INFORME DE PROCESO ADMISTRATIVO 1

Procesos Administrativos

Jesús Daniel Portilla Góngora

Fabio Nelson Salgado Rodríguez

Corporación Universitaria Minuto de Dios

 INFORME DE PROCESO ADMISTRATIVO 2

Procesos Administrativos

NRC: 9724

Presentado Por:

Jesús Daniel Portilla Góngora ID 705242

Fabio Nelson Salgado Rodríguez ID 555781

Presentado A:

Henry Sánchez Pimentel

Corporación Universitaria Minuto de Dios

Programa de Contaduría

Neiva – Huila

2019
 INFORME DE PROCESO ADMISTRATIVO

INTRODUCCIÓN

El presente informe presenta el concepto del sistema Integral de evaluación de Gestión

que nos dice que es una herramienta que le permite a la entidad de manera sistémica aplicar
conceptos de control administrativo, indicadores de gestión estableciendo estándares para dirigir
y evaluar su desempeño en procesos internos y externos de la empresa en aras de mejorar su
efectividad y desempeño aplicando herramientas de control. El presente documento evidencia los
avances alcanzados en dicho sistema, los cuales se estructuran en cuatro segmentos: En la parte
inicial, se presenta Definición del concepto de control administrativo y su aplicación en la
organización, posteriormente, el segundo segmento representa un Análisis de los enfoques,
elementos del control y su integración con el sistema de gestión en la organización, la tercera
parte hace referencia Uso del tablero de mando y las distintas herramientas de control
administrativo que maneja la organización. Por último se presentara un Plan de mejora con
recomendaciones a la organización para optimizar su sistema de control haciendo énfasis en los
indicadores de gestión.
 INFORME DE PROCESO ADMISTRATIVO

OBJETIVOS

Evaluar el funcionamiento del actuar del sistema integral de evaluación de control de la empresa Krosty
Broaster, mediante la aplicación de herramientas como conceptos administrativos, elementos básicos
de proceso, mediciones de resultados a través de una encuesta basada en la visita a las instalaciones de
la empresa, la observación y verificación documental a cada uno de los diferentes componentes del
sistema a fin de realizar el diagnóstico y establecer puntos de mejora.

Establecer los riesgos a los que se expone la empresa a través del análisis de los datos recopilados para
determinar las bases de mejoramiento y Diseñar una propuesta de mejoramiento mediante la
identificación de las debilidades del sistema para minimizar o eliminar los riesgos a los que se ve
expuesta la empresa.
 INFORME DE PROCESO ADMISTRATIVO

Control Administrativo

Consiste en el proceso sistemático de regular o medir las actividades que desarrolla la organización para
que estas coincidan con los objetivos y expectativas establecidos en sus planes.

“La función del control administrativo es la regulación de las actividades y las conductas de las personas
y las organizaciones para ajustar o confrontar las acciones con respecto a los objetivos” (Hitt,Black y
Porrer).

Descripción de la Empresa

Krosty Broaster es una empresa productora de comidas rápidas que ofrece una amplia gama de
productos donde su fuerte es el pollo Broaster, está ubicada en la ciudad de Neiva y cuenta con 3 sedes
distribuidas estratégicamente dentro de la ciudad.
 INFORME DE PROCESO ADMISTRATIVO

Control Tributario

Como control tributario se tiene en cuenta los pagos que se realizan a la Cámara de Comercio,
impuestos locales, sayco y acinpro y de avisos.

Krosty Broaster

Aplicación del Control

Administrador encargado de
Empleados (Asesores)
supervisar todas las áreas.

Encargado de supervisar Encargados de

todas las áreas y de prestar la asesoría e
entrega del informe información
financiero diario. pertinente.

Como se Aplica el Control Administrativo en Krosty Broaster

Se aplica en el área de caja (medios de pago), servicio al cliente y en los mantenimientos de los
equipamientos, con el fin de garantizar que las operaciones reales concuerden con las operaciones
planificadas.

Estos se realiza diariamente al final de la jornada, presentado un informe de lo se recogió en dinero,

y una inspección del estado de los implementos del local en el fin de estos no estén fallando con el fin
de que estos no se lleven a revisiones por daños de mal uso ya que esto nos genera un costo mayor al
presupuestado.
 INFORME DE PROCESO ADMISTRATIVO

Enfoques Sobre Control Administrativo

Las organizaciones diseñan e implementan indicadores de control para antes, durante o después de que
un proceso o evento ocurra. Existen tres tipos de control que se denominan:

Control Anticipado O Preventivo: se realiza antes de que los procesos o eventos se

implementen. Tiene como propósito evitar que se presenten problemas antes de que las actividades
planeadas se ejecuten.

En la empresa se aplica el control anticipado o preventivo, porque antes de realizar una

innovación en el servicio, una promoción de tiempo accesible, un cambio de precio elevado o bajo, un
obsequio en tiempo al cliente; también cuando se prevé que hacer en un momento de “caos” como no
tener en cuenta un depósito de dinero, recibir un billete falso, tener clientes ventajosos y en cuanto a la
atención al cliente, que hacer y cómo reaccionar cuando es un cliente problemático, entre otros.
Siempre se adelanta al suceso para saber cómo reaccionar y que consecuencias se van a afrontar.

Control Durante O Concurrente: es el control que se realiza durante el tiempo en que

se está ejecutando una determinada actividad.

Se realiza diariamente durante la jornada laboral, se hace por medio de seis controles de la siguiente
forma:

 Cámaras de seguridad (se diligencia un formato si se presenta alguna novedad).

 Tirilla del sistema que arroja las salidas de productos y el total vendido.
 Planilla diligenciada con cada salida de productos.
 Efectivo disponible a la hora del cierre y arqueo de caja.
 Sondeo de satisfacción del cliente dentro y fuera del establecimiento.
 Revisar diariamente el buzón de sugerencias.

Control Posterior O De Retroalimentación: Se lleva a cabo sobre actividades o

procesos ya efectuados, informa sobre la eficacia de los resultados obtenidos respecto del previsto y es
fundamental para retroalimentar sobre resultados.

En las organizaciones, es fundamental que se plasme los tres tipos de control, con el propósito de evitar
y justificar problema de tal forma que se mencione las consecuencias negativas de la empresa, y así
optimicen los resultados en función de una mejor competitividad empresarial.
 INFORME DE PROCESO ADMISTRATIVO

Elementos Básicos del Proceso

Claridad sobre los objetivos y estrategias organizacionales

Es importante que en un proceso de control administrativo comience por tener claro los objetivos y
estrategias de las organizaciones, de forma que el pertinente control se realice su cumplimiento.

En la empresa es necesario que los empleados tengan pleno conocimiento de la visión, misión, los
objetivos y estrategias que se implementan para aumentar las ventas en temporadas “bajas” y así
mismo el proceso de control que se llevara a cabo para realizar un trabajo productivo.

Establecimiento de estándares
Consiste en establecer parámetros o estándares específicos para los factores críticos del éxito,
quiere decir, aquellos aspectos o actividades consideradas determinantes para el logro de los objetivos,
los cuales son necesarios para realizar el control.

El reglamento interno de la empresa es quien guía al empleado a realizar las actividades de

forma honesta, espontánea y dinámica

Medición de resultados
Establece los indicadores que permitan medir las actividades, como, los resultados de las
acciones realizadas.

Se establecen indicadores de gestión corporativa para determinar la viabilidad y crecimiento de

la empresa, la participación e impacto que se tiene en el mercado y la satisfacción de los clientes;
también indicadores por unidad estratégica, para evaluar el desempeño y el rendimiento de los
empleados; la gestión de competitividad para evaluar los servicios competentes y ver los fuertes para
deducir cuales son las capacidades para permanecer en el mercado; y también se tienen en cuenta los
indicadores de productividad, porque la inversión que se realizó en la compra inicial de los muñecos
efectivamente corresponde al objeto social de la empresa.

Comparación de los resultados con los estándares

Consiste en comparar los resultados de la medición con los estándares establecidos al momento
de fijar los objetivos corporativos y las estrategias para lograrlos, se requiere ajustes a las acciones que
conducen a los resultados para lograr mejoras.

Cuando se evidencia que no se está cumpliendo el reglamento interno de la empresa con la

comparación de los estándares e indicadores, se prosigue al siguiente paso.

Evaluación de resultados y toma de decisiones

En el proceso de control es muy importante porque evalúa los resultados de la actividad de las
organizaciones y comparar los resultados en función de los estándares definidos para el logro de los
objetivos.
 INFORME DE PROCESO ADMISTRATIVO

Por ser este un sistema de control, todos los parámetros deben cumplirse a cabalidad para lograr éxito
en la organización, la empresa deberá tomar una decisión en base a los resultados de los controles
anteriores y esta información deberá ser verificable y comparable para poder desarrollar una acción
correctiva o de agradecimiento.

Retroalimentación y reinicio del proceso de control

Una vez realizada la evaluación de resultados y la toma de decisiones a implementar se
comunica a las personas involucradas y las decisiones, reiniciando así el ciclo proceso de control lo cual
se hará de forma reiterativa y permanente.

Este es el último paso a realizar en el proceso de control, puesto que cuando ya se ha tomado
una decisión administrativa, lo único que queda por hacer es comunicarla a los empleados que se
encuentren involucrados dentro de dicha situación, realizar las observaciones como una
retroalimentación que de alguna u otra forma mejorara el rendimiento laboral.

Tablero de mando
Es una herramienta que permite monitorear las organizaciones con indicadores adicionales a los
puramente financieros ya que ofrece la posibilidad de medir la forma en que las unidades de negocio
crean valor para sus clientes presentes y futuros.

En cuanto al control interno de la empresa para la vigilancia o el cuidado de las finanzas, para
evitar que haya sobrantes y faltantes sin justificación y para comprobar que el empleado no esté
actuando inmoralmente, se puede decir que existen seis controles que no se pueden burlar y que son
claves para la supervisión adecuada del dinero. Los cuales son, las cámaras de seguridad, el efectivo
disponible que se verifica en el arqueo de caja, el sistema de facturación (el cual al final del turno
muestra detalladamente que muñecos, cuanto tiempo, horas de salida, horas de entrada, cuanto se
cobró al cliente y cuanto es el producido total), una planilla que se debe llenar a mano con la salida de
cada producto (la cual debe coincidir con lo ingresado al sistema), el conteo de las monedas de las cajas
el estabilizador encargado de registrar y llevar el control de las salidas de estos estos dos últimos se
deben registrar en un formato ya predeterminado. Al final del día todos estos sistemas deben coincidir,
para demostrar el buen funcionamiento y la buena labor que se está realizando en el stand.
 INFORME DE PROCESO ADMISTRATIVO

Herramientas de Control Administrativo

Cuenta con una gran variedad de herramientas para realizar control en sus diferentes
actividades y funciones.

Krosty Broaster maneja algunas herramientas que se desarrollan a continuación:

Presupuestos: Consiste en el proceso de establecer límites en el manejo de los recursos.

En la empresa se tiene en cuenta cuando se empiezan a presentar necesidades en el área de trabajo,
como el mantenimiento de los electrodomésticos, el lavado especial que se le debe realizar a la cocina y
mesas, la innovación en cuanto a la adecuación e imagen de la empresa, la contratación de nuevo
personal para la temporada “alta” o de vacaciones, las reparaciones a la infraestructura por el mal uso o
vida útil de ella, los gastos en los que se incurren para los implementos de oficina y aseo, las
bonificaciones o incentivos que se dan a los empleados y sobre productos nuevos en los que se quiera
invertir.

Estados financieros: Son las que informan sobre la situación financiera de las
organizaciones, es un resumen del desempeño durante un periodo de pérdidas o ganancias.

En la empresa esto lo realiza un contador público y él nos da a conocer el estado económico real de la
empresa.

Círculos de Calidad: Es el equipos de personas en la empresa que se reúnen

periódicamente para analizar y resolver problemas que afectan la calidad en el trabajo.
 INFORME DE PROCESO ADMISTRATIVO

Basándose en el informe diario que realiza el administrador de cada punto con relación a las ventas y el
estado de los muñecos el representante legal, programa revisión general de los mismos.

Cadena de Servicio y Beneficio: Es la herramienta para el control de la secuencia de

calidad del servicio desde los empleados hasta los clientes para la obtención de beneficios por
parte de la empresa.

La empresa tiene un reglamento interno que son los requisitos que se deben cumplir para que la
prestación del servicio sea exitosa, cuando el cliente se acerca, se le debe informar minuciosamente las
recomendaciones, el costo del tiempo del uso, riesgos y condiciones; si el cliente acepta tomar el
servicio se procede a recibir el dinero y como último requisito se pide a la persona que deje como
depósito un documento de identidad que se encuentre vigente o un depósito de veinte mil pesos como
garantía mientras el muñeco es devuelto al punto. Así mismo el encargado del punto se responsabiliza
del cuidado y la devolución acertada de cualquiera que sea el depósito que el cliente haya dejado. En
este solo aspecto se puede evidenciar la aplicación del control administrativo, pues esto se hace para
evitar novedades e inconvenientes que puedan comprometer negativamente a la empresa.

Plan de Mejora
Deben mejorar los sistemas integrales de gestión, pues ellos proporcionan diferente información la
cual es relevante para la evaluación de cualquier plan innovador que se quiera realizar en la empresa. Se
deben tener en cuenta sus características (precisión, relevancia, apropiados, prácticos) y se debe
analizar la información de cada uno de los indicadores existentes en el control administrativo. Los
empleados deben capacitarse y motivarse con la implementación no solo de herramientas que faciliten
el proceso de control, sino que también tenerse en cuenta la cultura organizacional ya que esta refuerza
el sistema de valores que influencian sobre el empleado y así la empresa podrá tener una eficacia en el
logro de sus objetivos y requerirán menos control y menos tiempo de supervisión. En estos momentos
no se tiene una sólida cultura, porque los sistemas de control son permanentes y molestos de realizar.
Por lo que se recomienda prestar atención a estos temas para crear una cultura sólida, basada en la
confianza el respeto y la honestidad entre los empleados.
 INFORME DE PROCESO ADMISTRATIVO

Conclusión
En Conclusión el control administrativo, nos permite identificar los sistemas de control que se llevan
a cabo en toda empresa e incluso las actividades, de todo esto se puede deducir, que si no existiera un
sistema de control, se generaría fallas financieras y llevaría a las empresas a no permanecer en un
mercado.
 INFORME DE PROCESO ADMISTRATIVO

Bibliografía
César Augusto Bernal Torres, H. D. (s.f.). Proceso Administrativo para las Organizaciones del SIglo XXI
(tercera ed.). Pearson.