TABLA DE CONTENIDO

OBJETIVOS INTRODUCCIN 1. RECURSOS INFORMATICOS 1. 1 1. 2 1. 3 1. 4 1. 5 1. 6 1. 7 1. 8 1. 9 COMPUTADORES APLICATIVOS (SOFTWARE) REDES DE INFORMACION IMPRESORA INTERNET CORREO ELECTRONICO FAX DIGITALIZACION TECNICAS DE REPRODUCCION

2. UTILES ELEMENTOS Y MOBILIARIO 3. LEGUISLACION PARA LA GESTION Y ADMINISTRACION DOCUMENTAL. 3.1 GESTION DOCUMENTAL 3.2 DOCUMENTO 3.3 DOCUMENTO DE ARCHIVO 3.4 DOCUMENTO ELECTRONICO DE ARCHIVO 3.5 COMUNICACIONES OFICIALES
4. CORRESPONDENCIA 5. CLASES DE DOCUMENTOS

5.1 PUBLICO 5.2 PRIVADO 6. UNIDAD DE CORRESPONDENCIA 6.1 CONCEPTO 6.2 OBJETIVOS 6.3 MISION

OBJETIVOS

Investigar las normas legales vigentes y de organizacin para establecer criterios y estructurar un procedimiento de clasificacin de los documentos. Establecer lineamientos que debe implementar un aprendiz Sena para la calidad administrativa del control de la organizacin de una Empresa. Elaborar estrategias para especificar buenas prcticas del manejo de los documentos y garantizar las labores administrativas para dar respuesta oportuna y eficaz,

INTRODUCCIN

El presente trabajo fue realizado con el fin de que todos los aprendices Sena podamos conocer detalladamente todas las herramientas que necesitamos para la organizacin de los diferentes documentos en un archivo, el cual nos habr ms fcil poder encontrar la documentacin necesaria en caso de poder desempearnos en alguna dependencia de una entidad publica, ya que las nuevas normas reglamentarias hace que podamos guardar los documentos de tal manera que estos no puedan ser adulterados, para en un tiempo ms tarde estos puedan ser ledos y sirvan de soporte fsico.

1 RECURSOS INFORMATICOS 1. 1 COMPUTADORES: Una computadora o computador, tambin denominada ordenador, es una maquina electrnica rpida y exacta que es capaz de aceptar datos atraves de un medio de entrada procesarlos automticamente bajo el control de un programa previamente almacenado, y proporcionar la informacin resultante a un medio de salida. 1.2 APLICATIVOS (SOFTWARE):
La aplicacin de software (aplicacin o aplicacin) es un programa informtico que tiene como objetivo ayudar a sus usuarios a realizar una tarea especfica, generalmente relacionada con el procesamiento de datos. Su naturaleza es diferente de otros tipos de software como sistemas operativos y herramientas relacionados con ellos, juegos y otro software ldico. Las aplicaciones de software se pueden dividir en dos clases generales: software de sistema y software de aplicacin EL SOFTWARE DEL SISTEMA son programas informticos que interactan con el ordenador de bajo nivel en un nivel muy bsico. Podemos citar como ejemplo el sistema operativo, el firmware (un ejemplo de firmware es el BIOS de la computadora),controladores de dispositivos y de interfaz grfica de usuario que permite al usuario interactuar con el ordenador. EL SOFTWARE DE APLICACIN (por lo general slo se refiere como Software) es un software que permite al usuario realizar una tarea especfica. Podemos citar varios ejemplos, tales como Microsoft Office, Internet Explorer, 1.3 REDES DE INFORMACION: Nuestra experiencia en el contexto de redes de informacin nos permite formular algunas ideas acerca de sus caractersticas y funcionamientos, as como resear de alguna forma aporto modelos y principalmente instrumentos de trabajo no solo para las actuales redes existentes en Colombia sino que tambin las propias redes de informacin con ya conformadas en otros pases,

La conformacin de redes de informacin se construye sobre la base de un acuerdo de cooperacin y su finalidad primaria es la de intercambiar informacin. Se detecta en la constitucin de redes de informacin cinco dimensiones, a saber: 1- La finalidad que hace que la red de informacin se nucleen bajo una red. 2- La transaccin predominante en la interrelacin entre las redes. 3- El tipo de participacin por parte de las redes entre si. 4- Su forma de gobierno 5- Su participacin.

1.4

IMPRESORA: Es un dispositivo de hardware que imprime texto o grficos en papel. Hay varios tipos de impresoras, incluyendo las LCD, LED, trmicas, de inyeccin de tinta y matriz de puntos pero la ms mutualizada son las impresoras lser.

1.5 INTERNET: Es un conjunto descentralizado de redes de comunicacin interconectadas que utilizan las familias de protocolos TCP/IP, garantizando que las redes fsicas heterogneas que la componen funcionen como una red lgica nica de alcance mundial; se origin en el ao de 1969 ; los servicios que mas se utilizan en la actualidad son World .Wide, Web( www,o la web).

1.6 CORREO ELECTRONICO: Es un servicio de red que permite a los usuarios enviar y recibir mensajes rpidamente denominados mensajes o cartas electrnicas, mediante sistema de comunicacin electrnico. Es una herramienta telemtica es decir, aquella herramienta basada en un conjunto de tcnicas y servicios que combinan las telecomunicaciones y la informtica y se constituye el correo de tercer milenio.

1.7

FAX:

Se denomina fax, por abreviacin de facsmile, a un sistema que permite transmitir a distancia por la lnea telefnica escritos o grficos (tele copia). Un fax es esencialmente un escner de imgenes, un mdem y una impresora combinados en un aparato especializado. El escner convierte el documento original en una imagen digital.

1.8

DIGITALIZACION:

La digitalizacin se aplica al proceso de pasar desde un formato fsico como puede ser el libro en papel o un fotolito hasta un fichero digital. Es un proceso clave, pues permite desvincular soporte y contenido cuando histricamente ambos han estado unidos. La irrupcin de las nuevas tecnologas en el sector y la oportunidad de comercializacin de contenido en mltiples soportes (ebook ,pod, papel, audio libro, web ....) hace muy recomendable a cualquier editor la digitalizacin completa de su catlogo.
1.9 TECNICAS DE REPRODUCCION

Los Archivos pueden ser sometidos a reproduccin con autorizacin previa del Jefe de la Divisin de Archivo y Correspondencia, para ello se cobrar de acuerdo a lo estipulado en la Resolucin Rectoral N 00543, del 4 de noviembre de 1999. El cobro de las fotocopias autorizadas se har a partir del folio veinte (20). Para el pago de las fotocopias el usuario deber cancelar UNICA Y EXCLUSIVAMENTE en las cajas de la Divisin Administrativa y Financiera de la sede, ubicadas en el primer piso de la Torre de Enfermera, ala oriental; o en la Tesorera de la Universidad, oficina 357, ubicada en la Torre Administrativa Uriel Gutirrez. Con el desprendible del recibo de pago, que se adjuntar al formato de atencin al usuario, se proceder a reproducir el documento requerido.

2. UTILES ELEMENTOS Y MOVILIARIO Todos sabemos que el mobiliario de oficina es un componente esencial para crear el ambiente de cualquier oficina en el hogar o en empresas, pero saba usted que el mobiliario de oficina podra ser un factor en el aumento de la productividad, as como proporcionar la comodidad? Si el espacio de oficina es adecuadamente diseado, equipado con el mobiliario de oficina apropiado, invita a los trabajadores a un entorno visualmente agradable en el que pueden tener acceso fcilmente a todas las herramientas de uso frecuente del comercio y terminar sus tareas con la menor cantidad de esfuerzo fsico requerido. .- Escritorio .- Archivero. Estantera para libros. Mesas de trabajo

Sillas y sillones de espera Telefono Fax Computadoras Impresoras Fotocopiadora Escner Equipo para proyeccin de video Sellos A-Z tamao oficio Cosedora Legajadores de cartn Ganchos plsticos Resaltadores Tigueras Perforadora Lapiceros Cajonera (para guardar los documentos)

3. LEGUISLACION PARA LA GESTION Y ADMINISTRACION DOCUMENTAL CONCEPTO: Conjunto de instrucciones en las que se detallan las operaciones para el desarrollo de los procesos de la gestin documental al interior de cada entidad tales como la produccin, la recepcin distribucin, tramite, organizacin, consulta y disposicin final del documento que para las anteriores atapas del manejo de los documentos son basadas en la ley 594 del 2000

3.1

GESTION DOCUMENTAL:

Conjunto de actividades administrativas y tcnicas tendientes a la planificacin, manejo y organizacin de la documentacin producida y recibida por las entidades, desde su origen hasta su destino final, con el objeto de facilitar su utilizacin y conservacin 3.2 DOCUMENTO .Es todo aquello que contiene informacin, independientemente de su soporte

fsico y que abarca todo lo que puede transmitir el conocimiento humano. Documento es todo aquel objeto utilizado por los seres humanos para fijar una

informacin y que acta como la memoria de actos, acciones, pensamientos, creaciones e imgenes.
Tipo documental Unidad de informacin contenida en los documentos. Se clasifica en simple y compuesto: Simple: Formado por un solo tipo documental, cuyo contenido mantiene una unidad de informacin. Ejemplos: el oficio, la carta, el memorando, un libro de registro, un libro de caja, recibo, etc. Compuesto: Formado por dos o ms tipos documentales que se sustentan entre si y cuyo contenido mantiene una unidad de informacin. Se le conoce comnmente como expediente. Ejemplos: el comprobante de pago, trmites para licencias, etc.

3.3

DOCUMENTO DE ARCHIVO

Es el registro de informacin recibida o producida por una persona o entidad en razn de sus actividades o funciones, que tiene valor administrativo, fiscal, legal, econmico, cientfico, histrico o cultural y que debe ser objeto de conservacin. Archivo General de la Nacin

3.4

DOCUMENTO ELECTRONICO DE ARCHIVO

Entendido como un conjunto de documentos producidos, recibidos o reunidos por una persona fsica o jurdica de modo involuntario, natural y es montane en el transcurso, y como apoyo, de su actividad de la que es testimonio, haciendo uso de la electrnica, que se conservan y trasmiten tambin mediante medios electrnicos en depsitos de conservacin permanente tras efectuar una seleccin a partir de la identificacin y valorizacin de las series, con medidas de autentificacin y de preservacin adecuada y con una organizacin respetuosa con su modo de produccin, con el fin como de permitir su acceso y uso tambin mediante las tecnologas de la informacin. 3.5 COMUNICACIONES OFICIALES

Es el procedimiento por medio del cual se ingresan en los sistemas manuales o automatizados de correspondencia, todas las comunicaciones producidas o recibidas, registrando datos tales como:- nombre de la persona o entidad remitente o destinataria,nombre o cdigo de la dependencia competente,- numero de radicacin,- nombre del funcionario responsable del trmite y- anexos. Oficios Es una comunicacin oficial escrita que, por su naturaleza, es externa y se utiliza principalmente para dar un mensaje, suministrar informacin, consultar o enviar una respuesta a otras entidades o personas naturales o jurdicas, sobre asuntos especficos relacionados con las actividades de competencia de quien las expide.

Actas Documento en el que consta lo sucedido, tratado, o acordado en una reunin. Las actas se levantarn en relacin con las actividades de la junta directiva, de los consejos, de los comits, de las comisiones, o en cualquier actividad administrativa que as lo amerite. Informes un informe es el documento que se caracteriza por contener informacin que refleja el resultado de una investigacin o de un trabajo, adaptado al contexto de una situacin determinada. Por lo general, el propsito del informe es, obviamente, informar.

Resoluciones Son actos administrativos de carcter general o particular, expedidas de acuerdo con las facultades legales que la ley o los reglamentos conceden y pueden ser, a su vez, externas o internas. Las externas reglamentan y desarrollan la aplicacin de disposiciones sustantivas contenidas en decretos y hacen referencia a aspectos tcnicos o de interpretacin. Las internas tienen por objeto dar cumplimiento a funciones de carcter administrativo, cuya facultad radica esencialmente en el Director General y en el Secretario General Formatos Cuando hablamos del formato de un texto nos estamos refiriendo a las cuestiones que tienen que ver con el aspecto del texto, con la presentacin del documento el cual tiene unas caractersticas predeterminadas. Comunicaciones Urgentes Se llaman comunicaciones urgentes aquellas que transmiten rdenes, noticias o avisos en el menor tiempo posible.

CORRESPONDENCIA

La palabra correspondencia se deriva de correo, se refiere a el que corre y se remonta a pocas en que los portadores de noticias eran verdaderos atletas Se conoce como correspondencia, a la comunicacin por escrito entre dos o ms personas. La correspondencia implica el intercambio de cartas: la persona que enva la comunicacin es el remitente, mientras que quien la recibe es el destinatario Por lo general, la nocin de correspondencia se utiliza para nombrar al intercambio de cartas impresas, que se trasladan dentro de un sobre. El nombre y la direccin del destinatario se escriben en el frente del sobre, mientras que los datos del remitente se registran en el reverso. Correspondencia, de todas formas, puede ser el intercambio de correos electrnicos o emails. En este caso, la comunicacin es virtual y digital. La correspondencia suele asociarse a un intercambio privado, donde una persona A le escribe a una persona B y sta le responde. En algunos casos, sin embargo, la correspondencia se vuelve pblica, ya sea por voluntad de los involucrados (con una carta abierta) o por la fama de estos .historia de la correspondencia. La historia de la correspondencia comienza desde los tiempos ms antiguos. El hombre siempre ha necesitado transmitir informacin y ha buscado diversas formas de comunicar mensajes a distancia.

5 CLASES DE DOCUMENTOS

La correspondencia presenta una variedad de formas con caractersticas propias; por tanto, dados su importancia, es necesario realizar una clasificacin que permita conocer la finalidad de cada uno. Por el destino: Pblicas y Privadas 5.1 Publicas: contienen informacin general a travs de medios de comunicacin (prensa, radio, TV, Carteleras, pancartas.) 5.2 Privadas: Tratan de informacin de inters y carcter particular comercial y oficial.

6 UNIDAD DE CORRESPONDENCIA

6.1

CONCEPTO: Son todas las comunicaciones de carcter privado que llegan a las entidades, a ttulo personal, citando el cargo del funcionario no generan trmites para las instituciones Es una oficina o departamento donde se reciben, clasifican, radican, registran y entregan los documentos y comunicaciones internas y externas, tanto para los jefes y funcionarios de las diferentes dependencias

6.2 OBJETIVOS: organizar, clasificar y agilizar que la correspondencia de cada una de las reas o de pendencia sea suministrada de manera fcil y rpida. con esta organizacin optimizamos tiempo, y haremos ms eficiente nuestra labor.

6.3

VISION

Gestionar los procesos y programas de gestin documental para promover la conservacin adecuada de toda la documentacin escrita (todos los papeles), facilitando y gestionando de forma eficaz su uso oportuno, mediante la utilizacin de procedimientos y operaciones archivistas