Actividad N 2

LOS ARCHIVOS Y LAS NUEVAS TECNOLOGÍAS DE LA INFORMACIÓN

Las tecnologías han revolucionado el acceso a la

información tanto en la vida cotidiana, como en el
desarrollo de las instituciones. Lo anterior ha iniciado
una nueva era al permitir la comunicación simultanea
de manera global, pero existen términos que son
necesarios conocer para lograr un manejo adecuado de
las tecnologías actuales y su aplicación en el manejo de archivos.

Situación de los archivos: La falta de inversión en las áreas de archivo de las diferentes
instituciones del país representa un impedimento para la implementación de tecnologías
que mejoren el manejo de la información presente en dichos documentos.

Archivo tradicional: Los archiveros han desarrollado técnicas estructuradas para la

conservación y catalogación de los archivos. Entre estos métodos se encuentran la
administración de archivos, la organización, la descripción selección y conservación de
documentos, el uso de catálogos, índices y muchas otras herramientas.

Archivo moderno: Actualmente el archivero moderno utiliza los medios tecnológicos para
agilizar su labor. Sin embargo, estos procedimientos, están estrechamente ligados a los
principios de la archivística los cuales rigen desde el siglo XIX. Estos principios son el de
procedencia y el de respeto al orden original que permiten el manteniendo y la
actualización continua de los archivos.

Como punto de reciprocidad entre el archivero tradicional y el archivero moderno se

encuentra que “ambos organizan los documentos en el
soporte que se encuentren. Con ello contribuyen a la
historia de los pueblos, perpetuando como testimonio el
devenir de las organizaciones y de los individuos, de tal
forma que la información contenida en los documentos esté al servicio del Estado, los
investigadores y los ciudadanos.” (Rossini).

Del soporte papel al electrónico: La aparición de los medios digitales a generado que las
instituciones se hayan encaminado hacia la modernización de sus procedimientos en el
manejo de sus archivos. Sin embargo, lo anterior no ha desplazado por completo el uso del
papel que sigue siendo de vital importancia en el registro de la información.

LAS NUEVAS TECNOLOGÍAS Y SU APLICACIÓN A LA GESTIÓN

DOCUMENTAL

Estás tecnologías son aquellas que permiten la descripción y automatización de cada uno de
los procesos relacionados con la documentación y que se sustentan en diferentes medios
tecnológicos. La implementación de estos recursos tecnológicos representa una indiscutible
mejora en las funciones administrativas de las empresas.
 Tecnologías para la normalización

Para las tareas de descripción es necesaria la normalización. Los objetivos de la

normalización archivística son la cooperación y la comunicación, entre profesionales y los
usuarios.

Descripción: existe una guía general para la elaboración de descripciones archivísticas que
contiene reglas tecnológicas generales para la descripción, que se pueden aplicar a
cualquier tipo documental y soporte físico de la documentación. Igualmente existen
diferentes organismos internacionales encargados de elaborar normas flexibles para adecuar
las prácticas archivísticas.

Soportes electrónicos

El uso del documento electrónico ha generado un cambio en los trabajos archivísticos y en

los procesos de organización, por ello es necesario poseer conocimientos sobre las

características que poseen los diferentes soportes electrónicos.

Disquete: Capacidad de almacenamiento mínima de 1.5 Mb o 285 p.

Discos ZIP: Almacenamiento de 250 Mb o 50,892 p.

Disco duro: Capacidad de almacenamiento muy grande hasta 60 Gb.

CD- Roms: Capacidad de almacenamiento muy grande hasta 650 Mb.

DVD: Capacidad de almacenamiento muy grande hasta 650 Mb.

HARDWARE Y SOFTWARE: El hardware puede definirse

como la parte física del medio electrónico. Por contraparte el
software es el sistema intangible que permite el funcionamiento de
dichos medios.
El ordenador personal: La computadora ha permitido la automatización paulatina de
algunas de las tareas archivísticas, desde la elaboración de informes y estadísticas pasando
por el control de préstamos y transferencias hasta la automatización de los instrumentos de
descripción y la posibilidad de contar con programas informáticos para la gestión integral
de los documentos.

La digitalización: Consiste en la captura de la

información y su transformación a formato digital.

La Microfilmación: Consiste en tomar una foto de cada

uno de os documentos y conservarlos.

Las Redes

Las redes más representativas son el correo electrónico, la intranet y el internet. Internet es,
principalmente, la fuente de información más actualizada e inmediata de que disponemos
actualmente.
 EL SOPORTE INFORMÁTICO COMO MEDIO DE CONSERVACIÓN
DOCUMENTAL

Los soportes informáticos representan una herramienta fundamental para la labor del
archivista, por ello también es de suma importancia estar actualizado en cuanto a la vida
útil de los implementos utilizados en el trabajo de archivar documentos. Se debe tener en
cuenta para la conservación documental la vida útil de los equipos, la perdurabilidad y
conservación de la información en los nuevos soportes, la confiabilidad, seguridad y protección de
la información y la legalidad de los documentos electrónicos.

Para finalizar es importante referenciar que “No existe el soporte electrónico que nos permita
deshacernos del soporte tradicional en forma definitiva.” (Rossini). Esto indica que, si bien las
herramientas tecnológicas juegan un papel fundamental en las nuevas prácticas archivísticas, el
conocimiento de las prácticas tradicionales es necesario para el adecuado manejo de la
documentación. Lo anterior indica que lo mejor para desarrollar una labor archivística eficaz es la
utilización adecuada de medios electrónicos y técnicas tradicionales.

HARDWARE PARA LA DIGITALIZACIÓN

Los equipos de hardware más usado para la digitalización documental son:

 Equipos de impresión en cama plana: Con estos equipos se puede imprimir tanto
para exterior como para interior teniendo grandes resultados de calidad y
durabilidad gracias a la tinta UV y al curado instantáneo.
Algunos ejemplos: Impresoras industriales, impresora DGT y mesas de corte para
cartón corrugado.
 Equipos con alimentador automático: Permiten escanear y por lo tanto copiar e
imprimir documentos de múltiples páginas. Su velocidad se mide por número de
páginas por minutos y la resolución máxima en la que pueden escanear.
 Algunos ejemplos: Impresoras, máquinas fax y fotocopiadoras grandes.
 Scanner para transparencias: Se utiliza para digitalizar diapositivas, negativos
fotográficos. Se puede trabajar con varios formatos de película diferentes. Tiene una
calidad mayor a la que ofrecen los scanner planos.
 Características de la cámara digital: Posee megapíxeles que son el número de
puntos por imagen. Actualmente una calidad alta equivale a 12 megapíxeles. Otras
de sus características son la calidad del sensor y su sensibilidad. Igualmente, el
enfoque y la velocidad de disparo, así como la calidad de grabación de vídeo.

Guía para empresas principiantes en la digitalización de documentos

La digitalización de documentos es vital importancia para la conservación de la

información. Igualmente facilita la consulta documental y rompe barreras procedimentales
y espaciales.

Tips para efectuar el proceso de digitalización adecuadamente

1. Identificación del documento: Se refiere a la

selección de la información que se requiere
digitalizar.
2. Clasificación de documentos: Permite definir de
forma concisa cómo se va a realizar el proceso de
captura de imagen del archivo, de manera unitaria
o por lotes.
3. Preparación del documento: Es la primera etapa en el escaneo de documentos que
contempla los siguientes parámetros para su correcto archivo o uso futuro:
 Depuración. Visualización para la eliminación de documentos duplicados.
 Revisión para la remoción de objetos, rayones o suciedad que tenga la información,
y que pueda dificultar su lectura.
 Corrección de plano. Se necesita para eliminar cualquier arruga o doblez
presente.
 Unificación de rasgaduras o cortes. Es tratar de unir cada corte o rasgaduras que
se puedan presentar debido a la mala manipulación del papel.
 Foliación. Esto consiste en enumerar cada uno de los ejemplares a digitalizar para
llevar el debido orden cronológico de uno a otro.
 Conservación. Contempla la forma en que deben ser resguardados los
originales en sus respectivos archivos al terminar el proceso de digitalización.
4. Capture: En esta fase se realiza propiamente el escaneo de la documentación
preparada.
5. Control de calidad: Se revisa de manera minuciosa la imagen escaneada para saber
si es fiel copia del original y si se cumplió con los pasos requeridos.
6. Selección de los medios digitales donde se archivará cada documento escaneado
para su posterior consulta.