OFIMÁTICA

Ofimática es un acrónimo compuesto por los términos oficina e informática. El concepto, por lo tanto, hace referencia a
la automatización de las comunicaciones y procesos que se realizan en una oficina.

La ofimática es posibilitada por una combinación entre hardware y software que permite crear, manipular, almacenar y
transmitir digitalmente la información que se necesita en una oficina para realizar las tareas cotidianas y alcanzar sus
objetivos.

Por ejemplo: la ofimática permite que un oficinista lleve los balances de su empresa en un archivo digital mediante
planillas de cálculo que facilitan las operaciones. Dicho archivo puede ser conservado en una computadora, impreso o
enviado a través de Internet.

Componentes y objetivos de una estructura ofimática

La estructura ofimática suele estar formada por computadoras y periféricos (como impresoras y escáneres) que están
conectados mediante una red de área local y que también tienen conexión a la Web. Los teléfonos y los equipos de fax
también forman parte de la ofimática.

El objetivo de la ofimática, en definitiva, es la automatización y optimización de las tareas habituales de una oficina.
Muchas actividades que en el pasado se realizaban de forma manual, como la redacción de comunicados, actualmente
se encuentran facilitadas gracias a la tecnología. La ofimática permite ahorrar tiempo y, por lo tanto, aumentar la
rentabilidad de las oficinas.

Programas informáticos de oficina

Se conoce como suite ofimática, por último, a la recopilación de programas informáticos que son de uso habitual en las
oficinas. Estas suites suelen incluir procesador de texto, hoja de cálculo, gestión de base de datos, cliente de correo
electrónico, agenda y administrador de presentaciones o diapositivas.

Tipos de herramientas ofimáticas

Con el paso de los años, las herramientas ofimáticas han ido evolucionando y ampliando sus funciones. Asimismo, han
ido surgiendo nuevas opciones en el mercado que facilitan aún más este tipo de tareas, lo que permite ahorrar mucho
tiempo y aumenta la productividad de los usuarios. En la actualidad, hay muchas clases de herramientas ofimáticas, pero
las principales son las siguientes:

Procesador de texto

Los procesadores de texto permiten redactar todo tipo de documentos con el teclado de un ordenador o incluso desde
un dispositivo móvil. Además, estos incluyen herramientas que permiten modificar varios aspectos como el tamaño o la
tipografía de la letra, el color, la alineación del texto, aplicar un corrector ortográfico, etc.

Hojas de cálculo

Las hojas de cálculo son una de las herramientas ofimáticas más utilizadas del mundo. Permiten organizar en tablas un
gran volumen de datos, así como realizar todo tipo de cálculos contables. También es posible crear gráficos a partir de
los datos, utilizar complejas ecuaciones, crear facturas y un sinfín de opciones más.

Presentación de diapositivas

Otra de las herramientas más utilizadas son las que permiten realizar presentaciones de diapositivas de una forma
sencilla. Estas incluyen un gran número de recursos gráficos que permiten construir cualquier tipo de presentación.
Bases de datos

Las herramientas ofimáticas también han facilitado a los usuarios la creación de bases de datos. Estos programas
permiten agrupar datos de forma lógica, así como actualizarlos, eliminarlos o modificarlos de manera fácil. Se puede
decir que han democratizado el uso de bases de datos en las oficinas, ya que reduce la complejidad de su creación y
gestión a su mínima expresión.

Correo electrónico

El correo electrónico es también considerado como una herramienta ofimática. Sin duda, en la actualidad, es algo vital
para las empresas. Cada usuario dispone de su propia dirección y gestor de emails, con el cual puede comunicarse con
sus compañeros y clientes de forma casi instantánea.

Calculadora

Aunque pueda parecer una herramienta menor, la calculadora es de gran utilidad en los trabajos de oficina. Sea cual sea
el sector, siempre hay algún tipo de cálculo que realizar. Por ello, tener a mano una calculadora digital para realizarlos
de manera rápida es de gran ayuda, ya que no solo nos ahorra mucho tiempo, sino que también evita posibles fallos
humanos.

Agenda o calendario

Por último, gracias a la agenda o calendario es posible organizar nuestro tiempo de una forma fácil y eficiente: incluyen
alertas, tareas compartidas, programación de reuniones o citas laborales, etc. Además, permite sincronizarlos entre
distintos dispositivos para así tener siempre nuestro planning de trabajo a mano.

Suites de herramientas ofimáticas más populares

En la actualidad, las herramientas ofimáticas son un conjunto de programas o software conocidos como suites
ofimáticas. Este conjunto de programas incluye distintos tipos de herramientas con elementos comunes con las que es
posible trabajar de forma unificada, así como compartir datos entre los distintos programas.

En concreto, en los últimos años, se han popularizado las suites informáticas en la nube, con las que no es necesario
instalar programas en el ordenador, sino que se trata de un servicio online al cual se accede a través de un navegador.
Además, la nube guarda los archivos y hace posible que se pueda acceder a estos mismos desde cualquier dispositivo o
compartirlos de manera fácil con otros usuarios. Algunas de las suites ofimáticas más conocidas son:

Office 365: es sin duda la más utilizada del mundo. Desarrollada por Microsoft, incluye programas como Word, Excel,
PowerPoint, Access u Outlook, que ofrecen todo lo necesario para trabajar. Además, Office 365 ahora ofrece todo esto
en la nube.

LibreOffice: se caracteriza por estar bajo la licencia de software libre General Public License (GPL). Esto quiere decir que,
a diferencia de Microsoft Office, cualquier usuario puede descargar y usar todas sus herramientas ofimáticas sin coste
alguno. LibreOffice es similar a Office 365 (aunque no hay opción para la nube) y tiene una compatibilidad total con los
formatos más conocidos.

Google Docs: ha ido ganando terreno a las herramientas ofimáticas de Microsoft. Es un conjunto de herramientas
gratuitas alojadas en la nube y accesibles desde cualquier dispositivo, incluso si no se dispone de conexión a Internet:
procesador de texto, hoja de cálculo, presentaciones, bases de datos, calendario, correo, etc.

Como puedes ver, desde su aparición, las herramientas ofimáticas se han convertido en un instrumento básico de
cualquier sector para digitalizar información, organizarse o comunicarse de una forma eficiente y rápida. Y es que
redactar con un procesador de texto, organizar datos en una hoja de cálculo o crear presentaciones de diapositivas son
tareas habituales. Por esta razón, manejarlas de manera adecuada es algo necesario, dado que se utilizan en casi todos
los puestos de trabajo que se llevan a cabo en una oficina; de ahí la importancia de mantenerse al día y ampliar las
competencias digitales.