ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE 3

EVIDENCIA 2: INFORME SISTEMA PARA ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS

PRESENTADO POR:
REMI SUAREZ MARE

ORGANIZACION DOCUMENTAL EN EL ENTORNO LABORAL

SOFÍA PLUS SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

VILLAVICENCIO - META

2021
 ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE 3

INFORME SISTEMA PARA ORGANIZACIÓN DE DOCUMENTOS

EMPRESA POLICIA NACIONAL DE COLOMBIA
La ley organizará el cuerpo de Policía. La Policía Nacional es un cuerpo armado
permanente de naturaleza civil, a cargo de la Nación, cuyo fin primordial es el
mantenimiento de las condiciones necesarias para el ejercicio de los derechos y
libertades públicas, y para asegurar que los habitantes de Colombia convivan en
paz. La ley determinará su régimen de carrera, prestacional y disciplinario.

El hecho de organizar los documentos de manera consistente, precisa y uniforme

durante todo su ciclo de vida, desde su creación hasta su eliminación o
conservación definitiva, se convierte así en un factor clave para la optimización de
los procesos en el seno de la organización. Como parte de los documentos de este
sistema, para lo cual la Policía Nacional a establecido la “Guía de Gestión
Documental” el cual es un documento que define la estructura documental, las
características y componentes necesarios para evidenciar la operacionalización del
Sistema de Gestión Integral. Este documento es una herramienta que ofrece al
funcionario de Policía un conocimiento detallado sobre las técnicas organizativas, y
normas que se aplican institucionalmente para gestionar los documentos, con un
enfoque eminentemente práctico y sencillo a través de la aplicación de los
procedimientos de control de documentos y de registros. En la actualidad la Policía
Nacional, establece la resolución N° 05454 de fecha 29-11-2019 “Por la cual se
actualiza el Programa De Gestión documental para la Policía Nacional”. De otra
parte, en la elaboración de esta resolución se tuvieron en cuenta los aspectos
legales definidos por el Gobierno Nacional.

Esta resolución es una herramienta organizacional que permite mejorar las prácticas
en la gestión documental, a través de la estandarización de los documentos del
Sistema de Gestión Integral de la Policía Nacional, el programa de gestión
documental adoptado por la Policía Nacional, con el propósito de cumplir con el
ordenamiento legal vigente y establecer los lineamientos en materia de gestión
documental de la institución.

El programa de gestión documental de la Policía Nacional incorpora lineamientos

que promueven una cultura eficiente en la mejora continua del proceso de gestión
documental, fundamentado en los principios archivísticos y en el marco legal,
establecido por la ley 594 del 14 de julio de 2000 “Por medio de la cual se dicta la
Ley General de Archivo y se dictan otras disposiciones”, que tienen como objeto
facilitar la identificación, gestión, clasificación, organización, conservación y
disposición final de la información pública.

Aunado a lo anterior, la institución mediante el proceso de gestión documental,

busca establecer y ejecutar las actividades administrativas y técnicas tendientes a
la planificación, manejo y organización de la documentación recibida y producida
por la Policía Nacional, con el fin de facilitar su utilización y conservación, teniendo
en cuenta lo establecido en la resolución 03392 del 30 de julio de 2015 y demás
disposiciones legales vigentes.

La Policía Nacional estableció que la Secretaria General es la responsable del

proceso, crea lineamientos y asesora en materia de gestión documental a la Policía
Nacional, con el fin de generar cultura en la administración de archivos y cumplir
con el ciclo vital de los documentos independiente del soporte en que se hayan
generado.

En virtud del cumplimiento de la política de gestión documental, de las disposiciones

legales vigentes la Policía Nacional, contribuye desde su rol misional en la
conservación, reconstrucción, preservación y recopilación de la memoria histórica.

La Policía Nacional debe dar cumplimiento a lo establecido en la normatividad de

documentar a corto, mediano y largo plazo, el desarrollo sistemático de los procesos
archivísticos, encaminados a la planificación, procesamiento, manejo y organización
producida y recibida por la Policía Nacional, desde su origen hasta su destino final.
La Gestión Documental que realiza la Policía Nacional es la que establece la
normatividad, pero al ser una institución de orden nacional, presenta algunos
inconvenientes en la dotación, espacios y elementos necesarios para la
organización de los archivos descentralizados, el esfuerzo y la dificultad de contar
con los recursos económicos suficientes para cumplir al 100% de lo dispuesto, en
general la institución da la importancia suficiente al archivo documental, por que de
ello depende las bases, mantenimiento y futuro de una institución.