UNIVERSIDAD NACIONAL DE TRUJILLO

FACULTAD DE CIENCIAS SOCIALES

ESCUELA PROFESIONAL DE HISTORIA

ARCHIVÍSTICA
VI CICLO

LOS DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS Y LOS ARCHIVEROS

AUTOR(A)

Minchola Zavala, Jhan Carlos

TRUJILLO-PERÚ

2023
LA DIGITALIZACIÓN A DOCUMENTOS ELECTRÓNICOS COMO MEDIDA
DE CONSERVACIÓN EN LOS ARCHIVOS

Jhan Carlos Minchola Zavala

I. INTRODUCCIÓN

Con el pasar de los años los seres humanos han ido dejando huella de tras los
diversos acontecimientos en los cuales han sido partícipes. Un ejemplo práctico
de ello lo podemos ubicar en las moradas cavernosas que fueron habitadas los
primeros hombres, pues allí reflejaron sus acciones diarias, como la caza,
mediante dibujos en las paredes, los cuales representan el inicio del registro de la
memoria humana, tal como lo indica Lodolini (1995), al afirmar que el registro
de la memoria tiene unos orígenes remotos, ya desde el mismo momento del
nacimiento de los primeros grupos sociales, en época prehistórica o
protohistórica, incluso antes de la invención de la escritura.

Por otro lado, el origen de la escritura permitió al hombre comunicar y

registrar sus actos en soportes perdurables (Montilla, 2013), sean estos en
tablillas, papiros, pergaminos, papel, etc., y con ello consiguió transmitir los
acontecimientos, sus ideas, sus acciones, etc., y a su vez resguardarlos del paso
del tiempo. Con este fin es que se da lugar a la creación de un soporte que sea
capaz de perdurar por un espacio de tiempo muy prolongado; es así como se crea
el papel como soporte material cumpliendo de manera eficaz con el objetivo que
se perseguía hasta el día de hoy.

Actualmente nos enfrentamos a la problemática del deterioro y mal manejo de

los documentos físicos. Debido a ello, diversas investigaciones a lo largo de los
últimos años han intentado crear el soporte adecuado que permita un resguardo
mucho mayor de la información que hay en los millones de documentos físicos
existentes, esto llevo a la utilización de los soportes digitales como el CD, el
disco duro y la memoria USB por mencionar algunos, sin embargo, debido a que
estos soportes tienden a tener una vida media muy baja obligando de esta manera
a emigrar cada cierto tiempo a un nuevo soporte digital es que se sigue
investigando el crear un soporte ideal que cumpla con el objetivo de una
durabilidad muy alta. Los resultados finales son bien esperados por la gran
cantidad de archiveros en el mundo, puesto que como guardianes de la
información y de los documentos físicos, tienen mayor interés en protegerlos.

Por otro lado, debido al constante deterioro de la documentación física en

papel y con la intención de aumentar el acceso a la información a más personas,
se ha pasado a la utilización de documentos electrónicos, los cuales permiten a
los archiveros conservar y gestionar de una manera eficiente la información
contenida en los distintos soportes y a su vez permite a los usuarios tener un
mayor alcance a dicha información. Es así que, mediante la Descripción
Archivística Codificada que consiste, según Jaén (1992) en una codificación
normalizada para instrumentos de descripción, que permite su conversión en
documentos electrónicos en formato SGLM (Standard General Markup
Languaje) con el fin que puedan ser dispuestos y consultados a través de
Internet.

Entonces, a raíz de lo anteriormente escrito, cabe señalar que nos

encontramos ante una nueva etapa dentro de la Archivística, cuyo éxito
dependerá de los resultados obtenidos a través de los múltiples usuarios y
archiveros que manipulan estos documentos. Por lo tanto, ¿Cuál sería la medida
a tomar para asegurar una mejor conservación de los documentos físicos y
permitir un mayor acceso de la información a los usuarios de los archivos? En
base a los últimos avances tecnológicos, la digitalización de los documentos
físicos hacia documentos electrónicos mejoraría la capacidad de conservación de
los archivos físicos, además de facilitar el acceso a éstos por parte de los
usuarios de los archivos. Es así que el digitalizar a documentos electrónicos
previene el deterioro de los documentos ocasionados por el contacto directo, así
como ayudar a reducir los gastos de mantenimiento y facilitar un acceso más
fluido a los usuarios de los archivos.
II. CONTENIDO

Actualmente existe una problemática acerca del deterioro de los documentos

en soporte de papel debido a muchos factores, ya sean estos ambientales,
biológicos, sociales o catastróficos. Por lo tanto, con el objetivo de salvaguardar
los fondos documentales en los archivos es necesario tomar la medida de
digitalizarlos, lo que consiste en convertir un documento en soporte papel o en
otro soporte no electrónico en uno o varios ficheros electrónicos que contienen
la imagen codificada, fiel e íntegra del documento (Heredia, 2011), lo que
permite facilitar el acceso a la documentación por parte de los archiveros y los
usuarios, además de mejorar su conservación al proporcionar un mayor control
sobre los fondos.

Otro problema que se observa en los diferentes archivos es la falta de espacio

para el almacenamiento y resguardo de una gran cantidad de documentación, lo
que trae como consecuencia que muchos fondos queden amontonados en un solo
espacio sin que estos puedan ser organizados o puestos a una óptima
conservación, ocasionando el riesgo de que toda esa documentación se deteriore
con mayor prontitud. Por otro lado, se restringe el acceso y la difusión de dichos
fondos hacia la población, puesto que el contar sólo con documentos físicos, el
rango de acceso sólo será posible para los usuarios que vivan en la misma
ciudad. Es por ello que implementar el proceso de digitalización en los archivos
supondrá en primer lugar una mejor capacidad de almacenamiento, pues, las
ventajas de contar con un soporte electrónico es que ocasiona una mejora en la
capacidad de resguardo y en la facilidad de acceso, además de permitir que no
solo la transmisión de un documento a larga distancia sino que también permitir
la consulta múltiple de varios usuarios a la vez de un mismo documento,
impidiendo además el deterioro provocado por el manejo directo (Heredia,
1991).
 En cuanto a la utilización de los documentos por parte de los usuarios de los
archivos, éstos necesitan tener una mayor facilidad para tener acceso a la
numerosa documentación, además de evitar el mal manejo que suele existir por
parte de algunos usuarios. Según Carballo (2004), el uso y manipulación de los
fondos por parte de personas ajenas al archivo no siempre se hace de una forma
responsable y cuidadosa; sin contar con los actos violentos en contra de estos o
los robos de los documentos para el provecho económico. Por lo tanto, tener en
funcionamiento una plataforma virtual que permita a los usuarios poder acceder
a los archivos digitalizados permitirá que los documentos físicos sólo sean
manipulados por el personal autorizado, en este caso los archiveros. Por otro
lado, el contar con una digitalización de los fondos permite a los archiveros
ahorrar tiempo al no tener que buscar un determinado documento en los
archivadores, pues podrá localizarlos fácilmente a través de su ordenador en
cuestión de segundos.

Finalmente, un factor importante a tener en cuenta al momento de establecer

una digitalización de documentos en papel a documentos electrónicos en un
archivo es el coste que se efectuará para poder establecer si es viable el proyecto.
Debido a la especialización de la tecnología que permite una digitalización de
documentos de manera más eficiente el gasto a corto plazo será enorme, pues se
deberá contar con máquinas especiales de digitalización, un software especial
para esta función, la adquisición de un espacio de almacenamiento virtual, etc.,
sin embargo, a pesar de los grandes costes iniciales, a largo plazo los gastos irán
descendiendo ya que se irá minimizando el coste por el uso de almacenes y
archivos, también disminuye costos de logística por el traslado documentario, así
como una reducción en el costo de papeleo, etc.

III. CONCLUSIONES

- La digitalización a documentos electrónicos es una medida óptima para

prevenir el deterioro de los documentos en papel debido a varios factores, lo que
asegura una mejor conservación de los fondos documentales.
- El contar con un almacenamiento virtual permite una mejor optimización del
espacio de un archivo, así como mejorar el control de la documentación por
parte de los archiveros; además, que permite una mayor difusión de los
documentos electrónicos a zonas mucho más alejadas y proporcionar que sean
consultados por varios usuarios al mismo tiempo sin dañar los documentos en
papel.

- Tener disponible una plataforma virtual con la documentación de un archivo

permite a los usuarios un acceso mucho más fluido a los archivos documentales,
evitando así que los fondos sean deteriorados o robados por un mal manejo.

- A pesar del gran coste inicial que significa el proyecto de digitalización en un

archivo, a largo plazo es viable debido a la disminución de los gastos de
mantenimiento y logística.

IV. REFERENCIAS BIBLIOGRÁFICAS

CARBALLO A. (2004) El papel de la “conservación documental” como

disciplina al servicio de los profesionales de la Documentación. Universidad
Complutense de Madrid, España.

HEREDIA A. (1991) Archivística general: Teoría y práctica. Sevilla.

HEREDIA A. (2011) Lenguaje y vocabulario archivísticos. Algo más que un

diccionario. Sevilla: Andalucia. Consejeria de Cultura.

JAÉN, L. (1992) Los retos de los archivistas en el nuevo milenio.

LODILINI, E. (1995) El archivo del ayer al mañana. Boletín ANABAD.

MONTILLA L. (2013) Estado de desarrollo de la archivística clásica hasta los

años 30 del siglo XX. Biblios.

SANZ C, I. (2017) Transformación en Archivos: un recorrido de la tecnología

tradicional a la tecnología digital. Universidad de Extremadura.