Cuadernillo de Informatica II

Cuadernillo de Informática II (1ª Evaluación)
¿Qué es Excel?
Excel es un programa informático desarrollado por Microsoft y forma
parte de Office que es una suite ofimática la cual incluye otros programas
como Word y PowerPoint. Excel se distingue de los demás programas
porque nos permite trabajar con datos numéricos, es decir, podemos
realizar cálculos, crear tablas o gráficos y también podemos analizar los
datos con herramientas tan avanzadas como las tablas dinámicas.
Excel es una hoja de cálculo

Excel es un programa computacional que es conocido como hoja de
cálculo. Las hojas de cálculo fueron desarrolladas desde la década de
1960 para simular las hojas de trabajo contables de papel y de esa
manera ayudar en la automatización del trabajo contable.
Las hojas de cálculo electrónicas han ido reemplazando a los sistemas

de cálculo en papel y aunque inicialmente fueron creadas para tareas
contables, hoy en día son utilizadas para un sinfín de aplicaciones donde
se necesita trabajar con datos tabulares.
Un poco de historia de Excel

En el año 1982, Microsoft incursionó en el ámbito de las hojas de cálculo
electrónicas con el lanzamiento de su producto Multiplan. En ese tiempo
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ya existían dos competidores que estaban fuertemente posicionados en

el mercado: SuperCalc de la empresa Sorcim y VisiCalc de la empresa
VisiCorp, así que no era una tarea sencilla para Microsoft ganar un poco
de mercado.
Por si fuera poco, en el año 1983, fue lanzada la hoja de cálculo Lotus 1-
2-3 que tomó a todos por sorpresa y se posicionó rápidamente como la
hoja de cálculo más utilizada. Microsoft solamente observó cómo la hoja
de cálculo de Lotus se posicionaba en el primer lugar, así que hizo a un
lado su producto Multiplan y comenzó a trabajar en la primera versión de
Excel la cual fue lanzada en el año 1985.
Esa primera versión de Excel fue hecha exclusivamente para la

plataforma Macintosh, pero dos años después, en 1987, Microsoft lanzó
Excel 2.0 que ya consideraba una versión para la plataforma Windows. A
partir de ese momento, la aplicación de Microsoft comenzó su
crecimiento hasta convertirse en la hoja de cálculo más utilizada de todos
los tiempos.
Porqué aprender a utilizar Excel

La gran cantidad de herramientas y comandos disponibles dentro de
Excel podría intimidar a cualquier usuario que sea nuevo en el uso de la
aplicación, pero la realidad es que hoy en día Excel es una de las
aplicaciones más utilizadas en el ámbito laboral. Y no, Excel no es
solamente una aplicación para contadores y financieros. Excel se ha
convertido en una herramienta de tratamiento de datos que trasciende
mucho más a la contabilidad ya que facilita la manipulación y tratamiento
de datos.
Por esta razón es que es casi inevitable que, sin importar la profesión a
la que te dediques, será muy probable que en algún momento tendrás la
necesidad de utilizar Excel. Puedes comprobarlo por ti mismo y buscar
en las bolsas de trabajo online y verás que el dominio de Excel es una de
las habilidades más solicitadas.
La pantalla principal de Excel

La característica principal de Excel, tal como lo conocemos hoy en día,
es que la pantalla principal muestra una matriz de dos dimensiones, es
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decir, está formada por filas y por columnas. De esta manera se forman
pequeños recuadros que conocemos como celdas donde cada una de
ellas tendrá una dirección única que estará conformada por la columna y
la fila a la que pertenece, es decir, la dirección será una letra (columna) y
un número (fila). Por ejemplo, la celda superior izquierda de la matriz
tiene la dirección A1.
En cada una de las celdas podemos ingresar datos numéricos y

alfanuméricos. Una manera de saber si Excel ha reconocido un dato
como un número, o como un texto, es que si introducimos un dato de tipo
texto se alineará a la izquierda de la celda mientras que los datos
numéricos se alinearán a la derecha.
Operaciones aritméticas en Excel

Excel nos permite realizar cálculos aritméticos con nuestros datos
numéricos como la suma (+), la resta (-), la multiplicación (*) y la división
(/). La única condición es que debemos colocar un signo mas (+) ó igual
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(=) precediendo a la fórmula de manera que Excel efectúe el cálculo

correspondiente.
Podemos escribir fórmulas tan grandes como lo necesitemos y

solamente debemos respetar el máximo de caracteres que es de 8,192
para la versión de Excel 2010.
Algo que es extremadamente útil al momento de escribir fórmulas en

Excel es que podemos hacer referencia a otras celdas para incluir sus
valores dentro de los cálculos. A ese vínculo creado entre celdas lo
conocemos como una referencia. Por ejemplo, la siguiente fórmula hará
la suma de los valores en las celdas A1 y A2:
=A1+A2
Funciones de Excel
Aunque podemos utilizar los operadores aritméticos para realizar muchos
de nuestros cálculos, Excel tiene sus propias funciones las cuales son
procedimientos que nos ayudan a efectuar cálculos sobre nuestros datos.
Podemos pensar en las funciones como si fueran un asistente de Excel
al cual le daremos algunos datos numéricos y se encargarán de realizar
los cálculos y entregarnos el resultado correcto.
Un ejemplo es la función PROMEDIO a quien puedo pasarle una serie de

valores numéricos y me regresará el promedio de todos ellos.
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Las funciones de Excel están catalogadas por su funcionalidad y algunas

de esas categorías son las funciones de búsqueda y referencia, las
funciones lógicas, las funciones de texto, las funciones de fecha y hora,
etc.
Para conocer todas las categorías de funciones disponibles en Excel

puedes hacer clic sobre la pestaña Fórmulas y verás una serie de
botones con los nombres de las categorías. Al hacer clic sobre cualquiera
de ellos se mostrarán las funciones que pertenecen a dicha categoría,
por ejemplo, la siguiente imagen muestra algunas de las funciones de la
categoría Matemáticas y trigonométricas.
Datos tabulares en Excel

Como lo he mencionado al principio, hoy en día Excel es utilizado en
diversas disciplinas donde se necesiten datos tabulares. La gran cantidad
de celdas, que forman cada una de las hojas de un libro de Excel, nos
facilitan el organizar los datos de manera tabular.
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Por esta razón Excel nos ofrece una buena cantidad de herramientas
para dar formato a nuestros datos.
Excel es una herramienta ampliamente utilizada para trabajar con datos

tabulares ya que podremos ordenarlos, filtrarlos, hacer una búsqueda
sobre ellos, o utilizar herramientas avanzadas para analizar dicha
información.
La función SI en Excel
La función SI en Excel es parte del grupo de funciones Lógicas y nos
permite evaluar una condición para determinar si es falsa o verdadera. La
función SI es de gran ayuda para tomar decisiones en base al resultado
obtenido en la prueba lógica.
Sintaxis de la función SI
Además de especificar la prueba lógica para la función SI también
podemos especificar valores a devolver de acuerdo al resultado de la
función.
 Prueba_lógica: Expresión lógica que será evaluada para conocer

si el resultado es VERDADERO o FALSO.
 Valor_si_verdadero: El valor que se devolverá en caso de que el
resultado de laPrueba_lógica sea VERDADERO.
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 Valor_si_falso: El valor que se devolverá si el resultado de la

evaluación es FALSO.
La Prueba_lógica puede ser una expresión que utilice cualquier operador

lógico o también puede ser una función de Excel que regrese como
resultado VERDADERO o FALSO.
Losargumentos Valor_si_verdadero y Valor_si_falso pueden ser cadenas

de texto, números, referencias a otra celda o inclusive otra función de
Excel que se ejecutará de acuerdo al resultado de la Prueba_lógica.
Ejemplos de la función SI
Probaremos la función SI con el siguiente ejemplo. Tengo una lista de
alumnos con sus calificaciones correspondientes en la columna B.
Utilizando la función SI desplegaré un mensaje de APROBADO si la
calificación del alumno es superior o igual a 60 y un mensaje de
REPROBADO si la calificación es menor a 60. La función que utilizaré
será la siguiente:
=SI(B2>=60,"APROBADO","REPROBADO")
Observa el resultado al aplicar esta fórmula en todas las celdas de la

columna C.
Tipos de operadores en Excel
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Los operadores son un elemento básico de las fórmulas en Excel. Un

operador es un símbolo que representa una determinada operación. En
esta ocasión haremos una revisión detallada de todos los tipos de
operadores en Excel así como su precedencia, es decir, el orden en
que se realizan las operaciones.
Podemos clasificar las fórmulas de Excel en cuatro grupos principales:
1. Fórmulas aritméticas
2. Fórmulas de comparación
3. Fórmulas de texto
4. Fórmulas de referencia
Cada uno de estos grupos tiene su propio conjunto de operadores que

permiten realizar los cálculos y operaciones específicas de cada grupo. A
continuación enlistaré los operadores de cada grupo.
1. Operadores aritméticos
Las fórmulas aritméticas son las más comunes y combinan números,
referencias de celda, funciones y operadores aritméticos para realizar
cálculos matemáticos. La siguiente tabla muestra los operadores
aritméticos de Excel:
Aunque el porcentaje no es un operador aritmético, Excel le da un

tratamiento como operador ya que al ingresar un símbolo de porcentaje
después de un número provocará que Excel realice una división entre
100 de manera automática.
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2. Operadores de comparación
Los operadores de comparación nos permiten comparar dos o más
números o cadenas de texto. Si el resultado de la comparación es
positivo, obtendremos como resultado en valor lógico VERDADERO. De
lo contrario obtendremos como resultado el valor FALSO. A continuación
tenemos la lista deoperadores de comparación:
Los operadores de comparación son muy utilizados con las funciones

lógicas de Excel que nos permiten ejecutar una acción al cumplirse la
condición establecida.
3. Operadores de texto
Las fórmulas de Excel también pueden manipular texto y pueden hacer
uso del operador de concatenación para unir el valor de dos cadenas
de texto.
4. Operadores de referencia
Los operadores de referencia nos ayudan a combinar dos o más
referencias de celda para crear una sola referencia.
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Recuerda que si tu sistema tiene la configuración regional de España,

entonces el operador de uniónserá el punto y coma (;) y no la coma
como aparece en la imagen.
Precedencia de operadores en Excel

Cuando creamos fórmulas que contienen más de un operador, será
necesario conocer el orden en que dichas operaciones serán calculadas
por Excel. Por esta razón existe un orden de precedencia que
determina la manera en que Excel hace los cálculos:
Si tenemos una fórmula con varios operadores con la misma

precedencia, entonces Excel realizará los cálculos de izquierda a
derecha.
Cómo controlar el orden de precedencia
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La única manera en que podemos influir en el orden de precedencia

de operadores en Excel es utilizando paréntesis. Al colocar paréntesis
alrededor de un cálculo estaremos diciendo a Excel que deseamos
otorgar una alta prioridad a dicho cálculo y por lo tanto se realizará
primero. En la siguiente imagen puedes observar cómo se modifica el
resultado de una fórmula al incluir paréntesis.
Cuando existen paréntesis dentro de una fórmula, Excel comenzará los

cálculos con el paréntesis que tenga el mayor nivel de anidación. Y si
dentro de un mismo paréntesis existen varios operadores, entonces se
aplicarán las reglas de precedencia antes vistas. De esta manera los
paréntesis nos permiten controlar el orden de precedencia de los cálculos
es una fórmula de Excel.
Función SI anidada
La función SI es una de las funciones más utilizadas en Excel ya que nos
ayuda a probar si una condición es verdadera o falsa. Si la condición es
verdadera, la función realizará una acción determinada, pero si la
condición es falsa entonces la función ejecutará una acción diferente.
Es así como la función SI nos permite evaluar el resultado de una prueba

lógica y tomar una acción en base al resultado. La siguiente imagen
ilustra el funcionamiento de la función SI.
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El diagrama anterior nos deja en claro que la función SI evaluará como

máximo una prueba lógica y podremos ejecutar hasta dos posibles
acciones.
Un ejemplo que puede ser atendido perfectamente por la función SI es el

siguiente. Supongamos que tenemos un listado de edades y en una
nueva columna debemos colocar la leyenda “Menor de edad” en caso de
que la edad de la persona sea menor de 18 años, pero si la edad es igual
o mayor a 18, entonces debemos colocar la leyenda “Mayor de edad”.
La solución a nuestro problema será desplegar dos leyendas diferentes

es decir, necesitamos ejecutar dos acciones diferentes en base a la
prueba lógica de mayoría de edad. Este problema se resuelve fácilmente
utilizando la función SI de la siguiente manera:
=SI(A2 < 18, "Menor de edad", "Mayor de edad")
La función SI mostrará el primer mensaje solamente si la prueba lógica

(A2<18) es verdadera. Si dicha prueba lógica es falsa, entonces se
mostrará el segundo mensaje. Observa el resultado de aplicar esta
función en nuestros datos de ejemplo:
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La función SI anidada en Excel

El problema anterior lo resolvimos fácilmente con la función SI porque el
resultado final serían solamente dos acciones, pero ahora imagina que
necesitamos desplegar la leyenda “Tercera edad” cuando la persona
tenga 65 años o más. Esto nos deja el problema con las siguientes
reglas:
 Menor a 18 años: “Menor de edad”

 Mayor a 18 años y menor de 65 años: “Mayor de edad”
 Mayor o igual a 65 años: “Tercera edad”
Ahora tenemos tres posibles acciones, y la función SI no podrá resolver

por sí sola este problema, por lo que necesitamos recurrir a la función SI
anidada la cual nos permitirá resolver cualquier situación en las que
necesitemos evaluar más de una prueba lógica y ejecutar más de dos
acciones.
La siguiente imagen muestra el funcionamiento de la función SI anidada.

Observa que la clave es que, en lugar de ejecutar una segunda acción, la
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primera función SI incluye una segunda función SI de manera que entre

ambas funciones puedan ejecutar un máximo de tres acciones.
La función SI anidada en Excel aumenta la flexibilidad de la función al

ampliar el número de posibles resultados a probar así como las acciones
que podemos ejecutar. Para nuestro ejemplo, la función SI anidada que
resolverá adecuadamente el problema será la siguiente:
=SI(A2 < 18, "Menor de edad", SI(A2 < 65, "Mayor de edad", "Tercera
edad"))
Pon especial atención al tercer argumento de la primera función SI, que

en lugar de ser una acción, se ha convertido en otra función SI que a su
vez tendrá la posibilidad de ejecutar otras dos acciones.
Un error muy común en la creación de una fórmula que utilice la función

SI anidada es intentar utilizar la primera función SI con cuatro
argumentos, lo cual ocasionará un error. La primera función SI deberá
“renunciar” a una de sus acciones para darnos la posibilidad de utilizar
otra función SI.
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Excel hará el análisis de la fórmula anterior de la siguiente manera.

Comenzando con la primera función SI, se evaluará si la edad es menor
a 18, en caso de que dicha condición se cumpla, se mostrará la leyenda
“Menor de edad” y todo terminará ahí. Por el contrario, si la primera
condición no se cumple, querrá decir que la edad es mayor o igual a 18 y
se ejecutará la segunda función SI.
En la segunda prueba lógica probaremos si la edad es menor a 65, en

caso de ser verdadero se imprimirá la leyenda “Mayor de edad”, pero si
la prueba lógica es falsa, querrá decir que la edad es mayor o igual a 65
y por lo tanto se imprimirá la etiqueta “Tercera edad”. Observa el
resultado de aplicar esta fórmula sobre nuestros datos de ejemplo.
Otro ejemplo de función SI anidada

Más que otro ejemplo de la función SI anidada en Excel, quiero resaltar
el hecho de que no todas las fórmulas creadas serán iguales aún para el
mismo problema ya que todo dependerá de la lógica que decidas
implementar. Por ejemplo, el mismo ejercicio de la sección anterior lo
podremos resolver con la siguiente fórmula:
=SI(A11 >= 65, "Tercera edad", SI(A11 >= 18, "Mayor de

edad", "Menor de edad"))
En esta fórmula la lógica utilizada es completamente inversa a la de

nuestra fórmula anterior, es decir, la primera función SI evaluará si la
edad es mayor o igual a 65 para imprimir la leyenda “Tercera edad”, en
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caso contrario se realizará la prueba lógica para saber si es mayor o

igual a 18 años.
En la siguiente imagen puedes ver que he colocado esta fórmula a un

lado de nuestro primer ejemplo y el resultado es exactamente el mismo.
Varias funciones SI anidadas en Excel

En nuestros ejemplos anteriores he utilizado solamente dos funciones SI
anidadas, pero Excel nos permite anidar muchas más funciones.
Originalmente solo se aceptaban hasta 8 funciones anidadas pero a
partir de Excel 2010, es posible anidar hasta 64 funciones SI.
Aunque actualmente el máximo es de 64 funciones anidadas, no llegarás

ni a la mitad de ese límite cuando comenzarás a tener dificultad en
entender la lógica empleada. Sin embargo es importante que conozcas
dicha limitante en Excel y recordar que es imposible sobrepasar dicho
límite. Lo volveré a repetir porque es una pregunta muy frecuente:
recuerda que es imposible hacer que Excel exceda el límite de funciones
anidadas establecido por el fabricante.
Sin embargo, mientras tanto y no sobrepases el límite establecido por

Excel, podrás anidar tantas funciones como necesites y lo único que
deberás hacer será reemplazar una acción de la función SI por otra
función SI. Para dejar esto en claro, hagamos un último ejemplo donde
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tenemos un grupo de puntuaciones de 100 a 999 que evaluaremos de la

siguiente manera:
 100 a 599: Malo

 600 a 749: Promedio
 750 a 899: Bueno
 900 a 999: Excelente
Una alternativa de solución para este problema es la siguiente función SI

anidada:
=SI(A2<600,"Malo",SI(A2<750,"Promedio",SI(A2<900,"Bueno","Excelente")))
En este caso tengo tres funciones SI anidadas porque la cantidad de

acciones que necesito ejecutar son cuatro. Así que de manera general, la
cantidad de funciones SI que utilizarás en tu fórmula será una menos que
la cantidad de acciones que necesitas ejecutar.
También observa que todas las funciones SI van “anidando” otra función
SI como uno de sus argumentos y solamente la función SI más anidada
será la que tendrá sus dos acciones porque ya no habrá otra función SI
que anidar. Observa el resultado de nuestra fórmula:
La realidad es que la práctica es el mejor método para perfeccionar el

uso de la función SI anidada en Excel.
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La función BUSCARV en Excel

La función BUSCARV en Excel nos permite encontrar un valor dentro de
un rango de datos, es decir, podemos buscar un valor dentro de una
tabla y saber si dicho valor existe o no. Esta función es una de las más
utilizadas para realizar búsquedas en Excel por lo que es importante
aprender a utilizarla adecuadamente.
Preparar los datos para la función BUSCARV

Comenzaremos con un ejemplo sencillo donde utilizaremos la función
BUSCARV para realizar una búsqueda dentro de un directorio telefónico.
Pero antes de escribir la fórmula que nos ayudará a realizar la búsqueda,
será importante poner atención a los datos de origen.
Para utilizar la función BUSCARV debemos cumplir con algunas

condiciones en nuestros datos. En primer lugar debemos tener la
información organizada de manera vertical, es decir organizada por
columnas.
Esto es necesario porque la función BUSCARV recorre los datos de

manera vertical (por eso la letra “V” en el nombre de la función) hasta
encontrar la coincidencia del valor que buscamos. Por ejemplo, los datos
de nuestro directorio telefónico deberán estar organizados de la siguiente
manera:
Algo que nunca debes olvidar es que la función BUSCARV siempre

realizará la búsqueda sobre la primera columna de los datos. En el rango
mostrado en la imagen anterior (A2:B11), la función BUSCARV realizará
la búsqueda sobre la columna A.
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Esto quiere decir que para nuestro ejemplo podremos buscar un nombre
y obtener el teléfono, pero no podremos buscar un teléfono y obtener el
nombre ya que la búsqueda siempre se realiza sobre la primera columna
de la izquierda. Por esta razón es importante preparar los datos
adecuadamente para obtener los resultados que necesitamos.
Algo que también debemos cuidar con la tabla de búsqueda es que, si

existen otras tablas de datos en la misma hoja de Excel debemos dejar al
menos una fila y una columna en blanco entre nuestros datos de
búsqueda y las otras tablas de manera que la función detecte
adecuadamente el rango donde se realizará la búsqueda.
Una vez que nuestros datos cumplen con estas condiciones estaremos
listos para utilizar la función BUSCARV y realizar búsquedas en Excel.
Sintaxis de la función BUSCARV

La gran mayoría de las funciones de Excel tienen argumentos que son la
manera en cómo le indicamos los datos con los que trabajará así como
ciertos criterios de ejecución. En el caso de la función BUSCARV
tenemos cuatro argumentos que describo a continuación:
 Valor_buscado (obligatorio): Este es el valor que queremos

encontrar y el cual será buscado en la primera columna del rango
de datos. Podemos colocar el texto encerrado en comillas o
podemos colocar la referencia a una celda que contenga el valor
buscado. La función BUSCARV no hará diferencia entre
mayúsculas y minúsculas.
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 Matriz_buscar_en (obligatorio): El segundo argumento es una

referencia al rango de celdas que contiene los datos.
 Indicador_columnas (obligatorio): El Indicador_columnas es el
número de columna que deseamos obtener como resultado. Una
vez que la función BUSCARV encuentra una coincidencia
del Valor_buscado nos devolverá como resultado la columna que
indiquemos en este argumento.
 Ordenado (opcional): Este argumento es un valor lógico, es decir
falso o verdadero. Con este argumento indicamos a la función
BUSCARV el tipo de búsqueda que realizará y que puede ser una
búsqueda exacta (FALSO) o una búsqueda aproximada
(VERDADERO). Si este argumento se omite se supondrá un valor
VERDADERO.
Como puedes ver, la función BUSCARV tiene tres argumentos

obligatorios y uno opcional. Sin embargo, te recomiendo siempre utilizar
los cuatro argumentos indicando en el último de ellos el valor FALSO
para asegurar una búsqueda exacta.
Por otra parte, es importante mencionar que no todos los países de habla
hispana utilizamos las misma normas en cuanto al carácter separador de
listas. Así que, dependiendo de la configuración regional de tu equipo,
deberás separar los argumentos de la función BUSCARV por una coma
(,) o por un punto y coma (;).
Los ejemplos están hechos en una versión de Excel instalada en un

equipo con configuración regional Español (México) y por lo tanto verás
una coma en la separación de los argumentos de la función BUSCARV
pero deberás estar consciente de que existe la posibilidad de que debas
utilizar el punto y coma.
Ejemplo de la función BUSCARV

Para hacer una búsqueda con la función BUSCARV sobre los datos de
ejemplo, seguiremos los siguientes pasos:
1. En la celda E1 colocaré el valor que deseo buscar y que es uno de

los nombres de la columna A.
2. En la celda E2 ingresaré el nombre de la función BUSCARV de la
siguiente manera: =BUSCARV(
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3. Inmediatamente después de ingresar el paréntesis haré clic en la

celda E1 para incluir la referencia de celda e introduzco una coma
(,) para concluir con el primer argumento de la
función: =BUSCARV(E1,
4. Para especificar el segundo argumento, debo seleccionar la tabla
de datos sin incluir los títulos de columna que para nuestro ejemplo
será el rango A2:B11. Una vez especificada la matriz de búsqueda
debo introducir una coma (,) para finalizar con el segundo
argumento: =BUSCARV(E1,A2:B11,
5. Como tercer argumento colocaré el número 2 ya que quiero que la
función BUSCARV me devuelva el número de teléfono de la
persona indicada en la celda E1. Recuerda que la numeración de
columnas empieza con el 1 y por lo tanto la columna Teléfono es la
columna número 2. De igual manera finalizo el tercer argumento
con una coma (,): =BUSCARV(E1,A2:B11,2,
6. Para el último argumento de la función especificaré el valor FALSO
ya que deseo hacer una búsqueda exacta y finalmente terminará el
ingreso de los argumentos con un
paréntesis. =BUSCARV(E1,A2:B11,2,FALSO)
De esta manera, la función BUSCARV hará la búsqueda del valor de la

celda E1 sobre los valores del rango A2:A11 y como resultado nos
devolverá la celda de la columna B2:B11 que le corresponda. Observa el
resultado de la función recién descrita:
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El argumento Ordenado de la función

BUSCARV
La función BUSCARV tiene un argumento conocido como el
argumento Ordenado que es un valor lógico, es decir verdadero o falso,
el cual indica a la función BUSCARV si debe realizar una búsqueda
exacta o una búsqueda aproximada.
Buscando el valor exacto

Cuando buscamos un valor entre nuestros datos queremos saber si
existe una coincidencia exacta, razón por la cual la mayoría de las veces
el argumento Ordenado de la función BUSCARV es especificado como
falso. El argumento Ordenado es el cuarto argumento de la función:
=BUSCARV("VALOR",A1:D20,2,FALSO)
En caso de que la función BUSCARV no encuentre el resultado exacto

nos devolverá un error #N/A lo cual es una gran ventaja ya que
podremos saber si el valor buscado tiene o no una coincidencia exacta
entre nuestros datos.
Búsqueda aproximada
Pareciera entonces que nunca sería necesario especificar el
argumento Ordenado como un valor verdadero. Sin embargo, existen
algunos casos en donde es de mucha utilidad realizar una búsqueda
aproximada.
En el siguiente ejemplo tengo una tabla de Excel que contiene los rangos
de porcentajes de calificaciones y su equivalencia en letras. Lo que
necesito hacer es, dada una calificación en porcentaje, encontrar su
equivalente en letra. Observa cómo la búsqueda aproximada me ayuda a
encontrar la calificación equivalente.
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Es precisamente en un caso como éste, en donde necesitamos encontrar

un valor entre un rango de datos, que el argumento Ordenado será de
gran ayuda al especificarlo como verdadero. Como puedes observar en
el ejemplo, el porcentaje 87 no aparece entre los valores de la primera
columna del rango por lo que Excel hace una búsqueda aproximada y
devuelve el valor correcto.
Ya que el valor predeterminado de argumento Ordenado es verdadero

podemos omitirlo y de igual manera obtendremos el resultado adecuado.
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Validación de datos en Excel

La validación de datos en Excel es una herramienta que no puede pasar
desapercibida por los analistas de datos ya que nos ayudará a evitar la
introducción de datos incorrectos en la hoja de cálculo de manera que
podamos mantener la integridad de la información en nuestra base de
datos.
Importancia de la validación de datos en Excel

De manera predeterminada, las celdas de nuestra hoja están listas para
recibir cualquier tipo de dato, ya sea un texto, un número, una fecha o
una hora. Sin embargo, los cálculos de nuestras fórmulas dependerán de
los datos contenidos en las celdas por lo que es importante asegurarnos
que el usuario ingrese el tipo de dato correcto.
Por ejemplo, en la siguiente imagen puedes observar que la celda C5

muestra un error en el cálculo de la edad ya que el dato de la celda B5
no corresponde a una fecha válida.
Este tipo de error puede ser prevenido si utilizamos la validación de

datos en Excel al indicar que la celda B5 solo aceptará fechas válidas.
Una vez creada la validación de datos, al momento de intentar ingresar
una cadena de texto, obtendremos un mensaje de advertencia como el
siguiente:
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El comando Validación de datos en Excel

El comando Validación de datos que utilizaremos a lo largo de este
artículo se encuentra en la fichaDatos y dentro del grupo Herramientas
de datos.
Al pulsar dicho comando se abrirá el cuadro de diálogo Validación de

datos donde, de manera predeterminada, la opción Cualquier
valor estará seleccionada, lo cual significa que está permitido ingresar
cualquier valor en la celda. Sin embargo, podremos elegir alguno de los
criterios de validación disponibles para hacer que la celda solo permita el
ingreso de un número entero, un decimal, una lista, una fecha, una hora
o una determinada longitud del texto.
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Cómo aplicar la validación de datos

Para aplicar la validación de datos sobre una celda específica, deberás
asegurarte de seleccionar dicha celda y posteriormente ir al comando
Datos > Herramientas de Datos > Validación de datos.
Por el contrario, si quieres aplicar el mismo criterio de validación a un

rango de celdas, deberás seleccionar dicho rango antes de ejecutar el
comando Validación de datos y eso hará que se aplique el mismo criterio
para todo el conjunto de celdas.
Ya que es común trabajar con una gran cantidad de filas de datos en

Excel, puedes seleccionar toda una columna antes de crear el criterio de
validación de datos.
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Para seleccionar una columna completa será suficiente con hacer clic
sobre el encabezado de la columna. Una vez que hayas hecho esta
selección, podrás crear la validación de datos la cual será aplicada sobre
todas las celdas de la columna.
La opción Omitir blancos

Absolutamente todos los criterios de validación mostrarán una caja de
selección con el texto Omitir blancos. Ya que esta opción aparece en
todos ellos, es conveniente hacer una breve explicación.
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De manera predeterminada, la opción Omitir blancos estará seleccionada

para cualquier criterio, lo cual significará que al momento de entrar en el
modo de edición de la celda podremos dejarla como una celda en blanco
es decir, podremos pulsar la tecla Entrar para dejar la celda en blanco.
Sin embargo, si quitamos la selección de la opción Omitir blancos,

estaremos obligando al usuario a ingresar un valor válido una vez que
entre al modo de edición de la celda. Podrá pulsar la tecla Esc para evitar
el ingreso del dato, pero no podrá pulsar la tecla Entrar para dejar la
celda en blanco.
La diferencia entre dejar esta opción marcada o desmarcada es muy sutil

y casi imperceptible para la mayoría de los usuarios al momento de
introducir datos, así que te recomiendo dejarla siempre seleccionada.
Crear validación de datos en Excel

Para analizar los criterios de validación de datos en Excel podemos
dividirlos en dos grupos basados en sus características similares. El
primer grupo está formado por los siguientes criterios:
 Número entero
 Decimal
 Fecha
 Hora
 Longitud de texto
Estos criterios son muy similares entre ellos porque comparten las
mismas opciones para acotar los datos que son las siguientes: Entre, No
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está entre, Igual a, No igual a, Mayor que, Menor que, Mayor o igual que,
Menor o igual que.
Para las opciones “entre” y “no está entre” debemos indicar un valor
máximo y un valor mínimo pero para el resto de las opciones indicaremos
solamente un valor. Por ejemplo, podemos elegir la validación de
números enteros entre los valores 50 y 100 para lo cual debemos
configurar del criterio de la siguiente manera:
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Por el contrario, si quisiéramos validar que una celda solamente acepte

fechas mayores al 01 de enero del 2015, podemos crear el criterio de
validación de la siguiente manera:
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Una vez que hayas creado el criterio de validación en base a tus

preferencias, será suficiente con pulsar el botón Aceptar para asignar
dicho criterio a la celda, o celdas, que hayas seleccionado previamente.
Lista de validación de datos

A diferencia de los criterios de validación mencionados anteriormente,
la Lista es diferente porque no necesita de un valor máximo o mínimo
sino que es necesario indicar la lista de valores que deseamos permitir
dentro de la celda. Por ejemplo, en la siguiente imagen he creado un
criterio de validación basado en una lista que solamente aceptará los
valores sábado y domingo.
Puedes colocar tantos valores como sea necesario y deberás separarlos

por el carácter de separación de listas configurado en tu equipo. En mi
caso, dicho separador es la coma (,) pero es probable que debas hacerlo
con el punto y coma (;). Al momento de hacer clic en el
botón Aceptar podrás confirmar que la celda mostrará un botón a la
derecha donde podrás hacer clic para visualizar la lista de opciones
disponibles:
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Para que la lista desplegable sea mostrada correctamente en la celda

deberás asegurarte que, al momento de configurar el criterio validación
de datos, la opción Celda con lista desplegable esté seleccionada.
En caso de que los elementos de la lista sean demasiados y no desees

introducirlos uno por uno, es posible indicar la referencia al rango de
celdas que contiene los datos. Por ejemplo, en la siguiente imagen
puedes observar que he introducido los días de la semana en el rango
G1:G7 y dicho rango lo he indicado como el origen de la lista.
Personalizar el mensaje de error

Tal como lo mencioné al inicio del artículo, es posible personalizar el
mensaje de error mostrado al usuario después de tener un intento fallido
por ingresar algún dato. Para personalizar el mensaje debemos ir a la
pestaña Mensaje de error que se encuentra dentro del mismo cuadro de
diálogoValidación de datos.
32
Para la opción Estilo tenemos tres opciones: Detener, Advertencia e

Información. Cada una de estas opciones tendrá dos efectos sobre la
venta de error: en primer lugar realizará un cambio en el icono mostrado
y en segundo lugar mostrará botones diferentes. La
opción Detener mostrará los botones Reintentar, Cancelar y Ayuda. La
opción Advertencia mostrará los botones Si, No, Cancelar y Ayuda. La
opción Información mostrará los botones Aceptar, Cancelar y Ayuda.
La caja de texto Título nos permitirá personalizar el título de la ventana

de error que de manera predeterminada se muestra como Microsoft
Excel. Y finalmente la caja de texto Mensaje de error nos permitirá
introducir el texto que deseamos mostrar dentro de la ventana de error.
Por ejemplo, en la siguiente imagen podrás ver que he modificado las

opciones predeterminadas de la pestaña Mensaje de error:
33
Como resultado de esta nueva configuración, obtendremos el siguiente

mensaje de error:
Cómo eliminar la validación de datos

Si deseas eliminar el criterio de validación de datos aplicado a una celda
o a un rango, deberás seleccionar dichas celdas, abrir el cuadro de
diálogo Validación de datos y pulsar el botón Borrar todos.
34
Al pulsar el botón Aceptar habrás removido cualquier validación de datos

aplicada sobre las celdas seleccionadas.
Formato condicional en Excel

El formato condicional en Excel es una funcionalidad de gran utilidad al
momento de realizar el análisis de datos ya que puedes dar un formato
especial a un grupo de celdas en base al valor de otra celda. Esto te
permitirá aplicar un tipo de fuente específico o un color de relleno
diferente para aquellas celdas que cumplan con ciertas reglas y así poder
identificarlas fácilmente en pantalla. Esta es una serie de artículos que te
ayudará a comprender mejor este concepto.
1. Fundamentos de formato condicional

El formato condicional en Excel es una manera de hacer que la
herramienta aplique un formato especial para aquellas celdas que
cumplen con ciertas condiciones. Por ejemplo, se puede utilizar el
formato condicional para cambiar el color de las celdas que tienen un
valor negativo.
Razón para utilizar el formato condicional
35
Siempre tienes la opción de aplicar manualmente un formato a cada una

de las celdas que cumplen con una condición, pero eso se puede
convertir en un proceso largo y repetitivo, especialmente si tienes una
tabla de datos muy grande y que cambia frecuentemente. Es por eso que
el formato condicional puede hacer más fácil la tarea de cambiar
automáticamente el formato de la celda que cumple con ciertos criterios.
Ejemplos de formato condicional

Formato especial para todos los valores entre 20 y 30:
Resaltar los valores por debajo del promedio (Para este ejemplo el
promedio es 22.2).
¿Cómo se aplica el formato condicional?
36
Debes selccionar las celdas a las que se les aplicará el formato

condicional y después hacer clic en el comando Formato
condicional que aparece en el grupo Estilos de la ficha Inicio.
Como ya mencioné previamente, al seleccionar alguna de las opciones

del menú, el formato se aplicará para aquellas celdas que cumplan con
cierta condición o regla. Un formato condicional en Excel está siempre
basado en una regla que posteriormentre se podrá editar si así lo
deseas. Las reglas que se crean para los formatos condicionales se
pueden dividir en dos grandes grupos:
 Reglas basadas en valores de celda: Estas reglas se basan en el

mismo valor de la celda (Mayor que, Menor que, Igual a, Entre,
etc.).
 Reglas basadas en fórmulas: Estas reglas ofrecen mayor
flexibilidad porque puedes aplicar un formato especial utilzando
una fórmula donde podrás aplicar una lógica más compleja. Por lo
mismo es un poco más complicado de aprender, pero una vez que
lo hagas seré muy intuitivo de utilizar.
37
Por ahora estudia estos conceptos básicos y en los siguiente días

analizaremos algunas de las opciones que tenemos para aplicar
el formato condicional.
2. Resaltar celdas con formato condicional

En el artículo fundamentos de formato condicional hemos aprendido las
bases sobre este tema y en esta publicación aprenderemos sobre la
primera de las opciones de menú de formato condicional: Resaltar
reglas de celdas.
Esta opción de menú nos dará la oportunidad de destacar celdas que

cumplan con la regla de formato condicional especificada. Cada opción
muestra su propio cuadro de diálogo solicitando los argumentos
necesarios para crear la regla.
Reglas de formato condicional

La opción Es mayor que muestra el siguiente cuadro de diálogo:
38
En el primer cuadro de texto deberás colocar un número a partir del cual

se aplicará el formato especificado. Para este ejemplo coloqué el número
50 en la caja de texto, dejé el formato predeterminado y el resultado fue
el siguiente:
Las opciones Es menor que, Es igual a, Texto que contiene, esperan que
ingreses un solo valor con el cual comparar las celdas a las que se
aplicará el formato. La opción Entre muestra un cuadro de diálogo
diferente porque solicita 2 valores que delimitarán el rango de valores a
buscar:
39
La opción Una fecha muestra una lista de opciones de donde podrás

seleccionar la que mejor se adapte a tus necesidades.
Por supuesto, es necesario que tus celdas tengan datos de tipo fecha de
manera que esta regla de formato condicional pueda encontrar valores
coincidentes.
Finalmente la opción Duplicar valores te permitirá resaltar ya sea los
valore únicos ó los valores duplicados dentro de tus datos:
Solamente debes elegir la opción adecuada de la lista de selección y se

aplicará la regla de formato condicional adecuada.
Reglas superiores e inferiores para analizar datos

Después de haber introducido los conceptos fundamentales de formato
condicional, ahora analizaremos con un poco más de detenimiento
algunos tipos de reglas de formato condicional especiales. Estas reglas
40
se muestran dentro del menú Formato condicional y dentro de la

opciónReglas superiores e inferiores.
La regla 10 superiores te permitirá resaltar de manera inmediata las

celdas que contengan los 10 valores con mayor valor dentro del rango de
celdas. El cuadro de diálogo de esta regla es el siguiente:
Observa que puedes cambiar el número de elementos a seleccionar, por

lo que en lugar de los 10 superiores podrías seleccionar los 20
superiores si así lo deseas. La regla 10 inferiores funciona de manera
similar, solo que Excel obtendrá las celdas con menor valor dentro del
rango.
41
La regla 10% de valores superiores es similar a las reglas anteriores,

pero en lugar de indicar un número específico de celdas se introduce un
porcentaje de celdas a seleccionar. Por ejemplo, dentro de un rango que
contiene 20 celdas, si se especifica un 10% entonces el formato
condicional se aplicará a las 2 celdas con mayor valor porque el 10% de
20 celdas son 2 celdas. El cuadro de diálogo es el siguiente:
De la misma manera puedes aumentar o disminuar el porcentaje. Si

especificas un 20% para un rango de 20 celdas, entonces el formato
condicional se aplicará a 4 celdas. La regla 10% de valores
inferiores selecciona el 10% de celdas del rango que tenga el menor
valor.
Finalmente la regla Por encima del promedio hace dos cosas. En primer
lugar calcula el valor promedio de las celdas del rango seleccionado y
posteriormente aplica el formato condicional a todas aquellas celdas que
tienen un valor por encima del promedio recién calculado. Al no tener
nigún argumento, el cuadro de diálogo de esta regla solamente solicta el
formato a aplicar:
42
La regla Por debajo del promedio seleccionará todas las celdas que
tengan un valor inferior al promedio. También puedes consultar el
artículo Resaltar celdas con formato condicional para conocer más sobre
otras reglas de formato condicional.
Borrar reglas de formato condicional

Una vez que has analizado la información y aplicado algún formato
condicional es probable que desees retornar al estado inicial de la hoja
de Excel, es decir, remover cualquier formato condicional aplicado a los
datos.
Eliminar formato condicional de celdas seleccionadas

Una manera de remover los formatos condicionales es seleccionar las
celdas que tienen el formato que deseas eliminar y hacer clic
sobre Formato condicional y seleccionar la opción Borrar reglas y
posteriormente Borrar reglas de las celdas seleccionadas.
Excel quitará de inmediato cualquier formato condicional que esté

aplicado sobre las celdas seleccionadas.
Eliminar formato condicional de todas las celdas

El segundo método para remover los formatos es seleccionar la segunda
opción del menú previamente mencionado: Borrar reglas de toda la
43
hoja. Al seleccionar esta opción debes estar seguro de que no necesitas

ningún formato condicional en toda la hoja de Excel ya que se borrarán
todos y cada uno de ellos.
Eliminar algunas reglas de formato condicional

El último método que te mostraré se debe utilizar en caso de tener varias
reglas de formato y solamente querer remover una sola de ellas. De igual
manera debes seleccionar las celdas que tienen el formato y hacer clic
en Formato condicional y posteriormente en la opción Administrar
reglas, lo cual mostrará el siguiente cuadro de diálogo:
Este cuadro de diálogo contiene todas las reglas creadas para las celdas
seleccionadas. Elige la regla que deseas borrar y haz clic en el
botón Eliminar regla y posteriormente en el botón Aceptar. Excel
removerá la regla seleccionada y dejará el resto de las reglas tal como
estaban siendo aplicadas sobre los datos.
La función CONTAR.SI en Excel

La función CONTAR.SI en Excel nos da la oportunidad de contar el
número de celdas de un rango que cumplan con un criterio establecido.
Solamente cuando el valor de dichas celdas cumple la condición es
considerada dentro de la cuenta.
Sintaxis de la función CONTAR.SI
44
Solamente existen dos argumentos para la función CONTAR.SI que son

lo siguientes:
 Rango (obligatorio): El rango que contiene los valores que se

desean contar.
 Criterio (obligatorio): La condición que determinará las celdas que
serán contadas.
El criterio puede ser un número o una expresión que indicará la condición

a cumplir, por ejemplo: 55, “>26”, “VERDE”. El criterio no hará diferencia
entre mayúsculas y minúsculas. La función CONTAR.SIsolamente
permite especificar una sola condición, en caso de necesitar aplicar
varias condiciones se puede utilizar la función CONTAR.SI.CONJUNTO.
Ejemplo de la función CONTAR.SI

Tengo una lista de artículos y cada uno tiene asociado su color. Ahora
necesito contar el total de artículos que son de color azul y para ello
utilizaré la siguiente fórmula:
=CONTAR.SI(B2:B11, "azul")
Recuerda que la función CONTAR.SI nos permitirá contar el número de

celdas dentro de un rango que cumplan con el criterio que se haya
especificado en el segundo argumento de la función.
45
Gráficos en Excel
Una de las razones por las que Excel es una de las aplicaciones más
populares alrededor del mundo es por su capacidad de crear gráficos
basados en datos. El hecho de tener una herramienta visual facilita
mucho la compresión e interpretación de la información por lo que
millones de usuarios de la aplicación generan sus propios reportes en
Excel.
Una imagen dice más que mil palabras y Excel facilita en gran medida la
creación de gráficos que nos ayudan a representar los datos y
entenderlos fácilmente.
Existen varios tipos de gráficos en Excel y siempre encontraremos

alguno que nos ayude a representar adecuadamente la información. De
esta manera podemos crear una gran cantidad de reportes que nos
ayudan a transmitir adecuadamente a otras personas el significado de la
información.
Al hacer clic en la pestaña Insertar y de inmediato verás un grupo de
comandos identificado con el nombre Gráficos donde podrás encontrar
todos los tipos de gráficos disponibles en Excel.
46
Tipos de gráficos en Excel

Elegir entre los diferentes tipos de gráficos en Excel para mostrar la
información adecuadamente es de suma importancia. Cada tipo de
gráfico desplegará la información de una manera diferente así que utilizar
el gráfico adecuado ayudará a dar la interpretación correcta a los datos.
Tipos de gráficos más utilizados

Estos son los tipos de gráficos más utilizados en Excel:
Gráficos de columna. Este tipo de gráfico hace un énfasis especial en

las variaciones de los datos a través del tiempo. Las categorías de datos
aparecerán en el eje horizontal y los valores en el eje vertical.
Frecuentemente se compara este tipo de gráfico con los gráficos de
barra, donde la diferencia principal es que en los gráficos de barra las
categorías aparecen en el eje vertical.
Gráficos de línea. Un gráfico de línea muestra las relaciones de los

cambios en los datos en un período de tiempo. Este gráfico es
comparado con los gráficos de área, pero los gráficos de línea hacen un
47
énfasis especial en las tendencias de los datos más que en las

cantidades de cambio como lo hacen los gráficos de área.
Gráficos circulares. También conocidos como gráficos de pie (en

inglés) o gráficos de pastel. Estos gráficos pueden contener una
sola serie de datos ya que muestran los porcentajes de cada una de las
partes respecto al total.
Gráficos de Barra. Un gráfico de barra hace un énfasis en la

comparación entre elementos en un período de tiempo específico. Este
tipo de gráfico incluye cilindros, conos y pirámides.
Gráficos de Área. Los gráficos de área muestran la importancia de los

valores a través del tiempo. Un gráfico de área es similiar a un gráfico de
línea, pero ya que el área entre las líneas está relleno, el gráfico de área
le da una mayor importancia a la magnitud de los valores que lo que
puede hacer un gráfico de línea.
48
Los gráficos presentados son los tipos de gráficos más utilizados en

Excel y pronto aprenderás a obtener el mayor provecho de cada uno de
ellos.
49

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Un ejemplo que puede ser atendido perfectamente por la función SI es el

La solución a nuestro problema será desplegar dos leyendas diferentes

=SI(A2 < 18, "Menor de edad", "Mayor de edad")

La función SI mostrará el primer mensaje solamente si la prueba lógica

La función SI anidada en Excel

 Menor a 18 años: “Menor de edad”

Ahora tenemos tres posibles acciones, y la función SI no podrá resolver

La siguiente imagen muestra el funcionamiento de la función SI anidada.

primera función SI incluye una segunda función SI de manera que entre

La función SI anidada en Excel aumenta la flexibilidad de la función al

Pon especial atención al tercer argumento de la primera función SI, que

Un error muy común en la creación de una fórmula que utilice la función

Excel hará el análisis de la fórmula anterior de la siguiente manera.

En la segunda prueba lógica probaremos si la edad es menor a 65, en

Otro ejemplo de función SI anidada

=SI(A11 >= 65, "Tercera edad", SI(A11 >= 18, "Mayor de

En esta fórmula la lógica utilizada es completamente inversa a la de

caso contrario se realizará la prueba lógica para saber si es mayor o

En la siguiente imagen puedes ver que he colocado esta fórmula a un

Varias funciones SI anidadas en Excel

Aunque actualmente el máximo es de 64 funciones anidadas, no llegarás

Sin embargo, mientras tanto y no sobrepases el límite establecido por

tenemos un grupo de puntuaciones de 100 a 999 que evaluaremos de la

 100 a 599: Malo

Una alternativa de solución para este problema es la siguiente función SI

En este caso tengo tres funciones SI anidadas porque la cantidad de

La realidad es que la práctica es el mejor método para perfeccionar el