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Revista Escuela de Administración de

Negocios
ISSN: 0120-8160
investigaciones@ean.edu.co
Universidad EAN
Colombia

Olarte, Juan Pablo; García, Alberto


Factores clave de éxito para una implantación exitosa del Sistema de Gestión Estratégica "Balanced
Scorecard"
Revista Escuela de Administración de Negocios, núm. 65, enero-abril, 2009, pp. 49-75
Universidad EAN
Bogóta, Colombia

Disponible en: http://www.redalyc.org/articulo.oa?id=20612980004

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Factores clave de éxito para una
implantación exitosa del Sistema de
Gestión Estratégica
“Balanced Scorecard”
Juan Pablo Olarte*
Alberto García**

Resumen
El Balanced Scorecard es una herramienta
1. Introducción
E
útil que facilita y estructura el proceso de
planeación estratégica de las organizaciones, n su primer libro, The
sin embargo su implantación en muchas
ocasiones no se traduce en los resultados Balanced Scorecard, Robert S. Kaplan
esperados inicialmente y es necesario tomar y David P. Norton (1996b) presentan
en consideración factores claves de éxito y
mejores prácticas utilizadas en casos exitosos de la consolidación de su investigación
implantación. Aquí se presenta una recopilación iniciada con el nombre: “Midiendo el
de las principales recomendaciones hechas por
autores reconocidos en el tema, las compara
Desempeño en las Organizaciones del
con las acciones realizadas en casos exitosos Futuro”, en la que parten de la hipótesis
publicados en revistas arbitradas, las consolida
en nueve factores claves de éxito del proceso
de que las aproximaciones de medición
de implantación, los cuales son validados a del desempeño de una organización,
la luz de experiencias positivas y negativas de
basadas principalmente en mediciones
once casos de organizaciones colombianas por
medio de entrevistas. Se presenta un análisis contables, se están quedando obsoletas,
de la discriminación de cada factor en el
ya que dichas mediciones fueron dise-
resultado final y los consolida en tres grupos de
importancia. ñadas para medir el resultado de
activos tangibles o financieros y no los

Palabras clave activos intangibles, los cuales día a día


cuentan con una mayor importancia en la
generación de valor de una organización.
Balanced Scorecard ____________
Activos tangibles
Planeación estratégica * Magister en Ingeniería Industrial de la Universidad de los
Indicadores financieros Andes.
** Ingeniero eléctrico. D.E.A. en informática, ingeniero
de sistemas de IBM de Colombia. Actualmente es
profesor titular y coordinador de la Especialización
en Gerencia de Empresas de Telecomunicaciones y de
la Especialización en Sistemas de Información en la
Organización.

Este artículo fue entregado el 19 de febrero de 2009 y su publicación aprobada por el Comité Editorial el 4 de marzo de 2009.

Revista EAN 65. Enero-Abril 2009.P.49-76


Al mismo tiempo observaron que el
proceso de creación de valor para activos
intangibles, es diferente al requerido para
activos contables y que estos no tienen
Abstract
un impacto directo sobre los resultados
financieros, por lo general se trata de un The “Balanced Scorecard”
impacto de segundo o tercer orden en el is a useful tool that facilitates
and structures the process of
resultado final. organizational strategic planning;
however, its results are not
immediately seen and therefore
Nace el Balanced Scorecard (BSC) some success key factors and the
como una herramienta que le permite best real applied practices have to
be taken into account. Here, you also
a las organizaciones traducir su pla-
find a list of suggestions made by
neación estratégica en un conjunto the author in regard with this topic;
balanceado de indicadores financieros he compares them with successful
real cases published in well known ma-
e intangibles, los cuales representan gazines, consolidating them
los inductores que indican cómo crear as nine key factors of success in the
process of implementation, which are
valor a través de inversiones en clientes, useful under the lights of negative
proveedores, empleados, tecnología e and positive experiences of eleven
Colombian companies through
innovación (Kaplan y Norton, 2001). El interviews. The author shows an
Balanced Scorecard, refleja el balance analysis of the discrimination of
que se debe lograr entre objetivos de each factor as final result and
groups them into three
corto y de largo plazo, entre mediciones categories of importance.
financieras y no financieras, entre indica-
dores de resultado y de tendencia, y entre Key Words
resultados de perspectivas externas e
internas. Las relaciones estratégicas, en- Balanced Scorecard
tre las variables de estas perspectivas, Tangible assets
permiten a las mediciones del Cuadro Strategic planning
Financial indicators
de Mando estar amarradas en una serie
de relaciones de causa y efecto. Estas
relaciones entre las variables a medir descri-
ben o narran la historia de la estrategia.

El Balanced Scorecard no se trata sóllo


de medir unos indicadores relacionados
entre sí. Se trata de aprender del pasado
para reformular permanentemente la

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estrategia del futuro y que le permitirá obstáculos al proceso identificados y
a la organización alcanzar su visión descritos por autores reconocidos en
deseada por medio, no de un sistema el tema como Robert S. Kaplan y David
integrado de indicadores, sino de un P. Norton, Paul Niven y Olve, Roy y
sistema de gestión estratégica. Wetter, así como sus recomenda-ciones
para lograr desarrollar una implantación
El interés investigativo de este trabajo se exitosa del sistema de gestión estra-
centra en la hipótesis de que para lograr tégica, las cuales son soportadas con
implantar y poner en funcionamiento las diferentes actividades tenidas en
de manera sostenible un sistema de cuenta en algunos procesos exitosos de
gestión estratégica como el BSC, no implantación documentados y publicados
es suficiente con realizar un excelente y con esta información se proponen nueve
diseño de un Cuadro de Mando Integral factores claves de éxito, compuestos por
(BSC) y que existen diferentes factores 22 subvariables, para los que se valida
y actividades que apoyan al proceso su importancia y el grado en que influyen
de implantación de la herramienta en en el resultado final de once procesos de
sus diferentes etapas del proceso. implantación de BSC de organizaciones
Concretamente las siguientes son las colombianas por medio de un análisis
preguntas de investigación del trabajo: cualitativo.
¿Qué diferencia a las empresas con
procesos de implantación exitosos de El resultado final es la identificación de
sistemas de gestión estratégica, de las variables: garantizar el liderazgo
las empresas que han fracasado en el y apoyo directivo en el proceso de
intento? ¿Es posible identificar acciones implantación del BSC; divulgar y ali-
comunes que hayan facilitado el proceso near la organización alrededor de la
de implantación y generalizarlas en estrategia; desarrollar programas de
factores claves de éxito para ser tenidas incentivos y compensación ligados a
en cuenta por empresas que decidan los resultados obtenidos en las metas
emprender el proceso de implantación propuestas por la organización y definir
de un Balanced Scorecard? ¿Hay fac- iniciativas estratégicas como productos
tores claves de éxito más determinantes del proceso de la gestión estratégica
que otros; es posible cuantificar su impacto de la organización, como los cuatro
en el resultado de éxito de la implantación factores claves de éxito con mayor
del sistema de gestión de la estrategia? grado discriminante con relación al
éxito o fracaso del resultado final del
Para poder responder a estos interro- proceso de implantación de un sistema
gantes, se recopilan los principales de gestión estratégica.

J.P. Olarte & A. García 51


2. El BSC y sus peligros

Instaurar con éxito un BSC lo están usando mal y en particular


sistema de gestión estratégica como encontraron los siguientes indicadores
el BSC requiere de más que esfuerzo, del proceso de implementación de la
dedicación y asignación de recursos. estrategia:
Son varios los casos, que por alguna
razón no logran volver una realidad sus estra- w Menos del 10% de las estrategias
tegias propuestas para alcanzar la visión formuladas eficazmente son ejecu-
idealizada de la organización. Este punto tadas eficazmente.
tiene como objetivo resaltar estadísticas
de resultados negativos de procesos de w Sólo el 5% de la fuerza de trabajo
implantación de estrategias y presentar comprende la estrategia.
las principales causas de fracaso de
w El 85% de los equipos ejecutivos
estos procesos identificados por los
dedican menos de una hora al mes
autores Kaplan y Norton (2001), Niven
discutiendo la estrategia.
(2002) y Schneiderman (1999) a partir
de sus experiencias como consultores en w 60% de las organizaciones no vincula
procesos de implantación de este tipo. sus presupuestos a la estrategia.

Se pueden encontrar experiencias docu- w Sólo 25% de los gerentes tienen


mentadas de casos de implementación incentivos vinculados a la estrategia.
del BSC en empresas privadas y organi-
zaciones públicas, en Norteamérica, Con la aplicación de la propuesta meto-
Sudamérica, Europa, Asia y Australia. dológica de Kaplan y Norton (1996b) en
Son varios los casos que concluyen en empresas de diferentes características,
un resultado exitoso, pese a no tener los líderes y facilitadores del proyecto
definido qué se entiende por tener éxito de BSC han empezado a encontrarse
en un proyecto de implementación con obstáculos, que dificultan el éxito y
del BSC. Robert S. Kaplan y David P. la puesta en funcionamiento del sistema
Norton (2001) estiman que el 50% de las de control. Kaplan y Norton (2001: Cap.
organizaciones que dicen estar usando el 14) identificaron las siguientes trampas
al proceso de implantación del BSC:

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w Cuestiones de transición: relacio- BSC a unidades inferiores, el proceso
nadas con fusiones y/o adquisiciones de desarrollo es demasiado largo, se
de empresas, recortes de presupuestos trata al BSC como un proyecto de
inversión en el proyecto, diferentes sistemas, se contratan consultores
enfoques gerenciales y cambios en sin experiencia y/o se introduce el
el equipo directivo. BSC sólo para reconocer incentivos
económicos.
w Fracasos de diseño: cuadros de
mando integral pobres a causa de El autor y consultor Paul R. Niven
demasiados o pocos indicadores, (2002) presenta en su libro Balanced
no se identifican los pocos indicado- Scorecard Step by Step las diez
res vitales, poco equilibrio entre principales causas de por qué fallan los
indicadores de resultados y de procesos de implantación del BSC:
tendencia y/o no se diseñan indica-
dores que explican la historia de la w Falta de patrocinio ejecutivo.
estrategia. También se encuentran w Educacación deficiente y entrenamiento
casos en que los BSC están al personal sobre la herramienta
desligados de la estrategia, se omiten BSC.
procesos internos claves y sus enla- w Iniciar el proyecto sin contar con
ces con las otras perspectivas y por una estrategia definida.
w
último se habla de analfabetismo w Implantar el BSC sin tener una
de la terminología correcta que razón clara para hacerlo.
conduce a un “Babel Estratégico” o w No tomarse el tiempo necesario
estrategias de unidades desligadas para implantar con éxito el sistema.
de la principal. w Inconsistencia en las prácticas
gerenciales.
w Fracasos de proceso: se encon- w No diseñar los indicadores nuevos
traron trampas como una falta necesarios.
de compromiso por parte de la w No utilizar la misma terminología .
alta dirección, pocos empleados w No hacer los despliegues del cuadro
implicados o vinculados al proceso, de mando integral necesarios.
no hay divulgación ni despliegue del w Acelerarse en utilizar el BSC como
un sistema gerencial.

J.P. Olarte & A. García 53


3. Marco teórico

3.1 Las etapas del ciclo de


implantación de un BSC el consenso construido al interior
de la organización sobre su visión
El proceso de implantación de un sis- y estrategias. Se busca diseñar
tema de gestión estratégica, como un conjunto integrado de objetivos
puede llegar a ser el uso del BSC, se e indicadores de desempeño que
puede resumir en las cuatro etapas que describan los inductores al éxito en
proponen Kaplan y Norton (1996a), las el largo plazo. El resultado final debe
cuales individualmente y colectivamente ser la traducción de la estrategia en
contribuyen a unir los objetivos estraté- términos operativos del día a día para
gicos a largo plazo con las acciones todos los empleados.
necesarias en el corto plazo y que se
relacionan en un proceso cíclico descrito w Comunicación y alineamiento or-
en la gráfica 3.1.1 (Kaplan y Norton, ganizacional: una vez hecho el
1996, pag. 77). Es importante identificar diseño o propuesta de la estrategia
previamente las etapas del proceso de de la organización a largo plazo,
implantación propuestas por Kaplan es necesario asegurar que todos
y Norton antes de entrar en detalle en los niveles de la organización la
la definición de los factores claves de entiendan y que los objetivos de las
é nxito, con el fin de tener una mejor unidades y de los individuos se alineen
idea de este proceso. A continuación con esta por medio del despliegue
se presenta una descripción de cada de la estrategia a niveles inferiores
una de las cuatro etapas del ciclo de y la participación del personal en la
implantación y gestión del sistema de construcción del BSC con lo que se
control estratégico BSC. facilita el consenso, comprensión y
compromiso hacia las estrategias a
w Traducir la Visión en términos largo plazo y en especial hacia los
operativos (Diseño BSC): esta objetivos estratégicos y metas. En
primera etapa constituye la etapa esta etapa del proceso los autores
de diseño del sistema de gestión consideran necesario llevar a cabo
acorde con las necesidades y con tres actividades:

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wComunicar y educar a quienes van a También se parte de un proceso de
ejecutar la estrategia y a los niveles establecimiento de metas a largo
directivos para posterior seguimiento plazo y metas de seguimiento en el
y aprendizaje organizacional. tiempo de ejecución de las estra-
tegias. Esta es una herramienta
wTraducir y desplegar los objetivos valiosa para la organización para
e indicadores generales a niveles probar continuamente la hipótesis
grupales e individuales con unas de la estrategia y monitorear su
metas de seguimiento y de resul- implementación.
tado en el largo plazo.
w Retroalimentación y aprendizaje:
wLigar recompensas con los indica- desarrollar un proceso continuo de
dores de desempeño y con esto aprendizaje estratégico le permite
desarrollar un catalizador de las a las organizaciones modificar su
acciones de los empleados hacia estrategia para un aprendizaje
los resultados y hacia el alinea- en tiempo real y tener la habilidad de
miento organizacional. conocer en todo momento de la imple-
mentación, si la estrategia formu-lada
w Ejecutar la estrategia: esta eta- está funcionando, y de no ser así,
pa consiste en desarrollar los saber por qué no se está logrando
planes necesarios para ejecutarla, lo esperado. Se busca en particular
representada por la integración de reconocer los cambios en las
actividades de planeación estratégica relaciones de causalidad entre las
con el proceso de asignación de variables que describen la estrategia
recursos de la organización. El proce- y llegado el caso poder reconocer el
so consiste en identificar aquellos momento necesario de reformular la
indicadores claves que inciden en los hipótesis. El aprendizaje estratégico
resultados estratégicos y con esta consiste en reunir retroalimentación
información asignar y concentrar sobre la ejecución de la estrategia,
recursos a los proyectos o iniciativas probar la hipótesis en que se basa
que son más críticos para el éxito la estrategia y hacer los ajustes
de la estrategia de la organización. necesarios.

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3.2 Factores claves para una una organización. Los siguientes son los
implantación exitosa del factores claves de éxito identificados.
BSC

La selección de los factores claves de 3.2.1 Garantizar el liderazgo y


éxito de la implantación de un BSC, apoyo directivo
como herramienta para el proceso
de gestión de la estrategia de una Contar con el apoyo decidido y perma-
organización, fue el resultado de una nente de los miembros directivos de la
revisión bibliográfica de los textos y organización, que decide emprender la
artículos sobre el Balanced Scorecard larga tarea de incorporar un sistema de
más representativos en cabeza de gestión estratégica como el BSC, puede
los autores Robert S. Kaplan y David ser un prerrequisito obligatorio si se
P. Norton (1993a), (1993b), (1996a), desea triunfar en su implantación. Niven
(1996b), (2001), (2004a) y (2004b), (2002: Cap. 3) en su libro opina sobre
Paul Niven (2002) y Olve, Roy y Wetter cómo ha presenciado sistemáticamente,
(1999) y una posterior primera validación en las conferencias de desempeño
con algunos casos de implantación de ejecutivo, la importancia que tuvo el
sistemas de gestión estratégica publica- patrocinio decidido de los directivos en
dos en revistas arbitradas como los casos implantaciones exitosas reconocidas y
norteamericanos Mobil (Kaplan y Norton, premiadas. Una implantación exitosa
2001: Cap. 2), Sears (Rucci, Kirn, y Quinn, requerirá una asignación de recursos
1998), Unilever (Lyons y Gumbus, 2004) de personal, tecnológicos y de inversión
y 3M (Shaw, Brown y Bromiley, 1998) y futura; exigirá paciencia y soporte en
los casos europeos ABB Industrie (Ahn, los momentos difíciles; necesitará de
2001), UK SBB (Irwin, 2002) y Rabobank un buen ejemplo en la adopción de las
(Smits y Groeneveld, 2001). Con esta nuevas actividades y de una actitud
información, de la implantación exitosa que facilite el cambio y aprendizaje
de sistemas de gestión estratégica, organizacional. Para Kaplan y Norton
se evidencian similitudes en acciones (2001: Cap. 13) es preciso contar con
tenidas en cuenta en sus respectivos el apoyo ejecutivo por las siguientes
procesos que nos podrían dar indicios razones: comprenden la estrategia,
de su importancia y relevancia para cual- tienen el poder de decisión y garantizan
quier proyecto de BSC que decida iniciar el compromiso hacia el proyecto y el
plan estratégico propuesto.

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3.2.2 Justificar los motivos sufi- w Guiar el trabajo futuro y relacionar
cientes para implantar el BSC el BSC con procesos gerenciales
como presupuesto, compensación y
Un BSC por sí solo, aunque sea el reportes gerenciales.
mejor diseñado y validado, no generará
cambios instantáneos al interior de una
organización si este no cuenta con una 3.2.3 Planear el proyecto BSC
razón o motivos suficientes para su
implementación. Paul Niven (2002: Cap. Antes de empezar el proyecto, es
3) en su libro opina que para ver un recomendable planear ciertos aspectos
cambio positivo como consecuencia del relacionados con su ejecución como el
BSC es necesario que la organización alcance deseado con el BSC, seleccionar
se apodere de la herramienta y que la unidad por dónde se va a iniciar, el
esta, se convierta en la piedra angular equipo de trabajo y su entrenamiento
del análisis, soporte y decisiones geren- necesario, una formulación del plan
ciales. Antes de empezar a implementar del proyecto y por último desarrollar un
el BSC se debe tener claro el por qué se plan de comunicación y divulgación del
está embarcando en este proyecto con proyecto.
el propósito de asegurar una transición
de una herramienta hacia un sistema Un aspecto importante de consideración
de medición. Entre los beneficios obte- del proyecto es seleccionar la unidad
nidos por definir desde un comienzo en la cual se iniciará el proyecto.
los objetivos deseados con el BSC se Dependiendo del tamaño y complejidad
encuentran los siguientes: de la organización se enfrentará con
varias oportunidades para comenzar el
w Asegurar la continuidad y apoyo al proyecto. ¿Empezar por la dirección y
uso del BSC. luego desplegar el resultado del proyecto
al resto de la organización? ¿Empezar
w Ser más efectivos en la consecución por una unidad estratégica del negocio?
de resultados. ¿Empezar por una unidad de servicios
w Facilitar la expansión y masificación transversales como recursos humanos
del rol esperado del BSC. y calidad?
w Ayudar a comunicar, enfocar y educar
a los empleados sobre las metas de Desde el comienzo del proceso es
la implementación. recomendable definir el equipo de tra-
bajo, sus responsabilidades y roles y su

J.P. Olarte & A. García 57


dedicación con el proyecto. En algunos y Norton), se pueden contratar charlas
casos el proyecto nace de los Directivos de expertos en el tema; asistir a con-
de la empresa (Patrocinadores ejecuti- ferencias y también se pueden practicar
vos) y son ellos quienes designan simulacros dirigidos por un consultor
a los líderes del proyecto BSC. En externo y así acelerar el conocimiento
otros casos son los futuros líderes del necesario.
proyecto quienes venden la idea a los
futuros patrocinadores ejecutivos. Estos Por último, pero no menos importante,
dos roles serán los responsables de se debe pensar en desarrollar un plan de
la etapa de planeación del proyecto y comunicación y divulgación del proyecto
posteriormente del diseño del sistema al resto de la organización en busca
para la empresa, acompañados por de tres objetivos principales. Primero
un experto en BSC o en cambio para familiarizar a la organización con
organizacional. el concepto y oportunidades del BSC.
Segundo para alfabetizar y unificar la
Una vez cubierta la parte estratégica inicial del terminología relacionada con el sistema
proyecto es necesario seleccionar al equipo de gestión y tercero para que antes de
operativo de medición y divulgación del empezar un proceso de cambio organiza-
sistema, como también a los responsables cional y de la estrategia, los empleados
de la adquisición, incorporación, divul- tengan claro el por qué de tanto esfuerzo
gación y capacitación del sistema de adicional y las recompensas que obten-
información que facilitará el seguimiento drán por la exitosa implementación del
del sistema de medición. nuevo sistema de gestión.

Probablemente la mayoría del equipo 3.2.4 Validar los supuestos del


de trabajo no está familiarizada con la BSC
filosofía y metodología de trabajo del
BSC y si se desea obtener resultados Inclusive la mejor estrategia no deja
de manera más efectiva será necesario de ser una hipótesis del selecto grupo
capacitar al equipo de trabajo sobre que la escribió en nombre de toda la
los aspectos que rodean al BSC. Se organización, y por supuesto se necesita
pueden utilizar diferentes medios de verificar primero que estas varia-
capacitación según el tiempo y presu- bles, identificadas como inductoras al
puesto disponible como la distribución cambio y a los resultados financieros
de artículos y libros sobre el tema sobresalientes, son verdaderamente las
(especialmente los escritos por Kaplan que son y podemos asignarles recursos

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para adelantar proyectos de inversión subjetivos y cualitativos. Entre más
e iniciativas estratégicas. El BSC se evidencias acumule la organización,
basa en relaciones de causa y efecto contará con estimaciones más objetivas
para contar la historia de la estrategia y fundamentadas, de las relaciones
y debemos tener certeza de que son de causa y efecto entre las variables
correctas estas relaciones para saber que describen su estrategia (Kaplan y
que vamos por el camino correcto y Norton, 1996a).
que estamos enfocando los recursos en la
dirección correcta (Niven, 2002: pag. 163). 3.2.5 Definir iniciativas estratégicas
como productos del BSC
Uno de los métodos más populares,
es el análisis de correlación estadística Una vez finalizado el proceso de
entre las variables. Con una toma de definición de metas para cada uno
datos estadísticamente representativa de los indicadores seleccionados, la
podemos definir la fuerza de la relación organización contará con metas a
entre los indicadores seleccionados en corto, mediano y largo plazo; también
las diferentes perspectivas y con esta podemos decir que se han fijado metas
información cuestionar la hipótesis ambiciosas y otras no tan ambiciosas
inicial sobre las relaciones indicadas en y concluirá, que para algunas nece-
el Mapa Estratégico. Si por el contrario, sita implementar un proceso de mejo-
no se dan las relaciones esperadas entre ramiento continuo que le permita lograr-
las variables con el paso del tiempo, las sin mayor inversión, pero para otras
puede ser una señal para los directi- se llegará a la conclusión de la necesidad
vos de que sus supuestos iniciales de un cambio radical. El ejercicio
sobre el negocio no son tan ciertos y posterior a la definición de metas debe
que tal vez sea necesario replantear la ser evidentemente, analizar qué hay
estrategia inicialmente propuesta. Otro que hacer y por ende, qué iniciativas
punto importante es el tiempo requerido estratégicas se deben emprender y en
para reunir suficiente información sobre qué orden o prioridad ejecutarlas.
cada indicador seleccionado. En algunos
casos, la toma de datos puede tomar Poder ligar el BSC con la definición de
meses y en otros hasta años y finalmente iniciativas estratégicas presenta varias
en el corto plazo la retroalimentación oportunidades estratégicas para la organi-
de los gerentes sobre el impacto de zación, que antes no eran necesariamente
la estrategia se basará en juicios evidentes (Kaplan y Norton, 1996b):

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w Concentrar los muchos esfuerzos indivi- proceso y los resultados de la planeación
duales en pocas iniciativas estratégicas estratégica obtenidos, alinear sus objeti-
claves para la organización. vos personales con la estrategia de la
organización y por último incentivar y
w Optimizar los recursos disponibles para premiar el aporte y logros de sus emplea-
inversión y el tiempo de los directivos dos, grupos de trabajo y unidades de la
en los pocos proyectos vitales. organización (Kaplan y Norton, 2001).

w Ligar los proyectos de inversión a las Educar a la organización sobre el uso,


variables validadas como inductoras terminología y beneficios del BSC no
al cambio con incidencia positiva debe ser de carácter intensivo pero si
sobre las variables de resultado y así consistente y continuo, de tal forma
aumentar las probabilidades de éxito que los empleados comprendan la
para la organización. importancia y la filosofía del BSC,
entiendan cómo alinear sus objetivos
w Diseñar un plan secuencial de imple- personales con los de la organización y
mentación de las iniciativas propuestas entiendan cómo aportar a la estrategia
de acuerdo con el grado de parámetros de la organización. De este proceso se
establecidos. espera alfabetizar a todos los empleados
sobre la terminología del BSC y de los
w Alinear el presupuesto anual y componentes de la estrategia y con esto
la asignación de recursos con el evitar posteriores confusiones.
sistema de gestión estratégico BSC.
Teniendo claros los conceptos y filosofía
del BSC, sigue la tarea de realizar el
3.2.6 Divulgar y alinear la orga- despliegue y alineamiento del BSC a un
nización alrededor de la segundo nivel, el de la unidad especí-
estrategia fica, y llevarlo hasta un nivel individual,
en el que se personalice el BSC para
Es claro que las organizaciones nece- cada individuo de la empresa y con
sitan de la colaboración y compromiso esto crear el vehículo para alinear las
de sus empleados para que sus metas organizacionales con las de la
estrategias no se queden en el papel y unidad y con las personales de los
se conviertan en una realidad; pero para empleados. Este trabajo ayudará a
lograrlo necesitan primero comunicar que las metas propuestas de la unidad
y educar a la organización sobre su y de los empleados estén en dirección

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a la meta global. Una vez se cuentan software de última generación que les
con indicadores y metas individuales solucionará todos sus problemas, sino en
cada uno puede concertar sus propias diseñar o adquirir una herramienta que
iniciativas estratégicas, que de igual les facilite este proceso administrativo
manera contribuirán al logro de las para todos los miembros de la empresa.
iniciativas estratégicas generales.
Cuando estemos seguros de que hay
El componente faltante está relacionado sistemas y procedimientos fiables para
con el factor de la motivación del recoger información relevante nos per-
empleado, el cual se abordará en detalle mitimos cuestionar nuestra hipótesis sobre
en el octavo factor clave de éxito. el futuro, y sólo cuando mantengamos un
diálogo continuo sobre la evolución de
los indicadores, las razones para elegir
3.2.7 Apoyarse en tecnologías nuestra estrategia y sobre cómo podemos
de información aprender, estaremos en condiciones de
recoger los beneficios de usar un cuadro de
Apoyarse en sistemas de información mando integral.
para el seguimiento y mantenimiento
del BSC puede traer ventajas a la Por último, la organización puede con-
organización como aprovechar la infor- siderar en el diseño de la estructura
mación digital disponible, contar con del manejo de sus datos, tener clara
ambientes virtuales que faciliten el trabajo la asignación de los diferentes respon-
en equipo, hacer de la administración, sables específicos del proceso, así como
seguimiento y divulgación del BSC de sus roles dentro de él. Los siguientes
un trabajo amigable, contar con la son los roles identificados por Olve, Roy
información en corto tiempo y asegurar y Wetter (1999: Cap. 8):
la fiabilidad de la información.
w Responsables del diseño y uso del
Al seleccionar el sistema de información, BSC.
es importante que la empresa sea
consciente de la relación costo beneficio w Responsable de operaciones.
de su compra y principalmente necesita
entender que la clave del éxito del w Responsables de mediciones y dis-
proyecto no consiste en adquirir el ponibilidad de resultados.

J.P. Olarte & A. García 61


w Responsable de la divulgación del embargo, estamos hablando de una
sistema. fuente potencial de envidias entre
compañeros de trabajo, acciones malin-
w Responsable del aprendizaje organiza- tencionadas que beneficien a pocos, o
cional. el uso de información poco fiable. Las
principales desventajas ocurren cuando
3.2.8 Desarrollar programas d e los indicadores iniciales no acompañan
incentivos y compensación la consecución de los objetivos estraté-
ligados al BSC gicos y cuando las acciones que mejo-
ran los resultados en el corto plazo
Un compromiso efectivo y sostenible del pueden resultar inconsistentes con el
empleado con los objetivos estratégicos logro de los objetivos en el largo plazo
de la organización, no es posible sin (Kaplan y Norton, 1996b). Cuando una
una combinación balanceada entre una organización se anima a asumir el
motivación intrínseca, basada en la costo adicional de incluir incentivos
alineación de los objetivos personales económicos debe tener primero claro el
con los de la organización y en el propósito con esta iniciativa, diseñar un
entendimiento de cómo un desempeño plan de comunicación a los empleados
extraordinario influirá en el logro de beneficiados en el que se muestre
los objetivos de la organización, que que el plan es justo y equilibrado,
se traduce finalmente en realización mostrar transparencia con el plan de
y orgullo personal para el empleado, y incentivos y comprometerse a revisar
una motivación extrínseca representada permanentemente el sistema y tomar
en premios económicos por el cumpli- las acciones y cambios necesario para
miento de metas personales o el apoyo garantizar que sea justo para todos
a objetivos grupales (Niven, 2002: (Niven, 2002: Cap.10).
Cap.10).

El BSC ofrece el medio para alinear 3.2.9 Fomentar el aprendizaje


las recompensas a empleados con los organizacional
logros de las metas de la organización y
así contar con un mecanismo poderoso Cuando una organización decide incorporar
para enfocarlos hacia lo realmente un sistema de gestión estratégica como
importante para la organización y con el BSC, su propósito final puede ser
esto lograr un acuerdo gana – gana llegar a desarrollar una organización
entre la empresa y el empleado. Sin del conocimiento o en aprendizaje y

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constante cambio y evolución, que cambio, y una fuerza laboral informada
asegure y mantenga la ventaja compe- y alineada con la estrategia, que
titiva de la empresa hacia el futuro. Esto trabaje unida y comparta conocimientos
implica un cambio de actitud y evolución para ayudar al éxito de la estrategia.”
de las competencias individuales y Potencializar el conocimiento colectivo
grupales de sus miembros. Precisamente que reúnen todos sus empleados, se
es a través del Cuadro de Mando que la logrará transformando a individuos
organización encuentra un medio para acaparadores en seres que comparten
oír, estudiar y usar las ideas de sus sus conocimientos específicos por
empleados y acelerar de esta forma su medio de la documentación estructurada
evolución hacia la dirección deseada. de estos y la divulgación de sus
Así mismo lo que esta aprende le puede desarrollos individuales o grupales
llevar fácilmente a reconsiderar con a los demás miembros del grupo de
mayor frecuencia lo que se necesita hacer trabajo. De esta manera alinear el
(Olve, Roy y Wetter, 1999: Cap. 9). conocimiento específico compartido
con las prioridades estratégicas de la
Kaplan y Norton (2004b) opinan que organización. Los autores recomiendan
una organización que introduzca una apoyarse en la adquisición o desa-
nueva estrategia “tiene que crear una rrollo de un sistema de gestión del
cultura de valores correspondientes, conocimiento que le permita a la empre-
con cuadro de líderes excepcionales sa generar, organizar, desarrollar y
que puedan dirigir la agenda del distribuir sus conocimientos a lo largo
de la organización.

J.P. Olarte & A. García 63


4. Método de análisis de procesos de
implantación de BSC

El método de análisis se empresas y pertenecientes a diferentes


compone de dos etapas. Inicialmente sectores de la economía nacional. La
se desarrollaron once entrevistas per- selección de los entrevistados se debió
sonalizadas a quienes jugaron un rol más a la disponibilidad de realizar la
protagonista en el proceso de implan- entrevista y fueron contactadas por
tación del sistema de gestión estratégica diferentes medios. Los primeros dos
BSC en las empresas en que trabajan, entrevistados, Carlos Gómez (2004) y
entre los meses de octubre y diciembre Martha Betancourt de Sanidad Portátil
del año 2004. Cada entrevista se y Carlos Lozano (2004) de la Oficina
apoyó en un cuestionario, diseñado a Defensoría Distrital, desarrollaron casos
partir de las variables que conforman de implantación de BSC en la décima
cada factor clave, y estas fueron promoción de la Especialización en
grabadas con el fin de transcribir las Sistema de Control Organizacional de la
apreciaciones de los entrevistados Universidad de los Andes en el primer
para cada una de las propuestos en semestre del año 2004.
el capítulo tercero. Posteriormente se
compararon las diferentes versiones de El segundo grupo de entrevistados,
los protagonistas para unificar concep- Andrés Consuegra (2004) de Mayorista
tos y la valoración de cada una de las Hogar, Miguel Younes (2004) de Produc-
preguntas del cuestionario. Vale la pena tora Grifería, Álvaro Jaramillo (2004) de
aclarar que las opiniones de los entre- Servicios Bancarios y Dubán Moreno
vistados representan su versión de lo (2004) de Telecomunicaciones, fueron
sucedido en cada uno de los procesos contactados por medio de la Asociación
de implantación del BSC, más no repre- de Egresados de la Facultad de Ingenie-
sentan la opinión general de la empresa. ría de la Universidad de los Andes por
medio de una invitación abierta a los
Las once personas contactadas pertenecen miembros afiliados con experiencias en
a diferentes tipos de organizaciones, entre este tipo de procesos a participar del
privadas (8) y públicas (3), nacionales estudio. El último grupo de entrevistados,
(9) y multinacionales con sede en Raúl García (2004) de la Agencia Estatal,
Bogotá (2), en su mayoría grandes Juan Ernesto Galindo (2004) del Banco

64 Revista EAN No. 65: enero-abril de 2009 p.49-76


Nacional, Miguel Olarte (2004) de (Los nombres de las empresas
Petrolera Multinacional, Frankie Aguilar fueron modificados por cuestiones de
(2004) de Empresa Salud y Dilia Cardona confidencialidad).
(2004) de Manufactura Cartón, fueron
contactos personales. En general se Para poder comparar la información de
contó con un gran apoyo y colaboración las empresas estudiadas se consideró
de los entrevistados con el estudio y conveniente agruparlas en dos catego-
el interés por recibir retroalimentación rías, Deficiente y Exitoso, según el
posterior a la finalización del proyecto. alcance logrado con su respectivo pro-
ceso de implantación del BSC (Fig. 1).

Figura 1. Resumen alcances logrados por las empresas.

J.P. Olarte & A. García 65


5. Resultados

L
os resultados obtenidos se pueden resumir en la tabla 1; y analizando
las evaluaciones del conjunto de variables, que componen cada uno de los factores
claves de éxito, podemos llegar a determinar el grado discriminante de cada factor en
el resultado final agrupados en tres categorías: Alto, Medio y Bajo.

Tabla 1. Resultado grado de discriminante de factores claves

Factor clave de éxito Grado


Discriminante
Liderazgo y apoyo directivo Alto
Divulgación y alineación Alto
Incentivos y compensación ligados al BSC Alto
Iniciativas estratégicas: productos del BSC Alto
Planeación del proyecto BSC Medio
Fomentar el aprendizaje organizacional Medio
Justificar motivos implementación del BSC Medio
Validar los supuestos del BSC Bajo
Apoyo en tecnologías de información Bajo

Los factores claves de éxito que mues- económicos y compensación a sus


tran un mayor grado discriminante en empleados según el cumplimiento de las
el éxito o fracaso final del proceso son: metas y objetivos propuestos y definir
contar con el apoyo y liderazgo continuo iniciativas estratégicas como productos
de los directivos de la empresa hacia del proceso de gestión estratégica y
la implantación del sistema de gestión alineados con el proceso de asignación
estratégica; divulgar y alinear a la orga- presupuestal de la organización. Los
nización alrededor de la estrategia; siguientes son sus resultados.
implementar programas de incentivos

66 Revista EAN No. 65: enero-abril de 2009 p.49-76


5.1 Contar con el apoyo y caso con un apoyo alto de los directivos
liderazgo continuo de los que es el de la Agencia Estatal, el cual
directivos de la empresa no ha demostrado aún que su proceso
sea exitoso o deficiente; mientras que
En la gráfica 1 observamos como para los tres casos restantes con apoyo
la totalidad de las empresas exitosas medio y bajo de sus directivos, sí nos
en su proceso de implantación del dan indicios de la relación de la falta
sistema de gestión BSC contaron con de apoyo directivo con el resultado
el compromiso y apoyo total de sus deficiente obtenido. “Para mí el BSC
directivos hacia el proyecto y podemos es parte de mi vida, siempre hemos con-
afirmar que es una condición necesaria tado con un sistema similar desde que no
si se desea el éxito del proyecto. Por otro se llamaba BSC…Nuestro proyecto es
lado vemos que en los casos deficientes iniciativa de la gerencia y posteriormente
tenemos uno que cuenta con el apoyo se fué desplegando a los niveles inferiores.
completo de sus directivos que es el de La alta gerencia es el dueño del proyecto.”
la Pyme Sanidad Portátil, un segundo (Jaramillo, 2004).

Gráfica 1. Compromiso y apoyo directivo con el proyecto BSC

J.P. Olarte & A. García 67


5.2 Divulgar y alinear a la or- en los campos rurales, se profundizó
ganización alrededor de en la visión, misión, valores, objetivos
la estrategia e indicadores buscando promover ali-
near los objetivos individuales con los
En las entrevistas se evidenció que en de la compañía. A parte de las presen-
la totalidad de los casos clasificados taciones se diseñaron mapas con
como exitosos se cuenta con un total objetivos y estrategias y se colgaron
apoyo a la campaña de divulgación de en todas las oficinas con el BSC de la
su estrategia, una total alineación de unidad. También se encuentra montado
los objetivos individuales con los de los en la Intranet de la organización. Ahora
grupos de trabajo y los de la organización igualmente lo manejamos en el SAP
y estas empresas incentivan de forma según el tipo de acceso. También se hizo
permanente la participación de sus divulgación a otro tipo de público de interés
empleados en temas estratégicos. “Se como nuestros proveedores principal-
hicieron talleres de presentación a todas mente, con información que era posible
las áreas de la compañía en Bogotá y compartir con ellos” (Olarte M., 2004).

Gráfica 2. Apoyo en campaña de divulgación de la estrategia organizacional

68 Revista EAN No. 65: enero-abril de 2009 p.49-76


5.3 Implementar programas de evidencias para pensar que el reconocer
incentivos económicos y y premiar económicamente el logro de
compensación a empleados los resultados individuales y grupales
aumentará el grado de compromiso del
Al preguntar a las empresas si empleado hacia las metas y la posterior
manejaban algún paquete de incentivos sostenibilidad en el tiempo del uso del
variables sobre los resultados obte- sistema de gestión estratégica. Gráfica
nidos, se encontró que la totalidad de 3. “Según el manejo de los indicadores
las empresas con casos exitosos los bajo su cargo, cada persona tiene una
manejan mientras que cuatro de los bonificación que se llama compensación
cinco casos deficientes no los tiene en variable, entonces un asesor comercial
cuenta por razones institucionales, como básicamente depende de sus ventas,
es el caso de las entidades del Estado una persona que trabaja en logística
colombiano, porque no lo consideran gana por las ventas del almacén y
necesario o porque temen del alto costo según el manejo de inventarios que
prestacional asociado a este tipo de haya tenido. Cada quien conoce sus
remuneraciones. Se encontró el caso indicadores a hoy y según en eso, debe
de Manufactura Cartón en el que sí se mejorar en cada indicador. Los premios
tienen en cuenta dichos premios dentro se componen de resultados individuales
de su sistema interno de medición de la y del grupo de trabajo. Los bonos hacen
estrategia, el cual se puede decir que es parte del costo prestacional de cada
exitoso a su manera. Por ende, sí hay empleado” (Consuegra, 2004).

Gráfica 3. Manejo de programas de incentivos y compensación ligados a


resultados de la estrategia

J.P. Olarte & A. García 69


El contar con un programa de incentivos modelo de gestión estratégica y hacia
y compensación atado a los resultado de los objetivos de la organización. Se
las metas propuestas puede aumentar el considera que este factor es altamente
grado de compromiso de los empleados discriminante con relación al resultado
hacia la implantación del BSC como final del proceso.

5.4 Definir iniciativas estratégicas como productos del


proceso de gestión estratégica
Gráfica 4. Definieron iniciativas estratégicas como productos del modelo BSC

En la gráfica 4, se puede observar que pero sí es necesario hacerlo. “Al definir


todos los casos de procesos exitosos los proyectos de inversión pensamos
definieron iniciativas estratégicas como en las directrices a largo plazo de la
productos de su proceso de planeación compañía y objetivos estratégicos. Los
estratégica y orientadas al cumplimiento proyectos se seleccionan de acuerdo
de los objetivos propuestos. Por su con los alineamientos con los objetivos
parte tres de los cinco casos deficientes estratégicos y de la casa matriz. Miramos
estudiados realizaron dicha actividad, lo primero los que estén más alineados
que nos muestra que el definir iniciativas con los objetivos misionales. Nosotros
estratégicas no es una garantía de manejamos también una matriz de
éxito del proceso de implantación, correlación entre iniciativas estratégicas

70 Revista EAN No. 65: enero-abril de 2009 p.49-76


y los objetivos estratégicos y miramos gerente general tiene absoluto cono-
cuáles inciden más en estos” (Olarte cimiento y control sobre sus proyectos
M., 2004). estratégicos; y en la Agencia Estatal
en que el equipo directivo trabaja
Se les preguntó a las empresas estu- coordinadamente en sus iniciativas
diadas, el grado de participación de sus estratégicas. Estos resultados nos dan
directivos en el total de las iniciativas indicios para afirmar que es necesaria la
estratégicas con el ánimo de conocer alta participación de los directivos en las
qué tan enfocada hacia una meta pocas iniciativas estratégicas definidas
común se encuentra la organización y en dicho proceso. “En este momento
se encontró que en general en los casos estamos (los directivos) trabajando en
exitosos se cuenta con una participación tres iniciativas nuevas. Una que podría
completa y alta de sus directivos, generar un incremento de un 25% en
mientras que en la mayoría de los casos la facturación de la compañía, otra que
deficientes se encontró que los direc- dobla la facturación de la compañía y
tivos tienen una baja participación del otra que representa un aumento de un
total de las iniciativas con excepción 15% de productos talmente adicionales”
del caso de Sanidad Portátil en que su (Jaramillo, 2004).

J.P. Olarte & A. García 71


6. Conclusiones
Sin embargo, no se puede afirmar que
Las empresas colombianas exista una receta única para implantar con
con procesos de implantación exitosos éxito un BSC. En los casos estudiados
de sistemas de gestión estratégica se vimos que Petrolera Multinacional no
distinguen de las empresas con proce- desarrollaba sus proyectos estratégicos
sos deficientes por su alto grado de como resultado de su proceso de
compromiso y apoyo de sus directivos, el gestión estratégica y empleaba el BSC
desarrollo de programas de divulgación solo para su control y seguimiento
de la estrategia y alineación organización, (Olarte M., 2004), en Mayorista Hogar
sus programas de incentivos a empleados y Productora Grifería no se cuestionan
contra los resultados conseguidos y el la veracidad de su modelo de BSC y
proceso que soporta la definición de sus confían ciegamente en sus estrategias
proyectos de inversión estratégica. y visión propuesta para el año 2010
(Consuegra, 2004) y (Younes, 2004), en
Se identificaron acciones comunes en- Servicios Bancarios no conocen la corre-
tre los casos de implantación de BSC lación estadística entre sus variables
exitosos, los cuales se agruparon en que describen la estrategia y se puede
nueve factores claves de éxito, en los decir que sus relaciones de causa y
que se encontraron unos más discri- efecto entre las variables se basan
minantes que otros con respecto al en juicios intuitivos (Jaramillo, 2004) y
resultado final. Concretamente se en Productora Grifería no se apoyan
identificó que al contar con un apoyo en sistemas de información que le
y patrocinio decidido de los directivos, faciliten el trabajo a los empleados de
divulgar y alinear a la organización recolectar e introducir la información de
alrededor de la estrategia, implementar sus indicadores propuestos, pero aún
programas de incentivos económicos así todos son exitosos en volver sus
y compensación a los empleados de estrategias una realidad a su manera.
acuerdo con el cumplimiento de metas y
objetivos y definir iniciativas estratégicas Los resultados de este trabajo cons-
como productos del proceso de gestión tituyen un aporte novedoso para el
estratégica de la organización, facilita la entorno colombiano y útil para em-
implantación del BSC y de igual forma presas que decidan iniciar el proceso
aumenta sus probabilidades de éxito. de incorporación de un sistema de

72 Revista EAN No. 65: enero-abril de 2009 p.49-76


gestión estratégico como el BSC, ya qué variables claves en el proceso
que contarán con información sobre las de implantación requerirán un mayor
mejores prácticas realizadas por empre- esfuerzo y atención para facilitar el éxito
sas con experiencias exitosos, podrán de sus proyectos y finalmente alcanzar
ver las deficiencias en los procesos de sus objetivos y visión de la organización
empresas menos exitosas y conocerán deseada.

7. Reflexiones

L
os resultados obtenidos Los factores claves de éxito, por más
del estudio son el producto de la iteración de haber sido catalogados como los
de diferentes métodos de análisis, que de mayor grado discriminante con
empezaron con una revisión biblio- relación al resultado final, por sí solos
gráfica de casos publicados, continuó no garantizan el éxito de la implantación
con un proceso de entrevistas a del BSC y es interesante estudiar
protagonistas de diferentes casos de cómo se relacionan entre sí por medio
implantación de BSC en Colombia y de métodos de regresión múltiple con
finalizó con un análisis por categorías relación a la variable de resultado del
de los resultados de cada variable del proceso. Este tipo de estudio posible-
proceso de implantación. Conforme mente nos muestre otro tipo de resulta-
se iba perfeccionando el método de dos sobre la importancia de los factores
análisis y se aumentaba el tamaño de la claves de éxito que deben ser tenidos en
muestra objeto del estudio, se contaba cuenta en los procesos de implantación
con información más precisa sobre la de sistemas de gestión estratégica.
importancia de cada factor clave de
éxito con relación al resultado final. Este Para terminar, no sobra recalcar que el
resultado es una primera propuesta para BSC no es el producto deseado en un
ser tenida en cuenta por empresas que proceso de implantación de un sistema de
inicien sus procesos de implantación de gestión estratégica sino una herramienta
BSC, pero también para futuros estudios que facilita desarrollar las estrategias
que mejoren el método de análisis de los planteadas por las organizaciones y
datos y aumenten considerablemente el orientarlas hacia su visión deseada.
tamaño de la muestra. Finalmente cada organización adapta su
sistema de gestión estratégica de acuerdo
con sus necesidades, su disponibilidad
de recursos y su cultura organizacional.

J.P. Olarte & A. García 73


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