FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACION

ESTUDIO DE CASO
MARIA TRINIDAD RUIZ OJEDA

DOCENTE: ADM. ANDRES PERDOMO ESP. MBA.

ESTUDIO DE CASO

Un caso es una situación que se puede presentar a nivel personal, familiar, laboral o empresarial y que puede
describirse como una oportunidad que debemos aprovechar o un problema que debemos resolver o
solucionar.

OPORTUNIDAD: Es una situación favorable que permite o facilita la realización de tareas necesarias que
se deben hacer para alcanzar un objetivo o resultado.

PROBLEMA: Es un obstáculo que nos impide o dificulta la realización de tareas necesarias para alcanzar un
objetivo o resultado.

En las carreras empresariales se una técnica llamada el METODO DEL CASO que permite aplicar una serie
de pasos secuenciales e interrelacionados entre sí y que se convierten en un proceso que garantiza la elección
de una alternativa que permite alcanzar un objetivo o resultado predeterminado guardando los principios
administrativos de la EFICACIA y la EFICIENCIA.

PASOS DEL METODO DEL CASO:

1 ANALIZAR EL CASO: Si es una situación que le piden analizar debe observar y redactar la situación de
la forma más objetiva posible. Si alguien ya lo hizo, entonces debe leer el caso detalladamente.

2 REUNA LOS DATOS: Debe reunir los datos del caso y tener en cuenta hasta los más insignificantes con
el fin de disponer de información abundante para resolverlo.

3 EVALUAR LOS DATOS: Debe evaluar los datos clasificándolos en primarios y secundarios con el fin de
facilitar la definición del problema de forma objetiva.

4 DEFINIR EL PROBLEMA O LA OPORTUNIDAD: Debe convertir los datos primarios en información

real y procesable con el fin de establecer de forma clara la oportunidad por aprovechar o el problema a
resolver.

5 ESTABLECER ALTERNATIVAS: Debe ser capaz por si solo o con la ayuda de otras personas, de
proponer diversas alternativas de para aprovechar las oportunidades o solucionar el problema de forma que
permita alcanzar el objetivo o resultado deseado.

6 ELEGIR LA ALTERNATIVA OPTIMA: Debe elegir la alternativa más adecuada y que permita
alcanzar el objetivo deseado. Esto se hace calificando cada alternativa de forma cualitativa y cuantitativa
permitiendo elegir solo una, la que facilite el alcance del objetivo.

7 IMPLEMENTAR LA ALTERNATIVA ELEGIDA: Debe establecer un plan de acción en donde se

establezca que tarea se va a realizar para aplicar la alternativa elegida, quien será el responsable de
implementar o realizar la tarea, cuando se va a aplicar, como será la forma de aplicación, donde será
 FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACION
ESTUDIO DE CASO
MARIA TRINIDAD RUIZ OJEDA

efectuada y definir el porque será aplicada esa alternativa para informarla a las personas que se verán
afectadas por la implantación de esa alternativa.

CASO: EL CONFLICTO ENTRE LOS VENDEDORES

La empresa DISTRIBUIDORA MAR CARIBE SAS tiene como objeto social la representación y
comercialización marcas de licores embotellados tales como whiskeys, rones, vinos, aperitivos y cervezas
importadas en la ciudad de Barranquilla.

Fue fundada en el año 2015 y tiene 4 años de presencia en el mercado del consumo masivo de licores por lo
que se encuentra en pleno crecimiento. Por tal motivo las principales inversiones que los socios de la
empresa le han ordenado hacer al Gerente General señor Juan Perez, son en la parte de infraestructura de
bodegas para guardar los inventarios y en la parte de logística y distribución es decir operaciones, en forma
de compra de una flotilla de 5 camiones para hacerles llegar los productos a sus clientes.

Por lo anterior se ha descuidado un poco la inversión en recursos que deberían estar disponibles para las otras
áreas de la empresa como el área de personal, finanzas, mercadeo y gerencia. En el área de mercadeo y
específicamente en la división de ventas, la situación es muy preocupante porque se han estado presentando
retrasos en el ingreso de pedidos de los clientes y eso genera estrés y presión entre ellos.

La división de ventas esta con formada por un jefe de ventas, el señor Pedro Perez, que tiene a su cargo dos
supervisores de ventas, uno para zona norte de la ciudad y uno para la zona sur de la ciudad. Cada
supervisor de zona de ventas tiene a su cargo tres vendedores que manejan los tres canales de
comercialización de la empresa en el mercado, los cuales son canal 1 de hoteles y restaurantes, canal 2 de
discotecas, estancos de licores y bares, y el canal 3 que maneja tiendas y supermercados. En total existen 6
vendedores que salen todas las mañanas a las 9 am y deben regresar a la empresa a las 5 pm de la tarde para
proceder a ingresar al software o sistema de ventas, los pedidos del día para que facturación pueda
procesarlos al día siguiente a las 7am y generar las facturas de ventas y pasarlas a el área de distribución y
embarcar los productos en los camiones y que estos les lleguen a los clientes en un plazo máximo de 24 horas
después de haber efectuado el pedido a los vendedores.

Los vendedores deben llegar a las 5pm para tomar puesto en el único computador que ventas tiene disponible
para ellos en un espacio relativamente pequeño y se demoran en promedio 30 minutos o media hora para
ingresar los datos al sistema y no se pueden ir a sus casas hasta que ingresen los pedidos del día. Estamos
hablando de que se demoran ingresando datos desde las 5 pm hasta las 8 pm de la noche por lo que salen
tarde de la empresa. Esta situación se agrava cuando hay temporadas de ventas altas con pedidos mayores
como diciembre, días previos a carnavales y día de la madre o del padre, amor y amistad, etc.

Esto ha generado conflictos entre los vendedores, se ha deteriorado en clima organizacional de la empresa,
concretamente en el área de ventas, y se está perdiendo el espíritu de equipo y el sentido de pertenencia a la
organización por parte de los vendedores y ha recargado el trabajo de los supervisores de ventas.
 FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACION
ESTUDIO DE CASO
MARIA TRINIDAD RUIZ OJEDA

Cabe resaltar que el equipo de ventas tanto de supervisores como de vendedores está conformado por un
personal altamente calificado a nivel académico y de experiencia y que este tipo de conflictos no se
presentaba anteriormente cuando la empresa no tenía un volumen de ventas y operaciones significativo y el
equipo de la división de ventas era más reducido.

A usted como Jefe de Personal, encargado de la administración del recurso o talento humano, le han
encargado la responsabilidad de resolver esta situación mediante la aplicación del método del caso.

Método del caso leer y contestar las siguientes preguntas

1. En que consiste el método del caso

El método del caso consiste en aplicar una técnica que nos permitirá la resolución de un problema,
para ello debemos aplicar una serie de pasos secuenciales interrelacionados entre sí que nos llevaran
a tomar decisiones después de haberlas analizado y estudiado.

2. Para que sirve el método del caso

Método del caso es una herramienta útil para la solución de problemas o situaciones nos permite
elegir la alternativa que nos ayude a alcanzar las metas u objetivos. sirve para investigar y aprender
mejorar procesos.

3. Cómo se utiliza el método del caso: se utiliza de manera sistemática, analizando todos los enfoques
del problema o situación

4. Hacer un mapa conceptual o un dibujo ilustrando las 7 etapas del método del caso
FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACION
ESTUDIO DE CASO
MARIA TRINIDAD RUIZ OJEDA
 FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACION
ESTUDIO DE CASO
MARIA TRINIDAD RUIZ OJEDA

CASO DISTRIBUIDORA MAR CARIBE SAS

Empresa Mar Caribe S.A.S. empresa con 4 años de experiencia en el mercado de distribución, atienden 3
canales con 1 jefe de ventas, 2 supervisores ,6 vendedores y 5 camiones para realizar la actividad.
PERSONAL AREA MERCADEO

JUAN PEREZ

SUPERVISOR NORTE SUPERVISOR SUR

VENDEDOR 1 VENDEDOR 1
VENDEDOR 2 VENDEDOR 2
VENDEDOR 3 VENDEDOR 3

HORARIO DE TRABAJO ESTABLECIDO

8: 00 a.m REUNION DE VENTAS
9: 00 a.m SALIDA A CAMPO
12:00 m ALMUERZO
2:00:00 p.m. 2 TIEMPO LABORAL
6:00:00 p.m. SALIDA

1. Datos primarios:
 Mal ambiente laboral
 Congestión en la digitación de pedidos
 Recargo de trabajo a supervisores y vendedores
 Generación de horas extras
2. Dato secundario:
 Salidas tardes de los vendedores, en temporadas altas suele congestionarse mas
 Llegadas tardes a sus casas

Analizando este caso tenemos la oportunidad de generar procesos que nos permitan mejorar la digitación y
recepción de pedidos al área encargada.

Alternativa #1: Implementar un software o sistema de ventas en línea con los vendedores conectado que les
permita ingresar los pedidos en tiempo real, el cual traerá como beneficio que, si hay ruta disponible el
pedido y si se necesitará, el pedido podría despacharse el mismo día.
 FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACION
ESTUDIO DE CASO
MARIA TRINIDAD RUIZ OJEDA

Alternativa #2: Permitir al personal de ventas contacto telefónico o vía WhatsApp con el área de
facturación para que estos sean quienes tomen el pedido y digiten la orden de compra

Alternativa #3: Instalar un computador por canal es decir contar con 2 computadores.

En comunicación con la gerencia y los jefes de ventas se realiza un análisis de las alternativas, para elegir la
que nos ayude de manera efectiva y eficaz alcanzar los objetivos
 FUNDAMENTOS DE ADMINISTRACION
ESTUDIO DE CASO
MARIA TRINIDAD RUIZ OJEDA

Alternativa #1: La cual consiste implementar software: la empresa cuenta con esta herramienta, tendríamos
que invertir en equipos celulares que nos permitan instalar este sistema operativo.

Lineas telefonicas 6
plan telefonico $ 60.000
total costo mensual $ 360.000

Alternativa #2: La cual consiste implementar telemercadeo o vía WhatsApp: incurriríamos en el mismo
costo respecto a la alternativa 1.

Lineas telefonicas 6
plan telefonico $ 60.000
total costo mensual $ 360.000

Alternativa #3: La cual consiste implementar dos (2) computadores adicionales.

computador por canal 2

inversion $ 2,000,000
total inversion $ 4,000,000

Al momento de elegir la alternativa a implementar, analizamos el costo beneficio.

La alternativa 1 es la elegida, ya que contamos con el sistema operativo para realizar los pedidos, debemos
hacer una inversión en el equipo tecnológico que nos permita una comunicación en línea con el equipo de
ventas y a su vez esta traerá un gran beneficio como es la digitación de manera oportuna, comunicación
directa con el área de facturación y en caso de presentar un inconveniente se podrá dar soluciones en menor
tiempo.

Para esta se deberá: el personal tecnológico de la empresa deberá alinear con el área de facturación y
despacho al personal comercial quien a su vez recibirá una capacitación para la implementación de este
nuevo proceso en la venta.