GESTIÓN DE

RIESGOS EN
ARCHIVOS
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Módulo x:
Unidad x:

1. Panorama general 2. La normativa del 3. Conclusiones y

de la gestión del sector cultura y del retos
riesgo en Colombia AGN sobre gestión
del Riesgo
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Desastres de Colombia
por número de víctimas

https://es.wikipedia.org/wiki/Anexo:Desastres_de_Colombia_por_n%C3%BAmero_de_v%C3%ADctimas
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Unidad x:

1. Panorama general de la gestión del riesgo en Colombia

Antes de los años 70 en el país A partir de finales de los 70 se

no habían normas o directrices plantean normas y directrices ante 2012. Ley 1523. Desastre como
específicas y se atendían las los “desastres naturales” sin tener la sumatoria de varios factores:
emergencias de manera en cuenta necesariamente el papel antrópicos y la vulnerabilidad
asistencial y concreta. de contexto social y económico.

Fuente principal: La gestión del riesgo en el ordenamiento jurídico colombiano. Rojas Fajardo, Paula. Bogotá. Universidad de los Andes, Centro Interdisciplinario
de Estudios sobre Desarrollo. 2015. Documentos en desarrollo CIDER no. 5.
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Unidad x:

Esta evolución permitió pasar del concepto de “desastre

natural” al de desastre como “la intersección
de dos fuerzas opuestas: aquellos procesos que generan
vulnerabilidad por un lado y exposición física a una
amenaza por el otro”
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https://www.youtube.com/watch?v=24dHi4tTtEc
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Unidad x:

La norma de 2012 va en principio en concordancia con lo determinado por la

Oficina de las Naciones Unidas para la Reducción del Riesgo de Desastres –
UNISDR (confirmados por Colombia en el Marco de Acción de Hyogo 2005-
2015):

Desastre: “Interrupción seria del funcionamiento de una comunidad o

sociedad que causa pérdidas humanas y/o importantes pérdidas materiales o
ambientales (…) Un desastre es función del proceso de riesgo. Resulta de la
combinación de amenazas, condiciones de vulnerabilidad e insuficiente
capacidad o medidas para reducir las consecuencias negativas del riesgo”
(Estrategia Internacional para la Reducción de Desastres las Américas).
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https://www.alertatolima.com/noticias/tolima/creciente-del-rio-guali-causa-preocupacion-en-honda-tolima
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https://www.elheraldo.co/colombia/tres-muertos-y-un-centenar-de-desaparecidos-por-inundaciones-en-choco-350617
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Módulo x: ¿Quién es el responsable?
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Unidad x:

La noción de gestión del riesgo surge en este contexto:

Existencia de procesos y actividades para identificar donde se pueden

originar riesgos, cómo disminuirlos o eliminarlos y que hacer en caso
de que no sea evitable.
En general los procedimientos que forman parte de la gestión del riesgo
se dividen en está legislación Colombiana así:

1) Gestión de amenazas: reducir la probabilidad, disminuir el impacto”

2) Gestión de vulnerabilidad: reducir las condiciones de vulnerabilidad
3) Gestión de emergencia o de respuesta inmediata
4) Gestión de la rehabilitación y reconstrucción
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Unidad x:

La Ley de 2012 determina:

• Unas definiciones
• Crea un nuevo Sistema Nacional
• Instrumentos de planificación
• Sistemas de información
• Mecanismos de financiamiento
• Forma para realizar la declaratoria de desastres y calamidades.

También establece que los alcaldes y gobernadores tienen la función de conducir

estas políticas del gobierno nacional hacia el nivel territorial, de manera general
sin determinar limites en su competencia y sin decir cuáles son sus funciones
concretas frente a la gestión del riesgo.
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https://consejode
redaccion.org/we
bs/PistasEmergen
cias/capitulos/pr
epararse-asunto-
de-
periodistas.html
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Unidad x:

Estas disposiciones deben aplicarse en armonía con el ordenamiento jurídico en su

conjunto, lo que para el caso de la gestión de riesgos para el contexto de los archivos e
información puede dar las pautas de su interpretación “pues aunque los
departamentos y municipios son entidades descentralizadas, la descentralización
no implica la ruptura total del vínculo entre el poder central y la entidad
descentralizada”.

En este contexto, otro de los aportes de esta Ley es que señala que se debe incluir la
gestión del riesgo en los
planes de desarrollo departamental y los planes de ordenamiento territorial, lo que hace
que estos planes, fundamentales en la planeación territorial, deban implementar
acciones pertinentes.

La gestión del riesgo en el ordenamiento jurídico colombiano. Rojas Fajardo, Paula. Bogotá. Universidad de los Andes, Centro
Interdisciplinario de Estudios sobre Desarrollo. 2015. Documentos en desarrollo CIDER no. 5.
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Gestión del riesgo en la administración pública:
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https://www.heflo.com/es/blog/gestion-de-riesgos/que-es-gestion-de-riesgos/
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Unidad x:

Decreto 1537 de 2001,

estableció una serie de
elementos técnicos requeridos
para el desarrollo adecuado y
fortalecimiento del Sistema de
Control Interno de las
diferentes entidades y
organismos de la
Administración Pública, uno de
ellos es la “Administración del
Riesgo”, considerando que la
identificación y análisis del
riesgo entrega información
suficiente y objetiva que les
permitirá aumentar la
probabilidad de alcanzar sus
objetivos institucionales.
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Guía para la administración del riesgo Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP) Dirección de Control Interno y Racionalización de Trámites.
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Guía para la administración del riesgo Departamento Administrativo de la Función Pública (DAFP) Dirección de Control Interno y Racionalización de Trámites.
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Guía para la administración del riesgo

Departamento Administrativo de la
Función Pública (DAFP) Dirección de
Control Interno y Racionalización de
Trámites.
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Guía para la
administración del riesgo
Departamento
Administrativo de la
Función Pública (DAFP)
Dirección de Control
Interno y Racionalización
de Trámites.
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Guía para la administración

del riesgo Departamento
Administrativo de la
Función Pública (DAFP)
Dirección de Control
Interno y Racionalización
de Trámites.
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Unidad x:

Guía para la gestión por

procesos en el marco del
modelo integrado de
planeación y gestión (Mipg)
versión 1 Dirección de Gestión
y Desempeño Institucional julio
de 2020.
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Unidad x:

Aquí se debe
analizar lo:
político,
económico,
social,
tecnológico,
ecológico y legal
(PESTEL)
y las debilidades,
oportunidades,
fortalezas y
amenazas (DOFA)
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Unidad x:

Castillo Segura, Claudia Cecilia. (2016) Propuesta metodológica para la identificación de riesgos asociados a la gestión documental.
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Unidad x:

Castillo Segura, Claudia

Cecilia. (2016) Propuesta
metodológica para la
identificación de riesgos
asociados a la gestión
documental.
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Módulo x: La Gestión del Riesgo de Corrupción.
Estatuto Anticorrupción (Ley 1474 de
Unidad x:
2011)

Modelo Integrado de
Metodología general Planeación y Gestión
para la gestión del y el Modelo Estándar
riesgo (UNE-ISO de Control Interno –
31000, 2010). MECI.

Ley de Transparencia y Acceso a la Información Pública

Nacional (Ley 1712 de 2014)
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Unidad x:

2. La normativa del sector cultura y del AGN sobre gestión

del Riesgo

• Desde el sector cultura se emite la cartilla básica “Gestión del Riesgo para patrimonio
material e infraestructura cultural” de 2014, que toma como principal referente
jurídico a la Ley 5323 de 2012.

https://www.mincultura.gov.co/prensa/publicaciones/Paginas/Cartilla-b%C3%A1sica-de-
gesti%C3%B3n-del-riesgo-para-patrimonio-material-e-infraestructura-cultural.aspx
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Unidad x:
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Módulo x:
Unidad x:

En la cartilla del Ministerio de Cultura del año 2014 se

presentan a modo de orientación los fenómenos que
pueden amenazar al patrimonio material y que se
encuentran de acuerdo con lo propuesta por la Unidad
Nacional para la Gestión del Riesgo de Desastres –
UNGRD:
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Módulo
Enx:cuantoa las normas de archivo, relacionadas con este
Unidad x:
tema, se hará un recuento muy general a las principales:
Acuerdo 050 de 2000
Por el cual se desarrolla el artículo 64 del título VII “Conservación de documentos”, del
Reglamento General de Archivos sobre “Prevención de deterioro de los documentos de
archivo y situaciones de riesgo.

ARTICULO 1º-Situación de riesgo para el material documental. Es un estado temporal que a corto plazo
produce un cambio en el ambiente donde se encuentran los acervos y que a menudo produce
consecuencias dañinas e irreversibles para la integridad y el mantenimiento del material. Las situaciones
de riesgo involucran los daños producidos por agua e incendios, agentes vandálicos, hurto y vandalismo
entre otros.

PARÁGRAFO. Los desastres se clasifican en fenómenos naturales como terremotos, ciclones y

erupciones volcánicas y por situaciones causadas por el hombre como incendios, explosiones, actos
terroristas o conflictos armados que pueden ser producidos intencionalmente o resultantes de fallas
humanas.
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ARTÍCULO 2º-Planificación de preservación. La prevención de desastres y situaciones de riesgo

es una estrategia importante en la planificación general de la preservación. Un plan programado
acertadamente permite una respuesta rápida y eficiente ante una emergencia, minimizando el
peligro tanto para el personal, como para los acervos documentales y la edificación, evitando y
disminuyendo los costos que a todo nivel implicaría un siniestro. Dicho plan se debe basar en el
establecimiento de medidas de prevención y protección de los acervos documentales y el
conocimiento de las estrategias de recuperación después del siniestro en la planificación de la
respuesta y la recuperación. Deberá incluir una capacitación y entrenamiento periódico del
personal al que se debe indicar entre otros, la ubicación y operación de válvulas de cierre de
tuberías de agua o conducciones eléctricas, el manejo de los extintores, sistemas de alarma y de
evacuación.

PARÁGRAFO. El plan de prevención de desastres debe coordinarse con los programas

adelantados en las entidades por los comités paritarios de salud ocupacional en cumplimiento de lo
establecido por la ley y debe contar con un responsable o coordinador y un comité que apoyará
todas las medidas de reacción y recuperación.
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Unidad x:

Acuerdo 006 de 2014 Por medio del cual se desarrollan los artículos 46, 47 y 48 del
Título XI “Conservación de Documentos” de la Ley 594 de 2000. Este Acuerdo reglamenta el
Sistema Integrado de Conservación –SIC, así como los planes de conservación documental y
los planes de preservación digital a largo plazo. En su artículo 21 establece los riesgos
mínimos que deben evaluarse para la formulación del plan de preservación digital a largo
plazo.

Sistema Integrado de Conservación: Es el conjunto de planes, programas,

estrategias, procesos y procedimientos de conservación documental y preservación digital, bajo
el concepto de archivo total, acorde con la política de gestión documental y demás sistemas
organizacionales, tendiente a asegurar el adecuado mantenimiento de cualquier tipo de
información, independiente del medio o tecnología con la cual se haya elaborado, conservando
atributos tales como unidad, integridad autenticidad, inalterabilidad, originalidad, fiabilidad y
accesibilidad, desde el momento de su producción y/o recepción, durante su gestión, hasta su
disposición final, es decir, en cualquier etapa de su ciclo vital.
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Unidad x:
Tanto el plan de conservación documental como el plan de preservación
digital a largo plazo, deben contener:

Gestión de riesgos

ARTÍCULO 6° PROGRAMAS DE CONSERVACIÓN PREVENTIVA:

• Capacitación y sensibilización
• Inspección y mantenimiento de sistemas de almacenamiento e
instalaciones físicas
• Saneamiento ambiental: desinfección, desratización y desinsectación
• Monitoreo y control de condiciones ambientales
• Almacenamiento y re-almacenamiento
• Prevención de emergencias y atención de desastres
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Unidad x:
Programa de Gestión Documental – PGD

Este plan, se determina en el Decreto 1080 de 2015 que reglamenta la Ley 594 de
2000, Ley General de Archivos. Las fases de implementar el PGD deben estar incluidas
en el Plan Estratégico Institucional y Plan de Acción Anual, con las siguientes
orientaciones:

a) Debe estar alineado con los objetivos estratégicos.

b) Establecer las metas de corto, mediano y largo plazo.

c) Asignar los recursos necesarios, para alcanzar las metas y lograr los objetivos
definidos.

d) Articulación con otros programas y sistemas de la entidad de acuerdo, con la

normatividad de cada sector (salud, educación, etc.).
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Unidad x:

Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG), que integra los sistemas de

gestión de la calidad y de desarrollo administrativo; se crea un único sistema de gestión
articulado con el sistema de control interno, el cual se actualiza y alinea con los mejores
estándares
internacionales, como son el modelo COSO 2013, COSO ERM 2017 y el modelo de las
tres líneas de defensa.

Cómo parte de lo identificado en los diversos planes y requerimientos de ley de la

entidades se publicó la “Guía para la administración del riesgo y el diseño de controles
en entidades públicas. Riesgos de gestión, corrupción y seguridad digital” en 2018, que
precisamente pretende que se establezca un plan, una estrategia única y que se
contemplen en las entidades de todos los niveles los riesgos de manera clara y de
acuerdo con la realidad, y que se permita una planeación sistemática, simplificada y
eficiente.
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Unidad x:

¿Cómo se engrana todo esto?

¿Cuando somo entidad del estado?
¿Cuando somos cabeza de sector?
¿Cuando somos gobernación?
¿Cuando somos alcaldía?

Miremos un ejemplo brevemente…

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Unidad x:

Tipo de Factores
POLÍTICOS: cambios de gobierno, legislación, políticas públicas,
regulación.
SOCIALES Y CULTURALES: demografía, responsabilidad social,
orden público.
TECNOLÓGICOS: avances en tecnología, acceso a sistemas de
CONTEXTO
información externos, gobierno en línea.
EXTERNO
AMBIENTALES: emisiones y residuos, energía, catástrofes
naturales, desarrollo sostenible.
LEGALES Y REGLAMENTARIOS: Normatividad externa (leyes,
decretos, ordenanzas y acuerdos).
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Unidad x:
FINANCIEROS: presupuesto de funcionamiento, recursos de inversión,
infraestructura, capacidad instalada.
PERSONAL: competencia del personal, disponibilidad del personal,
seguridad y salud ocupacional.
PROCESOS: capacidad, diseño, ejecución, proveedores, entradas,
salidas, gestión del conocimiento.
CONTEXTO
INTERNO TECNOLOGÍA: integridad de datos, disponibilidad de datos y sistemas,
desarrollo, producción, mantenimiento de sistemas de información.

ESTRATÉGICOS: direccionamiento estratégico, planeación

institucional, liderazgo, trabajo en equipo.

COMUNICACIÓN INTERNA: canales utilizados y su efectividad, flujo

de la información necesaria para el desarrollo de las operaciones.
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Unidad x:

DISEÑO DEL PROCESO: claridad en la descripción del alcance y objetivo

del proceso.
INTERACCIONES CON OTROS PROCESOS: relación precisa con otros
procesos en cuanto a insumos, proveedores, productos, usuarios o
clientes.

TRANSVERSALIDAD: procesos que determinan lineamientos necesarios

CONTEXTO para el desarrollo de todos los procesos de la entidad.
DEL PROCEDIMIENTOS ASOCIADOS: pertinencia en los procedimientos que
PROCESO desarrollan los procesos.
RESPONSABLES DEL PROCESO: grado de autoridad y responsabilidad
de los funcionarios frente al proceso.
COMUNICACIÓN ENTRE LOS PROCESOS: efectividad en los flujos de
información determinados en la interacción de los procesos.

ACTIVOS DE SEGURIDAD DIGITAL DEL PROCESO: información,

aplicaciones, hardware entre otros, que se deben proteger para garantizar
el funcionamiento interno de cada proceso, como de cara al ciudadano
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Unidad x:

https://eldiariodelllano.co
m/incendio-en-el-
hospital-de-aguazul-
afecto-el-area-de-
archivo/

Es importante para la gestión de riesgos en archivos tener en cuenta la articulación de

la normatividad, pues en ella se expresa el riesgo desde varios puntos de vista, pero
todo encaminado a prevenir, evitar, anticipar y luego si es inevitable mitigar los daños.
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Módulo x: 3. Conclusiones y retos
Unidad x:
• La legislación en general está de acuerdo con las tendencias internacionales.
• La profusión de mandatos en la legislación sobre planes y programas sobre riesgos ha hecho que
estos se encuentren diseminados en diferentes “momentos” institucionales.
• La normativa de archivos debe tomarse como referente para alimentar los planes generales. Lo
anterior, dentro de la comprensión de la gestión documental y la política de archivos como
transversal y unida fundamentalmente a la garantía de derechos y al cumplimiento de los fines del
estado.
• La implementación del Modelo Integrado de Planeación y Gestión (MIPG) y su espíritu integrador
hacía la sistematicidad y la simplificación debe ser tomado como la oportunidad para integrar los
riesgos en archivos en un plan racional y único por entidad de acuerdo con su contexto y su
autonomía.
• Las decisiones a partir de la ocurrencia de la sindemia deben hacer que se actualicen ciertos
factores de riesgo y que se comprendan las causas de estos riesgos para la gestión documental y su
influencia en las políticas de archivos nacionales.
• De todas maneras, se percibe en la realidad una actitud reactiva ante los fatores de riesgos, que aún
es asistencialista y de emergencia.
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Módulo x:
Unidad x:

Se debe ampliar el cuadro de amenazas pues a hoy hemos identificado, por

lo menos, que para el caso de las epidemias, pandemias:

• Este actual riesgo no procede directamente de los materiales.

• El riesgo puede afectar la manipulación y la intervención de soportes
físicos.
• El riesgo debe contemplar la cuarentena y el aislamiento preventivo
obligatorio, que afecta es a la gestión documental, no tan directamente a
la políticas de archivo.
• Se debe fortalecer el riesgo de la información en cuanto a riesgos
informáticos en este contexto.
• De deben contemplar riesgos en cuento al acceso a derechos que se ven
impedidos por la falta de acceso a la información.
GRACIAS