PREGUNTA 1

1. Las entidades públicas deben acogerse a la utilización de formato único de inventario

documental con su respectivo instructivo para la conservación y preservación de los
documentos públicos

Verdadero

Falso

10 puntos
PREGUNTA 2
1. Es ____________________ que cada _____________________ vaya acompañada de un
___________________________ documental
a. Fundamental, unidad, soporte

b. Fundamental, transferencia, inventario

c. Obligatorio, transferencia, soporte

d. Obligatorio, unidad, soporte

10 puntos
PREGUNTA 3
1. ¿Cómo se llama el archivo al que pasan los documentos una vez culminado el trámite y su tiempo de
permanencia en el archivo de las oficinas?
a. Archivo Total

b. Archivo de Gestión

c. Archivo Inactivo

d. Archivo Central

10 puntos
PREGUNTA 4
1. El proceso de transferencia documental es importante porque __________________ la
_____________________ y ______________________ irracional de documentos
a. Evita, conservación, preservación

b. Garantiza, conservación, preservación

c. Evita, producción, acumulación

d. Garantiza, preservación, traslado

10 puntos
PREGUNTA 5
1. Cuando se realiza la transferencia primaria, la persona encargada del archivo central procede a:
a. Fotocopiar todos los documentos, garantizando el derecho a la información en caso de que pierda un
documento
 b. Una vez realizada la trasferencia secundaria, ubicara estos documentos en archivo central

c. Ubicar los documentos en la estantería

d. Fotocopiar los inventarios y entregarle a todos los jefes de área

10 puntos
PREGUNTA 6
1. Para el diligenciamiento del formato único de inventario la unidad administrativa hace
referencia a la entidad que produce o produjo los documentos

Verdadero

Falso

10 puntos
PREGUNTA 7
1. Una vez terminado o culminado el trámite de un documento y agotado su tiempo de retención, estos
documentos se deben
a. Transferir al archivo central
b. Microfilmar
c. Eliminar

d. Conservar

10 puntos
PREGUNTA 8
1. Para el diligenciamiento del formato único de inventario las fechas extremas hace
referencia a la fecha exacta en que se está realizando la transferencia documental

Verdadero

Falso

10 puntos
PREGUNTA 9
1. Cuando hacemos una ________________, es necesario _________________ el material_______________.
a. Conservación, retirar, importante

b. Eliminación, conservar, inventariado

c. Conservación, guardar, importante

d. Transferencia, retirar, metálico

10 puntos
PREGUNTA 10
1. Una vez entregados los documentos________________ al archivo central, se firma el inventario único
documental por quien ___________ la transferencia y la persona encargada del ___________________
central
a. Ninguna de las anteriores
 b. Transferidos, realizo, archivo

c. Clasificados, elaboro, archivo

d. Inventariados, traslado, archivo

PREGUNTA 1
1. El inventario documental es un instrumento de recuperación de información que describe
de manera exacta y precisa las series o asuntos de un fondo documental

Verdadero

Falso

10 puntos
PREGUNTA 2
1. La _______________documental garantiza a los _________________el _________________ a la
información
a. Organización, archivistas, cumplimiento

b. Tabla, archivos, acceso

c. Transferencia, ciudadanos, acceso

d. Administración, investigadores, compromiso

10 puntos
PREGUNTA 3
1. Cuando hacemos una ________________, es necesario _________________ el material_______________.
a. Conservación, retirar, importante

b. Conservación, guardar, importante

c. Transferencia, retirar, metálico

d. Eliminación, conservar, inventariado

10 puntos
PREGUNTA 4
1. Las Transferencias se hacen teniendo en cuenta:
a. El ciclo vital de los documentos

b. Unidades para el almacenamiento de los documentos

c. Las instalaciones de conservación

d. El estado físico en el que se encuentren los documentos

10 puntos
PREGUNTA 5
1. Cuando se realiza la transferencia primaria, la persona encargada del archivo central procede a:
 a. Ubicar los documentos en la estantería

b. Una vez realizada la trasferencia secundaria, ubicara estos documentos en archivo central

c. Fotocopiar los inventarios y entregarle a todos los jefes de área

d. Fotocopiar todos los documentos, garantizando el derecho a la información en caso de que pierda un
documento

10 puntos
PREGUNTA 6
1. Las entidades públicas deben acogerse a la utilización de formato único de inventario
documental con su respectivo instructivo para la conservación y preservación de los
documentos públicos

Verdadero

Falso

10 puntos
PREGUNTA 7
1. Una vez terminado o culminado el trámite de un documento y agotado su tiempo de retención, estos
documentos se deben
a. Conservar
b. Eliminar

c. Microfilmar
d. Transferir al archivo central

10 puntos
PREGUNTA 8
1. Para el diligenciamiento del formato único de inventario elaborado por, hace referencia al
diligenciamiento de los datos personales de la persona que produce los documentos

Verdadero

Falso

10 puntos
PREGUNTA 9
1. Antes de realizar la transferencia de documentos es necesario __________________los
___________________, ___________________
a. Limpiar, documentos, históricos

b. Retirar, elementos, metálicos

c. Cumplir, requisitos, necesarios

d. Hacer, informes, correspondientes

10 puntos
PREGUNTA 10
1. Cuando un servidor público se vincula o es desvinculado de su cargo debe recibir o
entregar los documentos que estaban bajo su cargo inventariados

Verdadero

Falso