendo el único
mecanismo autorizado para ello.

C. Principios generales a considerar en toda compra

1. Transparencia: implica respetar el principio de igualdad de oportunidades para todos los

proveedores y consecuentemente, ninguno de ellos podrá tener información preferencial o
diferente a la que tienen los demás. Considera el adecuado resguardo y uso de información
privilegiada y evitar conflictos de interés.

2. Previsión y oportunidad: actuar en forma proactiva anticipándose a la satisfacción de las

necesidades de abastecimiento de los clientes internos, incluso antes que ellos se
manifiesten.

3. Seriedad: se refiere al cumplimiento de los plazos y los compromisos con los clientes
externos e internos para tener el mejor nivel de confiabilidad.

4. Empatía: mediante el respeto de las normas y procedimientos establecidos, generar un

ambiente grato de trabajo y que sea percibido como tal por todas las personas que participan
en el proceso de compras.

5. Mejoramiento Continúo: implica una constante evaluación de los procedimientos y normas

definidas para el proceso de compras e ir incorporando los cambios necesarios en pro de su
actualización y mejoramiento.

6. Seguridad: Atender con rigurosidad los procedimientos y normativa en la gestión de compras

permitiendo su trazabilidad y fácil auditoría, evitando riesgos de fraude, pérdidas financieras,
errores, etc. Lo anterior, también considera el uso correcto y vigencia de claves de acceso en
los sistemas informáticos, de acuerdo a la segregación funcional; creación y comprobación
de antecedentes de proveedores, control de posibles conflictos de interés entre quienes
participan de la compra con proveedores; entre otros aspectos.

7. Optimización: Toda decisión de compra deberá estar bien informada para el logro del mejor
precio-calidad. Lo anterior, de acuerdo a los requerimientos del cliente interno y el análisis
de las múltiples opciones del mercado. Para toda adquisición, además se deberá considerar
variables anexas, tales como: servicio post venta, transporte, instalación, compatibilidad,
garantía, seguros y resguardos, etc.,

D. Otras Consideraciones.

1. Clasificación y definiciones de las compras, de acuerdo a quién la adjudica:

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a. Centralizada: Son las que ejecuta la Gerencia de Logística y Contratos para toda la
institución y que permiten por una parte, el logro de mejores precios al generar
“economías de escala” y por otra, la estandarización y uniformidad en productos que se
utilizan a nivel nacional. Se aplica para compras relacionadas a proyectos de inversión
y para aquellos artículos que respondan a un estándar institucional, tales como:
papelería con logo, diplomas, documentación contable y del proceso de matrícula,
material de marketing, etc.

b. Descentralizada: Son las que se realizan directamente por cada sede y normalmente
considera la adquisición de insumos y servicios para satisfacer necesidades de
operación y gestión en el corto plazo, que no implique generar economías de escala a
nivel institucional. Como es el caso de mantención de Sedes o compras en que los
proveedores locales presentan las mejores ventajas comparativas.

2. De acuerdo al procedimiento de compra:

a. Convenios y/o Contratos: Son utilizados especialmente para adquisiciones en que se

requiere adjudicar en forma directa a un mismo proveedor por un lapso determinado.
Primeramente, habrá que licitar o cotizar la compra entre las empresas afines
disponibles en el mercado y posteriormente, deberá quedar reflejado en un documento
los aspectos contractuales, firmado por el representante autorizado de la institución y de
la empresa proveedora.

Los convenios que beneficien a más de una sede serán administrados centralizadamente
por la GLC. Cada convenio operará en conformidad a los procedimientos y condiciones
estipulados en éstos y quedarán publicados en la “Base Documental/ Carpeta Gerencia
de Logística y Contratos/ Políticas y Procedimientos”.

El pago de servicios que proveen subcontratistas y que estén sujetos a un contrato,

deberán regirse por la “Ley de Subcontratación” y conforme a los procedimientos
institucionales vigentes.

b. Compras Caso a Caso: Son las que se ejecutan en la medida que son solicitadas, para
satisfacer necesidades en un determinado momento. Se deben cotizar cada vez al menos
a tres proveedores.

c. Compra directa: son aquellas que, en ausencia de un contrato, y por las características
y/o condiciones específicas del bien o servicio, no es factible cotizar con más de un
proveedor. Este tipo de compra será considerado una excepción que deberá ser
justificada por el aprobador.

3. Clasificación de acuerdo al tipo de producto

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a. Bienes consumibles, insumos o activos inventariables: Son aquellos elementos que se

extinguen o pierden su utilidad dentro de un año y/o que tengan un costo menor a 5 UF.

Cuando no implique el logro de economías de escala para la institución, podrán ser

adquiridos descentralizadamente por cada Sede y sujetos a la administración de
inventarios en las bodegas correspondientes.

Estos bienes estarán establecidos y regulados en el “Maestro de Bienes Consumibles”

de la aplicación Senegocia y People Soft.

b. Activo fijo: son todos los bienes tangibles adquiridos o construidos para usarlos en el
giro de la empresa durante un período considerable de tiempo y sin el propósito de
venderlos. Para su compra deberán estar considerados dentro de un proyecto de
inversión y están sujetos a control de inventario mediante un código interno. Se
adquieren centralizadamente.

c. Servicios: corresponden a compras de bienes intangibles proporcionados por personas o

empresas y que se consumen en un momento y por lo tanto se asocian a un gasto.
Pueden ser pagados en una sola cuota o en un lapso determinado, según esté estipulado
en el contrato correspondiente. Podrán ser comprados descentralizadamente conforme
a procedimientos específicos.

d. Servicios básicos: implican compromisos adquiridos con empresas o instituciones

generalmente de servicio público reguladas por una ley. (electricidad, agua potable,
peajes, gas, etc.) El registro y pago se hará en forma descentralizada por las Sedes y de
acuerdo a las regulaciones legales y administrativas correspondientes. Para su pago, no
requiere de la generación de una orden de compra en Senegocia.

III. PROCEDIMIENTO Y PROCESO DE COMPRAS

A. Las adquisiciones seguirán un proceso que se inicia utilizando la herramienta “Senegocia”

(portal de compras institucional), continuando en la aplicación “People Soft” en el módulo de
Compra (PO), de Inventario (IN), de Activo Fijo (AM) y de Cuentas a Pagar (AP).

Diagrama del proceso, en anexo N°1

B. En Senegocia:

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1. Pedido de compra:

El ingreso de la solicitud de compra es realizada por el “solicitante” o “pedidor”, que

corresponde a un colaborador con atribuciones para realizar una solicitud de compra.

El pedido debe ser aprobado por un supervisor definido, que normalmente será el DAF o
DAC de sede, el administrador del centro de responsabilidad correspondiente o el
Gerente o Subgerente de Capacitación. Se constatará además, que los productos o
servicios correspondan a las actividades de INACAP y que esté contenido en el
presupuesto de inversión o gasto.

Todo pedido debe estar asociado a un presupuesto, centro de responsabilidad y cuenta

contable correspondiente.

Los pedidos que incorporen “activo fijo” deberán tener un código de proyecto de
inversión aprobado por el Vice Rector Nacional de Sedes o Vicerrector Nacional de
Capacitación, según corresponda y visado por la Gerencia de Análisis de Gestión.

Para todos los productos o servicios que se solicita comprar y que, por sus características
sean especiales; se deberá describir detalladamente su calidad, estándar y características
técnicas. Será el solicitante o usuario, normalmente representado por el Director de
Carrera o su equivalente en la DNC., quien podrá hacer otras aclaraciones. Por otra parte,
también podrá presentar uno o más presupuestos preliminares en el que se estipule
claramente lo que se requiere para iniciar la cotización a través de Senegocia. De esta
manera, se disminuirán los errores y posibles devoluciones al proveedor.

Es importante destacar que la especificación exacta y correcta de un producto es vital

para que la compra se realice según los plazos establecidos y la recepción de este sea
completamente exitosa.

Los productos que se requieran para implementar talleres, tales como maquetas,
instrumentos de precisión, herramientas y equipos, deben corresponder a los estándares
definidos por la Vicerrectoría Académica.

Cuando se sugiere a algún proveedor para una determinada compra, se deberá constatar
que éste esté creado en el “Maestro de Proveedores” en los sistemas. De no ser así se
solicitará, conforme a procedimientos de detalle, su creación a la GLC.

2. Cotización.

El “Comprador”, que es la persona de la Sede, DNC., o Casa Central especialista en

compras, recibe la solicitud de compra aprobada y procede a cotizar con los proveedores.

Toda cotización considerará que el pago al proveedor se realice a 30 días desde la fecha
de emisión de la factura y siempre que se haya recibido conforme el producto o servicio.
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Cualquier otro tipo de plazo de pago, en especial si es menor a lo indicado, deberá

quedar especificado en la orden de compra con el V°B° del Gerente de Finanzas de Casa
Central o DAF de sede.

Los compradores designados en cada Sede, antes de proponer la adjudicación utilizando

la herramienta Senegocia, harán la cotización de los productos invitando a participar a
los proveedores correspondientes al rubro.

El comprador, en su gestión de compras, al menos deberá obtener tres ofertas por cada
producto y de proveedores diferentes. Una vez que se cuenten con las ofertas, el
comprador deberá aclarar las inconsistencias que se pudieran producir tanto por
diferencias sustanciales de precios que se hayan producido, como por diferentes
interpretaciones de las características de los productos por parte de los proveedores. Una
vez aclarado dichos aspectos con cada proveedor, se podrá volver a cotizar. El proceso
anterior, permite a su vez, volver a negociar con los proveedores y lograr los mejores
precios y condiciones para INACAP.

En la gestión de compra normalmente se producen una serie de documentos de respaldo

y comunicaciones vía correo electrónico, los cuales deberán ir adjuntos a cada compra en
Senegocia. Lo anterior permite hacer referencia a ellos como fundamento de la toma de
decisión.

El Comprador, antes de terminar la gestión de compra, deberá fundamentar su opción de

compra.

3. Adjudicación.

El usuario “aprobador” de la compra adjudica al proveedor que presenta la mejor opción,

de acuerdo a los criterios definidos. A partir de ésta se genera el contrato con el
proveedor, es decir, la Orden de Compran (OC). En determinados casos, según el monto
de la compra, podrá haber más de un aprobador.

El rol de aprobador podrá ser otorgado para las Sedes al DAF o DAC, o Vicerrector;
para la DNC puede ser el Gerente o Subgerente de Región y Gerente de Operaciones; y
para Casa Central el Subgerente de Compras, Gerente de Logística y Contratos y
Vicerrector de Administración y Finanzas.

Las cotizaciones contenidas en el cuadro comparativo que arroja Senegocia será el

indicador fundamental para el adjudicador. El aprobador deberá tener en consideración
todos los antecedentes adjuntos a dicha compra y podrá aprobar o rechazar.

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La orden de compra contiene entre otros: datos de los productos o servicios requeridos,
precios, lugar de despacho del bien y dirección de envío de la factura. En caso de
compras de activo fijo se considera además en N° de proyecto de inversión.

4. Generación y destino de la Orden de Compra

Toda orden de compra sólo podrá ser generada a través de Senegocia, es decir, no
existen las órdenes de compra generadas “manualmente” o enviada al proveedor por otro
sistema que no sea Senegocia. Ésta deberá estar extendida con todos los datos que
señala su formulario y digitada correctamente. El Comprador, llenará aquellos “campos
abiertos” que dicen relación con las condiciones de entrega y/o recepción del producto o
servicio, garantías, post venta, etc.
Será el “comprador” quién enviará la OC al proveedor y a la Sede correspondiente.
Será el bodeguero de la Sede quién tomará contacto con el proveedor para coordinar
entrega/recepción.
La orden de compra debe ser impresa como respaldo para que se adjunte a otros
documentos que permitan avalar el registro y aprobación de la factura.

C. En People Soft

1. Recepción de los bienes y servicios

Una vez que el proveedor despacha al lugar indicado en la orden de compra los bienes, el
usuario Encargado de Bodega recibe el pedido y firma la guía de despacho para su
conformidad. Luego, procede a hacer la recepción en Psoft, si corresponde. Para compras
relacionadas a proyectos de inversión se debe enviar a la GLC la Guía de Despacho o
factura con firma, nombre, fecha de recepción y timbre.

2. Registro de Factura

El registro de la factura es realizada por las personas autorizadas en el módulo Cuentas a

Pagar (AP). Cada registro genera un N° “ID” el que posteriormente debe ser bloqueado.
Los registros imputados a cuenta N° 7101010 (Cuenta puente Activo Fijo) alimentan
mensualmente el módulo de Activo Fijo (AM) cuando se corre un proceso manual.

3. Aprobación y pago de la factura

Se realiza en el módulo AP, previa validación física de la factura original, orden de

compra y recepción conforme del bien. Los usuarios aprobadores normalmente son los
administradores de cada Centro de Responsabilidad; Vicerrector de Sede; Gerente o
Subgerente de Región y Gerente de Operaciones de la DNC.; y para Casa Central el
Subgerente de Compras, Gerente de Logística y Contratos y Vicerrector de
Administración y Finanzas; Gerente de Logística y Vicerrector de Administración y
Finanzas.

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Por segregación funcional, ningún registrador de “ID” puede aprobarse a sí mismo un

registro. La aprobación en PSoft., gatillará automáticamente: el pago del ID generado
según las fechas de pago estipuladas con el proveedor.

IV. ACTIVIDADES COMPLEMENTARIAS PARA LAS COMPRAS

A. Administración de Roles, usuarios y asignación de parametría funcional.

La GLC es la encargada de administrar los roles de los usuarios que utilizan el Portal
Senegocia y los módulos de Compras (PO) e Inventarios (IN). Por otra parte, aprobará la
habilitación del ROL y parametría funcional, de acuerdo las funciones que desarrollan los
colaboradores de acorde al cargo que desempeñan y compatibilidad, es decir, velando que
exista una adecuada segregación de funciones.

La solicitud de la habilitación, modificación y/o eliminación de roles debe realizarla el DAF

o Vicerrector de Sede, Gerente de Operaciones de la DNC y Gerentes de la Casa Central,
directamente a la GLC. Se tendrá especial preocupación de informar cuando un usuario bajo
su dependencia se haya desvinculado de la institución o cambie sus funciones.

Los usuarios deberán actualizar sus claves de accesos cada vez que el sistema lo solicite
(Psoft) y al menos dos veces al año cuando el sistema no lo obligue (Senegocia).

B. Administración de proveedores en los sistemas.

El registro de proveedores en Psoft se realiza en forma descentralizada en cada sede,
debiéndose llenar cada campo asegurándose que la información sea la correcta.
La corroboración de los datos de proveedores deberá hacerse, al menos, en el Servicio de
Impuestos Internos en “consulta situación tributaria”.
En Senegocia el ingreso y eliminación de proveedores está centralizado en la GLC., en
consecuencia, el DAC de la Sede o Gerente de Región de la DNC., enviará a la GLC., el
formulario correspondiente.
Los proveedores serán clasificados de acuerdo al volumen de compras y evaluados conforme
la calidad de sus servicios prestados. Esto se realizará al menos una vez al año.
C. Administración de Productos en los maestros y sistemas utilizados.
Los encargados de realizar pedidos en Sedes a través de Senegocia, deberán revisar que los
productos estén creados en el “Maestro de Productos Vigentes”, de lo contrario deben enviar
la ficha correspondiente a la GLC. La descripción del producto en los maestros
correspondiente será genérica, es decir, sin marca, color, N° de serie, etc.
D. Control Presupuestario de inversiones
Una vez que el proyecto de inversión está aprobado, el responsable del proyecto (DAF o
Vicerrector en Sede, Gerentes de Casa Central y DNC), envía a la GLC formulario con la
“Solicitud de Ejecución de Inversión aprobada” firmada por el DNS, con ello da
instrucciones expresas para iniciar el proceso de compra. El control del presupuesto de
inversión es controlado centralizadamente por la GLC, al igual que todos los aspectos de la
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compra. Si existen diferencias en montos, entre la compra en ejecución y el monto o saldo del
proyecto, es comunicada al Vicerrector o Gerente para que decida si se continúa, modifica o
detiene la compra.
Cada vez que se adjudica una compra y se genera la respectiva orden de compra, el monto es
rebajado del saldo correspondiente al proyecto de inversión en ejecución.
El margen permitido de variación entre el monto total presupuestado y el monto total real
gastado por proyecto no debe superar el 10%.
E. Gestión y recepción de pedidos
El “Encargados de Bodega” de la sede, será el responsable de la buena ejecución y control del
proceso de recepción, que incluye: coordinación con los proveedores para el despacho de la
mercadería, recepción física de los productos y en el módulo “IN” de PSoft., cuando
corresponda a bienes consumibles.
Para las compras centralizadas (servicios y activo fijo), las Sedes, inmediatamente de recibido
el producto, deben enviar a la GLC., la conformidad de la recepción, con la firma y timbre del
Encargado de Bodega en la correspondiente guía de despacho y/o facturas.

F. Custodia de Documentos de respaldo.

La documentación que respalda el pago al proveedor por compras centralizadas, será
custodiada en Tesorería Casa Central, Gerencia de Finanzas.
Los registros realizados en sede o en la DNC serán resguardados según las políticas
institucionales vigentes sobre el resguardo documental.
G. Administración del Inventario
El Encargado de Bodega es el responsable de administrar, mantener y rendir inventarios de
las existencias que maneja en su bodega.
Debe mantener un stock promedio de los insumos con mayor rotación para agilizar la
satisfacción de los pedidos de clientes internos.
En forma mensual debe realizar inventario físico, el cual debe compararlo con el inventario
actual del sistema.
H. Provisiones
La GLC será la encargada de realizar las provisiones por compras de activos fijos,
adjudicadas en Senegocia y pendientes de recepción física al 31 de Diciembre.
Cada sede y área es responsable de efectuar las provisiones por compras de insumos,
consumibles y/o gastos respectivas al 31 de diciembre de cada año. Hay que destacar que, es
el área que realiza la provisión la responsable de analizar los registros y efectuar la reversa a
la misma, lo anterior debe efectuarse, salvo excepciones, antes del mes de febrero del año
siguiente.

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Anexo N° 1
DIAGRAMA DEL PROCESO DE COMPRAS:

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