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Vigencia: 31/10/2019

MANUAL DE DESCRIPCION DE CARGOS Versión: 04

Páginas: 1 de 55

REVISADO POR:

Nombre Cargo Firma

Andrea Cifuentes Director Administrativo

APROBADO POR:

Nombre Cargo Firma


Gustavo Rincón Gerente
AL
CI
EN
ID
NF
CO

CONTROL DE CAMBIOS

VERSION FECHA
CAMBIOS REALIZADOS
1 Edición del documento. 1/05/2016
Actualización de estructura organizacional, restructuración de
cargos y funciones: Contador a Director Contable, Asesor Jurídico a
Analista Jurídico. Inclusión de nuevos cargos: Gerente Comercial,
2 Coordinador de Talento Humano, Analista Contable, Analista de 1/7/2018
Tesorería, Analista de Crédito y Cartera, Analista de Servicio al
Cliente, Asistente de Archivo, Auxiliar Administrativo, Auxiliar de
Formalización, Auxiliar de Archivo.
El perfil de los cargos, no se presenta de manera específica, se
3 19/01/2019
estableció de forma muy general por lo que se especifica
4 Se actualiza con cargos nuevos 31/10/2019
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CONTENIDO

1. GERENTE 3
2. SUB-GERENTE 5
3. GERENTE COMERCIAL 7
4. DIRECTOR ADMINISTRATIVO 9
5. DIRECTOR CONTABLE 11
6. DIRECTOR JURIDICO 13
7. COORDINADORA COMERCIAL 16
8. COORDINADOR DE SERVICIO AL CLIENTE 18
9. COORDINADOR DE TALENTO HUMANO 20
10. ANALISTA JURIDICO 22
11. ANALISTA CONTABLE 24
AL
CI
EN
ID
NF
CO

12. ANALISTA DE TESORERIA 26


13. ANALISTA DE SERVICIO AL CLIENTE 28
14. ANALISTA DE CARTERA 30
15. ANALISTA DE CREDITO Y CARTERA 32
16. ASISTENTE ADMINISTRATIVO 34
17. ASISTENTE DE ARCHIVO 36
18. AUXILIAR TALENTO HUMANO 38
19. AUXILIAR CONTABLE 40
20. AUXILIAR ADMINISTRATIVO 42
21. AUXILIR DE FORMALIZACION 44
22. AUXILIAR DE ARCHIVO 46
23. AUXILIAR DE SERVICIOS GENERALES 48
24. AUXILIAR DE COBRANZA JURIDICA 50
25. ASESOR COMERCIAL 52
26. AUDITOR INTERNO 53
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IDENTIFICACION DEL CARGO

NOMBRE DEL CARGO Gerente


AREA/DEPARTAMENTO Gerencia
CARGOS A QUIEN Asamblea General – Consejo de Administración
REPORTA
CARGOS QUE LE Todos
REPORTAN
OBJETIVOS DEL CARGO Planear, organizar, liderar y controlar las actividades
que se realizan en Coophumana, para el cumplimiento
de objetivos y metas trazadas.

RESPONSABILIDADES

1. Liderar el proceso de plantación estratégica de la organización, determinando los


factores críticos de éxito, estableciendo los objetivos y metas específicas de la
empresa.

2. Desarrollar estrategias generales para alcanzar los objetivos y metas propuestas.


AL
CI
EN
ID
NF
CO

3. A través de sus subordinados vuelve operativos a los objetivos, metas y estrategias


desarrollando planes de acción a corto, mediano y largo plazo.

4. Crear un ambiente en el que las personas puedan lograr las metas de grupo con la
menor cantidad de tiempo, dinero, materiales, es decir optimizando los recursos
disponibles.

5. Implementar una estructura administrativa que contenga los elementos necesarios para
el desarrollo de los planes de acción.

6. Realizar alianzas estratégicas con otras empresas del sector público y privado.

AUTORIDAD

1. Actúa como soporte de la organización a nivel general.

2. Es la imagen de la empresa en el ámbito externo e internacional, provee de contactos y


relaciones empresariales a la organización.
3. Autoriza la asignación de recursos.
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RIESGOS A LOS QUE ESTA EXPUESTO

Mecánicos Caída de objetos, golpes ó choques por objetos


Ergonómicos Carga postural estática
Psícolaborales Estrés

COMPETENCIAS

REQUISITO DESCRIPCION
Educación Profesional en carreras administrativas.
Formación Conocimientos Administrativos, Comerciales, Cooperativismo.
Experiencia 1 año en cargos similares
Otros No aplica
Habilidades - Orientación al logro
- Mejoramiento continuo
- Organización
AL
CI

- Compromiso
EN
ID
NF
CO

- Trabajo en Equipo
- Capacidad para planear
- Responsabilidad
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IDENTIFICACION DEL CARGO

NOMBRE DEL CARGO Sub - Gerente


AREA/DEPARTAMENTO Gerencia
CARGOS A QUIEN Asamblea General – Consejo de Administración
REPORTA
CARGOS QUE LE Todos
REPORTAN
OBJETIVOS DEL CARGO Planear, organizar, liderar y controlar las actividades
que se realizan en Coophumana, para el cumplimiento
de objetivos y metas trazadas.

RESPONSABILIDADES

1. Liderar el proceso de planeación estratégica de la organización, determinando los


factores críticos de éxito, estableciendo los objetivos y metas específicas de la
empresa.

2. Desarrollar estrategias generales para alcanzar los objetivos y metas propuestas.


AL
CI
EN
ID
NF
CO

3. A través de sus subordinados vuelve operativos a los objetivos, metas y estrategias


desarrollando planes de acción a corto, mediano y largo plazo.

4. Crear un ambiente en el que las personas puedan lograr las metas de grupo con la
menor cantidad de tiempo, dinero, materiales, es decir optimizando los recursos
disponibles.

5. Implementar una estructura administrativa que contenga los elementos necesarios para
el desarrollo de los planes de acción.

6. Realizar alianzas estratégicas con otras empresas del sector público y privado.

AUTORIDAD

1. Actúa como soporte de la organización a nivel general.

2. Es la imagen de la empresa en el ámbito externo e internacional, provee de contactos y


relaciones empresariales a la organización.
3. Autoriza la asignación de recursos.
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RIESGOS A LOS QUE ESTA EXPUESTO

Mecánicos Caída de objetos, golpes ó choques por objetos


Ergonómicos Carga postural estática
Psícolaborales Estrés

COMPETENCIAS

REQUISITO DESCRIPCION
Educación Profesional en carreras administrativas.
Formación Conocimientos Administrativos, Comerciales, Cooperativismo.
Experiencia 1 año en cargos similares
Otros No aplica
Habilidades - Orientación al logro
- Mejoramiento continuo
- Organización
AL
CI

- Compromiso
EN
ID
NF
CO

- Trabajo en Equipo
- Capacidad para planear
- Responsabilidad
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IDENTIFICACION DEL CARGO

NOMBRE DEL CARGO Gerente Comercial


AREA/DEPARTAMENTO Gerencia
CARGOS A QUIEN Gerente
REPORTA
CARGOS QUE LE Todos
REPORTAN
OBJETIVOS DEL CARGO Planear, dirigir y controlar las estrategias comerciales
para la incorporación de nuevos clientes y convenios
para beneficio de nuestros asociados.

RESPONSABILIDADES

1. Liderar y controlar el proceso y las estrategias comerciales.

2. Desarrollar estrategias para incorporar nuevos clientes.


AL
CI
EN
ID
NF
CO

3. Conseguir convenios de descuentos para dar beneficios a los asociados.

4. Estudiar y analizar el mercado al cual se quiere llegar.

5. Incorporar nuevas líneas de servicios.

6. Verificar los procesos comerciales y los que estén ligados a este.

AUTORIDAD

1. Realizar convenios para asociados.

2. Dar a conocer el servicio prestado por la Cooperativa.

3. Vincular nuevos clientes.

RIESGOS A LOS QUE ESTA EXPUESTO

Mecánicos Caída de objetos, golpes o choques por objetos


Ergonómicos Carga postural estática
Psícolaborales Estrés
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COMPETENCIAS

REQUISITO DESCRIPCION
Educación Profesional en carreras administrativas.
Formación Conocimientos en Cooperativismo
Experiencia 1 año en cargos similares
Otros No aplica
Habilidades - Orientación al logro
- Mejoramiento continuo
- Organización
- Compromiso
- Trabajo en Equipo
- Capacidad para planear
- Responsabilidad
AL
CI
EN
ID
NF
CO
Vigencia: 31/10/2019

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Páginas: 9 de 55

IDENTIFICACION DEL CARGO

NOMBRE DEL CARGO Director Administrativo


AREA/DEPARTAMENTO Gerencia
CARGOS A QUIEN Gerente
REPORTA
CARGOS QUE LE Todos
REPORTAN
OBJETIVOS DEL CARGO Planear, organizar, liderar y controlar las actividades
que se realizan en Coophumana, para el cumplimiento
de objetivos y metas trazadas, con el fin de aumentar
las utilidades, llevando un control adecuado de todo lo
concerniente a la empresa.

RESPONSABILIDADES

1. Establecer las responsabilidades y autoridades del personal. Asegurarse que estas


sean comunicadas.

2. Apoyo para la logística de los procesos.


AL
CI
EN
ID
NF
CO

3. Evaluar el desempeño del personal.

4. Identificar las oportunidades del negocio.

5. Planificar las actividades de compra a través de relaciones de precio y paralelos entre


proveedores.

6. Determinar reconocimientos y recompensas al personal.

7. Manejo de cuentas por pagar.

8. Autorizar la programación de capacitación y desarrollo del personal.

9. Presupuestar nomina con corte a cada 14 días.

10. Velar por el pago oportuno de las cuentas y servicios.

11. Coordinar el desarrollo, implementación y mantenimiento del Sistema de Gestión

12. Las que se deleguen.


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AUTORIDAD

1. Selección de proveedores.

2. Asignar los recursos necesarios para la realización de las capacitaciones al personal.

3. Entrevistar y seleccionar al personal.

4. Revisar y aprobar el pago de facturas.

5. Contratación y despido del personal.

6. Aprobar órdenes de compra.

7. Manejo de cuentas corriente y de ahorro.

RIESGOS A LOS QUE ESTA EXPUESTO


AL
CI
EN
ID
NF
CO

Mecánicos Caída de objetos, golpes ó choques por objetos


Ergonómicos Carga postural estática
Psícolaborales Estrés

COMPETENCIAS

REQUISITO DESCRIPCION
Educación Profesional en carreras administrativas
Experiencia 1 año en cargos similares
Formación Conocimientos Administrativos, Contabilidad, Atención al Cliente,
Sistemas, cooperativismo
Otros No aplica
Habilidades - Orientación al logro
- Mejoramiento continuo
- Manejo de presión
- Organización
- Orientación al Servicio
- Relaciones interpersonales
- Utilización de recursos
- Trabajo en Equipo
- Capacidad para planear
- Responsabilidad
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IDENTIFICACION DEL CARGO

NOMBRE DEL CARGO Director Contable


AREA/DEPARTAMENTO Administrativa
CARGOS A QUIEN Gerente
REPORTA
CARGOS QUE LE Analista Contable – Analista De Tesorería – Analista
REPORTAN de Crédito y Cartera
OBJETIVOS DEL CARGO Controlar, Planificar, Coordinar y Manejar las
actividades relacionadas con el área contable, para
mantener los Estados Financieros e información
contable de acuerdo a los requerimientos de la
empresa

RESPONSABILIDADES

1. Control de la información contable.

2. Revisión de registros y causaciones.


AL
CI
EN
ID
NF
CO

3. Revisión de Conciliaciones bancarias.

4. Liquidar y velar por el pago de Obligaciones tributarias.

5. Elaboración de Estados Financieros.

6. Manejo de Cartera.

7. Elaboración de Informes.

8. Garantizar estados financieros oportunos y confiables.

9. Las que se deleguen.

AUTORIDAD

1. Aprobar operaciones contables.


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RIESGOS A LOS QUE ESTA EXPUESTO

Mecánicos Elementos de oficina


Ergonómicos Carga postural estática
Psícolaborales Organización del tiempo de trabajo.
Estrés.

COMPETENCIAS

REQUISITO DESCRIPCION
Educación Profesional en Contaduría Pública
Formación Conocimientos Tributarios, cooperativismo.
Experiencia 1 año en cargos similares
Otros No aplica
Habilidades - Responsabilidad
- Planeación y Organización
- Buen manejo de relaciones interpersonales
- Puntualidad
AL
CI

- Compromiso
EN
ID
NF
CO

- Mejoramiento continuo
- Trabajo en Equipo
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IDENTIFICACION DEL CARGO

NOMBRE DEL CARGO Director Jurídico


AREA/DEPARTAMENTO Administrativa
CARGOS A QUIEN Gerente – Director Administrativo
REPORTA
CARGOS QUE LE Analista de Cartera, Analista Jurídico I, Analista
REPORTAN Jurídico II, Analista de Servicio al Cliente, Abogados
Externos
OBJETIVOS DEL CARGO Dirigir, planear, evaluar, coordinar e implementar
todas las actividades y estrategias propias del área,
que le garanticen a la empresa el proceso jurídico de
los créditos en mora

RESPONSABILIDADES

1. Asegurar la recuperación efectiva de la cartera


2. Garantizar el cumplimiento de los procesos jurídicos, supervisando los avances
AL
CI
EN
ID
NF
CO

procesales
3. Supervisar el desempeño del personal a cargo, garantizando el cumplimiento de
las funciones a su cargo.
4. Supervisar la aplicación efectiva del seguro de cumplimiento cubriendo el saldo
5. Garantizar la recuperación de la cartera cancelada por el seguro de cumplimiento
6. Conservar la información actualizada de la cartera jurídica
7. Brinda información a la gerencia de la cartera en general
8. Proyectar soluciones a servicio al cliente en solicitudes, quejas y reclamos
efectuados por el cliente
9. Realizar seguimiento, evaluación y control permanente a los indicadores de la
cartera y abogados.
10. Generar alternativas de solución y optimización de la cartera
11. Garantizar los indicadores de respuesta de Servicio al cliente
12. Realizar seguimiento, supervisión, y control permanente a los indicadores de la
cartera jurídica (Libranza-Credihuy)
13. Participar en los diferentes comités a los que sea citado.
14. Asistir a las audiencias requeridas según procesos jurídicos, y/o realizar
acompañamiento de los procesos presentados por los abogados.
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15. Hacer seguimiento al cobro pre jurídica de las obligaciones que por políticas se
encuentren en este estado
16. Hacer seguimiento a la aplicación de la reclamación del seguro de cumplimiento
17. Desarrollar herramientas de medición que permitan a la gerencia conocer la
gestión de cobranza y del desempeño del equipo
18. Garantizar la realización de los comités de seguimiento de la cartera jurídica y el
cumplimiento de los compromisos adquiridos en cada uno de ellos
19. Proponer alternativas de solución efectiva y oportuna cuando se presenten quejas,
solicitudes o reclamos de cliente, asegurando el cumplimiento de las condiciones
entregadas al momento de la activación de la fianza.
20. Revisar y aprobar las solicitudes de paz y salvos.
21. Realizar control y seguimientos los requerimientos recibidos
22. Rendir cuentas internamente en relación con su desempeño siempre que se le sea
AL
CI
EN
ID
NF
CO

requerido.
23. Las que se deleguen

AUTORIDAD

1. Autorizar los retanqueos de los clientes, según las políticas


2. Determinar la suspensión de los procesos jurídicos y/o terminación de estos.
3. Establecer objetivos y plan de acción para su equipo de trabajo.
4. Convocar comité de seguimiento a la cartera.
5. Coordinar a los abogados en sus procesos
6. Autorizar la entrega de la documentación de la cartera a los abogados
7. Autorizar el cobro pre jurídica de la cartera con los abogados
8. Autorizar las respuestas enviadas a los clientes, según petición queja o reclamo
9. Autorizar condonaciones de los clientes según políticas establecidas por la
empresa
10. Contestar derechos de petición y acciones de tutela interpuestas por los clientes
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Páginas: 15 de 55

RIESGOS A LOS QUE ESTA EXPUESTO

Mecánicos Elementos de oficina


Ergonómicos Carga postural estática
Psícolaborales Organización del Tiempo
Estrés

COMPETENCIAS

REQUISITO DESCRIPCION
Educación Abogado
Formación Administración de cartera, economía solidaria y Cooperativismo
Experiencia 5 años desempeñando cargos en el área de cartera o cobranzas, en
empresas del sector financiero, Servicio al Cliente, Procedimientos
Jurídicos (Administrativo y Civil)
Otros No aplica
AL
CI

Habilidades - Planeación
EN
ID
NF
CO

- Control
- Organización
- Puntualidad
- Responsabilidad
- Comunicación efectiva
- Capacidad de negociación.
- Expresión escrita y oral
- Servicio al cliente
- Trabajo en equipo
- Manejo de Personal
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Páginas: 16 de 55

IDENTIFICACION DEL CARGO

NOMBRE DEL CARGO Coordinadora Comercial


AREA/DEPARTAMENTO Gerencia
CARGOS A QUIEN Gerente Comercial
REPORTA
CARGOS QUE LE Todos
REPORTAN
OBJETIVOS DEL CARGO Coordinar y apoyar las estrategias comerciales para la
incorporación de nuevos clientes y convenios para
beneficio de nuestros asociados.

RESPONSABILIDADES

1. Manejo del reporte de la gestión de área comercial: tener al día el informe de


seguimiento del proceso del área comercial. Dicho archivo contiene: nombre del
cliente, persona de contacto, cargo, teléfono, dirección, ciudad, gestión por fecha
de visita o contacto.

2. Manejo de las relaciones con las entidades con las que tengamos convenios del
AL
CI
EN
ID
NF
CO

club de beneficios: apertura de nuevos convenios mes a mes con distintas


entidades, así como el seguimiento a los convenios en curso. Hacer la debida
solicitud de las piezas de arte para comunicarle los beneficios a los asociados y
encargarse del canal de comunicación con ellos. Apoyará en esta labor a la
gerente comercial.

3. Apoyo investigativo: será el encargado de buscar el contacto de las entidades para


generar negocios de afianzamiento y alianzas para beneficio de los asociados.

4. Control al seguimiento de cliente: trabajar en equipo con la gerencia comercial


para que no se descuiden solicitudes de posibles clientes y ejecutar a tiempo los
seguimientos. También apoyará en los procesos de solicitud de información y
preparación de propuestas comerciales.

5. Apoyo en actividades del área comercial dentro y fuera de la oficina: en todas las
actividades del sector cooperativo o fuera de el que participe la cooperativa, será
la persona encargada de apoyar en todo lo que esto requiera tanto en la parte
preparación como con la asistencia y apoyo en el evento.

6. Apoyo operativo en las alianzas de fianza que se aperturen: deberá apoyar a la


gerencia comercial en el mantenimiento del cliente con que se firme convenio de
afianzamiento, recibir y atender cualquier petición o necesidad que se derive de
cada nuevo convenio.

7. Apoyo en el seguimiento de las metas del área de mercadeo y publicidad: además


de brindar apoyo en tareas tales como mantenimiento de las redes sociales y
Vigencia: 31/10/2019

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Páginas: 17 de 55

página web, deberá aportar con ideas nuevas de contenido para generar un mayor
impacto en las mismas

AUTORIDAD

1. Decidir qué tipo de entidades explorará para contactar y ofrecer los servicios.

2. Proponer ideas en cuanto a contenido en redes sociales y página web.

3. Manejar cualquier queja o petición que requiera un aliado como apoyo a la gerente
comercial.

4. Dar instrucción y seguimiento a las labores del diseñador gráfico o publicista.

RIESGOS A LOS QUE ESTA EXPUESTO

Mecánicos Caída de objetos, golpes o choques por objetos


AL
CI
EN
ID
NF
CO

Ergonómicos Carga postural estática


Psícolaborales Estrés

COMPETENCIAS

REQUISITO DESCRIPCION
Educación Profesional en carreras administrativas.
Formación Conocimientos en Cooperativismo
Experiencia 1 año en cargos similares
Otros No aplica
Habilidades - Orientación al logro
- Mejoramiento continuo
- Organización
- Compromiso
- Trabajo en Equipo
- Capacidad para planear
- Responsabilidad
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Páginas: 18 de 55

IDENTIFICACION DEL CARGO

NOMBRE DEL CARGO Coordinador De Servicio Al Cliente


AREA/DEPARTAMENTO Administrativa
CARGOS A QUIEN Gerente – Director Administrativo
REPORTA
CARGOS QUE LE Analista De Servicio Al Cliente – Auxiliar de Servicio al
REPORTAN Cliente
OBJETIVOS DEL CARGO Coordinar y Gestionar la atención al cliente y aclarar
dudas de los procesos, Garantizando el trámite
oportuno a los requerimientos del cliente o asociado.

RESPONSABILIDADES

1. Capacitar a los asesores comerciales sobre el proceso de fianza.

2. Atender las dudas, inquietudes y quejas de los clientes y asociados.

3. Realizar seguimientos a las quejas y darle solución.


AL
CI
EN
ID
NF
CO

4. Garantizar el buen servicio.

5. Llevar los indicadores de su departamento.

6. Las que se deleguen.

AUTORIDAD

1. Satisfacción de clientes y asociados.

RIESGOS A LOS QUE ESTA EXPUESTO

Mecánicos Elementos de oficina


Ergonómicos Carga postural estática
Psícolaborales Estrés
Vigencia: 31/10/2019

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Páginas: 19 de 55

COMPETENCIAS

REQUISITO DESCRIPCION
Educación Tecnólogo o Profesional en carreras administrativas.
Formación Conocimientos en Derecho Estrategias de Manejo al Cliente
Cooperativismo
Experiencia 6 meses en cargos similares
Otros No aplica
Habilidades - Responsabilidad
- Planeación y Organización
- Buen manejo de relaciones interpersonales
- Puntualidad
- Compromiso
- Mejoramiento continuo
- Trabajo en Equipo
- Capacidad para planear
AL
CI
EN
ID
NF
CO
Vigencia: 31/10/2019

MANUAL DE DESCRIPCION DE CARGOS Versión: 04

Páginas: 20 de 55

IDENTIFICACION DEL CARGO

NOMBRE DEL CARGO Coordinador de Talento Humano


AREA/DEPARTAMENTO Administrativa
CARGOS A QUIEN Gerente – Director Administrativo
REPORTA
CARGOS QUE LE Todos los cargos
REPORTAN
OBJETIVOS DEL CARGO planear, dirigir y controlar el manejo del personal,
gestión de seguridad y salud en el trabajo, dando
cumplimiento a cada uno de los procesos de talento
humano, lograr resultados oportunos y garantizar la
prestación efectiva del servicio.

RESPONSABILIDADES

1. Asegurar el efectivo ingreso del personal Dependiente e Independiente.

2. Evaluar desempeño del personal.


AL
CI
EN
ID
NF
CO

3. Revisar y programar las necesidades de capacitación y desarrollo del personal.

4. Coordinar el desarrollo, implementación y mantenimiento del SGSST.

5. Asegurar la vinculación a la seguridad social.

6. Mantener en total discreción y reserva la documentación del personal.

7. Garantizar que toda la documentación se lleve de acuerdo a lo establecido.

8. Mantener actualizada la base de datos del personal Dependiente e Independiente.

9. Registrar novedades de ingreso, retiro, vacaciones, incapacidades, licencias,


préstamos, entre otras.

10. Las que se deleguen.

AUTORIDAD

1. Ingreso de novedades de personal.

2. Certificaciones laborales y de prestación de servicios.

3. Respuesta a requerimientos de entidades.


Vigencia: 31/10/2019

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Páginas: 21 de 55

4. Otorgamiento de permisos.

RIESGOS A LOS QUE ESTA EXPUESTO

Mecánicos Elementos de oficina


Ergonómicos Carga postural estática
Psícolaborales Estrés

COMPETENCIAS

REQUISITO DESCRIPCION
Educación Técnico o Profesional en carreras administrativas.
Experiencia 1 año en cargos similares
Formación Conocimientos en relaciones interpersonales,
Conocimientos en SGSST,
Liquidación de nómina,
Servicios al cliente,
AL

Salud Ocupacional
CI
EN
ID
NF
CO

Legislación Laboral
Legislación Tributaria
Cooperativismo
Otros No aplica
Habilidades - Responsabilidad
- Planeación y Organización
- Buen manejo de relaciones interpersonales
- Puntualidad
- Compromiso
- Mejoramiento continuo
- Trabajo en equipo
- Capacidad para planear
- Respeto
Vigencia: 31/10/2019

MANUAL DE DESCRIPCION DE CARGOS Versión: 04

Páginas: 22 de 55

IDENTIFICACION DEL CARGO

NOMBRE DEL CARGO Analista Jurídico I


AREA/DEPARTAMENTO Administrativa
CARGOS A QUIEN Director Jurídico
REPORTA
CARGOS QUE LE Abogados Externos
REPORTAN
OBJETIVOS DEL CARGO Realizar Seguimiento a los procesos jurídico,
implementar estrategias propias del área, y apoyar la
gestión jurídica

RESPONSABILIDADES

1. Asegurar los avances procesales, para garantizar la efectividad de la cartera


2. Supervisar el desempeño de los abogados externos
3. Conservar la información actualizada de la cartera jurídica en sus etapas
AL
CI
EN
ID
NF
CO

procesales
4. Realizar seguimiento, y control permanente a los procesos jurídicos.
5. Radicación de los procesos judiciales en Juzgados
6. Visitas a los juzgados para verificar avances procesales
7. Garantizar los indicadores de respuesta de Servicio al cliente
8. Seguimiento y respuesta a todas las solicitudes impuesta por los abogados por
procesos jurídicos (Cuentas de cobro, ingresos de medidas, ect)
9. Realizar seguimiento, supervisión, y control permanente a los procesos jurídicos
10. Participar en los diferentes comités a los que sea citado.
11. Asistir a las audiencias requeridas según procesos jurídicos, y/o realizar
acompañamiento de los procesos presentados por los abogados.
12. Determinar la suspensión de los procesos jurídicos y/o terminación de estos.
13. Realizar entrega de la documentación necesaria para iniciar procesos Jurídicos a
los abogados
14. Realizar el seguimiento de las cuentas de cobros enviadas por los bogados, para
que las mismas sean canceladas.
15. Rendir cuentas internamente en relación con su desempeño siempre que se le sea
requerido.
16. Las que se le deleguen
Vigencia: 31/10/2019

MANUAL DE DESCRIPCION DE CARGOS Versión: 04

Páginas: 23 de 55

AUTORIDAD

1. Coordinación de abogados.

RIESGOS A LOS QUE ESTA EXPUESTO

Mecánicos Elementos de oficina.


Caída de objetos, golpes o choques por objetos.
Ergonómicos Carga postural estática
Psícolaborales Organización del tiempo de trabajo

COMPETENCIAS
AL
CI
EN
ID
NF
CO

REQUISITO DESCRIPCION
Educación Abogado
Formación Conocimientos en Derecho Jurídico
Conocimientos en Procesos Judiciales
Conocimientos de la Rama Judicial.
Cooperativismo
Experiencia 12 meses en cargos similares
Otros No aplica
Habilidades - Responsabilidad
- Planeación y Organización
- Buen manejo de relaciones interpersonales
- Puntualidad
- Compromiso
- Mejoramiento continuo
- Trabajo en Equipo
Vigencia: 31/10/2019

MANUAL DE DESCRIPCION DE CARGOS Versión: 04

Páginas: 24 de 55

IDENTIFICACION DEL CARGO

NOMBRE DEL CARGO Analista Contable


AREA/DEPARTAMENTO Administrativa
CARGOS A QUIEN Director Contable – Director Administrativo
REPORTA
CARGOS QUE LE Ninguno
REPORTAN
OBJETIVOS DEL CARGO Servir de apoyo al área contable, aplicando las
normas y procedimientos definidos, elaborando
documentación necesaria, a fin de dar cumplimiento a
cada uno de esos procesos, lograr resultados
oportunos y garantizar la prestación efectiva del
servicio.

RESPONSABILIDADES

1. Recibir y Causar las facturas de proveedores.


AL
CI
EN
ID
NF
CO

2. Conciliaciones Mensualmente de los movimientos bancarios.

3. Reembolso de anticipos de viáticos y gastos girados.

4. Facturación.

5. Registro de Cartera.

6. Registro de desafiliaciones.

7. Apoyo al Área de Tesorería.

8. Notas Contables.

9. Realizar Depuración y conciliación de los saldos de cuentas contables, garantizando el


cuadre de la información procesada.

10. Archivar los soportes contables derivados del proceso a cargo.

11. Las que se deleguen.

AUTORIDAD

No aplica
Vigencia: 31/10/2019

MANUAL DE DESCRIPCION DE CARGOS Versión: 04

Páginas: 25 de 55

RIESGOS A LOS QUE ESTA EXPUESTO

Mecánicos Elementos de oficina


Ergonómicos Carga postural estática
Psícolaborales Organización del tiempo de trabajo
Estrés

COMPETENCIAS

REQUISITO DESCRIPCION
Educación Técnico o tecnólogo en carreras contables
Experiencia 6 meses en cargos similares
Formación Conocimientos en Excel, operaciones comerciales y financieras
Cooperativismo
Otros No aplica
AL
CI

Habilidades - Responsabilidad
EN
ID
NF
CO

- Planeación y Organización
- Buen manejo de relaciones interpersonales
- Puntualidad
- Confidencialidad
- Compromiso
Vigencia: 31/10/2019

MANUAL DE DESCRIPCION DE CARGOS Versión: 04

Páginas: 26 de 55

IDENTIFICACION DEL CARGO

NOMBRE DEL CARGO Analista De Tesorería


AREA/DEPARTAMENTO Administrativa
CARGOS A QUIEN Director Contable – Director Administrativo
REPORTA
CARGOS QUE LE Ninguno
REPORTAN
OBJETIVOS DEL CARGO Servir de apoyo al área contable, aplicando las
normas y procedimientos definidos, elaborando
documentación necesaria, a fin de dar cumplimiento a
cada uno de esos procesos, lograr resultados
oportunos y garantizar la prestación efectiva del
servicio.

RESPONSABILIDADES

1. Generar comprobantes de Egresos, Ingresos.


AL
CI
EN
ID
NF
CO

2. Apoyo en Conciliaciones Bancarias.

3. Aplicación de pagos de cartera.

4. Apoyo al área de Contabilidad.

5. Elaboración de Archivos planos para operaciones bancarias.

6. Requerir y Verificar los soportes de pagos.

7. Las que se deleguen.

AUTORIDAD

No aplica

RIESGOS A LOS QUE ESTA EXPUESTO

Mecánicos Elementos de oficina


Ergonómicos Carga postural estática
Psícolaborales Organización del tiempo de trabajo
Estrés
Vigencia: 31/10/2019

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Páginas: 27 de 55

COMPETENCIAS

REQUISITO DESCRIPCION
Educación Técnico o tecnólogo en carreras contables
Experiencia 6 meses en cargos similares
Otros No aplica
Habilidades - Responsabilidad
- Planeación y Organización
- Buen manejo de relaciones interpersonales
- Puntualidad
- Confidencialidad
- Compromiso
AL
CI
EN
ID
NF
CO
Vigencia: 31/10/2019

MANUAL DE DESCRIPCION DE CARGOS Versión: 04

Páginas: 28 de 55

IDENTIFICACION DEL CARGO

NOMBRE DEL CARGO Analista De Servicio Al Cliente


AREA/DEPARTAMENTO Administrativa
CARGOS A QUIEN Director Jurídico
REPORTA
CARGOS QUE LE Ninguno
REPORTAN
OBJETIVOS DEL CARGO Atender oportunamente las peticiones, quejas y/o
reclamos garantizando la satisfacción del cliente y el
cumplimiento de los procedimientos establecidos
internamente por la organización.

RESPONSABILIDADES

1. Garantizar el cumplimiento de los procedimientos establecidos internamente para


la atención y respuesta a los requerimientos de los clientes de cartera jurídica.
AL
CI
EN
ID
NF
CO

2. Garantizar la solución y respuesta oportuna a los requerimientos de los clientes de


cartera Jurídica
3. Atender a los clientes de cartera jurídica de manera presencial, telefónica y correo
electrónico.
4. Recepcionar, tramitar y respuesta a las peticiones, quejas y reclamos de los
clientes de cartera jurídica.
5. Asistir a las audiencias requeridas según procesos jurídicos, y/o realizar
acompañamiento de los procesos presentados por los abogados.
6. Recibir solicitudes de abonos a capital realizados por los clientes de cartera
jurídica
7. Confirmar vía telefónica los certificados de deuda emitidos a nivel nacional.
8. Rendir cuentas internamente en relación con su desempeño siempre que le sea
requerido
9. Radicar P.Q. R solicitadas por los clientes de cartera jurídica.
10. Generar certificaciones de los clientes de cartera jurídica al día, paz y salvo, de
deuda, etc.
11. Verificar los reportes de centrales de riesgo.
12. Las que se deleguen.
Vigencia: 31/10/2019

MANUAL DE DESCRIPCION DE CARGOS Versión: 04

Páginas: 29 de 55

AUTORIDAD

1. Tramitar y dar respuestas a las peticiones, quejas y reclamos.

RIESGOS A LOS QUE ESTA EXPUESTO

Mecánicos Elementos de oficina


Ergonómicos Carga postural estática
Psícolaborales Estrés

COMPETENCIAS

REQUISITO DESCRIPCION
Educación Técnico o Profesional en carreras administrativas.
Experiencia 6 meses en cargos similares
AL

Formación Cooperativismo y Servicio al Cliente


CI
EN
ID
NF
CO

Otros No aplica
Habilidades - Responsabilidad
- Planeación y Organización
- Buen manejo de relaciones interpersonales
- Puntualidad
- Compromiso
- Mejoramiento continuo
- Trabajo en equipo
- Capacidad para planear
Vigencia: 31/10/2019

MANUAL DE DESCRIPCION DE CARGOS Versión: 04

Páginas: 30 de 55

IDENTIFICACION DEL CARGO

NOMBRE DEL CARGO Analista De Cartera


AREA/DEPARTAMENTO Administrativa
CARGOS A QUIEN Director Jurídico
REPORTA
CARGOS QUE LE Ninguno
REPORTAN
OBJETIVOS DEL CARGO Velar por el óptimo estado de la cartera jurídica, a
través de la aplicación, seguimiento y conciliación de
los recursos recaudados

RESPONSABILIDADES

1. Garantizar la identificación oportuna de las posibles inconsistencias en el recaudo de la


cartera.
2. Radicar los descuentos que se harán efectivos en la nómina de los clientes y de los
que NO se deben realizar porque ya ha ingresado el embargo.
AL
CI
EN
ID
NF
CO

3. Exponer los hallazgos identificados en la cartera.


4. Realizar seguimiento, y control permanente a los procesos jurídicos.
5. Asegurar la aplicación oportuna de los descuentos efectivos.
6. Informar alternativas de solución y optimización de la cartera
7. Garantizar las reversiones de la cartera.
8. Asegurar la recuperación efectiva de la cartera
9. Realizar un informe mensual del estado general de la cartera jurídica, para comité de
gerencia
10. Realizar indicadores de la etapa procesal de la cartera jurídica.
11. Seguimiento de los procesos jurídicos procesados por los abogados.
12. Presentar informes de los indicadores de los seguimientos de los abogados en
avances procesales, recaudo de la cartera, etc.
13. Realizar la operación de revisión y análisis de la cartera.
14. Realizar seguimiento al cobro pre jurídica de la cartera
15. Realizar un informe de la cartera cancelada por el seguro del cumplimiento.
16. Solicitar la documentación necesaria para inicio de proceso jurídico (pagares,
certificaciones, etc.)
Vigencia: 31/10/2019

MANUAL DE DESCRIPCION DE CARGOS Versión: 04

Páginas: 31 de 55

17. Generar base de datos de los clientes que registran seguro de cumplimiento por
políticas y buscar la documentación para solicitar el pago seguro.

18. Participar en los diferentes comités a los que sea citado.


19. Las que se deleguen.

AUTORIDAD

1. Identificar y gestionar la aplicación de las reversiones que cumplen las políticas de


la organización.
2. Efectuar la aplicación de los descuentos.

RIESGOS A LOS QUE ESTA EXPUESTO

Mecánicos Elementos de oficina


AL
CI
EN
ID
NF
CO

Ergonómicos Carga postural estática


Psícolaborales Estrés

COMPETENCIAS

REQUISITO DESCRIPCION
Educación Estudiantes de últimos semestres y/o Técnico o profesional en carreras
administrativas, ingeniería o afines.
Experiencia 2 años desempeñando cargos en el área de cartera o cobranzas, en
empresas del sector financiero, Servicio al Cliente, Procedimientos
Jurídicos (Administrativo y Civil)
Formación Conocimientos en Excel, servicio al cliente, Cooperativismo
Otros No aplica
Habilidades - Responsabilidad
- Planeación y Organización
- Buen manejo de relaciones interpersonales
- Puntualidad
- Compromiso
- Mejoramiento continuo
- Trabajo en equipo
- Capacidad para planear
Vigencia: 31/10/2019

MANUAL DE DESCRIPCION DE CARGOS Versión: 04

Páginas: 32 de 55

IDENTIFICACION DEL CARGO

NOMBRE DEL CARGO Analista De Crédito Y Cartera


AREA/DEPARTAMENTO Administrativa
CARGOS A QUIEN Director Contable – Director Administrativo
REPORTA
CARGOS QUE LE Ninguno
REPORTAN
OBJETIVOS DEL CARGO Servir de apoyo al área de Cartera de la empresa,
analizar las solicitudes de créditos dando
cumplimiento a cada uno de los procesos, lograr
resultados oportunos y garantizar la prestación
efectiva del servicio.

RESPONSABILIDADES

1. Procurar el cuidado integral de su salud.

2. Suministrar al empleador información clara, veraz y completa sobre su estado de


AL
CI
EN
ID
NF
CO

salud.

3. Cumplir las normas, reglamentos o instrucciones del sistema de gestión de la


seguridad y salud en el trabajo dadas por la empresa.

4. Notificar oportunamente al empleador o contratante acerca de los riesgos latentes


en su puesto de trabajo.

5. Colaborar en todas las actividades de capacitación en seguridad y salud en el


trabajo en el definido plan de capacitación de SG-SST.

6. Participar y contribuir al cumplimiento de los objetivos del sistemas de gestión de


la seguridad y salud en trabajo SG-SST

7. Gestionar los procesos de crédito.

8. Realizar y analizar el reporte en centrales de riesgo y legal Check.

9. Analizar y Verificar que los documentos de crédito cumplan con los requisitos.

10. Realizar las consultas requeridas en centrales de riesgo.

11. Verificar los procesos de centrales de riesgo.

12. Las que se deleguen


Vigencia: 31/10/2019

MANUAL DE DESCRIPCION DE CARGOS Versión: 04

Páginas: 33 de 55

AUTORIDAD

No aplica

RIESGOS A LOS QUE ESTA EXPUESTO

Mecánicos Elementos de oficina


Ergonómicos Carga postural estática
Psícolaborales Estrés

COMPETENCIAS

REQUISITO DESCRIPCION
Educación Técnico o tecnólogo en carreras administrativas.
Experiencia No aplica
AL

Formación Conocimientos en Mercadeo y crédito, Cooperativismo


CI
EN
ID
NF
CO

Otros No aplica
Habilidades - Responsabilidad
- Planeación y Organización
- Buen manejo de relaciones interpersonales
- Puntualidad
- Compromiso
- Mejoramiento continuo
- Trabajo en equipo
- Capacidad para planear
Vigencia: 31/10/2019

MANUAL DE DESCRIPCION DE CARGOS Versión: 04

Páginas: 34 de 55

IDENTIFICACION DEL CARGO

NOMBRE DEL CARGO Asistente Administrativo


AREA/DEPARTAMENTO Administrativa
CARGOS A QUIEN Gerencia – Director Administrativo
REPORTA
CARGOS QUE LE Ninguno
REPORTAN
OBJETIVOS DEL CARGO Servir de apoyo al área administrativa de la empresa,
aplicando las normas y procedimientos definidos,
elaborando documentación necesaria, a fin de dar
cumplimiento a cada uno de esos procesos, verificar y
formalizar documentación, lograr resultados oportunos
y garantizar la prestación efectiva del servicio.

RESPONSABILIDADES

1. Coordinar la atención de cliente y proveedores.


AL
CI
EN
ID
NF
CO

2. Coordinar la compra de elementos de papelería.

3. Recibir documentación de asociados, verificar diligenciamiento y cumplimiento de los


requisitos, clasificación.

4. Realizar la respectiva Consulta Cifin al momento del ingreso.

5. Coordinar el proceso de formalización.

6. Organizar y alimentar base de datos de asociados.

7. Archivo y digitalización de documentación de asociados.

8. Base de datos de Pagares en custodia.

9. Verificar y controlar el custodio de Pagares.

10. Las que se deleguen.

AUTORIDAD

1. Coordinar procesos de formalización y digitalización.


Vigencia: 31/10/2019

MANUAL DE DESCRIPCION DE CARGOS Versión: 04

Páginas: 35 de 55

RIESGOS A LOS QUE ESTA EXPUESTO

Mecánicos Elementos de oficina


Caída de objetos, golpes o choques por objetos
Ergonómicos Carga postural estática
Psícolaborales Organización del tiempo de trabajo
Estrés

COMPETENCIAS

REQUISITO DESCRIPCION
Educación Técnico en carreras administrativas.
Experiencia 6 meses en cargos similares
Otros No aplica
Habilidades - Responsabilidad
AL

- Planeación y Organización
CI
EN
ID
NF
CO

- Buen manejo de relaciones interpersonales


- Puntualidad
- Confidencialidad
- Compromiso
- Utilización de recursos
- Trabajo en Equipo
- Capacidad para planear
Vigencia: 31/10/2019

MANUAL DE DESCRIPCION DE CARGOS Versión: 04

Páginas: 36 de 55

IDENTIFICACION DEL CARGO

NOMBRE DEL CARGO Asistente de Archivo


AREA/DEPARTAMENTO Administrativa
CARGOS A QUIEN Director Administrativo
REPORTA
CARGOS QUE LE Auxiliar De Archivo
REPORTAN
OBJETIVOS DEL CARGO Servir de apoyo al área administrativa de la empresa,
aplicando las normas y procedimientos definidos,
controlar y mantener el archivo y custodio de
documentación al día, lograr resultados oportunos y
garantizar la prestación efectiva del servicio.

RESPONSABILIDADES

1. Atención a los funcionarios de la empresa.


AL
CI
EN
ID
NF
CO

2. Recibir carpetas para archivo y custodia.

3. Llevar a cabo el registro en inventario de toda carpeta que ingresa y sale.

4. Recibir solicitudes de carpetas.

5. Dar de baja las carpetas por desafiliación.

6. Archivar desafiliaciones y egresos de desafiliación.

7. Identificar el archivo muerto y su tiempo de permanencia.

8. Organizar y alimentar base de datos de las carpetas de los asociados.

9. digitalización de documentación de desafiliación.

10. Las que se deleguen.

AUTORIDAD

1. Coordinar procesos de archivo y encarpetado.


Vigencia: 31/10/2019

MANUAL DE DESCRIPCION DE CARGOS Versión: 04

Páginas: 37 de 55

RIESGOS A LOS QUE ESTA EXPUESTO

Mecánicos Elementos de oficina


Caída de objetos, golpes o choques por objetos
Caída de bajo nivel
Ergonómicos Carga postural estática
Psícolaborales Organización del tiempo de trabajo
Estrés

COMPETENCIAS

REQUISITO DESCRIPCION
Educación Técnico en carreras administrativas o afines
Experiencia 6 meses en cargos similares
Otros No aplica
Habilidades - Responsabilidad
AL

- Planeación y Organización
CI
EN
ID
NF
CO

- Buen manejo de relaciones interpersonales


- Puntualidad
- Confidencialidad
- Compromiso
- Utilización de recursos
- Trabajo en Equipo
- Capacidad para planear
Vigencia: 31/10/2019

MANUAL DE DESCRIPCION DE CARGOS Versión: 04

Páginas: 38 de 55

IDENTIFICACION DEL CARGO

NOMBRE DEL CARGO Auxiliar de Talento Humano


AREA/DEPARTAMENTO Administrativa
CARGOS A QUIEN Gerente – Director Administrativo
REPORTA
CARGOS QUE LE Todos los cargos
REPORTAN
OBJETIVOS DEL CARGO planear, dirigir y velar por el manejo del personal,
gestión de seguridad y salud en el trabajo, dando
cumplimiento a cada uno de los procesos de talento
humano, lograr resultados oportunos y garantizar la
prestación efectiva del servicio, en compañía de la
coordinadora de talento humano.

RESPONSABILIDADES

1. Asegurar el efectivo ingreso del personal Dependiente e Independiente.

2. Evaluar desempeño del personal.


AL
CI
EN
ID
NF
CO

3. Revisar y programar las necesidades de capacitación y desarrollo del personal.

4. Colaborar en el desarrollo, implementación y mantenimiento del SGSST.

5. Asegurar la vinculación a la seguridad social.

6. Mantener en total discreción y reserva la documentación del personal.

7. Garantizar que toda la documentación se lleve de acuerdo a lo establecido.

8. Mantener actualizada la base de datos del personal Dependiente e Independiente.

9. Registrar novedades de ingreso, retiro, vacaciones, incapacidades, licencias,


préstamos, entre otras.

10. Las que se deleguen.

AUTORIDAD

1. Ingreso de novedades de personal.

2. Certificaciones laborales y de prestación de servicios.


Vigencia: 31/10/2019

MANUAL DE DESCRIPCION DE CARGOS Versión: 04

Páginas: 39 de 55

RIESGOS A LOS QUE ESTA EXPUESTO

Mecánicos Elementos de oficina


Ergonómicos Carga postural estática
Psícolaborales Estrés

COMPETENCIAS

REQUISITO DESCRIPCION
Educación Técnico en carreras administrativas.
Experiencia 6 meses en cargos similares
Formación Liquidación de nómina
Cooperativismo
Otros No aplica
Habilidades - Responsabilidad
AL
CI

- Planeación y Organización
EN
ID
NF
CO

- Buen manejo de relaciones interpersonales


- Puntualidad
- Compromiso
- Mejoramiento continuo
- Trabajo en equipo
- Capacidad para planear
- Respeto
Vigencia: 31/10/2019

MANUAL DE DESCRIPCION DE CARGOS Versión: 04

Páginas: 40 de 55

IDENTIFICACION DEL CARGO

NOMBRE DEL CARGO Auxiliar Contable


AREA/DEPARTAMENTO Administrativa
CARGOS A QUIEN Director Contable – Director Administrativo
REPORTA
CARGOS QUE LE Ninguno
REPORTAN
OBJETIVOS DEL CARGO Servir de apoyo al área contable, aplicando las
normas y procedimientos definidos, elaborando
documentación necesaria, a fin de dar cumplimiento a
cada uno de esos procesos, lograr resultados
oportunos y garantizar la prestación efectiva del
servicio.

RESPONSABILIDADES
AL
CI
EN
ID
NF
CO

1. Recibir y Causar las facturas de proveedores.

2. Conciliaciones Mensualmente de los movimientos bancarios.

3. Elaboración de causaciones de todos los hechos económicos de la empresa tales


como: (Gastos, facturas de venta departamento de energía, compras, nomina,
depreciaciones, amortizaciones, contratos de obra y demás contratos etc)

4. Aplicar en todas las compras y gastos las respectivas obligaciones tributarias.

5. Elaboración de comprobantes de egreso en el sistema: (verificar cada soporte con


el sello de cancelado)

6. Elaboración de comprobantes de ingreso en el sistema; (verificar recibir por


consecutivo los recibo de caja manuales)

7. Revisar a diario el cuadre de caja con la persona encargada de tesorería (auxiliar


vs papel de trabajo)

8. Elaboración de conciliaciones Bancarias.

9. Elaboración del borrador de la declaración de retefuente

10. Notas de ajustes Generales en contabilidad y cartera.

11. Las que se deleguen.


Vigencia: 31/10/2019

MANUAL DE DESCRIPCION DE CARGOS Versión: 04

Páginas: 41 de 55

AUTORIDAD

No aplica

RIESGOS A LOS QUE ESTA EXPUESTO

Mecánicos Elementos de oficina


Ergonómicos Carga postural estática
Psícolaborales Organización del tiempo de trabajo
Estrés

COMPETENCIAS

REQUISITO DESCRIPCION
Educación Técnico o tecnólogo en carreras contables
AL
CI
EN
ID
NF
CO

Experiencia 6 meses en cargos similares


Formación Conocimientos administrativo, Cooperativismo
Otros No aplica
Habilidades - Responsabilidad
- Planeación y Organización
- Buen manejo de relaciones interpersonales
- Puntualidad
- Confidencialidad
- Compromiso
Vigencia: 31/10/2019

MANUAL DE DESCRIPCION DE CARGOS Versión: 04

Páginas: 42 de 55

IDENTIFICACION DEL CARGO

NOMBRE DEL CARGO Auxiliar Administrativo


AREA/DEPARTAMENTO Administrativa
CARGOS A QUIEN Director Administrativo
REPORTA
CARGOS QUE LE Ninguno
REPORTAN
OBJETIVOS DEL CARGO Servir de apoyo al área administrativa de la empresa,
aplicando las normas y procedimientos definidos,
elaborando documentación necesaria, a fin de dar
cumplimiento a cada uno de esos procesos, verificar y
formalizar documentación, lograr resultados oportunos
y garantizar la prestación efectiva del servicio.

RESPONSABILIDADES

1. Atención de servicio al cliente y proveedores.


AL
CI
EN
ID
NF
CO

2. Recibir correspondencia y facturas de proveedores.

3. Llevar a cabo el registro de proveedores, verificar las referencias y actualizar la lista de


proveedores.

4. Recibir requisiciones de compra y solicitar la autorización de las mismas.

5. Elaboración de cartas, memorandos, remisiones, cotizaciones y ordenes de compras.

6. Recibir documentación de asociados, y entregar al departamento indicado.

7. Control del proceso de Mantenimiento de equipos e infraestructura.

8. Las que se deleguen.

AUTORIDAD

1. No Aplica
Vigencia: 31/10/2019

MANUAL DE DESCRIPCION DE CARGOS Versión: 04

Páginas: 43 de 55

RIESGOS A LOS QUE ESTA EXPUESTO

Mecánicos Elementos de oficina


Caída de objetos, golpes o choques por objetos
Ergonómicos Carga postural estática
Psícolaborales Organización del tiempo de trabajo
Estrés

COMPETENCIAS

REQUISITO DESCRIPCION
Educación Bachiller o Técnico en carreras administrativas o afines.
Experiencia 6 meses en cargos similares y/o practicante sena
Otros No Aplica
Habilidades - Responsabilidad
AL

- Planeación y Organización
CI
EN
ID
NF
CO

- Buen manejo de relaciones interpersonales


- Puntualidad
- Confidencialidad
- Compromiso
- Utilización de recursos
- Trabajo en Equipo
- Capacidad para planear
Vigencia: 31/10/2019

MANUAL DE DESCRIPCION DE CARGOS Versión: 04

Páginas: 44 de 55

IDENTIFICACION DEL CARGO

NOMBRE DEL CARGO Auxiliar de Formalización


AREA/DEPARTAMENTO Administrativa
CARGOS A QUIEN Director Administrativo – Asistente Administrativo
REPORTA
CARGOS QUE LE Ninguno
REPORTAN
OBJETIVOS DEL CARGO Aplicar las normas y procedimientos definidos para
formalizar ingreso de asociados, verificar y formalizar
documentación, lograr resultados oportunos y
garantizar la prestación efectiva del servicio.

RESPONSABILIDADES

1. Recibir documentación de asociados, verificar diligenciamiento y cumplimiento de los


AL
CI
EN
ID
NF
CO

requisitos, clasificación.

2. Registrar en base de datos de documentos recibidos.

3. Archivo y digitalización de documentación de asociados.

4. Las que se deleguen.

AUTORIDAD

1. No Aplica

RIESGOS A LOS QUE ESTA EXPUESTO

Mecánicos Elementos de oficina


Caída de objetos, golpes o choques por objetos
Ergonómicos Carga postural estática
Psícolaborales Organización del tiempo de trabajo
Estrés
Vigencia: 31/10/2019

MANUAL DE DESCRIPCION DE CARGOS Versión: 04

Páginas: 45 de 55

COMPETENCIAS

REQUISITO DESCRIPCION
Educación Técnico o tecnólogo en carreras administrativas o afines
Experiencia 6 meses en cargos similares
Otros No Aplica
Habilidades - Responsabilidad
- Planeación y Organización
- Buen manejo de relaciones interpersonales
- Puntualidad
- Confidencialidad
- Compromiso
- Utilización de recursos
- Trabajo en Equipo
- Capacidad para planear
AL
CI
EN
ID
NF
CO
Vigencia: 31/10/2019

MANUAL DE DESCRIPCION DE CARGOS Versión: 04

Páginas: 46 de 55

IDENTIFICACION DEL CARGO

NOMBRE DEL CARGO Auxiliar De Archivo


AREA/DEPARTAMENTO Administrativa
CARGOS A QUIEN Director Administrativo, Asistente Administrativa
REPORTA
CARGOS QUE LE Ninguno
REPORTAN
OBJETIVOS DEL CARGO Servir de apoyo al área administrativa de la empresa,
aplicando las normas y procedimientos definidos,
resguardando y organizando el archivo a fin de dar
cumplimiento a cada uno de esos procesos
manteniendo la información actualizada para facilitar
el acceso a los documentos.

RESPONSABILIDADES

1. Velar por la conservación y mantenimiento de la documentación.


AL
CI
EN
ID
NF
CO

2. Coordinar el Archivo de Documentos de Asociados

3. Identificar y Organizar las carpetas.

4. Llevar control y realizar inventario de archivo.

5. Digitalización de documentos.

6. Descargar las carpetas de los asociados retirados.

7. Apoyo al Área Administrativa.

8. Las que se deleguen

AUTORIDAD
No aplica

RIESGOS A LOS QUE ESTA EXPUESTO


Mecánicos Elementos de oficina
Ergonómicos Carga postural estática, Caída a nivel
Psícolaborales Organización del tiempo de trabajo
Vigencia: 31/10/2019

MANUAL DE DESCRIPCION DE CARGOS Versión: 04

Páginas: 47 de 55

COMPETENCIAS

REQUISITO DESCRIPCION
Educación Bachiller, o Técnico en Carreras Administrativas o afines.
Experiencia 6 meses en cargos similares y/o practicante sena
Otros No aplica
Habilidades - Responsabilidad
- Planeación y Organización
- Buen manejo de relaciones interpersonales
- Puntualidad
- Confidencialidad
- Compromiso
AL
CI
EN
ID
NF
CO
Vigencia: 31/10/2019

MANUAL DE DESCRIPCION DE CARGOS Versión: 04

Páginas: 48 de 55

IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

NOMBRE DEL CARGO Auxiliar de Servicios Generales


AREA/DEPARTAMENTO Administrativo
CARGOS A QUIEN REPORTA Directora Administrativa
CARGOS QUE LE REPORTAN NA
OBJETIVO DEL CARGO Realizar las labores de aseo, limpieza,
para brindar comodidad a los funcionarios
en los sitios de trabajo del área a la cual
está prestando los servicios, conforme a
las normas y procedimientos vigentes.

RESPONSABILIDADES
1. Asear las oficinas y áreas asignadas, antes del ingreso de los funcionarios y velar por
su buena presentación.

2. Clasificar la basura empacando desechos orgánicos, papeles y materiales sólidos en


bolsas separadas
AL
CI
EN
ID
NF
CO

3. Velar por el buen estado y conservación de los muebles, enseres, ventanas, vidrios,
puertas, cortinas, paredes y todo elemento accesorio de zonas comunes, oficinas de
directivos y personal administrativo.

4. Velar por la conservación y seguridad de los elementos suministrados para la


ejecución de las tareas.

5. Informar sobre cualquier novedad irregular ocurrida en las instalaciones o equipos


entregados para el desempeño de sus funciones.

6. Colaborar con la prevención y control de situaciones de emergencia.

7. Prestar servicios de mensajería local cuando su jefe inmediato lo requieran.

8. Preparar y suministrar servicio de cafetería a las gerencias y directivos


administrativos.

9. Realizar las demás funciones que le sean asignadas por su jefe inmediato, las que
reciba por delegación y que estén de acuerdo con la naturaleza de su cargo

AUTORIDAD
1. N/A.
Vigencia: 31/10/2019

MANUAL DE DESCRIPCION DE CARGOS Versión: 04

Páginas: 49 de 55

RIESGOS A LOS QUE ESTA EXPUESTO

Mecánicos Elementos de oficina


Ergonómicos Carga postural estática
Psícolaborales Organización del tiempo de trabajo

COMPETENCIAS

REQUISITO DESCRIPCION
Educación Bachiller
Formación Cooperativismo
Experiencia N/A
Otros No aplica
Habilidades - Organización
- Planeación
- Puntualidad
- Responsabilidad
- Buen Manejo de relaciones Interpersonales
- Compromiso
AL
CI
EN
ID
NF
CO
Vigencia: 31/10/2019

MANUAL DE DESCRIPCION DE CARGOS Versión: 04

Páginas: 50 de 55

IDENTIFICACIÓN DEL CARGO

NOMBRE DEL CARGO Auxiliar de Cobranza Jurídica


AREA/DEPARTAMENTO Departamento Jurídico
CARGOS A QUIEN REPORTA Director Jurídico – Analista de Cartera
CARGOS QUE LE REPORTAN NA
OBJETIVO DEL CARGO Apoyar los mecanismos de recuperación
de la cartera en proceso jurídico, mediante
el establecimiento de acuerdos de pago y
procurando mantener los niveles óptimos
de la cartera.

RESPONSABILIDADES
1. Mantener actualizada la información de cada gestión de cobro que realice
2. Velar por el cumplimiento de las metas establecidas por la dirección jurídica.
3. Efectuar la gestión de cobro telefónico.
4. Confirmar acuerdos y promesas de pagos con el cliente.
AL
CI
EN
ID
NF
CO

5. Efectuar seguimiento a los acuerdos y promesas de pagos con los clientes.


6. Informar al jefe inmediato de cualquier novedad para tomar decisiones con
respecto al establecimiento de acuerdos de pago.
7. Solicitar los documentos que soporten incapacidad permanente o fallecimiento
para la respectiva radicación en la Aseguradora.
8. Enviar soportes de pago al analista jurídico, según el caso.
9. Enviar cartas, SMS, correos electrónicos, WhatsApp para gestión de cobro a los
clientes., certificaciones, ect)
10. Presentar los casos especiales al comité Jurídico

AUTORIDAD
2. Pactar acuerdos de pago y promesas con el cliente dependiendo etapas
procesales, teniendo en cuenta las políticas establecidas por la compañía.
Vigencia: 31/10/2019

MANUAL DE DESCRIPCION DE CARGOS Versión: 04

Páginas: 51 de 55

RIESGOS A LOS QUE ESTA EXPUESTO

Mecánicos Elementos de oficina


Ergonómicos Carga postural estática
Psícolaborales Organización del tiempo de trabajo

COMPETENCIAS

REQUISITO DESCRIPCION
Educación Técnico en carreras administrativas
Formación Cooperativismo
Experiencia 1 año en cargos similares
Otros No aplica
Habilidades - Análisis al detalle
- Organización
- Planeación
- Puntualidad
- Responsabilidad
- Buen Manejo de relaciones Interpersonales
AL
CI
EN
ID
NF
CO

- Compromiso
- Trabajo en equipo
Vigencia: 31/10/2019

MANUAL DE DESCRIPCION DE CARGOS Versión: 04

Páginas: 52 de 55

IDENTIFICACION DEL CARGO

NOMBRE DEL CARGO Asesor Comercial


AREA/DEPARTAMENTO Comercial
CARGOS A QUIEN Gerente – Director Administrativo – Gerente
REPORTA Comercial
CARGOS QUE LE Ninguno
REPORTAN
OBJETIVOS DEL CARGO Coordina e identifica nuevas oportunidades de
negocio para la compañía.

RESPONSABILIDADES

1. Realizar la programación semanal de visitas a clientes.

2. Realizar la Afiliación de los asociados.

3. Realiza seguimiento a los procesos con asociados.

4. Garantizar la satisfacción del cliente.


AL
CI
EN
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AUTORIDAD

No aplica

RIESGOS A LOS QUE ESTA EXPUESTO

Mecánicos Elementos de oficina


Ergonómicos Carga postural estática
Psícolaborales Organización del tiempo de trabajo

COMPETENCIAS

REQUISITO DESCRIPCION
Educación Bachiller o Técnico sin Experiencia requerida
Formación Conocimientos o habilidades en Ventas y Mercadeo
Estrategias de Mercadeo, Cooperativismo
Experiencia 6 meses en cargos similares
Otros No aplica
Habilidades - Responsabilidad
- Planeación y Organización
- Buen manejo de relaciones interpersonales
- Puntualidad
Vigencia: 31/10/2019

MANUAL DE DESCRIPCION DE CARGOS Versión: 04

Páginas: 53 de 55

- Compromiso

IDENTIFICACION DEL CARGO

NOMBRE DEL CARGO Auditor Interno


AREA/DEPARTAMENTO Gerencia
CARGOS A QUIEN Director Administrativo
REPORTA
CARGOS QUE LE Ninguno
REPORTAN
OBJETIVOS DEL CARGO Planificar, ejecutar y reportar lo referente a las
actividades de la auditoría interna.

RESPONSABILIDADES

1. Realizar reunión de apertura y cierre.

2. Planificar las actividades de auditoría.


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3. Ejecutar las entrevistas con el personal responsable de los procesos a auditar.

4. Estudiar los documentos y preparar las listas de verificación

5. Diligenciar o realizar el informe de auditoría en los tiempos acordados.

6. Cumplir las actividades dispuestas en el proceso de auditoría.

AUTORIDAD

5. Decidir el tipo de hallazgo encontrado.

6. Acordar con los responsables del proceso de auditorias complementarias.

7. Solicitar información de las auditorias para su revisión.

RIESGOS A LOS QUE ESTA EXPUESTO

Mecánicos Caída de objetos, golpes ó choques por objetos


Ergonómicos Carga postural estática
Psícolaborales Estrés
Vigencia: 31/10/2019

MANUAL DE DESCRIPCION DE CARGOS Versión: 04

Páginas: 54 de 55

COMPETENCIAS

REQUISITO DESCRIPCION
Educación Técnico, Tecnólogo o Profesional en cualquier área
Experiencia 6 meses en la organización
Formación Auditoria ISO9001 – 2008 o superior
Otros No aplica
Habilidades - Manejo del tiempo
- Planificación y Organización
- Responsabilidad
- Relaciones interpersonales

Nota: En caso de auditores sub-contratados se requiere profesional o tecnólogo en


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cualquier área, con formación de auditor interno en ISO9001 y experiencia de 20


horas realizando auditorías internas como auditor líder.
Vigencia: 31/10/2019

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