Está en la página 1de 19

Diseo de un Sistema de informacin como alternativa para el mejoramiento del proceso de inscripcin en el "Colegio Miguel ngel"

Introduccin
En la modernidad, la informtica juega un papel muy importante en el desarrollo de las organizaciones y en el control de las operaciones administrativas y financieras entre otras, la obtencin de una informacin inmediata y eficaz dentro de la estructura organizativa determina el xito y el alcance de los objetivos con mayor eficacia dentro de la empresa. Por tanto la presente investigacin aborda una de las ms triviales temticas referente al mbito educativo, como es el llevar un control sobre sus archivos lo suficientemente eficaz, implicando con ste la automatizacin de los diferentes procesos llevados a cabo en las instituciones. La investigacin se realizar en la Unidad Educativa "Colegio Miguel ngel", se basar especficamente en el proceso de inscripcin anual, cuyo objetivo es determinar mediante la evaluacin, que tanta eficacia y confiabilidad tendra el control automatizado de inscripcin, por tanto, el principal objetivo radica en diagnosticar los posibles problemas inherentes al procedimiento manual que se lleva actualmente, en miras de dar soluciones. Los investigadores plantean entonces la necesidad de aplicar en la Unidad Educativa "Colegio Miguel ngel" un Sistema Automatizado que permita de forma ms eficiente y segura realizar el Proceso de Inscripcin Anual. Esta investigacin de acuerdo a sus caractersticas corresponde a un proyecto factible y a una investigacin de modalidad documental. En la fase documental se elaborar un anlisis y procesamiento de la informacin en relacin a la forma en que es llevado actualmente el Proceso de Inscripcin en la mencionada Unidad Educativa. En la fase de proyecto factible, se realizar la propuesta de Sistema Automatizado del Proceso de Inscripcin y las encuestas. Este trabajo consta de cinco Captulos: el Captulo I, referente al problema, que contiene el Planteamiento del Problema, Objetivos Generales y Especficos, Justificacin y Variables; el Captulo II, que trata sobre el Marco Terico, contiene los Antecedentes Relacionados con la Investigacin, los Requerimientos, las Ventajas de un Sistema de Informacin, la

factibilidad y el Sistema de Informacin; el Captulo III, que se refiere al Marco Metodolgico, contiene: el Tipo y Diseo de la Investigacin, la determinacin de la poblacin y el tamao de la muestra a encuestar, las Tcnicas e Instrumentos de Recoleccin de Datos, la Validez, la Confiabilidad y el Cronograma de Actividades; el Captulo IV, trata sobre la Conclusiones y Recomendaciones a que llegaran los autores y por ltimo, se disear la Propuesta de un Sistema de informacin como alternativa para el mejoramiento del Proceso de Inscripcin en el "Colegio Miguel ngel". CAPTULO I

El problema
1.1 Planteamiento del Problema Con la popularizacin de los ordenadores personales y los sistemas de informacin para la gestin desde aproximadamente 25 aos, adems de la aparicin del Internet como producto de uso pblico, masivo y comercial en el mbito mundial en la dcada de los ochenta, llegando a ser popular a partir de 1992, las exigencias de la vida actual han aumentado, el mundo se encuentra en una era donde la tecnologa en muchos casos llega a percibirse como primordial siendo incesante el avance tecnolgico. El Internet ha tenido un gran impacto tanto social, como empresarial y econmico, gracias a ste las expectativas con respecto al mundo de la tecnologa como manejo de la informacin han sido bastante amplias, sin embargo, hasta ahora no se ha sufrido alguna decepcin o defecto incapaz de solucionarse a menor o mayor plazo. Por estas razones ciertamente McGRAW-HILL (1996) presenta qu: "La tecnologa es algo casi omnipresente. El cambio tecnolgico y la innovacin son estratgicamente relevantes no solo en lo tocante a las tecnologas asociadas con los productos, sino que afectan todas las actividades y funciones de gestin empresarial." (p. vii). Con el tiempo ha sido necesaria la implementacin de sistemas automatizados enfocados al mejoramiento operacional de las empresas en los distintos sectores econmicos, sociales, polticos, educativos. Del mismo modo lo muestra Gil P., Ignacio (1997) indicando: "A lo largo del siglo XX el ritmo del cambio acelerado que vive la sociedad (en tecnologa, medicina, economa, etc.) est obligando a asumir un proceso de cambio continuo, en una permanente bsqueda de mejora de su competitividad." (p. 19).

Asimismo se puede deducir lo importante que sera la aplicacin de un sistema automatizado que agilice de forma segura diferentes procesos en las instituciones del mismo modo que se ha incorporado la tecnologa de la informacin a la vida cotidiana, el ser humano ha tomado amplia conciencia de los retos que implica para un futuro el uso del computador, precisamente como lo presentan Bittel, L. y Ramsey, J. (2000), diciendo que "La fabricacin est pasando de ser un arte a ser una ciencia y por esto existe mayor necesidad de talentos de ingeniera y matemticas en el diseo y la puesta en marcha de sistemas automatizados" (p. 92).

En la actualidad, muchas instituciones hacen uso de la herramienta tecnolgica con el fin de mejorar sus servicios al cliente, reducir gastos administrativos y operacionales, llevar mejor control de inventarios. Bittel, L. y Ramsey, J. (2000), explican el impacto de la automatizacin sobre la organizacin: El impacto ms probable de la automatizacin sobre la organizacin de una empresa es que simplifica, estabiliza y racionaliza la estructura de la misma. Cuando la estructura ya est racionalizada, su analoga con otras estructuras similares ser ms obvia. Esto quiere decir que las herramientas y facultades de direccin podrn ser aprendidas, vividas e implementas con mayor facilidad, repercutiendo en beneficio de la empresa (p. 92) En el sector educativo sera ventajosa la utilizacin de la informtica para planificar y controlar de manera eficiente todo lo relacionado con el personal que all labora y con el estudiantado en general, es decir, las matrculas, las inscripciones, horarios. El proceso de inscripcin en la Unidad Educativa "Colegio Miguel ngel" ubicado en la Parroquia El Paraso en Caracas, se ha estado llevando de forma manual; el personal administrativo llena una planilla denominada "Ficha de Inscripcin - Registro y Prosecucin de Estudio del Alumno" por cada estudiante matriculado durante el ao escolar, luego de esto, se transcribe la informacin a una base de dato, en la cual se lleva el control estudiantil al igual que otras actividades de la institucin. Como resultado de ello se originan extensos archivos fsicos donde se registra y almacena toda la informacin referente al alumnado, con sus respectivos soportes. Debido a que este proceso no se encuentra sistematizado, a la hora de emitir una constancia de estudio, verificar los documentos consignados por el alumno, datos del representante o plantel de procedencia, entre otros, relacionados con el mismo, generara la revisin de extensos archivos fsicos, utilizndose ms tiempo del requerido. Todas estas razones conllevan al planteamiento de la propuesta de la aplicacin de un sistema de informacin como alternativa que permita realizar la inscripcin de forma rpida y automatizada, contribuyendo a reducir tareas en la ejecucin de dicho proceso, mejorando el servicio prestado por la institucin sin que esto represente mayores costos para ella. Por lo tanto se plantean las siguientes incgnitas: Cules son los requerimientos para la elaboracin de un sistema de informacin para el proceso de inscripcin en la Unidad Educativa "Colegio Miguel ngel"? Cules seran las ventajas que traera un sistema de informacin en el proceso de inscripcin de la Unidad Educativa "Colegio Miguel ngel"? Cul es la factibilidad de la implementacin de un sistema de informacin? 1.2 Objetivos de la Investigacin

1.2.1 Objetivo General Diseo de un Sistema de informacin como alternativa para el mejoramiento del proceso de inscripcin en el "Colegio Miguel ngel". 1.2.2 Objetivos Especficos
y y

y y

Determinar los requerimientos para la elaboracin de un sistema de informacin para el proceso de inscripcin en la Unidad Educativa "Colegio Miguel ngel". Determinar las ventajas de un sistema de informacin en la automatizacin de los formatos manuales de inscripcin para la Unidad Educativa "Colegio Miguel ngel". Establecer la factibilidad de la implementacin de un sistema de informacin para la inscripcin. Elaborar un sistema de informacin para el proceso de inscripcin en el "Colegio Miguel ngel".

1.3 Justificacin Al pasar de los aos se ha ido incrementando la utilizacin de las computadoras y con ello la aplicacin de herramientas tecnolgicas que permitan facilitar las operaciones de las distintas empresas, es decir, la informtica ha ido tomando auge en los distintos entes econmicos con el fin de obtener mejores resultados a menor costo y con la utilizacin de menos recursos humanos, en el rea educacional la aplicacin de un sistema automatizado para el proceso de inscripcin ofrece la posibilidad de realizar inscripciones y reinscripciones de manera gil y sencilla, con una mxima confiabilidad. En tal sentido, la presente investigacin se justifica debido a que se proyecta disear un sistema de informacin que permita mejorar el proceso de inscripcin, el cual se realizara a travs de una aplicacin, donde el sistema solicitara el nombre de usuario y una clave de acceso con la que se ingresara automticamente al sistema, donde ste generara la planilla de inscripcin ya preelaborada, incluyendo los datos del representante y su (s) representado (s) en el plantel, luego de ser actualizada por pantalla la informacin, sta quedar verazmente almacenada en la base de datos del plantel, asimismo, se podr imprimir la planilla previamente proporcionada la informacin requerida en cada una de las casillas, permitiendo de un mismo modo tener un registro fsico, lo cual simplifica el proceso de inscripcin y reduce errores. Las ventajas de sistema de informacin son mencionadas por Bittel, L. y Ramsey, J. (2000), de esta manera: Mejorar los caracteres repetitivos de la funcin y la uniformidad de la produccin Se mejora la fiabilidad de la funcin, ya que no depende de las acciones humanas; de hecho, una maquina totalmente automatizada puede funcionar sin necesidad de prestarle atencin Puede reducirse el costo de funcionamiento. (p. 89)

Tambin, ser de gran utilidad para los investigadores ya que le permitir tener una visin ms amplia sobre el tema, aprendern a realizar un sistema de informacin, lo que se traducir en un mejor y mayor desarrollo de los mismos y crecimiento en el mbito profesional. Igualmente, la investigacin es importante para la Unidad Educativa "Colegio Miguel ngel" ya que le permitir prestar un mejor servicio a los usuarios convirtindose en receptora de los beneficios que ellos obtendrn con el proceso de inscripcin automatizado, y disminuye la excesiva cantidad de trabajo formada durante el proceso de inscripcin ubicada en el departamento administrativo, principalmente en la seccin del asistente administrativo, esto tambin evita la demora en la entrega de la lista del alumnado y la duplicacin de registros, todo ello representa ventajas y facilidades que redundan en un mejor funcionamiento de la institucin. Asimismo, ser de gran utilidad acadmica ya que podra ser una herramienta que facilite ayuda para la poblacin estudiantil, para el desarrollo de futuras investigaciones sobre el tema. 1.4 Variables 1.4.1 Identificacin y Definicin de las Variables Cuadro N 1

1.4.2 Operacionalizacin de las Variables Cuadro N2

CAPTULO II

Marco terico
2.1 Antecedentes relacionados a la investigacin Entre los antecedentes relacionados con el tema estn un grupo de estudios, los cuales son una necesaria referencia ya que orientan a los investigadores en el desarrollo del mismo. Carrero (2002), "Aplicacin de Tecnologa Web en los Sistemas de Informacin. Caso: Sistema de Control de Calificaciones". En su investigacin presenta como objetivo crear los cimientos de un sistema de base de datos con las notas de los alumnos a travs de una pgina dinmica en la Web, en donde los docentes, los alumnos y los representantes sern los principales usuarios. En sus conclusiones seala: La meta final ser llegar a crear una comunidad virtual alrededor del sitio Web, con Chat directamente con los profesores, y correo electrnico, a travs de la cual primeramente se minimice el tiempo de respuesta a la solicitud de informacin y en segundo lugar, que esta informacin sea vlida y confiable. El aporte que esta tesis dar a la investigacin es que el autor plante la creacin de una base de datos con las notas de los alumnos, como un proyecto factible, es decir, desarroll un sistema de informacin que permite llevar el control de las calificaciones de una forma rpida y confiable, en el trabajo en estudio igualmente, se piensa desarrollar una aplicacin tecnolgica, con el fin de automatizar un proceso manual de inscripcin.

Lugo (2000), "Diagnstico organizacional del proceso de inscripcin y elaboracin de horarios de la Direccin de Control de Estudios de la Universidad Metropolitana". En su investigacin se plantea como objetivo general efectuar un diagnstico de la situacin actual de la Direccin de Control de Estudios con respecto al proceso de inscripcin y elaboracin de horarios con la intencin de que pueda ser optimizado, identificar el grado de satisfaccin existente con respecto al proceso y las variables externas que pueden afectarlo. En sus conclusiones seala que: ste estudio diagnstico proporcionar la informacin necesaria para que se pueda emprender la tarea de minimizar o atacar las debilidades y de mantener o estimular las fortalezas encontradas en el proceso de inscripcin y elaboracin de horarios, mediante el anlisis documental, la realizacin de entrevistas y la administracin de cuestionarios. El aporte de esta tesis a la investigacin es que el autor realiz un diagnstico del proceso de inscripcin con el propsito de identificar las fortalezas y debilidades del mismo, en el presente estudio los investigadores piensan detectar las fallas del proceso de inscripcin manual con el fin de mejorarlo, a travs de la aplicacin de un sistema de informacin. Morales y Muoz (2001), "Propuesta de un Sistema de Informacin para optimizar el Proceso de Inventario de Materiales de los Almacenes de la CANTV." El elemento fundamental de esta investigacin es proponer un Sistema de Informacin para optimizar el proceso de inventario de materiales de los almacenes de CANTV, ubicada en la Yaguara. Caracas, en la misma efectan un diagnstico del Sistema actual de procesamiento de datos, utilizado para el registro y control de los inventarios de materiales. En sus conclusiones sealan: La metodologa utilizada desde el punto de vista de la investigacin descriptiva, documental y de campo, para la realizacin del diseo de la investigacin permiti el desarrollo de las fases de diagnstico de la situacin actual, anlisis, diseo lgico e implantacin del Sistema de Materiales. Adems de los Diagramas de Flujo de Datos y la observacin Documental directa lo cual hizo posible la captacin de la realidad existente en la Direccin de Almacn de la CANTV. Esta investigacin le sirve de referencia a los investigadores porque le servir de gua a la hora de realizar el diagnstico de los actuales procesos de inscripcin llevados en la Unidad Educativa "Colegio Miguel Angel" con el fin de detectar las posibles fallas y debilidades del mismo y buscar las posibles soluciones, a su vez establecer la factibilidad de la implementacin del Sistema. Velsquez (2004) "La automatizacin en el proceso de Reclutamiento y Seleccin de Personal en la empresa Balgres, C.A." En su investigacin presenta como objetivo determinar la importancia de la automatizacin del proceso de reclutamiento y seleccin de personal en la empresa Balgres, C.A. El soporte terico se enfatiz en los sistemas automatizados y en el rea de recursos humanos. En sus conclusiones: recomienda la automatizacin del proceso de reclutamiento y seleccin de personal, la cual coadyuvar en el mejor funcionamiento y operacin del mismo, suministrando informacin rpida confiable y actualizada de todos los registros almacenados. Esta investigacin es de gran importancia para los investigadores ya que se basa en que la aplicacin de un sistema automatizado con el fin de mejorar el rea de recursos humanos,

dando como resultado la obtencin de informacin rpida y confiable, suministrando no solo al trabajador facilidades en cuanto a solicitar o modificar sus vacaciones, ver recibos de pagos e impresiones del mismo, solicitudes de constancias de trabajo, adelanto de viticos, reporte de gastos, visualizar y solicitar adelantos de prestaciones sociales, visualizar aporte de la caja de ahorro y solicitudes de prstamos comerciales, actualizar y modificar datos del personal, solicitudes de permisos especiales a cuenta de vacaciones, inscripcin y modificaciones en el HCM, entre otros beneficios siendo esta la finalidad del presente proyecto. 2.2 Los requerimientos 2.2.1 Requerimientos obligatorios. Cohen K. y Asn L. (2004) los definen como el "conjunto de caractersticas que deben estar, de forma obligada y necesaria, presentes en el equipo o solucin presentada por el proveedor." (p. 315). Son las caractersticas esenciales en el equipo o sistema, las cuales son el presupuesto mximo autorizado, el tiempo mximo de entrega del equipo requerido, la compatibilidad con el lenguaje computacional actual, el apoyo del proveedor durante la conversin de las aplicaciones, y las caractersticas mnimas requeridas de rendimiento de computadoras. 2.2.2 Requerimientos opcionales. Cohen K. y A. (2004) indican que "constituyen el conjunto de caractersticas que son de gran ayuda y utilidad si se encuentran presentes en el equipo, pero de no ser as, no necesariamente la propuesta del proveedor debe ser descartada." (p. 315). Son aquellas caractersticas no indispensables, sin embargo, necesarias por su utilidad, en el equipo. Estas pueden ser la existencia de usuarios con configuraciones similares que se encuentren en localidades cercanas para un soporte mutuo, la disponibilidad de algn sistema de aplicacin para asegurar una implantacin rpida y exitosa, y el alto grado de satisfaccin de los usuarios actuales. 2.3 Las ventajas de un sistema de informacin 2.3.1 Tangible Kendall y Kendall (1997), explican que son "ventajas que pueden medir en dlares, que se acreditan a la organizacin mediante el uso del sistema de informacin." (p. 334). Facilitan el ahorro de recursos y de tiempos pero estos mtodos no son fciles de usar, siendo el beneficio Aumento en la velocidad del procesamiento, accesos de otra forma a la informacin inaccesible, acceso a la informacin en una forma ms oportuna, disminucin en el tiempo del empleado para realizar tareas especificas, ahorro monetarios, y ahorro de recursos.

2.3.2 Intangible Kendall y K. (1997), explica que se "acreditan a la organizacin mediante el uso del sistema de informacin son difciles de medir pero aun as son importantes." (p. 334). Este beneficio busca relacionar a los empleados de la organizacin con los clientes manteniendo no solo la buena imagen si no eliminando tareas montonas y trabajosas; por lo que busca el mejoramiento en el proceso de toma de decisiones, incrementa la exactitud, mayor competitividad en el servicio al cliente, buena imagen del negocio, e incrementa la satisfaccin del trabajo para los empleados. 2.4 La factibilidad 2.4.1 Tcnica Kendall y K. (1997), explica que "gran parte de la determinacin de recursos tiene que ver con la evaluacin de la viabilidad tcnica." (p. 55). En esta viabilidad entra la experiencia y la eficacia del analista quien con su conocimiento y experiencia buscara opiniones de fabricantes en relacin a la disponibilidad de cumplimiento de metas o especificaciones en la tecnologa a utilizar ya que son muy costosos para que no cumplan las necesidades de los Recursos tecnolgicos y los sistemas existentes. 2.4.2 Econmica Kendall y K. (1997), explica que "es la segunda parte de la determinacin de recursos." (p. 56). Se debe estudiar todos los costos de la inversin para tener una proyeccin de las ganancias, de manera que los costos operativos no sean superiores y as obtener nuestra viabilidad econmica esperada en cuanto tiempo, el costo del estudio de sistemas, el costo del tiempo que los empleados dedicaran al estudio, el costo estimado del hardware, y el costo de software. 2.4.3 Operativa Kendall y K.(1997), explica que "depende de los recursos humanos disponibles para el proyecto e implica determinar si el sistema funcionar ser utilizado una vez que se instale." (p. 56). Esta parte depende nica y exclusivamente de los usuarios ya que si le aportamos un sistema que funcione eficaz y accesiblemente, con creatividad e innovaciones, las probabilidades de que el sistema solicitado sea usado sern mayores en cuanto a la Funcionalidad del sistema, la utilizacin del sistema, y los recursos humanos necesarios.

2.5 Sistema de informacin Andreu R, Ricart J. y Valor J. (1996) mencionan que "es el conjunto formal de procesos que, operando sobre una coleccin de datos estructurados de acuerdo con las necesidades de una empresa, recopila, elabora y distribuye (parte de) la informacin necesaria para la operacin de dicha empresa y para las actividades de direccin y control correspondiente, apoyando al menos en parte, la toma de decisiones necesaria para desempear las funciones y procesos de negocio de la empresa de acuerdo con su estrategia." 2.5.1 Sistema de apoyo a las operaciones O"Brien (2001), indica que "los sistema de informacin siempre se han necesitado para procesar datos generados por operaciones comerciales, y han sido utilizados en estas." (p. 56). Toda empresa comercial busca eficiencia, rapidez, facilidades en el desempeo de sus transacciones internas y externas, y debemos optimizar el Sistema de procesamiento de transacciones, el sistema de control de procesos, y el sistema de colaboracin empresarial. 2.5.2 Sistema de apoyo Gerencial O"Brien (2001), explica que "se centran en el suministro de informacin y respaldo para la toma de decisiones efectivas por parte de los gerentes." (p. 61). Proporcionar informacin y respaldo en cuanto a datos de trabajadores, datos operacionales, datos corporativos, datos econmicos, actualizaciones del Sistema de informacin gerencial, el sistema de apoyo a las decisiones y el sistema de informacin ejecutiva. CAPTULO III

Marco metodolgico
3.1 Tipo y Diseo de la Investigacin Para el desarrollo de esta investigacin referida a un sistema de informacin se considerar para su diseo metodolgico que de acuerdo a sus caractersticas, ste corresponde a un proyecto factible y a una investigacin de modalidad documental. De acuerdo a los objetivos establecidos esta investigacin basada en un Proyecto Factible e Investigacin Documental, toma en cuenta el concepto dado por la Universidad Pedaggica Experimental Libertador, Vicerrector de Investigaciones y Postgrado (2007) Manual de Trabajos de Grado de Especializacin y Maestras y Tesis Doctorales, siendo ste: El Proyecto Factible consiste en la investigacin, elaboracin y desarrollo de una propuesta de un modelo operativo viable para solucionar problemas, requerimientos o necesidades de

organizaciones o grupos sociables; puede referirse a la formulacin de polticas, programas, tecnologas, mtodos o procesos. El Proyecto debe tener apoyo en una investigacin de tipo documental, de campo o un diseo que incluya ambas modalidades. (p. 21) El proyecto factible implica la elaboracin de una propuesta respondiendo a una necesidad especfica, ofreciendo soluciones de manera metodolgica. Por otro lado la investigacin documental ofrece la ventaja de precisar elementos empricos del tema a travs de consultas en textos legales, tcnicos y otros documentos, analizados con sentido crtico y temtico, sobre los variados aspectos como han sido considerados en su oportunidad por los estudiosos de la materia. Del mismo modo es explicada la investigacin documental por el autor antes mencionado, indicando que: Se entiende por Investigacin Documental, el estudio de problemas con el propsito de ampliar y profundizar el conocimiento de su naturaleza, con apoyo, principalmente, en trabajos previos, informacin y datos divulgados por medios impresos, audiovisuales o electrnicos. La originalidad del estudio se refleja en el enfoque, criterios, conceptualizaciones, reflexiones, conclusiones, recomendaciones y, en general, en el pensamiento del autor. (p. 20) 3.2 Poblacin y Muestra 3.2.1 Poblacin Segn Michelena (2000), plantea que "Es el conjunto de unidades o elementos claramente definidos por las caractersticas que posee, conforman un todo, y pueden ser personas, empresas, pases, ciudades, etc., pues, despus es que se extrae de ese gran grupo la muestra" (p. 55). La poblacin corresponde al personal que labora en el plantel, tal como treinta y cinco (35) docentes, cuatro (4) administrativos y directivos, el cual consta de 47 personas en total, distribuidos de la siguiente manera: Cuadro N 3

3.2.2 Muestra

Segn Michelena (2000), en su libro "Todo en el proceso de Investigacin", manual para la elaboracin, presentacin y evaluacin de los trabajos de grados, all plantea que "Es el subconjunto de ese universo, presupone que sta debe poseer las caractersticas del conjunto, por lo tanto, su importancia radica en que la escogencia sea representativa en muchos casos, especificando tamao y tipo de muestreo, ya que existen gran variedad al respecto" (p. 55). Para la determinacin de la muestra, se tomara en cuenta el muestreo intencional debido a que corresponde a una establecida cantidad de individuos que pertenecen al personal que labora en la institucin y estos son elegidos segn la opinin de los investigadores, principalmente por la limitada poblacin. Namakforosh (1998), indica que "En el muestreo intencional todos los elementos muestrales de la poblacin sern seleccionados bajo estricto juicio personal del investigador. En este tipo de muestreo el investigador tiene previo conocimiento de los elementos poblacionales" (p. 193). En este aspecto la muestra establecida ser de 15 personas que laboran en la institucin, siendo primordial el personal directivo, asimismo se tomar en cuenta el personal administrativo y 7 profesores, principalmente aquellos del rea de informtica, mostrndose la distribucin en el siguiente cuadro: Cuadro N4

3.3 Tcnicas e Instrumentos de Recoleccin de Datos Las tcnicas e instrumentos de recoleccin son las estrategias que adopta el investigador para responder as al problema planteado. Se refiere al dnde y cundo se recopil la informacin, as como la amplitud de la informacin recopilada. Para la recopilacin de datos se emplearan las siguientes tcnicas: La observacin, Segn Flames (2003), "es la accin de utilizar los sentidos para estudiar un problema de investigacin." (p. 35). El instrumento a utilizar ser el registro (ver anexo A), el cual segn Balestrini (2001), se puede indicar que es "un conjunto de procedimientos y recursos de que se sirve para que ayuden a guardar una informacin para algn fin." (p. 50). El fichaje, segn Hochman, E. y Montero, M. (1982), "El fichaje constituye una tcnica que permite acumular datos, recoger ideas y organizarlo todo en un fichero. Es una contante fuente de informacin, creciente y flexible" (p. 15), utilizando en sta la ficha como instrumento de recoleccin de datos (ver anexo B), siendo definida segn Tamayo, Mario (1983), como "el instrumento que nos permite ordenar y clasificar los datos consultados,

incluyendo nuestras observaciones y criticas, facilitando as la redaccin del escrito." (p. 98). Se recolectarn datos de fuentes primarias y secundarias, tales como libros, revistas, documentos y consultas en lnea. Una vez efectuada la recoleccin, la informacin debe ser objeto de revisin para su clasificacin. Las encuestas, segn Flames (2003) "Es la obtencin directa de las personas y/o fuentes primarias de las informaciones, datos, puntos de vista o aspectos relevantes de un tema objeto de estudio." (p. 72). La Encuesta, basndose en el cuestionario como instrumento (ver anexo C), se realizar durante la ejecucin del trabajo con la finalidad de obtener la informacin necesaria para el desarrollo de las variables. El cuestionario es definido por Michelena, B. (2000) como un "Instrumento que consiste en una serie de preguntas previamente ordenadas y relacionadas con los aspectos ms relevantes de la investigacin, ya que de no ser as, pierde el sentido de utilidad." (p. 58). Una vez obtenida la informacin, se organiza y se analiza el material para la elaboracin del informe, el cual indicar los pasos e interpretacin de los datos para determinar su validez y precisin dentro del estudio, para emitir una informacin en el desarrollo de la investigacin. Se utilizarn fichas de trabajo para una mejor organizacin de la informacin obtenida de las fuentes consultadas. 3.4 Validez Segn Martins, F. y Palella, A. (2003), "La validez se define como la ausencia de sesgos. Representa la relacin entre lo que se mide y aquello que realmente se quiere medir." (p. 172). Existen diferentes mtodos para validar un instrumento, en esta oportunidad se aplicar la validez de contenido, explicada por Martins F. y P. A. (2003) de este modo: "Este mtodo trata de determinar hasta dnde los temes de un instrumento son representativos (grado de representatividad) del dominio o universo de contenido de las propiedades que se desea medir." (p. 172). La validez de contenido no puede ser expresada cuantitativamente, es una cuestin de juicio, se estima de una manera subjetiva, a travs de un procedimiento denominado juicio de expertos, donde 3 o 5 expertos (siempre nmeros impares de expertos) revisan el contenido, la redaccin y la pertinencia de cada tem y en algunos casos realizarn recomendaciones para que los investigadores efecten las correcciones pertinentes, esta revisin se realizar mediante un documento llamado evaluacin de criterios (ver anexo D). Se proceder a realizar la evaluacin de criterios a tres (3) expertos especialistas en el rea de informtica para obtener la validez de los diferentes reactivos alusivos al tema y para comprobar si los reactivos miden lo que se quiere medir.

3.5 Confiabilidad La confiabilidad, es una de las caractersticas para determinar la utilidad de los resultados de un instrumento, siendo definida por Martins, F. y P. A. (2003), como: La ausencia de error aleatorio en un instrumento de recoleccin de datos. Representa la influencia del azar en la medida; es decir, es el grado en el que las influencias del azar estn libres de la desviacin producida por los errores casuales. Adems, si la precisin de una medida es lo que asegura su repetibilidad (si se repite, siempre da el mismo resultado). (p.176) La confiabilidad se mide a travs de ecuaciones segn el tipo al que pertenezca y con la cual se determina el coeficiente de confiabilidad de un instrumento, el cual oscila entre cero (0) y uno (1.00), representado en el siguiente cuadro de criterios de decisin para la confiabilidad de un instrumento: Cuadro N 5

La medicin del coeficiente se realizar a travs de la confiabilidad entre observadores o grado de acuerdos inter-observadores, utilizando un cuadro resumen de acuerdos o desacuerdos entre observadores por tems (ver anexo E), el cual es aplicable segn Flames (2003) en: "Anlisis de contenido, cuestionarios de preguntas abiertas, tcnica de nominacin y Adivina quin?" (p. 53), y donde se utiliza la ecuacin de Haynes: Ao= -confiabilidad entre observadores o grado de acuerdos interobservadores. Ia= Total de acuerdos. Id= Total desacuerdos. Esta modalidad se utilizar debido a que el instrumento al cual se le medir el coeficiente de confiabilidad es un cuestionario de preguntas netamente abiertas, y por tanto es la mejor manera de medir cuantitativamente un instrumento cualitativo. Una vez obtenido el resultado del cuadro resumen de acuerdos o desacuerdos entre observadores por tems, sometido a juicio por 20 personas, se procede a realizar la medicin del coeficiente, segn la ecuacin de Haynes:

Segn el resultado, se determin que el coeficiente es de 0.81, indicndose as que pertenece a la categora de confiabilidad Muy alta, mostrndose que el instrumento a medir concuerda con las expectativas del mismo. 3.6 Cronograma de actividades Cuadro N 6

CAPTULO IV

Conclusiones
4.1 Conclusiones Las Instituciones Educativas se han visto en la necesidad de ser ms eficientes en el desempeo de sus funciones para as asegurar el buen servicio a padres y alumnos, con el

fin de ser ms competitivos, siendo de gran importancia la automatizacin de los procesos y su adecuacin continua, en concordancia a los nuevos requerimientos y avances tecnolgicos para colocarse a la par de las dems instituciones, sealan los autores las conclusiones que consideran relevantes del proyecto: Actualmente el proceso de inscripcin de la Unidad Educativa "Colegio Miguel ngel" se realiza de forma manual esto conlleva a plantear la aplicacin de un sistema de informacin que permita mejorarlo, con lo cual el representante matricula a su representado suministrando toda la informacin requerida, permitiendo ste llevar un mejor control de requisitos solicitados y recibidos. En virtud de mejorar la calidad del servicio prestado por esta Institucin, se dise una propuesta de un Sistema Automatizado que contribuya a agilizar el flujo de la informacin requerida en dicho proceso y por ende, facilite la bsqueda de informacin y documentos, con el fin de adecuarse a las exigencias que impone continuamente el mercado, garantizando as su competitividad. Esta propuesta permitir a la Unidad Administrativa recopilar toda la informacin relativa a la inscripcin, directamente del representante lo que conllevara a evitar la duplicidad de funciones que se realiza actualmente, donde toda la informacin es registrada de forma manual por el personal encargado de realizar el proceso y luego es vaciada al computador, a su vez, se ejercera mayores controles, ya que se tendra un soporte fsico, que seran las planillas de inscripcin que se imprimira al finalizar la obtencin de la informacin requerida y el registro automatizado o base de datos de las mismas. Es necesario e indispensable para implementar el sistema los equipos computarizados y que tengan los programas recomendados como Access 2000 entre otros. El sistema cuenta con una clave donde el usuario tiene que suministrar su nombre y contrasea, adicionalmente est diseado para bloquearse al 3er intento fallido, evitando el uso del mismo por usuarios indebidos, siendo manipulado por las personas autorizadas por el Departamento Administrativo que est a cargo del mismo. Asimismo, contar con un men de ayuda y adicionalmente tendrn un manual de procedimiento. De todo lo anteriormente expuesto, los autores concluyen que la propuesta desarrollada es capaz de mejorar la calidad del servicio prestado por la institucin, en relacin al proceso de inscripcin. De llevarse a cabo, podra llegar a convertirse en una herramienta esencial que permitir realizar dicho proceso de una manera eficiente y confiable, permitiendo obtener mejores resultados a menor costo. 4.2 Recomendaciones Entre las principales recomendaciones derivadas de la investigacin emprendida y la propuesta presentada, los autores establecieron las siguientes:

y y y

Implantacin de un sistema automatizado de inscripcin que permita agilizar los procesos manuales, incrementando la eficiencia en el requerido proceso que se formalizar en los perodos de inscripcin. Actualizacin de los Sistemas Operativos permitiendo la adecuacin del Sistema Automatizado de Inscripcin, en el/los equipos del personal administrativo. Es recomendable disear un plan de seguridad y respaldo, que permita rescatar los datos en caso de cualquier eventualidad. Asesoramiento a los usuarios en el manejo o requerimiento del Sistema Automatizado de Inscripcin, a travs de un Manual de Procedimiento y un seminario o taller.