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AUDITORIA

(ISO 9000:2005)
Auditora: Proceso sistemtico, independiente y documentado para
obtener evidencias de la auditora y evaluarlas de manera objetiva
con el fin de determinar el grado en que se cumplen los criterios de
auditora.
Evidencia de la auditora: registros, declaraciones de hechos o
cualquier otra informacin que es pertinente para los criterios de
auditora y que son verificables.
Criterios de la auditora: conjunto de polticas, procedimientos o
requisitos usados como referencia frente a la cual se compara la
evidencia de la auditora

TIPOS DE AUDITORIA
EXTERNA
De tercera parte, independiente
De segunda parte, cliente a proveedor
INTERNA
De primera parte, la organizacin audita su
propio sistema

Objetivos de las Auditoras de


Calidad
 Determinar conformidad con requisitos
especficos.
 Determinar la eficacia y eficiencia de los
procesos y el sistema de calidad para
cumplir la poltica y los objetivos de
calidad.
 Proveer oportunidad de mejora de
calidad.
 Evaluar proveedores

CRITERIOS DE LA
AUDITORIA
NORMA DE SISTEMA DE CALIDAD
SISTEMA DOCUMENTADO
REQUISITOS DE CLIENTES
REQUISITOS LEGALES

ISO 9001:2008 Y
AUDITORIA
DIGA LO QUE HACE, HAGA LO QUE
DICE, PRUEBELO
LA AUDITORIA INTERNA VERIFICA
QUE ESTO SE CUMPLE

ISO 9001:2008 Y AUDITORIA


PERO LO ANTERIOR NO ES SUFICIENTE, SE
DEBE ASEGURAR QUE LOS PROCESOS Y EL
SISTEMA SON CAPACES DE LOGRAR LA
SATISFACCION DE LOS CLIENTES EN EL
MARCO DE LA MEJORA CONTINUA
LA AUDITORIA INTERNA VERIFICA QUE
ESTO SE CUMPLE

NORMAS SOBRE AUDITORIAS DE


SISTEMAS DE GESTION

LA NORMA ISO 19011:2011 PROPORCIONA


DIRECTRICES PARA LA AUDITORA DE LOS
SISTEMAS DE GESTIN.
ESTOS INCLUYEN GESTIN DE CALIDAD,
SEGURIDAD Y SALUD OCUPACIONAL,
SEGURIDAD DE LA INFORMACIN, ETC.

PRINCIPIOS DE LA AUDITORIA
ISO 19011:2011

Integridad
Presentacin imparcial
Debido cuidado profesional
Confidencialidad
Independencia
Enfoque basado en la evidencia

DEFINICIONES
ISO 19011:2011

CLIENTE DE LA AUDITORIA
ORGANIZACIN O PERSONA
QUE SOLICITA UNA AUDITORIA.
El cliente de la auditora puede ser el auditado, o cualquier
organizacin que tenga derechos reglamentarios o
contractuales para solicitar una auditora

PROCESO DE GESTION DE UN
PROGRAMA DE AUDITORIA

ESTABLECIMIENTO DEL PROGRAMA DE AUDITORIA

Detalles acordados para un conjunto de una o ms auditoras


planificadas para un perodo de tiempo determinado y dirigidas
a un propsito especfico

Objetivos y alcance
Criterios
Riesgos
Responsabilidades
Recursos
Procedimiento documentado (obligatorio ISO 9001)

CORRESPONDE A LA ETAPA PLANIFICAR EN EL CIRCULO


PLANIFICAR--HACER
PLANIFICAR
HACER--CONTROLAR
CONTROLAR--ACTUAR

PROCESO DE GESTION DE UN
PROGRAMA DE AUDITORIA
IMPLEMENTACION DEL PROGRAMA DE AUDITORIA

Objetivo, alcance y criterios para cada auditora individual


Evaluacin de auditores
Seleccin de equipos de auditores
Realizacin de auditoras
Informes de auditora

CORRESPONDE A LA ETAPA HACER EN EL CIRCULO


PLANIFICAR--HACER
PLANIFICAR
HACER--CONTROLAR
CONTROLAR--ACTUAR

PROCESO DE GESTION DE UN
PROGRAMA DE AUDITORIA
SEGUIMIENTO Y REVISIN DEL PROGRAMA DE
AUDITORIA
Seguimiento y revisin
Necesidad de acciones correctivas y preventivas
Identificacin de oportunidades de mejora
CORRESPONDE A LA ETAPA VERIFICAR EN EL CIRCULO
PLANIFICAR--HACER
PLANIFICAR
HACER--CONTROLAR
CONTROLAR--ACTUAR

PROCESO DE GESTION DE UN
PROGRAMA DE AUDITORIA
MEJORA DEL PROGRAMA DE AUDITORIA

Formacin e incorporacin de nuevos auditores


Cambios de enfoque
Cambios de alcance
Recursos adicionales
Cambios de procedimientos

CORRESPONDE A LA ETAPA ACTUAR EN EL CIRCULO PLANIFICARPLANIFICARHACER--CONTROLAR


HACER
CONTROLAR--ACTUAR

PLANIFICACION DE
AUDITORIAS
 Tipo de auditora.
 Procesos / Sectores a auditar.
 Cronograma
 Asignacin de auditores.

FUNCIONES Y PROCESOS
PROCESOS
INTERDEPARTAMENTALES

DEPARTAMENTO
A

DEPARTAMENTO
B

DEPARTAMENTO
C

EL PROCESO INVOLUCRA A VARIOS DEPARTAMENTOS.

CLIENTE

ENFOQUES DE AUDITORIA
AUDITORIA POR PROCESOS
UN REQUISITO EN TODA LA ORGANIZACIN (HORIZONTAL)
TODOS LOS REQUISITOS DE UN DEPARTAMENTO (VERTICAL)
AUDITORIA DE UN PROYECTO
AUDITORIA DE UN PRODUCTO (NO ES INSPECCION)

AUDITORIAS SUCESIVAS
Cambie el alcance
Cambie la estrategia
Cambie los mtodos
Cambie los auditores

RESPONSABILIDADES DEL
AUDITOR
 Planificacin y cumplimiento de las

actividades de auditora asignadas


 Documentar sus hallazgos
 Informar y cooperar con el auditor jefe

RESPONSABILIDAD DEL
AUDITOR JEFE
 Preparacin del plan de auditora.
 Representacin del equipo ante el
sector auditado.
 Elaboracin del informe.
 Direccin de las actividades.

REQUISITOS DE CALIFICACION
DE AUDITORES
 ATRIBUTOS PERSONALES
 CONOCIMIENTOS Y HABILIDADES
 EDUCACION
 EXPERIENCIA LABORAL
 FORMACION COMO AUDITOR
 EXPERIENCIA EN AUDITORIA

ATRIBUTOS PERSONALES DE
AUDITORES


ETICA

MENTALIDAD ABIERTA

DIPLOMATICO

OBSERVADOR / PERCEPTIVO

VERSATIL

TENAZ

DECIDIDO

SEGURO DE SI MISMO

CONOCIMIENTOS Y
HABILIDADES DEL AUDITOR


CONOCER TECNICAS DE AUDITORIA

CONOCER NORMA DE REFERENCIA, REQUISITOS


LEGALES Y OTROS APLICABLES

CONOCIMIENTO TECNICO DE LOS PROCESOS Y


PRODUCTOS DE LA ORGANIZACION

METODOS Y TECNICAS DE LA CALIDAD

TECNICAS DE ENTREVISTA Y COMUNICACION

AUTOORGANIZADO PARA TRABAJAR

EDUCACION, EXPERIENCIA LABORAL


Y FORMACION DEL AUDITOR DE CALIDAD


EXPERIENCIA LABORAL EN ACTIVIDADES AFINES A LA


DE LA ORGANIZACION AUDITADA

FORMACION EN GESTION DE LA CALIDAD Y NORMAS


ISO 9000

EXPERIENCIA EN GESTION DE LA CALIDAD

CURSO DE FORMACION DE AUDITORES

CALIFICACION DE AUDITORES
CATEGORIAS

 AUDITOR EN ENTRENAMIENTO
 AUDITOR
 AUDITOR JEFE

REQUISITOS ADICIONALES
PARA LOS AUDITORES JEFE


LIDERAZGO PARA DIRIGIR EQUIPOS DE TRABAJO

CAPACIDAD DE COMUNICACION ORAL Y ESCRITA

CAPACIDAD PARA RESOLUCION DE CONFLICTOS

CAPACIDAD DE PLANIFICACION

EXPERIENCIA COMO AUDITOR JEFE EN


ENTRENAMIENTO

VISION SISTEMICA DE LA ORGANIZACION

CALIFICACION DE AUDITORES
INTERNOS


EXISTEN ESQUEMAS DE CALIFICACION FORMAL DE AUDITORES


INTERNOS POR ORGANISMOS DE CERTIFICACION DE PERSONAS.

ESTO NO ES UN REQUISITO DE LA ISO 9001, BASTA QUE LOS


CRITERIOS ADOPTADOS PARA LA CALIFICACION INTERNA SEAN
TECNICAMENTE RAZONABLES PARA EL TIPO DE ORGANIZACION.

HAY DISTINTOS PERFILES DE AUDITORES, GENERALISTAS Y


TECNICOS, TODOS SON NECESARIOS PARA TRABAJAR EN EQUIPO

PUEDE REQUERIRSE LA PARTICIPACION DE EXPERTOS TECNICOS


(NO CALIFICADOS COMO AUDITORES)

PREPARACION DE LA
AUDITORIA
 Objetivo y Profundidad.
 Condicin del sistema.
 Areas Problema /Indicadores
desempeo.
 Equipo auditor

PREPARACION DE LA AUDITORIA
(continuacin)
 Definir enfoque auditoria
 Revisin documentacin.
 Auditoras previas.
 Listas de verificacin.
 Atribucin responsabilidades.
 Plan y cronograma.

AUDITORIA DE UN PROCESO

Cliente, necesidades y requisitos


Documentacin del proceso
Proveedores, requisitos
Requisitos aplicables de la norma ISO 9001
Personal
Equipos / instalaciones
Ambiente de trabajo (fsico y humano)
Controles
Registros
Indicadores de desempeo
Satisfaccin de clientes externos e internos
No conformidades y accin correctiva
Oportunidades de mejora
Asuntos pendientes

INTERACCION DE LOS
PROCESOS
No audite un proceso aislado, investigue las interacciones con
otros procesos. Ejemplos:
Cuando audite un sector operativo, anote los nombres y
funcin del personal entrevistado, y use esta informacin
cuando audite en el departamento de recursos humanos.
Cuando audite control de calidad, pida registros de un lote de
productos que observ en almacn (proceso de despacho), o
en un pedido cumplido de cliente (proceso de ventas)
Cuando audite distribucin de documentos, verifique el
estado de revisin de documentos que observ en los lugares
de trabajo operativos.

AUDITORIA DE SISTEMAS
INTEGRADOS
Conviene auditar en forma integrada procesos con requisitos
de ms de una norma (ejemplo diseo y produccin)
Hay procesos especficos de una norma (ejemplo requisitos
legales ambientales ISO 14001)
Puede ganar tiempo auditando en una misma visita a un
lugar de trabajo procesos y requisitos de ms de una norma.
Ejemplo, en un laboratorio de ensayos puede ver control de
calidad (ISO 9001), disposicin de muestras y otros residuos
(ISO 14001), y proteccin contra incendio (OHSAS 1800118001ISO 14001)

REVISION DE DOCUMENTACION


Estructura organizacional, responsabilidades e


interfases.

Cobertura de los requisitos de la norma.

Requisitos de control de documentos.

Claridad y coherencia.

Compatibilidad con otros documentos.

LISTAS DE VERIFICACION
EJEMPLO, PRODUCCION:
Mire:
Registros asociados con la produccin
Busque:
Evidencia del cumplimiento de los controles establecidos, si
las personas que liberaron los productos son las autorizadas,
si hubo productos no conformes y como se trat la no
conformidad, evidencia de la trazabilidad de productos, etc.

LISTAS DE VERIFICACION
EJEMPLO, ALMACENES

Inspeccin y autorizaciones de entrada y salida


Preservacin, condiciones de almacenamiento
Mtodos de manipuleo
Vida til, productos perecederos
Identificacin de productos
Trazabilidad de despachos
Control de productos no conforme
Confiabilidad de los datos de stock

LISTAS DE VERIFICACION
No necesariamente hay que empezar mirando
registros:
Puede entrevistar a un empleado o a un proveedor
en el lugar
O puede observar y tomar datos de productos
almacenados

Luego verifique los registros correspondientes.

LISTAS DE VERIFICACION
EJEMPLO, CONTROL DE INSTRUMENTOS:
Verificar que las mediciones que afectan calidad cuentan con
instrumentos calibrados. Para ello revise especificaciones de
productos
Pregunte para que se usan instrumentos que observa en la
planta o laboratorio
Verificar cumplimiento programa de calibracin
Verificar tolerancias de especificacin vs. Incertidumbre en
calibracin
Verificar trazabilidad a patrones
Verificar coherencia en clculos de incertidumbre

LISTA DE VERIFICACION



Cobertura total de los objetivos.


Concentrarse en lo esencial.

Distribucin del trabajo.

Informacin histrica para futuras auditoras.




Registro de observaciones.
Evidencia objetiva comprobable.

Desvios sobre la marcha.

LISTA DE VERIFICACION







Los cuestionarios sesgan la visin


Pueden obstruir la comunicacin
Seguir slo las listas puede resultar en
omisiones de importantes pistas de auditora
Imprescindibles para auditar sistemas
informales
El conocimiento e intuicin del auditor
experimentado puede suplir una lista
Lo que nunca puede faltar es un registro de
observaciones

AUDITORAS A DISTANCIA
 Infraestructura adecuada
 Disponibilidad de registros para la
auditora
 Evaluar aplicabilidad de esta
modalidad en trminos de riesgos

EJECUCION DE AUDITORIAS,
INICIO
 Reunin inicial.
 Revisin del plan y metodologa.
 Horario entrevistas.
 Canales comunicacin.
comunicacin.

EJECUCION DE AUDITORIAS
METODOLOGIA
 Entrevistas.
 Visita lugares de trabajo.
 Examen de registros.
 Evidencia objetiva.
 Informacin al auditado.

METODO DE AUDITORIA
Siga la pista de un producto o registro a lo largo
del proceso
Pero tenga su atencin flotante para captar sobre
la marcha otros aspectos
Preste atencin al entorno fsico
Preste atencin a comentarios del auditado
Lea la documentacin que est en el lugar de
trabajo

REALIZACION DE
AUDITORIAS
ESTABLECER LOS HECHOS
REGISTRAR LAS EVIDENCIAS
EVALUAR EL CUMPLIMIENTO
CLASIFICAR POR IMPORTANCIA

LA MUESTRA DE AUDITORIA
Elegida por el auditor
Seleccin al azar
Tamao de muestra adecuado

PREGUNTAS PARA ESTABLECER


LOS HECHOS COMPLETAMENTE

Qu
Quin
Cuando
Donde
Como
Porqu

EJECUCION DE AUDITORIAS
Puntos importantes
 Separar hechos y conjeturas.
conjeturas.
 Acordar los hechos con el auditado
 Mantener la objetividad.
 No hacer juicios de valor.
 Evitar comparaciones.
 Evitar competir con el auditado.
 Elogie cuando se justifica

EJECUCION DE AUDITORIAS
Puntos importantes,
importantes, cont.





Preguntar a la persona correcta


Hacer una pregunta por vez
Saber escuchar.
Dar tiempo para las respuestas

Evaluar efectos observaciones.

Prestar total atencin.

Llegar a conclusiones.

Mantener conclusiones.

TACTICAS DE OBSTRUCCION
 Perdida de tiempo
 Manejo de la auditora
 Imprevistos
 Prueba de carcter
 Repuesta limitada

TECNICAS DE ENTREVISTA
 Solicite cooperacin.
 No pida que le digan lo que quiere escuchar.
 Tipos de preguntas
 Abiertas
 Cerradas.
 De esclarecimiento.

 No hacer
 Preguntas que sugieren respuesta.
 Agenda oculta.
 Preguntas antagnicas.

EL OYENTE ACTIVO









Deje de hablar.
No le tema al silencio.
Eliminar distracciones.
Preguntas Abiertas.
Aliciente Verbal.
Lenguage no verbal.
Reflexionar.
Auditoria no es obtener el mayor nmero
de no conformidades.

REVISION DE LOS RESULTADOS


 Comparar notas y observaciones
 Determinar y documentar no
conformidades
 Revisin final del plan de auditora y de la
lista de verificacin
 Revisiones parciales con la parte auditada

CLASIFICACION DE HALLAZGOS
CONFORMIDAD
Cumplimiento de requisitos
Fortalezas que merezcan
destacarse
No deben omitirse en las
conclusiones

CLASIFICACION DE
HALLAZGOS
NO CONFORMIDADES (mayores)
Falla importante en el cumplimiento de los
requisitos especificados
Fallas de calidad importantes o muchas
menores
Impacto o en la calidad o riesgo
significativo

CLASIFICACION DE
HALLAZGOS
OBSERVACIONES (No
conformidades menores)
Falla aislada en cumplir con un procedimiento o
requisito del sistema de calidad
Efecto no significativo o no probable sobre la
calidad

INFORMACION DE NO
CONFORMIDADES
Datos completos
Requisitos bien definidos (el auditor
no debe inventar requisitos)
Basada en hechos, sin suposiciones
Informacin recuperable
= EVIDENCIA OBJETIVA

CLASIFICACION DE HALLAZGOS
NO CONFORMIDAD
Evidencias basadas en las diferencias entre
la documentacin y los requisitos
Evidencias basadas en las diferencias entre
procedimientos y la prctica del trabajo.
Falta de evidencia o soporte sobre la
implementacin de clusulas de la norma.
Falta de evidencia en demostrar
implementacn continua de alguna parte
del sistema.

CLASIFICACION DE
HALLAZGOS
NO CONFORMIDADES
POTENCIALES
El auditor puede detectar
el riesgo de ocurrencia de no conformidades
El auditado evala tomar accin preventiva

CLASIFICACION DE HALLAZGOS
OPORTUNIDADES DE MEJORA
No implica incumplimiento de
requisitos
Siempre se puede hacer algo
mejor
Accin voluntaria por parte del
auditado

REUNION DE CIERRE
 Presentacin de resultados.
 Acuerdo de la parte auditada.
 Discusin de plan de accin (opcional).
 Panorama general de la auditora.
 Destacar aspectos positivos.

INFORME DE AUDITORIA
Contenido
 Conclusiones
 No Conformidades
 Otros hallazgos
 Listas de Verificacin

INFORME DE AUDITORIA
No debe incluirse
 Opiniones subjetivas.
 Informacin confidencial.
 Crticas a individuos.
 Declaraciones ambiguas.
 Detalles triviales.
 Elementos no discutidos en la reunin de cierre.

SEGUIMIENTO Y REGISTRO
 No conformidades, observaciones y
oportunidades de mejora
 Entrega de evidencias.
 Visita adicional de verificacin.
 Verificacin en siguiente auditora
programada.
 Control de acciones de seguimiento.

ACCIONES CORRECTIVAS
 La accin correctiva la determina el auditado
responsable del proceso
 La norma no requiere la aprobacin por el
auditor
 Pero el auditor puede observar que una accin
correctiva no es adecuada a la causa de la no
conformidad

REVISION POR LA
DIRECCION Y AUDITORIA
Informe resumen de auditorias
Elemento para la evaluacin
global del sistema
Acciones correctivas y
preventivas globales
Base para nuevo programa de
auditora

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