PROCESO DE GESTIÓN DE FORMACIÓN PROFESIONAL INTEGRAL

FORMATO GUÍA DE APRENDIZAJE

IDENTIFICACIÓN DE LA GUIA DE APRENDIZAJE

• Denominación del Programa de Formación: TECNÓLOGO EN GESTIÓN ADMINISTRATIVA

• Código del Programa de Formación: 122115 V-100
• Nombre del Proyecto : Diseño de un modelo de gestión para el fortalecimiento de los procesos
administrativos de las unidades de negocio apoyadas por el fondo emprender y otras fuentes de
financiación de la regional Norte de Santander
• Fase del Proyecto: Ejecución
• Actividad de Proyecto: Gestionar adecuadamente la información que se genere en el desarrollo
de los procesos administrativos de las empresas objeto de estudio
• Competencia: Organizar la documentación teniendo en cuenta las normas legales y de la
organización.
• Resultados de Aprendizaje Alcanzar:

Operar los recursos tecnológicos requeridos para el recibo, el despacho y la organización de los
documentos, de acuerdo con las políticas institucionales.
Recibir documentos empresariales de acuerdo con las normas de la organización y la legislación
vigente.
Despachar los documentos empresariales teniendo en cuenta las normas gramaticales y de sintaxis, las
normas técnicas colombianas para la elaboración y presentación de los documentos, las normas
internas y la legislación vigente.

• Duración de la Guía: 70 Horas

2. PRESENTACIÓN

Apreciado Aprendiz: El estudio de esta guía, le permitirá

desarrollar las habilidades necesarias para el manejo ,
uso y consulta eficiente de la documentación producida
y recibida en la organización incluyendo el aprendizaje
de instrumentos archivísticos y de los procesos de
recepción, trámite y despacho de los documentos. Los
invitamos entonces a participar activamente en el
desarrollo de las actividades planteadas en esta guía con
gran responsabilidad y entusiasmo. Fuente: https://www.youtube.com/watch?v=cRjwTDF_s5o&ab_channel=Did%C3%A1cticaEmpresarial

GFPI-F-135 V02
3. FORMULACIÓN DE LAS ACTIVIDADES DE APRENDIZAJE

3.1. Actividad de reflexión inicial

Vicente López, es funcionario de una entidad pública y

es el encargado de recibir la correspondencia. A
Vicente no le agrada la función que desempeña
porque le parece muy aburrida y poco importante por
eso no le presta mucha atención a los documentos que
le entregan y casi como de forma automática y sin
revisar solo recibe y radica.

Frente a la situación planteada ,responda de forma

individual las preguntas planteadas y participe
activamente en la socialización de la actividad dirigida
por su instructor (a) . Fuente: http://archivosagil.blogspot.com/2017/11/las-mejores-condiciones-de-preservacion.html

a) Considera usted, poco importante la función que desempeña Vicente en la entidad? Por que?
b) Mencione alguna situación o caso negativo que se le puede presentar a Vicente si continua
realizando su trabajo de la misma manera?
c) ¿Que recomendaciones le daría a Vicente para el desempeño de su cargo dentro de la entidad
Pública?
Duración: 1 Hora

3.2. Actividades de contextualización e identificación de conocimientos

De forma individual , con buena ortografía y redacción elabore un texto de máximo 10 renglones donde
exponga según su criterio los aspectos claves que debe tener en cuenta la persona encargada de la recepción,
radicación y distribución de la correspondencia en una organización para que dichos procesos se realicen
eficientemente. Socialice su texto con su instructor(a) y compañeros

Duración: 1 Hora

3.3. Actividades de Apropiación – Teorización o conceptualización

Actividad de Aprendizaje: Aplicar la normatividad vigente y el manual de gestión documental en los

procesos de recibo,radicación,registro y distribución de los documentos: Para el desarrollo de la actividad
de aprendizaje se proponen las siguientes subactividades:

a) Realice la lectura del Acuerdo 060 de 2001 que encuentra en el material de apoyo y desarrolle el
taller propuesto.
Duración: 6 Horas

b) Organizados en grupos consulten un ejemplo de manual de gestión documental de una entidad u

organización y teniendo ese documento como referencia diseñen un instructivo para la elaboración

GFPI-F-135 V02
 del manual de gestión documental que de ser puesto en practica de como resultado el documento
consultado.
Duración: 6 Horas

c) Consultando el documento “Recibo y despacho de Documentos “ ubicado en el material de apoyo,

de forma individual elabore un mapa mental del procedimiento del recibo de documentos
Duración: 2 Horas

d) En grupos de trabajo preparen y presenten una dramatización donde simulen y representen todas
las actividades del procedimiento de recibo de documentos.
Duración: 6 Horas

e) En grupos de máximo cuatro integrantes

• Lean antentamente el documento “Recibo y despacho de Documentos “ que encontraran en el
material de apoyo
• Formulen 20 preguntas de selección multiple y/o de falso y verdadero
• Organicen una dinámica o juego de preguntas
• Dirijan y desarollen la dinámica o juego de preguntas con la participación de sus otros
compañeros
Duración: 10 Horas

f) En grupos consulten y elaboren los formatos propuestos a continuación completando 5 registros por
cada formato
• Formato de Prestamo de Documentos
• Formato de entrega de Correspondencia Recibida
• Formato de Registro de correspondencia Recibida
Duración: 5 Horas

g) Consulte el documento “Administración de comunicaciones oficiales” dispuesto en el material de

apoyo donde encontrara el concepto de comunicaciones oficiales ,y su clasificación en
comunicaciones oficiales internas ,recibidas y enviadas.

En grupos de trabajo seleccionen una entidad pública ,consulten su pagina web y en el espacio de
transparencia y acceso a la información pública ubiquen las tablas de retención documental u otra

GFPI-F-135 V02
 información que les permita hacer una lista de 15
comunicaciones oficiales tramitadas en razón de las
funciones de la entidad divididas en 5 comunicaciones
internas,5 recibidas y 5 enviadas.

Participen activamente de la socialización de la actividad

dirigda por su instructor(a)
Duración: 2 Horas

Fuente: https://repository.unad.edu.co/reproductor-ova/10596_22997/13_rbol_de_problemas.html

h) En sus grupos de trabajo consulten los medios tecnológicos utilizados en el desarrollo de las
actividades que hacen parte del procedimiento de recibo de documentos y busquen imágenes
relacionadas que deberán llevar al ambiente de formación para que en un octavo de cartulina
elaboren un collage con ese material.
Duración: 2 Horas

i) Consulte de forma individual los conceptos y formatos de los instrumentos archivsiticos : Tabla de
Retención Documental (TRD), Cuadro de Clasificación Documental (CCD) y formato único de Inventario
Documental (FUID) y presente el resultado su consulta transcrita en una hoja(s) de evidencia.
Duración: 2 Horas

j) Despues de ser socializadas y haber recibido por parte de su instructor(a) la retroalimentación

correspondiente cargue las evidencias del desarrollo de las actividades en la plataforma LMS
dispuesta por el SENA.

Actividad de Aprendizaje: Identificar las caracteristicas y ventajas de la gestión documental electrónica

Con el fin de comprender la evolución que ha tenido la gestión documental con la utilización de las TIC y
desarrollar la actividad de aprendizaje ,se propone el desarrollo de las siguientes subactividades:

a) Teniendo en cuenta la información de la infografía “Documentos y expedientes electrónicos que

encontrara en el material de apoyo y otra consultada en diferentes fuentes de información ,de forma
individual realice paralelos entre los conceptos de documento vs documento de archivo,documento
electrónico vs documento electrónico de archivo, documentos análogos vs documentos electronicos
y documentos digitalizados ,expediente electronico vs expediente hibrido. De un ejemplo de cada
concepto.
Duración: 4 Horas

b) Observe el video “Gestion Documental Electronica “ que encuentra en el material de apoyo y

organizados en grupo y realicen en un pliego de papel bond, un árbol ubicando en el centro la Gestión
Documental electronica ,en las raíces ubique los problemas,limitaciones o desventajas del manejo y

GFPI-F-135 V02
 conservación de los documentos de los archivos análogos y en las hojas los beneficios o todo aquello
que se mejora con una estrategia de gestión documental electronica. Socialicen la actividad con su
instructor(a) y demás compañeros
Duración: 5 Horas

c) En grupos consulten que es un sistema de gestión documental y su importancia , ademas investiguen 2

software SGD gratis y 2 pagos que ofrece el mercado y presentelos en máximo 10 diapositivas
Duración: 2 Horas

d) Cargue las evidencia de las actividades desarrolladas y previamente socializadas en la plataforma

LMS dispuesta por el SENA.

Actividad de Aprendizaje: Aplicar las normas de seguridad y salud en el trabajo en el área de archivo

a) En base al documento que encuentra en el material de apoyo “Seguridad y salud ocupacional en el área
de archivos” , en grupos realicen un afiche para los nuevos funcionarios del área de archivo de la
Empresa ABC LTDA donde les presenten en un decálogo la información mas relevante sobre los riesgos
laborales o profesionales de su oficio, y les den recomendaciones para evitar enfermedades laborales
o accidentes de trabajo.
Duración: 4 Horas

b) En grupos elaboren un cuadro donde relacionen los elementos de protección personal que deben
utilizarse en el área de archivo. El cuadro debe contener una imagen , la justificación del uso de cada
EPP y algunas observaciones relacionadas con las especificaciones técnicas de cada uno de los
elementos .
Duración: 4 Horas

c) Cargue las evidencia en la plataforma LMS dispuesta por el SENA dentro de los plazos acordados con
su instructor(a)
d) Responda el cuestionario de evaluación propuesto por su instructor(a) para evaluar la apropiación
de sus conocimientos respecto a los ejes temáticos trabajados en esta guía de aprendizaje
Duración: 1 Hora

3.4. Actividades de Transferencia de Conocimiento

a) Desarrolle el taller de elaboración de instrumentos archivísticos utilizando los formatos CCD y TRD
que encuentra en el material de apoyo y consultando el banco terminológico del AGN
http://banter.archivogeneral.gov.co/banter/vocab/index.php

Duración: 6 Horas

• Ambiente Requerido

GFPI-F-135 V02
Ambiente presencial de formación: Aula dotada con tablero,video beam,computador y puestos de
trabajo para los aprendices

• Materiales de formación:

Televisor- VGA- HDMI- Tablero-Computador portátil o de mesa por cada 2 aprendices, Libros de la
biblioteca. Kit de materiales: marcadores, CD, borrador de tablero, cartulinas, bloc de notas, lapices,
esfero.

4. ACTIVIDADES DE EVALUACIÓN
Tome como referencia la técnica e instrumentos de evaluación citados en la guía de Desarrollo Curricular
Evidencias de Aprendizaje Criterios de Evaluación Técnicas e Instrumentos de
Evaluación

Evidencias de Conocimiento : Verifica rigurosamente que Técnica: Formulación

consultar un ejemplo de manual los documentos reúnan las dePreguntas
de gestión documental de una condiciones para ser
entidad u organización y teniendo radicados, registrados y Instrumento: Cuestionario
ese documento como referencia despachados, de acuerdo con Evaluación
diseñen un instructivo para la el manual de gestión
elaboración del manual de gestión documental, las normas
documental que de ser puesto en técnicas colombianas para la
practica de como resultado el elaboración y presentación de
documento consultado documentos y las de gestión
de la calidad.

Aplica de manera rigurosa los

procedimientos, manuales o
automatizados y la normativa
vigente para la recepción de
Evidencias de Desempeño: los documentos Técnica: Juego de roles
Dramatización donde simulen y /Dramatización
representen todas las actividades Registra con responsabilidad
del procedimiento de recibo de los documentos internos y Instrumento
documentos. externos por despachar,
aplicando el manual de Lista de chequeo
gestión documental y la
tecnología disponible.

Comprueba el registro de los

documentos recibidos y
despachados, de acuerdo con
las Normas y la legislación
vigente.

GFPI-F-135 V02
 Realiza rigurosamente el
descargue de los documentos
trasladados a las
dependencias responsables
de su trámite, de acuerdo con
el manual de gestión
documental.

Distribuye oportunamente las

Evidencias de Producto:
árbol de causas y consecuencias
copias de los documentos por
enviar de acuerdo con las Técnica : Valoración de
normas internas y la productos
legislación vigente.
Instrumento: Lista de chequeo
Utiliza de manera responsable
los formatos, planillas y
software para el registro y
control de los documentos
recibidos, teniendo en cuenta
las normas de gestión de la
calidad y la tecnología
disponible.

Utiliza responsablemente las

tablas de retención
documental.

Aplica de manera cuidadosa el

procedimiento, manual o
automatizado, para la
radicación de los documentos
por despachar, utilizando la
tecnología y el aplicativo
disponible.

5. GLOSARIO DE TÉRMINOS

Cuadro de Clasificación Documental: Es una herramienta fundamental para los archivos que refleja, de
manera organizada, todas las funciones y actividades de la empresa (las series documentales creadas y
gestionadas, independientemente de su soporte y cronología). Es decir, “reflejan la jerarquización dada a la
documentación producida y en el que se registran las series y subseries documentales con su respectiva
codificación, a su vez las agrupa por las unidades productoras o dependencias”, como señala el Archivo
General de la Nación (AGN).

Comunicaciones Oficiales :Son todas aquellas recibidas o producidas en desarrollo de las funciones asignadas

GFPI-F-135 V02
legalmente a una entidad, independientemente del medio utilizado; estas comunicaciones generan como
soporte una serie de documentos, y lo hacen tanto en el ámbito institucional interno como en el externo

Foliación: Acto de enumerar los folios solo por su cara recta

Sistema Nacional de Archivos: Es un conjunto de instituciones archivísticas articuladas entre sí, que
posibilitan la homogenización y normalización de los procesos archivísticos, promueven el desarrollo de estos
centros de información, la salvaguarda del patrimonio documental y el acceso de los ciudadanos a la
información y a los documentos

Tabla de Retención Documental: Se define como el listado de series, con sus correspondientes
tipos documentales, a las cuales se les asigna el tiempo de permanencia en cada etapa del ciclo vital de los
documentos.

6. REFERENTES BILBIOGRÁFICOS

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN (AGN). Manual implementación de un Programa de GGeFsPtIi-óF-

n135 V01documental PGD. Bogotá D.C., 2014
CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Ley 594 de 2000. Por medio de la cual se dicta la Ley General de Archivos y se
dictan otras disposiciones.

CONGRESO DE LA REPÚBLICA. Ley 1712 de 2014. Por medio de la cual se crea la Ley de Transparencia
y del Derecho de acceso a la información pública nacional y se dictan otras disposiciones.

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN (AGN). Cartilla de Ordenación documental Bogotá D.C., 2003

ARCHIVO GENERAL DE LA NACIÓN (AGN). Acuerdo 060 de 2001.

https://www.archivogeneral.gov.co/

7. CONTROL DEL DOCUMENTO

Nombre Cargo Dependencia Fecha

Autor (es) Jenny Adriana Carrillo Instructor Coordinación 07/07/2023

Comercio y
Servicios

8. CONTROL DE CAMBIOS (diligenciar únicamente si realiza ajustes a la guía)

Nombre Cargo Dependencia Fecha Razón del Cambio

Autor (es)

GFPI-F-135 V02