Planificación de Recursos Empresariales

(ERP) de la empresa EMCEL

Presentado Por:
Breyner Duran
Melanie Pacheco
Roixy Valdelamar

Instructor:

Alfredo de Jesús Pérez Méndez

Competencia:

Facilitar el Servicio al cliente

Ficha:

1903245

Complejo Tecnológico Agroindustrial Pecuario y Turístico

2020

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 INTRODUCCIÓN

Diseños para EL Interior S.A. fue fundada en 1950 en Medellín, Antioquia. Es una
compañía que crea, produce y comercializa calcetines, tejidos y servicios de valor agregado
para empresas manufactureras. Sus mayores clientes son grandes cadenas de almacenes en
toda Colombia, Centro y Suramérica, Estados Unidos y Europa. Es una empresa altamente
reconocida por sus clientes, dentro y fuera de Colombia, por su competitividad, innovación
y diseño de alta calidad. La compañía busca sostener una relación de largo plazo con sus
clientes en donde se perciba que hay confianza y trabajo mancomunado (Lewin y Johnston,
1997; Wilson y Vlosky, 1997). Ellos respaldan a sus clientes con inventarios actualizados
al minuto, tecnología avanzada para el registro de pedidos, fácil acceso a la información de
cuentas y un excelente récord de entregas rápidas y justo a tiempo. Por otro lado, la
compañía cuenta con el mejor centro de distribución (CEDI) de Suramérica. En Colombia
supera en 4,5 días el ciclo de respuesta de entrega de producto a los clientes con respecto a
la competencia.
La compañía busca un posicionamiento diferenciador para su marca a través de la
innovación, moda y variedad. Se espera comunicar estos atributos de tal forma que
sean percibidos de manera consistente por los consumidores y así lograr mayores
ventas por impulso. Esta clase de venta está determinada, en gran parte, por los
sentimientos momentáneos que manifiestan los consumidores. Por ejemplo, si una
persona está pensando en ir a un paseo a la playa, al observar una exhibición
impactante sobrecargada de colores, esta exhibición puede llamar su atención logrando
que la identifique con su objetivo de entretenimiento y llevándolo a comprar algo
congruente con su idea de diversión; es decir, la compra se puede dar gracias a que la
persona siente que ese producto responde a lo que está buscando. En otras palabras, las
características del producto le pueden hacer pensar en la pertinencia de la compra.

OPORTUNIDADES DE NEGOCIO

Aumentar las ventas en las diferentes sub regiones del país para así poder seguir siendo
unas de las mejores tanto en calidad como eficacia a la hora de las entregas, y poder
seguir expandiéndonos para así posesionarnos entre las primeras en el sector
manufacturero y que la compañía Diseños para el Hogar S.A siga en aumento.

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El problema a solucionar

El problema es: El problema que ha venido enfrentando la compañía Diseños para

el Hogar S.A es que las ventas han caído un 20% y no se saben las

razones del porque han decaído de esa manera tan brusca ya que es

una compañía con alta calidad.

Los afectados son: Asesor Comercial

Director contable y financiero

Director de producción

Gerente

Áreas comerciales, servicios y posventa

Presidente de la organización

Gerentes de la organización

Vendedores

Despachadores

El Impacto es: El impacto que conlleva esto es la disminución de las ventas lo

cual esto afecta a todos los implicados de la empresa, ya que no
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 se saben los motivos por el cual esto está sucediendo y genera
pérdidas de producción y afecta a los ingresos de la compañía
Diseños para el Interior S.A.
Una solución exitosa Si se logra fortalecer el área de servicio al cliente, EMCEL, tendrá
será:
un gran éxito en el crecimiento de venta y servicios debido a sus

crecimientos de clientes. Disponer de personal capacitado permite a

la gerencia de las distintas áreas eficiencia y eficacia al llevar sus

labores. Lo que es más ingresos para la empresa.

Posición del sistema dentro Diseños para el Interior S.A

Para: Fabricante

Almacenista

Auxiliar contable

Director contable y financiero

Director de producción

Confeccionista

Costureras

Gerente

Diseñadores

Departamento de producción

Departamento de mercadeo

Recursos Humanos

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Quiénes: Manejan toda la información de la empresa y lograran tener un

sistema automatizado y controlado de información.

Tienen control sobre la gran parte de información disponible a alta

gerencia por lo que sus aportes son necesarios para desarrollar
cualquier investigación dentro de la unidad de negocio.

Las principales actividades de control son el control de pedidos, de

stock, de estado de producción y de facturación.

El ERP: El sistema de planificación de recursos permitirá a los miembros de

la organización tener un la información real en tiempo real para
tomar decisiones.
El cual: Almacena la información necesaria para gestionar la empresa.

Sistematiza el flujo de información.

Permite la unión de los módulos del negocio.

Agiliza el proceso de toma de decisiones al tener un sistema de

información actualizado y controlado.

Visibilidad de las operaciones.

No como: El sistema de información actual que es informal y tiende a requerir

y buscar la información en cada actor a medida que se vaya a tomar
una decisión. No posee registros y el control sobre él es tedioso
basado únicamente en la confianza de quien da la información.

Este proyecto: Permite gestionar las distintas actividades de la empresa mediante

una interfaz gráfica sencilla y amigable. Además proporciona un
acceso rápido y actualizado de la información desde cualquier
punto que tenga acceso a la base de datos.

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Demografía del mercado

Desde el comienzo de la compañía Diseños para el Interior S.A en 1950 en la ciudad de

Medellín Antioquia siempre se pensó en la calidad de todos los productos que se
venden porque lo que se pensó fue tener y mantenernos con esa alta calidad hasta el día
de hoy.

En cuanto al equipo de trabajo, Diseños para EL Interior S.A. tiene una fuerza de
ventas permanentemente entrenada para sostener una buena relación comercial (Weitz y
Bradford, 1999), así como un departamento de diseño atento a las necesidades de
innovación. Aunque las ventas se realizan a grandes cadenas y no directamente al
usuario, Diseños para EL Interior S.A. se ha destacado por pensar en satisfacer las
necesidades del usuario final. Específicamente, la marca Soul está diseñada pensando en
ser ropa interior masculina reconocida por su alta calidad y cada prenda garantiza la
comodidad del usuario.

Uno de los puntos principales de su misión es satisfacer las necesidades de los clientes
a través de un servicio personalizado de alta calidad, otorgado con amabilidad y
eficiencia y alta calidad en los productos.

La empresa Diseños para el Interior S.A busca tener ventaja competitiva en el

mercado. Distinguirse de los demás competidores que hay en el mercado por eso
siempre busca distinguirse en cada factor.

Perfil de los involucrados

Para proveer de una forma efectiva productos y servicios que se ajusten a las
necesidades de los usuarios, es necesario identificar e involucrar a todos los
participantes en el proyecto como parte del proceso de modelado. También es necesario
identificar a los usuarios del sistema y asegurarse de que el conjunto de participantes en
el proyecto los representa adecuadamente. Esta sección muestra un perfil de los
participantes y de los usuarios involucrados en el proyecto.

Nombre: Lewin y Johnston, 1997; Wilson y Vlosky, 1997

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Descripción de la Fundadores de la empresa Diseños para el Interior S. A
Participación:

Responsabilidades y Acompañar en todo momento el proyecto.

Participación: Representar a todos los usuarios posibles del sistema.

Revisar el modelo de análisis del negocio.

Revisar el modelo de diseño del negocio.

Definir los involucrados dentro de la organización.

Evaluar el desarrollo de cada tarea dentro del proyecto.

Resumen de Usuarios

Cargo y Modulo Descripción de la Participación

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Almacenista – Gestión de • Recibir, entregar y controlar la entrada y salida de materiales-

producción suministros de producción, respaldado por una orden de

pedido expedida por el supervisor de turno.

• Verificar que lo descrito en la factura corresponda a lo

recibido físicamente.

• Hacer seguimiento a las órdenes de compra en contacto con el

auxiliar de compras.

• Programar junto con el supervisor horario de despacho de

suministro de producción.
• Recibir productos terminados.

• Responsable de verificar la calidad del producto durante el

proceso y del producto terminado, conforme a la orden de
fabricación.

Cargo y Modulo Descripción de la Participación

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 • Despacho de producto terminado.

• Verificar que los datos consignados en el documento de salida

coincidan con el material entregado al

Transportador.

• Encargado de coordinar inventario de fin de mes de

suministros y productos terminados.

• Controlar existencia de materiales y hacer requisición.

• Preparar informes mensuales:

⋅ Inventario de materiales en el almacén sistematizado.

⋅ Inventario de productos terminados por despachar.

⋅ Cantidad de productos terminados en el mes.

⋅ Cantidad de producto terminado despachado en el mes.

⋅ Órdenes de compra pendientes.

Auxiliar contable – • Encargado de elaboración de nóminas, cheques, estados de

Gestión de costos y
finanzas bancos.

• Registro de cuentas por pagar y cuentas por cobrar.

• Archivo de documentos contables.

• Atención a proveedores, colocación de órdenes de compra y

pago.

• Recopilación de información para pagos a proveedores:

Cargo y Modulo Descripción de la Participación

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 ⋅ Ordenes de compra

⋅ Remisión

⋅ Factura

• Elaboración de aceptaciones bancarias

• Llevar información actualizada de compra y utilización de la

madera.

⋅ Cantidad de madera comprada

⋅ Registro de cantidad de madera utilizada

• Responsable del archivo y control de carpetas de

contratistas

Delineante – Gestión de • Atención de clientes con requerimientos y gustos especiales

comercial
⋅ Visita a los clientes

⋅ Registro de dirección y teléfono

• Responsable de elaborar los diseño de los productos a fabricar

para facilitar el proceso de fabricación y que sirva como punto

de referencia para el cliente.

• Diseño y actualización de los productos estandarizados.

• Preparar listado de requerimientos de materiales para

instalación y herrajes.

Cargo y Modulo Descripción de la Participación

• Responsable del manejo, organización y actualización de

información sobre uso de la madera, diseño, etc.

• Dar sugerencias para mejorar en el área de diseño y búsqueda

de nuevos productos.

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Director contable y • Responsable de preparar presupuesto general de la compañía.

financiero – Gestión de • Dirigir y controlar todas las actividades contables (egresos,

costos y finanzas ingresos, facturas, etc.)

• Elaboración de declaraciones de impuestos

(IVA,

Retención en la fuente, etc.)

• Revisión de nomina

• Hacer conciliaciones bancarias

• Elaboración de informes:

⋅ Informes al DANE

⋅ Certificado de retención en la fuente a los proveedores

⋅ Informes bancarios

• Liquidación de prestaciones sociales

• Revisión de informes contables (Pago a proveedores,

Contratistas, etc.)

Director de producción – • Responsable del cumplimiento de las políticas y normas

Cargo y Modulo Descripción de la Participación

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Gestión de producción programas de producción

• Elaboración del programa de producción con apoyo de la

gerencia

• Revisión previa de la confirmación de pedidos con el apoyo de

la gerencia, diseñadora y secretaria

• Elaboración del programa de producción, ordenes de

fabricación , gestión de mantenimiento de máquinas y

herramientas

• Elaborar ordenes de fabricación con sus respectivos detalles

técnicos

• Desarrollo y aprobación de los diseños a producir

• Análisis de costo y calidad de materia prima a utilizar

• Verificar medidas, especificaciones, calidad requerida de las

obras con el apoyo del supervisor de obra

• Responsable de mantener informado a Despacho-Almacén de

todos los pedidos que entran a fabricación, con el fin de llevar

control de despacho de productos terminados

• Responsable de la gestión de mantenimiento de maquinas y

herramientas

• Verificar que se estén cumpliendo los programas de

Cargo y Modulo Descripción de la Participación

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 Mantenimientos establecidos. Actualizando cada vez el listado

de la programación de tareas para cada mes

• Mantener actualizados:

⋅ Inventario de equipos

⋅ Inventario de herramientas

⋅ Inventario de repuestos y partes de equipos

Diseñador-Gestión de • Responsable de mantener de manera ordenada y aseada el

producción
puesto de trabajo

• Recibir del director de producción o gerente la confirmación

del pedido con sus respectivos diseños, especificaciones y

cotizaciones

• Verificar tallas

• Responsable de hacer requerimiento de suministros de

producción y pedirlos al almacén respaldado por la

confirmación del pedido

• Hacer pedidos de las telas y demás suministros en proceso.

• Responsable de revisar y comprender la orden de fabricación

antes de empezar el proceso de diseño masivo.

Cargo y Modulo Descripción de la Participación

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 Responsable de verificar la calidad y la cantidad de la materia

prima recibida, que cumpla con los requerimientos de la orden

de fabricación

• Revisar el estado de las máquinas y herramientas

utilizadas.

• Responsable de la calidad del producto durante el proceso de

diseño.

• Al iniciar la orden verificar las tallas y durante el proceso, que

correspondan a lo requerido en la orden de fabricación

• Entregar el producto terminado al almacenista o al supervisor

en caso que deban pasar por un último proceso de costuras.

• Colocar en la zona destinada para almacenamiento de

producto en proceso o terminado dependiendo del producto

Secretaria – Gestión • Responsable de recibir y hacer las llamadas telefónicas

comercial
• Recepción y radicación de documentos

⋅ Correspondencia enviada

Cargo y Modulo Descripción de la Participación

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 ⋅ Correspondencia recibida

⋅ Cuentas por cobrar

⋅ Cotizaciones

• Transcripción y elaboración de documentos

• Manejo de caja menor

• Pagos en efectivo de los anticipos, semanales. Nomina

quincenal

• Responsable del manejo organizado del archivo de folder de

clientes

⋅ Cotización

⋅ Confirmación de cotización

⋅ Orden de fabricación

⋅ Remisiones

⋅ Recibos de caja

⋅ Estado de cuenta

⋅ Cuenta de cobro

⋅ Dibujos y planos

• Organizar y controlar el despacho de mensajería

• Responsable de la atención al cliente

⋅ Atender solicitud de pedidos

Cargo y Modulo Descripción de la Participación

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Supervisor de planta – • Responsable de mantener ordenada y aseada la planta de

Gestión de producción producción, dentro y fuera de ella

• Mantener la disciplina dentro de la compañía en todas las

situaciones que puedan afectar el ambiente de trabajo

• Verificar que se den los estándares de producción en cada

línea de trabajo

• Responsable de verificar la calidad del producto durante el

proceso.

Cargo y Modulo Descripción de la Participación

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 • Controlar inventario de las telas y demás.

⋅ Recibir de los operadores el producto terminado

• Responsable de verificar la calidad del producto terminado según

orden de fabricación, diseño, especificaciones, etc.

• Controlar la salida del material de la planta

• Responsable de hacer cumplir programas de producciones establecidas

• Preparar para la gerencia informes semanales de lo producido,

entregado y pendientes de los programas de producción

• Verificar que se maximice la utilización de la materia prima

• Programar despacho del material de desperdicio

obligatorio

• Hacer que los espacios sean utilizados para lo cual han sido designados
(almacenamiento, circulación, basura, materia prima, producto
terminado, productos en proceso, herramientas, moldes, etc.)

Cargo y Modulo Descripción de la Participación

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 • Preparar para la gerencia informes mensuales de la cantidad de

producción con sus remisiones de

consecutivo, según la línea de producción

Resumen de las características del sistema

El estudio a desarrollar es un sistema de encuesta desarrollado a los clientes de Diseños

Para el Interior S.A con la intención de saber los motivos de las bajas ventas. Las áreas
a tratar por el sistema son: Gestión comercial, Gestión de producción, Gestión de
recursos humanos, Gestión de costos y finanzas y Gestión de compras.

Beneficio de la Compañía Características que lo apoyan

Aumentar las ventas de los productos. Personal profesional

Gestión automatizada del stock Sistema de optimización del stock en el almacén

del almacén y previsión de pedidos

Mayor facilidad para la gestión de los Base de datos centralizada con la

recursos humanos
información de todo el personal

Mayor control del estado de la producción Información detallada del estado del
producto

Beneficio de la Compañía Características que lo apoyan

Automatización de la cancelación de estas Sistema automatizado de anulación de órdenes

órdenes

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Automatización del sistema de nóminas Sistema automático de generación de nóminas

EVALUACIÓN DEL SISTEMA ERP

Se permite conocer la potencia del software de diseño en tres dimensiones Sistema

Integrado de Información (SIIN) de la empresa Diseños para El Interior S.A, el cual
permite a la empresa aumentar las ventas de manera considerable.

Alcance

Al analizar el caso de la empresa Diseños para el Interior S.A se puede observar como
la empresa es capaz de solucionar los problemas en el menor tiempo posible y es capaz
de reducir el impacto que estas situaciones puedan generar y afectar la reputación de la
empresa.
ESTRUCTURA INTERNA

La empresa Diseños para el Interior S.A Cuenta con una estructura interna de la

siguiente manera:

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 CARGOS FUNCIONES
– Administrar y controlar principalmente los proyectos y
programas con el plan anual, priorizando y monitoreando el
Presidente progreso de forma regular.

– Asegurarse que las estrategias de adquisición de la

organización sean efectivas, eficientes y responsables, de
modo que la transparencia y la coherencia sean claramente
evidentes.
– Implementar las metas y objetivos estratégicos de la
organización, para dar dirección y liderazgo hacia el logro
Gerente general de la misión, estrategia de la organización, además de sus
metas y objetivos anuales.
Asistencia Gerencial – Realización de tareas administrativas básicas, la operación
de clasificación de equipos de oficina básicos y el
enrutamiento de materiales entrantes.
– Coordinación de diversos servicios de apoyo de oficina,
incluidas las compras y la gestión de las instalaciones.

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 Es el líder de la operación y tiene la responsabilidad general
del éxito financiero del negocio. Maneja las relaciones
Gerente de externas con prestamistas, líderes comunitarios y
proveedores.
administración de
operaciones
– Responsable de desarrollar, asesorar e implementar
Jefe de recursos políticas relacionadas con el uso efectivo del personal dentro
humanos de la organización.
– Se asegura que la organización emplee el equilibrio
adecuado de personal en términos de habilidades y
experiencia

Es responsable de formular planes, diseños, estimaciones de

costos y especificaciones.
Diseñador

– Responsable de suministrar e interpretar la información

Gerente de finanzas financiera para así brindar apoyo en la toma de decisiones
acertadas del negocio y el análisis de riesgos.
– También es responsable del modelo propuesto de
presupuesto financiero, monitoreando el desempeño y la
eficiencia.

INTERFACES EXTERNAS

El jefe del proyecto deberán analizar cada una de las actividades que se deben realizar
para ejecutar correctamente el proyecto y obtener los resultados buscados, a partir de
ello, se identificaran los otros participantes del proyecto, quiénes se encargaran a su vez
de llevar a cabo los planes relacionados con la búsqueda de los porque se dieron esas
situaciones.

ROLES Y RESPONSABILIDADES

Puesto
CARGO RESPONSABILIDADES

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Jefe de Proyecto
Analista de Sistemas
Programador Construcción de
prototipos
Jefe de diseño de sistemas
HERRAMIENTAS DE APOYO
HERRAMIENTAS
Manual interno de la empresa
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El jefe del proyecto asigna los recursos,
gestiona las prioridades, coordina las
interacciones con los clientes y usuarios,
y mantiene al equipo del proyecto
enfocado en los objetivos.
El jefe de proyecto también establece un
conjunto de prácticas que aseguran la
funcionalidad y eficacia de las
actividades desarrolladas
También será quien se encargue de
supervisar el desarrollo de las
actividades, la gestión de riesgos,
planificación y control del proyecto.
Específica, evalúa y define a través de la
interacción con los clientes por medio de
entrevistas, la mejor estructura de la
evaluación del servicio que se
desarrollará y del sitio web por donde se
vende.
Es un colaborador en la elaboración en
las pruebas funcionales de los modelos de
encuestas para evaluar el servicio que se
han desarrollado, al igual que el modelo
de página web creado en base a
investigaciones previas con los usuarios.
Gestión de requisitos, gestión de
configuración y cambios, elaboración de
la documentación, elabora los modelos de
implementación y despliegue.
DESCRIPCIÓN
Permite recordar a los empleados las
funciones y las características que deben
destacarse al desempeñarlas
correctamente

Evaluaciones de desempeño
Registro de quejas y reclamos de los
clientes
Es la base principal para abordar el
objetivo del proyecto y encaminar a los
empleados a alcanzarlo.
Indica las fortalezas y debilidades de los
empleados a las cuales van orientados
los programas de capacitación
Orienta los programas de capacitación y
fortalece los conductos de comunicación
entre el cliente y la empresa

APTITUD DE CAMBIO

CLIENTES

EMCEL es una empresa que cuenta con clientes en distintas zonas del país, debido a
que aunque inició en la ciudad de Cali, desde 1994 se crearon las sedes regionales
Caribe (Barranquilla), Centro (Bogotá) y Noroccidente (Medellín) para incrementar la
presencia de la empresa en estas zonas de Colombia.

Tanto su tiempo al servicio de las personas como la calidad del mismo de manera
constante ha logrado que la empresa tenga clientes fieles a lo largo de los años, como lo
ha sido hasta ahora incluso la cliente que presentó la inconformidad con el servicio al
cliente.

COMPETIDORES

COMPETIDORES VENTAJA COMPETITIVA

Imbera Servicios Colombia Sas
Industrias Refridcol S A
Inverprimos S A S
Refrigeracion Comercial Del Sur Sas
 Menos tiempo en el mercado
 Está en el mercado nacional solo
con una sede
 Menor variedad de productos
 Menor experiencia en el mercado
 Mayores precios de los productos
 Menos sedes a nivel nacional
 Solo tiene una sede y es en el
departamento de Santander
 Menor calidad de los productos

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 Conclusión.

La empresa EMCEL, es una empresa con grandes alcances de crecimiento y mejora,

debido a que cuenta con un recorrido profesional e intachable en su gran mayoría, pues
sus logros y premios como la del 2000 lo confirman. La pequeña dificultad planteada
muestra la importancia que tiene para la empresa el solucionar la problemática que se
presente con sus clientes fieles a su marca pues son conscientes de lo esenciales que
son. Aunque al comienzo se presentó un inconveniente con la respuesta de la queja
plantearon estrategias para solucionarlo pues saben que la calidad y el buen servicio son
potenciales para el crecimiento y estabilidad de le empresa.

En pocas palabras EMCEL es una empresa en potencia. Que con sus productos
eléctricos busca extenderse, crecer y satisfacer al cliente, por ende busca estrategias o
soluciones para enfrentarse a las dificultades que puedes perjudicarla. Pensando
siempre en el bienestar de sus clientes.

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