3.

6 ACTIVIDAD DE APRENDIZAJE 6 CLASIFICACION DOCUMENTAL

CICLO VITAL DOCUMENTAL

1. Ordene las siguientes agrupaciones documentales de acuerdo con el sistema de

ordenación estipulado para cada nivel:
SERIE: PLANES 120-40
SUBSERIE: PLANES DE ORDENAMIENTO TERRITORIAL P.O.T. 120-40-01:
UNIDADES DOCUMENTALES:
 ALVARADO
 CUNDAY
 IBAGUÉ
 PLANADAS
 PRADO
 RONCESVALLES
 SALDAÑA
SERIE: INFORMES 120-13
SUBSERIE: INFORMES DE GESTIÓN DE LA INVESTIGACION 120-13-01
UNIDADES DOCUMENTALES:
• abril 04 de 2011
• marzo 03 de 2010
• febrero 02 de 2009
• enero 05 de 2008
SECCION:
SERIE INFORMES 120-13
SUBSERIE INFORMES DE REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN 120-13-02
UNIDADES DOCUMENTALES:
• 2015 Semestre A
• 2015 Semestre B
• 2016 Semestre B
• 2014 Semestre A
• 2014 Semestre B
SERIE HISTORIAS LABORALES 120-10
UNIDADES DOCUMENTALES:
 14222573MENDOZA DEL SOLAR, Gabriel
 28756354DE LA CALLE LOMBANA, Humberto
 65777576CRUZ DUARTE, Jorge Armando
 80330886DE LA CALLE LIZARAZO, Humberto
2. Presente el resultado de la ordenación de acuerdo con la metodología de ordenación para
archivadores verticales, así como su debida identificación dejando evidencia fotográfica del
proceso.
Para señalización de archivadores y gavetas es: letra Arial 20 en mayúscula y formato de
negrita. Su ubicación y conservación se procede a marcar las gavetas de forma
consecutiva, en la esquina superior derecha.
Son los mas usados por las secretarias que manejan Archivos de Gestión, elaborados en
madera o metal conformados por 3 o 4 gavetas provistas de guías laterales donde va
alojadas las carpetas colgantes.
Identificar el contenido de cada gaveta, es decir que series o subseries va con el respectivo
código, esquina superior izquierda de la gaveta.

Los espacios físicos deberán cumplir las condiciones técnicas mínimas que garanticen la
conservación y seguridad de los documentos. Los responsables de su almacenamiento,
establecerán controles sistemáticos de prevención del deterioro o situaciones de riesgo
como las condiciones ambientales, instalaciones, manejo, mantenimiento y estado físico de
los documentos.
Colocando en cada gaveta de adelante hacia atrás o de izquierda a derecha según sea el
caso, no dejar ningún colgante sin identificación
Una vez organizados se procede a diligenciar la base de datos (GC-FPA-029)
Se organiza los documentos de acuerdo con las series y subseries definidas en las tablas
de retención documental de la dependencia, dentro de el se debe definir un espacio
especifico para cada serie o subserie. Se utilizan carpetas colgantes, carpetas celuguias y
separadores de cartón cartulina para este procedimiento.
Identificar el lugar de cada serie o subserie con el código y el nombre de la misma.
Los separadores colocarlos antes de las carpetas y en ella que las identifique tanto las
series como las subseries para que sirvan como guía conforme al orden en el cual se
encuentra. Identificando el numero y nombre de la serie o subserie.
Los separadores se utiliza letra imprenta a máquina de escribir o computador, mayúscula
sostenida y en negrilla el código y nombre de la respectiva serie en el borde superior
izquierdo.
3. Presente un informe escrito en el que sintetice cada uno de los sistemas de ordenación
aplicados en el ejercicio práctico.
- Analizar las características formales de las unidades documentales para comprobar su
pertenencia a la serie documental.
- Seleccionar el sistema de ordenación: numérico - cronológico que convenga de acuerdo
con las características de la serie.
- Almacenando las series documentales en las adecuadas unidades de conservación.
- Foliación de los documentos en cada unidad de conservación.
- Identificación de cada una de las unidades de conservación.
- La elaboración de los separadores se debe registrar claramente el código y nombre de la
respectiva serie y subserie documental.
EJEMPLO
SERIE: HISTORIAS LABORALES 120-10-01
* Se ordenan por un sistema alfabético y numérico – cronológico.
* Al revisar la unidad de conservación el primer documento debe registrar la fecha mas
antigua y el ultimo la fecha más reciente.
 14222573MENDOZA DEL SOLAR, Gabriel
 28756354DE LA CALLE LOMBANA, Humberto
 65777576CRUZ DUARTE, Jorge Armando
 80330886DE LA CALLE LIZARAZO, Humberto
Se ordena con el número de cedula menor de izquierda a derecha al interior de la caja
respetando la secuencia y numero ascendente.
La descripción de las historias laborales se realiza así:
EJEMPLO
SERIE: INFORMES 120-13
SUBSERIE: INFORMES DE GESTIÓN DE LA INVESTIGACION 120-13-01
UNIDADES DOCUMENTALES:
120-13-01
INFORME DE GESTION DE LA IN-
VESTIGACION

• INFORME 4 Abril 04 de 2011

• INFORME 3 Marzo 03 de 2010
• INFORME 2 Febrero 02 de 2009
• INFORME 1 Enero 05 de 2008
Para la ordenación cronológica se debe tomar las fechas únicas de documentos
principales, de oficios remisorios, jamás de anexos o soportes.
Al interior de la cada carpera u otra unidad de conservación, la documentación se
ordenará iniciando por el documento de fecha mas antigua en la parte superior (como se
lee un libro)
Para ordenar tome la fecha de tramite (recibido o radicado) del documento principal, no la
de elaboración ni la de los anexos. Si no existe fecha de tramite o radicación, tome la fecha
de elaboración; si tampoco existe ubíquelo en el sitio en donde según la naturaleza y
lógica.
EJEMPLO
SERIE INFORMES 120-13
SUBSERIE INFORMES DE REVISIÓN POR LA DIRECCIÓN 120-13-02
UNIDADES DOCUMENTALES:
 2016 Semestre B
 2015 Semestre A
 2015 Semestre B
 2014 Semestre A
 2014 Semestre B

SERIE: PLANES 120-40

SUBSERIE: PLANES DE ORDENAMIENTO TERRITORIAL P.O.T. 120-40-01:
UNIDADES DOCUMENTALES:
 ALVARADO
 CUNDAY
 IBAGUÉ
 PLANADAS
 PRADO
 RONCESVALLES
 SALDAÑA

4. Presente el resultado de la ordenación de acuerdo con la metodología de ordenación

para cajas de archivo, así como su debida identificación dejando evidencia fotográfica del
proceso.
Las cajas que se utilicen se identificaran así:
Cajas X200 con 10 carpetas
- Cajas que cumplan las normas especificas mínimas sugeridas por AGN.
- Código de dependencia, fondo, sección, legajos identificados con su numero que
corresponda, numero consecutivo de caja, número de expedientes y fechas extremas
de los mismos.
- Cada una de las cajas que se conforman se debe identificar de acuerdo al Formato
establecido.
- Asegurarse que los rótulos puedan leerse con facilidad al abrir la caja dejándolos hacia
el frente
- La cantidad de unidades de conservación en cada caja deberá ser moderada para
evitar el deterioro de la documentación, con un espacio mínimo de un brazo
- Colocar dentro de la unidad de conservación (caja), el formato de Inventario de caja
(GC-FPA-030) el cual debe ser diligenciado en computador e impreso. Este formato
debe ir en el adverso de la tapa de la caja.
- Estas unidades de conservación se deben ubicar en estantes fijos o estanterías
rodante en los archivos centrales las cuales deben ir de izquierda a derecha y de arriba
hacia abajo.
- Material: Cajas producidas con cartón Kraft corrugado de pared sencilla.
- • Resistencia: El cartón corrugado debe tener una resistencia mínima a la compresión
vertical (RCV) de
- 930 kg/m2 y una resistencia mínima al aplastamiento horizontal de 2 Kg/m2.
- • Recubrimiento Interno: Debido a la composición del cartón corrugado, este material
tiene un valor de pH inferior a 7, para evitar la migración de ácido a los documentos, el
cartón debe contar con un recubrimiento interior constituido por una película
transparente de material inerte con base en ceras neutras, películas poliméricas,
emulsión de parafinas o ceras vegetales.
- La película debe ser químicamente estable, con un pH neutro (pH=7), debe ser
insoluble en agua, no presentar untuosidad al tacto y no experimentar adherencia
sobre los documentos.
- En ningún caso se debe usar cartones que tengan un recubrimiento cuyo único
componente sea parafina. Los recubrimientos que cumplan con las anteriores
especificaciones son las siguientes:
- • Recubrimiento exterior: con pulpa blanca.
- • Acabado: El cartón corrugado debe tener un acabado liso, suave, libre de particular
abrasivas u otras imperfecciones.

5. Elabore la señalización de la estantería rodante de acuerdo con la documentación

relacionada anteriormente.

- La ubicación de las unidades documentales de izquierda a derecha, se termina el

entrepaño luego se termina el modulo y se continua en el siguiente entrepaño del modulo
correspondiente de la misma forma.
1 BLOQUE
ESTANTE 1 ESTANTE Y 1
2 CUERPO
1
ENTREPAÑO 1

- letra Arial 60 en mayúscula y formato de negrita 12 cm de alto y 20 cm de ancho. (bloque

1, cuerpo 1.
- Letra Arial 46 en mayúscula y formato negrita 7 cm de alto y 12 cm de ancho. (estante 1 y
2.
- Letra Arial 55 en mayúscula y formato de negrita 2 cm de alto y 20 cm de ancho
- identificar los muebles y cajas de archivo con el rotulo de identificación de cajas y
muebles de archivo formato.
- Letra Arial 55 en mayúscula y formato de negrita 2 cm de alto y 20 cm de ancho.

6. Presente un informe escrito en el que sintetice cada uno de los sistemas de ordenación
aplicados en el ejercicio práctico.
La relación entre unidades documentales, series, subseries y tipos documentales.
Conformación y apertura de expedientes.
Organizar las series de acuerdo con los pasos metodológicos.
Foliacion.
La selección de los documentos en cualquier etapa del ciclo vital, con miras a su
conservacion temporal, permanente o a su eliminación conforme a lo dispuesto en las TRD
La ventaja de la ordenación alfabética cuando haya un espacio es un método que se presta
a la intercalación de los documentos y los expedientes en el lugar exacto.
Código de dependencia
Código de serie
Nombre de la serie
Código subserie
Tipología documental
También facilita la localización directa del documento, sin necesidad de instrumentos
intermedios localizadores como ficheros manuales o informáticos. Se aconseja que se
haga utilizando las normas dictadas.
Para las series documentales compuestas por expedientes que permanecen abiertos como
las historias laborales, clínicas. Organizándolo primer apellido, segundo apellido en
mayúscula sostenida seguida de una coma con los nombres en mayúscula inicial.
La normalización de los procesos de documentos y archivo, una verdadera maduración y
aplicación de las Tablas de Retención se aplican de manera efectiva en la implementación.
En esta unidad documental se demuestra que hay criterios archivísticos y es así como se
da un mejor cumplimiento a la s normas que dicta el AGN.
7. Folie las unidades documentales siguiendo las pautas relacionadas en el instructivo de
foliación del archivo general de la nación (evidencia fotográfica)
Tipo de evidencia:
 Producto – Informe escrito, inventario documental, rótulos de identificación de unidades
de almacenamiento

Se deben foliar todos y cada uno de los tipos documentales de una serie y subserie. La
foliación se ejecutará de manera independiente por serie. Cada expediente tendrá una
sola foliación de manera continua de tal manera que la segunda será la continuación de la
primera.