PROCESO DIRECCIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

FORMATO GUÍA DE APRENDIZAJE

1.IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE: 01

 Denominación del programa de formación: Tecnólogo de Gestión Documental

 Código del programa de formación: 521213
 Nombre del proyecto: Elaboración del manual de procedimientos del programa de gestión
documental soportado en las tecnologias de la información y la comunicación tic's, para las
organizaciones públicas y privadas
 Fase del proyecto: Ejecución
 Actividad del proyecto: Prestar apoyo a empresas públicas o privadas del sector que
requieran de la organización de sus archivos
 Competencia: 250601028 Organizar archivo central de acuerdo con normatividad vigente y
políticas institucionales.
 Resultados de aprendizaje alcanzar:
Programar las transferencias documentales de la Organización, aplicando la tecnología
disponible, la normatividad vigente, las técnicas de comunicación y el trabajo en equipo.

Recibir y cotejar los documentos de archivos transferidos o por transferir, teniendo en

cuenta las tablas de retención, tablas de valoración documental, el cronograma, el
inventario documental, las normas técnicas, la normatividad de la organización y la
legislación vigente.
 Duración de la guía: 100 Horas

2. PRESENTACION

Las instituciones han venido sufriendo procesos de

restructuración que han hecho que su documentación también
sufra significativos cambios que de una u otra forma han
dejado huella en la gestión documental, de esta diligencia quedan
por organizar los archivos de gestión, central y fondos acumulados
que ahora reposan en las bodegas sin ningún tipo de ordenación,
por lo cual nosotros los archivistas no vemos obligados a servir de
apoyo a las empresas en organizarlos y para ello debemos contar
con herramienta archivísticas que nos permitan identificar los
expedientes en cada ciclo vital

Una vez identificados se procederán a valorarlos con el fin de diseñar

procedimientos para la organización, transferencia y conservación de los mismos, labor que no es
fácil pero se requiere de manera urgente para poder agilizar los procesos de consulta de
expedientes y ubicación de los mismos al momento de ser requeridos por nuestros jefes ,por ser
imprescindibles en la toma de decisiones considerando que son documentos que se convierten
fundamentalmente en patrimonio cultural, histórico y de la identidad nacional.

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De otra parte, en cumplimiento de la normatividad en materia archivística, se hace necesario dar
continuidad a los procesos establecidos a la fecha por el Archivo General de la Nación a las
entidades públicas para que los apoyen en la conservación del patrimonio documental de la
nación y establezcan mecanismos como son: los PGA, PGED y establecer un PINAR como
instrumento de planeación a las actividades archivísticas a ejecutarse y al cumplimiento de la ley
594 del 2000.

3. FORMULACION DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1 ACTIVIDADES DE REFLEXION

Lo invito a leer detenidamente el siguiente caso y proceda a proponer una solución para
compartirla con todos los compañeros en formación.

Mariana Pérez Contreras actualmente termino sus estudios en el SENA y fue citada por una
empresa pública con el fin de presentar una entrevista de trabajo, para ocupar el puesto de
Coordinadora de Archivo en la entidad, ella de acuerdo a su perfil cumple con los requerimientos,
pero su jefe de talento humano solicita que le conteste algunas preguntas importantes para medir
su capacidad cognitiva con respecto al conocimiento de su formación para ponerlo en práctica en la
empresa.

Por lo tanto le aplica las siguientes preguntas:

a. ¿Cuál es la normatividad que lo obliga a la empresa a organizar los archivos?

b. De acuerdo a la situación de desorganización que presenta la empresa en todos
los ciclos que plan de trabajo usted aplicaría a nuestra empresa?

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 c. ¿Cuáles son los aspectos a tener en cuenta a la hora de organizar un archivo de
gestión?
d. Conoce usted la normativa que obliga a presentar las tablas de retención y me
confirmas si nosotros estamos obligados a presentarla.
e. Presente de una manera escrita en un tiempo no mayor a 40 minutos una
propuesta para la organización de los archivos de la empresa donde incluya un
cronograma de actividades.

Mariana ante las preguntas se encuentra muy nerviosa, por lo cual requiere de tu
ayuda.

3.2 ACTIVIDADES DE CONTEXTUALIZACION E IDENTIFICACION DE

CONOCIMIENTO PREVIOS PARA EL APRENDIZAJE.

Respetado aprendiz lo invito a auto-cuestionarse sobre las siguientes preguntas

a. ¿Considera usted necesario la organización de la documentación en las entidades

bajo normas establecidas? Justifique su respuesta
b. C r e e usted, que las entidades de la ciudad cumplen con las disposiciones legales
para la organización de archivos de gestión y central en virtud de la ley General de
archivos? Justifique su respuesta
c. Cree usted, que para su proceso de formación es indispensable identificar ¿Cuáles son
los aspectos que se deben tener en cuenta para organizar el archivo de gestión y
central? Justifique su respuesta
d. ¿Cuál es el objetivo de los archivos en Colombia? Justifique su respuesta
e. ¿Cuál es la importancia que tiene los archivos en las empresas? Justifique su respuesta
f. Reconoce que es un procedimiento de transferencias documentales? Justifique su
respuesta
g. Para que realizamos procesos de transferencias en las empresas?

Ambiente Requerido: Descolarizado virtual

Materiales: Agenda o cuaderno y lapicero.

3.3 ACTIVIDADES DE APROPIACION DEL CONOCIMIENTO (Conceptualización y

Teorización).

Programar las transferencias documentales de la Organización, aplicando la

tecnología disponible, la normatividad vigente, las técnicas de comunicación y el
trabajo en equipo

Actividad de aprendizaje N-1:

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Aplicar principios, normas y técnicas archivísticas y legislación vigente para la realización
de transferencias documentales, primarias y secundarias, de acuerdo con los
procedimientos establecidos.

Los aprendices requieren identificar conceptos claros sobre temas y terminología aplicable
a los procesos de organización de los archivos para el manejo de las transferencias, por lo
cual se hace necesario que se apliquen actividades para que ellos puedan apropiarse del
conocimiento requerido.

Para ello vamos a realizar una visita a la Biblioteca para realizar una investigación por
medio de las herramientas tecnológicas como la internet o en la pagina del archivo General
de la nación sobre los siguientes conceptos:

a.Buscar los conceptos relacionados con Transferencia documentales, principios

archivísticos, programa de transferencia, inventario documental, tabla de valoración, Tabla
de retención, norma técnica. Foliar, archivar, ordenar, clasificar, describir, identificar.
Ubicación física, pasillo, medida, programa, cronograma, grafica de gant, tecnología,
procedimiento, técnica, trabajo en equipo y entregarlo en la agenda o cuaderno a su
instructora.

b.Conceptualizaremos conceptos propios sobre los principios archivísticos

1. PRINCIPIOS ORDEN ORIGINAL: Ordenación interna de un fondo documental

manteniendo la estructura que ha tenido durante el servicio activo

2. PRINCIPIO DE PROCEDENCIA: Conservación de los documentos dentro del fondo

documental al que naturalmente pertenece
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Con el fin de verificar que el aprendiz apropio los conceptos requeridos para su aprendizaje
en cuanto a la identificación de los principios de procedencia vamos a realizar el
siguiente ejercicio

Actividad de Aprendizaje N- 2:

Establecer que es un proceso de transferencia documentales , su importancia Y los

procedimientos para realizarla en la empresa una vez cumplidos los tiempo en cada ciclo
vital de los documentos que produce y recibe la empresa producto de la gestión
administrativa

TRANSFERENCIA DOCUMENTAL

Teniendo en cuenta que las transferencia documental es la etapa de análisis y preparación

del conjunto de expedientes y series documentales, para su traslado sistemático, una vez
que éstas han cumplido el plazo de permanencia fijado por las normas de valoración según
cada ciclo vital de los documentos.

ETAPA DE ANALISIS ETAPA DE PREPARACION ETAPA TRASLADO

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De acuerdo a la explicación entregada
por su instructora utilizando el material de apoyo en la guía conteste los siguientes
interrogantes:

A. Qué es una transferencia documental para ti ?

B. Cómo se clasifican las transferencias y explique cada una de ellas?.
C. Por qué es importante realizar transferencias documentales cada año para la empresa?.
D. Para que se depurar un expediente?.
E. Usted como archivista como elaboraría el plan de transferencia para su empresa?.
F. Cual es la importancia de entregar los documentos foliados al momento de realizar las
transferencia.
G. Lea el acuerdo 038 del 2002 y realice un resumen del mismo para luego realizar un
debate sobre los lineamientos establecidos en la normativa.
H. Realice el formato único de inventario documental FUID en una hoja de Excel y realice
mediante comentarios las indicaciones de cada ítem de acuerdo a los lineamientos
entregados por el acuerdo.

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I. Con base al acuerdo 046 del 2002, el cual establece los procedimientos para la
eliminación documental un acta de eliminación la cual debe contener los requisitos
minimos requeridos para su procedmiento.

Actividad de aprendizaje 3:

Interpreta los conceptos de fondos acumulados, tablas de valoración documental, de

acuerdo con las normas archivísticas y legislación vigente.

De acuerdo a la interpretación de los conceptos sobre los dos instrumentos archivísticos

base para la organización de los archivos responda los siguientes interrogantes:

A.La tabla de valoración y retención documental se establece mediante que normas y como
la podemos ejecutar en una empresa, para ello se requiere que realice en Excel un cuadro
comparativo de ambas donde se muestre

Instrumento Concepto Normativa Justificación Beneficios

A. Mencione los pasos para realizar cada una de las Tablas documentales en las
empresas

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 B. Ingresaremos a la base de datos del archivo general de la nación y ubicaremos el
banco de terminología y series documentales con el fin de observar que series
documentales que se les aplica procedimiento de selección.

Actividad de aprendizaje 4:

Aplicar las Tablas de Retención y de Valoración Documental en el proceso de transferencias

documentales, primarias y secundarias, teniendo en cuenta las condiciones básicas, la fase
del archivo que se va a transferir y el cronograma previsto

Las tablas de retención documental se aplican en los procesos de transferencia una vez se estén
aprobadas e implementadas en la empresa, pero cuando no se tienen se debe aplicar proceso de
organización y establecer un buen sistema de selección documental para poder establecer los
valores primarios y secundarios que puedan tener los documentos.

Proceso que
establece el
tiempo de los
fines
administrativos

SELECCIÓN
DOCUMENTAL

Estudia los
Establece los
criterios del
valores
valor y la técnica
inmediato o
para transferir o
mediato
destruir.

Como apoyo a la interpretación de los temas relacionados a la selección documental nos vamos a
reunir por grupos tres y vamos a leer y analizar el manual de selección documental segunda
edición del archivo general de la nación y como resultado entregaremos un mapa conceptual por
cada uno y se socializara a los compañeros sobre la interpretación de sus capítulos.

Su instructora creara los nuevos grupos de trabajo y designará los siguientes temas

Grupo 1: Capitulo 1 ,2, Grupo 4: Capitulo 7, 8 Grupo 7: Capitulo 13, 14

Grupo 2.: Capítulo 3,4, Grupo 5: Capitulo 9,, 10 Grupo8: Capitulo 15, 16

Grupo 3 : Capitulo 5, 6, Grupo 6: Capitulo 11, 12 Grupo 9: Capitulo 17

Actividad de aprendizaje 5:
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 Realizar el alistamiento físico de los documentos que se van a transferir, teniendo en
cuenta las Tablas de Retención y de Valoración Documental.

Para identificar los procedimientos que debemos aplicar como archivista a las unidades
documentales antes de transferirlos vamos a tomar de referente el mini manual Nro. Cuatro
Tablas de Retención y transferencias documentales del AGN. Procede a identificar cuáles son
los aspectos a seguir para realizar transferencias documentales y la importancia que tiene las
TRD, para ello procede a aplicar tu gran creatividad plasmando tus ideas en diapositivas

Actividad de aprendizaje 6.

Implementa el plan operativo y las políticas de la Organización relacionados con el

proceso de transferencias documentales

Teniendo en cuenta que al realizar un plan operativo para procesos de transferencia debemos
asegurarnos que el lugar donde
se van a transferir los
documentos para su custodia
cumpla con los requisitos
mínimos establecidos para los
depósitos de archivo, por lo
cual vamos a dirigirnos a la
biblioteca y vamos a consultar
la cartilla de depósitos de
archivo del archivo general de
la nación y obtener suficiente
información que nos permita
realizar el plan operativo.

Una vez leído el material

procederemos a realizar las
siguientes actividades

a. Realizar un cuadro de Excel el cuadro donde se especifiquen las características de los

cinco principios fundamentales requeridos, Independencia, amplitud, seguridad,
funcionalidad dignidad

Elabore un ensayo mínimo de dos hojas donde usted hable sobre las condiciones físicas y
requisitos establecidos para construcción y funcionamiento de un depósito de archivo Central

Actividad de aprendizaje 7:

Organiza los documentos por transferir, utilizando las unidades de conservación y

almacenamiento, el amarre y las normas de embalaje.

El transferir los documentos a un área donde se van a conservar por un largo periodo implica
que ellos deben cumplir ciertas características para su traslado por lo tanto en listaremos los
requisitos a cumplir.
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 1. Valorar la documentación de acuerdo a la tabla de retención

2. Clasificar y guardar las series documentales seleccionadas para transferir por periodo en
una caja de archivo x-200

3. Realizar proceso de expurgo documental a cada expediente evitando que sea trasladado
con residuos como grapas, clips o elementos adhesivo que pueda dañar la información en
un futuro de manera que no se transfiera con grapas o clips, igualmente debemos verificar
que la documentación se le haya aplicado proceso de expurgo.

4. Foliar con lápiz de mina negra en la parte superior derecha

5. Realizar el inventario documental

6. Identificar las cajas a transferir de acuerdo a la programación designada por la coordinación

respetando cada número de inventario por caja y expediente.

7. Realizar la transferencia al depósito de archivo o archivo central para que sea cotejado con
la información entregada en cada caja.

8. Solicitar la copia de transferencia documental o planilla de inventario para ser guardada por
cada sección o dependencia.

Cumpliendo todos estos requerimientos

vamos a realizar un ejercicio práctico con
material entregado por la instructora y
observaremos algunas técnicas de embalaje
de material.

3.4 ACTIVIDADES DE TRANSFERENCIA DE CONOCIMIENTOS

Querido aprendiz con el fin de verificar el aprendizaje lo invito a proceder a realizar las siguientes
actividades como evidencia de desempeño.

a. Con el fin de avanzar en la temática

Transferencias Documentales se hace
necesario tener claro cómo está conformado
el Comité de Archivo integrado al Comité
Institucional de Gestión y Desempeño, por ello

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 te invito recordar la normativa que aplica y las dependencias que los deben integrar crear el
acta o la resolución.

b. Con el objetivo de identificar las

condiciones que debe poseer un
depósito de archivo te invito a
descargar de la página del archivo
general de la nación la cartilla
DEPOSITOS DE ARCHIVOS y
luego elabora una maqueta en la
que se evidencien los
requerimientos mínimos en
cuenta, Condiciones
estructurales, Ubicación,
Estructura, Capacidad,
Consistencia, Distribución,
Condiciones de seguridad, Instalaciones eléctricas, Instalaciones hidráulicas. Equipos para
atención de desastres, Alarmas contra incendios, Condiciones funcionales Espacios físicos,
Distribución de muebles, Acceso.

c. Teniendo en cuenta las medidas que deben poseer las cajas y carpetas para archivo de
gestión, central e histórico procedo a implementar los conocimientos que posees y elaboro
cada una de las cajas que en estos se deben utilizar. Se te recomienda reunirte en grupos
de máximo 3 integrantes y proceder a participar activamente de esta evidencia de
conocimiento tan importante para tu proceso de aprendizaje. ¡Adelante!.

d. Elabora un programa de transferencias

documentales para una organización
aplicando la metodología, las políticas
archivísticas e institucionales y la
normatividad vigente.

Ambiente Requerido:

 Aula convencional 303 -305 Edificio

formación
 Video Beam o televisor de 40 -55 pulgadas (1)
 Computadores (30)
 Escritorios (35), Sillas ergonómicas (35)
 Tablero acrílico (1)

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Materiales:

Guías de aprendizaje e instrumentos de evaluación

Video de presentación de contenidos con audio y lengua de señas
Blog tamaño carta,lapiceros
 Computador-interner –celular

4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN

Evidencias de Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de

Aprendizaje Evaluación

Evidencias de  Aplica principios, normas y Listado de preguntas

conocimiento: técnicas archivísticas y
legislación vigente para la Cuestionario
realización de transferencias
documentales, primarias y
secundarias, de acuerdo con
los procedimientos
establecidos.
 Establece que es un proceso
de transferencia
documentales , su importancia
Y los procedimientos para
realizarla en la empresa una
vez cumplidos los tiempo en
cada ciclo vital de los
documentos que produce y
Evidencias de
recibe la empresa producto de Técnica: Observación
Desempeño la gestión administrativa.
 Interpreta los conceptos de Lista de chequeo de desempeño
Actividades de fondos acumulados, tablas de
aprendizaje de la guía valoración documental, de
de 01 al 07 acuerdo con las normas
archivísticas y legislación
vigente
 Aplica las Tablas de Retención
y de Valoración Documental en
el proceso de transferencias
documentales, primarias y
secundarias, teniendo en
cuenta las condiciones
básicas, la fase del archivo Lista de chequeo de producto
que se va a transferir y el
cronograma previsto
Evidencias de  Realiza el alistamiento físico
Producto: de los documentos que se van
a transferir, teniendo en cuenta
Acta de comité de las Tablas de Retención y de
Valoración Documental.
archivo
 Implementa el plan operativo y
las políticas de la Organización
Elaboración de las
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Unidades de relacionados con el proceso de
conservación Cajas transferencias documentales

Programa de  Organiza los documentos por

Transferencias transferir, utilizando las
unidades de conservación y
almacenamiento, el amarre
y las normas de embalaje.

 Elabora un programa de
transferencias documentales
para una organización
aplicando la metodología, las
políticas archivísticas e
institucionales y la
normatividad vigente.
 Divulga el programa de
transferencias documentales y
el instructivo, a los funcionarios
de la organización, aplicando
las técnicas de comunicación
oral y escrita

5. GLOSARIO DE TÉRMINOS

• ACCESO A LOS ARCHIVOS: Derecho de los ciudadanos a consultarla información

que conservan los archivos públicos, en los términos consagrados por la ley.

• ACCESO A LOS DOCUMENTOS ORIGINALES. Disponibilidad delos documentos de

archivo mediante los instrumentos de consulta de la información.

• ACERVO DOCUMENTAL: Conjunto de los documentos de un archivo

• ACTIVIDAD ADMINISTRATIVA: Conjunto de tareas, operaciones, acciones y trámites

reglados por las normas de procedimiento y llevadas a cabo por una unidad administrativa
(oficina), que se materializan en tipos documentales y permiten desarrollar las funciones
asignadas.

• ADMINISTRACIÓN DE ARCHIVOS. Operaciones administrativas y técnicas

relacionadas con la planeación, dirección, organización, control, evaluación, conservación,
preservación y servicios de todos los archivos de una Institución.

• ALMACENAMIENTO DE DOCUMENTOS. Depósito de los documentos en estantería,

cajas, archivadores, legajos, entre otros, para su conservación física y con el fin de ser
extraídos posteriormente para su utilización.

• ARCHIVISTA. Persona especializada en el manejo de los archivos

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• AUTENTICACIÓN DE DOCUMENTOS. Es la autorización o legalización de documentos
por parte del funcionario competente para revestirlos de ciertas formas y solemnidades,
según lo establecido por la ley.

• AUTOMATIZACIÓN. Aplicación de los medios tecnológicos a los procesos de

almacenamiento y recuperación de la información documental.

• CARPETA: Cubierta con la que se resguardan los documentos para su conservación.

• CATÁLOGO: Instrumento de consulta que describe los documentos seleccionados de

uno o varios fondos, tomando en cuenta un criterio determinado.

• CERTIFICACIÓN DE DOCUMENTOS. Documento que da fe de la presencia de

determinados datos en los documentos de archivo.

• CICLO VITAL DEL DOCUMENTO. Etapas sucesivas por las que atraviesan los
documentos desde su producción o recepción en la oficina y su conservación temporal,
hasta su eliminación o integración a un archivo permanente. Clasificación de documentos
individuales en el interior de una pieza. Clasificación de piezas en el interior de un fondo.

• CLASIFICACIÓN DOCUMENTAL. Labor intelectual mediante la cual se identifican y

establecen las series que componen cada agrupación documental (fondo, sección y
subsección), de acuerdo a la estructura orgánico-funcional de la entidad.

• CÓDIGO. Sistema de signos y combinaciones de signos, cada uno delos cuales

representa ciertos datos previamente convenidos.

• COLECCIÓN DE ARCHIVO. Reunión artificial de documentos, formada por un

individuo, familia o Institución.

• COLECCIÓN DOCUMENTAL. (Véase Colección de Archivo)

• COMITÉ ASESOR. Grupo de especialistas y expertos en el campo de la archivística y

disciplinas afines, que recomiendan sobre procedimientos y procesos tanto administrativos
como técnicos.

• COMITÉ DE ARCHIVO. Grupo asesor de la alta dirección, responsable de definir las

políticas, los programas de trabajo y la toma de decisiones en los procesos administrativos y
técnicos delos archivos.

6. REFERENTES BILBIOGRÁFICOS

Observatoriotic.archivogeneral.gov.co

Constitución política artículos 8,15,20,23,27,63,70,71,72,74,94,95,112,112,313,212.

LEY 57 de 1985 ART. 12 "Toda persona tiene derecho a consultar los documentos que reposen en
las oficinas públicas y a que se les expida copia de los mismos, siempre que dichos documentos no
tengan carácter reservado conforme a la Constitución o a la ley o no hagan relación a la defensa o
seguridad nacional"

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LEY 594 DE 2000 "Por medio de la cual se dicta la ley general de archivos y se dictan otras
disposiciones"

LEY 1712 DE 2014 "Por medio de la cual se crea la ley de transparencia y del derecho de acceso a
la información pública nacional y se dictan otras disposiciones

Acuerdo 004 de abril de 2019 “Por el cual se reglamenta el procedimiento para la elaboración,
aprobación, evaluación y convalidación, implementación, publicación e inscripción en el Registro
único de Series Documentales – RUSD de las Tablas de Retención Documental – TRD y Tablas de
Valoración Documental – TVD”.

Acuerdo 049 de mayo de 2000. Por el cual se desarrolla el artículo del Capítulo 7 “Conservación de
Documentos” del Reglamento General de Archivos sobre “condiciones de edificios y locales
destinados a archivos”.

7. CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Autor (es) Darly Tarazona Instructora s Comercio y 04-07-2020

servicios
Zoriada Contreras Jaimes

Luz Marina Arias

8. CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar únicamente si realiza ajustes a la guía)

Nombre Cargo Dependencia Fecha Razón del

Cambio

Autor (es)

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