MIPG

Modelo Integrado de Planeación y Gestión

Información y Comunicación

SUBDIRECCIÓN DE PROYECCIÓN INSTITUCIONAL -ESAP-

 MIPG
Modelo Integrado de Planeación y Gestión

Escuela Superior de Administración Pública Dimensión Información y

ESAP. comunicación

Pedro Medellín Torres Autor

Director Nacional Andrés Merizalde

Fernando Guzmán Rodríguez Corrección de estilo, acompañamiento

Subdirector Académico pedagógico, diseño instruccional, diseño
gráfico y virtualización.
Jairo Díaz Pinzón
Subdirector de Alto Gobierno Equipo Componente 1
Fortalecimiento del proceso de
Mauricio Vasco Moscovith capacitación virtual
Subdirector de Proyección Institucional Proyecto ESAP – CMA

Ruby Maritza Gerena Useche Fecha última versión

Jefe Departamento de Capacitación Julio 2019

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citados y presentados en este curso sean verídicos y que correspondan; sin embargo, y
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 Modelo Integrado de Planeación y Gestión
Información y Comunicación

CONTENIDO
Resumen de la unidad didáctica. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 5

Palabras clave . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

Competencia. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 6

Tema 1. Generalidades de la Dimensión Información y Comunicación . . . . . . . 7

Tema 2. Política Gestión Documental. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 10

Componente estratégico.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 11

Componente de la administración de archivos.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

Componente documental.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 12

Componente tecnológico. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

Componente cultural.. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 13

Tema 3. Política de transparencia, acceso a la información pública

y lucha contra la corrupción . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 16

Transparencia activa. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 17

Transparencia pasiva. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

3
 Modelo Integrado de Planeación y Gestión
Información y Comunicación

Seguimiento al acceso a la información pública . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 18

Divulgación política de seguridad de la información y de protección

de datos personales . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 19

Gestión Documental para el acceso a la información pública. . . . . . . . . . . . . . 20

Instrumentos de gestión de la información . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

Índice de información reservada y clasificada. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

Esquema de publicación de información. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

Registro de activos de información. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 21

Programa de gestión documental. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22

Criterios diferenciales de accesibilidad

a la información pública. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 22

Conocimientos y criterios sobre transparencia y acceso a la información pública. . . 23

Glosario. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 29

Referencias. . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . . 31

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 Modelo Integrado de Planeación y Gestión
Información y Comunicación

Resumen de la
unidad didáctica

La quinta dimensión del Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG), Información y Comu-
nicación, está sustentada básicamente en dos políticas: la de Gestión Documental y la de Trans-
parencia, Acceso a la Información Pública y Lucha Contra la Corrupción, con las cuales se le da
alcance al flujo de información interna y externa, siempre soportada en los documentos físicos,
electrónicos, audiovisuales y demás, que una vez identificados se convierten en una herramienta
indispensable para generar las acciones necesarias, ya sean de identificación, planeación, imple-
mentación o mejoramiento de cualquiera de los aspectos allí identificados y que serán primero
autoevaluados en los autodiagnósticos, y más adelante serán soportados en el Formulario Único
Reporte de Avances de la Gestión (FURAG).

La información y comunicación tiene un valor

muy importante en el MIPG, ya que le da la re-
levancia por ser uno de los factores indispensa-
bles de cualquier entidad, teniendo en cuenta
que es el soporte del conocimiento generado y
de la historia.

El contenido de la presente unidad didáctica se

centra en la explicación detallada de los com-
ponentes que conforman las dos políticas, Ges-
tión Documental y Transparencia, Acceso a la
Información Pública y Lucha Contra la Corrup-
ción, que estructuran la dimensión Información
y Comunicación.

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 Modelo Integrado de Planeación y Gestión
Información y Comunicación

Palabras clave

►►información

►►comunicación

►►gestióndocumental
►►transparencia activa

►►transparencia pasiva

Competencia
Comprende el adecuado flujo de información y
comunicación interna y externa, identificando los
diversos componentes que hacen parte de las dos
políticas, y como estas se articulan con todas las
dimensiones del modelo, siendo transversal y funda-
mental para el correcto desarrollo, fortalecimiento y
estructura de cualquier entidad del Estado, partien-
do del principio de transparencia y comunicación
hacia la ciudadanía en general.

TEMA 1
Generalidades de la Dimensión
Información y Comunicación
La Ley 1712 de 2014, por la cual se crea la Ley de
Transparencia y del Derecho de Acceso a la In-
formación Pública, define la Información como
“un conjunto organizado de datos contenidos
en cualquier documento que los sujetos obli-
gados generen, obtengan, adquieran, transfor-
men o controlen”. Asimismo, Andrade (2005)
define la comunicación como “el conjunto total
de mensajes que se intercambian entre los inte-
grantes de una organización, y entre esta y sus
diferentes públicos externos”.
Con el fin proporcionar información pertinente
a los ciudadanos que son atendidos en cada una
de las entidades públicas y teniendo en cuenta
el cumplimiento de su misión, en el que se de-
muestren resultados de forma transparente, se
deben tener en cuenta 3 factores importantes:
7
Modelo Integrado de Planeación y Gestión
Información y Comunicación
1.  Identificar y gestionar la información
externa: todos los datos que la entidad
gestiona con entes externos, ciudadanía
en general y grupos de valor.
2.  Identificar las fuentes de información
externa: caracterizar los ciudadanos y
grupos de interés, que tienen relación
con la información a la entidad. Además
de estudios y otras fuentes que puedan
aportar a la entidad.
3.  Identificar y gestionar la información y
comunicación interna: la correcta ges-
tión de la información generada al interior
de la entidad debe ser una de las bases
fundamentales en la planificación de la
entidad, ya que, al tener sistemas de in-
formación, de gestión robustos, canales

de comunicación que fluyan y una cultura
organizacional transparente, las entida-
des podrán responder adecuadamente a
los objetivos misionales de la misma.
A continuación, se presenta un resumen con in-
formación de los componentes y de cada una
de las políticas:
1.  La Política de Gestión Documental está
constituida por 4 aspectos fundamentales:
• Estratégico: comprende la planeación
estratégica de la gestión documental,
desde la generación de la política ar-
chivística de la entidad, hasta el segui-
miento, evaluación y mejora de todos
los instrumentos, recursos y estrategias
desarrollados en este tema.
• Documental: gestión de todos los do-
cumentos que la entidad tenga bajo su
poder, ya sean creados o recibidos, con
el fin de crear, mantener y disponer du-
rante todo su ciclo vital.
• Tecnológico: administración de los do-
cumentos de manera electrónica, bus-
cando sistemas de información que ge-
neren trazabilidad y control de todos los
archivos de la entidad.
• Cultural: comprender e interiorizar por
parte de los servidores públicos, la im-
portancia de la cultura archivística y la
8
Modelo Integrado de Planeación y Gestión
Información y Comunicación
gestión documental, como memoria ins-
titucional, canal de comunicación e in-
formación y gestión del conocimiento.
2.  La Política De Transparencia, Acceso A
La Información Pública Y Lucha Contra
La Corrupción comprende los siguientes
componentes:
• Transparencia activa: divulgar información
relacionada con la gestión de la entidad.
• Transparencia pasiva: responder de mane-
ra clara a las solicitudes de la ciudadanía.
• Seguimiento acceso a la información públi-
ca: avances, retrocesos o estancamientos
en el cumplimiento de la Ley De Transpa-
rencia Y Acceso A La Información Pública.
• Divulgación política de seguridad de la in-
formación: la entidad publica y divulga los
lineamientos en seguridad de la informa-
ción y protección de datos.
• Gestión documental para el acceso a la
información pública: todo el proceso do-
cumental desde su inicio hasta su destino
final, generando modos de acceso a los
mismos tanto interna como externamente.
• Instrumentos gestión de la información:
la entidad construye, publica y divulga
los instrumentos necesarios para gestio-
nar la información.
 Modelo Integrado de Planeación y Gestión
Información y Comunicación

• Criterios diferenciales de accesibilidad a la información pública: se refiere a las pautas para el

acceso de la información de las poblaciones con discapacidad, comunidades étnicas que no
hablen español o demás factores diferenciales.

• Conocimientos y criterios sobre transparencia y acceso a la información pública: consiste en

el conocimiento que los funcionarios tienen sobre la Ley de transparencia y el acceso a la
información pública.

En el desarrollo de la siguiente unidad, se ampliará la explicación de los componentes que hacen

parte de las dos políticas fundamentales que soportan esta dimensión.

Mér
ito e integridad
Va
lo re s , u ra l
Transp C u lt
arencia y Cambio

Figura 1. Dimensión 5: Información y Comunicación.

Fuente: Función Pública, 2018

9
 Modelo Integrado de Planeación y Gestión
Información y Comunicación

TEMA 2
Política Gestión Documental

Esta política proporciona los lineamientos y directrices para que la gestión documental y adminis-
tración archivística de la entidad sea eficiente, bajo unos lineamientos de defensa de los derechos,
promoción de la transparencia y acceso a la información pública.

La gestión documental no debe ser exclusivamente un tema de la dependencia encargada del ar-
chivo de la entidad, sino que debe ser un proceso integral e intrínseco en todas las dependencias,
e interiorizado en la cultura organizacional. Esta gestión parte de los principios normativos conte-
nidos en la Ley 594 del 2000, la cual define que “Es una obligación del Estado la administración de
los archivos públicos y un derecho de los ciudadanos el acceso a los mismos, salvo las excepciones
que establezca la ley”. Con lo cual se deja claro, que el Estado en cabeza del Archivo General de la
Nación deberá velar por el correcto almacenamiento y gestión de todos los documentos genera-
dos o que ingresaron por algún canal a la entidad. De igual manera, “El Estado propugnará por el
fortalecimiento de la infraestructura y la organización de sus sistemas de información, establecien-
do programas eficientes y actualizados de administración de documentos y archivos” (Ley 594,
2000), estableciendo que la gestión documental incluye documentos convencionales (en papel),
electrónicos, audiovisuales, y muchos otros.

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Información y Comunicación

¿Sabías que el Archivo General de la Nación es la

entidad líder de la Política de Gestión Documental?

Consulta más información en el siguiente vínculo:

A continuación, se describen los componentes que hacen parte de esta política:

Componente estratégico

La gestión documental de la entidad se planea teniendo en cuenta la formulación de la política de

Gestión Documental, la estrategia de la administración archivística, la formulación del Plan Insti-
tucional de Archivo (PINAR), el Programa de Gestión Documental (PGD) y la Tabla de Retención
Documental (TRD). Este proceso se produce después de surtir la debida presentación al Comité
Institucional de Desarrollo Administrativo, el cual tendrá la responsabilidad de aprobar lo corres-
pondiente. Este componente aporta el diseño, verificación y mejoramiento de todos los elementos
relacionados con la gestión documental. Es el punto de partida para la estructuración de la función
archivística de la entidad, ya que define los parámetros básicos para que las acciones proyectadas
se vean reflejadas en la misma.

11
 Modelo Integrado de Planeación y Gestión
Información y Comunicación

Componente de la
Componente documental
administración de
archivos

Comprender todos los aspectos administra-
tivos tales como los organizacionales y es-
tratégicos dados para dirigir, controlar o su-
pervisar los recursos físicos, tecnológicos y
humanos, que intervienen en la gestión docu-
mental, promoviendo en la entidad el correcto
y eficiente manejo de las herramientas, para
la gestión de la información documental de la
entidad, teniendo en cuenta lo que decreta la
Ley 594 del 2000:
Obligatoriedad de la conformación de los archi-
vos públicos. El Estado está obligado a la crea-
ción, organización, preservación y control de los
archivos, teniendo en cuenta los principios de
procedencia y orden original, el ciclo vital de los
documentos y la normatividad archivística (Ley
594 del 2000).
Comprender todas las acciones, planificadas
e implementadas con el fin de lograr una ade-
cuada gestión de la documentación, según el
principio básico de la organización y el manejo,
desde el inicio hasta su destino final como lo de-
creta la Ley 594 del 2000: “La gestión de docu-
mentación dentro del concepto de archivo total,
comprende procesos tales como la producción o
recepción, la distribución, la consulta, la organi-
zación, la recuperación y la disposición final de
los documentos.”

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 Modelo Integrado de Planeación y Gestión
Información y Comunicación

Componente tecnológico Componente cultural

Comprender que la gestión documental debe
ser interoperable con los sistemas, y que estos
deben aportar seguridad, veracidad y facilidad,
para que el manejo electrónico de documentos,
más allá del uso de una herramienta, proporcione
estándares y lineamientos encaminados a la ad-
ministración de archivos como lo exige la ley.
Integrar la gestión documental en todos los as-
pectos de la entidad, procurando la provisión,
almacenamiento, correcto manejo y disposi-
ción de la documentación necesaria para el de-
sarrollo organizacional, la gestión del cambio,
la protección del medio ambiente, la participa-
ción ciudadana, la difusión y la apropiación cul-
tural en todas las dependencias de la entidad.

Política gestión Documental

Componente
Tecnológico

Componente
Componente
cultural
Administración
de Archivos y
Documental
Componente
Estratégico

Figura 2. Articulación componentes dimensión 5.

Fuente: Elaboración propia

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 Modelo Integrado de Planeación y Gestión
Información y Comunicación

¿Sabías que el dominio documental incluye los

componentes de administración de archivos y documental?

Consulta más información en https://bit.ly/2Evx7sF

Los principios de la administración de archivos y gestión documental, definidos en la Ley 594 del
2000, son de vital importancia teniendo en cuenta que la política de Gestión Documental se desa-
rrolla correctamente, si se siguen los lineamientos impartidos en dicha Ley:

Obligatoriedad de la
conformación de los
archivos públicos

Contratación de Responsabilidad en
personas para la la gestión y
custodia de archivo administración de
archivos

Administración
de archivo
Soporte tecnológico Propiedad, manejo y
documental aprovechamiento de
los archivos públicos

Archivo General de la Instalaciones

Nación: Capacitaciones, para los
lineamientos, requisitos archivos
contratación

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 Modelo Integrado de Planeación y Gestión
Información y Comunicación

Elaborar programa
de Gestión
Documental

Crear y actualizar un Cumplimiento de leyes,

inventario documental validando la
con el fin de controlar autenticidad,
todos los documentos veracidad e integridad
de los documentos

Administración
de archivo
Procesos
Las Tablas de
Archivísticos del
Retención
manejo de los
Documental (TRD)
archivos
obligatorias

Formación de archivos:
-Archivo de Gestión
-Archivo Central
-Archivo Histórico

Figura 3. Mapa de los aspectos relevantes según la Ley 594 de 2000.

Fuente: Elaboración Propia

15

TEMA 3
Política de transparencia, acceso
a la información pública y lucha
contra la corrupción
Esta política está basada en la Ley 1712 de 2014,
la cual define que el “Principio de máxima pu-
blicidad para titular universal. Toda información
en posesión, bajo control o custodia de un su-
jeto obligado es pública y no podrá ser reser-
vada o limitada sino por disposición constitu-
cional o legal, de conformidad con la presente
ley.” Las entidades están en la obligación de di-
vulgar toda la información pública sin que deba
hacerse una solicitud por parte del interesado.
Se debe tener en cuenta que la entidad pública
debe partir del principio de transparencia, bue-
na fe, facilitación, no discriminación, gratuidad,
celeridad, eficacia, calidad de la información,
divulgación proactiva de la información y res-
ponsabilidad en el uso de esta.
16
Modelo Integrado de Planeación y Gestión
Información y Comunicación
Cumplir adecuadamente con cada aspecto
solicitado por la política de transparencia, se
reflejará en un apropiado flujo de información
interno y posteriormente externo, generando
mayor confianza en los ciudadanos, desvir-
tuando una imagen posiblemente negativa de
las entidades públicas en la sociedad. La polí-
tica de transparencia no debe ser únicamente
un requisito solicitado por los entes de control,
sino que se debe convertir en un requisito, que
exijan los ciudadanos a las entidades, de tal for-
ma que toda la información sea pública y de
fácil acceso. Para esto, la política cuenta con
8 componentes que definen criterios claros en
las acciones y estrategias para dar cumplimien-
to a la Ley De Transparencia.
 Modelo Integrado de Planeación y Gestión
Información y Comunicación

¿Sabías que existen lineamientos, guías y cursos de

lenguaje claro, con el fin de hacer la comunicación más
asertiva para los funcionarios público?

Consulta más información en https://bit.ly/2QuERNG

A continuación, se describen los componentes de la política de transparencia, acceso a la informa-

ción pública y lucha contra la corrupción

Transparencia activa

Las entidades públicas deben realizar la publicación constante de toda la información con la que
cuente, siempre diferenciando la información reservada y clasificada de la pública. Para divulgar
la información pública, la entidad debe garantizar que cuenta con la información necesaria de la
población a la que atiende, de modo que se pueda estructurar al interior los procesos instituciona-
les que den respuesta a todo lo que las personas demandan. Buscar, analizar e incluir son factores
indispensables para este componente, solo en el momento en el que se realiza una transparencia
activa, es que las entidades pueden planear, ejecutar y realizar seguimiento y evaluación a todo
el flujo de información, procurando que la información brindada por los servidores públicos, o
en general por la entidad sea oportuna, veraz, confiable, relevante y de fácil acceso para toda la
ciudadanía, facilitando siempre el acceso, sin dejar de lado la importancia de que sea información
interesante y fácil de comprender por cualquier ciudadano.

17

Transparencia pasiva
Prestar un servicio de calidad al ciudadano va
más allá de la recepción de PQRSD, es un pro-
ceso que debe ser incluyente, diferenciador y
constante, donde se pueda contar con una ofi-
cina de atención al ciudadano que, además de
realizar seguimiento a todas las solicitudes de
información que llegan, proporcione respuestas
oportunas y genere variables de medición, que
permita identificar las falencias en los tiempos
que la ley obliga. Esto se enmarca, como en to-
dos los temas de transparencia, en el principio
de facilidad para el acceso, lo cual significa ge-
nerar diversos canales por donde los ciudada-
nos puedan acceder a realizar una PQRSD.
¿Sabías que la transparencia
pasiva es la gestión y el nivel de
respuesta de las solicitudes de los
ciudadanos a la entidad?
Consulta más información en.
https://bit.ly/2Evx7sF
18
Modelo Integrado de Planeación y Gestión
Información y Comunicación
Seguimiento al acceso a
la información pública
Realizar el respectivo seguimiento a la política
de transparencia comienza desde la identifi-
cación de los avances, retrocesos o cualquier
factor que pueda interrumpir o dificultar el co-
rrecto desarrollo de la Ley de Transparencia,
teniendo en cuenta que el acceso a la informa-
ción pública es un derecho de los ciudadanos,
y un deber de las entidades del Estado. Para
esto, se deben diseñar indicadores que midan
la gestión periódicamente, no solo desde un ni-
vel estratégico o interno, sino también desde el
nivel aplicable de las solicitudes recibidas por
parte de la ciudadanía.
Las actividades de gestión que deben adelantar
las entidades para mejorar el seguimiento al ac-
ceso a la información pública están orientadas
a asegurar:
• Que la entidad realice seguimiento a su
gestión de la transparencia y acceso a la
información pública a través de indicado-
res que sean medidos periódicamente.
 Modelo Integrado de Planeación y Gestión
Información y Comunicación

• Que dentro de las mediciones que lleve a cabo la entidad se tenga en cuenta si la gestión ayu-
dó a resolver los problemas y necesidades de sus usuarios.

• Que la entidad cuente con una encuesta de satisfacción del ciudadano sobre transparencia y
acceso a la información en su sitio Web oficial.

• Que la entidad le asigne un número consecutivo o de radicado a cada una de las PQRS que le
son enviadas.

Divulgación política de seguridad de la información y

de protección de datos personales

Todas las entidades del Estado deben tener una Política de Protección de Datos, que salvaguarde
la información de los ciudadanos y de otras entidades con las que se interactúe, además, que esta
política debe divulgarse y comunicarse por todos los medios de forma que la sociedad conozca sus
derechos frente a la protección de datos.

Las entidades deben adelantar actividades orientadas a mejorar la gestión documental, para el
acceso a la información, las cuales deben garantizar:

• Una Política de Seguridad de la Información Construida, aprobada, implementada y publi-

cada en la sección de transparencia y acceso a la información de su sitio Web oficial.

• Una Política de Protección de Datos Personales Construida, aprobada, implementada y pu-

blicada en la sección de Transparencia y acceso a la información de su sitio Web oficial.

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 Modelo Integrado de Planeación y Gestión
Información y Comunicación

Gestión Documental para el acceso

a la información pública

Determinar la manera como la documentación será ges-

tionada por parte de la entidad, con el fin de generar flujos
mucho más rápidos y fáciles para que los servidores públi-
cos, puedan publicar y generar organización, sistematiza-
ción, claridad y confiabilidad en la información a divulgar.

Las entidades deben adelantar actividades orientadas a

mejorar la gestión documental para el acceso a la informa-
ción pública, las cuales deben garantizar:

• Que la documentación de los procesos de la enti-

dad facilite el trabajo de los funcionarios.

• Que el conocimiento de los servidores adquirido

a través de su experiencia se identifique, analice,
clasifique, documente y difunda.

• Que la información necesaria para la operación de

la entidad se organice y sistematice.

• Que la información que maneja la entidad sea cla-

ra, confiable, de fácil consulta y que se actualice
constantemente.

• Que la gestión documental haga parte de las acti-

vidades administrativas, técnicas y de planeación
de la entidad.

20
 Modelo Integrado de Planeación y Gestión
Información y Comunicación

Instrumentos de gestión de la información

La Ley De Transparencia suministra cuatro instrumentos que deben tener las entidades, para que
el cumplimiento de la política sea correcto y adecuado:

• Índice de información reservada y clasificada de la entidad

• Esquema de publicación de la entidad

• Registro de activos de la información de la entidad

• Programa de Gestión Documental de la entidad

Índice de información reservada y clasificada.

Es la relación de información que puede ser susceptible y causar daño a derechos o intereses
públicos.

Esquema de publicación de información.

Es el instrumento de reporte que relaciona la información publicada con los respectivos enlaces a
los sitios donde se encuentra. Este documento debe ser aceptado por medio de acto administrativo.

Registro de activos de información

Se refiere al inventario de la información que posee la entidad.

21

Programa de gestión documental
Es la herramienta, por la cual la entidad, en cabeza de sus directivos, formula una serie de estrate-
gias encaminadas al manejo y organización de la documentación que produce o recibe la entidad,
para dar cumplimiento a la normativa vigente.
Criterios diferenciales de accesibilidad
a la información pública
La entidad debe tener caracterizada su pobla-
ción objetivo, de modo que puedan generar
estrategias de comunicación que atiendan las
diferentes condiciones de cada ciudadano. Una
vez identificada la particularidad, la entidad
puede, por ejemplo, determinar el idioma en
el que se deben traducir los documentos; si se
trata de personas con alguna discapacidad, es-
tablecer el tipo de herramientas o mecanismos
que se debe usar; todas las situaciones que
puedan generar alguna dificultad u obstáculo
para los ciudadanos deben ser resueltas con
acciones propositivas por parte de la entidad.
Las actividades de gestión que deben adelan-
tar las entidades para mejorar los criterios dife-
renciales de accesibilidad a la información pú-
blica están orientadas a asegurar:
22
Modelo Integrado de Planeación y Gestión
Información y Comunicación
• Que la entidad caracterice a los ciudadanos
que son usuarios de sus bienes y servicios
con el fin de ajustar y adaptar sus procesos
de acuerdo con sus necesidades.
• Que la entidad disponga sus canales de
comunicación, de acuerdo con las necesi-
dades de los ciudadanos que son usuarios
de sus bienes y servicios, en particular, para
aquellos que son víctimas de la violencia,
personas con discapacidad o personas
pertenecientes a comunidades indígenas
que no hablan español.
• Que la entidad cuente con recursos en su
página web que permitan el acceso a la in-
formación a la población con discapacidad.
• Que los espacios físicos de la entidad faci-
liten el acceso a personas en condición de
discapacidad.
 Modelo Integrado de Planeación y Gestión
Información y Comunicación

Conocimientos y criterios sobre transparencia y

acceso a la información pública

Un valor fundamental para que la transparen-
cia sea aplicada en todos los ámbitos de la en-
tidad es que sus funcionarios conozcan la Ley
De Transparencia, la implementen y la divul-
guen; por esta razón, es indispensable generar
espacios de conocimiento en el que el talento
humano de la entidad pueda aprender y tras-
ladar este aprendizaje a su día a día, teniendo
como prioridad la atención de todas las solicitu-
des realizadas.
• Que los funcionarios tengan conocimien-
to sobre las instancias con las que cuen-
tan los ciudadanos para recurrir en caso
de no recibir respuesta ante una solicitud
de información.
• Que los funcionarios conozcan la existen-
cia de la Secretaría de Transparencia.
• Que los funcionarios sean conscientes de
que su compromiso principal es con los
ciudadanos.

Las actividades de gestión que deben adelantar • Que los funcionarios sean conscientes

las entidades para mejorar los conocimientos y que la transparencia y el acceso a la infor-

criterios sobre transparencia y acceso a la infor- mación pública son fundamentales para la

mación pública están orientadas a asegurar: modernización del Estado.

• Que los funcionarios de la entidad conoz-

can la Ley de Transparencia y acceso a la
información pública.

• Que los funcionarios de la entidad com-

prendan que el acceso a la información
pública es un derecho fundamental, que
permite el ejercicio de otros derechos fun-
damentales de los ciudadanos.

23
 Modelo Integrado de Planeación y Gestión
Información y Comunicación

J.
Determine información
pública: Reservada/
Clasificación

I.
Utilice un
lenguaje claro

F.
Publicación de
instrumentos de
gestión de
información pública

D.
B.
Ejercicios de
Actualizar
información de
participación trámites SUIT
ciudadana

A. H.
Identifique
Publicar y condiciones de
divulgar grupos de valor
documentos para llevar
información

G.
Abrir canales de
participación
E.
Actualizar hojas
ciudadana

C.
Información básica de
de vida SIGEP

su entidad disponible
en web

Figura 4. Infografía política de transparencia y acceso a la información pública.

Fuente: Función Pública, 2018

24
 Modelo Integrado de Planeación y Gestión
Información y Comunicación

T
Activ cia

ra asiva
ns
n
Transpare

P
a

par
encia
G e re n t e :
Ministerio público

Figura 5. Relación de transparencia activa y pasiva.

Fuente: Secretaria de Transparencia, 2018.

¿Sabías que la Ley 1581 de 2012 dicta las disposiciones

generales para la protección de datos personales?

Consulta más información en https://bit.ly/2Evx7sF

25

Para la comprensión correcta de esta política debemos tener en claro lo siguiente:
La Ley 1712 de 2014 crea la Ley de Transparen-
cia y acceso a la información pública, la cual es
base estructural para esta política, que imparte
los lineamientos mínimos de publicación con el
fin de dar cumplimiento a los requisitos de ley
según el Artículo 9º y 11º de la Ley 1712 de 2014:
Artículo 9°. Información mínima obligatoria res-
pecto a la estructura del sujeto obligado. Todo
sujeto obligado deberá publicar la siguiente in-
formación mínima obligatoria de manera proac-
tiva en los sistemas de información del Estado o
herramientas que lo sustituyan:
1.  La descripción de su estructura orgánica,
funciones y deberes, la ubicación de sus
sedes y áreas, divisiones o departamen-
tos, y sus horas de atención al público.
2.  Su presupuesto general, ejecución pre-
supuestal histórica anual y planes de
gasto público para cada año fiscal, de
conformidad con el Artículo 74 de la Ley
1474 de 2011.
3.  Un directorio que incluya el cargo, di-
recciones de correo electrónico y telé-
fono del despacho de los empleados y
funcionarios y las escalas salariales co-
rrespondientes a las categorías de todos
los servidores que trabajan en el sujeto
26
Modelo Integrado de Planeación y Gestión
Información y Comunicación
obligado, de conformidad con el formato
de información de servidores públicos y
contratistas.
4.  Todas las normas generales y reglamen-
tarias, políticas, lineamientos o manuales,
las metas y objetivos de las unidades ad-
ministrativas de conformidad con sus pro-
gramas operativos y los resultados de las
auditorías al ejercicio presupuestal e indi-
cadores de desempeño.
5.  Su respectivo plan de compras anual, así
como las contrataciones adjudicadas para
la correspondiente vigencia en lo relacio-
nado con funcionamiento e inversión, las
obras públicas, los bienes adquiridos, arren-
dados y en caso de los servicios de estudios
o investigaciones deberá señalarse el tema
específico, de conformidad con el Artículo
74 de la Ley 1474 de 2011. En el caso de las
personas naturales con contratos de pres-
tación de servicios, deberá publicarse el ob-
jeto del contrato, monto de los honorarios y
direcciones de correo electrónico, de con-
formidad con el formato de información de
servidores públicos y contratistas.
6.  Los plazos de cumplimiento de los contratos;
7.  Publicar el Plan Anticorrupción y de Aten-
ción al Ciudadano, de conformidad con el
Artículo 73 de la Ley 1474 de 2011.

Artículo 11. Información mínima obligatoria res-
pecto a ser- vicios, procedimientos y funciona-
miento del sujeto obligado. Todo sujeto obli-
gado deberá publicar la siguiente información
mínima obligatoria de manera proactiva:
1.  Detalles pertinentes sobre todo servicio
que brinde directamente al público, in-
cluyendo normas, formularios y proto-
colos de atención.
2.  Toda la información correspondiente a
los tramites que se pueden agotar en la
entidad, incluyendo la normativa rela-
cionada, el proceso, los costos asocia-
dos y los distintos formatos o formula-
rios requeridos.
3.  Una descripción de los procedimientos
que se siguen para tomar decisiones en
las diferentes áreas.
4.  El contenido de toda decisión y/o polí-
tica que haya adoptado y afecte al pú-
blico, junto con sus fundamentos y toda
interpretación autorizada de ellas.
5.  Todos los informes de gestión, evalua-
ción y auditoría del sujeto obligado;
6.  Todo mecanismo interno y externo de
supervisión, notificación y vigilancia
pertinente del sujeto obligado.
7.  Sus procedimientos, lineamientos, polí-
ticas en materia de adquisiciones y com-
27
Modelo Integrado de Planeación y Gestión
Información y Comunicación
pras, así como todos los datos de adjudi-
cación y ejecución de contratos, incluidos
concursos y licitaciones.
8.  Todo mecanismo de presentación directa
de solicitudes, quejas y reclamos a dispo-
sición del público en relación con accio-
nes u omisiones del sujeto obligado, junto
con un informe de todas las solicitudes,
denuncias y los tiempos de respuesta del
sujeto obligado.
9.  Todo mecanismo o procedimiento por
medio del cual el público pueda partici-
par en la formulación de la política o el
ejercicio de las facultades de ese sujeto
obligado.
10.  Un registro de publicaciones que con-
tenga los documentos publicados de
conformidad con la presente ley y auto-
máticamente disponibles, así como un
Registro de Activos de Información.
11.  Los sujetos obligados deberán publicar
datos abiertos, para lo cual deberán con-
templar las excepciones establecidas en
el título 3 de la presente ley. Adicional-
mente, para las condiciones técnicas de
su publicación, se deberán observar los
requisitos que establezca el Gobierno Na-
cional a través del Ministerio de las Tec-
nologías de la Información y las Comuni-
caciones o quien haga sus veces
 Modelo Integrado de Planeación y Gestión
Información y Comunicación

Puntos claves de la Ley 1712 de 2014.

Todas las entidades deben tener un listado actualizado, con la información

correspondiente al registro de activos de información, según los registros e
Registros de información publicada además de la ya disponible para ser solicitada.
activos de El Archivo General de la Nación dará los lineamientos para cumplir con los
información estandares planteados por las Tablas de Retención Documental, para todo el
manejo de archivos e información.

Se debe tener la información publicada previamente, buscando que esta infor-

Información mación sea de fácil acceso, por los diferentes medios que la entidad tenga.
publicada con
Adicionalmente, es importante tener como principio, la proactividad en la
anterioridad publicación de la información.

Programa de Gestión Documental en el que se proporcione la ruta y linea-

Programa de
mientos para todo el manejo de los documentos públicos, teniendo en cuenta
Gestión que es una obligación de la entidad producir, distribuir, organizar conservar y
Documental tener acceso para consulta de todos estos documentos.

Todas las entidades deben contar con una estructura clara frente al manejo de
Archivos archivos, partiendo de los lineamientos del Archivo General de la Nación.

Los sistemas de información deben ir alineados con los sistemas administrativos

Sistemas de de la entidad, de manera que todos los archivos e información no solo estén de
información manera física, sino que se pueda tener un acceso digital, rápido y efectivo.

Figura 6. Desglose Información Ley de Transparencia.

Fuente: Elaboración propia adaptado de la Ley 1712 de 2014

28

Glosario
Archivo: es el conjunto de documentos, sea cual
fuere su fecha, forma y soporte material, acu-
mulados en un proceso natural por una perso-
na o entidad pública o privada, en el transcurso
de su gestión, conservados respetando aquel
orden para servir como testimonio e informa-
ción a la persona o institución que los produce
y a los ciudadanos, como fuentes de la historia.
También se puede entender como la institución
que está al servicio de la gestión administrativa,
la información, la investigación y la cultura (Ley
549, 2000).
Archivo público: conjunto de documentos per-
tenecientes a entidades oficiales y aquellos que
se deriven de la prestación de un servicio públi-
co por entidades privadas. Archivo privado de
interés público. Aquel que, por su valor para la
historia, la investigación, la ciencia o la cultura
es de interés público y declarado como tal por
el legislador (Ley 549, 2000).
29
Modelo Integrado de Planeación y Gestión
Información y Comunicación
Documento de archivo: es el registro de infor-
mación producida o recibida por una entidad
pública o privada en razón de sus actividades o
funciones (Ley 549, 2000).
Gestión documental: es el conjunto de acti-
vidades administrativas y técnicas tendientes
a la planificación, procesamiento, manejo y
organización de la documentación produci-
da y recibida por los sujetos obligados, desde
su origen hasta su destino final, con el objeto
de facilitar su utilización y conservación (Ley
1712, 2014).
Información: se refiere a un conjunto organiza-
do de datos contenido en cualquier documen-
to que los sujetos obligados generen, obten-
gan, adquieran, transformen o controle (Ley
1712, 2014).

Información pública: es toda información que
un sujeto obligado genere, obtenga, adquiera,
o controle en su calidad de tal (Ley 1712, 2014).
Información pública clasificada: es aquella in-
formación que estando en poder o custodia de
un sujeto obligado en su calidad de tal, perte-
nece al ámbito propio, particular y privado o
semiprivado de una persona natural o jurídica
por lo que su acceso podrá ser negado o ex-
ceptuado, siempre que se trate de las circuns-
tancias legítimas y necesarias y los derechos
particulares o privados consagrados en el artí-
culo 18 de esta ley (Ley 1712, 2014).
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Modelo Integrado de Planeación y Gestión
Información y Comunicación
Información pública reservada: es aquella in-
formación “ que estando en poder o custodia
de un sujeto obligado en su calidad de tal, es
exceptuada de acceso a la ciudadanía por daño
a intereses públicos y bajo cumplimiento de la
totalidad de los requisitos consagrados en el
Artículo 19 (Ley 1712, 2014).
Publicar o divulgar: significa poner a dispo-
sición en una forma de acceso general a los
miembros del público e incluye la impresión,
emisión y las formas electrónicas de difusión
(Ley 1712, 2014).
 Modelo Integrado de Planeación y Gestión
Información y Comunicación

Referencias

Andrade, H. (2005) Comunicación organizacional Congreso de Colombia. (6 de marzo de

interna. Proceso, disciplina y práctica. 2014). Por medio de la cual se crea la
España: Editorial Gesbiblo. Ley de Transparencia y del Derecho
de Acceso a la Información Pública
Nacional y se dictan otras disposiciones
Función Pública (2018). Manual Operativo.
[Ley 1712 de 2014]. Recuperado de
Sistema de Gestión, Modelo Integrado
https://bit.ly/2J31aWF
de Planeación y Gestión. recuperado de:
https://bit.ly/2ComCH6
Congreso de Colombia. (17 de octubre de
2012). Por la cual se dictan disposiciones
Congreso de Colombia. (4 de julio de 2000). Por
generales para la protección de datos
medio de la cual se dicta la Ley General de
personales [Ley 1581 de 2012]. DO: 48587.
Archivos y se dictan otras disposiciones
Recuperado de: https://bit.ly/29c6jPG
[Ley 594 del 2000]. Recuperado de
https://bit.ly/2t6QL5M

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MIPG
Modelo Integrado de Planeación y Gestión
Información y Comunicación

SUBDIRECCIÓN DE PROYECCIÓN INSTITUCIONAL -ESAP-