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El Control Operacional

El Control Operacional es un sistema mediante el cual, se busca asegurar que las tareas
claves y críticas que una empresa debe desarrollar, sean realizadas con eficiencia,
efectividad y calidad, para que la empresa pueda cumplir sus objetivos y satisfacer las
necesidades de sus clientes externos e internos.
Lo anteriormente expuesto es muy importante, por cuanto si la administración superior de
una empresa, se preocupa del empleo eficaz y eficiente en el uso de los recursos materiales
y humanos, aumentarán ostensiblemente las posibilidades de que la empresa pueda
obtener los resultados esperados.
La experiencia indica que toda empresa que implementa este tipo de sistemas de control
interno, genera los procedimientos administrativos adecuados y trabaja de manera
integrada, tiende a bajar sus costos totales debido a la optimización en el uso de los
recursos, haciéndose más eficiente y competitiva.

UNA EMPRESA PUEDE DEFINIR E IMPLEMENTAR CONTROLES OPERACIONALES


PARA:
• Gestionar sus aspectos ambientales.
• Asegurar el cumplimiento de requisitos legales.
• Lograr los objetivos y metas establecidos en los programas de gestión ambiental.
• Evitar o minimizar los riesgos ambientales a los cuales está expuesta.

El Control Operacional y los objetivos específicos a alcanzar


Una empresa que incorpora en sus actividades diarias los puntos tratados
precedentemente, estará en condiciones de alcanzar los siguientes objetivos.
1.- Generar ambientes ordenados e integrados de trabajo entre las distintas personas que
intervienen en la producción de los servicios encomendados por los clientes.
2.- Controlar mediante con chequeo cruzado las adquisiciones hechas por la empresa.
3.- Llevar información trazable en el tiempo, respecto a las adquisiciones efectuadas.
4.- Generar un procedimiento sistémico de adquisiciones dentro de la organización.
5.- Registrar ingresos de productos a los inventarios de la empresa, para los diversos
informes generales y específicos que se requieran.
6.- Registrar egresos de productos de los inventarios de la empresa, para los diversos
informes generales y específicos que se requieran.
7.- Controlar y auditar mediante lo indicado en los puntos 5 y 6, los bienes materiales de la
empresa.
8.- Calcular la inversión en inventarios.
9.- Verificar de manera objetiva, el costo real de los servicios de la empresa.
10.- Verificar si los márgenes esperados en cada cotización hecha al cliente, son los que
finalmente ingresan a los flujos de la empresa, es decir, si se está cotizando de manera
adecuada los servicios encomendados por el cliente.
11.- A través del control y conocimiento objetivo de los costos de producción, aumentar la
eficiencia de la empresa y por consiguiente generar una baja de los costos totales.

Toda empresa que hace este tipo de controles, implementa este tipo de sistemas y trabaja
de manera integrada, tiende a bajar sus costos totales debido a la optimización de los
recursos, haciéndose más EFICIENTE y más COMPETITIVA.
Control Financiero
El control financiero se ha convertido en una parte fundamental de las finanzas de cualquier
empresa. Por este motivo, es muy importante entender qué significa, cuáles son sus
objetivos y utilidades y qué pasos hay que seguir para su correcta implantación.
Por lo tanto es el estudio y análisis de los resultados reales de una empresa enfocada desde
distintas perspectivas y momentos, comparados con los objetivos, planes y programas
empresariales, tanto a corto como en el mediano y largo plazo.
Objetivos y utilidades
Detectar errores o áreas de mejora: un desajuste en las finanzas de la empresa puede
poner en peligro los propósitos generales de la organización, perder ventaja frente a la
competencia y, en ciertos casos, incluso verse comprometida su propia supervivencia. Por
eso es importante detectarlos a tiempo.
También se pueden identificar diversas áreas y circuitos, que sin estar incurriendo en fallos
o desviaciones graves, son susceptibles de mejorarse por el bien general de la empresa.
El control financiero sirve también para:
 Poner en marcha medidas de prevención. En ocasiones, el diagnóstico precoz
de determinados problemas detectados por el control financiero hace innecesaria
las acciones correctoras, sustituyéndose por medidas únicamente de prevención.
 Comunicar y motivar a los empleados. El conocimiento exacto de la situación de
la empresa, con sus problemas, errores y aspectos que se están ejecutando
correctamente, propicia una mejor comunicación de los empleados, así como la
motivación de los mismos para que sigan en la línea correcta o mejoren los aspectos
necesarios.
 Actuar sobre las áreas que lo precisan. Un diagnóstico de la situación de poco
serviría si no se realizan actuaciones concretas que permitan reconducir una
situación negativa, gracias a la información concreta y detallada proporcionada por
el control financiero.

Estrategias de implementación
El control financiero debe diseñarse en función de unas estrategias muy bien
definidas para que los administradores de las empresas sean capaces de:
 Detectar desviaciones en los presupuestos, balances y otros aspectos
financieros.
 Establecer diferentes escenarios operativos que pongan a prueba la rentabilidad,
el volumen de ventas y otros parámetros.
Aunque existen muchos tipos y metodologías distintas, se pueden distinguir una serie de
pasos muy comunes en la gran mayoría de estrategias de implementación de control
financiero.
Paso 1. Análisis de la situación inicial
El primer paso consiste en realizar un exhaustivo, fiable y detallado análisis de la situación
de la empresa en varias áreas: tesorería, rentabilidad, ventas, etc.

Paso 2. Elaboración de pronósticos y simulaciones


En base a la situación inicial previamente analizada y el establecimiento de una serie de
parámetros o indicadores, se pueden elaborar una serie de pronósticos y simulaciones de
diferentes contextos y escenarios.
Estas acciones de simulación resultan de inestimable ayuda a la hora de tomar las
decisiones adecuadas en aspectos cruciales como: inversiones, rentabilidad, cambios de
sistemas de producción, etc.

Paso 3. Detección de las desviaciones de los estados financieros básicos


Los estados financieros básicos son los documentos que debe crear la empresa al preparar
el ejercicio contable. Aunque existen más, estos son los tres de mayor importancia: balance
general, estado de resultados (o de ganancias y pérdidas) y flujo de efectivo.
Estos análisis y pruebas en distintos entornos es una parte fundamental del control
financiero, pues permiten detectar a tiempo problemas, errores y desviaciones sobre la
situación idónea o los objetivos iniciales.

Paso 4. Corrección de las desviaciones


Muy poca utilidad práctica tendría el control financiero si posteriormente no se tomasen
las decisiones adecuadas en relación a las acciones correctivas a ejercer para conducir las
cuentas de la empresa por la senda adecuada y prefijada en los objetivos generales de la
organización.

CONTROL INFORMATICO

El Control Interno Informático puede definirse como el sistema integrado al proceso


administrativo, en la planeación, organización, dirección y control de las operaciones con el
objeto de asegurar la protección de todos los recursos informáticos y mejorar los índices de
economía, eficiencia y efectividad de los procesos operativos automatizados.

El control interno informático controla diariamente que todas las actividades de sistemas de
información sean realizadas cumpliendo los procedimientos, estándares y normas fijados
por la dirección de la organización y/o la dirección informática, así como los requerimientos
legales.
En el ambiente informático, el control interno se materializa fundamentalmente en controles
de dos tipos:
• Controles manuales; aquellos que son ejecutados por el personal del área usuaria o de
informática sin la utilización de herramientas computacionales.
• Controles Automáticos; son generalmente los incorporados en el software, llámense estos
de operación, de comunicación, de gestión de base de datos, programas de aplicación, etc.

Los controles según su finalidad se clasifican en:

DEFINICION Y TIPO DE CONTROLES INTERNOS

Se puede definir el control interno como “cualquier actividad o acción realizada manual y/o
automáticamente para prevenir, corregir errores o irregularidades que puedan afectar al
funcionamiento de un sistema para lograr o conseguir sus objetivos.

Los controles internos se clasifican en los siguientes:

Controles preventivos: Para tratar de evitar el hecho, como un software de seguridad que
impida los accesos no autorizados al sistema.
Controles detectivos: Cuando fallan los preventivos para tratar de conocer cuanto antes
el evento. Por ejemplo, el registro de intentos de acceso no autorizados, el registro de la
actividad diaria para detectar errores u omisiones.
Controles correctivos: Facilitan la suelta a la normalidad cuando se han producido
incidencias. Por ejemplo, la recuperación de un fichero dañado a partir de las copias de
seguridad.

Objetivos principales:
• Controlar que todas las actividades se realizan cumpliendo los procedimientos y normas
fijados, evaluar su bondad y asegurarse del cumplimiento de las normas legales.
• Asesorar sobre el conocimiento de las normas
• Colaborar y apoyar el trabajo de Auditoría Informática interna/externa
• Definir, implantar y ejecutar mecanismos y controles para comprobar el grado de
cumplimiento de los servicios informáticos.
• Realizar en los diferentes sistemas y entornos informáticos el control de las diferentes
actividades que se realizan.

CONTROL COMPORTAMENTAL

En las actividades de un gerente se distinguen 4 etapas: Planeación, Dirección,


Organización y el Control. La gerencia cumple roles muy importante dentro de una
organización, por ende debe ser capaz de desarrollar habilidades técnicas para aplicar los
conocimientos y la experiencia adquirida, habilidades humanas capacidad de trabajar con
otras personas y habilidades conceptuales para sobrellevar situaciones complejas.

El estudio del comportamiento que tienen las personas dentro de una empresa es un reto
nunca antes pensado por los gerentes y que hoy constituye una de las tareas más
importantes; la organización debe buscar adaptarse a la gente que es diferente ya que el
aspecto humano es el factor determinante dentro de la posibilidad de alcanzar los logros de
la organización.

Dentro del estudio del comportamiento organizacional consideraremos variables


dependientes e independientes.
Las variables dependientes que consideran algunos autores o que remarcan más son:

 Productividad.- la empresa es productiva si entiende que hay que tener eficacia


(logro de metas) y ser eficiente (que la eficacia vaya de la mano del bajo costo) al
mismo tiempo.
 Ausentismo.- toda empresa debe mantener bajo el ausentismo dentro de sus filas
porque este factor modifica de gran manera los costos, no cabe duda que la
empresa no podrá llegar a sus metas si la gente no va a trabajar.
 Satisfacción en el trabajo..- que la cantidad de recompensa que el trabajador recibe
por su esfuerzo sea equilibrada y que los mismos empleados se sientan conformes
y estén convencidos que es eso lo que ellos merecen.

Las variables independientes que afectan el comportamiento individual de las personas son:

 Variables del nivel individual.- que son todas aquellas que posee una persona y que
la han acompañado desde su nacimiento, como sus valores, actitudes, personalidad
y sus propias habilidades que son posiblemente modificables por la empresa y que
influirían en su comportamiento dentro de la empresa.
 Variables a nivel de grupo.- el comportamiento que tienen las personas al estar en
contacto con otras es muy distinto. Por lo que esto representa un factor de estudio
para las organizaciones.
 Variable a Nivel de Sistemas de Organización.- Los individuos y los grupos
conformarán la organización, en consecuencia los procesos de trabajo, las políticas
y las prácticas que realice la organización tendrán un impacto que debe analizarse.

Teoría del Equilibrio del Comportamiento.

Cuando se estudia los motivos por las cuales las personas cooperan, los behavioristas ven
a las organizaciones como un sistema que recibe contribuciones de los participantes, a
través de dedicación o de trabajo, y a cambio les ofrece alicientes e incentivos.

Esta Teoría se basa en lo siguiente:

 Incentivos o alicientes: Son los pagos hechos por las organizaciones a sus
trabajadores, como son los sueldos, los bonos, premios, elogios entre otros.
 Utilidad de los Incentivos: Cada incentivo posee un determinado valor de utilidad
que varía de individua a individuo., esta utilidad es subjetiva y tiene que ver mucho
con la necesidad individual de cada trabajador.
 Contribuciones: Son los pagos que le da el trabajador a la organización que está
involucrado, como el trabajo, la puntualidad, la lealtad entre otro.
 Utilidad de las contribuciones: es el valor del esfuerzo que tiene cada individuo para
que la organización logre sus objetivos.