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SOPORTES CONTABLES

más trabajo

REGIONAL DISTRITO CAPITAL ˚ CENTRO DE SERVICIOS FINANCIEROS ˚ AREA ECONOMÍA FINANCIERA Y DE GESTIÓN. ˚ BOGOTA 2014
Tecnólogo en Gestión de Negocios.
Contenido

Documentos soportes de contabilidad...................................................................................................... 1

1 Comprobantes Externos............................................................................................................. 4

1.1 Características............................................................................................................................................... ..4

1.1.1 Factura.............................................................................................................................4

1.1.2 Recibo de caja o comprobante de Ingreso................................................................................9

1.1.3 Recibo de Consignación Bancaria...........................................................................................9

1.1.4 Cheque.............................................................................................................................10

1.1.5 Comprobante de egreso o comprobante de pago.....................................................................11

1.1.6 Pagaré..............................................................................................................................12

1.1.7 Letra de Cambio................................................................................................................13

1.1.8 Recibo de caja menor..........................................................................................................14

1.1.9 Notas De contabilidad........................................................................................................14

2. Documentos Internos..........................................................................................................15

2.1 Notas de contabilidad internas..............................................................................................15

2.1.1 Error en la consignaciòn .....................................................................................................16

2.1.2 Comprobantes de contabilidad..............................................................................................16

2.1.3 Procedimientos de contabilidad............................................................................................................ 16

3 Resumen............................................................................................................................... 19

4 Actividades............................................................................................................................ 20

5 Bibliografía.............................................................................................................................21

Bibliografía complementaria................................................................................................................. 21
SOPORTES CONTABLES 3

El estudiante estará en capacidad de:


Elaborar los documentos que haya lugar en un Periodo
contable para una organización.
Conocer las características comerciales y legales
de los documentos soportes.

Aprenderemos a:
Conocer e Identificar los diferentes soportes
tanto internos como externos que sirven de
base para soportar la información contable,
debidamente fechada y autorizada por quienes
intervengan en ellos o los elaboren. Art 123
decreto 2649/93
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Documentos soportes de contabilidad


Los soportes contables son documentos que, deben elaborarse
como un comprobante de contabilidad, en el orden de interno o
externo, en idioma español en forma manual o informatizada,
deben tener numeración consecutiva dejándose constancia de las
personas que lo elaboraron y aprobaron, contienen: fecha, origen,
descripción, cuantía de las operaciones, cuentas afectadas con
el registro con su código y nombre correspondiente en el PUC.
Debe permitir el asiento en los libros de primera entrada, de
registro cronológico o diario y en los auxiliares para que exista
debida correspondencia entre ellos de acuerdo a lo establecido
en el artículo 59 del Código de Comercio y 124 del Decreto 2650
de 1993.

1 Comprobantes Externos
Siempre que se ingrese un dato en la contabilidad, debe existir
algún respaldo documental, pues de lo contrario la contabilidad no
sería verificable ni confiable. Entre los documentos externos que
sirven de soporte para los registros contables figuran las facturas,
los recibos de pago, notas débito y crédito expedidos por los
bancos, remisiones, consignaciones, letras de cambio, pagarés,
órdenes de compra o de servicios, etc.

1.1 Características
Comprobante externo, es un documento elaborado por
terceros el cual resulta para ellos un comprobante interno, de
la infinidad de comprobantes externos que pueden existir para
soportar un registro en la contabilidad.

1.1.1 Factura.
La factura es un documento que se establece como un título
valor, que el vendedor entrega al comprador y que acredita que
ha realizado una compra por el valor y productos relacionados
en la misma. La factura contiene la identificación de las partes,
la clase y cantidad de la mercancía vendida o servicio prestado,
el número y fecha de emisión, el precio unitario y el total, los
gastos que por diversos conceptos deban abonarse al comprador
y los valores correspondientes a los impuestos a los que esté
sujeta la respectiva operación económica. (art 772 CC).

El Código de comercio colombiano, en el artículo 772 define


la factura como: “Factura es un título valor que el vendedor
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o prestador del servicio podrá librar y entregar o remitir al La factura es un documento


comprador o beneficiario del servicio”. que se establece como un
título valor, que el vendedor
entrega al comprador y que
1.1.1.1 Para efectos tributarios, la factura debe contener
mínimo los  requisitos contemplados en el artículo 617 del acredita que ha realizado
Eestatuto Ttributario: una compra por el valor y
Requisitos de la factura de venta, para efectos tributarios, la productos relacionados en la
expedición de factura a que se refiere el artículo 615 E.T 2014 misma.
consiste en entregar el original de la misma, con el lleno de los
La factura contiene la
siguientes requisitos:
identificación de las partes,
a) Estar denominada expresamente como factura de venta. la clase y cantidad de la
b) Apellidos y nombre o razón y NIT del vendedor o de mercancía vendida o servicio
quien presta el servicio. prestado, el número y fecha
c) Apellidos y nombre o razón social y NIT del adquirente de emisión, el precio unitario
de los bienes o servicios, junto con la discriminación y el total, los gastos que por
del IVA pagado. diversos conceptos deban
d) Llevar un número que corresponda a un sistema de abonarse al comprador y los
numeración consecutiva de facturas de venta. valores correspondientes a
e) Fecha de su expedición. los impuestos a los que esté
f) Descripción específica o genérica de los artículos sujeta la respectiva operación
vendidos o servicios prestados. económica. (art 772 CC).
g) Valor total de la operación.
h) El nombre o razón social y el NIT del impresor de la
factura

Al momento de la expedición de la factura los requisitos de los


literales: a), b), d) y h), deberán estar previamente impresos a través
de medios litográficos, tipográficos o de técnicas industriales de
carácter similar. Cuando el contribuyente utilice un sistema de
facturación por computador o máquinas registradoras, con la
impresión efectuada por tales medios se entienden cumplidos los
requisitos de impresión previa. El sistema de facturación deberá
numerar en forma consecutiva las facturas y se deberán proveer
los medios necesarios para su verificación.

1.1.1.2 Documentos Equivalentes a la factura (art 616-


1 ET 2014.).
Son los documentos reemplaza a la factura, en las operaciones
económicas realizadas por los entes económicos entre ellos
tenemos.

• Las boletas de las máquinas registradoras.


• Los tiquetes de transporte.
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Los recibos de pago de matrículas y pensiones expedidos por establecimientos de educación


reconocidos por el gobierno.

• Póliza de seguro, títulos de capitalización y los respectivos comprobantes de paga.


• Extractos expedidos por sociedades fiduciarias, fondos de valores, fondos de pensiones y
cesantías.
• Facturas electrónicas: entiéndase por factura electrónica el documento computacional que
soporta una transacción de venta de bienes o prestación de servicios, transferidos bajo un
lenguaje estándar universal denominado EDIFACT de un computador a otro.

1.1.1.3 Obligados a facturar.


Según el artículo 616-1 del estatuto tributario están obligados a facturar:2014 están obligados a

• Las personas o entidades que tengan la calidad de comerciantes.


• Quienes ejerzan profesiones liberales o presten servicios inherentes a éstas.
• Quienes enajenen o venden bienes producto de la actividad agrícola o ganadera cuando
el valor supere el monto establecido por el gobierno nacional para cada vigencia fiscal.
• Los importadores.
• Los prestadores de servicios.
• En los contratos de mandato, las facturas deben ser expedidas por el mandatario.
Si el mandatario adquiere bienes o servicios las facturas deben ser expedidas a nombre del
mandatario.
• Los responsables del impuesto sobre las ventas que pertenezcan al régimen común.
• Quienes presten el servicio de elaboración de facturación, aunque pertenezcan al régimen
simplificado.
• Los consorcios o uniones temporales, que tienen la opción de que lo hagan a nombre
propio y representación de sus miembros, o en forma separada o conjunta cada una de ellos.

1.1.1.4 No obligados a facturar


Según el artículo 616-2 del Estatuto Tributario 2014 no están
obligados a Facturar el siguiente.
o No se encuentran obligados a expedir factura en sus
operaciones los siguientes:
o Los bancos, las corporaciones financieras, las
corporaciones de ahorro y vivienda, las compañías de
financiamiento comercial.
o Las cooperativas de ahorro, crédito y los fondos de
empleados, en relación con las operaciones financieras que
realizan.
o Las responsables inscritos en régimen simplificado.
o Los distribuidores minoristas de combustibles derivados
del petróleo, en lo referente a estos productos.
o Quienes presten servicios de baños públicos en relación
con esta actividad.
o Las personas naturales que enajenen productos
agropecuarios excluidos.
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o Las personas naturales vinculadas por una relación laboral en relación con esta actividad.
o Las empresas que prestan el servicio de transporte público urbano o metropolitano de
pasajeros.

1.1.1.5 Ventas de mercancía a crédito.


La Empresa Los Aprendices SAS, es una empresa que se dedica a la comercialización de
tecnología, está orientada a brindar asesoría y acompañamiento en la implementación, gestión y
soporte de informática, de redes y comunicaciones, a través de la integración de nuevas tecnologías
de la información y comunicación realizo la siguiente operación.

Vendió un computador a crédito por valor de 1.500.000, realizamos la contabilización y la


factura de la misma.

Para realizar la factura debemos cumplir con los requisitos estipulados en el (Art 617 del
estatuto tributario). Como son tener resolución de facturación, llevar un consecutivo, llevar los
datos y clientes, descripción de las mercancías, fecha etc.

El vendedor es quien elabora la factura en original y copia. Para contabilizar las ventas al
contado se lleva a Caja el valor débito, si la venta es a crédito se afecta clientes como débito, y en
ambos casos se acredita Comercio al por Mayor y al por Menor, si la mercancía no está gravada;
si la mercancía está gravada se acredita también la cuenta Impuesto sobre las Ventas por Pagar.

Tabla 1: Contabilización de la venta a crédito

Código Cuenta debe Haber

1305 Clientes 1.500.000  

4135 comercio al por menor   1.500.000

sumas iguales 1.500.000 1.500.000


Fuente: Doris Portilla
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Ilustración 1: factura de Venta


           

 LOS APRENDICES SAS


NIT: 800571362-0

1 - BOGOTÁ, Cra. 12 No. 92 A – 43 BQ 2, Of.901 Para quejas y Reclamos: elapredizsas@colombia.com.co

Tel. 4582856, Cel. 3125880565 - www.elaprendizsas.com FACTURA DE VENTA No. 1 – 11


Régimen común, no somos autor retenedores ni grandes contribuyentes, Código CIIU No. 4751
FORMA DE
CLIENTE: JUAN MANUEL PEREZ FECHA DE FACTURA:
PAGO

CONTADO
Dirección: Vereda Canoas Km 6.5 Vía DIA MES AÑO

CRÉDITO
ciudad: Bogotá 26 11 2014

TERMINO DE
cedula: 52725428 FECHA VENCIMIENTO
ENTREGA

Teléfono: 7470390 26 12 2014 30 días

PEDIDO Y/O ÓRDE DE COMPRA No.


       
4700002388
 
PRECIO
ÍTEM DESCRIPCIÓN UNIDAD CANT. UNITARIO TOTAL
($)
$
1 computado marca Asus Un. 1 $ 1.500.000
1.500.000

2          
         
  SUBTOTAL SELLO:   $ 1.500.000
  DESCUENTOS:       $ 1.500.000
  IVA     0% $ 0
  TOTAL       $ 1.500.000
NOTAS:
RESOLUCIÓN DIAN No. 320000-961671 del 22 de Noviembre del 2013. Rango autorizado: 1 - 1 a la 1 - 1000 FACTURA EXPEDIDA
MANUALMENTE.
control de Garantías FIRMA DEL CLIENTE:
  SALDO SERIAL    

      NOMBRE:  

      DOC: C.C.  
           

Fuente: Formas Minerva, Portilla Doris.


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1.1.2 Recibo de caja 1.1.2.1 Pago de con- y una copia con el sello del
o comprobante de Ingreso. tado cajero recibidor o el timbre de
Es un soporte de contabilidad La Empresa Los Aprendices la máquina registradora, sirve
en el cual constan los ingresos SAS recibe el pago de la de soporte para la contabilidad
en efectivo, cheques y factura No. 11 de su cliente de la empresa que consigna,
cualquier forma de recaudo. El Juan Manuel Pérez, por valor hay dos tipos de formularios:
de $ 1.500.000 con el cheque uno para consignar efectivo
original se entrega al cliente,
No. 1006532448-1 de Banco y cheques de banco locales, y
y las copias generalmente Bogotá.
se archivan así: Una para el otro para consignar remesas o
archivo consecutivo y otra para cheques de otras plazas (Coral
anexar al comprobante diario 1.1.3 Recibo de con- & Gudiño , 2012). El formato
de contabilidad. El recibo de signacion bancaria. de este documento cambia
caja se contabiliza con débito Es un comprobante que elaboran dependiendo del banco t el
a la cuenta Caja, y el crédito los bancos y suministran a sus tipo de consignación que se
de acuerdo con su contenido cuentas habientes, para que lo requiera realizar.
o concepto del pago recibido diligencien al consignar. El
(Coral & Gudiño , 2012). original queda en el banco,

Ilustracion 2: Recibo de caja


EMPRESA LOS APRENDICES SAS NIT: 800571362-0.

Dirección: BOGOTÁ, Cra. 12 No. 92 A – 43 Recibo


Para quejas y reclamos : elprendizsas@colombia.com.co De Caja No. 25

Tell: 4582856 Cel: 3125880565 Email: www.elaprendizsas.com

CIUDAD Y FECHA: Bogotá DC Nov 30 del 2014 VALOR $ 1.500.000

C.C ó N.I.T.
RECIBÍ DE: JUAN MANUEL PÉREZ Código
52725428

LA SUMA DE:
Un millón quinientos mil pesos m/cte. POR CONCEPTO DE:
Cancelación de la factura No. 11

CHEQUE NO . 1006532448-1 BANCO BOGOTA EFECTIVO


CODIGO CUENTA DEBITOS CRÉDITOS FIRMA Y SELLO

110505 Caja 1.500.000

13050587 Clientes 1.500.000 C.C ó NIT:

PREPARO REVISO APROBO CONTABILIZO

Fuente: Formas Minerva, Portilla Doris


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1.1.3.1 Recibo de consignación Bancaria


La Empresa Los Aprendices SAS consigna el 3 de diciembre del 2014 el cheque por valor de
$ 1.500.000, a su cuenta corriente No 0540-2403-501000 del Banco Popular, teniendo en cuenta
que este es un cheque cruzado y se debe consignar en cheque.

Ilustración 3: Consignación cheque

BANCO POPULAR
CONSIGNACION EN CHEQUE
ÚNICAMENTE
NIT. 900.437.860-0

PUEDE CONSIGNAR EN CUALQUIER


MARQUE UNA X SI ES: SUCURSAL Y PARA CUALQUIER TIPO DE
CUENTA EN EL PAIS

CUENTA CORRIENTE X  CUENTA DE AHORROS  

NUMERO DE LA CUENTA

0 5 4 0 2 4 0 3 5 0 1 0 0

NOMBRE DEL TITULAR DE LA CUENTA :


LOS APRENDICES SAS

NOMBRE DEL DEPOSITANTE:


LOS APRENDICES SAS

REFERENCIA

CIUDAD TELEFONO FECHA TOTAL EFECTIVO

AÑO MES DIA


BOGOTA 4582856 $ 1.500.000
14 12 03

Fuente: Formas Minerva, Portilla Doris

1.1.4 Cheque.
Es un título valor por medio del cual una persona llamada “girador”, ordena a un banco
llamado “girado” que pague una determinada suma de dinero a la orden de un tercero llamado
“beneficiario, el cheque debe llevar el nombre del beneficiario y valor (Coral & Gudiño, 2012)

1.1.4.1 Ejercicio 4.
La Empresa Los Aprendices SAS gira un cheque, el 5 de diciembre del 2014 por valor de $
2.500.000, de su cuenta corriente No 0540-2403-501000 por concepto de anticipo a su proveedor
La Casa Tecnología LTDA.
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Ilustración 4 Formato de cheque

BANCO POPULAR

Cheque Nº 00234681 $2.500.000.-

CIUDAD: Bogotá DC FECHA 5 de diciembre de 2014

PÁGUESE A LA ORDEN DE: LA CASA TECNOLOGÍA LTDA___________________________

LA SUMA DE DOS MILLONES QUINIENTOS MIL PESOS M/Cte.

.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x.x. x. x

CTA. CTE. Nº 0540-2403-501000 ____________________________

Fuente: Formas Minerva, Portilla Doris

1.1.5 Comprobante de egreso o comprobante de


pago.
Es un soporte de contabilidad que respalda el pago de
determinada cantidad de dinero por medio de un cheque o
efectivo. “Generalmente, en la empresa se elabora por duplicado,
el original para anexar al comprobante diario de contabilidad y
la copia para el archivo consecutivo. Algunos negocios entregan
una copia al beneficiario del pago” (Coral & Gudiño , 2012).

Para mayor control, en el comprobante de pago queda copia


del cheque, ya que el titulo valor se entrega al beneficiario al
contabilizar este documento se acredita la cuenta de bancos y
se debita la cuenta que corresponde según el concepto del pago
SOPORTES CONTABLES 12

1.1.5.1 Pago.
La empresa realiza el comprobante de egreso para el cheque Girado a La Casa Tecnología
LTDA..
Ilustración 4: Formato comprobante de Egreso

EMPRESA LOS APRENDICES SAS COMPROBANTE


EGRESO N0 2531
CHEQUE No. 00234681
NIT: 800571362-0.

Dirección: BOGOTÁ, Cra. 12 No. 92 A – 43


Para quejas y Reclamos: elapredizsas@colombia.com.co $ 2.500.000
Tel. 4582856, Cel. 3125880565 - www.elaprendizsas.com

Páguese a la orden de: LA CASA TECNOLOGÍA LTDA

La suma de: dos millones quinientos mil pesos m/cte. xxxxxxxxxxxxxxx


xxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxxx

Fecha:
Firma(s)
05 de diciembre de 2014

NUMERO DE CUENTA CTA. CTE. Nº 0540-2403-


501000 BANCO POPULAR

Fuente: Formas Minerva, Portilla Doris

1.1.6 Pagaré. da de dinero.


Es un título valor mediante el B.El nombre de la persona a
cual una persona se obliga a quien deba hacerse el pago.
pagar cierta cantidad de dinero C.La indicación de pagadero a
en una fecha determinada. Este la orden o al portador.
documento se utiliza para res- D.La forma de vencimiento.
paldar los créditos bancarios,
1.1.6.1 Préstamo
se encuentra consagrado a par-
respaldado con un pagaré.
tir del  artículo 709  del código
de comercio, en el cual existe El banco Popular el 10 de di-
una persona denominada otor- ciembre del 2014 concede un
gante,  que es alguien que pro- préstamo a la Empresa Los
mete pagar una suma de  de- Aprendices SAS por un valor
terminada de dinero a otra per- de $12.000.000, el represen-
sona denominada beneficiario tante legal Alberto Piñeros fir-
o portador (Coral & Gudiño , ma un pagare, con un plazo de
2012). 6 meses una tasa de interés del
El pagare debe contener lo 1.5%. El banco envía la nota
siguiente: de crédito por el valor del prés-
A.La promesa incondicional tamo, depositado en la cuenta
de pagar una suma determina- corriente.
SOPORTES CONTABLES 13

Ilustración 5 pagaré
PAGARE No. 528
Yo, ALBERTO PIÑEROS mayor de edad, identificado como aparece al pie de mi firma, actuando en nombre
LA SOCIEDAD LOS APRENDICES SAS, por medio del presente escrito manifiesto, lo siguiente: PRIMERO:
Que debo y pagaré, incondicional y solidariamente a la orden de BANCO POPULAR a quien el mencionado
acreedor ceda o endose sus derechos sobre este pagaré, la suma cierta de DOCE MILLONES DE PESOS MCTE.
($12.000.000), pesos moneda legal colombiana. SEGUNDO: Que el pago total de la mencionada obligación se
efectuará en un sólo contado, el día 10 del mes de junio del año 2015 en las dependencias de Banco Popular ubicada
en la ciudad de Bogotá , o en su cuenta Bancaria N 42030856325 del Banco Popular. TERCERO: Que en caso
de mora pagaré a una multa 20% a nombre del banco popular a quien he mencionado acreedor ceda o endose sus
derechos, intereses de mora a la más alta tasa permitida por la Ley, desde el día siguiente a la fecha de exigibilidad del
presente pagaré, y hasta cuando su pago total se efectúe. CUARTO: Expresamente declaro excusado el protesto del
presente pagaré y los requerimientos judiciales o extrajudiciales para la constitución en mora. QUINTO: En caso de
que haya lugar al recaudo judicial o extrajudicial de la obligación contenida en el presente título valor será a mi cargo
las costas judiciales y/o los honorarios que se causen por tal razón.

En constancia de lo anterior, se suscribe en la ciudad de Bogotá a los _10 días del mes de diciembre del año 2014
EL DEUDOR,
Firma: Alberto Piñeros
Nombre:
C.C. No. De:
Domiciliado/a en:

Fuente: Formas Minerva, Portilla Doris

1.1.7 Letra de Cambio.


Es un documento negociable uno de los  Títulos valores  que
se extiende por una persona (acreedor - librador) y recoge una
obligación de pago aceptada por otra persona (deudor - librado)
de una cantidad determinada en la fecha de su vencimiento, y
que se encuentra regulado por el Código de comercio  Colombiano
en sus artículos 691 a 708.

1.1.7.1 Ventas a Crédito respaldad con una letra de


cambio.
El día 12 junio del 2014 LA Empresa Los Aprendices SAS,
ha prestado servicios de mantenimientos de computadores a
su cliente “Martínez Y Martínez, LTDA” por importe de $
100.000. El cliente decide pagar una parte (30.000 en efectivo
y por el resto va a aceptar una letra con vencimiento dentro de 6
meses y que incorpora unos intereses del 2.5 % mensuales.
SOPORTES CONTABLES 14

Ilustración 6: Letra de cambio


Letra de cambio Nº….........521 Valor $....70.000
Lugar y fecha de creación: Junio 12 del 2014
MARTÍNEZ Y MARTÍNEZ, LTDA pagará incondicionalmente a. LA EMPRESA LOS
APRENDICES SAS........, la
Suma de. Setenta mil pesos......M/C ($.70.000.....), el día. (12, 01, 2015), en. Bogotá en la Cra. 12
No. 92 A – 43) de....Cundinamarca
El girado reconocerá a favor del beneficiario, intereses durante el plazo de quince por Ciento
(2.5%) mensuales, pagaderos durante los primero (5 días) de cada mes, e intereses durante la mora
del veinte por ciento (20%) mensuales.
GIRADOR: GIRADO
MARTÍNEZ Y MARTÍNEZ, LTDA LOS APRENDICES SAS
C. C. No. 900.818.400
A C E P T O:
Fuente: Formas Minerva, Portilla Doris

1.1.8 Recibo de caja menor. 


Es un soporte de los gastos pagados en efectivo, por cuantías
mínimas que no requieren el giro de un cheque de las entidades
financieras para cargar a la cuenta de los clientes   Valores como
intereses de financiación por sobre giros (Coral & Gudiño ,
2012).

1.1.9 Notas De contabilidad


Es  el documento que se prepara con el fin de registrar las
operaciones que no tienen un soporte contable como es el
caso de los asientos de corrección, ajustes y cierre. “La nota
de contabilidad debe tener una numeración consecutiva, que
permita tener un control sobre las mismas y permita hacerles un
seguimiento posterior” (Coral & Gudiño , 2012. Igualmente debe
contener la fecha de elaboración y las personas que intervinieron
en su elaboración.

1.1.9.1 Notas de crédito.


Es el documento que se prepara con el fin de registrar
las operaciones que no tienen un soporte contable específico,
como es el caso de los asientos de corrección, depreciaciones,
amortizaciones, ajustes y cierre (Coral & Gudiño , 2012).
SOPORTES CONTABLES 15

1.1.9.2 Notas débito


Es un documento que una empresa hace llegar a su cliente, en el cual se le hace saber que le ha
sido cargado en su cuenta una cantidad concreta, por el motivo que se le informa en la misma. Esta
nota aumenta la cuantía de la deuda o el saldo de cuenta. Son ajustes que realizamos a la cuenta
por cobrar a una determinada persona natural o jurídica en donde aumentamos el total de la deuda
que ellos tienen hacia nosotros (Coral & Gudiño , 2012).

1.1.9.3 Devoluciones en venta


El cliente Juan Manuel Pérez, devolvió el computador vendido el día de 30 de noviembre del
2014, procedemos a realizar la contabilización con una nota de crédito. De la devolución en venta.
Ilustración 7: Nota de crédito
        Nota Crédito No.  
  LOS APRENDICES SAS
     
Fecha de la nota: diciembre
Afecta a Factura No. 1-11  
  20 del 2014
Cliente: Juan Manuel
NIT: 52725428  
  Pérez
  CONCEPTO Devolución factura 11, por garantía  
 
Cuenta contable         Nombre de cuenta DB/CR Valor  
 
1110 Bancos CR  1.500.000  
 
4175 Devoluciones en Ventas DB  1.500.00  
 
FIRMA DE EMPRESA EMISORA QUIEN RECIBE  
 
Fecha de Recibido  
 
                                              
Fuente: Formas Minerva, Portilla Doris

2 .Documentos Internos
Son los documentos que sirven para registrar asientos contables,
correcciones u operaciones que no afectan a terceros, tales como reservas,
diferidos, distribución de costos y depreciaciones, entre otros (Coral &
Gudiño, 2012).

2.1 Notas de contabilidad internas.


La nota de contabilidad es un documento interno de la empresa, que
es utilizado para hacer registros contables, cuando se trata de operaciones
que no tienen soportes externos, u operaciones para las cuales no existen
documentos específicos, debe tener una numeración consecutiva,
que permita tener un control sobre las mismas y permita hacerles un
seguimiento posterior (Coral & Gudiño, 2012).
SOPORTES CONTABLES 16

Igualmente debe contener la fecha de elaboración y las personas que intervinieron en su elaboración.

2.1.1 Error en consignación.


El día 13 junio del 2014 LA Empresa Los Aprendices SAS consigna en el banco la suma de
$125. 0000 y registro la suma de $115.000, para corregir el error el 15 de junio elaboro una nota
de contabilidad no 20 por valor $10.000.

Ilustración 8: Nota interna de contabilidad


  NOTA DE CONTABILIDAD
  LOS APRENDICES SAS
 
   
     
Fecha de la nota: diciembre 15 No: 20   
 
del 2014
 
 
Detalle: corregir el error de la consignación 1025403620 del día 13 de junio registra por valor de $115.000 y el valor correcto
  es $125.0000
 
 
  Cuenta contable Nombre de cuenta DB/CR Valor  
  1110 Bancos Débitos 10.000  
  1105 Caja créditos 10.0000  
 
 
  Doris Portilla         Andaluz        aprendiz          juanita          
  Preparado. Revisado Aprobado contabilizado  
 
 

Fuente: Formas Minerva, Portilla Doris

2.1.2 Comprobantes de Contabilidad


Comprobante de contabilidad: Es  Un documento que debe elaborarse previamente al  registro
de cualquier operación en el cual se indicara el número, fecha. Origen y descripción de la operación
(art 124 decreto 2649).

“Art. 124 del decreto 2649/93. Comprobante de contabilidad. Las partidas asentadas en los
libros de resumen y en aquel donde se asienten en orden cronológico las operaciones, deben estar
respaldadas en comprobantes de contabilidad elaborados previamente. Los comprobantes de
contabilidad deben ser numerados consecutivamente, con indicación del día de su preparación
y de las personas que los hubieren elaborado y autorizado. En ellos se debe indicar la fecha, origen,
descripción y cuantía de las operaciones, así como las cuentas afectadas con el asiento”.

2.1.3 Procedimiento contable


En el cuerpo del Comprobante de Contabilidad se describen los códigos de las cuentas de
balance con su acumulado y las subcuentas afectadas con el detalle de los conceptos por los que se
realizaron transacciones en el período con sus valores parciales y totales en la columna del débito.
Si la misma cuenta se acredita dentro del comprobante, se hace el registro correspondiente después
de todas las cuentas que tuvieron registro débito.
SOPORTES CONTABLES 17

Saldos iniciales: cuando la contabilidad viene siendo elaborada


de forma manual y ahora se hará en el programa de contabilidad,

CLASE DE COMPROBANTE
para iniciar con saldos las cuentas del último balance general, si
coincide con el inicio del año, o balance de prueba si es de período
intermedio

Apertura: recoge las operaciones propias de la puesta en

DE CONTABLILIDAD
marcha del negocio (gastos de organización, pago de impuestos,
registros en Cámara de Comercio, notaría, recibo de aportes, pago
de asesorías) este proceso permite elaborar el balance de apertura.
Inversiones: recoge las operaciones de inversiones fijas (compra
de propiedades, planta y equipo, muebles y enseres, maquinaria) o
diferidas (gastos pagados por anticipado, cargos diferidos).

Operacionales:  recoge las actividades de compras, ventas y


gastos logísticos (compra y venta de mercancías no elaboradas
por la empresa, pago de nómina y otros gastos necesarios en la
producción de la renta).

Tesorería: resume todos los recibos de caja (recaudo de clientes,


otros ingresos) y los comprobantes de pago (pagos a proveedores,
gastos de nómina, gastos de servicios públicos, otros gastos)

Ventas: reúne todas las facturas de venta del período contable,


con las debidas causaciones de clientes, retenciones en la fuente a
título de renta, IVA, ICA, hechas por los clientes.

Compras: resume las facturas de compras del período, y las


obligaciones a proveedores con sus respectivas retenciones en la
fuente a título de renta, industria y comercio.

Costos: registra el costo de ventas del período, mediante


causaciones al momento de la venta cuando se lleva inventario
permanente, o por juego de inventarios cuando el sistema es
periódico.

Ajustes contables: resume todas las notas de contabilidad tanto


débito como crédito, que corrigen las omisiones u errores con el
fin de racionalizar los valores de la contabilidad.

Cierre contable: castiga las cuentas nominales de saldo débito


y crédito contra la cuenta de ganancias y pérdidas para obtener
el resultado final de utilidades del ejercicio.
SOPORTES CONTABLES 18

2.1.3.1 Comprobante de apertura.


La empresa los aprendices SAS, empezó sus actividades el día 1 abril del 2014, con tres
socios, cada socio realizo un aporte de en efectivo $10.000.0000, la empresa fue constituida bajo
documentos privado. El socio Juan castro además aporto un vehículo por valor de $4.500.000,
el Manuel Rubiano aporto mercancías por de $5.000.000, el socio Pedro Pérez aporto la oficina
valorado por $6.500.000. Realizaremos el comprobante de apertura.

Ilustración 10: Comprobante de contabilidad

LOS APRENDICES SAS


NIT: 800571362-0

fecha:
Comprobante de apertura 001 página No. 01
día mes año 01/04/2014

código detalle parciales debe haber


1105 caja 30.000.000  

110505 caja general socio 01,02,03 30.000.000  

1435 mercancías 5.000.000  


mercancías no fabricadas por empresa,
143505 5.000.000  
aportes socio Manuel Rubiano
1540 flota y equipo de transporte 4.500.000  
154005 vehículos aportes socio Juan Castro 4.500.000  
1516 construcciones 6.500.000  
151605 oficinas aporte socio Pedro Pérez 6.500.000  
   
3115 aportes sociales  
311505 cuotas o partes de interés social 46.000.000
31150501 Manuel Rubiano 15.000.000  
31150502 Juan Castro 14.500.000  
31150502 Pedro Pérez 16.500.000  
  para registrar la sociedad mediante  
documento privado en la cámara de
  comercio de Bogotá  
SUMAS IGUALES   46.000.000 46.000.000
Doris Portilla manuea Beltrán Pedro Pérez Andrea Guzmán
Elaborado. revisado por aprobado por contabilizado por

Fuente: Formas Minerva, Portilla Doris


SOPORTES CONTABLES 19




Los soportes contables deben contener los siguientes datos básicos, todo con el
comprobantes
Firma de los responsables de elaborar, revisar, aprobar y contabilizar los
Descripción del contenido del documento
Nombre, número y fecha de comprobante
Nombre o razón social de la empresa que lo emite
3 Resumen
En Colombia, las normas contenidas en los  art.48 a 67 del
Código de Comercio, y las contenidas en el decreto 2649/93,
se deben cumplir en su totalidad para poder sostener la afirma-
ción de que un ente económico sí está elaborando su contabilidad
de conformidad con las “normas de contabilidad generalmen-
te aceptadas en Colombia”. Y solo cuando tal contabilidad está
llevada de conformidad con tales normas, la misma puede tener
validez ante terceros (ver art.2 del decreto 2649/93; art.70 del
Código de Comercio y art.772 a 774 del Estatuto Tributario).

Los soportes de contabilidad son los documentos que deben


elaborarse previamente al registro de cualquier transacción, de-
biendo contener el número, fecha, origen, descripción y cuantía
de la operación, así como las cuentas afectadas, para luego ser
registradas en orden cronológico en los libros auxiliares y ofi-
ciales garantizando la veracidad e integridad de la información.

Los soportes de contabilidad deben ser numerados consecuti-


vamente, con indicación de la fecha de su preparación, indicando
el nombre de las personas que los hubieren preparado y autoriza-
do y deben elaborarse en idioma castellano.

Por su parte, los soportes son los documentos suficientes y


valederos según el tipo de acto de que se trate, de un hecho u
operación económica; pueden ser de origen interno o externo,
los primeros se originan dentro de la misma unidad económica,
mientras que los externos provienen de terceros.
SOPORTES CONTABLES 20

4 Actividades

Elabore los soportes con las siguientes operaciones de la empresa

Vende mercancías por dos $2.500.000 de contado

Se consigna el banco el dinero recibido por la venta

¿La empresa compra mercancías por valor de $500.000 y paga con cheque?

Se realizan ajustes de depreciación por valor de $225.00.

Se recibe de un cliente un anticipo por $500.000.


2.1 Preguntas de selección Múltiple con única Respuesta.

2.1.1 Todos los soportes contables, para su justificación deben contener la siguiente información
general.

Nombre o razón social de la empresa que lo emite.

Nombre, número y fecha del comprobante.

Descripción del contenido del documento.

Firmas de los responsables de elaborar, revisar, aprobar y contabilizar los comprobantesDistrito

Todas las anteriores.

2.2 El recibo de caja es un soporte de contabilidad en el cual constan los ingresos en efectivo
recaudados por la empresa. El original se entrega al cliente y las copias se archivan una para el
archivo consecutivo y otra para anexar al comprobante diario de contabilidad.

Falso

Verdadero.

2.3. Complete la información

La _________________es un documento con valor que se establece ________________valor,


que el vendedor entrega al comprador y que acredita que ha _______________________por el
valor y productos relacionados en la misma. La factura contiene ___________________de las
partes, la clase y cantidad de la mercancía vendida o servicio prestado.

3 consulte el código de comercio art.48 a 67, y realice un mapa conceptual mencionando


dichos artículos.
SOPORTES CONTABLES 21

5 Bibliografía
Alvares, J. F. (2014). Estatuto Tributario. Bogota: Temis S.A.
Coral, L., & Gudiño, E. (2012). contabilidad Plus. Bogota: Mc Graw Hill.

Bibliografía complementaria
• Estatuto Tributario decreto 624 del 1989 y sus reglamentarios.
 Código de comercio decreto 410 de marzo de 1971, Editorial Unión Ltda.
 Plan único de cuentas; decreto 2649/93 y 2650/93.

CONTROL DEL DOCUMENTO

NOMBRE CARGO FECHA

10 de
Instructora Técnica Economía Financiera
Elaboración y de Gestión. Noviembre
Doris Portilla Pabón de 2014

Equipo de revisión Instructora Técnica Economía Financiera 10 de


Yanlys Yocelys Rojas de Armas
y de Gestión.
temática y Diciembre de
pedagógica 2014
Equipo de Cristian Avendaño 16 de
Diseñador Grafico Diciembre de
Diagramación Acosta
2014

Coordinadora académica Área Economía


Aprobación Dilia del Rosario Ceballos
Financiera y de Gestión.

Subdirector del Centro de Servicios


Aprobación Jorge Alberto Betancourt
Financieros