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Proceso Contable
Proceso Contable
Katherine Latorre
2013
Índice de Tablas
Procesos contables
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PROCESOS CONTABLE
Documento
Fuente
Libro Diario
Libro Mayor
Balance de
o
Comprobaci
Mayorizacio
on
n
DOCUMENTO FUENTE
Así mismo, todos los gastos y, en general, los ingresos y egresos relacionados
con las actividades comerciales que desarrollen, deben estar respaldados por los
respectivos recibos, comprobantes de depósitos, órdenes de pago y demás
documentos necesarios.
Clasificación:
Los documentos se clasifican considerando los siguientes criterios:
a. Por su importancia:
b. Por su origen:
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Facturas
COMPROBANTE
DE VENTA Tiquetes o vales emitidos por maquinas registradoras
También son documentos autorizados para sustentar crédito tributario del IVA los
costos y gastos para efectos del impuesto a la renta, siempre que se identifique al
comprador mediante su número de 1 RUC o cedula de identidad, razón social o
nombres y apellidos y que se haga constar que se haga constar por separado el
valor del 2IVA, los siguientes:
Los boletos o tiquetes aéreos, así como los documentos que por
sobrecarga expidan las compañías de aviación o las agencias de viajes por
el servicio de transporte aéreo de personas, siempre que cumplan con los
requisitos impresos y de llenado de acuerdo al reglamento de
Comprobantes de Venta y de Retención.
Documentos Complementarios
1
RUC: Registro Único de Contribuyentes
2
IVA: Impuesto al Valor Agregado
Procesos contables
Notas de crédito
notas de débito
Guías de
remisión
Comprobante de retención
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a. Facturas
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tanto impuesto al valor agregado como el 25% del impuesto a la
renta.
3
SRI: Servicio de Rentas Internas
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f. Notas de crédito
g. Notas de debito.
Las notas de debito se emiten por el cobro de intereses en mora y para recuperar
costos y gastos, incurridos por el vendedor con posterioridad a la emisión del
comprobante de venta.
Las notas de debito, dan a conocer al cliente, la razón por la cual se debita un
valor a su cuenta. En la práctica comercial las causas más usuales son:
Las notas de debito solo podrán ser emitidas al mismo adquirente o usuario para
modificar comprobantes de venta otorgados con anterioridad.
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h. Guía de remisión
i. Comprobante de retención.
Para su impresión se debe cumplir con los mismos requisitos exigidos en los
comprobantes de venta.
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Forma de llevar los libros contables
LIBRO DIARIO
El libro diario es el primer registro contable principal que sirve para anotar en
orden cronológico de fechas las operaciones que ocurren en la empresa, en base
a la documentación fuente. Para el registro de las transacciones se requiere el
criterio por parte del profesional contable, de tal manera que la información que se
refleja sea apropiada.
Tabla 1.- Libro Diario
Año: Pág. 01
Pasan....
Otro diseño de libro diario, es el que incluye una columna adicional para el código
de las cuentas
Año: Pág. 01
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Detalle. Se asigna un número secuencial a cada una de las transacciones,
se escribe en la misma dirección de la fecha; a continuación se registra las
cuentas deudoras y acreedoras que afectan la transacción; y, la explicación
será clara y precisa, es necesario hacer referencia al documento que
origino la transacción (factura, nota de venta, rol de pagos, etc.) y el número
del mismo, dejando de esta manera pistas para una fácil localización.
Ejemplos:
Enero 01. La empresa "Lojanita Cía. Ltda.", inicia sus operaciones comerciales,
con la siguiente información financiera:
Caja $2.400,00
Caja chica 120,00
Banco 3.200,00
Clientes 1.200,00
Mercadería 10.000,00
Muebles de oficina 2.000,00
Equipo de computación 4.800,00
Documentos por pagar 3.200,00
Capital 20.520,00
Enero 12. Según factura N° 1515 se vente mercaderías al contado por $1.000,00
mas el 12% del IVA.
Tabla 3.- Ejemplo Libro Diario
Enero 01 -1-
Caja $ 2.400,00
Caja chica 120,00
Bancos 3200,00
Clientes 1200,00
Mercaderías 10.000,00
Muebles de oficina 2.000,00
Equipos de computación 4.800,00
Doc. por pagar $3.200,00
Capital 20.520,00
P/r.los valores que inicia el ejercicio
económico
Enero 10 -2-
Servicios Básicos $45,50
Banco $45,50
P/r. el pago de los servicios básicos de la luz
y agua potable
Enero 12 -3-
Caja
$1.120,00
Ventas
$1.000,00
IVA Ventas
120,00
P/r. la venta de mercadería al contado, según
factura N°1515
24.885,50 24.885,50
Aspectos importantes
Al final de cada página del libro diario se suman las columnas del debe y
haber, trasladando esos valores a la siguiente hoja.
LIBRO MAYOR
El libro mayor es el segundo registro contable principal, presenta toda las cuentas
y movimientos que constan en el libro diario, permite conocer los diferentes
registros de las cuentas contables, así como el saldo de cada una de ellas.
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La información que se requiere para la mayorización consta en el libro diario, y
consiste en trasladar los valores de cada cuenta respetando su ubicación, es decir
los valores que constan en la columna del debe del libro diario pasaran al debe
del libro mayor, los valores que constan en la columna del haber del libro diario
pasaran al haber de la cuenta mayor.
Por la naturaleza de la información que consta en el libro diario hay dos tipos de
libro mayor:
Libro mayor auxiliar. Sirve para anotar los movimientos de las cuentas
auxiliares o subcuentas. Ejemplo: cliente "A", cliente "B", cliente "C", agua
potable, luz eléctrica, teléfono, etc.
Demostración:
- Sr. BB
- Sr. CC
- Luz eléctrica
- Teléfono
Nombre de la cuenta:
Código:
Procesos contables
Suman....
Suman....
Por cada una de las cuentas y subcuentas que constan en el libro diario se
realizan la apertura de un libro principal y auxiliar; por otra parte, es necesario que
las cuentas del libro mayor se presenten en el orden que constan en el plan de
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cuentas, (cuentas del activo, pasivo, patrimonio, ingreso y gasto), esto facilita la
elaboración de los estados financieros.
Débito Crédito
Saldo
Clases de saldos
El saldo de una cuenta contable, es la diferencia entre los valores deudores y los
valores acreedores.
Saldo deudor. Cuando los valores totales del debe son mayores a los
valores totales del haber se obtiene saldo deudor. Las cuentas del activo y
gasto tiene esta clase de saldo.
Saldo acreedor. Cuando los valores totales del haber son mayores a los
valores totales del debe el saldo es acreedor. Las cuentas del pasivo,
patrimonio e ingresos tienen esta clase de saldos.
disminución incremento
Cuentas de pasivo y
patrimonio
Representa Representa Débito Crédito
una un Saldo acreedor
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Cuentas de ingreso
Representa Representa
una una
disminución incremento
Débito Crédito
Saldo acreedor
Saldo nulo. Los valores totales del debe son iguales a los valores totales
del haber.
Resumiendo los movimientos de las cuentas contables que integran los grupos de
activos, pasivos, patrimonios, ingresos y gastos, tenemos:
Nombre de la cuenta
Incremento de activo Disminución de activo
Disminución de pasivo Incremento de pasivo
Disminución de patrimonio Incremento de patrimonio
Registro cuentas gasto registros cuentas de
ingreso
Débito Crédito
Debe Haber
Cargo Abono
BALANCE DE COMPROBACION
se debe confundir con el balance general, este último es el ultimo estado financiero que
se presenta a diferentes usuarios.
El balance de comprobación ajustado muestra al final del ejercicio económico los saldos
de las cuentas debidamente ajustadas, ,lo cual permite presentar la situación financiera y
económica de la empresa con cifras reales. El balance de comprobación ajustado se lo
prepara cuando todas las cuentas han sido modificadas o corregidas mediante asientos
de ajuste y los saldos sirven para elaborar los estados financieros.
Suman...
Saldos
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Suman....
Suman....
Código. Se traslada el código de cada una de las cuentas del libro mayor, el
mismo que debe ser en estricto orden de las cuentas de activo, pasivo, patrimonio,
ingresos y gastos.
Sumas. Se divide en debe y haber, se trasladan los valores totales de cada cuenta
del mayor, la sumatoria de estas dos columnas tienen que coincidir con la
Procesos contables
sumatoria del libro diario, caso contrario existe algún error, por lo que es necesario
revisar.
Saldos. Contienen dos columnas para los saldos de las cuentas deudoras y
acreedoras; así mismo, se traslada el respectivo saldo de las cuentas del libro
mayor . Si las dos columnas anteriores arrojan sumas iguales, los saldos
(deudores y acreedores) también sumaran iguales, aunque por cantidades
distintas.
Es importante recordar que las cuentas del activo y gasto tienen saldos deudores y las
cuentas del pasivo, patrimonio e ingresos tienen saldo acreedor.
Una vez que se pasa la información de todas las cuentas contables, se procede a totalizar
la columna de sumas con debe y haber, la manera de verificar con exactitud del balance
comprobación es que la sumatoria de las dos primeras columnas sean igual al total del
libro diario, los saldos deudores y acreedores también tienen que ser iguales.
La confiabilidad del balance de comprobación no está en el cuadre realizado, sino que los
saldos de las cuentas que reflejen la verdadera situaciones económicas y financiera de la
empresa, para lo cual el Contador debe efectuar un análisis minucioso de la información
que dispone cada cuenta contable y en caso de ser necesario se debe proceder a ajustar
los saldos de las cuentas que por una u otra razón sean incorrectos.
AJUSTES CONTABLES
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financiero que le corresponde, de lo contrario habrá que modificar el saldo para que
exprese la realidad en esa fecha.
Estas modificaciones se hacen por medio de asientos de libro diario que se denominan
ajustes periódicos. Todas las cuentas pueden ser ajustadas si su saldo no es correcto.
Recordemos que el método del devengado se refiere que las transacciones o hechos
económicos deben reconocerse en el periodo en el cual se realicen y no solamente
cuando se efectúe el pago o se reciban los ingresos, por lo tanto para preparar los
estados financieros en forma razonable es necesario registrar contablemente los asientos
de ajustes.
El registro contable de los ajustes se realiza en el libro diario y se mayoriza las cuentas
afectadas.
Las personas responsables del manejo de caja, caja chica o de los bienes de propiedad
de la empresa pueden efectuar uso indebido tanto del dinero como de los bienes, por lo
que es importante que los directivos de la empresa implementen mecanismos adecuados
de control para evitar estas situaciones, como son los arqueos de caja, constataciones
físicas de los bienes, confirmación de saldos, etc.
Con la finalidad de demostrar ese tipo de ajustes se considera como por ejemplo el
resultado de un arqueo de caja, donde se determina un faltante.
Los gastos 4prepagados son aquellos conceptos que se cancelan antes de recibir el
servicio, una vez devengado se reconoce la respectiva porción del gasto.
En la fecha que se realiza el pago anticipado se registra en el debe como una cuenta del
activo.
Los ingresos precobrados son aquellos conceptos que se cobran por anticipado del
servicio que se va a prestar, una vez devengado se reconoce la respectiva porción del
ingreso.
Permite registrar aquellos gastos causados y que a una determinada fecha aun no han
sido cancelados. Este tipo de ajustes tiene el efecto de registrar el gasto y reconocer la
deuda u obligación.
4
Prepagados: pagados por adelantado
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f. Ajustes por rentas o ingresos pendientes de cobros
Los diferentes bienes tangibles que conforman un rubro de propiedad, planta y equipo, a
excepción de terrenos, sirven un número limitado de años a la empresa.
Causas de la depreciación
La necesidad de asignar sistemáticamente los costos de los activos fijos sobre períodos
contables múltiples surgen de dos causas importantes que son las siguientes:
El deterioro físico. El deterioro físico de un activo resulta del uso, lo mismo que
de la exposición al sol, al viento y a otros factores climáticos.
Cuando un activo fijo ha sido conservado cuidadosamente, no es extraño que el
propietario afirme que el activo esta "como nuevo". Tales afirmaciones no son
literalmente ciertas. Aunque una buena política de reparación puede alargar
mucho la vida útil de una maquinaria, eventualmente toda maquina llega al punto
que debe ser desechada. En resumen, las reparaciones no eliminan la necesidad
de reconocer la depreciación.
Método legal.
Método de línea recta.
Método de unidades de producción.
Método acelerado.
Los activos diferidos son gastos que realiza la empresa por servicios que beneficiarán a
períodos futuros, se caracterizan porque estos valores se amortizan en largo tiempo y no
pueden recuperarse en caso de no recibir el servicio.
Cuando una empresa vende su mercadería a crédito, existe el riesgo de no poder cobrar,
al menos una parte de esas deudas; por este motivo la Ley de Régimen Tributario Interno
y la técnica contable que en forma anual se efectúe el aprovisionamiento de cuentas
incobrables.
Para el cálculo de la provisión de cuentas incobrables hay varios métodos, entre los que
podemos mencionar:
Método legal
Método estadístico
Método analítico o antigüedad de saldos.
Los métodos antes citados se estudiaron de manera detallada en las cunetas de activo,
se recomienda su revisión.
Bibliografía:
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