ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE 3 ADQUIRIR Y ADAPTAR VOCABULARIO

NORMATIVO ARCHIVISTICO

Adquirir y adaptar vocabulario archivístico que permita sensibilizar al alumno en

cuanto a la NTC 15489-1 INFORMACION Y DOCUMENTACION – GESTION DE
DOCUMENTOS.

1. Cuestionario 5 preguntas

a). Que es la NTC 15489-1

la norma ISO 15489-1 Parte 1: Es una entidad de carácter privado, sin animo
de lucro, cuya Misión es fundamental para brindar soporte y desarrollo al
productor y protección al consumidor. Colabora con el sector gubernamental y
apoya al sector privado del país, para lograr ventajas competitivas en los
mercados interno y externo.
La norma NTC-ISO 15489-1: Fue ratificada por el Consejo Directivo del 17
marzo de 2010.
Esta norma está sujeta a ser actualizada permanentemente con el objeto de
que responda en todo momento a las necesidades y exigencias actuales.
Es basada en el desarrollo y la adopción de políticas, procedimientos y
practicas y en el diseño e implementación de sistemas conformes con el
entorno normativo y organizacional, estas determinan que documentos de
archivo son necesarios y cuando, como y donde deben incorporarse al
sistema. Organizando los documentos físicos y electrónicos, incluyendo sus
metadatos a través de cuadro de clasificación documental (refleja la
jerarquización y clasificación de los documentos producidos por una institución
La norma es una adopción idéntica (IDT), respecto al documento de referencia,
así mismo, esta definido los conceptos y principios para los enfoques de
creación, captura y gestión de registro (NTC ISO 15489-1: 2017). Se establece
una metodología para la implementación de la norma en todas las
organizaciones, de acuerdo a la reglamentación y legislación que se aplique a
nivel nacional. También especifica factores y procesos a considerar e indica
que instrumentos deben usarse en las operaciones de registro, en función a
diversos aspectos.

b). Para que sirve la NTC 15489-1

Para gestionar o administrar los documentos y su relación con los sistemas
electrónicos, para la conservación de archivos en diferentes soportes.
Normaliza las políticas, procedimientos y prácticas de la gestión de
documentos de archivo con el fin de asegurar su adecuada atención y
protección, y permitir que la evidencia y la información que contiene puedan
recuperarse de un modo más eficiente y eficaz.
 Fue diseñado para satisfacer las necesidades genéricas en curso para
registros en un entorno empresarial, y es de uso en las organizaciones
gubernamentales y no gubernamentales.
sistemas archivísticos institucionales completos a cargo de archiveros lo
que ratifica que establece a la creación y mantenimiento de documentos
auténticos, fiables, íntegros y disponibles, así como el contexto o sistema
en el que deben ser gestionados.
- Autentico: el documento es lo que afirma ser
- Fiable: es una representación completa y precisa de las actuaciones,
actividades o hechos de los que da testimonio
- Integro: tiene carácter completo e inalterado
- Disponible: puede ser localizable, recuperado, presentado e interpretado
a una creación de un sistema de gestión de documentos (SGD), termino que ha
tenido una serie de discusiones debido a la connotación que representa en el
contexto archivístico, básicamente los inconvenientes de traducción son los que
han definido los usos o modificaciones de los términos.

c). Por qué fue creada la NTC 15489-1

La norma ISO/IEC 15489 parte 1, Generalidades. Esta norma, hecha sobre
gestión de documentos elaborada para la gestión integral de los sistemas
archivísticos, los archivos y los documentos de archivo.
Da un marco de alto nivel para el mantenimiento de registro que explica los
beneficios de una buena gestión de los registros, las consideraciones legales y la
importancia de hacer a alguien responsable de mantenimiento de registros. Esta
parte se ve lo que se necesita para una buena gestión de la misma, el diseño de
sistemas, proceso de gestión, auditoria y formación.
La Norma nacional proporciona directrices con un informe técnico que facilita
explicaciones más amplias y sugerencias para su implementación, con el fin de
alcanzar los resultados previstos en esta norma nacional. respecto de la política
de gestión documental, explica en forma completa la asignación de
responsabilidades que debe definir un organismo en un sistema de gestión
documental. Además, resalta la importancia de la supervisión y auditoría, para lo
cual presenta aspectos a considerar, como son:
 Responder por el cumplimiento de normas que debe cumplir la
organización.
 Considerar que los documentos sean plena prueba.
 Optimizar su rendimiento en la organización.

d). En que beneficia al archivista la NTC 15489-1

En que normaliza o estandariza la documentación desde su producción
hasta su destino final.
Normaliza los procedimientos para la producción, radicación y distribución
de los documentos mediante la utilización de sistemas eficientes.
Organiza el sistema de administración de documentos y archivos a partir de
la noción de Archivo Total y los enunciados de finalidad, responsabilidad,
confidencialidad, seguridad y accesibilidad.
 Define e implementa los procesos para la aplicación de la Tabla de
Retención Documental, transferencias primarias, recuperaciones,
preservación, conservación y disposición final de los documentos.
Recupera rápida y oportuna la información para lograr mejores tiempos de
respuestas y calidad del servicio.
Evalúa y valora la documentación para evitar la acumulación innecesaria de
información y reducción de costos en la producción y conservación.
Mejorar la comunicación entre los elementos que intervienen en el proceso.

e). Para que fue creada la NTC 15489-1

Para definir los resultados necesarios que se debe lograr en la gestión de
registros planteando los objetivos principales que deben regular los
documentos y formatos, soportes recibidos o creados por cualquier
organismo en ejercicio de sus actividades o por cualquier individuo
responsable de crear o mantener documentos, ofreciendo una serie de
términos y definiciones relacionados con la gestión documental que aclaran
el uso de la misma e impiden otras interpretaciones.
Indica las responsabilidades de las organizaciones respecto de los
documentos y las políticas, procedimientos, sistemas y procesos
relacionados con estos documentos. Y facilitando el diseño y administración
de sistemas de gestión documental como apoyo a los sistemas de calidad,
a los sistemas de gestión medioambiental y de seguridad y salud
ocupacional.

2. Elabore una descripción general sobre NTC 15489-1 combine con

imágenes para reforzar la descripción.

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