INFORMATICA EMPRESARIAL

INFORME SOBRE HERRAMIENTAS OFIMÁTICAS

JEISON LERMA DIAZ

ID 786425

Contabilidad, Faculta de Ciencias Empresariales, Corporación Minuto de

Dios
NRC 10-1001

Informática Empresarial Docente. Federico Mahecha Triana

20 de abril, 2022
 TABLA DE CONTENIDO

1. Introducción

2. Utilidad de las herramientas ofimáticas

• Finalidad

• Fortalezas

• Debilidades

• Usos y aplicaciones en el ámbito empresarial

• Referencias

1. INTRODUCCIÓN:

Una herramienta ofimática es una recopilación de programas usados en

oficinas que permiten crear, modificar, organizar, escanear e imprimir archivos
documento. Son ampliamente usados en paquetes, las suites dominantes del
mercado en Microsoft Office, es un software pagado que posee sus propios
formatos cerrados de documentos para cada uno de sus programas.

La ofimática difiere de la informática tradicional que trata cada caso con formas
distintivas, es decir que se puede estandarizar la forma y el proceder, pero no el
contenido del mismo. En el trabajo realizado se pude destacar la importancia de
todas estas herramientas que son un buen complemento para toda la parte
administrativa y organizacional de las empresas ya que todas estas herramientas
ofimáticas permiten crear compartir los trabajos en línea, crearlos desde cero o
importarlos a partidos del archivo de textos, presentaciones y hojas de cálculos
existentes. Todas estas herramientas nos permiten también en tiempo real crear
contenido de forma colectiva y colaborativa, fomentar todo lo que es el trabajo en
equipo, colaborar en proyectos colectivos de manera virtual y editar todo tipo de
contenido de manera simultánea.
 2. UTILIDAD DE LAS HERRAMIENTAS OFIMÁTICAS:

La informática tiene una gran repercusión sobre la gran mayoría de puestos de

trabajo actuales, de ahí la clara necesidad que se presenta por parte de los
candidatos a cualquier puesto de trabajo de contar con los conocimientos
necesarios para poder manejar eficazmente esta herramienta. En el mundo laboral
No cabe duda alguna que la ofimática se ha convertido en una herramienta vital
para cualquier persona que esté en busca de un buen puesto de trabajo. En la
actualidad, no basta con saber encender el ordenador y navegar por Internet, por
ello los cursos online han comenzado a ganar adeptos.

Programas tan habituales y utilizados como Word (procesador de textos),

Excel (hojas de cálculo), PowerPoint y Access, englobados dentro de Office 2003,
2007, 2010 y 2013, son utilizados a diario por millones y millones de personas de
todo el mundo, ya que estos programas les han permitido a las organizaciones
poder desarrollar un mejor trabajo de forma rápida clara y eficiente.

Para la realización de este trabajo he tenido en cuenta la herramienta de

Excel ya que considero es uno de los programas más utilizados en cualquier
compañía y en espacial porque está aún más orientada en la parte administrativa
y contable.

Su función principal es la de una HOJA DE CALCULO o PLANILLA

ELECTRONICA. Advertencia: Su utilización puede causarle un suspiro de alivio.
Puede crear facturas, hojas de balance, control de gastos, llevar estados de
cuenta, incluso puede manejar toda la economía de su hogar y empresa,
incluyendo el manejo de sueldos, y el control de su tarjeta de crédito.

Por suerte, la fiabilidad de sus funciones permite innumerables posibilidades

también podemos confiarle estadísticas y complicados cálculos, compartir los
datos de manera sencilla e incluso ponerlos en la web. Además, podemos
insertarle todo tipos de objetos al igual que en Word, sonidos, imágenes, etc. y los
tan bienvenidos comentarios, que pueden ser introducidos en cada celda. Como
beneficio adicional, maneja en forma muy útil los datos, filtrando los contenidos
para darnos solo la información que nos interesa por medio de los filtros y tablas
dinámicas.
• Finalidad

Podemos decir que Excel es una herramienta para poder hacer cualquier
tipo de cálculo matemático en una hoja de cálculo. Se pueden realizar
operaciones matemáticas y crear tablas de números para realizar operaciones
con ellas posteriormente de una manera eficaz y rápida. Las hojas de cálculo
contienen múltiples celdas en las que podremos insertar datos numéricos,
texto, alfanuméricos además de fórmulas de forma rápida, con la hoja de
cálculo se pueden realizar operaciones aritméticas con una gran cantidad de
datos hasta cientos de miles. Por esta razón se considera que Excel es la
herramienta mas usada ya que para las empresas nos facilita el poder elaborar
tablas dinámicas, graficas, rangos, macros y bases de datos para entregar un
buen informe al área de gerencia.

Una tabla dinámica sirve para resumir los datos que hay en una hoja de
cálculo. Lo mejor de todo es que puedes cambiarla fácil y rápidamente para ver
los datos de una manera diferente, haciendo de ésta una herramienta muy
poderosa.

Los gráficos se usan para presentar series de datos numéricos en formato

gráfico y de ese modo facilitar la comprensión de grandes cantidades de datos
y las relaciones entre diferentes series de datos.

Para crear un gráfico en Excel, lo primero que debe hacer es especificar en

una hoja de cálculo los datos numéricos que presentará el gráfico. Después,
solo tiene que seleccionar el tipo de gráfico que desea usar en la cinta de
Office Fluente (en la pestaña Insertar del grupo Gráficos).

Cuando hablamos de rangos dinámicos en Excel nos referimos a una

técnica especial que nos permitirá hacer referencia a un conjunto de celdas
que se ajustará automáticamente al insertar o borrar datos por lo que siempre
tendremos el cálculo adecuado sin necesidad de editar nuestras fórmulas.

Las Macros en Excel son un conjunto de instrucciones que se ejecutan de

manera secuencial por medio de una orden de ejecución, claro está que una
Macro puede invocar a otras, logrando de esta forma obtener operaciones
cada vez más complejas.

Una base datos es un conjunto de datos que ha sido organizado bajo un

mismo contexto y cuya información está almacenada y lista para ser utilizada
en cualquier momento. Las bases de datos pueden almacenar información
sobre personas, productos, ventas o cualquier otra cosa.
 Una base de datos organiza la información relacionada en tablas las cuales
están compuestas por columnas y filas. Una tabla tendrá un número específico
de columnas, pero tendrá cualquier número de filas.

• Fortalezas

Se trata de una herramienta que facilita y acelera el proceso y almacenamiento

de grandes cantidades de información sin importar su complejidad. Excel es capaz
de convertir datos, estadísticas, cálculos, textos, números y archivos ya existentes
en reportes fáciles de comprender, utilizando gráficos y fórmulas. Entre sus
mayores fortalezas están:

Administración de datos. Ofrece a los usuarios la capacidad de importar datos

externos en un libro de Excel. Los operadores pueden ordenar y filtrar los datos de
muchas maneras, y pueden añadir resúmenes y subtotales. Además, los usuarios
pueden añadir fórmulas para el libro para analizar los datos.

Realización de Tablas dinámicas. Esta herramienta de fácil manipulación

permite a los operadores ver los resúmenes de grandes cantidades de datos.
Existe una función de las tablas dinámicas que incluye una característica Gráfico
pivote, permitiendo a los usuarios crear al instante gráficos basados en la tabla.

La Compatibilidad. Debido a su posición como uno de los programas de hoja

de cálculo más utilizados, los usuarios de Microsoft Excel rara vez encuentran
problemas con el envío de un archivo a clientes o asociados. Aunque es popular
entre las empresas, el programa también se utiliza en colegios y universidades de
todo el mundo.

La Integración con Microsoft Word. Los usuarios de Word tienen la capacidad

de insertar una hoja de cálculo Excel directamente en un documento. Mientras se
trabaja en la hoja de cálculo de Excel, las herramientas están disponibles para el
usuario. Al hacer clic fuera de la hoja de cálculo, se vuelve al modo Word.

• Debilidades

Excel es una herramienta muy utilizada, pero como todo también tiene sus
debilidades ya que todo no es perfecto solo que hay que saber aprovechar todas
las oportunidades que nos brinda esta herramienta para así mismo poderle sacar
un buen provecho.

➢ Solo tiene compatibilidad con Windows y Mac

➢ Los archivos ocupan demasiado espacio, aunque los cálculos sean
sencillos, lo que le resta eficiencia.
 ➢ No es útil para labores especializadas, por lo que es necesario otro tipo
de software.
➢ Las nuevas versiones no brindan grandes cambios o mejoras para los
usuarios, que ven el mismo programa una y otra vez, con funciones
similares y pequeños retoques, en general, inútiles.

• Usos y aplicaciones en el ámbito empresarial

Excel es una aplicación creada, desarrollada, difundida y distribuida por

Microsoft. Se encuentra incluida dentro de un paquete mucho más amplio y completo
denominado Microsoft Office que incluye, entre otros programas, un procesador de
textos y una base de datos.

Se suele hacer referencia a Excel con la expresión “hoja de cálculo”, pero esta
aplicación va mucho más allá, proporcionándonos un gran abanico de
posibilidades y servicios, de tal modo que, en la actualidad, es casi inconcebible
una empresa moderna y competitiva sin Excel. En el departamento de
Administración facilita la contabilidad y se convierte en una herramienta
imprescindible, de tal modo que el personal ha de saber manejarla ágilmente.

Simplifica, por ejemplo, la expedición y almacenamiento de facturas. En efecto,

una vez creada la plantilla con las fórmulas pertinentes, solo hay que incluir los
datos que corresponden a cada venta y el programa hará los cálculos y dará los
resultados numéricos oportunos.

Todo de forma rápida, segura y eficaz. Con respecto a la agenda de clientes y

proveedores, gracias a esta herramienta, el personal de Administración dispone de
los recursos necesarios para su gestión, almacenamiento y consulta. Lo mismo
ocurre en el caso de los inventarios.

Esto es aplicable, no solo al departamento de Administración, sino también en

el Comercial o de Ventas. En estas áreas suele ser interesante servirse de
recursos como las tablas o las tablas dinámicas. Los encargados de cada área, a
la hora de presentar informes, disponen de una amplia gama de gráficos a elegir.
Éstos le servirán de ayuda para mostrar procesos y resultados de forma intuitiva y
rápida.

De la misma manera, influirá en la toma de decisiones por parte del director de

la empresa o el equipo directivo. Con la posibilidad de analizar los datos
necesarios, obtener estadísticas fundamentales y visualizar de forma gráfica las
tendencias o resultados, las decisiones serán las más acertadas en cada caso.
 • Conclusión

La competitividad en el mundo laboral actual se ha incrementado

enormemente, lo que supone que los candidatos a cualquier empleo han de estar
perfectamente preparados y capacitados para desempeñar cualquier tarea en los
programas anteriormente mencionados, ya que su utilización, como se
mencionaba anteriormente, está a la orden del día. es de vital importancia resaltar
que todas las herramientas ofimáticas son importantes para poder desarrollar
cualquier tipo de tarea en una empresa, por tal motivo es importante que las
personas se capaciten en el manejo de todas estas para que de esta forma
puedan brindar y mejor servicio a las empresas.

Excel nos enseña muchas formular para poder trabajar la parte contable y
administrativa de las organizaciones por tal razón aprovechar las oportunidades
que nos brinda esta herramienta también nos abre las puertas para la
competencia en el mercado laboral.

• Referencias

Referencias
SANCHEZ, J. (2007). EDUCACION Y CULTURA EN LA SOCIEDAD DE LA INFORMATICA . MEXICO
https://sites.google.com/site/navegadorestf/herramientas-ofimticas: LEARNING.