UNIVERSIDAD NACIONAL ABIERTA Y A DISTANCIA–UNAD

INIDAD 3: TAREA 3 PROVESO ADMINISTRATIVO DIRECCION Y CONTROL

ESTUDIANTE:

JERISON ADRIAN GUILLIN JAIME. 1045755703

CURSO (105015_65)

TUTORA:

MARQUEZ NORA ELSY

ESCUELA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS, CONTABLES, ECONOMICAS Y

DE NEGOCIOS

PROGRAMA DE CONTADURIA

FUNDAMENTOS DE LA ADMINISTRACION

CEAD PUERTO COLOMBIA

NOVIEMBRE DE 2019
Fase de Dirección.

Técnicas de motivación de personal:

Avanza s.a. Se compromete en brindar a sus clientes el mejor servicio. Es por eso que se
compromete con el personal a mantener un excelente ambiente de trabajo para que puedan
cumplir con sus labores de la mejor manera posible y para ello implementamos técnicas que
los motivan a dar cada día el 100% y son.

1) Indicar al menos tres técnicas de motivación del personal que se pueden usar la
organización ejemplo.

1. Promovemos el trabajo grupal para que de esta manera exista una buena comunicación y
una adecuada interacción entre los empleados y los procesos que realicen. Un grupo de
trabajo unido y en sana convivencia ejecuta mejor sus labores y lucha por alcanzar las
metas planteadas.

2. Incentivos y premios son asignados por el cumplimiento de metas y la buena labor

realizada en un terminado periodo de tiempo. Sabemos que premiar a un buen empleado
ayuda a mantener esa motivación y sirve para los demás empleados se esfuercen para ser
premiados también.

3. Establecer metas y objetivos realistas y que los empleados sientan que realmente pueden
cumplir con las tareas asignadas. En avanza sas conocemos las capacidades de nuestros
colaboradores y es por ello que planteamos objetivos verdaderamente alcanzables ya que
una meta poco realista podría desalentar y generar apatía y poca dedicación desmejorando
de esta manera sus labores cotidianas.

4. Oportunidad de crecimiento académico y profesional. Es importante para Avanza sas que

nuestros colaboradores puedan crecer con nosotros y es pro eso que se les venida un lona de
carrera dentro de la empresa así como la oportunidad de continuar sus estudios. De esta
manera el empleado pone práctica los conocimientos adquiridos en su labor y la empresa
cuenta con personal cada vez más calificado y capaz y valorara su esfuerzo creciendo
dentro de la empresa.

5. Brindar un ambiente de trabajo adecuado y con las herramientas necesarias. Pasamos una
buena parte del día realizando muestras labores y en Avanza sas brindamos un lugar de
trabajo idóneo y prestando todas las herramientas para que nuestros colaboradores puedan
dar el 100% de su capacidad en la jornada laboral.
2) Determinar el tipo de comunicación que se use en una organización (aplicar a la
empresa seleccionada como ejemplo en la Tarea 2) y cómo puede mantener la
efectividad de esta.

Existen dos tipos de comunicación usados por una empresa u organización.

La comunicación interna: Es la que se usa dentro de la empresa para pasar información

entre los empleados de ella sin necesidad que salga del lugar de trabajo y es la clave para la
correcta gestión de los recursos humanos.

La comunicación externa: es un elemento importante para proporcionar, dar a conocer

productos y servicios prestados y resolver cualquier tipo de incidencia. Se trata de ofrecer
una imagen transparente que ofrezca confianza a los clientes y potenciales clientes y hay
varios tipos.

• Comunicación externa estratégica: este tipo de comunicación se centra en conseguir

información sobre aspectos estratégicos que conducen a una mejora de la posición de
dicha empresa con respecto a su competencia

• Comunicación externa operativa: se trata de la actividad comunicativa que se refiere al

desarrollo al quehacer diario de la empresa.

• Comunicación externa de notoriedad: este tipo de comunicación es lo que solemos

imaginar cuando nos hablan de comunicación externa. Es la información que la
empresa emite para darse a conocer como marca, así como también para publicitar sus
productos y servicios.

También se puede clasificar en formal e informal.

La formal: Es el tipo de comunicación que se dirige desde un nivel jerárquico alto s uno
bajo, o viceversa pero siempre dentro de loa canales formales establecidos por la empresa.

La informal: Consiste en un mensaje que circula por la empresa sin conocer el origen ni
seguir canales formalmente establecidos. Puede ser un rumor o cualquier comunicación no
formal en la empresa.

También encontramos la comunicación Horizontal y Vertical, ascendente y descendente.

La comunicación horizontal se produce entre personas que forman parte del mismo nivel
jerárquico en la empresa. Puede ser también formal o informal.

La comunicación vertical se produce entre diferentes posiciones de una jerarquía de la

empresa, entre superiores que transmiten información a sus subordinados, o entre
trabajadores que les transmiten a sus superiores.
Tipos de comunicación interpersonal:

La comunicación multi grupos: Es aquella que se produce cuando pequeños grupos

interdependientes que desempeñan tareas compartidas para lograr metas en común se
comunican.

La comunicación oblicua: Consiste en la necesidad de coordinación inter grupal entre

personas de distintos departamentos por la razón que sea.

Definir el tipo de comunicación que usa la empresa Avanza s.a.s:

La comunicación dentro de una BPO como Avanza sas es muy importante ya que
constantemente se esta generando comunicación entre el cliente y la empresa y esta
información se debe manejar de forma clara y oportuna. Se maneja un sistema de
comunicación vertical ascendente y descendente. Esta información pasa de un superior a un
subordinado y viceversa. El superior envía la información a su subordinado y este asimila y
ejecuta esa información o tarea y a su vez el subordinado responde el mensaje con
información nueva proveniente de las labores que haya realizado a partir de la información
Inicial. Se considera que es un sistema de comunicación eficiente ya que la información o
mensaje está en constante movimiento y es reciproca no hay impedimento entre un
subordinado y su jefe inmediato y se mantiene la efectividad de la misma al mantener una
cercanía entre emisor y receptor evitando muchos intermediarios o canales de
comunicación y retransmitiendo el mensaje por diferentes medios, los medios de
transmisión que usamos son muy variados. Conversaciones personales, correos
electrónicos, llamadas y video llamadas etc.

3) Señale una técnica de resolución de conflictos que se usaría en la empresa

seleccionada, en el momento de presentarse una situación de esta índole.

Las empresas siempre buscan la manera de solucionar los conflictos antes que estos
ocurran, manteniendo una comunicación cálida y asertiva dentro del grupo de trabajo e
incentivando el trabajo en equipo. Pero si un convicto llegase a ocurrir la técnica más
idónea para su solución seria la siguiente:

Facilitación: Se recomienda este tipo de método de resolución para aquellos conflictos de

bajo y medio nivel. En este caso, la persona responsable de solucionar el problema ejerce
de facilitador entre las partes definiendo problemas, metas y soluciones. Se usa
habitualmente en problemas en los que se ven involucrados varias partes, asuntos e
interesados.
4) Mencione cómo se podría incentivar el trabajo en equipo, en la empresa
seleccionada como ejemplo

Avanza sas se interesa porque haya colaboración entre sus empleados, es por eso que
apuesta por qué se mantenga en el sitio de trabajo unas técnicas que lo incentiven como lo
son:

Una buena comunicación: Constantemente recalcamos la importancia de una buena

comunicación entre compañeros de la misma jerarquía y con sus superiores, la información
se debe transmitir de manera clara y oportuna para que sea eficiente y no genera
inconvenientes entre el grupo de trabajo

Coordinación: La coordinación es el siguiente nivel a la comunicación, consiste en pasar

de las palabras a las acciones; por ejemplo estableciendo estrategias, definiendo tareas o
tomando decisiones y permitiendo que la participación en esas decisiones sea grupal.

Respeto: un trato amable y respetuoso es clave importante para generar un buen trabajo en
equipo, valorar las opiniones de otros y que se respeten las propias es clave dentro de la
empresa.

Coordinación: La coordinación es el siguiente nivel a la comunicación, consiste en pasar

de las palabras a las acciones; por ejemplo estableciendo estrategias, definiendo tareas o
tomando decisiones.

Objetivos comunes: Establecer objetivos en un equipo es de vital importancia, pero aún lo

es más si estos objetivos son comunes y compartidos. Los objetivos compartidos ayudan a
tener una visión más clara de cuál es la dirección en la que avanza un equipo. Además, al
ser comunes, todo el mundo podrá ayudar y aportar sus habilidades en el caso de que sean
necesarias para completar los objetivos.

Fase de Control.

1) Establezca cinco normas de desempeño del personal en la empresa seleccionada.

Conocimiento del trabajo: Es importante que un trabajador tenga un amplio conocimiento

en la labor que está haciendo para que de esta manera no ocurran errores y obtenga buenos
resultados, por lo tanto mientras más estudios tenga más apto será para el trabajo.

Calidad del trabajo: Al momento de realizar las actividades laborales no solo importa el
conocimiento sino también la calidad del trabajo, es decir que sean utilizadas las
herramientas correctas y que todo lo realizado este en orden e impecable con el mínimo
margen de error.
Relaciones con las personas: Los resultados en el trabajo van a ser mejores si se está en un
ambiente laboral amigable, por lo tanto es importante que los empleados tengan una buena
relación entre ellos. Un trabajador carismático y con buena actitud siempre va a conseguir
mejores resultados.

Contribución del empleado al objetivo: Es importante que el trabajador se vea muy

interesado por la labor que está haciendo, es decir que debe estar comprometido y estar
dispuesto a solucionar cualquier problema que se le presente en cualquier momento,
contribuyendo lo mas que pueda.

Capacidad analítica: El trabajador debe tener la capacidad de analizar tanto situaciones

como reportes, para encontrar soluciones rápidas en el momento que se presenten. Es más
gratificante que un trabajador pueda resolver inconvenientes sin pedir ayuda a los
superiores.

2) Establezca una técnica de control en el desarrollo de tareas asignadas, que puedan

aplicarse en la empresa seleccionada

La empresas Avanza sas puede usar un esquema de actividades por tiempo. Para
determinadas metas se plantea un lapso de tiempo en el cual los empleados deben cumplir
con el plazo y lograr la meta fijada, es un sistema basado en el gráfico de Gantt. El
diagrama de Gantt es una herramienta gráfica cuyo objetivo es exponer el tiempo de
dedicación previsto para diferentes tareas o actividades a lo largo de un tiempo total
determinado.
3) Método Deming
Revisar los conceptos teóricos para explicar, en que consiste este método y su
Importancia en la empresa.

Que es el método Deming?

El método de Deming también conocido como círculo de la mejora continua es un proceso

de planeación y optimización diseñado para que las empresas y las organizaciones que lo
utilizan puedan incrementar constantemente sus estándares de calidad y ser más eficaces.
De este modo, aplicarlo puede ser muy útil para que el equipo de una compañía mejore su
rendimiento y aumente la productividad. .

En qué consiste el Círculo de Deming?

El Círculo de Deming consiste en un sistema de cuatro pasos cuyo objetivo es mejorar la

competitividad de la empresa. Su característica principal es que es cíclico, de modo que
cada uno de los pasos alimenta al siguiente, éste al siguiente y así de manera sucesiva. Sus
etapas son las siguientes:

Planificar: Durante la primera etapa tendrá que analizar el estado de la empresa y sus

necesidades. Esto te permitirá definir una serie de objetivos, así como las acciones que te
ayuden a alcanzarlos

Hacer: Una vez que se haya detallado las actividades que deben cumplir para alcanzar los
objetivos, es el momento de ponerse manos a la obra. En este sentido, se debe implementar
el plan definido siguiendo las directrices que se hayan establecido en la fase uno.

Comprobar: Después de haber puesto en marcha la maquinaria, debe ver si has sido capaz
de avanzar en la dirección adecuada. Para hacer las valoraciones tan solo tendrá que seguir
el sistema de evaluación que usted mismo haya definido en la primera fase. Lo primordial
es determinar el grado de cumplimiento de los objetivos e identificar cuáles son las
acciones más efectivas.

Actuar: En esta última fase debe estudiar los resultados del control para elaborar informes
y comparativos. Toda la documentación que genere durante esta fase va a servir para crear
el siguiente plan, ya que el proceso vuelve a iniciarse tras realizar los ajustes
correspondientes.

La importancia del método Deming para las empresas es el valor agregado que le imprime
al estar en constante mejora. Una empresa que realice una planificación, valoración,
comprobación, actuación periódica está en constante mejora por lo cual es estable y fuerte
con mira al futuro, mejorando la calidad en sus productos y servicios, optimización de
procesos y proyección en el mercado. Este método es efectivo siempre que sea aplicado
correctamente siguiendo los pasos de manera firme y oportuna.
Cuadro resumen de la unidad 3:
Dirección: Proceso mediante
el cual se coordina las acciones
de un grupo para la realización
de una actividad.
Principio de la dirección
Medición de resultados
Control: Es la evaluación si las
actividades se realizaron como
se había previsto.
Proceso administrativo
Es el proceso donde se evalúan los
Toma de decisiones datos y se elige un curso de acción
entre varias alternativas.
Es la acción de integrar a las
Integración personas con las herramientas de
trabajo y los procesos a realizar.
Intercambio de información por
Comunicación medio de canales de comunicación
establecidos.
Es el conjunto de actividades que
Motivación impulsan al individuo a realizar una
acción o una labor definida.
Es el proceso de verificación por el
cual se evalúa que las actividades
Supervisión de la empresa se están realizando
correctamente y en el tiempo
estipulado.
1. Armonía del objetivo
2. Impersonalidad del mando
3. Supervisión directa
4. Vía jerárquica
5. Resolución de conflictos
Medida o patrón que sirve de guía
Establecer para elaborar el proceso de control.
Evaluar por medio de los estándares
si el proceso va de acuerdo a lo
estipulado.
Si en alguna etapa del proceso se
Corrección detecta errores se aplica un plan
para la mejora de los mismos.
Evalúa los resultados y se hacen
Retroalimentación sugerencias para mejorar todo el
proceso.
Principios 1. Equilibrio
2. Los objetivos
3. La oportunidad
4. Las desviaciones
5. Costos
6. Excepción
7. Función controlada

Método deming: Es un
proceso de planeación y
optimización diseñado para
que las empresas y las
organizaciones que lo utilizan
puedan incrementar
constantemente
sus estándares de calidad y ser
más eficaces
Durante la primera etapa tendrá
que analizar el estado de la
Planificar empresa y sus necesidades. Esto
te permitirá definir una serie de
objetivos, así como las acciones
que te ayuden a alcanzarlos.
Una vez que se haya detallado las
actividades que deben cumplir
Hacer para alcanzar los objetivos, es el
momento de ponerse manos a la
obra. En este sentido, se debe
implementar el plan.
Después de haber puesto en
marcha la maquinaria, debe ver si
has sido capaz de avanzar en la
dirección adecuada. Para hacer
Comprobar las valoraciones tan solo tendrá
que seguir el sistema de
evaluación que usted mismo haya
definido en la primera fase.
En esta última fase debe estudiar
los resultados del control
para elaborar informes y
comparativos. Toda la
documentación que genere
Actuar durante esta fase va a servir
para crear el siguiente plan, ya
que el proceso vuelve a iniciarse
tras realizar los ajustes
correspondientes.