Guía del estudiante

SISTEMAS DE CONTROL

Módulo 3

Actualizado –2019
 Casa Central
Vicerrectoría Académica
Escuela de Ingeniería

Índice

Título: Guía del Estudiante Módulo 3

1. Introducción………………………………………………………………………………..………………3
2. Conceptos preliminares…….…………...…………………………………………………………….4
3. Creación de fórmulas………………………………………………………………………………….10
4. Manipulación de Hojas………………………………………………………………………………..13

www.ularepublica.cl
 Casa Central
Vicerrectoría Académica
Escuela de Ingeniería

1. INTRODUCCIÓN

En éste módulo estudiaremos todas las funciones necesarias de Excel para construir una
aplicación para controlar existencias, en éste documento se verán los conceptos básicos
necesarios para entender excel, para crear fórmulas y manipular hojas. Tres competencias
mínimas que se requieren para ocupar la planilla electrónica.

En los Ejercicios Resueltos se verán funciones necesarias para construir la aplicación y que
requieren mayor estudio. Luego en la Video clase verán cómo se crean las funciones
directamente en la planilla.

www.ularepublica.cl
 Casa Central
Vicerrectoría Académica
Escuela de Ingeniería

2. CONCEPTOS PRELIMINARES

Excel es un programa informático desarrollado por la empresa Microsoft y que

forma parte de Office que es una suite ofimática que incluye otros programas
como Word y PowerPoint.

¿PARA QUÉ SIRVE EXCEL?

Excel se distingue de todos los programas ofimáticos porque nos permite trabajar
con datos numéricos. Con los números que almacenamos en Excel podremos
realizar cálculos aritméticos básicos y también podremos aplicar funciones
matemáticas de mayor complejidad, o utilizar funciones estadísticas.

Excel nos facilita en gran medida el trabajo con números y nos permite analizarlos
fácilmente y generar reportes con herramientas como los gráficos y las tablas
dinámicas.

EXCEL ES UNA HOJA DE CÁLCULO

Excel pertenece a la categoría de programas informáticos conocida como hojas de

cálculo. Las hojas de cálculo fueron desarrolladas desde la década de 1960 para
simular las hojas de trabajo contables de papel y de esa manera ayudar en la
automatización del trabajo contable.

www.ularepublica.cl
 Casa Central
Vicerrectoría Académica
Escuela de Ingeniería

Las hojas de cálculo electrónicas han ido reemplazando a los sistemas de cálculo
en papel, y aunque inicialmente fueron creadas para tareas contables, hoy en día
son utilizadas para un sinfín de aplicaciones donde se necesita trabajar con datos
tabulares.

UN POCO DE HISTORIA DE EXCEL

En el año 1982, Microsoft incursionó en el ámbito de las hojas de cálculo

electrónicas con el lanzamiento de su producto Multiplan. En ese tiempo ya
existían dos competidores que estaban fuertemente posicionados en el
mercado: SuperCalc de la empresa Sorcim y VisiCalc de la empresa VisiCorp, así
que no era una tarea sencilla para Microsoft ganar un poco de mercado.

Por si fuera poco, en el año 1983, fue lanzada la hoja de cálculo Lotus 1-2-3 que
tomó a todos por sorpresa y se posicionó rápidamente como la hoja de cálculo
más utilizada. Microsoft solamente observó cómo la hoja de cálculo de Lotus se
posicionaba en el primer lugar, así que hizo a un lado su producto Multiplan y
comenzó a trabajar en la primera versión de Excel la cual fue lanzada en el año
1985.

Esa primera versión de Excel fue hecha exclusivamente para la plataforma

Macintosh, pero dos años después, en 1987, Microsoft lanzó Excel 2.0 que ya
consideraba una versión para la plataforma Windows. A partir de ese momento, la
hoja de cálculo de Microsoft comenzó su crecimiento hasta convertirse en la hoja
de cálculo más utilizada de todos los tiempos.

www.ularepublica.cl
 Casa Central
Vicerrectoría Académica
Escuela de Ingeniería

LA PANTALLA PRINCIPAL DE EXCEL

La característica principal de Excel, tal como lo conocemos hoy en día, es que la

pantalla principal muestra una matriz de dos dimensiones, es decir, está formada
por columnas y filas. De esta manera se forman pequeños recuadros que
conocemos como celdas donde cada una de ellas tendrá una dirección única que
estará conformada por la columna y la fila a la que pertenece, es decir, la dirección
será una letra (columna) y un número (fila). Por ejemplo, la celda superior
izquierda de la matriz tiene la dirección A1.

En cada una de las celdas podemos ingresar datos numéricos y alfanuméricos.

Una manera de saber si Excel ha reconocido un dato como un número, o como un
texto, es que si introducimos un dato de tipo texto se alineará a la izquierda de la
celda mientras que los datos numéricos se alinearán a la derecha.

De esta manera sabemos que Excel reconoce entre un dato numérico y un dato
alfanumérico en cada celda.

www.ularepublica.cl
 Casa Central
Vicerrectoría Académica
Escuela de Ingeniería

OPERACIONES ARITMÉTICAS EN EXCEL

Excel nos permite realizar cálculos aritméticos con nuestros datos numéricos
como la suma (+), la resta (-), la multiplicación (*) y la división (/). La única
condición es que debemos colocar un signo igual (=) precediendo a la fórmula de
manera que Excel efectúe el cálculo correspondiente.

Podemos escribir fórmulas tan grandes como lo necesitemos y solamente

debemos respetar el máximo de caracteres que es de 32,767 en las versiones
más recientes de Excel.

Algo que es extremadamente útil al momento de escribir fórmulas en Excel es que

podemos hacer referencia a otras celdas para incluir sus valores dentro de los
cálculos. A ese vínculo creado entre celdas lo conocemos como una referencia.
Por ejemplo, la siguiente fórmula hará la suma de los valores en las celdas A1 y
A2:

=A1+A2

Para conocer más sobre este tema te recomiendo leer el artículo: Referencias en
Excel.

FUNCIONES DE EXCEL

Aunque podemos utilizar los operadores aritméticos para realizar muchos de

nuestros cálculos, podemos utilizar las funciones de Excel las cuales son
procedimientos que nos ayudan a efectuar cálculos sobre nuestros datos.
Podemos pensar en las funciones como si fueran un asistente de Excel al cual le
daremos algunos datos numéricos y se encargarán de realizar los cálculos y
entregarnos el resultado correcto.

www.ularepublica.cl
 Casa Central
Vicerrectoría Académica
Escuela de Ingeniería

Un ejemplo es la función PROMEDIO a quien podemos indicarle una serie de

valores numéricos y nos devolverá el promedio de todos ellos.

Las funciones de Excel están catalogadas por su funcionalidad y algunas de esas

categorías son las funciones de búsqueda y referencia, las funciones lógicas,
las funciones de texto, las funciones de fecha y hora, etc.

Para conocer todas las categorías de funciones disponibles en Excel puedes

hacer clic sobre la pestaña Fórmulas y verás una serie de botones con los
nombres de las categorías. Al hacer clic sobre cualquiera de ellos se mostrarán las
funciones que pertenecen a dicha categoría, por ejemplo, la siguiente imagen
muestra algunas de las funciones de la categoría Matemáticas y trigonométricas.

Otra alternativa para conocer las categorías y sus funciones es hacer clic en
el menú Funciones de este sitio Web donde encontrarás el listado completo de
funciones de Excel.

www.ularepublica.cl
 Casa Central
Vicerrectoría Académica
Escuela de Ingeniería

DATOS TABULARES EN EXCEL

Como lo he mencionado al principio, hoy en día Excel es utilizado en diversas

disciplinas donde se necesiten datos tabulares. La gran cantidad de celdas, que
forman cada una de las hojas de un libro de Excel, nos facilitan el organizar los
datos de manera tabular.

Por esta razón Excel nos ofrece una buena cantidad de herramientas para dar
formato a nuestros datos. Ya sea que necesitamos darles un formato de tabla de
Excel, o que apliquemos un formato condicional o simplemente apliquemos
algún estilo de celda.

Excel es una herramienta ampliamente utilizada para trabajar con datos tabulares
ya que podremos ordenarlos, filtrarlos, hacer una búsqueda sobre ellos, o utilizar
herramientas avanzadas para analizar dicha información.

www.ularepublica.cl
 Casa Central
Vicerrectoría Académica
Escuela de Ingeniería

3. CREACION DE FORMULAS

Las fórmulas en Excel comienzan con el signo = para indicar que el resultado de
lo que hagas después del signo será lo que aparezca en la celda.

Si tienes que hacer una operación matemática sencilla y puntual, solo tienes
que escribir la operación en la propia celda, comenzando con el signo =

Por ejemplo, si tienes que sumar 48+74, escribes en la celda de Excel: =48+74 y
aparecerá el resultado: 122.

Además, cuando coloques el cursor en la celda, en la barra de fórmulas

aparecerá la operación que has llevado a cabo:

Puedes realizar cualquier operación sencilla o combinada usando los signos de

sumar (+), restar (-), multiplicar (*) y dividir (/).

FORMULAS CON VARIAS CELDAS

Otra operación muy frecuente cuando trabajas con hojas de cálculo es operar con
el contenido de varias celdas.

www.ularepublica.cl
 Casa Central
Vicerrectoría Académica
Escuela de Ingeniería

Como sabrás, cada celda de una hoja de cálculo se define por sus coordenadas.
Las columnas son letras y las filas números, así que la celda en la columna C, fila
5, se llama C5.

Si queremos operar con dos celdas, es tan sencillo como usar su nombre. Por
ejemplo, para sumar el contenido de la celda B2 y la celda C4, Escribimos en la
celda donde queremos el resultado: =B2+C4

Al pulsar Entrar / Enter, obtendremos el resultado. Por supuesto, funciona con

otros operadores: multiplicación, resta, división, etc.

Vamos a hacerlo un poco más interesante. Supongamos que tenemos que sumar
15 celdas diferentes. Escribir todos sus nombres es pesado. Lo que debemos
hacer es escribir el signo = al principio de la fórmula, pero en lugar de escribir
manualmente las celdas, pinchamos con el ratón en aquella que queremos usar, y
se colocará su nombre automáticamente. Tecleamos el signo + o cualquier otro
cuando sea necesario, y seguimos pinchando en las celdas que queramos incluir
en la operación:

www.ularepublica.cl
 Casa Central
Vicerrectoría Académica
Escuela de Ingeniería

Fórmulas con filas y columnas

Cuando se usa Excel también es muy común que necesites sumar el contenido de
toda una fila, o una columna. Por ejemplo, una lista de gastos. Vamos a ver cómo
operar con rangos de celdas.
En la celda resultado escribe el signo = A continuación escribe SUMA. Al ir
tecleando, en pantalla verás todas las fórmulas básicas que puedes usar. Tras
seleccionar SUMA, pincha en la celda del principio de la fila que quieres sumar, y
después en la última de la fila. Automáticamente Excel cogerá toda la fila, o toda la
columna (según donde hayas puesto el principio y el fin):

www.ularepublica.cl
 Casa Central
Vicerrectoría Académica
Escuela de Ingeniería

4. MANIPULACIÓN DE HOJAS
Los archivos de Excel también son conocidos como libros y cada libro puede
contener varias hojas las cuales a su vez contendrán nuestros datos. Por esta
razón es importante aprender a manejar las hojas en Excel para crear nuevas
hojas, renombrarlas, eliminarlas, etc.

INSETAR UNA NUEVA HOJA AL LIBRO

De manera predeterminada Excel 2013 crea un nuevo libro con una sola hoja,
pero en más de una ocasión necesitaremos agregar nuevas hojas al libro para
organizar adecuadamente nuestros datos. Existen tres alternativas para crear una
nueva hoja en un libro de Excel:

1. Haz clic en el botón Hoja nueva que es el símbolo más (+) que se
encuentra a la derecha de las etiquetas de hoja en la parte inferior de la
ventana.

2. Haz clic derecho sobre cualquier etiqueta de hoja y elige la opción Insertar
lo cual mostrará una nueva ventana donde deberás seleccionar la opción
General > Hoja de cálculo y pulsar el botón Aceptar.

3. También puedes pulsar la combinación de teclas Mayús + F11 para insertar

una nueva hoja.

www.ularepublica.cl
 Casa Central
Vicerrectoría Académica
Escuela de Ingeniería

LA HOJA ACTIVA DE UN LIBRO

Aunque un libro puede estar formado por varias hojas, solo habrá una hoja activa
a la vez y la podrás identificar fácilmente porque su nombre resaltará de las demás
etiquetas de hoja. En la siguiente imagen puedes notar que la hoja activa es la
Hoja 2:

Para activar una hoja diferente solo debes hacer clic sobre su etiqueta y se
convertirá en la nueva hoja activa del libro. Si prefieres utilizar un atajo de teclado
puedes pulsar la combinación Ctrl + AvPág para activar la hoja de la derecha y la
combinación Ctrl + RePág para activar la hoja de la izquierda.

Si tienes tantas hojas que no es posible visualizar todas las etiquetas, entonces se
activarán unas pequeñas flechas que se encuentra a la izquierda de las etiquetas
y que nos permitirán desplazarnos hacia adelante o hacia atrás entre todas las
hojas de manera que podamos activar aquellas hojas cuyas etiquetas no estaban
visibles en un principio.

La ventana de Excel puede mostrar más etiquetas de hojas si reducimos el

tamaño de la barra de desplazamiento horizontal lo cual podemos hacer
arrastrando el control de división hacia la derecha. Este control es el que se
encuentra justo a la izquierda de la barra de desplazamiento horizontal y que
pareciera estar formado por tres pequeños puntos.

CAMBIAR EL NOMBRE DE UNA HOJA

De manera predetermina Excel nombra las hojas nuevas como Hoja1, Hoja2,
Hoja3, etc. La desventaja es que estos nombres no describen adecuadamente el
contenido de la hoja y cuando llegas a tener muchas hojas será difícil localizar la
hoja que necesitas. Por el contrario, será más fácil localizar los datos que

www.ularepublica.cl
 Casa Central
Vicerrectoría Académica
Escuela de Ingeniería

necesitamos consultar si colocamos un nombre apropiado a la hoja. Para cambiar

el nombre de la hoja debes hacer doble clic sobre su etiqueta y Excel nos permitirá
editar el nombre directamente en la etiqueta:

Al terminar de introducir el nuevo nombre debes pulsar la tecla Entrar para hacer
permanentes los cambios. Es importante mencionar que los nombres de las hojas
no pueden exceder los 31 caracteres en longitud ni tampoco pueden incluir
símbolos no caracteres especiales. También es posible cambiar el nombre de una
hoja haciendo clic derecho sobre su etiqueta y seleccionando la opción de
menú Cambiar nombre lo cual tendrá el mismo efecto que haber hecho doble clic
sobre la etiqueta.

CAMBIAR EL COLOR DE LA ETIQUETA DE UNA HOJA

Además de cambiar el nombre de una hoja, podemos cambiar el color de la

etiqueta de manera que podamos organizar e identificar fácilmente las hojas de
acuerdo a su color. Para hacer este cambio debes hacer clic derecho sobre la
etiqueta y seleccionar la opción Color de etiqueta y elegir el color adecuado:

www.ularepublica.cl
 Casa Central
Vicerrectoría Académica
Escuela de Ingeniería

Si dentro de los colores mostrados no se encuentra el color deseado puedes hacer

clic sobre la opción de menú Más color es para indicar el color exacto a utilizar.
Para remover el color de la etiqueta solo debes seleccionar la opción Sin color.

CÓMO COPIAR O MOVER HOJAS

A veces nos conviene iniciar una nueva hoja a partir de otra que contiene una
estructura similar y en ese caso la mejor alternativa es hacer una copia de la hoja.
Otra razón para hacer una copia es realizar un respaldo de los datos antes de
manipularlos con fórmulas de Excel. Para hacer la copia de una hoja debemos
hacer clic derecho sobre la etiqueta de la hoja y seleccionar la opción Mover o
copiar y se mostrará el siguiente cuadro de diálogo:

Debes asegurarte de que la caja de selección Crear una copia está marcada y al
pulsar el botón Aceptar se creará una copia de la hoja. Un atajo para copiar una
hoja es arrastrar la etiqueta de la hoja a la izquierda o derecha mientras pulsamos
la tecla Ctrl.

Si en lugar de copiar solo deseamos mover de posición la hoja, entonces podemos

utilizar el cuadro de diálogo Mover o copiary seleccionar la posición hacia donde
deseamos mover la hoja. En este caso no es necesario marcar la caja de
selección de copiado. Además de este método, también podemos hacer el
movimiento de la hoja arrastrando la etiqueta a la posición deseada.

www.ularepublica.cl
 Casa Central
Vicerrectoría Académica
Escuela de Ingeniería

OCULTAR Y MOSTRAR HOJAS

Para ocultar una hoja es suficiente con hacer clic derecho sobre la etiqueta y
seleccionar la opción Ocultar lo cual dejará invisible la etiqueta.

Para volver a mostrar las hojas que hayamos ocultado debemos hacer clic
derecho sobre cualquier etiqueta y seleccionar la opción Mostrar lo cual abrirá un
cuadro de diálogo donde podremos seleccionar las hojas de deseamos mostrar de
nuevo.

ELIMINAR UNA HOJA

Si ya no necesitas los datos de una hoja puedes eliminarla por completo. Debes
tener cuidado con esta acción porque una vez guardado el libro ya no será posible
revertir la eliminación. Al igual que las acciones anteriores debemos hacer clic
derecho sobre la etiqueta de la hoja que vamos a eliminar y seleccionar la
opción Eliminar:

www.ularepublica.cl
 Casa Central
Vicerrectoría Académica
Escuela de Ingeniería

Hemos revisado las acciones más básicas a realizar con las hojas de un libro de
Excel. Es importante familiarizarse con el manejo de hojas en Excel 2013 porque
ellas nos ayudarán a organizar y clasificar adecuadamente nuestros datos.

www.ularepublica.cl
 Casa Central
Vicerrectoría Académica
Escuela de Ingeniería

www.ularepublica.cl