La Ofimática

La ofimática es el conjunto de técnicas, aplicaciones y herramientas

informáticas que se utilizan en funciones de oficina para optimizar,
automatizar y mejorar los procedimientos o tareas relacionados.

Las herramientas ofimáticas permiten idear, crear, manipular, transmitir y

almacenar información necesaria en una oficina. Actualmente es
fundamental que estas estén conectadas a una red local y/o a internet.

Cualquier actividad que pueda hacerse manualmente en una oficina puede

ser automatizada o ayudada por herramientas ofimáticas: dictado,
mecanografía, archivado, fax, microfilmado, gestión de archivos y
documentos, etc.

La estructura ofimática suele estar formada por computadoras y periféricos

(como impresoras y escáneres) que están conectados mediante una red de
área local y que también tienen conexión a la Web. Los teléfonos y los
equipos de fax también forman parte de la ofimática.

El objetivo de la ofimática, en definitiva, es la automatización y

optimización de las tareas habituales de una oficina. Muchas actividades
que antes se realizaban de forma manual, como la redacción de
comunicados, ahora se encuentran facilitadas gracias a la tecnología. La
ofimática permite ahorrar tiempo y, por lo tanto, aumentar la rentabilidad
de las oficinas.
Se conoce como suite ofimática, por último, a la recopilación de programas
informáticos que son de uso habitual en las oficinas. Estas suites suelen
incluir procesador de texto, hoja de cálculo, gestión de base de datos,
cliente de correo electrónico, agenda y administrador de presentaciones o
diapositivas.

Herramientas

Usualmente estas herramientas de ofimática incluyen:

 Manejador o Administrador de Bases de Datos

 Hojas de cálculo
 Procesadores de Textos
 Presentadores de ideas
 Gráficos
 Utilidades: agendas, calculadoras, etc.
 Programas de e-mail, correo de voz, mensajeros.

Manejador o Administrador de Bases de Datos

Un manejador de bases de datos básicamente permite almacenar

información, clasificarla y posteriormente emplearla mediante consultas,
resultados e informes que han de ser diseñados por el administrador o
usuario de la base. Este aplicativo resulta especialmente útil cuando
hablamos de analizar grandes volúmenes de información muy diferente,
pero que cumple con ciertos requisitos en común al definir grupos.

Esos requisitos que son similares en cada grupo de datos son los que se
definen como campos dentro de una tabla. Y cada conjunto de campos para
un dato almacenado en particular, se denomina registro. Esto es, toda la
información que almacenamos dentro de una base de datos está constituida
por una serie de campos y registros cruzados, algunos de ellos relacionados
con otros, que nos permiten clasificarla según los criterios que definamos
para ello, para así hacerla mucho más útil para nuestras labores.

Hojas de cálculo

Las hojas de cálculo (hojas electrónicas) aparecieron cuando surgió la

necesidad de adaptar los sistemas de planificación utilizados en los grandes
ordenadores a los nuevos microordenadores. Son una combinación de
calculadora, lápiz y papel, que unido a la potencia y capacidad de
almacenar datos de los sistemas informáticos, las convierten en una
herramienta de primerísima importancia en el mundo empresarial.
Mediante una hoja de cálculo podemos realizar diversas tareas que
involucren tanto la organización y presentación de información, como el
cálculo de valores y funciones haciendo uso de números, operadores
matemáticos y lógicos.

Una hoja de cálculo está compuesta por filas y columnas. Cada punto
donde se cruza una fila con una columna se conoce como celda. Por
convención se suelen identificar las columnas con letras y las filas con
números, por lo cual cuando hablamos de la celda "C24" decimos que es el
cruce de la columna C con la fila 24. En cada celda podemos almacenar un
valor, que puede ser numérico o no, e incluso puede tener diversos
formatos. Cada celda puede ser referencia por otra de tal forma que los
datos almacenados en unas se convierten en información utilizada por otras
a través de fórmulas y funciones. Las formulas son cálculos matemáticos
creados por el usuario mientras que las funciones son operaciones
matemáticas predefinidas en las cuales el usuario sólo establece los
argumentos o parámetros de funcionamiento. Una formula puede estar
constituida por funciones, por ejemplo:

=REDONDEAR(SUMA(A2:A15);1). En este ejemplo existen dos

funciones que por separado realizan tareas distintas. La función
REDONDEAR es una operación predefina que ajusta los números
decimales de un resultado según los intereses del usuario. La función
original tiene esta forma: REDONDEAR (n°;n°de decimales); esto es,
primero se selecciona el número que se desea redondear y luego la cantidad
de decimales que se necesita. En el ejemplo empleado, el número a
redondear es el resultado de un suma (otra función) de los valores
contenidos en las celdas A2 hasta la A15. En resumen, en este caso
tenemos una Formula que combina dos funciones que por defecto no están
juntas y que para efectos de lograr un mejor resultado el usuario las junta
de la forma indicada. El funcionamiento de los cálculos matemáticos en
una planilla sigue las mismas reglas de la aritmética básica. Primero se
resuelven las divisiones y multiplicaciones y luego las sumas y restas. Lo
mismo ocurre con los paréntesis. Primero se resuelven los paréntesis
interiores y luego los exteriores.

Adicionalmente, las hojas de cálculo más conocidas en el mercado actual

suelen integrar poderosas herramientas para análisis estadístico y
financiero, pues en esos campos es donde resulta particularmente útil, tanto
para almacenar datos, como para hacer diversos análisis de los mismos,
bien sea de forma preliminar o con fines más profesionales.
Procesadores de Textos

Los procesadores de texto son unos de los programas más importantes y

necesarios en la utilización de cualquier PC. Elegir el más adecuado
depende de la experiencia y pretensiones de los usuarios. Un procesador de
textos está orientado a la gestión de textos para la generación de informes,
cartas, edición de documentos textuales, etc. que como último soporte
utilizarán el papel para la transmisión de información escrita o bien las
redes de comunicación. Hoy son una herramienta imprescindible en
cualquier oficina.

La evolución ha sido tan importante que muchas veces no son

aprovechadas ni la mitad de sus capacidades. Actualmente una sola persona
sin conocimientos informáticos y con un entrenamiento de algunas horas
puede realizar todo el proceso de edición; desde concebir el original hasta
escribirlo, darle el formato adecuado e imprimirlo.

Un procesador de texto se define como el software aplicativo que permite

editar, almacenar, recuperar e imprimir información escrita dentro de un
PC. Muchos quizá recordemos algunos editores de texto muy populares en
los 80`s (WordStar por ejemplo), que requerían una gran cantidad de
comandos y donde era indispensable saberlos de memoria para poder
obtener un documento medianamente presentable, sin embargo las
herramientas de procesamiento de texto actuales son mucho más amigables
y eficientes, en términos de recursos, complejidad, tiempo y resultados.
mag Los procesadores actuales cuentan con programas auxiliares como los
diccionarios ortográficos, de sinónimos o bilingües. Los ortográficos sirven
para revisar el documento completo o páginas detectando los errores de
mecanografía y faltas de ortografía. Los de sinónimos (tesauros) permiten
consultar posibles alternativas a una palabra. Los diccionarios bilingües
permiten buscar la palabra en otro idioma. Otras posibilidades hasta hace
poco tiempo consideradas como avanzadas son: editores de fórmulas,
posibilidad de definir macros, sombreados de marcos, escritura en
columnas.

Presentadores de Ideas

Estas sencillas pero útiles aplicaciones nos permiten diseñar presentaciones

mediante diapositivas o avisos que incluyen texto, animaciones, sonidos,
videos, etc. El trabajo dentro de estos presentadores se parece mucho al de
un procesador de texto, sin embargo puede resultar más versátil al
momento de incluir efectos en multimedia, así como al momento de
exponerlos, pues suelen incluir una opción de presentación, que elimina de
la pantalla todos los elementos innecesarios dejando solamente la
presentación.

Este aplicativo suele ser empleado en exposiciones, presentaciones de

productos, conceptos y trabajos, pues si se cuenta con el equipo adecuado,
facilita la transmisión de información para auditorios con muchas personas.

Gráficos

En un principio podemos clasificar a los distintos programas de gráficos

como de dibujo o de diseño asistido por computadora. Los primeros son los
que dibujan en pantalla y los segundos aquellos que dibujan en memoria y
muestran el resultado en pantalla. Su forma de trabajar también es distinta:
los de pantalla lo hacen agrupando puntos (pixeles) y se les suele
denominar "mapas de bits" o "bitmap"; los de memoria trabajan con
entidades vectoriales y sus definiciones geométricas como objetos. Cada
método tiene sus ventajas y sus inconvenientes respecto a la calidad de
representación y facilidad de manipulación o modificación.

a) Los gráficos de gestión: pertenecen al área de programas de dibujo para

presentaciones de diagramas estadísticos, organigramas, esquemas, etc.
Suelen ser programas integrados o relacionados con otros de gestión de
datos: hojas de cálculo, bases de datos, procesadores de textos, etc.

b) Gráficos de dibujo y diseño: Se dispone de figuras geométricas (puntos,

rectas y curvas) y funciones de gestión de las imágenes (borrado, centrado,
traslaciones, giros, ampliaciones, etc). Se utilizan en dibujo lineal y
artístico, diseño de máquinas y herramientas (incluidos los automóviles),
esquemas eléctricos y electrónicos, mapas y cartografía, arquitectura y
urbanismo, publicidad y artes gráficas, etc.

Integración en la Oficina

Los tres ejes de la integración de la tecnología en la oficina (ofimática) son:

 Comunicabilidad (comunicaciones),
 Compatibilidad (ordenador personal/workstation y las herramientas
de software) y
 Convivencialidad (interfaz hombre/máquina).

La oficina del futuro puede estar formada por un conjunto de herramientas

informáticas conectadas, interna y externamente, por redes de
comunicación de diferente naturaleza.
En la actualidad, debido a los inmensos volúmenes de información que
deben procesar muchas organizaciones, y contando con los adelantos
tecnológicos de la época, se debe hacer uso intensivo de equipos de
cómputo adecuados para hallar solución a los diversos problemas que
involucra el manejo de la información. Para ello se ha de emplear una serie
de herramientas ofimáticas que permitan a los usuarios acceder a la
información de forma eficiente, garantizando así la marcha normal de las
actividades y el cumplimiento de las tareas.

Historia de la Ofimática

La ofimática o la automatización de la oficina moderna, comienza con la

máquina de escribir y con la fotocopiadora, que permitieron mecanizar
tareas que antes eran manuales.

Más cerca en el tiempo, la automatización de la oficina también comenzó a

incluir el traspaso de información hacia medios electrónicos.

Pero la revolución de la automatización llegó de la mano de las

computadoras, en especial de las computadoras personales en 1980.

La ofimática básicamente se originó para la gestión de datos (gracias al

poder de cálculo y procesamiento de las computadoras), luego para el
almacenamiento de información (dado que la capacidad de almacenamiento
crecía y se hacía más barato) y finalmente el intercambio de datos (gracias
a las facilidades de las redes, la conexión a internet, etc.).
Ofimática en Línea

Este tipo de aplicaciones permiten crear y compartir el trabajo en línea. Los

documentos se pueden crear desde cero o importarlos a partir de archivos
de texto, presentaciones y hojas de cálculo existentes. Una de las
principales aportaciones de estas herramientas es que permiten compartir o
editar documentos entre varios usuarios (o simplemente visualizarlos) en
tiempo real.

La ofimática con red de área local permite a los usuarios transmitir datos,
correo electrónico e incluso voz por la red. Todas las funciones propias del
trabajo en oficina, incluyendo dictados, mecanografía, archivado, copias,
fax, télex, microfilmado y gestión de archivos, operación de los teléfonos y
la centralita, caen en esta categoría. La ofimática fue un concepto muy
popular en los años 1970 y 1980, cuando las computadoras de sobremesa se
popularizaron.

Lista de Programas de Ofimática

 Microsoft Office — Microsoft Office es una suite de oficina que

abarca el mercado completo en internet e interrelaciona aplicaciones
de escritorio, servidores y servicios para los sistemas operativos
Microsoft Windows y Mac OS X. Microsoft Office fue lanzado por
Microsoft en 1989 para Apple Macintosh,1 más tarde seguido por
una versión para Windows, en 1990.
 ThinkFree Office — ThinkFree Office es una suite ofimática, escrita
en Java que se ejecuta en Windows, Linux, Macintosh y plataformas
Android.
 iWork — iWork es la suite ofimática de aplicaciones creada por
Apple para el sistema operativo Mac OS X e iOS. Contiene un
procesador de texto llamado Pages, un paquete de presentaciones
llamado Keynote y una hoja de cálculo llamada Numbers.
 OpenOffice.org — suite libre y gratuita, utiliza el estándar
OpenDocument. Está conformada por los programas Writer, Calc,
Impress, Draw, Base y es compatible con Microsoft Windows,
GNU/Linux y Mac OS X.
 LibreOffice — suite libre y gratuita, bifurcación de OpenOffice.org,
creada por el grupo de desarrolladores de este último que crearon
The Document Foundation, después de la adquisición de Sun
Microsystems por parte de Oracle Corporation. Contiene un
procesador de texto (Writer), presentaciones en diapositivas
(Impress), una hoja de cálculo (Calc), un gestor de bases de datos
(Base), un programa de diseño de gráficos vectoriales (Draw) y un
editor de fórmulas matemáticas (Math). Es compatible con
Windows, GNU/Linux y Mac OS X.
 Oracle Open Office — (antes StarOffice) suite libre (hasta la versión
5.2) de Sun basada en OpenOffice.org, con algunos añadidos
propietarios. Discontinuada en 2011.
 Corel WordPerfect Office — suite propietaria de Corel
(WordPerfect, Quattro Pro, Paradox, Corel Presentations,
CorelCENTRAL y Dragon NaturallySpeaking).
 Lotus SmartSuite — (Word Pro, Lotus 1-2-3, Lotus Organizer, Lotus
Approach y Freelance Graphics).
 Papyrus OFFICE — (Papyrus WORD, Papyrus BASE).
 IBM Lotus Symphony — suite gratuita, desarrollada a partir de
OpenOffice (documento, presentación, cálculo y navegador web).
 Microsoft Works — Microsoft Works fue una suite ofimática de
Microsoft. Más pequeña, con menos funciones y menor precio que
Microsoft Office, incluía un procesador de texto y una hoja de
cálculo/base de datos. Las nuevas versiones traían una aplicación de
calendario mientras que las más antiguas traían un emulador de
terminal.
 Siag Office — Siag office es una suite ofimática fuertemente
integrada de software libre para sistemas operativos basados en
Unix. Consiste en la hoja de cálculo SIAG, el procesador de texto
PW (Pathetic Writer), el programa de animación Egon, el editor de
texto XedPlus, el gestor de archivos Xfiler y el previzualizador Gvu.

Diomaris Guzmán Matos

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