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(ISO 9000:2005)
Auditora: Proceso sistemtico, independiente y documentado para
obtener evidencias de la auditora y evaluarlas de manera objetiva
con el fin de determinar el grado en que se cumplen los criterios de
auditora.
Evidencia de la auditora: registros, declaraciones de hechos o
cualquier otra informacin que es pertinente para los criterios de
auditora y que son verificables.
Criterios de la auditora: conjunto de polticas, procedimientos o
requisitos usados como referencia frente a la cual se compara la
evidencia de la auditora
TIPOS DE AUDITORIA
EXTERNA
De tercera parte, independiente
De segunda parte, cliente a proveedor
INTERNA
De primera parte, la organizacin audita su
propio sistema
CRITERIOS DE LA
AUDITORIA
NORMA DE SISTEMA DE CALIDAD
SISTEMA DOCUMENTADO
REQUISITOS DE CLIENTES
REQUISITOS LEGALES
ISO 9001:2008 Y
AUDITORIA
DIGA LO QUE HACE, HAGA LO QUE
DICE, PRUEBELO
LA AUDITORIA INTERNA VERIFICA
QUE ESTO SE CUMPLE
PRINCIPIOS DE LA AUDITORIA
ISO 19011:2011
Integridad
Presentacin imparcial
Debido cuidado profesional
Confidencialidad
Independencia
Enfoque basado en la evidencia
DEFINICIONES
ISO 19011:2011
CLIENTE DE LA AUDITORIA
ORGANIZACIN O PERSONA
QUE SOLICITA UNA AUDITORIA.
El cliente de la auditora puede ser el auditado, o cualquier
organizacin que tenga derechos reglamentarios o
contractuales para solicitar una auditora
PROCESO DE GESTION DE UN
PROGRAMA DE AUDITORIA
Objetivos y alcance
Criterios
Riesgos
Responsabilidades
Recursos
Procedimiento documentado (obligatorio ISO 9001)
PROCESO DE GESTION DE UN
PROGRAMA DE AUDITORIA
IMPLEMENTACION DEL PROGRAMA DE AUDITORIA
PROCESO DE GESTION DE UN
PROGRAMA DE AUDITORIA
SEGUIMIENTO Y REVISIN DEL PROGRAMA DE
AUDITORIA
Seguimiento y revisin
Necesidad de acciones correctivas y preventivas
Identificacin de oportunidades de mejora
CORRESPONDE A LA ETAPA VERIFICAR EN EL CIRCULO
PLANIFICAR--HACER
PLANIFICAR
HACER--CONTROLAR
CONTROLAR--ACTUAR
PROCESO DE GESTION DE UN
PROGRAMA DE AUDITORIA
MEJORA DEL PROGRAMA DE AUDITORIA
PLANIFICACION DE
AUDITORIAS
Tipo de auditora.
Procesos / Sectores a auditar.
Cronograma
Asignacin de auditores.
FUNCIONES Y PROCESOS
PROCESOS
INTERDEPARTAMENTALES
DEPARTAMENTO
A
DEPARTAMENTO
B
DEPARTAMENTO
C
CLIENTE
ENFOQUES DE AUDITORIA
AUDITORIA POR PROCESOS
UN REQUISITO EN TODA LA ORGANIZACIN (HORIZONTAL)
TODOS LOS REQUISITOS DE UN DEPARTAMENTO (VERTICAL)
AUDITORIA DE UN PROYECTO
AUDITORIA DE UN PRODUCTO (NO ES INSPECCION)
AUDITORIAS SUCESIVAS
Cambie el alcance
Cambie la estrategia
Cambie los mtodos
Cambie los auditores
RESPONSABILIDADES DEL
AUDITOR
Planificacin y cumplimiento de las
RESPONSABILIDAD DEL
AUDITOR JEFE
Preparacin del plan de auditora.
Representacin del equipo ante el
sector auditado.
Elaboracin del informe.
Direccin de las actividades.
REQUISITOS DE CALIFICACION
DE AUDITORES
ATRIBUTOS PERSONALES
CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES
EDUCACION
EXPERIENCIA LABORAL
FORMACION COMO AUDITOR
EXPERIENCIA EN AUDITORIA
ATRIBUTOS PERSONALES DE
AUDITORES
ETICA
MENTALIDAD ABIERTA
DIPLOMATICO
OBSERVADOR / PERCEPTIVO
VERSATIL
TENAZ
DECIDIDO
SEGURO DE SI MISMO
CONOCIMIENTOS Y
HABILIDADES DEL AUDITOR
CALIFICACION DE AUDITORES
CATEGORIAS
AUDITOR EN ENTRENAMIENTO
AUDITOR
AUDITOR JEFE
REQUISITOS ADICIONALES
PARA LOS AUDITORES JEFE
CAPACIDAD DE PLANIFICACION
CALIFICACION DE AUDITORES
INTERNOS
PREPARACION DE LA
AUDITORIA
Objetivo y Profundidad.
Condicin del sistema.
Areas Problema /Indicadores
desempeo.
Equipo auditor
PREPARACION DE LA AUDITORIA
(continuacin)
Definir enfoque auditoria
Revisin documentacin.
Auditoras previas.
Listas de verificacin.
Atribucin responsabilidades.
Plan y cronograma.
AUDITORIA DE UN PROCESO
INTERACCION DE LOS
PROCESOS
No audite un proceso aislado, investigue las interacciones con
otros procesos. Ejemplos:
Cuando audite un sector operativo, anote los nombres y
funcin del personal entrevistado, y use esta informacin
cuando audite en el departamento de recursos humanos.
Cuando audite control de calidad, pida registros de un lote de
productos que observ en almacn (proceso de despacho), o
en un pedido cumplido de cliente (proceso de ventas)
Cuando audite distribucin de documentos, verifique el
estado de revisin de documentos que observ en los lugares
de trabajo operativos.
AUDITORIA DE SISTEMAS
INTEGRADOS
Conviene auditar en forma integrada procesos con requisitos
de ms de una norma (ejemplo diseo y produccin)
Hay procesos especficos de una norma (ejemplo requisitos
legales ambientales ISO 14001)
Puede ganar tiempo auditando en una misma visita a un
lugar de trabajo procesos y requisitos de ms de una norma.
Ejemplo, en un laboratorio de ensayos puede ver control de
calidad (ISO 9001), disposicin de muestras y otros residuos
(ISO 14001), y proteccin contra incendio (OHSAS 1800118001ISO 14001)
REVISION DE DOCUMENTACION
Claridad y coherencia.
LISTAS DE VERIFICACION
EJEMPLO, PRODUCCION:
Mire:
Registros asociados con la produccin
Busque:
Evidencia del cumplimiento de los controles establecidos, si
las personas que liberaron los productos son las autorizadas,
si hubo productos no conformes y como se trat la no
conformidad, evidencia de la trazabilidad de productos, etc.
LISTAS DE VERIFICACION
EJEMPLO, ALMACENES
LISTAS DE VERIFICACION
No necesariamente hay que empezar mirando
registros:
Puede entrevistar a un empleado o a un proveedor
en el lugar
O puede observar y tomar datos de productos
almacenados
LISTAS DE VERIFICACION
EJEMPLO, CONTROL DE INSTRUMENTOS:
Verificar que las mediciones que afectan calidad cuentan con
instrumentos calibrados. Para ello revise especificaciones de
productos
Pregunte para que se usan instrumentos que observa en la
planta o laboratorio
Verificar cumplimiento programa de calibracin
Verificar tolerancias de especificacin vs. Incertidumbre en
calibracin
Verificar trazabilidad a patrones
Verificar coherencia en clculos de incertidumbre
LISTA DE VERIFICACION
Registro de observaciones.
Evidencia objetiva comprobable.
LISTA DE VERIFICACION
AUDITORAS A DISTANCIA
Infraestructura adecuada
Disponibilidad de registros para la
auditora
Evaluar aplicabilidad de esta
modalidad en trminos de riesgos
EJECUCION DE AUDITORIAS,
INICIO
Reunin inicial.
Revisin del plan y metodologa.
Horario entrevistas.
Canales comunicacin.
comunicacin.
EJECUCION DE AUDITORIAS
METODOLOGIA
Entrevistas.
Visita lugares de trabajo.
Examen de registros.
Evidencia objetiva.
Informacin al auditado.
METODO DE AUDITORIA
Siga la pista de un producto o registro a lo largo
del proceso
Pero tenga su atencin flotante para captar sobre
la marcha otros aspectos
Preste atencin al entorno fsico
Preste atencin a comentarios del auditado
Lea la documentacin que est en el lugar de
trabajo
REALIZACION DE
AUDITORIAS
ESTABLECER LOS HECHOS
REGISTRAR LAS EVIDENCIAS
EVALUAR EL CUMPLIMIENTO
CLASIFICAR POR IMPORTANCIA
LA MUESTRA DE AUDITORIA
Elegida por el auditor
Seleccin al azar
Tamao de muestra adecuado
Qu
Quin
Cuando
Donde
Como
Porqu
EJECUCION DE AUDITORIAS
Puntos importantes
Separar hechos y conjeturas.
conjeturas.
Acordar los hechos con el auditado
Mantener la objetividad.
No hacer juicios de valor.
Evitar comparaciones.
Evitar competir con el auditado.
Elogie cuando se justifica
EJECUCION DE AUDITORIAS
Puntos importantes,
importantes, cont.
Llegar a conclusiones.
Mantener conclusiones.
TACTICAS DE OBSTRUCCION
Perdida de tiempo
Manejo de la auditora
Imprevistos
Prueba de carcter
Repuesta limitada
TECNICAS DE ENTREVISTA
Solicite cooperacin.
No pida que le digan lo que quiere escuchar.
Tipos de preguntas
Abiertas
Cerradas.
De esclarecimiento.
No hacer
Preguntas que sugieren respuesta.
Agenda oculta.
Preguntas antagnicas.
EL OYENTE ACTIVO
Deje de hablar.
No le tema al silencio.
Eliminar distracciones.
Preguntas Abiertas.
Aliciente Verbal.
Lenguage no verbal.
Reflexionar.
Auditoria no es obtener el mayor nmero
de no conformidades.
CLASIFICACION DE HALLAZGOS
CONFORMIDAD
Cumplimiento de requisitos
Fortalezas que merezcan
destacarse
No deben omitirse en las
conclusiones
CLASIFICACION DE
HALLAZGOS
NO CONFORMIDADES (mayores)
Falla importante en el cumplimiento de los
requisitos especificados
Fallas de calidad importantes o muchas
menores
Impacto o en la calidad o riesgo
significativo
CLASIFICACION DE
HALLAZGOS
OBSERVACIONES (No
conformidades menores)
Falla aislada en cumplir con un procedimiento o
requisito del sistema de calidad
Efecto no significativo o no probable sobre la
calidad
INFORMACION DE NO
CONFORMIDADES
Datos completos
Requisitos bien definidos (el auditor
no debe inventar requisitos)
Basada en hechos, sin suposiciones
Informacin recuperable
= EVIDENCIA OBJETIVA
CLASIFICACION DE HALLAZGOS
NO CONFORMIDAD
Evidencias basadas en las diferencias entre
la documentacin y los requisitos
Evidencias basadas en las diferencias entre
procedimientos y la prctica del trabajo.
Falta de evidencia o soporte sobre la
implementacin de clusulas de la norma.
Falta de evidencia en demostrar
implementacn continua de alguna parte
del sistema.
CLASIFICACION DE
HALLAZGOS
NO CONFORMIDADES
POTENCIALES
El auditor puede detectar
el riesgo de ocurrencia de no conformidades
El auditado evala tomar accin preventiva
CLASIFICACION DE HALLAZGOS
OPORTUNIDADES DE MEJORA
No implica incumplimiento de
requisitos
Siempre se puede hacer algo
mejor
Accin voluntaria por parte del
auditado
REUNION DE CIERRE
Presentacin de resultados.
Acuerdo de la parte auditada.
Discusin de plan de accin (opcional).
Panorama general de la auditora.
Destacar aspectos positivos.
INFORME DE AUDITORIA
Contenido
Conclusiones
No Conformidades
Otros hallazgos
Listas de Verificacin
INFORME DE AUDITORIA
No debe incluirse
Opiniones subjetivas.
Informacin confidencial.
Crticas a individuos.
Declaraciones ambiguas.
Detalles triviales.
Elementos no discutidos en la reunin de cierre.
SEGUIMIENTO Y REGISTRO
No conformidades, observaciones y
oportunidades de mejora
Entrega de evidencias.
Visita adicional de verificacin.
Verificacin en siguiente auditora
programada.
Control de acciones de seguimiento.
ACCIONES CORRECTIVAS
La accin correctiva la determina el auditado
responsable del proceso
La norma no requiere la aprobacin por el
auditor
Pero el auditor puede observar que una accin
correctiva no es adecuada a la causa de la no
conformidad
REVISION POR LA
DIRECCION Y AUDITORIA
Informe resumen de auditorias
Elemento para la evaluacin
global del sistema
Acciones correctivas y
preventivas globales
Base para nuevo programa de
auditora