NORMATIVIDAD VIGENTE CARACTERIZACION Y

GENERALIDADES DE LA ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL

EN EL ENTORNO LABORAL

LEIDY VELANDIA GUZMAN

INSTRUCTORA
CLAUDIA MURCIA CEDEÑO

TECNOLOGO EN GESTION DOCUMENTAL

FICHA 2061018
SENA
CENTRO DE COMERCIOS Y SERVICIOS
IBAGUE
2020
3.7 ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE 7 – NORMATIVIDAD VIGENTE CARACTERIZACION
Y GENERALIDADES DE LA ORGANIZACIÓN DOCUMENTAL EN EL ENTORNO
LABORAL

La normatividad vigente y la caracterización de diferentes son indispensables para una

adecuada comprensión de las generalidades de la Organización Documental en el
entorno laboral.
Por lo anterior
1. Se sugiere que conozca aun mas del tema, realizando la lectura sugerida de los
siguientes documentos: DEBE DEJAR EVIDENCIA DE LA LECTURA
UTILIZANDO HERRAMIENTA DIDACTICA denominado esquema de flechas por
cada norma.
 Acuerdo 042 del 2002 (del art. 1 al 6)

INSTRUMENTOS ARCHIVISTICOS
Son herramientas con propósitos específicos, que tienen por objeto apoyar el
adecuado desarrollo e implementación de la gestión documental y la función
archivística en las entidades

1. PLANEACION
Analiza la finalidad del documento *valor*,
las competencias para darle validez, los
pasos del trámite, el medio de registro,
la estructura y el soporte. Cada depen-
dencia es responsable de la definición
de los documentos que requiere
proceso para soportar los resultados y
la transparencia en los tramites que en
el se realizan, para lo cual se deben tener
en cuenta los siguientes criterios

PINAR: Plan Institucional de Archivos de la Entidad PGD: Programa de Gestión Documental es el

Es un instrumento para la planeación de la instrumento archivístico que formula y
docume
función archivística, el cual se articula con ta el desarrollo sistemático de los procesos
los demás planes y proyectos estratégicos archivísticos encaminados a la gestión de la
previstos por la entidad. documentación de una entidad, con el objeto
de facilitar su utilización y conservación

MR: Modelo de Requisitos para G.D.E

Instrumento de planeación, el cual
formula los requisitos funcionales y
no funcionales de la gestión de do-
cumentos electrónicos de la entidad.
 2.PRODUCCION DE DOCUMENTOS
Origen, creación, diseño de formatos
y documentos, conforme al desarrollo
de las funciones propias de cada enti
dad o dependencia que se generan o
reciben según la norma técnica vigen
te del proceso.

3.TRAMITE DE DOCUMENTOS
Es el diligenciamiento que se realiza
para obtener un resultado en los formu-
lismos necesarios para resolver un asun-
to. Cada dependencia genera un conjun-
to de documentos objeto de tramites
administrativos dichos integran sus
respectivas sus series documentales.
El registro, seguimiento y paso a paso
que se realiza con el documento
hasta la resolución del asunto.

TCA: Tablas de Control de Acceso

Instrumento para la identificación
de las condiciones y restricciones
que aplican a los documentos.

Administrativo FASE ACTIVA Clasificacion

Fiscal Archivo Terminos
Legal de Expedientes
Contable Tramite Ordenacion
VALOR DOCUMENTAL Expurgo
Transferencia 1
PROCESOS
ARCHIVISTICOS

4.ORGANIZACIÓN
Conjunto de operaciones técnicas
archivísticas cuya finalidad es la
agrupación documental relacionada
en forma jerárquica con criterios
orgánicos funcionales.

Esto nos permitirá brindar además un eficiente y eficaz servicio de información.

BT: Bancos Terminológicos CCD: Cuadro de Clasificación

Instrumentos archivísticos
que permite la normalización
de los nombres de las series,
subseries y tipos documentales
a través de lenguajes controlados
y estructuras terminológicas.
Documental
Instrumento que refleja la jerar-
quizacion dada a la documenta-
cion producida por una institución

Proceso técnico archivístico que consiste en identificar, analizar y determinar los

caracteres externos e internos de los documentos con la finalidad de elaborar los
auxiliares o instrumentos descriptivos (guías, inventarios, catálogos), que permitan
conocer, localizar y controlar los fondos documentales de cada entidad.

ID: Inventario Documental 5.TRANSFERENCIA TRD: Tabla de Retención

Instrumento de recuperación verificar y validar las Documental
de información que describe unidades documen- Instrumento conformado
de manera exacta y precisa tales según las TRD y por un listado de series,
las series o asuntos de un el inventario. Luego con sus correspondientes
fondo documental. Asignar la ubicación tipos documentales, a las
topográfica. Cuales se asigna el tiempo
de permanencia en cada
etapa del ciclo vital de los
documentos.
6.CONSULTA DE DOCUMENTOS
Acceso a un documento con el fin de
conocer la información que contienen,
Garantiza el derecho del usuario TRD: Instrumento
(entidad, dependencia, persona natural, conformado por un listado de
Estado Colombiano) de acceder a las series, con sus correspondi
información contenida en los documentos entes tipos documenta
de archivo y de ser necesario a obtener les, a las cuales se
copia; para este cumplimiento deben asigna el tiempo de
tener requerimientos y solicitudes de permanencia en cada eta-
manera personal, telefónica, correo pa del ciclo vital de los docu-
electrónico o remitiendo al funcionario mentos.
competente el usuario. (Art. 6 ley 1712 de
2014 y 1581 de 2012 del congreso de
Colombia)
  Norma NTC 4095 (punto 1 al 3)

Norma ratificada por el consejo directivo

en 1999 para el desarrollo de carácter descrip-
tivo que se realiza los procesos de clasificación y
ordenación teniendo los principios básicos de la
archivística respetando la procedencia y el orden de
los documentos, siguiendo el orden jerárquico identifi-
cando las divisiones que representan el acervo de un
archivo histórico.

OBJETIVOS
 garantizar la elaboración de descripciones coherentes, pertinentes y
explicitas de los documentos de archivo.
 Es identificar y explicar el contexto y el contenido de los documentos de archivo
con el fin de hacerlos accesibles.
 Facilitar la recuperación y el intercambio de información sobre los documentos de
Archivo.
 Hacer posible la integración de las descripciones procedentes de distintos
Lugares en un sistema unificado de información.

4 reglas de descripción multinivel

- Descripción de lo general a lo particular.
- Información pertinente para el nivel de descripción.
- Vinculación de las descripciones.
- No repetición de información.

26 elementos de los cuales los siguientes son esenciales:

a) Código de referencia
b) Titulo
c) Fechas extremas
d) Nivel de descripción
e) Volumen
f) Productor
 NIVELES DOCUMENTALES
Fondo
Subfondo
Sección
Subsección
Serie
Subserie
Unidad Archivística (Expediente)
Unidad Documental (pieza)

7 AREAS DE DESCRIPCION

Area de identificación: información

esencial para identificar la unidad
de descripción.

Area de contexto: información

relativa al origen y custodia de
la unidad de descripción.

Area de contenido y estructura:

información relativa al objeto y
organización de la unidad de
descripción.

Area de condiciones de acceso y utilización:

información relativa a la accesibilidad de la
unidad de descripción.

Area de documentos asociada:

información relativa a aquellos
documentos que tienen una relación
significativa con la unidad de descripción.

Area de notas: información especial

y aquella otra que no ha podido
incluirse en ninguna de las demás áreas.

Area de Control de la Descripción:

información relativa al cómo, cuando
y quien que ha elaborado la descripción
 archivística.

Normas NTC Y la ISAD se complementan ya que ambos aportan informacion sobre

el fondo documental y la autoridad de la docuentacion con que se trata. La describe en
forma uniforme el fondo en su totalidad de la institucion, persona o familiar con el fin de
que se pueda intercambiarlos niveles mas especificos dando una clara indicacion
de la informacion, contenida y su importancia.

ISAD (G) 2000 (punto 1 al 3.7)

Norma estandarizada que contiene reglas generales con una estructura de datos
descriptivos aplicados en los procesos archivísticos, el cual es la herramienta de
gestión documental presentados en cinco niveles: fondo, sub fondo, serie, y
expediente, estos documentos de archivo se encuentran en soporte físico o de tipo
documental donde se integran las descripciones procedentes de distintos lugares
en un sistema unificado de información y así facilita la recuperación y el
intercambio de información sobre los documentos.

¿PARA QUE?
Se utiliza para la descripción de documentos de archivo
Ayuda a:
 Identificar el fondo y/o documento
 Explicar su contenido y su contexto de creación
 Facilitar la recuperación e intercambio de información
 Garantizar descripciones coherentes, pertinentes y explicitas.

ESTRUCTURA

Posee una estructura jerárquica y multinivel.

La descripción va de lo general hacia lo particular
Incluye un glosario de términos con sus definiciones.
CONSTA DE 26 ELEMENTOS ORGANIZADOS EN 7 AREAS DE DESCRIPCION:

IDENTIFICACION
Código de referencia.
Titulo
Fecha
Nivel de descripción
Volumen y soporte

CONTEXTO
Nombre del productor
Historia institucional/reseña biográfica.
Historia archivística
Forma de ingreso

CONTENIDO Y ESTRUCTURA
Alcance y contenido
Valoración, selección y eliminación
Nuevos ingresos
Organización

ACCESO Y USO
Condiciones de acceso
Condiciones de reproducción
Lengua/escritura
Características físicas y requisitos técnicos
Instrumentos de descripción

DOCUMENTACION ASOCIADA
Existencia y localización de originales
Existencia y localización de copias
Documentación relacionada
Nota de publicaciones

CONTROL DE DESCRIPCION
Nota del archivero
Reglas o normas
 Fecha de la descripción.

Posteriormente

2. Resolver de forma crítica y analítica acerca de:

a. Según el Acuerdo 042. ¿Cuál es el criterio de Archivos de gestión que considera

que se podría mejorar y/o complementar? Justifique su respuesta.
Las organizaciones optan por soluciones que permitan una gestión mas eficiente,
sin necesidad de utilizar papel y que agilice y automatice sus procesos.

1. Organización
2. Revisión y verificación
3. Depuración documental
4. Documentos de apoyo
5. Tablas de retención documental
6. Serie, subserie y tipo documentable
7. Retención documental (la documentación y los servidores públicos)
8. Clasificación documental
9. Identificación de expedientes
10. Ordenación de documentos
11. Foliación de documentos
12. Documentos en otros soportes
13. Hoja de control
14. Rotulación (carpetas, cajas)
15. Inventario documental – FUI
16. Transferencias documentales (primarias, secundarias)
17. Consulta de documentos
18. Preservación y conservación
19. Seguridad ocupacional

- Revisa la utilidad de los documentos: establecer prioridades de su correcto

manejo, darán una eficaz administración a lo largo del tiempo.
- Digitalizar lo necesario: transformar la información en papel a formato
electrónico.
- Centralizar el contenido: establecer un repositorio donde centralizar toda la
documentación de la organización.
- Clasificar los documentos: categorizar la documentación generada por el
sistema hace que la búsqueda sea aún más eficiente.
- Hacer buen uso de los metadatos: es un recurso para estructurar la
información y optimizar la gestión documental. Debe ser hecha en función del
contexto de los mismos.
- Optimizar el tiempo del documento: estandarizando y simplificando la
elaboración del documento; y se supone un ahorro de tiempo acelerando el
proceso de gestión documental.
- Establecer autorizaciones de acceso: asignar controles de acceso, asegura en
gran medida la seguridad de la gestión documental.
 - Incentivar el trabajo colaborativo: ayuda a evitar retrasos en la realización de
los deberes de la empresa.
Esta caracterizado como la era de la información, ya que sus componentes tales:
- Como el impacto de las tecnologías de la información y las comunicaciones en
los sistemas empresariales.
- Caracterizado por la importancia del papel de la gestión de información y el
conocimiento como recursos estratégicos para el logro de los objetivos
esenciales en la empresa.
- Se expone la relación existente entre gestión documental, de información y del
conocimiento; así como la importancia de cada uno de ellas y la sinergia que
se desarrolla entre ellas. Se reconoce la gestión documental como la expresión
tangible del conocimiento tácito convertido en explicito.

b. Describa con sus palabras y de forma general. ¿Cuál es la intención de la Norma

NTC 4095?
La intención de esta norma es sujeta a ser actualizada permanente con el objetivo
de que responda en todo momento a las necesidades y exigencias actuales. Los
elementos específicos de información sobre los documentos de archivo se
consignan en cada una de las fases de su gestión (por ej.: producción, selección,
acceso, conservación, organización) ya que dichos documentos deben por un lado
ser protegidos y controlados de una manera segura y por otro resultar accesibles a
su debido momento para todo aquel que tenga derecho a consultarlos.

Identificar y explicar el contexto, contenido de los documentos de archivo con el fin

de hacerlos accesibles. Esto se consigue con la elaboración de unas
representaciones precisas y adecuadas que se organizan de acuerdo con unos
modelos predeterminados. Los procesos descriptivos pueden comenzar con
anterioridad o ser simultáneos a la producción de los documentos y continuar a lo
largo de todo su ciclo vital.
Estos procesos permiten establecer los controles intelectuales necesarios para
que las descripciones fiables, autenticas, significativas y accesibles puedan
mantenerse a través del tiempo.

c. Explique por que es importante tener en cuenta en el proceso de Organización

Documental la Norma Internacional General de Descripción Archivística – ISAD
(G) 2000.
Nos ayuda a saber como debemos ordenar clasificar los archivos tener presente
sus ciclos de vida y cambien los códigos y la ética que debe tener un archivista
para el manejo y manipulación de los documentos por su contenido, herramienta
de gestión muy importante para los archivos, brindan especificaciones elementales
para la elaboraciones, descripciones archivísticas compatibles a nivel nacional e
internacional; que pueden aplicarse con independencia del tipo documento y
soporte físico de los documentos de archivo.

Porque constituye una regla general para la elaboración de descripciones

archivísticas, ya que deben utilizarse juntamente con las normas nacionales
existentes o con base para el desarrollo de las mismas, el fin es identificar y
explicar el contexto del contenido en los documentos de archivo y hacerlos
accesibles.

En el proceso de análisis de los documentos de archivos o de sus agrupaciones,

permiten su identificación, localización y recuperación para la gestión o la
investigación. Para el caso ISAD Norma Internacional General de la Descripción
Archivística, trata las reglas generales aplicables sin tener en cuenta la naturaleza
y el volumen. Esta norma ha sido homologada para Colombia por el ICONTEC y el
Archivo General de la Nación y es la norma NTC 4095, en la cual se determina la
formulación de la información para construir la descripción de una entidad
archivística.

DE FORMA ANALITICA
Son normas técnicas y practicas usadas para administrar el flujo de documentos
de todo tipo en una organización, permitir la recuperación de información desde
ellos, determinar el tiempo que los documentos deben guardarse, eliminar los que
ya no sirven y asegurar la conservación indefinida de los documentos mas
valiosos, aplicando principios de racionalización y economía.

Conclusiones

Nos aporta grandes ventajas como el ahorro de tiempo, recepción y organización

debidamente de los documentos ya que es una tarea clave que nos permite
ahorrar tiempo y dinero al buscar un documento o información, también conservar
los documentos teniendo como base la normatividad vigente. Como recurso
provee información y como activo proveen documentación. Si los utilizamos
automatizados para archivar la información, estos nos ayudan a localizar el
documento en una forma más rápida y desde cualquier lugar; en las
organizaciones es primordial para trazabilidad de cualquier proceso que se lleve a
cabo.