EVIDENCIA 2 – ENSAYO – APLICACIÓN DE TABLAS DE RETENCION

DOCUMENTAL

TABLAS DE RETENCION DOCUMENTAL

Históricamente en nuestro país Colombia, el estado se ha preocupado por tener

una legislatura que procura regular el almacenamiento y organización de
documentos de todas las empresas público/ privada e instituciones. Por ende, en
el año 2000 nace la Ley 594, la cual dicta la Ley General de Archivos que
establece reglas y principios generales que regulan la función archivística del
Estado y de las entidades privadas.

Esta ley en su artículo 24 expresa: ‘’Obligatoriedad de las tablas de retención:

Será obligatorio para las entidades del Estado elaborar y adoptar las respectivas
tablas de retención documental. La administración central: Presidencia,
Ministerios, Gobernaciones, Alcaldías. Los entes descentralizados ya sea por
servicios como: Establecimientos Públicos, Empresas Social del Estado,
Industriales y comerciales del Estado, Empresas de Economía Mixta, Entidades
descentralizadas indirectas, Unidades administrativas especiales igualmente los
entes descentralizados por administración territorial tales como: Comunas,
Corregimientos, Los cuerpos o instituciones Legislativos: Senado de la República,
Cámara de Representantes, Asambleas Departamentales, Concejos municipales
Los Organismos de Control: Personería, Contraloría, Procuraduría, Veedurías, Los
Órganos de administración de Justicia: Cortes, Consejo de la Judicatura, Fiscalía ,
Juzgados.

Lo anterior, denota la importancia que tiene para la legislación colombiana, las

tablas de retención documental que sirven para formular, orientar, coordinar y
controlar la política archivística de nuestro país. Todo esto con el fin de tener una
administración de control y gestión de los archivos públicos, para garantizar la
eficacia del estado en la conservación del patrimonio documental.
El concepto que mejor define las Tablas de Retención Documental (TRD) es el
listado de una serie de documentos producidos o recibidos por las unidades
administrativas de una entidad o institución, en cumplimiento de sus funciones, a
las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada fase de archivo:
archivo de gestión, archivo central o intermedio, archivo histórico o permanente.

La TRD permite la normalización de la gestión documental, la racionalización de la

producción documental y la institucionalización del ciclo vital de los documentos
en los archivos de gestión, central e histórico de las entidades. Las ventajas
facilitan el manejo de la información, racionalizan la producción documental,
permiten brindar un servicio eficaz y eficiente, facilitan el control y acceso a
los documentos, garantizan conservación de documentos históricos regulan
transferencias primarias y secundarias, racionalizan procesos administrativos
archivísticamente facilitan todos los procesos.

BIBLIOGRAFIA:

COLOMBIA. CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Ley 594 (14 julio 2000). Por medio
de la cual se dicta la ley general de archivos y se dictan otras disposiciones. Diario
Oficial. Bogotá, D.C, 2000. No 44084.p.