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Microsoft Word 2016

Paso a Paso con Actividades

Gonzalo Ferreyra Cortés

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Microsoft Word 2016 Paso a Paso con Actividades
© 2016 Gonzalo Ferreyra Cortés

© 2016 AprendaTIC.com
Av. Independencia 89B, Amomolulco, Lerma de Villada
CP 52005 Estado de México, México

Internet: http://www.aprendatic.com
Email: gferreyra@aprendatic.com

Primera edición, noviembre de 2016

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Hecho en México – Made in Mexico

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Prefacio
Las computadoras se han convertido en un electrodoméstico de primera necesidad, pero es un hecho que
en los países latinoamericanos aún no alcanzamos un desarrollo pleno en cuanto a la disponibilidad y uso
de las Tecnologías de Información y Comunicaciones1, TIC en los hogares; es decir, al alcance de cualquier
persona. En México, el último estudio del Instituto Nacional de Estadística y Geografía del año 2015, arroja
como resultado que el 44.9% de la población cuenta con computadora, mientras que el 39.2% tienen
acceso a Internet.
Aun así, las TIC han cambiado la manera de trabajar de las empresas, el modo de esparcimiento
de los jóvenes, de enseñar de los profesores, de aprender de los estudiantes, y de vivir de millones de
personas que tienen que utilizarlas necesariamente, día a día. Es por eso, que a la par de los esfuerzos
gubernamentales por construir una infraestructura tecnológica apropiada, hay que aprender a utilizar las
TIC eficientemente para sacar el mejor provecho a los programas tanto de entretenimiento, como de uso
general, ya sea en el trabajo, en la escuela o para las actividades cotidianas, como la realización de las
tareas escolares, la elaboración de documentos de texto, la creación de contratos y muchas otras.
Microsoft Office es el conjunto de programas de productividad para oficinas más conocido y utilizado
por los usuarios de computadoras, ya que, según datos de 2016, existen más de 1200 millones de usuarios
en el mundo, de los cuáles hay más de 23 millones de suscripciones a Office 365. Por su parte, millones
de desarrolladores de aplicaciones administrativas utilizan la plataforma de desarrollo que proporciona
Office para crear aplicaciones integradas dentro de la empresa o para su uso en Internet: Visual Basic
Applications o VBA.
Microsoft Office 2016 es lo último en tecnología de integración de aplicaciones que Microsoft
propone para la segunda década de este nuevo milenio desde el 22 de septiembre de 2012. La suite está
compuesta por un extraordinario grupo de programas de oficina, y ha sido complementada con gran
cantidad de aplicaciones de comunicaciones e Internet, que permiten optimizar el uso de la computadora
aprovechando las grandes posibilidades del trabajo en grupo o de colaboración mediante redes
interconectadas.
Cuando apareció por primera vez un servicio de programas de oficina en la red, en junio de 2011,
con el nombre de Office 365, los veteranos usuarios de Microsoft Office desde sus primeras versiones en
Windows, quedamos sorprendidos porque su funcionabilidad era muy limitada y pensábamos que así
seguiría. Con el paso de los años, las aplicaciones de red se fortalecieron a la par de las nuevas versiones
del paquete Microsoft Office y en la actualidad, las dos versiones son sólo dos diferentes vertientes del
mismo servicio de excelentes aplicaciones de productividad para el hogar, para estudiantes y para
empresas pequeñas, medianas y grandes.

1 Tecnologías de la Información y de la Comunicación, TIC, son un concepto que aglutina no sólo

a las computadoras y programas, sino que, en una concepción más amplia, incluye a todas las
nuevas tecnologías y equipos electrónicos que están al alcance de las personas, como: asistentes
personales digitales (PDA); teléfonos celulares; cámaras digitales; reproductores de multime-
dios; juegos electrónicos; equipos de comunicación; medios de distribución de la información
como las redes e Internet, etcétera.

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Para conseguir Microsoft Word 2016, que es el tema de este libro, puede comprar el paquete de
aplicaciones Office 2016 para instalar todas las aplicaciones en una computadora, o contratar una
suscripción de Office 365 para descargar la versión 2016 (o la última que esté disponible) desde la tienda
de Microsoft. Tal vez sea recomendable adquirir la suscripción, porque las ventajas son considerables:
1. Con Office 365 obtiene la versión 2016 completa y todas las actualizaciones que se den durante su
vigencia.
2. Todas las suscripciones de Office365 incluyen las siete principales aplicaciones: Word (por supuesto),
Excel, PowerPoint, OneNote, Outlook, Publisher y Access.
3. La suscripción a Office 365 le proporciona 1 Terabyte de almacenamiento en la nube y 60 minutos de
servicio de llamadas de larga distancia mediante Skype.
Word es la aplicación del paquete que más se utiliza, porque todos tenemos la necesidad de escribir
un documento de texto alguna vez; aprendamos a utilizarla de manera sencilla pero eficiente, para crear
fácilmente excelentes documentos de texto.
Los principiantes encontrarán en este texto la indispensable ayuda para crear paso a paso sus
primeros documentos de texto. Los usuarios con conocimientos tienen a la mano un libro claramente
escrito, que les resuelve las dudas que surgen en el desarrollo de los procedimientos, y una guía de
consulta para las nuevas funciones de Microsoft Word 2016, para no perder el tiempo buscándolas entre
la gran maraña de información que representa Internet.
No se pretende sustituir a los manuales de los programas ni a los sitios web de servicios y consulta,
que constituyen los pilares en que se sostienen las nuevas tecnologías, sino complementar el acervo de
información de una manera amena, con gran cantidad de ejercicios y actividades que permitan, a quienes
tienen la tarea docente de ofrecer cursos o capacitaciones en el área de la informática y computación,
contar con un texto programático que permita a sus alumnos obtener aprendizajes significativos mediante
un proceso gradual, para que adquieran nuevos conocimientos y “aprendan haciendo”, como propone
Roger Carl Schank (1946-), investigador de inteligencia artificial y de la teoría del aprendizaje cognitivo en
la educación (Figura P.1).

Figura P.1. Roger Schank,


investigador estadounidense
especializado en inteligencia
artificial, psicólogo del aprendi-
zaje cognitivo, científico y re-
formador de las metodologías
de la enseñanza.

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El autor ofrece en este libro una herramienta necesaria para quienes comienzan a utilizar Microsoft
Office 2016, específicamente Word, sea cual sea su nivel de conocimientos, con una metodología probada
en más de cincuenta publicaciones exitosas sobre computación, la mayoría de ellas ubicadas en diferentes
niveles educativos como preprimaria, primaria, secundaria, bachillerato y cursos universitarios, con las
cuales han aprendido teórica y prácticamente cientos de miles de alumnos que ahora cuentan con los
conocimientos informáticos suficientes para afrontar los retos de este milenio.
Cada vez que sale un nuevo programa al mercado aparecen muchos libros sobre el tema, que
tratan las características y novedades del incipiente software desde un punto de vista del usuario de
computadoras. Pocos de ellos abordan la temática desde una perspectiva didáctica pedagógica
constructivista y construccionista, que contemple las necesidades escolares y de la vida diaria de los
usuarios. No todos los lectores son secretarias que necesitan un procesador de textos para hacer cartas y
cotizaciones o contadores que utilizan una hoja de cálculo sólo para crear hojas contables.

Gonzalo Ferreyra Cortés

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Contenido
Microsoft Word 2016 
Prefacio ..................................................................................................................... 3 

Contenido .................................................................................................................. 6 

Introducción ............................................................................................................. 10 

El autor .................................................................................................................... 13 

Capítulo 1 Introducción a Microsoft Word .............................................................. 15 


1.1  Procesadores de texto ........................................................................................................15 

1.1.1  Los primeros procesadores de texto ..................................................................................17 

1.2  Novedades de Word 2016 ..................................................................................................18 

1.3  Inicio y finalización de una sesión de Word ........................................................................21 

1.4  La interfaz de Word 2016 ....................................................................................................23 

1.4.1  Las cintas de opciones .......................................................................................................24 

1.4.2  Elementos de las cintas de opciones .................................................................................30 

1.4.3  Opciones de Word ..............................................................................................................31 

1.4.4  El área de documento ........................................................................................................32 

1.5  Creación de documentos de texto ......................................................................................32 

1.5.1  Preparar la página ..............................................................................................................33 

1.5.2  Escriba su primer texto .......................................................................................................35 

1.6  Actividades de repaso .........................................................................................................43 

Capítulo 2 Edición de texto ..................................................................................... 45 

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2.1.  Edición de documentos .......................................................................................................45 

2.1.1  Desplazamiento a través del documento ...........................................................................46 

2.1.2  Seleccionar, remplazar y borrar texto ................................................................................49 

2.1.3  Buscar y reemplazar texto ..................................................................................................57 

2.1.4  Fechado del documento .....................................................................................................61 

2.1.5  Revisión ortográfica del documento ...................................................................................63 

2.1.6  Corrección contextual de ortografía y gramática ................................................................66 

2.1.7  Configuración de las opciones de Revisión .......................................................................67 

2.1.8  Otras opciones de Revisión ...............................................................................................72 

2.2.  Trabajar en las diferentes vistas de Word ...........................................................................74 

2.2.1  Diseño de impresión ...........................................................................................................74 

2.2.2  Modo lectura .......................................................................................................................74 

2.2.3  Diseño Web ........................................................................................................................75 

2.2.4  Esquema ............................................................................................................................77 

2.2.5  Borrador .............................................................................................................................79 

2.3.  Actividades de repaso .........................................................................................................80 

Capítulo 3 Formato de documentos de texto ......................................................... 84 


3.1  Atributos de fuente ..............................................................................................................84 

3.2  Atributos de párrafos ...........................................................................................................88 

3.2.1  Bordes y sombreado ..........................................................................................................93 

3.2.2  Estilos .................................................................................................................................97 

3.2.3  Temas ..............................................................................................................................100 

3.3  Funciones especiales de formato .....................................................................................102 

3.3.1  Ordenar ............................................................................................................................102 

3.3.2  Tabulaciones ....................................................................................................................103 

Página 7
3.3.3  Comandos de formato de la ficha Insertar .......................................................................104 

3.3.4  Comandos de formato de la ficha Formato ......................................................................114 

3.3.5  Autoformato ......................................................................................................................118 

3.3.6  Autoformato mientras escribe ..........................................................................................120 

3.4  Actividades de repaso .......................................................................................................121 

Capítulo 4 Insertar objetos .................................................................................... 125 


4.1  Ilustraciones ......................................................................................................................125 

4.1.1  Imágenes ..........................................................................................................................126 

4.1.2  Imágenes en línea ............................................................................................................131 

4.1.3  Formas .............................................................................................................................131 

4.1.4  SmartArt ...........................................................................................................................132 

4.1.5  Gráfico ..............................................................................................................................135 

4.1.6  Captura .............................................................................................................................135 

4.2  Complementos ..................................................................................................................135 

4.3  Multimedia .........................................................................................................................135 

4.4  Vínculos ............................................................................................................................137 

4.4.1  Hipervínculo .....................................................................................................................137 

4.4.2  Marcador ..........................................................................................................................139 

4.4.3  Referencia cruzada ..........................................................................................................139 

4.5  Comentarios ......................................................................................................................140 

4.6  Encabezado y pie de página .............................................................................................141 

4.6.1  Encabezado .....................................................................................................................141 

4.6.2  Pie de página ...................................................................................................................142 

4.6.3  Número de página ............................................................................................................142 

4.7  Grupo Texto ......................................................................................................................143 

Página 8
4.7.1  Cuadro de texto ................................................................................................................143 

4.7.2  Explorar elementos rápidos ..............................................................................................143 

4.7.3  Organizador de bloques de creación ...............................................................................145 

4.7.4  Guardar selección en una galería de elementos rápidos .................................................146 

4.7.5  WordArt ............................................................................................................................146 

4.7.6  Agregar una letra capital ..................................................................................................147 

4.7.7  Agregar una línea de firma ...............................................................................................147 

4.7.8  Fecha y hora ....................................................................................................................147 

4.7.9  Objeto ...............................................................................................................................147 

4.8  Símbolos ...........................................................................................................................148 

4.9  Comandos de insertar en otras fichas ..............................................................................148 

4.10  Actividades de repaso .......................................................................................................150 

Capítulo 5 Textos técnicos.................................................................................... 153 


5.1  El editor de ecuaciones .....................................................................................................153 

5.1.1  La cinta de opciones Diseño .............................................................................................154 

5.1.2  Comandos de edición de ecuaciones ...............................................................................154 

5.2  Actividades de repaso .......................................................................................................157 

Capítulo 6 Teclas de atajo de Word 2016 ............................................................ 158 


6.1  Actividades de repaso .......................................................................................................163 

Índice ..................................................................................................................... 165 

Página 9
Introducción
Si usted ha realizado un documento o trabajo con una computadora, lo más seguro es que haya utilizado
alguna vez Microsoft Word. En caso contrario, tal vez lo haya hecho con otro procesador de textos, o
alguna suite de oficina diferente. Ahora deberá replantearse el trabajo con estas aplicaciones, pero para
su beneficio, frente a interfaces intuitivas y fáciles de comprender. Al instalar Office 2016 y ejecutar el
procesador de textos, podrá hacer cartas, reportes, cotizaciones, proyectos, contratos, tareas escolares,
informes, etcétera, con una facilidad increíble.
Hoy por hoy, se hace indispensable escribir otro libro más sobre temas de computación,
específicamente basado en el programa por demás conocido Microsoft Word; sin embargo, este no puede
ser un texto convencional porque el nuevo programa constituye un novedoso paradigma por los cambios
que se han dado en su interfaz, la automatización y simplificación de las tareas cotidianas, el trabajo
colaborativo en línea y el nuevo formato de los archivos que se generan. Este libro será de gran utilidad
para aquellas personas que se inicien o sean usuarios avanzados de Word, y de quienes esperan sacarle
el mayor provecho en el desempeño de todas sus actividades.
El propósito de esta obra bilingüe (porque incluye todos los nombres de los elementos de Word de
las versiones en español e inglés), es proporcionar al lector un manual que lo lleve paso a paso a conocer
ampliamente la versión 2016 de Word, y a despejar esas pequeñas dudas, que son la causa de los grandes
contratiempos cuando se comienza a utilizar cualquier programa de computadora. Se pretende introducir
al lector en el mundo del trabajo con Word, sin que la información le resulte abrumadora o difícil de entender.
Por su claridad y estilo didáctico, se facilita la comprensión de los procedimientos porque se presentan en
un orden lógico de aprendizaje, mostrando al lector paso a paso las funciones principales, sin dejar a un
lado la realización de ejercicios y actividades que reafirman lo aprendido en cada caso.
Por la gran cantidad de actividades que se incluyen al final de la exposición de los temas y la
inclusión de la sección Actividades de repaso al final de cada capítulo, esta obra es un excelente texto para
cursos de nivel de Bachillerato o Universitarios, o para cursos de computación con énfasis en ofimática. El
enfoque constructivista con competencias, propicia la construcción de Saberes específicos (conocimientos,
habilidades, valores y actitudes), que cubren Indicadores de desempeño y generan Evidencias de
aprendizaje. En la página web del autor www.aprendatic.com encontrará los elementos que se requieren
para realizar las actividades, presentaciones con multimedios, un glosario bilingüe ilustrado y prácticas
apropiadas para dejar como tareas o exámenes en la casa.
Convenciones para facilitar la lectura
Se ha incluido una serie de ayudas gráficas e indicaciones, con el objeto de afianzar lo aprendido y lograr
una mejor comprensión de los temas tratados. Éstas se detallan enseguida:

Con este símbolo se resaltan las notas adicionales al texto, que permiten una mejor comprensión
del tema tratado. Además, las notas se diferencian del texto general con una ligera pantalla como
recuadro.

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Cuando se va a realizar un procedimiento que puede ser riesgoso para el texto o los elementos
que se están editando, este ícono advierte la importancia de realizarlo con mucho cuidado, si-
guiendo paso a paso las instrucciones.

Cuando se va a realizar un acceso de grabación al disco, aparece este símbolo. Deben obser-
varse las reglas indicadas y realizar la grabación con cuidado, ya que se podría sobrescribir al-
guna información o datos importantes que no podrán recuperarse.

Al explicar un procedimiento que se puede hacer completamente con el ratón, se incluye el ícono
correspondiente y el procedimiento paso a paso.

A lo largo del texto se van realizando una serie de ejercicios o ejemplos que permiten reafirmar
el conocimiento de cada función o comando estudiado. El símbolo de la izquierda indica dónde
empieza el ejemplo que se encuentra sobre una pantalla gris. El final será donde termina la pan-
talla.

Para reforzar el aspecto didáctico y pedagógico de la obra se incluyen un gran número de activi-
dades que el alumno deberá ir realizando después de estudiar cada tema y capítulo en particular.

También se ha adoptado una serie de convenciones para denotar las pulsaciones de teclas o
combinaciones de ellas, cuando es necesario abrir las cintas de opciones, activar una función o ejecutar
un comando del programa:
La acción de pulsar un botón del ratón sobre un ícono o ventana en la pantalla se denomina
vulgarmente como hacer clic. En este libro se usará la nomenclatura “pulsar (oprimir o presionar) el botón
izquierdo (o derecho) sobre…”, “pulsar sobre…” o “pulsar en…”. Algunas veces se debe hacer una doble
pulsación sobre un elemento en la pantalla para realizar la función predefinida para él; en este caso se dirá
“pulse dos veces sobre…”

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La sección Actividades de repaso que se incluye al final de los capítulos permite al usuario realizar
ejercicios, contestar preguntas interesantes y ahondar en temas sobre los cuales persisten una serie de
dudas o incomprensiones. En la página web del autor, www.aprendatic.com se incluyen actividades
adicionales y todos los documentos generados en los ejemplos, a lo largo de los capítulos, para abreviar el
trabajo de teclearlos, ya que al fin y al cabo es lo más tedioso cuando se trabaja con una computadora.
Acceda a los materiales con la contraseña word2016gfc, así en minúsculas.
Los nombres de los elementos y comandos de la versión en castellano se incluyen en tipo negritas;
enseguida aparece el nombre en inglés, también en (negritas), pero entre paréntesis. De esta manera, si
usted tiene la versión de Office 2016 en español deberá seguir las indicaciones en negritas, si utiliza la
versión en inglés siga las que están entre paréntesis. Cuando el nombre aparece varias veces en una o
dos páginas, sólo se incluye el nombre en inglés la primera vez, para no hacer tediosa la lectura. Los
términos que son más conocidos en inglés que en español, se incluyen en inglés entre paréntesis y en
cursivas enseguida del término en español, por ejemplo, ratón (mouse).
Las palabras en tipo cursivo se utilizan para resaltar un texto importante o que aparece referenciado
en el índice alfabético al final del texto. Las que aparecen en letra Negrita-Cursiva es porque en el glosario
de la página web del autor, se encuentra una explicación clara del término.
Se han incluido una sección sobre el uso de teclas de función y las combinaciones de teclas para
agilizar las operaciones con Word 2016, aunque muchos usuarios ya se han acostumbrado a realizar casi
todas las operaciones con el ratón, con los dedos o con lápiz ópticos, en las pantallas táctiles.
Para lograr uniformidad en las explicaciones sobre las teclas que se deben pulsar para realizar una
determinada operación con el teclado en Office 2016, se incluyen éstas en forma de íconos ( , , etc.).

Página 12
El autor
Gonzalo Ferreyra Cortés, mexicano de nacimiento, realizó estudios de Ingeniería Industrial en la Facultad
de Ingeniería de la Universidad Nacional Autónoma de México, donde tuvo su primer contacto con las
computadoras. Se desarrolló como gerente de producción de Representaciones y Servicios de
Ingeniería, S.A. de C.V., editando libros universitarios y de ingeniería. Desde 1989 fue gerente de
producción de Ediciones Alfaomega y de 1992 a 2004, director de ediciones de Alfaomega Grupo Editor,
S.A. de C.V., donde comenzó a escribir sus primeros libros de computación. Fue miembro activo de la
Asociación Mexicana de Periodismo Científico, AMPECI.
Ha impartido cursos, seminarios, conferencias y ponencias en temas de informática, virus
computacionales e Internet, en México y varios países latinoamericanos y ha publicado más de cincuenta
libros sobre informática desde 1989, entre los que destacan: Virus en las computadoras, Works 2.0 Paso
a Paso (coautor) (Premio CANIEM 1993), Internet, hacia la autopista de la información Paso a Paso,
Office XP Paso a Paso, Informática para Cursos de Bachillerato, Informática 1-2-3, la herramienta del
nuevo milenio (coautor) (serie para secundaria), Informática Activa 1-2-3 (coautor) (serie para
secundaria), Curso de Informática Para Docentes, Descubriendo el potencial de los niños 1 (educación
básica), Informática Escolar 1-6 (serie para primaria), Preescolar.com 1-3 (coautor) (serie para
preescolar), Informática. Informático certificado (coautor) (serie para secundaria), Informática para
Cursos de Bachillerato 3a. Ed., actualizada, con competencias, Office 2007 Paso a Paso con actividades,
Office 2010 Paso a Paso con actividades, Habilidades informáticas 1-2-3 (serie para certificarse como
Microsoft Office Specialist en secundaria), y Herramientas digitales 1-2-3 (coautor), serie para
secundaria.

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Colaboraron en la edición de esta obra:
Diagramación y diseño
Gonzalo Ferreyra Cortés
Ilustraciones y Diseño de portada
Javier Perdomo Muñoz
Supervisión editorial
Martha E. Figueroa Gutiérrez

Página 14
Capítulo 1
Introducción a Microsoft Word
Con un programa procesador de textos electrónico, el profesor puede
crear sus propios apuntes de clase utilizando el editor de ecuaciones y
otras funciones avanzadas; el estudiante puede preparar mejor sus de-
beres o tareas escolares; el profesionista entregará sus reportes, cotiza-
ciones y proyectos con una calidad excepcional; el comerciante realizará
pedidos o listas de precios que puede incluso, publicar en Internet; el
médico podrá llevar un control de sus expedientes creando formas cla-
ras; la secretaria realizará cartas, memos y escritos impecables y el abo-
gado elaborará extensos escritos de alegatos y defensas, los cuales pue-
den llevar numeración en cada línea para referencias rápidas.
1.1 Procesadores de texto
Desde la antigüedad, el ser humano tuvo la necesidad de comunicar sus
ideas, sus pensamientos, sus sueños y sus vivencias. Los descubrimien-
tos arqueológicos antiguos y recientes así lo revelan: escrituras cuneifor-
mes, pinturas rupestres, glifos, tablillas grabadas, jeroglíficos, papiros,
piedras talladas y otras formas de documentación, quedando como fieles
testigos del paso de los años y del florecimiento y la decadencia de las
diversas culturas humanas. Paso a paso, se llevan a cabo descubrimien-
tos tan importantes como:
1. El papel, que fue inventado por los chinos hace más de 2000 años,
hecho de corteza de morera.
2. El papiro de los egipcios, hecho con hojas de una planta llamada del
mismo modo, que se da en Egipto y en el valle del Jordán.
3. El pergamino, procesado a partir de pieles de animales domésticos
como la cabra y la oveja.
4. La imprenta inventada por los chinos ya en nuestra era, y reinventada
con sus famosos tipos móviles por el alemán Johann Gutenberg
(1400-1468).
5. La creación del primer taller de impresión en la Nueva España (Ciu-
dad de México), de Juan Cromberger y Juan Pablos en 1539.
6. La fundación de Cambridge Press en Nueva Inglaterra en 1628, con
la colaboración de Stephen Day.
7. La máquina de imprimir.
8. La máquina de escribir (Figura 1.1).
9. Las computadoras y los programas de propósito específico, dedica-
dos al procesamiento de documentos de texto.
La máquina de escribir comercial es uno de los inventos más Figura 1.1. Máquina de escribir mecá-
revolucionarios del siglo XIX, porque permitió una gran evolución en los nica de principios del siglo XX.

Página 15
campos de la educación, la administración y los negocios. La invención
de la primera máquina de escribir que se fabricó de manera comercial,
se atribuye al impresor y editor estadounidense Christopher Latham
Antes, en 1714, Henry Mill (1683-
Sholes (1819-1890), quien patentó en 1868 la primera máquina de
1771) obtuvo una patente en Inglate-
escribir práctica y rentable.
rra para el primer intento de máquina
Sholes, junto con otro inventor llamado Carlos Glidden (1834- de escribir, que se quedó en el olvido.
1877), encargaron a la compañía fabricante de armas (entre otras cosas) Otra patente para una máquina de
E. Remington and Sons, la fabricación de la primera máquina de escribir escribir denominada “tipógrafo”, se
Remington comercial, la cual ya incluía casi todas las características de concedió en 1829 al inventor esta-
una máquina de escribir moderna. En 1925 se diseñaron las primeras dounidense William Austin Burt
máquinas de escribir eléctricas. (1792-1858), se trataba de un semi-
círculo con caracteres que imprimía
La International Business Machines Corporation, mejor conocida cada uno de ellos girando la rueda
como IBM, participó en forma significativa en la construcción y diseño de hasta la posición del carácter
más y mejores máquinas eléctricas, de tal manera que los operadores deseado, oprimiéndola contra el pa-
pudieran escribir más rápidamente y con menos esfuerzo, logrando pel. Resultaba tan lenta, que nunca
escritos con una impresión limpia y uniforme. Otras empresas fue comercializada. En 1833 el fran-
fabricantes de máquinas de escribir eléctricas fueron Smith-Corona cés Xavier Progin creó una máquina
(Figura 1.2), Olivetti, Olympia, etcétera. que utilizaba ya los principios de la li-
notipia.

Figura 1.2. Máquina de escribir eléctrica Smith Corona


Coronamatic 2500, fabricada en 1980.
Con la aplicación de elementos electrónicos como el
microprocesador y las memorias de ferrita para el almacenamiento
masivo de datos en estas máquinas, comenzó el proceso automático de
textos.
La aparición de las primeras computadoras personales a fines de
la década de 1970, y el gran avance de la programación, incidieron en el
uso de las computadoras para diversas tareas como el cálculo, la
creación de modelos matemáticos, el procesamiento de datos, el dibujo,
el diseño y el procesamiento de textos. Lo anterior trajo como
consecuencia la decadencia del mercado de máquinas de escribir, y la
utilización cada vez más frecuente de la computadora en las oficinas, en
el hogar y, por supuesto, en las escuelas.
Crear documentos de texto con una computadora y un programa
de procesamiento de textos como Microsoft Word, es mucho más
sencillo que hacerlo en alguna rudimentaria máquina de escribir
mecánica o una funcional máquina eléctrica (que además ya no existen
en el mercado); además, contar con archivos conlleva a cuantiosas
ventajas, entre las cuales se pueden mencionar:

Página 16
 Corrección de los errores sin tener que repetir todo el trabajo o parte
de él.
 Inserción de nuevas palabras o párrafos en cualquier parte del do-
cumento.
 Posibilidad de cambiar la Fuente, el ESTILO y el Tamaño en cual-
quier momento.
 Inserción de tablas con capacidad de alojar imágenes o datos numé-
ricos, y realizar operaciones matemáticas sencillas entre ellos.
 Inserción de imágenes en cualquier lugar del documento.
 Posibilidad de cortar y pagar texto e imágenes en cualquier parte del
documento.
 Incorporación de ecuaciones complejas dentro del texto.
 Resaltado de títulos, subtítulos y párrafos completos con letra Ne-
grita, Itálica, Subrayada, con Color, Sombreado, etcétera.
 Aplicación de alineaciones y sangrados diversos y, tal vez lo más
importante,
 La posibilidad de guardar el documento en forma de archivo, para
conservarlo y ser reutilizado posteriormente.
1.1.1 Los primeros procesadores de texto
Una de las más importantes aplicaciones de las computadoras desde
sus inicios fue, después de los cálculos numéricos, la creación de docu-
mentos de texto. Los primeros procesadores de texto fueron realmente
editores de líneas de texto, utilizados para codificar programas o para
dar instrucciones a las computadoras mediante tarjetas o cintas de papel
perforadas.
El término Procesador de palabras (Word Processing) fue inventado por
IBM en 1960 para utilizarlo con sus máquinas electrónicas de escribir; en
español se utiliza más procesador de textos. El primer procesador de
textos comercial llamado WordStar, se desarrolló en 1978, para las mi-
crocomputadoras que utilizaban el sistema operativo CP/M. Después
surgieron gran cantidad de programas como Apple Write I, Samna III,
Word, WordPerfect y Scripsit, todos ellos desarrollados con interfaz en
modo texto.
Muchos evolucionaron al modo gráfico, integrando en la ventana de tra-
bajo o edición una tecnología denominada WYSIWYG, acrónimo de
What You See Is What You Get, que significa “lo que ves es lo que ob-
tienes”.
En la actualidad existe una gran cantidad de programas de procesa-
miento de textos, pero sólo algunos han podido competir, aunque en muy
pequeña escala, con el más poderoso, sencillo y popular, Microsoft
Word; otros han caído en desuso: Apache OpenOffice Write, LibreOffice
Writer, Corel WordPerfect, Lotus WordPro, Docs To Go, Pages (para Ma-
cintosh iOS), etc.
Las aplicaciones de oficina de Microsoft se han posicionado como nú-
mero uno en el mundo, por su gran compatibilidad con todas las tecno-
logías y sistemas operativos de esta compañía. Microsoft Word es la
aplicación de Office dedicada al procesamiento de textos.

Página 17
1.2 Novedades de Word 2016
Las estrategias comerciales de Bill Gates (nacido en 1955) han llevado
a sus aplicaciones de oficina, a ser reconocidas como el estándar. Este
libro trata sobre la versión 2016, que incluye muy pocos cambios en la
interfaz, con respecto a la versión 2013, pero sustanciales nuevas carac-
terísticas, sobre todo para el trabajo compartido en la nube (Cloud com-
puting).
Las novedades de esta versión son verdaderamente valiosas: con
Microsoft Word 2016 se facilita la creación, edición y formato de
documentos en colaboración o coautoría, almacenando el documento en
línea en OneDrive o con SharePoint. Las nuevas características del
programa se centran en lograr documentos perfectamente terminados
desde su computadora, o aprovechando las ventajas de hacerlo desde
cualquier dispositivo móvil. Las principales características y novedades de
Word 2016 son:
1. Información (Tell Me). Encontrar las cintas de opciones y los
comandos, y hacer cualquier cosa que se desea, resulta mucho más
fácil si se escribe en el campo ¿Qué desea hacer? (Tell me what you
want to do). Al comenzar a escribir palabras o frases, el programa va
mostrando las coincidencias y desde ahí mismo puede aplicar la
función encontrada, sin ir a buscarla en la cinta de opciones
correspondiente. Observe en la Figura 1.3, que Información también
es una excelente opción para obtener la Ayuda (Help) de Office o
hacer una búsqueda inteligente mediante el buscador Bing.

Figura 1.3. Seleccione con el ratón (o con el dedo en pantallas táctiles), la coincidencia que le parezca más
apropiada como respuesta a su cuestionamiento.
2. Tema de Office (Office Theme). Cambie el aspecto de sus
aplicaciones de Office de acuerdo con sus gustos y necesidades;
puede dejar el tema clásico Blanco (White), o cambiar la interfaz por
Gris oscuro (Dark Grey), Negro (Black) o Multicolor (Colorful),
desde la ficha Cuenta (Account) de la ventana Backstage, o desde
el cuadro de diálogo Opciones (Options).
3. Compartir (Share). Utilice los beneficios que le otorga OneDrive al
suscribirse a Office 365; guarde sus archivos en la nube y edítelos de
manera compartida, ya sea en distintos horarios o en tiempo real. El
botón Compartir que se encuentra a la derecha de las fichas o
pestañas, abre un panel con el mismo nombre, desde donde puede
invitar a sus contactos enviándoles un correo electrónico.
Si el coautor edita el documento desde Office 2016 o utilizando las
aplicaciones de Office Online, usted podrá ver una pequeña bandera
con su nombre, donde él edita (Figura 1.4); también se puede editar
desde una versión anterior, pero no se verá el indicador.

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Figura 1.4. El botón Compartir muestra el número de personas que están editando el docu-
mento; en el panel aparecen éstos como contactos.
4. Búsqueda inteligente (Smart Lookup). Seleccione una palabra o
frase y pulse el botón derecho o secundario del ratón sobre la selección;
en el menú contextual escoja la opción Búsqueda inteligente. En el
panel del mismo nombre que aparece a la derecha (Figura 1.5), se ven
los resultados de la búsqueda, que se realiza con Bing en Internet,
como si se hubiera hecho en el navegador.

Figura 1.5. En el panel Búsqueda inteligente (Smart Lookup), aparecen los resultados de
Internet que arroja el buscador Bing.

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5. Anotaciones de entrada de lápiz. Una versión actualizada del
accesorio de Windows 10, el Panel de entrada matemática, ha sido
adaptado en algunas de las aplicaciones de Microsoft Office 2016, con
el nombre Entrada de lápiz de ecuación (Ink Equation), para
aprovechar las características de los dispositivos con pantallas
táctiles. Ahora, introducir ecuaciones en los documentos de texto de
Word es más sencillo, porque mediante la ventana Control de
entrada matemática (Math Input Control), usted puede escribir
directamente las ecuaciones con un dispositivo apuntador como el
ratón, con un lápiz óptico, o utilizando los dedos.

Figura 1.6. En la ventana cuenta con las herramientas Escribir (Write), Borrar (Erase), Se-
leccionar y corregir (Select and Correct), y Borrar todo (Clear) para editar las ecuaciones.
6. Office en todos sus dispositivos. Con una suscripción a Office 365
puede tener todas las aplicaciones en cualquiera de sus dispositivos:
computadora PC o Mac, teléfono inteligente (Smart phone), tableta
(con sistemas operativos Windows, Apple o Android). También
puede utilizar Word Online para trabajar de manera conjunta desde
cualquier lugar que se encuentre.
7. Comentarios a la mano. A la derecha del botón Compartir (Share)
se encuentra el ícono comentarios , que facilita las labores de
quienes trabajan en colaboración editando documentos de texto,
porque no necesitan abrir la cinta de opciones Insertar (Insert) para
agregar comentarios al editar de manera conjunta.
8. Investigador (Researcher). Para obtener ayuda cuando escribe
sobre algún tema y necesita investigar y reseñar partes de su escrito
con citas de otros autores de la web, el botón Investigador de la
cinta de opciones Referencias (References) será de gran ayuda. En
el panel aparecen los temas, artículos e imágenes encontrados en la
Web, que usted puede insertar en el documento, como citas.

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1.3 Inicio y finalización de una sesión de Word
Todas las aplicaciones instaladas en una computadora con sistema ope-
rativo Windows 7 se ejecutan desde el menú Inicio (Start menu), pul-
sando en el vínculo Todos los programas (All programs). En Windows
8.1 los programas se encuentran en la ventana Aplicaciones (Apps).
Procedimiento de inicio en Windows 10:
1. Pulse en el botón Inicio (Start).
2. Lleve la barra de desplazamiento vertical a la parte inferior (hasta la
letra W).
3. Pulse en el ícono Word 2016, como se muestra en la Figura 1.7.

Figura 1.7. Si el ícono de Word se encuentra en la sección Las más usadas (en la parte
superior del menú Inicio), pulse una vez sobre él.

Para que los íconos se ubiquen en la sección de aplicaciones de uso frecuente denominada Las
más usadas del menú Inicio, deberá haber utilizado los programas correspondientes varias ve-
ces con anterioridad.
4. Si el ícono de Microsoft Word se encuentra como acceso directo en
el escritorio de Windows, pulse dos veces sobre él.
Otras maneras de tener acceso rápidamente a los programas son:
1. Anclar su ícono a la barra de tareas. En la barra de tareas, pulse
el botón derecho del ratón sobre el ícono y en la lista de salto (Jump
List), seleccione Anclar a la barra de tareas (Pin this program to
taskbar) (Figura 1.8); para ejecutar la aplicación anclada, pulse una
vez sobre su ícono.
2. Anclar su ícono al menú Inicio. Los cuadritos o baldosas que se
muestran en el menú Inicio son los vestigios de las aplicaciones tipo
Metro de Windows 8.1. Usted puede anclar en esa área las aplica- Figura 1.8. Observe en el menú, que
ciones de Office 2016 para ejecutarlas rápidamente. En la lista de además de la opción Anclar a la barra
aplicaciones del menú Inicio, pulse con el botón derecho sobre el de tareas, se muestran los documentos
ícono del programa y seleccione Anclar a Inicio (Pin to Start). abiertos recientemente.

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3. Crear accesos directos en el escritorio. En la lista de todos los
programas, pulse el botón derecho del ratón sobre el ícono de la apli-
cación, en el menú contextual seleccione Más (More) y en el sub-
menú escoja Abrir ubicación de archivo (Open file location). Se
abre una ventana del explorador de archivos con accesos directos a
las aplicaciones (Figura 1.9). Pulse con el botón derecho o secunda-
rio sobre la aplicación, en el menú contextual seleccione Enviar a
(Send to) y en el submenú escoja Escritorio (crear acceso directo)
(Desktop (Create shortcut)).

La manera más sencilla de crear


íconos de acceso directo
(Desktop icons) en Windows 10
es arrastrar la aplicación desde la
lista de programas al escritorio.

Figura 1.9. De inmediato se crea un ícono de acceso directo en el escritorio; para ejecu-
tar la aplicación pulse dos veces sobre él.
4. Por último, hay otra sencilla manera de encontrar cualquier programa
que busque; pregúntele al asistente Cortana.
 Escriba el nombre del programa en el campo de búsqueda de la
izquierda de la barra de tareas, o pulse en el ícono en forma de
micrófono y diga en voz alta el nombre (en este caso Word o Mi-
crosoft Word).
 Pulse en el ícono de Word cuando aparezca en la lista.
1.3.1 Cerrar las aplicaciones de Office 2016
Cerrar las aplicaciones de Office es muy sencillo, sólo haga lo siguiente:
1. Pulse en el botón Cerrar que se encuentra en la esquina superior
derecha de la interfaz del programa (cambia a color rojo al pasar el
apuntador del ratón sobre él).
2. También puede pulsar en la ficha Archivo (File) y en la ventana que
aparece, llamada Backstage, seleccione la opción Cerrar (Close)
(Figura 1.10).

Figura 1.10 En la ventana Backstage


de la ficha Archivo seleccione Cerrar
para cerrar en una misma operación el
documento y el programa.

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3. Una manera de cerrar aplicaciones en Windows se conserva desde
versiones anteriores: verifique que se encuentre seleccionada la ven-
tana de la aplicación de Office y pulse la combinación de teclas +
; de inmediato se cierra el programa.
4. Si no se han guardado los cambios realizados, en el cuadro de diá-
logo que aparece puede aceptar con el botón Sí (OK).
1.4 La interfaz de Word 2016
Algunas personas piensan que repasar los componentes de la interfaz
de las aplicaciones de Office y de las cintas de opciones, los grupos y la
ubicación de los comandos, es una pérdida de tiempo; sin embargo, si
usted desea alguna vez presentar un examen de certificación MOS (Mi-
crosoft Office Specialist), uno de los puntos más importantes es aprender
la ubicación de los comandos porque el examen se realiza directamente
con ejercicios en la computadora, en un tiempo determinado.
La interfaz de Word mantiene a la vista todas las herramientas que se
necesitan para escribir un documento de texto, editarlo, darle formato,
guardarlo e imprimirlo (Figura 1.11). Con menos operaciones se obtienen
más resultados, por eso es una interfaz orientada a resultados. Observe
sus elementos en la figura y vea las características en la tabla.

Figura 1.11. La interfaz orientada a resultados de Microsoft Word 2016; aunque no note muchos cambios con respecto a
Word 2013, hay novedades importantes como los botones Información y Compartir.

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Número Elemento Descripción
1 Barra de herramientas de Muestra los comandos más utilizados para tener acceso a ellos fácilmente. Es
acceso rápido (Quick Ac- posible personalizarla agregándole más comandos. La novedad en Word 2016
cess Toolbar) es el ícono Modo mouse /táctil (Touch Mouse Mode).
2 Fichas o pestañas (Tabs) Al pulsar en ellas, se abren las cintas de opciones correspondientes.
3 Barra de título (Title bar) Muestra el título del documento y el nombre de la aplicación.
4 Información (Tell me) Permite obtener ayuda sobre un procedimiento, para llevarlo a cabo.
5 Usuario de la cuenta (Ac- Muestra el nombre del usuario de la cuenta de Office 365, o el nombre del pro-
count User pietario de los derechos de Microsoft Office 2016.
6 Opciones de presentación En la lista que se despliega al pulsar en este botón, se puede seleccionar el modo
de la cinta de opciones (Ri- en que se muestran las cintas de opciones en la interfaz del programa.
bbon Display Options)
7 Botones de control Permiten Minimizar, Maximizar, Restaurar y Cerrar el programa.
8 Ícono Compartir (Share) Se utiliza para compartir el documento y permitir que otros usuarios lo editen en
tiempo real. A su lado se encuentra el ícono Comentarios (Comments).
9 Cinta de opciones (Ribbon) Contiene todos los botones de comandos, correspondientes a lo que su nombre
indica, ordenados por grupos.
10 Grupos (Groups) Agrupan los botones de comandos por categorías.
11 Botones de comandos Ejecutan el comando que su nombre indica.
12 Botón iniciador de cuadros Al pulsar en estos botones que aparecen a la derecha de algunos grupos, se abre
de diálogo un cuadro de diálogo con más opciones y comandos del tema.
13 Reglas horizontal y vertical Indican el tamaño del área de documento, y la posición de los márgenes, de los
tabuladores y de las sangrías que se fijan en el documento.
14 Contraer la cinta de opcio- Al pulsar en el botón, desaparecen las cintas de opciones y se muestran sólo las
nes (Collapse the Ribbon) fichas o pestañas. Para volver a abrirlas, pulse en cualquier ficha y presione el
botón Anclar la cinta de opciones (Pin the Ribbon).
15 Cursor Indica la posición en la cual se escribirá el texto.
16 Área de documento Espacio de trabajo de Microsoft Word, generalmente marcado con color blanco.
17 Apuntador o puntero del ra- Indica la posición del apuntador del ratón en la pantalla. Al desplazar el ratón por
tón el área de documento, el apuntador cambia de forma: Alinear a la izquierda, Cen-
trar y Alinear a la derecha. Al pulsar el ratón se inserta el cursor en ese lugar y
está listo para recibir texto. A esa función se le conoce como Pulsar y escribir
(Click and type).
18 Barra de desplazamiento Con esta barra se desplaza el documento hacia arriba y hacia abajo, para ver el
vertical (Scroll Bar) texto oculto. Si se mueve el zoom para ver el texto más grande, aparece también
una barra de desplazamiento horizontal.
19 Barra de estado (Status Muestra las acciones que se están llevando a cabo, y algunos datos como el
Bar) número de página, la cantidad de palabras del documento y el idioma definido.
20 Botones de vistas (View Permiten cambiar rápidamente las vistas de Word: Modo de lectura, Diseño de
Selector buttons) impresión y Diseño Web.
21 Zoom (Zoom Control) Permite ajustar el nivel de zoom hacia arriba y hacia abajo para ampliar o reducir
la vista del texto.

1.4.1 Las cintas de opciones


Las diez cintas de opciones (Ribbons) básicas de Word 2016 se abren
pulsando en las fichas correspondientes: Archivo (File), Inicio (Home),
Insertar (Insert), Dibujar (Draw), Diseño (Design), Formato (Layout),

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Referencias (References), Correspondencia (Mailings), Revisar (Re-
view) y Vista (View). En cada una de ellas hay herramientas que permi-
ten realizar operaciones relacionadas con lo que su nombre indica; por
ejemplo, si se trata de revisar la ortografía de un documento, la herra-
mienta correspondiente estará en la cinta de opciones de la ficha Revi-
sar, para crear tablas de contenido, la bibliografía, notas al pie y notas
al final, y referencias cruzadas, deberá consultar la cinta Referencias.
Antes de comenzar a escribir un documento de texto, es conveniente
tomar un poco de tiempo para conocer la nueva distribución de las he-
rramientas de Microsoft Word 2016. Esto le hará más fácil la vida cuando
deba editar o dar formato al documento. Comencemos pues a describir
cada una de las cintas de opciones.
Observe las herramientas que ofrecen las cintas de opciones de Word,
familiarícese con su ubicación y vea cuáles de los Grupos (Ribbon
groups) contienen botones Iniciadores de cuadros de diálogo (Dialog
Box Launchers), porque los ocupara muy a menudo para configurar las
funciones y comandos más importantes de edición y formato.
Ventana Archivo
Es un elemento muy importante de la interfaz de Word. Al pulsar con el
botón izquierdo del ratón sobre la ficha Archivo (File), aparece una ven-
tana llamada Backstage (Figura 1.12) con los principales comandos que
afectan a los archivos. Los botones o vínculos ubicados en la barra de la
izquierda, abren cuadros de diálogo o ventanas con más opciones:

La ventana Backstage es muy im-


portante porque además de las op-
ciones de los archivos, permite ha-
cer todas las configuraciones del
programa.

Figura 1.12. Las opciones de la ventana Backstage afectan a los archivos que se crean con el
programa procesador de textos.
 Información (Info). Muestra la información correspondiente al docu-
mento abierto, como: Propiedades; Fechas relacionadas y Personas
relacionadas, además de opciones como Proteger documento, Ins-
peccionar documento y Administrar documento.

Página 25
 Nuevo (New). Abre una ventana donde se puede iniciar un nuevo
documento en blanco, una entrada de blog, o seleccionar una planti-
lla para crear un nuevo documento prediseñado. La mayoría de plan-
tillas deben ser descargadas de la página web de Microsoft, pulsando
sobre su ícono.
 Abrir (Open). Abre la ventana con el mismo nombre, que permite
abrir documentos recientes, o buscar documentos existentes, ya sea
en el servicio OneDrive (la nube), en Otras ubicaciones web, o en
Este PC, para abrirlos.
 Guardar (Save). La primera vez que se ejecuta, abre la ventana
Guardar como que permite guardar el documento en una unidad de
almacenamiento, con un nombre y la extensión .docx. Una vez guar-
dado el documento, al ejecutar el comando nuevamente, el docu-
mento se guarda sin mostrar el cuadro de diálogo.
 Guardar como (Save As). Cada vez que se ejecuta, abre la ventana
Guardar como que permite guardar el documento con otro nombre
y con otro formato. Al pulsar en el botón Examinar (Browse), se abre
el cuadro de diálogo Guardar como, donde se escribe el nuevo nom-
bre y se selecciona el nuevo formato en la lista Tipo (Save as type).
 Imprimir (Print). Abre una ventana con gran cantidad de botones y
opciones para configurar la manera en que se enviará el documento
a la impresora (Figura 1.13). A la derecha se ve una vista previa, que
muestra cómo quedará la hoja impresa.

Figura 1.13. La ventana Imprimir (Print) permite de manera muy sencilla, configurar las opcio-
nes de impresión y ver cómo quedarán impresas todas las páginas del documento.
 Compartir (Share). Abre una ventana con comandos que permiten
guardar el documento en una ubicación web, de preferencia en
OneDrive, y enviar mensajes de correo a otros usuarios, para com-
partirlo, ya sea para verlo o editarlo de manera conjunta. Su equiva-
lente es el botón Compartir que se encuentra en la parte superior
derecha de la interfaz de Word.

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 Exportar (Export). Abre una ventana con comandos que permiten
exportar el documento a otros formatos, como PDF o XPS, o cambiar
el tipo de formato, guardándolo en alguno de los formatos propues-
tos, o mediante el cuadro de diálogo Guardar como (Save As).
 Cerrar (Close). Cierra el documento en el cual se está trabajando, y
el programa. Si no se han guardado los cambios realizados, aparece
un mensaje donde usted puede decidir si los guarda o no.

Figura 1.14. Si se equivocó y no desea cerrar el programa, pulse


en el botón Cancelar (Cancel) para regresar y continuar editándolo.
 Cuenta (Account). Muestra toda la información de la cuenta del
usuario, como nombre, correo electrónico registrado, y los servicios
en la nube activados. Contiene los botones Actualizaciones de Office,
que permite definir la manera en que se actualizan las aplicaciones
y Acerca de Word, que muestra el número de versión que se está
utilizando y los términos de la licencia de uso del software de Micro-
soft. En esta ventana también puede configurar el Fondo de Office
(Sin fondo, Caligrafía, Circuito, Estrellas, Fiambrera, Fondo marino,
etc.), y el Tema para Office, donde puede escoger entre los cuatro
nuevos: Multicolor, Gris oscuro, Negro y Blanco.
 Opciones (Options). Abre el cuadro de diálogo Opciones de Word
(Word Options) donde se configuran todas las opciones de Word.
 Comentarios (Feedback). Abre la ventana Comentarios, donde us-
ted puede decir qué le gusta, que no le gusta o enviar alguna suge-
rencia a los desarrolladores de Office. Para salir de la ventana Ba-
ckstage y volver al documento, pulse en el botón .
Inicio (Home)
Las herramientas de las barras Estándar y de Formato de las versiones
anteriores a Word 2007, se encuentran ubicadas en la cinta de opciones
Inicio, en los grupos Portapapeles (Clipboard), Fuente (Font) y Pá-
rrafo (Paragraph), además de la galería de Estilos (Styles).

Insertar (Insert)
Contiene comandos que permiten insertar en el documento: páginas, ta-
blas, diferentes tipos de ilustraciones, complementos, multimedia, víncu-
los, comentarios, encabezados y pies de página, texto, ecuaciones y
símbolos.

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Dibujar (Draw)
Esta nueva cinta de opciones de Word 2016 permite dibujar directamente
en la página con las herramientas de dibujo, utilizando el ratón, o de ma-
nera táctil.

Diseño (Design)
Contiene comandos que permiten configurar el documento, cambiar los
temas, asignar formatos predefinidos, incluir marcas de agua, colores y
bordes a las páginas.

Formato (Layout)
Los comandos de esta cinta de opciones se utilizan para configurar la
página, dar formato a los párrafos y organizar los objetos insertados en
el documento.

Referencias (References)
Herramientas para crear tablas de contenidos, insertar notas al pie y no-
tas al final, incluir citas bibliográficas, administrar las fuentes citadas en
el documento, insertar títulos, tablas de ilustraciones, referencias cruza-
das, y crear índices y tablas de autoridades.

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Correspondencia (Mailings)
Para crear documentos repetitivos como etiquetas, cartas modelo y so-
bres, tomando los datos de tablas de Excel o de bases de datos como
Access. Algunos de los grupos y comandos se muestran desactivados
cuando no se están llevando a cabo estas tareas.

Revisar (Review)
Contiene comandos de revisión ortográfica y gramatical, para inserción
de comentarios, seguimiento y control de cambios, comparación y pro-
tección de documentos.

Vista (View)
Para cambiar las vistas del documento, mostrar y ocultar símbolos y ca-
racteres, ampliar o reducir la vista del documento, administración de las
ventanas y creación de macroinstrucciones.

Fichas y cintas de opciones contextuales


Algunas de las más útiles novedades desde que aparecieron las cintas
de opciones en la interfaz de Word, siguen siendo las Herramientas
contextuales (Contextual Tools). Al seleccionar cualquiera de los ob-
jetos de un documento, como un cuadro de texto, un gráfico, una tabla,
o una imagen, aparecen en la barra de título fichas contextuales adicio-
nales, resaltadas con un color diferente a las normales. Debajo de la fi-
cha del objeto seleccionado se muestran una o varias ventanas de op-
ciones con comandos útiles para la operación que se está llevando a
cabo, como dar formato, color, sombra, diseño, ubicación, tamaño, etc.

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Si el objeto seleccionado es un gráfico como los de Excel, insertado en
el documento de texto, se muestra la ficha contextual Herramientas de
gráficos (Chart Tools) con las cintas de opciones Diseño (Design) y
Formato (Format), cada una con diferentes comandos y herramientas
útiles para modificar el diseño del gráfico y darle formato, respectiva-
mente.

Cinta de opciones Desarrollador (Developer)


Puede configurar las cintas de opciones para que muestren algunos co-
mandos más, y para ver otras cintas de opciones como Desarrollador.
Esta cinta de opciones permite escribir macros, ver los complementos,
utilizar controles y crear aplicaciones para los programas de Office. Para
activar esta cinta de opciones pulse en la ficha Archivo (File), presione
el botón Opciones (Options), seleccione Personalizar cinta de opcio-
nes (Customize Ribbon) y active la casilla de verificación Desarrolla-
dor (Developer).

1.4.2 Elementos de las cintas de opciones


Al pulsar en cualquiera de las fichas de la cinta de opciones, aparecen
todas las herramientas disponibles para realizar las operaciones que in-
dica su nombre. Los comandos se encuentran agrupados en casilleros
llamados Grupos (Ribbon groups), cuyo nombre se muestra debajo de
la casilla, como Portapapeles (Clipboard), Fuente (Font), etcétera (Fi-
gura 1.15).

Figura 1.15. Si pulsa en cualquiera de las otras fichas o pestañas, cambia la cinta de
opciones, mostrando todos sus grupos y botones de comandos.

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Algunos grupos tienen una pequeña flecha en la orilla inferior derecha
llamada Iniciador de cuadro de diálogo (Dialog Box Launcher) ; al
pulsar en ellos se abre un cuadro de diálogo (Figura 1.16) con opciones
de configuración que afectan la acción de los comandos del grupo. Los
botones o íconos de cada una de las herramientas se conocen como
Botones de comandos (Commands).

Figura 1.16. En el cuadro de diálogo Fuente se seleccionan atributos como


Estilo de fuente, Color de fuente, Tamaño, Efectos, etcétera.
1.4.3 Opciones de Word
Tal vez este sea uno de los principales comandos de la ventana Backs-
tage porque en el cuadro de diálogo que aparece al pulsar en el botón
Opciones (Options), se configuran todos los parámetros del programa.
Si desea cambiar el color de la interfaz de Word, por ejemplo, pulse en
la ficha General y seleccione el tema de Office de su agrado (Figura
1.17). Si desea eliminar el espacio en blanco que se ve entre cada página
en la vista Diseño de impresión (Print Layout), pulse en la ficha Mos-
trar (Display) y desactive la casilla de verificación Mostrar espacio en
blanco entre páginas en la vista Diseño de impresión (Show white
space between pages in Print Layout view).
El programa guarda una copia de respaldo cada 10 minutos, si cree que
debería hacerlo más seguido, pulse en la ficha Guardar (Save) y cambie
el valor de Guardar información de Autorrecuperación cada (Save
AutoRecover information every), por 5. Para agregar un nuevo idioma
abra el cuadro de lista Agregar idiomas de edición adicionales (Add
aditional editing languages), seleccione el idioma y pulse en el botón
Agregar (Add). Al pulsar en el botón Aceptar (OK), se habilitan los len-
guajes seleccionados y todas las configuraciones modificadas.

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Figura 1.17. En el cuadro de diálogo Opciones de Word, se pueden configurar todas
las opciones personalizables del programa.

1.4.4 El área de documento


La parte central de la pantalla es la zona de trabajo o Área de docu-
mento (Document Pane) en la que se introduce el texto que integrará
el documento de texto; arriba y a la izquierda se encuentran las Reglas,
que aparecen cuando se pulsa el botón Regla (Ruler) de la cinta de op-
ciones Vista (View), abajo y a la derecha se encuentran las barras de
desplazamiento horizontal y vertical que se utilizan para desplazar el
texto hacia la izquierda, derecha, arriba y abajo.
Por último, en la parte inferior se observa una barra conocida como Ba-
rra de estado (Status Bar), que indica la página actual, el total de pági-
nas del documento, la cantidad de palabras y el idioma utilizado. A la
derecha de esta barra se encuentran los Botones de vistas y el Zoom
que permite ampliar o reducir la vista del documento ya sea cambiando
el valor en porcentaje, o deslizando el control. En la barra de estado puede cam-
biar a la vista Modo de lectura o a
1.5 Creación de documentos de texto Diseño Web (la del mundito).

Cuando se cuenta con un programa como Microsoft Word, la creación


de documentos de texto se convierte en una tarea muy sencilla. Inicie
una sesión de Word de la manera clásica; de inmediato aparece la inter-
faz de Word mostrando la vista Diseño de impresión (Print Layout),
donde la parte central de la pantalla es la zona de trabajo o Área de
documento en la que se introduce el texto que formará el documento.
Si lo desea, puede cambiar de vista pulsando en la ficha Vista (View),
con los comandos del grupo Vistas (Views), o seleccionando cualquiera
de los botones de vistas de la barra de estado.

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Las reglas se encuentran a la izquierda y en la parte superior. Abajo y a
la derecha están las barras de desplazamiento horizontal y vertical que
se utilizan para desplazar el texto hacia la izquierda, derecha, arriba y
abajo. En la barra de estado se muestran los valores del número de la
página actual, y el número de páginas del documento.
1.5.1 Preparar la página
Antes de escribir su primer texto, prepare la página para el tipo de docu-
mento que desea crear. Puede ser una clásica invitación a ver una obra
de teatro escolar en el auditorio de la escuela, representada por los alum-
nos de su grupo, o una breve carta. Si es poco texto, tal vez le convenga
ampliar el tamaño de fuente y cambiar el estilo de fuente.
Al abrir el programa, se ve en la parte superior de la página en blanco
una pequeña barra parpadeando llamada cursor. Observe el nombre y
el tamaño de la fuente en el grupo Fuente (Font) de la cinta de opciones
Inicio (Figura 1.18), que en este caso son Calibri de 11 puntos (es posi-
ble que en su sistema aparezcan otros valores). Para cambiar la fuente
y el tamaño, haga lo siguiente:
1. Pulse en la flecha que apunta hacia abajo del cuadro de lista Fuente
y en la lista seleccione Arial.
2. Haga lo mismo en el cuadro de lista Tamaño de fuente (Font Size)
y seleccione el valor 14.
3. Observe cómo cambia el tamaño del cursor.
La cinta de opciones Formato (Layout) contiene los principales coman-
dos para configurar el documento; los del grupo Configurar página
(Page Setup) permiten modificar la medida de los márgenes, la orienta- Figura 1.18. La lista de fuentes del
sistema ofrece gran variedad, pero
ción de la hoja, el tamaño de la hoja, la cantidad de columnas y otros
Arial, casi siempre estará presente.
parámetros de diseño, pero recuerde que, en los cuadros de diálogo, se
tienen todos estos elementos juntos (Figura 1.19):
1. Pulse con el botón izquierdo del ratón en el ini-
ciador de cuadro de diálogo del grupo Confi-
gurar página y en el cuadro de diálogo, defina
todos los elementos básicos del documento.
2. En la ficha Márgenes (Margins) se encuen-
tran predefinidos los valores Superior (Top) e
Inferior (Bottom) en 2.5 cm, e Izquierdo
(Left) y Derecho (Right) en 3 cm. Los valores
parecen adecuados, pero si desea comenzar
un poco más abajo su invitación, cambie el va-
lor de Superior a 3.5 cm.

Figura 1.19. Para modificar los valores,


pulse en las flechitas superior e inferior, o
escriba directamente el nuevo valor.

Página 33
3. En la ficha Papel (Paper), verifique que se encuentre seleccionado
el tamaño Carta, que es el estándar en México (Figura 1.20).

Figura 1.20. En México y en Estados Unidos se utiliza el tamaño están-


dar de papel Carta (Letter), de 21.5 x 28 cm (8½ x 11 pda).
La ficha Diseño (Layout) permite definir algunos parámetros como el
empiezo de las secciones del documento, la forma de presentación de
los encabezados y pies de página, etcétera. En esta tercera ventana
también se definen los márgenes del borde superior del papel al enca-
bezado del documento y del borde inferior al pie de página, con las op-
ciones Desde el borde (From edge), Encabezado (Header) y Pie de
página (Footer), y se determina si estas configuraciones se llevarán a
cabo para todo el documento o desde la página actual en adelante.
En las tres ventanas se encuentra el botón Establecer como predeter-
minado (Set As Default) que permite establecer los valores o cambios
realizados como el estándar para todos los documentos que se realicen.
Si pulsa en ese botón, recibirá un mensaje de advertencia (Figura 1.21)
porque los nuevos valores se guardarán en la plantilla NORMAL.

Figura 1.21. Si acepta que los cambios efectuados se conviertan en prede-


terminados, todos los nuevos documentos se iniciarán con estos valores.
La manera más rápida de cambiar las configuraciones en las nuevas
versiones de Word es mediante las galerías de opciones. Pulse en
la ficha Formato (Format) y escoja uno de los diseños predefinidos.
Puede seleccionar de entre los márgenes prediseñados el que más
se ajuste al trabajo a realizar:
1. Pulse en el botón Márgenes (Margins). En la ventana se mues-
tran varias opciones predefinidas como Normal, Estrecho (Na-
rrow), que proporciona un espacio amplio para escribir porque
los márgenes son de sólo 1.27 cm por lado, Moderado (Mode-
rate), Ancho (Wide) y Reflejado (Mirrored) para escribir en for-
matos de libro o revista (Figura 1.22).
2. Para un tipo diferente de márgenes puede pulsar en Márgenes
personalizados (Custom Margins) para abrir el cuadro de diá-
logo Configurar página (Page Setup).

Figura 1.22. Observe que su Última configuración


personalizada (Last Custom Setting), ya se en-
cuentra en la galería de diseños predefinidos.

Página 34
1.5.2 Escriba su primer texto
Introduzca el texto en la posición donde se ubica el cursor simplemente
pulsando sobre las teclas alfabéticas o numéricas del teclado, como si
se tratara de una máquina de escribir. También puede aprovechar la fun-
ción Pulsar y escribir para ubicar el cursor en el lugar que desee intro-
ducir el texto, haciendo una doble pulsación del botón izquierdo del ratón
en el lugar seleccionado. Esta función sólo se activa en las vistas Diseño
de impresión (Print Layout) y Diseño web (Web Layout).
Si nunca ha utilizado una máquina de escribir, el procedimiento para in-
sertar texto es muy sencillo. Escriba una invitación para la obra de teatro
de fin de curso de su grupo; por ejemplo:
1. Escriba el texto (la fecha, como acostumbra a escribirla), y al llegar
al final del párrafo pulse la tecla .
2. Si el párrafo tiene más de una línea y el cursor llega al final de la Si tiene problemas para “ver” donde
página, no se detenga, el programa envía el texto al siguiente renglón termina un párrafo y donde comienza
de manera automática. el siguiente, pulse en la ficha Inicio
3. Para dejar espacios en blanco entre un párrafo y otro, pulse la tecla (Home) y presione el botón ¶ del
tantas veces como espacios necesite. grupo Párrafo (Paragraph). Cada
4. Continúe escribiendo y siga estos consejos: símbolo que aparece en el docu-
 Para escribir la primera letra en mayúsculas, presione juntas las mento al pulsar la tecla , repre-
teclas +[la letra inicial]; por ejemplo para México, + . senta el final de un párrafo. Los pun-
tos que se ven entre las palabras son
Todos los párrafos comienzan con mayúscula (Figura 1.23).
los espacios.
 Para escribir un texto completo en mayúsculas, como un título; por
ejemplo, pulse primero la tecla , escriba todo el texto en mayús-
culas y al finalizar desbloquee la función pulsando nuevamente .
Figura 1.23. Si no recuerda cuáles
son las secciones del teclado y sus
principales teclas, repase el princi-
pio del Capítulo 1.

Página 35
 Los acentos generalmente se escriben pulsando la tecla de diéresis
y tilde y luego la vocal que se va a acentuar. Si no encuentra los
acentos, revise en la barra de estado el idioma con el que está tra-
bajando. Si no es el español que reconoce su teclado, pulse dos ve-
ces sobre el idioma, en el cuadro de diálogo Idioma (Language) se-
leccione el apropiado (Figura 1.24).
 También deberá estar activado ese teclado en la barra de tareas de
Windows. Observe en la figura que el teclado de Windows, Español
(México), sea igual al idioma de corrección que seleccione en el cua-
dro de diálogo Idioma.

Figura 1.24. Puede escoger un idioma para establecerlo como el predetermi-


nado, o para aplicarlo sólo al documento actual. Al pulsar en el botón Aceptar
(OK) cambia automáticamente el idioma en la barra de estado.

 Para desplazarse por el documento utilice las teclas de flecha ,


, , y o presione el botón izquierdo del ratón en el lugar que
desee ubicar el cursor.
 Si después de escribir una palabra advierte que cometió algún error,
simplemente bórrelo utilizando la tecla , la cual elimina de uno
en uno los caracteres situados a la izquierda del cursor.
 Si el error se encuentra en la misma posición del cursor, presione la
tecla para eliminarlo (Figura 1.25). Esta tecla borra el carácter si-
tuado a la derecha del cursor y recorre hacia la izquierda el resto del
Si al escribir una palabra como
texto. Shakespeare; por ejemplo, se
le va una letra de más (Sha-
kesperare), bórrela hacia atrás
con la tecla o hacia
adelante con .

Figura 1.25. Observe que cuando hay una palabra mal escrita, Word la marca con
una línea roja ondulada en la parte de abajo.

Página 36
Observe en la barra de título que el programa ha asignado el nombre
Documento1 (Document1) al archivo de texto que se está creando. Al
guardarlo conviene cambiarle el nombre para reconocerlo entre los mu-
chos documentos que se estarán generando a lo largo de estas leccio-
nes. El archivo tendrá la extensión .docx.
Guardar el documento
Para guardar el archivo en una unidad de almacenamiento de la compu-
tadora haga lo siguiente:

1. Cree una carpeta de Evidencias de aprendizaje en la computadora o


en una unidad USB; como se van a crear documentos de texto, tal
vez sea conveniente guardarlos en una subcarpeta con un nombre
como Word, por ejemplo.
2. Cree entonces la carpeta Word dentro de Evidencias de aprendizaje
y haga lo siguiente:
3. Pulse en el botón Guardar (Save) de la barra de herramientas de
acceso rápido o presione la ficha Archivo (File) y seleccione Guar-
dar como (Save As).
4. En la ventana Guardar como (Figura 1.26), se muestran todas las
unidades del sistema disponibles, ya sea en la web o en la PC.

Figura 1.26. Observe que también puede guardar archivos en unidades virtuales (la
nube), como OneDrive y otras ubicaciones web.
5. Pulse en el ícono Este PC (This PC) y luego en el botón Examinar
(Browse), para abrir el cuadro de diálogo Guardar como.
6. En el cuadro de diálogo (Figura 1.27) busque la unidad y la carpeta
Word y ábrala, escriba un nombre para el documento como Invitación
a la obra de teatro en el campo Nombre de archivo (File Name),
verifique que se encuentre seleccionado el Tipo de formato (Save as
Type) Documento de Word (*.docx) (Word Document (*.docx)) y
pulse en el botón Guardar (Save).

Página 37
Figura 1.27. Usted sólo debe escribir el nombre del archivo; la extensión
.docx la incluye automáticamente el programa.

El cuadro de diálogo Guardar como (Save As) ofrece además otras opciones que afectan direc-
tamente al documento a guardar, como aceptar o cambiar el nombre que aparecerá en el campo
Autores (Authors) de las propiedades del documento, agregar una etiqueta de texto y Guardar
miniatura (Save Thumbnail), que permite tener una vista miniatura del archivo para identificarlo
sin necesidad de abrirlo. En la lista Herramientas (Tools) hay opciones para compartir archivos
en redes o Internet, y el comando Comprimir imágenes (Compress pictures), que reduce el
tamaño del archivo.
El formato que Word asigna al documento de manera predeterminada es
Documento de Word (*.docx), pero usted lo puede cambiar por alguno
de los muchos disponibles (Figura 1.28). Si guarda los archivos en for-
matos PDF y XPS, cualquier usuario, aunque no cuente con las nuevas
versiones de Word, puede verlos, pero no modificarlos.

Figura 1.28. También es posible guardar los documentos de Word 2016 en for-
matos anteriores como Word 97-2003 (*.doc).

Página 38
Imprimir el documento
Para imprimir el documento, deberá contar con una impresora instalada
y configurada para Windows. Word 2016 puede utilizar todas las impre-
soras conectadas a la computadora, siempre y cuando se encuentren
“dadas de alta” en el sistema. El procesador de textos reconoce a la im-
presora predeterminada y adapta los documentos automáticamente a
sus características para sacar el mejor provecho.
Para ver cómo quedará impreso el documento en la hoja de papel, haga
lo siguiente:
1. Pulse en la ficha o pestaña Archivo (File) y seleccione la ventana
Imprimir (Print).
2. Observe la vista previa de la derecha (Figura 1.29) y si está conforme
con lo que va a obtener, pulse en el botón Imprimir (Print).
 Si desea dar una mejor distribución a la invitación, pulse en la
flecha que apunta a la izquierda en la parte superior para volver
al documento.
Si se trata de un documento extenso
 Inserte espacios o párrafos “vacíos” para distribuir mejor el texto (de varias páginas) y no desea impri-
(hacia abajo), recuerde que los espacios se dan pulsando la tecla mirlas todas, abra el cuadro de lista
. Imprimir todas las páginas (Print
All Pages) y seleccione el intervalo,
o escriba los números de las pági-
nas en el campo Páginas (Pages).

Figura 1.29. También puede indicar si se imprimirá en una sola cara, la orientación del
papel, el tamaño de papel, los márgenes y la cantidad de páginas por hoja.
3. Una vez que ha distribuido correctamente los párrafos del docu-
mento, puede volver a la ventana Impresión, observar nueva-
mente la vista previa (Figura 1.30) e imprimirlo.
 Si desea ver las configuraciones de la impresora (general-
mente la predefinida del sistema), pulse en el vínculo Pro-
piedades de impresora (Printer Properties) y en el cuadro
de diálogo (Figura 1.31) seleccione opciones como el origen
del papel, el tamaño y la calidad de impresión. Figura 1.30. Puede abrir la vista previa las ve-
ces que crea necesario.

Página 39
Figura 1.31. Las fichas y las opciones de este cuadro de diálogo va-
rían de acuerdo con la impresora seleccionada.
En la ventana Diseño del cuadro de diálogo se configuran las opciones
de orientación de la página (vertical u horizontal), el orden en el que se
imprimen y otras; en la ventana Papel y calidad se puede seleccionar
otro origen del papel, el tamaño de hoja y la calidad del papel sobre el
que se va a imprimir. Si su impresora es diferente, puede incluir más o
menos herramientas de impresión. Las opciones del cuadro de diálogo
Propiedades de documento de…, dependen absolutamente del tipo de
impresora instalada.
Los botones y opciones de la ventana Imprimir y sus aplicaciones son
las siguientes:
1. Copias (Copies). El cuadro contador permite escribir o seleccionar
con las flechitas el número de copias del documento a imprimir.
2. Impresora (Printer). Al abrir la lista se ven todas las impresoras ins-
taladas en el sistema y las opciones Agregar una impresora (Add
Printer) e Imprimir a un archivo (Print to file), que mantiene todas
sus características, para imprimirlo posteriormente.
3. Imprimir todas las páginas del documento (Print All Pages). Per-
mite seleccionar partes del documento para imprimirlas, páginas pa-
res, impares, etc. En el cuadro de texto Páginas (Pages) puede es-
cribir opciones como:
 Las páginas: 1, 3, 5, 8, etcétera.
 De la uno a la doce: 1−12.
 De la cinco a la ocho más la dieciséis: 5−8,16.
4. Imprimir a una cara (Print One Sided). Si la impresora acepta la
función de impresión a doble cara, en la lista se selecciona la opción.
5. Intercaladas (Collated). Define la manera en que la impresora en-
trega las copias impresas, si cuenta con esa opción.
6. Orientación vertical (Portrait Orientation). Envía la impresión a la
hoja de manera vertical u horizontal.

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7. Carta (Letter). Muestra la lista de los tamaños de hoja más comunes
para seleccionar alguno, observe que también puede imprimir sobres
y tarjetas postales (Figura 1.32). Si desea utilizar hojas de papel de
tamaños especiales, pulse en el vínculo Más tamaños de papel
(More Paper Sizes).
8. Personalizado (Custom Margins). Al abrir la galería, aparecen los
distintos diseños personalizados de márgenes, puede seleccionar
cualquiera de ellos o abrir el cuadro de diálogo para definir márgenes
personalizados. Si ya se habían definido los márgenes al preparar la
página, olvide esta opción.
9. 1 página por hoja (1 Page Per Sheet). Se puede imprimir el docu-
mento una o varias veces en la hoja; es una opción muy útil para
imprimir dos o más veces un volante, o tarjetas personales. Se pue-
den obtener 1, 2, 4, 6, 8 o 16 páginas por hoja.
Si ha sido buen observador, debe haber notado que en todas las cintas
de opciones se mantiene al final de las fichas o pestañas los nuevos
botones de Office 2016: Información (Tell Me), que después del foquito
dice ¿Qué desea hacer? (Tell me what you want to do), y Compartir
(Share). El primero permite buscar cualquier cosa: comando, herra-
mienta, procedimiento o tema de ayuda, con solo escribirlo (Figura 1.33)
y realizar búsquedas inteligentes; el segundo abre el panel Compartir
(Share), desde donde puede invitar a colaborar a sus contactos envián-
doles un correo electrónico, como se verá más adelante. Figura 1.32. Seleccione alguna
de las opciones o defina un
nuevo tamaño.

Figura 1.33. Al escribir el texto de búsqueda, aparece una lista con opciones relacionadas
para que seleccione la más apropiada.
Si usted no sabe cómo imprimir el documento; por ejemplo, basta escribir
en el campo Información (Tell Me) su consulta (en este caso imprimir)
para obtener una lista de sugerencias (Figura 1.33). Puede aceptar al-
guna de ellas, aunque le conviene ir a la vista previa para hacer los ajus-
tes necesarios antes de enviar el documento a la impresora. La opción
Imprimir (Impresión rápida) (Quick Print) envía el documento a la impre-
sora sin mostrar las opciones de impresión.
El botón Información le sirve, en cualquier caso, para buscar las cintas
de opciones y los comandos que no es fácil encontrar. Suponga que, en
un escrito de Word, le piden que le asigne a una nota bibliográfica el
estilo de texto Referencia sutil y usted no sabe cómo hacerlo; con el bo-
tón Información, hacerlo resulta muy fácil:
1. Seleccione la nota bibliográfica.
2. Escriba en el campo Información (Tell Me), referencia sutil, como
se muestra en la Figura 1.34.

Página 41
3. Pase el apuntador sobre las opciones para ver cuál es la que usted
necesita. Al pasar el apuntador por Estilos de texto (Text Styles),
aparece la galería de estilos, seleccione Referencia sutil (Subtle
reference) y el estilo se aplica al texto de manera automática.

Figura 1.34. El nuevo botón Información de Word 2016 permite resolver casi cualquier pro-
blema o procedimiento del procesador de textos.
Si pulsa en la opción Búsqueda inteligente en (Smart Lookup on), se
abre el panel con el mismo nombre a la derecha del área de documento,
con información relacionada procedente de Internet (Figura 1.35); para
ahondar los datos pulse en los vínculos para abrir el navegador en las
páginas indicadas.
El nuevo sistema de actualización de las aplicaciones de Microsoft Office
parecería molesto, porque de un día para otro usted encontrará cambios
en la interfaz y algunas funciones nuevas que de pronto le parecerán
hasta innecesarias; pero créame, las novedades están basadas en la
retroalimentación de miles de usuarios y se sorprenderá de las mejoras
que aportan a la creación de documentos.

Figura 1.35. La búsqueda inteligente


muestra resultados relacionados con la
palabra de búsqueda.

Si cuenta con una impresora instalada imprima la invita-


ción, pero observe que, aunque es un documento sencillo,
le faltan dos procesos que lo convertirán en una carta pro-
fesional: Edición y Formato., así es que ¡vamos a aprender!
Mientras tanto, resuelva las siguientes actividades y co-
nozca más de Word 2016.

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1.6 Actividades de repaso
Imprima estas hojas, resuelva las actividades y guarde las hojas resueltas en una carpeta o folder, porque
serán sus evidencias de aprendizaje. Si está tomando un curso, entréguelas a su profesora o profesor.

1. Responda a las siguientes preguntas de opción múltiple:


a) Marque con un signo  en el recuadro de la respuesta correcta.
 El papel hecho de corteza de morera fue inventado por los:
o Babilónicos
o Persas
o Chinos
 El papiro hecho con hojas de una planta llamada así, fue inventado por los:
o Chinos
o Egipcios
o Mongoles
 La imprenta inventada por los chinos, fue reinventada, con sus famosos tipos móviles, por:
o Christopher Latham Sholes
o Johann Gutenberg
o Alexander Graham Bell
 La creación del primer taller de impresión en la Nueva España (Ciudad de México), se
debió a:
o Juan Cromberger y Juan Pablos
o William Austin Buró y Juan Cromberger
o Alexander Graham Bell y Xavier Progin
 La invención de la primera máquina de escribir comercial
se atribuye a:
o Stephen Day
o Johann Gutenberg
o Christopher Latham Sholes
2. Inicie una sesión de Word.
a) Verifique que se encuentra seleccionada la ficha Inicio. Al ubicar el apuntador del ratón sobre
cualquiera de los íconos o botones de la cinta de opciones aparece un texto explicativo de su
función.
 De esta manera investigue el nombre y las teclas de función o atajo de los siguientes boto-
nes y escríbalos a la derecha de la tabla:

b) Cierre el programa y continúe con las siguientes actividades.

Página 43
3. Responda las siguientes preguntas:
a) ¿Con qué nombre se conoce al área de la interfaz de Word donde se escribe el texto?
__________________________________________________________________________
b) ¿Cómo se llama al espacio donde se agrupan los botones de comandos, en la nueva interfaz
orientada a resultados de Microsoft Word 2016?
__________________________________________________________________________
c) ¿Cuál es el nombre de la ficha que contiene comandos que permiten configurar el documento?
__________________________________________________________________________
d) Observe la cinta de opciones siguiente y circule con color rojo lo que se indica:
 La barra de herramientas de acceso rápido.
 Los botones iniciadores de cuadros de dialogo.
 Un botón de comando.
 Una ficha o pestaña.

4. Inicie una sesión de Word y haga lo siguiente.


a) Prepare la página con los valores que se indican:
 Márgenes Superior e Inferior = 1 cm.
 Márgenes Izquierdo y Derecho 1 cm.
 Tamaño de página = Ficha 4 x 6 pulgadas.
 Orientación = Horizontal.
 Fuente = Arial de 14 puntos.
b) Escriba en la pequeña hoja el siguiente texto:
Este es un documento en papel de 4 x 6 pulgadas, con orientación horizontal o apaisada y
márgenes de 1 cm por cada lado.
c) Imprima el documento.
 Pulse en la ficha Archivo, seleccione Imprimir y verifique que el documento se imprimirá
en hoja horizontal y tamaño Ficha 4x6 pulg. (10.16 cm x 15.24 cm).
 Observe la vista previa y compruebe que se trata de una tarjeta pequeña.
 Verifique que la impresora esté encendida y conectada y pulse en el botón Imprimir.
 Guarde la hoja impresa en su fólder o carpeta de evidencias de aprendizaje.
d) Guarde el archivo en la carpeta Evidencias de aprendizaje ► Word con el nombre Tarjeta
4x6.docx.
5. Mencione tres de las más importantes novedades de Word 2016.
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________

Página 44
Capítulo 2
Edición de texto
Los procesadores de textos, además de hacer las veces de máquinas de
escribir electrónicas, permiten guardar los documentos en forma de ar-
chivos con un nombre determinado. De esta manera, es muy fácil editar-
los, hacerles cambios, darles formato, ponerles color, cambiarles el ta-
maño y el tipo de fuente, insertarles imágenes, tablas, ecuaciones y
hasta sonidos, y volverlos a utilizar.
Estas ventajas hicieron obsoletas las máquinas de escribir, y en su lugar,
se utilizan cada vez más las computadoras, con un programa de proce-
samiento de textos como Microsoft Word. El proceso de crear documen-
tos de texto (Figura 2.1), además de escribir y guardar el archivo, consta
de dos grandes vertientes: la edición y el formato.

Figura 2.1. Los documentos de texto que se realizan siguiendo estos procedimientos,
adquieren una claridad y calidad profesionales.

2.1. Edición de documentos


La edición es un proceso necesario para lograr textos claros y concisos,
que involucra operaciones para corregir, mejorar la redacción y presen-
tación del texto, insertar o eliminar palabras o párrafos, borrar partes que
no se desean en el documento, etcétera. Editar es una de las tareas más

Página 45
necesarias en la creación de documentos, por eso, es muy importante
que lea cuidadosamente las siguientes explicaciones.
Inicie una sesión de Word en un documento en blanco y escriba un texto
sobre los orígenes del hombre americano, lo suficientemente extenso
para probar las funciones de edición de Word; incluya en el trabajo algu-
nas faltas de ortografía y errores gramaticales para corregirlos.
Algunos sitios web confiables con temas de historia se encuentran en las La mayoría de direcciones de Inter-
siguientes direcciones de Internet, puede acudir a cualquiera de ellos net se escriben en minúsculas y sin
para consultar y preparar sus escritos, pero recuerde que el mejor trabajo acentos. Observe que las de Wiki-
no es copiar, sino crear un resumen propio, sin olvidar incluir en el docu- pedia usan mayúsculas y acentos
mento los créditos bibliográficos pertinentes. como América, escríbalas así para
https://es.wikipedia.org/wiki/Poblamiento_de_América evitar mensajes de error.
https://es.wikipedia.org/wiki/América_precolombina
http://www.eldoradocolombia.com/origen_hombre_america.html

Si no se le ocurre nada, puede abrir el archivo Orígenes del hombre en América.docx que se
encuentra en la página web del autor: www.aprendatic.com, para llevar a cabo los ejercicios de
las funciones de edición. Fije los márgenes: Superior = 3 cm; Inferior = 2.5 cm; Izquierda = 2.2
cm y Derecha = 2.2 cm.
2.1.1 Desplazamiento a través del documento
Es muy fácil desplazarse de una parte a otra de un documento si se co-
nocen las funciones para hacerlo. Existen varias maneras para moverse
a través de un documento de texto; con el teclado, o con el ratón. Las
ventajas de las funciones rápidas se advierten, sobre todo, cuando el
texto es extenso. Algunas de ellas son:
El comando Ir a
La manera sencilla de “correr” a través del documento es con el comando
Ir a (Go To) que permite llegar directamente a la página, a una sección
numerada, a alguna nota de pie de página, a un comentario, a una tabla,
a una ecuación o al marcador que se indique; enseguida verá cómo
puede insertar marcas de texto en el documento para localizar rápida-
mente secciones, palabras o títulos específicos y podrá comprender la
funcionalidad de este comando.

Figura 2.2. Con el comando Ir a puede mover al instante el cursor hasta una página determi-
nada, o hasta un elemento o marca, definidos en el documento.

Página 46
Para ejecutar el comando pulse en la ficha Inicio (Home), lleve el apun-
tador del ratón al grupo Editar (Editing), pulse en la flecha para abrir la
lista del botón Buscar (Find) y seleccione Ir a (Go To) para abrir el cua-
dro de diálogo Buscar y reemplazar (Find and Replace) con la ficha Ir
a activada (Figura 2.2).
En el campo Número de página (Enter page number) escriba el nú-
mero de la página a la que desea desplazarse rápidamente (puede ser
la 4). Una vez que completó el dato, elija Ir a (Go To) o presione la tecla
, el resultado será que el cursor se ubica al principio de la página 4,
como se puede ver en la Figura 2.3. ¡Imagine cuánto tiempo ahorrará al
ir a la página 387; por ejemplo, en un documento de 600 páginas!

Seleccione cualquiera de los ele-


mentos del recuadro Ir a (Go To)
de la izquierda y observe que cam-
bia el nombre del campo: Número
de la sección, Número de la línea,
Nombre del marcador, Nombre del
revisor, Número de la nota al pie y
así sucesivamente.

Figura 2.3. El nombre del campo Número de la página (Enter page number) cambia de
acuerdo con el elemento de la lista Ir a (Go To) seleccionado.
Insertar Marcador (Insert a Bookmark). El comando Marcador (Book-
mark) del grupo Vínculos (Links) de la cinta de opciones Insertar (In-
sert), permite insertar una “marca” con un nombre en cualquier lugar,
página, imagen o sección del documento actual, para acudir a él rápida-
mente con el comando Ir a (Figura 2.4).

Figura 2.4. Seleccione el texto o imagen, ejecute el comando y pulse el botón Agregar (Add).

Página 47
El nombre del marcador no debe incluir espacios, guiones o puntos, aun-
que puede utilizar guion bajo para que aparezca el botón Agregar (Add).
Una vez que ha creado los marcadores apropiados (en este caso son los
subtítulos o títulos de sección), al utilizar el comando Ir a, y al seleccionar
Marcador, aparecen todos los marcadores en la lista (Figura 2.5).

Figura 2.5. Seleccione el marcador y pulse en el botón Ir a (Go To) para ir


rápidamente hasta ese lugar del documento.

Desplazarse con el teclado y con el ratón


Si utiliza el teclado, puede moverse hacia arriba, hacia abajo o hacia los
lados con las teclas de dirección o cursoras , , ,y , como se
mencionó anteriormente. Para avanzar toda una ventana, la manera más
rápida es pulsar la tecla y para regresar una ventana deberá presio-
nar . Si necesita ir al principio o al final del documento, es muy lento
hacerlo con las teclas de flecha o pantalla por pantalla, presione al mismo
tiempo + para ir al inicio y + para llegar al final.
Algunas veces desplazarse con el ratón es más rápido, pues con él se
puede acceder fácilmente a las fichas, grupos y botones de comandos,
sin necesidad de consultar la ayuda. Para mover el cursor a otro punto
del texto que se está viendo en la pantalla, simplemente sitúe el apunta-
dor del ratón sobre algún carácter y presione el botón izquierdo.

Si desea trasladarse con el ratón hacia arriba, hacia abajo o hacia los lados, para situarse en
caracteres que no se ven en la pantalla, coloque el cursor sobre las flechas de las barras de
desplazamiento vertical u horizontal y mantenga presionado el botón izquierdo hasta que el ca-
rácter o página que busca se exhiba en la pantalla, entonces deje de pulsarlo.

La mayoría de ratones actuales cuentan con una


rueda de desplazamiento ubicada al frente, entre
los dos botones. Muchos programas han asignado
alguna función específica para ella. Microsoft Word
corre el texto hacia abajo al girarla hacia adelante y
hacia arriba cuando se desplaza hacia atrás.

Página 48
También puede pulsar en las barras y desplazarlas rápidamente hacia la
izquierda, a la derecha, hacia arriba o hacia abajo, como se muestra en
la Figura 2.6.

Figura 2.6. Cuando se agranda la pantalla con el zoom, aparece la barra de desplazamiento
horizontal en la parte inferior.
Utilice el ratón para ver las cintas de opciones pulsando en las fichas de
cada una de ellas, abra los cuadros de diálogo pulsando en los botones
iniciadores de cuadros de diálogos de algunos grupos, y abra los menús
contextuales pulsando con el botón derecho: en la cinta de opciones; en
el área de documento; en la barra de estado, o en las barras de despla-
zamiento.
2.1.2 Seleccionar, remplazar y borrar texto
Estas tres funciones son elementales para la edición de textos, ya que
cuando se escribe, se incurre inadvertidamente en irregularidades de re-
dacción y errores o repetición de palabras o letras. También es común
que los párrafos queden en desorden o que las ideas no hayan sido ex-
presadas coherentemente. Usted puede seleccionar un párrafo y ubi-
carlo en otra posición, borrar una idea que no es clara, insertar un texto
adicional, etcétera.
Seleccionar texto
Para hacer modificaciones al texto o darle atributos especiales como:
resaltado con negritas (Bold) o cursivas (Italic), cambiarlo de lugar, bo-
rrarlo, copiarlo, etcétera, primero hay que seleccionarlo.
Existen muchas maneras para seleccionar texto. Sitúe el cursor al prin-
cipio del párrafo donde va a iniciar la selección y pulse , que es la
tecla que activa la extensión de selección, luego pulse con el ratón en un
lugar adelante o abajo para seleccionar el texto (Figura 2.7), desde la
posición del cursor hasta donde pulsó con el ratón. Para desactivar la
función de extensión de selección, basta pulsar la tecla .

Página 49
Observe que al seleccionar texto
aparece la mini barra de herra-
mientas (Mini toolbar) con los
comandos más comunes para
aplicar al texto seleccionado.

Figura 2.7. Si no se desactiva la función de extensión de selección, al pulsar en otro


lado con el ratón se sigue seleccionando texto.

Pulsando varias veces la tecla , se inicia un proceso gradual de se-


lección: al presionar una vez se activa el comando de selección; pul-
sando dos veces se selecciona una palabra; tres veces, seleccionan una
frase; cuatro, un párrafo y cinco, todo el documento (Figura 2.8). Tam-
bién es posible seleccionar texto presionando y las teclas de direc-
ción o cursoras , , ,y . Otra manera de seleccionar rápida-
mente todo el documento, es pulsar simultáneamente + .

Otras maneras sencillas y rápidas de


selección son: palabra, pulsar dos
veces el botón izquierdo del ratón so-
bre la palabra; párrafo, tres veces so-
bre el párrafo; línea, pulsar al margen
Figura 2.8. Pruebe esta otra manera: con el apuntador del ratón a la izquierda del texto (cam- izquierdo de ella cuando se ve el cur-
bia a punta de flecha hacia la derecha), pulse tres veces seguidas el botón izquierdo. sor del ratón como punta de flecha
También se puede seleccionar texto con el ratón. Para seleccionar un hacia la derecha; frase, pulsar +
bloque de texto, ubique el apuntador del ratón al inicio del texto y arrastre botón izquierdo del ratón (desde el
el ratón hasta el final de la selección; una vez ahí, suelte el botón, el inicio del párrafo hasta el primer
bloque de texto quedará seleccionado. punto y seguido); todo el docu-
mento, ubicar el cursor a la izquierda,
Abra la lista del botón de comando Seleccionar (Select) de la cinta de igual que la selección de línea, y pul-
opciones Inicio (Home) y active el comando Seleccionar todo (Select
All). Observe en la lista que hay otros dos comandos: Seleccionar ob- sar + botón izquierdo del ratón.
Para deseleccionar el texto basta pul-
jetos (Select Objects), que cambia el cursor de selección para que
sar una vez en cualquier parte del
pueda mover las entradas manuscritas que se insertan con equipos Ta- área de documento.
blet PC y otros, y Seleccionar texto con formato similar (Select Text

Página 50
with Similar Formatting) para seleccionar todos los textos que tengan
el mismo formato que tiene el que se encuentra en la posición del cursor.
De esta manera puede modificarlos todos y no uno por uno.
Word 2016 incluye, además, el comando Panel de selección (Selection
Pane) en la cinta de opciones Formato (Layout), que abre a la derecha
el panel Selección (Selection) donde se pueden seleccionar los objetos
insertados para ordenarlos o superponerlos como “capas”; es decir unos
sobre otros, con las flechas Traer adelante (Bring Forward) y Enviar
atrás (Send Backward), como se muestra en la Figura 2.9.

Figura 2.9. Seleccione el objeto y llévelo hacia arriba o hacia abajo de la lista. Esa será su
posición con respecto a los otros objetos.
Mover texto seleccionado
Antes de comenzar a mover párrafos de texto, es conveniente activar el
botón de comando Mostrar todo (Show/Hide) que se encuentra en la
cinta de opciones Inicio, en la parte superior derecha del grupo Párrafo
(Paragraph). Observe en la Figura 2.10 que al activarlo se muestra el
símbolo (¶) al final de cada párrafo y un punto entre cada palabra, que
indica el espacio entre palabras. Si por error inserta dos espacios entre
una palabra y otra, verá dos puntos en lugar de uno.

Figura 2.10. Ya verá la ventaja de mantener a la vista los símbolos de formato ocul-
tos, para ubicar sin problemas los textos y objetos del documento.

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Es posible cambiar de lugar un texto dentro del mismo documento, sin
perder sus estilos; seleccione el texto y active el comando Cortar (Cut)
de la cinta de opciones Inicio (Home). Coloque el cursor en la nueva
posición del texto y active el comando Pegar (Paste) de la misma cinta.
En el documento Orígenes del hombre en América.docx hay dos párra-
fos transpuestos que podemos reubicar para que queden en el lugar co-
rrecto, como se observa en la Figura 2.11, utilizando los comandos Cor-
tar y Pegar (Cut and Paste).
Los pasos necesarios para cortar el texto y pegarlo en la posición co-
rrecta son:
1. Seleccione el párrafo que se va a cambiar de lugar. Es conveniente
seleccionar desde el símbolo ¶ del párrafo superior hasta el símbolo
¶ del final del propio párrafo, como se muestra en la figura. De esta
manera, al eliminar el texto, quedará arriba el símbolo ¶ inferior.
Puede seleccionar el texto con el teclado o con el ratón.

Recuerde que un párrafo es un texto


que generalmente comienza con ma-
yúscula y termina con punto y aparte.
Un párrafo puede estar constituido
por varias frases, las cuales terminan
con punto y seguido. El símbolo ¶ que
aparece cada vez que se pulsa la te-
cla , define el final de cada pá-
Figura 2.11. Observe que estos párrafos están ubicados en el documento de ma- rrafo. Una línea en blanco también es
nera incorrecta; no puede hablarse de un personaje sin antes presentarlo. un párrafo, sólo que está vacío.
2. Ejecute el comando Cortar (Cut) o pulse + . El texto desapa-
rece, pero se ha ubicado en una memoria intermedia (Buffer) llamada
Portapapeles.
3. Lleve el cursor al símbolo ¶ de abajo del siguiente párrafo y ejecute
el comando Pegar (Paste) o presione las teclas + .
4. El resultado es que el párrafo de arriba pasa a la parte de abajo (Fi-
gura 2.12). Se ha movido el texto seleccionado y al releer el docu-
mento, comienza a tener sentido. En nuestro ejemplo se puede
dejar activada la primera op-
ción, ya que se trata de un texto
proveniente del mismo docu-
mento. La etiqueta inteligente
desaparece cuando se lleva a
cabo la siguiente acción.

Figura 2.12. El párrafo “cortado” se “pega” en su nueva ubicación. Al final del texto
aparece un pequeño ícono, se trata de la etiqueta inteligente Opciones de pegado.

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Al final del texto pegado aparece un pequeño botón con la imagen del
ícono de comando Pegar (Paste) de la cinta de opciones Inicio (Home).
Es una de las Etiquetas inteligentes que han sido mejoradas en Word
2016. Al pulsar sobre el ícono aparece un menú contextual con opciones
aplicables al texto que se ha pegado en la nueva posición: Mantener
formato de origen (Keep Source Formatting), Combinar formato
(Merge Formatting), Conservar sólo texto (Keep Text Only) y Esta-
blecer Pegar predeterminado (Set Default Paste).
La primera opción permite que el texto conserve el formato del párrafo
original, con la segunda se asegura que el texto pegado tendrá el mismo
formato que los párrafos adjuntos; es decir, el formato del documento de
destino. La tercera opción elimina cualquier tipo de formato y pega sólo
texto, y la última abre el cuadro de diálogo Opciones de Word (Word
Options) mostrando la sección Cortar, copiar y pegar (Cut, copy and
paste), desde donde se pueden configurar para definir alguna de las tres
primeras opciones como la predeterminada (Figura 2.13).

Figura 2.13. Puede configurar las opciones de Cortar, copiar y pegar para que los
textos pegados o copiados adquieran el formato de destino; es decir, del suyo.
Como pudo observar, los comandos Cortar y Pegar realizan finalmente
la operación que se conoce como Mover.

Quienes tienen ya un mayor dominio del ratón, generalmente mueven el texto de la siguiente manera:
1. Seleccione el texto.
2. Ubique el apuntador sobre cualquier parte del texto seleccionado y presione el botón izquierdo del ratón.

Figura 2.14. Utilizando la función del ratón “arrastrar y soltar”, se puede mover el
texto de un lugar a otro del mismo documento, o de un documento a otro.

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3. Sin soltar el botón, arrástrelo (Figura 2.14) hasta su nueva ubicación cuando el apuntador cambia de forma y se ve con un
pequeño rectángulo en la base.
4. Observe que una pequeña línea obscura parecida al cursor indica el lugar donde se ubicará el texto movido. Cuando esté
seguro de que es el lugar, suelte el botón.
5. De inmediato desaparece el texto de su sitio original y aparece en el lugar de destino como se ve en la Figura 2.15.

Figura 2.15. Observe que el texto que se ha movido también tiene al final, la eti-
queta inteligente de Opciones de pegado.

No se preocupe por los errores ortográficos o de redacción, enseguida


serán corregidos fácilmente aprovechando las útiles funciones de Orto-
grafía y gramática de Microsoft Word 2016.
Copiar texto seleccionado
Esta opción permite copiar texto ya sea de un lugar a otro en el mismo
documento, de un documento de Word a otro, o de un documento a otro
de cualquier aplicación de Microsoft Office. A diferencia del comando
Cortar, Copiar lleva el texto seleccionado al Portapapeles (Clipboard)
y lo mantiene disponible para ubicarlo en algún otro lugar cuando se ne-
cesite, dejando el original en su sitio; es decir, sin “cortarlo”. Para copiar
texto haga lo siguiente:
1. Seleccione el texto que desea copiar.
2. Ejecute el comando Copiar (Copy) de la cinta de opciones Inicio
(Home), o pulse las teclas + .
3. Sitúe el cursor en el lugar donde desea ubicar la copia y ejecute el
comando Pegar (Paste) o pulse las teclas + .
4. De inmediato aparece el nuevo texto, sin eliminar el de origen; es
decir, no se movió, sino que se duplicó.
5. Puede continuar copiando de la misma manera o abrir el portapape-
les pulsando en el ícono iniciador de cuadro de diálogo del grupo
Portapapeles, que se encuentra ubicado en la cinta de opciones
Inicio. En la lista de la derecha de cada uno de los elementos del
portapapeles, seleccione la opción Pegar, como se muestra en la Fi-
gura 2.16.

El Portapapeles de Office 2016 permite Recolectar y pegar, esto significa que ha sido potenciado con 24 segmentos de
memoria (buffers) independientes, que alojan igual cantidad de elementos (texto, gráficos, etcétera) para ser utilizados en el
momento apropiado. De esta manera se pueden tener 24 fuentes para “pegar” lo que se va necesitando. Si copia o corta un
elemento más, se elimina el primero y el nuevo texto u objeto se ubica en el último lugar. Para activar las 24 memorias del
portapapeles, hay que abrirlo primero, o configurarlo para que recolecte elementos, aunque no se encuentre visible.

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Configure las opciones del porta-
papeles pulsando en el botón
Opciones (Options) que se en-
cuentra en la parte inferior del
panel Portapapeles.

Figura 2.16. El Portapapeles (Clipboard) de Office 2016 permite pegar hasta 24 elementos
gráficos o de texto, en un documento.
Al abrir la lista de Opciones puede seleccionar las opciones Recopilar
sin mostrar el Portapapeles de Office y Mostrar el icono del Porta-
papeles de Office en la barra de tareas. Así, aunque cierre el portapa-
peles estará activo siempre en la barra de tareas (Figura 2.17), y aunque
no se vea, recopilará lo copiado y lo cortado.

Figura 2.17. Si lo configura, siempre tendrá activo el Portapapeles


en la barra de tareas.
Si además activa la última opción, verá la actividad a la derecha de la
barra de tareas cada vez que corte o copie un elemento (Figura 2.18).

Figura 2.18. Pulse en el botón Mostrar íconos ocultos


(Show Hidden Icons) para ver el Portapapeles.

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Eliminar texto seleccionado
El texto seleccionado se puede eliminar, desde un solo carácter hasta
párrafos completos. Para eliminar un texto seleccionado pulse las teclas
+ o active el comando Cortar (Cut) del grupo Portapapeles
Si por equivocación elimina un texto
(Clipboard). También se borrará el texto seleccionado si se pulsa cual-
que no deseaba borrar recuerde que
quiera de las teclas o . existe el comando Deshacer (Undo)
que se encuentra en la barra de he-
En el primer caso (usando el comando Cortar), el elemento eliminado se
rramientas de acceso rápido. Pul-
guarda en el portapapeles de Office, los que se borran con las teclas sando las teclas + se puede
o no se incluyen en él. realizar la misma operación.
Si selecciona el párrafo completo, incluyendo el símbolo ¶ el texto se
elimina por completo y el párrafo siguiente se desplaza hacia arriba para
ocupar ese lugar. Si la selección no incluye el símbolo, se elimina el
texto, pero queda la marca de párrafo en el mismo lugar y el texto no se
mueve hacia arriba.

Reemplazar selección
Para reemplazar un texto; es decir cambiarlo por otro, selecciónelo y es-
criba el nuevo texto. La selección se elimina, y en su lugar va apare-
ciendo el nuevo texto, conforme se va escribiendo. También se puede
reemplazar una selección por otra: se selecciona el primer texto y se
corta o se copia; se selecciona el segundo texto y se pega el primero en
su lugar, con el botón de comando Pegar (Paste) del grupo Portapape-
les (Figura 2.19) o con las teclas + .

Figura 2.19. Recuerde que al copiar o cortar texto, éste se ubica en el Portapapeles para ser
pegado desde ahí.

Borrar texto
Borrar caracteres o líneas completas de texto es muy fácil si utiliza las
teclas o (Figura 2.20). Coloque el cursor en el último carácter a
borrar y elimínelos uno a uno, de derecha a izquierda pulsando . Si
ubica el cursor al principio de la palabra o párrafo que desea eliminar,
borre los caracteres presionando la tecla .

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Figura 2.20. Las teclas y permiten borrar texto dependiendo de la ubicación
del cursor.
El comando Borrar que se encontraba en el menú Edición (Edit) en las
versiones anteriores de Office, ha desaparecido. En su lugar, sólo queda
el botón Borrar formato (Clear All Formatting) en el grupo Fuente
(Font) de la cinta de opciones Inicio (Home). Este comando borra todos
los formatos aplicados a la palabra donde se encuentra el cursor o al
texto o párrafo seleccionado (Figura 2.21).

Figura 2.21. Si desea borrar sólo el formato de un texto sin eliminarlo utilice el co-
mando Borrar todo el formato (Clear All Formatting).

2.1.3 Buscar y reemplazar texto


Si necesita buscar algún texto dentro del documento o cambiarlo por otro
más apropiado presione + para abrir el cuadro de diálogo Buscar
y reemplazar (Find and Replace), o utilice los comandos Buscar (Find)
o Reemplazar (Replace) del grupo Editar (Editing) de la cinta de opcio-
nes Inicio. En el cuadro de diálogo podrá introducir la cadena de carac-
teres para iniciar la búsqueda o el reemplazo.
Buscar texto
Encontrar una palabra, una frase, un nombre, algún tipo de formato, un
código de control o un símbolo, en un documento de Word, es muy sen-
cillo. Para ello se cuenta con gran cantidad de herramientas, como se ha
mencionado:
1. Pulse las teclas + , abra la lista Buscar (Find) o presione sobre
el botón Buscar del grupo Editar (Editing) en la cinta de opciones
Inicio (Home).
2. En el campo de búsqueda del panel Navegación (Navigation) (Fi-
gura 2.22), escriba el texto que busca. Desde que comienza a escribir
las palabras clave, en el panel se muestran las coincidencias de la
búsqueda y en el documento se resaltan con amarillo las palabras
encontradas.

Página 57
Recuerde que también puede buscar
elementos de texto con el comando Ir
a (Go To). Tal vez por el tipo de ser-
vicio que prestan, Microsoft ha ubi-
cado a estos comandos en diferentes
fichas o pestañas del mismo cuadro
de diálogo.

Figura 2.22. En el panel Navegación (Navigation), desde que se comienza a escribir, el


programa va resaltando con amarillo las letras que van coincidiendo.
3. Si desea buscar las imágenes de un documento; por ejemplo, selec-
cione el comando Búsqueda avanzada (Advanced Find) y en el
cuadro de diálogo, Buscar y reemplazar (Find and Replace) es-
criba la palabra figura en el campo Buscar (Find what) y presione el Si no desea que el programa
botón Buscar siguiente (Find Next) (Figura 2.23). se detenga en palabras
como configuración, pulse
en el botón Más (More) y ac-
tive la casilla de verificación
Sólo palabras completas
(Find whole words only).

Figura 2.23. El programa busca todas las palabras que contengan esa cadena de
texto como: la Figura 3.1, las figuras; en sentido figurado; la siguiente figura,
configuración, etcétera.
4. Si lo que desea encontrar es las figuras o gráficos insertados en el
texto, sería mejor buscar en la ficha Ir a (Go To), seleccionando el
elemento Gráfico (Graphic). El programa busca uno por uno hacia
adelante o hacia atrás, los gráficos del documento, pulsando en los
botones Siguiente (Next) o Anterior (Previous), como se muestra
en la Figura 2.24.

Figura 2.24. Observe que al seleccionar la ficha o pestaña Ir a (Go To) desapa-
rece el botón Más (More).

Página 58
Buscar y reemplazar
Algunas veces, al escribir un texto, cierta palabra se introduce incorrec-
tamente todas las ocasiones que se escribe, o se asigna un formato o
atributo erróneo a algunos textos y es preciso cambiarlos. Si el docu-
mento es extenso, quizás sea un trabajo laborioso –de chinos dirían al-
gunas personas–. En estos momentos es cuando se aprecian más las
funciones automáticas de Word.
La función Buscar y reemplazar del comando Reemplazar (Replace)
permite buscar un texto o formato determinado y reemplazarlo por otro o
por “nada”, en cuyo caso se estará eliminando el elemento encontrado.
Suponga que ha introducido una palabra de manera errónea varias ve-
ces en un documento; para buscarla y cambiarla por la correcta, haga lo
siguiente:
1. Pulse en la ficha Inicio (Home).
2. Pulse en el botón Reemplazar (Replace) del grupo Editar (Editing)
que se encuentra a la derecha.
3. En el cuadro de diálogo introduzca la palabra que desea remplazar; Algunas veces es peligroso pulsar el
por ejemplo, origenes (sin acento, porque es lo incorrecto), en el botón Reemplazar todos (Replace
All), ya que no se verán uno por uno
campo Buscar (Find what).
los cambios realizados. Al reempla-
4. En el campo Reemplazar con (Replace with) escriba orígenes (con
zar una palabra como bote por vote,
acento, que es lo correcto) y pulse sobre el botón Buscar siguiente puede echar a perder frases como
(Find Next). “cuando bote, no lleve botellas u ob-
5. Una vez localizada la primera coincidencia acepte con Reemplazar jetos de vidrio a la casilla”. Al corregir
(Replace). Si está seguro de que no se modificará otra cosa, puede vote de votar, es posible que obtenga
pulsar en Reemplazar todos (Replace All) para realizar automáti- algo como “cuando vote, no lleve vo-
camente los cambios. tellas u objetos de vidrio a la casilla”.
6. Salga del cuadro de diálogo con la tecla o pulsando en el botón
Cancelar (Cancel), aunque éste puede haber cambiado el nombre
por Cerrar (Close).
La Figura 2.25 muestra el cuadro de diálogo con la búsqueda de la pa-
labra origenes para reemplazarla por orígenes. Al encontrar una coinci-
dencia, el programa la presenta resaltada y espera la confirmación. Si
está seguro de lo que se está haciendo, puede aceptar que Word realice
las modificaciones automáticamente.

Figura 2.25. La función de edición Reemplazar (Replace), puede cambiar gran cantidad
de palabras en documentos extensos, en fracciones de segundo.

Página 59
Opciones avanzadas de Buscar y reemplazar
Si desea buscar o remplazar texto con algún formato, una palabra com-
pleta, una marca de texto, nota de pie de página, marca de tabulación,
guion opcional, etcétera, el cuadro de diálogo Buscar y reemplazar
(Find and Replace) ofrece una serie de opciones con el botón Más. Al
pulsar el botón se despliegan hacia abajo las opciones avanzadas (Fi-
gura 2.26), y la palabra Más (More) cambia por Menos (Less).
Las opciones ampliadas de Buscar y reemplazar permiten:
1. Buscar (Search). Indica a Word que realice la búsqueda en Todo
(All) el documento, Hacia atrás (Down) o Hacia delante (Up) del
cursor.
2. Coincidir mayúsculas y minúsculas (Match Case). Buscará la pa-
labra tal y como se ha escrito respetando mayúsculas y minúsculas.
3. Solo palabras completas (Find whole words only). Busca pala-
bras completas, evitando las que incluyen en una parte del cuerpo
de su texto los caracteres buscados, como en el caso del ejemplo de
las votellas.

Figura 2.26. Las opciones ampliadas de Buscar y


reemplazar (Find and Replace) proporcionan útiles
herramientas adicionales para búsquedas complejas.

4. Usar caracteres comodín (Use wildcards). Realizar búsquedas uti-


lizando caracteres comodines; es decir, mediante partes de una pa-
labra o nombre se pueden encontrar textos concretos. Para buscar,
por ejemplo, un nombre como Costos de producción, se podría bus-
car con Cost*, estando seleccionada esta opción.
5. Suena como (Sounds like). Busca palabras que, aunque se escri-
ban de manera diferente, tengan una concordancia en su sonido o
pronunciación.
6. Todas las formas de la palabra (Find all Word forms). Busca sus-
tantivos, adjetivos y tiempos verbales. Las opciones 5 y 6 sólo están
disponibles si ha habilitado el inglés como el idioma de edición.

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7. Prefijo (Match prefix), Sufijo (Match suffix), Omitir puntuación
(Ignore punctuation characters) y Omitir espacios en blanco (Ig-
nore White-space characters). Permiten mayor facilidad en las bús-
quedas al incluir prefijos y sufijos, y omitir elementos como espacios,
puntos y comas.
8. Botones Formato (Format), Especial (Special) y Sin formato (No
Formatting). El primero permite asignar algún tipo de formato a la
búsqueda y al reemplazo; el segundo proporciona códigos especia-
les que pueden ser buscados o reemplazados y el tercero elimina
cualquier formato en la búsqueda.
2.1.4 Fechado del documento
Es conveniente que guarde sus evidencias de aprendizaje (archivos) con
la fecha y la hora en que los realizó. Incluir la fecha y hora actual en un
documento de Word puede resultar muy conveniente mantenerlo con
esos datos para comprobar el avance diario al escribirlo. También es
posible insertar un campo para la fecha y hora de impresión; muy útil
para quienes olvidamos fechar los documentos sistemáticamente.
Fecha
Ubique el cursor en el lugar donde desea insertar la fecha o la hora, pulse
en la ficha Insertar (Insert), vaya al grupo Texto (Text) y presione en el
botón de comando Fecha y hora (Insert Date and Time): Para hacerlo
sin el ratón, pulse las teclas + + , para escoger en el cuadro de
diálogo Fecha y hora (Date and Time) alguno de formatos disponibles.
Después de seleccionar el formato, presione la tecla (si el botón
Aceptar (OK) se encuentra seleccionado) o pulse directamente sobre el Si desea que la fecha y hora se ac-
botón Aceptar (OK). Inmediatamente verá en la pantalla, en el lugar del tualicen cada vez que abra el docu-
cursor, la fecha actual que es la que se encuentra configurada en el sis- mento, al insertarlos active la op-
tema, en el formato que se ha seleccionado. La Figura 2.27 muestra la ción Actualizar automáticamente
(Update automatically). De esta
lista de los formatos disponibles. manera lo que se inserta en el do-
cumento no es sólo texto, sino un
campo (field) que se actualiza
cuando se encuentra seleccionado,
presionando la tecla , al en-
viarlo a la impresora o cada vez
que se abre el documento.

Figura 2.27. La fecha seleccionada no cambia, será la que aparecerá siempre que se abra
el documento.

Página 61
Hora
Tal vez le interese que además de la fecha, el documento incluya la hora.
Para eso, repita la operación para insertarla enseguida de la fecha como
se muestra en la Figura 2.28. También puede seleccionar uno de los
formatos que tenga los dos elementos, aunque no todos los tipos de for-
mato los incluyen juntos. La fecha y hora se insertan en el documento
como texto, por lo que no cambian ni se actualizan.

Figura 2.28. Puede incluir primero la fecha y luego la hora, o los dos ele-
mentos juntos.
Para insertar la fecha y hora de creación del documento, el tiempo de
edición, la fecha y hora de impresión y otros campos de este tipo, utilice
el comando Explorar elementos rápidos (Explore Quick Parts) del
grupo Texto (Text), en la cinta de opciones Insertar (Insert). En la lista
que se despliega hacia abajo, seleccione la opción Campo (Field).
En el cuadro de diálogo Campo (Field) se muestra la lista de los campos
que se pueden incluir (Figura 2.29). Algunos de ellos se actualizan cada
vez que ocurre el evento para el que fueron creados −Fecha de impre-
sión (PrintDate), por ejemplo−, otros como Fecha de creación (Crea-
teDate) conservan la fecha en que fue creado el documento. Es posible
que en su versión de Word todavía se muestren los Nombres de campos
en inglés.

Figura 2.29. Las fechas y horas que se introducen con el comando Campo (Field) se con-
vierten en objetos independientes, que se pueden actualizar.

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La lista Categorías (Categories) contiene formatos de Automatización,
Combinar correspondencia, Ecuaciones y fórmulas, Fecha y hora, Índi-
ces y tablas, Info. documento, etcétera. Al seleccionar un campo, apa-
rece una etiqueta inteligente que permite actualizar la fecha, como se
muestra en la Figura 2.29.
2.1.5 Revisión ortográfica del documento
Al escribir cualquier documento es común cometer errores, sobre todo
cuando se crea un archivo por primera vez. Word prevé esta situación y
proporciona una serie de herramientas de revisión ortográfica y gramati-
cal, sinónimos, autocorrección, etcétera. Para ello es muy importante
que se haya definido el lenguaje en el que se trabajará en todo el docu-
mento o en todos los documentos que se creen, que será el que utilice
el programa Ortografía y gramática para la revisión de los documentos.
Los diccionarios que trae incluidos el programa contienen una gran can-
tidad de palabras que permiten revisar la ortografía de textos de diversa
índole en distintos idiomas, con la ventaja de que aceptan modificaciones
y adaptaciones para utilizarse en trabajos de temas específicos adecua-
dos a sus propias necesidades.
Para agregar nuevas palabras está la opción Agregar al diccionario, que
incorpora las palabras que desee en un diccionario personalizado. Tam-
bién se pueden crear diversos diccionarios (podría ser uno para cada
área determinada de trabajo como Técnico, Contable, de Medicina, etc.),
y personalizar el estilo y la revisión ortográfica y gramatical.
Se pueden activar o configurar las herramientas de Word para corregir,
revisar o sugerir cambios gramaticales mientras se escribe el texto, o
para hacer autocorrección. Es conveniente que aprenda a utilizar el co-
mando Ortografía y gramática (Spelling & Grammar) del grupo Revi-
sión (Proofing) que se encuentra en la cinta de opciones Revisar (Re-
view). Las reglas básicas de la corrección de textos con Word se resu-
men como sigue:
 El verificador de ortografía coteja cada palabra del documento con
Si se encuentran activadas las fun-
las palabras incluidas en el diccionario de Word primero y en el per-
ciones automáticas de corrección
sonalizado después; cuando no encuentra alguna da por hecho que
de ortografía y gramática, al escribir
está mal escrita, la señala con una línea ondulada en color rojo y los textos, las palabras con error se
presenta en el cuadro de diálogo una serie de opciones para la co- señalan con las líneas quebradas
rrección. Usted puede aceptar la sugerencia, sólo si está de acuerdo de color rojo y azul.
con la propuesta de Word.
 Las frases u oraciones en las cuales encuentra discordancias de gé-
nero, del sujeto con el verbo, con el grupo nominal, de los pronom-
bres, uso incorrecto de las mayúsculas, confusión de palabras, ex-
presiones incorrectas, uso incorrecto del modo verbal, mala puntua-
ción, palabras posiblemente mal empleadas como esta, ésta o está,
etcétera, las marca con una línea ondulada en color azul. Para que
usted decida cuál es la correcta.
 Las palabras que no están incluidas en el diccionario se “señalan” y
se sugiere reemplazarlas. Es probable que no estén mal escritas,
pero como no se encuentran en el diccionario, Word se detiene y
espera sus instrucciones para continuar.

Página 63
 Si comienza la revisión ortográfica desde un punto intermedio del do-
cumento, al llegar al final, automáticamente el revisor de ortografía
salta al principio para continuar explorando el documento en busca
Es muy importante que las actualiza-
de palabras erróneas. Cuando finaliza la revisión de todo el docu-
ciones de palabras, las personaliza-
mento, se muestra un mensaje comunicándolo.
ciones y la creación de nuevos diccio-
 Al añadir términos al diccionario se debe tener cuidado con aquellos narios las realicen personas que ten-
que tienen varios significados o diferentes reglas ortográficas, aun gan suficientes conocimientos del
cuando se escriban igual, porque esto podría traerle más problemas idioma y acerca de la redacción de
que resolverlos. textos, ya que, en vez de optimizar la
Revisemos la ortografía y gramática del archivo Orígenes del hombre en corrección del texto, se podrían crear
América.docx o del que usted haya creado, para corregir la serie de erro- graves problemas si las palabras que
res incluidos a propósito. se agreguen al nuevo diccionario se
escriben con errores o incongruen-
Como primer paso seleccione todo el texto del documento y verifique que cias.
se encuentre activo el idioma en el cual va a realizar la revisión.
1. Pulse en la ficha Inicio (Home).
2. Abra la lista Seleccionar (Select) del grupo Edición (Editing) y es-
coja el comando Seleccionar todo (Select All).
3. Pulse dos veces en el texto Idioma (Language) que se encuentra en
la barra de estado.
4. En el cuadro de diálogo Idioma (Language) seleccione Español
(México) (Spanish (Mexico)) o el idioma de su región, y presione el
botón Establecer como predeterminado (Set As Default), como se
muestra en la Figura 2.30).

Figura 2.30. Asegúrese que no se encuentre activada la casilla de


verificación No revisar la ortografía ni la gramática (Do not
check spelling or grammar).
5. Si aparece un mensaje de advertencia pulse en el botón Sí para ha-
cer que el idioma de su región sea el predeterminado.
Ahora sí, ubique el cursor al inicio del documento y ejecute el comando
Ortografía y gramática (Spelling and Grammar), o pulse la tecla .
De inmediato aparece a la derecha el nuevo cuadro de diálogo Ortogra-
fía (Spelling) (en forma de panel), con la leyenda Español (México), o
el idioma que usted haya seleccionado.

Página 64
Como ya se había corregido orígenes, la primera palabra mal escrita que
se encuentra es bienen, que inicia con v. Word propone cambiarla por
vienen, que es la forma correcta; realice el cambio pulsando sobre el
botón Cambiar (Change), (Figura 2.31).
En la parte superior del cuadro de diálogo aparece la palabra que el pro-
grama supone que está mal escrita (que en este caso sí lo está), abajo
hay tres comandos: Omitir (Ignore), Omitir todo (Ignore All) y Agregar
(Add), que permite agregar la palabra al diccionario personalizado. Al
centro se ve la lista de sugerencias y abajo los botones Cambiar
(Change) y Cambiar todo (Change All). También presenta la definición
de la palabra tomada de la página web definitions.net.

Figura 2.31. Además de las sugerencias para remplazar las palabras, puede escuchar la pro-
nunciación si pulsa en el ícono de la bocina, o ver la definición, si la hay.
Las acciones que se realizan con los botones de comando del cuadro de
diálogo Ortografía son:
1. Omitir (Ignore). Se ignora la corrección de la palabra señalada y se
continúa con la búsqueda.
2. Omitir todo (Ignore All). Ignora la corrección de la palabra errónea,
todas las veces que aparezca en el documento.
3. Agregar (Add). Agrega la palabra al diccionario personalizado de
Word.
4. Cambiar (Change). Realiza el cambio de la palabra con error por la
palabra seleccionada de entre las de la lista de sugerencias.
5. Cambiar todo (Change All). Cambia la palabra errónea por la co-
rrecta, en todas las ocasiones que aparezca en el documento.
Cuando el programa encuentra una discordancia gramatical (subrayada
con azul), resalta con una pantalla gris suave el párrafo y muestra una
sugerencia para corregirla si es procedente. Por supuesto, no todos los
avisos de discordancias son procedentes, ni todas las sugerencias de-
ben ser aceptadas.

Página 65
En el enunciado “…es muy importante descubrir de donde vienen los
primeros pobladoras de nuestro continente.”, según el corrector de
Word existe un error de concordancia (Figura 2.32). ¡Claro que no hay
concordancia de género entre primeros y pobladoras!, así que ha acepar
la sugerencia con el botón Cambiar (Change).
Continúe revisando las palabras con error cambie, por ejemplo, America
por América, crusaron por cruzaron, ultimo por último, etcétera. Su
escrito puede tener otras palabras con errores, pero el procedimiento
para corregir la ortografía y gramática es idéntico, lo importante es lim-
piar el documento de las palabras erróneas.

Figura 2.32. Observe que, al revisar la gramática, en el cuadro de diálogo Gramática (Gram-
mar) cambian algunos elementos y botones.
En la parte inferior se ofrecen explicaciones y ejemplos del tipo de error
de gramática encontrado para que usted norme su criterio al aceptar o
rechazar la sugerencia.
Cuando el corrector encuentra un nombre como Guanahani (el nombre
antiguo de la isla San Salvador en las Bahamas), que está correctamente
escrito, pero no se encuentra en el diccionario, se detiene y muestra al-
gunas sugerencias para seleccionar alguna de ellas. En estos casos, lo
conveniente es pulsar en el botón Omitir (Ignore) (Figura 2.33). Si no
está seguro de si el nombre es correcto, puede consultarlo en un diccio-
nario o en Internet.
2.1.6 Corrección contextual de ortografía y gramática
Además de las formas tradicionales de corrección, Word aprovecha el
uso de los menús contextuales que aparecen al pulsar el botón derecho
del ratón sobre una palabra marcada como errónea.
 Pulse el botón derecho del ratón sobre la palabra resaltada por el Figura 2.33. Si ha comprobado el nom-
bre y está seguro que es correcto, pulse
corrector automático de ortografía (línea ondulada roja) o gramatical
en el botón Agregar (Add).
(línea ondulada azul).

Página 66
 Se muestra un listado con opciones de corrección gramatical, donde
puede aceptar la sugerencia u omitir la oración. También aparecen
varias opciones del revisor de ortografía.
2.1.7 Configuración de las opciones de Revisión
Las opciones de la sección Revisión (Proofing) que se pueden configu-
rar en el cuadro de diálogo Opciones de Word (Word Options) (Figura
2.34), se encuentran divididas en cuatro grupos: Opciones de Autoco-
rrección (AutoCorrect options), Al corregir la ortografía en los pro-
gramas de Microsoft Office (When correcting spelling in Microsoft
Office programs), Para corregir ortografía y gramática en Word
(When correcting spelling and grammar in Word) y Excepciones
para (Exceptions for).

Figura 2.34. Para aplicar las reglas ortográficas a las palabras escritas en mayúscu-
las, desactive la casilla de verificación Omitir palabras en MAYÚSCULAS (Ignore
words in UPPERCASE).

Opciones de Autocorrección
El botón Opciones de Autocorrección (AutoCorrect options) permite
cambiar el modo en que Word corrige y aplica formato mientras se es-
cribe el texto. Si escribe incorrectamente alguna de las palabras que se
encuentran en la lista de autocorrección, el programa automáticamente
la cambia por la palabra correcta al momento de pulsar el siguiente ca-
rácter o la barra espaciadora.
Autocorrección
Esta función de Word es una de las más eficientes. Se ha potenciado
con opciones y configuraciones que facilitan la escritura correcta del
texto de manera automática (Figura 2.35). Algunas veces las correccio-
nes se realizan tan rápidamente al escribir, que usted ni notará que se

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están llevando a cabo. A esta tecnología de corrección inteligente, Mi-
crosoft la ha denominado Intellisense. Abra el cuadro de diálogo Opcio-
nes de Word y pulse en el botón Opciones de autocorrección.
Recuerde que para seleccionar las
opciones dentro de un cuadro de diá-
logo debe pulsar la tecla para ir
hacia adelante entre las opciones, o
+ para ir hacia atrás. Tam-
bién puede pulsar la tecla de la letra
resaltada de cada opción, o con el ra-
tón, posicionando el apuntador en la
opción deseada y oprimiendo el bo-
tón izquierdo.

En esta sección relativa a la edi-


ción, sólo se analizan las funcio-
nes de Autocorrección y Auto-
corrección matemática, ya que
las otras son de formato y se ve-
rán en el siguiente capítulo.

Figura 2.35. Si crea una autocorrección para escribir su nombre, al teclear las
primeras letras y pulsar la barra espaciadora, aparece el nombre completo.
Para crear una entrada de autocorrección (AutoCorrect), escriba una
palabra en el campo Reemplazar (Replace), el texto que desea en el
campo Con (With), y pulse en Agregar (Add). La ficha Autocorrección
contiene una serie de opciones que le permiten agilizar la escritura, ya Cuando están activadas estas opcio-
que prevén la corrección de los errores más comunes, además de ofre- nes, Word puede realizar cambios
cer la posibilidad de introducir sus propias palabras, símbolos o caracte- que usted no desea como, por ejem-
res especiales. Las funciones que cumple cada una de ellas son: plo, comenzar una dirección de Inter-
net con mayúscula después de un
 Mostrar los botones de las opciones de Autocorrección (Show punto (las direcciones de Internet o
AutoCorrect Options Buttons). Cada vez que se corrige una pala- de correo electrónico, generalmente
bra errónea automáticamente, se muestra bajo la primera letra una se escriben con minúsculas). En este
doble línea en color azul al pasar el apuntador del ratón sobre ella. caso, puede indicar al programa que
Si baja un poco el ratón se ve el botón opciones de autocorrección. no desea el cambio automático pul-
 Corregir DOs MAyúsculas Seguidas (Correct TWo INitial CApi- sando las teclas + . El cam-
tals). Elimina la segunda de las mayúsculas que aparecen al inicio bio se deshace automáticamente.
de una palabra o frase.
 Poner en mayúscula la primera letra de una oración (Capitalize
first letter of sentences). Al escribir un signo de puntuación o termi-
nar un párrafo, Word inicia la siguiente palabra con mayúscula.
 Poner en mayúscula la primera letra de celdas de tablas (Capi-
talize first letter of table cells). Asigna letra mayúscula al inicio de
la primera palabra que se introduce en las celdas de tablas, como si
se tratara de un nuevo párrafo.

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 Poner en mayúscula los nombres de días (Capitalize names of
days). Asigna letra mayúscula a los nombres de los días. Esta opción
la desactivan en algunos países donde los nombres de los días se
inician con minúscula; en México, generalmente se escriben con ma-
yúscula.
 Corregir el uso accidental de bLOQ mAYÚS (Correct accidental
usage of cAPS LOCK key). Corrige de manera automática el cono-
cido error de escribir “normalmente” cuando se tiene activada la tecla
. Por ejemplo, al teclear eSTIMADO..., el programa lo cambia por
Estimado...
 Reemplazar texto mientras se escribe (Replace text as you type).
Active esta opción para reemplazar los textos o símbolos de la lista
de la parte inferior izquierda, por los correspondientes de la derecha,
como (c) por ©, (r) por ®, etcétera. Además, le ofrece la opción de
introducir sus propios reemplazos, o eliminar algunos de los que ya
han sido creados.
 Usar automáticamente las sugerencias del corrector ortográfico
(Automatically use suggestions from the spelling checker). Co-
rrige de manera automática las erratas más comunes, como Hacre,
que es cambiado automáticamente por Hacer.
 Excepciones (Exceptions). Al pulsar en este botón se muestra una
lista de palabras que no deberán ser corregidas automáticamente
con las opciones activadas. Las listas incluyen algunas abreviaturas;
sin embargo, lo más importante es que usted puede definir sus pro-
pias excepciones.
El usuario puede definir sus propias palabras a reemplazar, ya sea para
evitar errores de ortografía comunes, errores de escritura particulares de
él, o para introducir textos especiales o largos, empleando unas cuantas
letras. Los errores o conversiones más comunes ya han sido contempla-
dos en los archivos de los diccionarios de Word, pero es importante para
un usuario, definir los propios.
En la sección Al corregir la ortografía en los programas de Microsoft
Office (When correcting spelling in Microsoft Office programs) del
cuadro de diálogo Opciones de Word (Word Options), se encuentran
las siguientes configuraciones.
1. Omitir palabras en MAYÚSCULAS (Ignore words in UPPERCASE). No se de-
tiene cada vez que encuentra palabras en mayúsculas, por lo tanto,
no detecta los errores ortográficos que éstas incluyan.
2. Omitir palabras que contengan números (Ignore words that con-
tain numbers). No se detiene al encontrar palabras alfanuméricas.
3. Omitir archivos y direcciones de Internet (Ignore Internet and file
addreses). No se detiene ante direcciones de Internet o nombres de
archivo, evitando así pérdidas de tiempo en revisiones sin sentido.
4. Marcar palabras repetidas (Flag repeated words). Detecta cuando
una letra o palabra están repetidas en el texto, que es uno de los
errores más comunes, y propone eliminar una de ellas.
5. Exigir mayúsculas acentuadas en francés (Enforce accented up-
percase in French). Detecta palabras del francés que se encuentran
mal escritas o acentuadas. Para utilizar esta opción debe estar pre-
sente el diccionario del francés, por lo que se encuentra desactivada.

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6. Sugerir sólo del diccionario principal (Suggest from main dictio-
nary only). Desactiva el uso de los diccionarios personalizados.
7. Botón Diccionarios personalizados (Custom Dictionaries). Abre
un cuadro de diálogo en donde se crean, editan o eliminan los dic-
cionarios personalizados.
También permite editar, crear o eliminar los diccionarios personalizados
y modificar los modos en que se corrigen palabras en francés, español y
portugués brasileño (o algún otro, dependiendo de los idiomas que haya
activado).
En la sección Para corregir ortografía y gramática en Word (When
correcting spelling and grammar in Word) se configuran las opciones
de ortografía y gramática:
1. Revisar ortografía mientras escribe (Check spelling as you
type). Activa la opción de revisión automática.
2. Marcar errores gramaticales mientras escribe (Mark gramar
errors as you type). Va señalando las discordancias gramaticales
mientras se escribe texto.
3. Palabras que se confunden frecuentemente (Frequently confu-
sed words). El corrector se detiene cuando detecta palabras que se
confunden con frecuencia como aun con aún, este con éste, etcétera.
4. Revisar gramática con ortografía (Check gramar with spelling).
Activa o desactiva la revisión gramatical al realizar la revisión orto-
gráfica.
5. Mostrar estadísticas de legibilidad (Show readability statistics).
Al terminar de revisar la ortografía y la gramática, Word muestra in-
formación acerca del nivel de lectura del documento.
6. Estilo de escritura (Writing Style). Permite seleccionar sólo Gra-
mática (Grammar). El botón Configuración (Settings) abre el cua-
dro de diálogo Gramática donde se configuran la gramática y las op-
ciones de estilo.
7. Volver a revisar documento (Recheck Document). Restaura la re-
visión que se ha hecho en el documento en la sesión actual; es decir,
lo regresa a su estado inicial.
Excepciones para (Exceptions for)
En este cuadro de lista se selecciona cómo se aplicarán estas excepcio-
nes: si serán sólo para este documento; para todos los documentos nue-
vos que se creen, o para otro documento abierto con anterioridad.
1. Ocultar errores de ortografía sólo en este documento. Desmarca
las palabras con errores de ortografía.
2. Ocultar errores gramaticales sólo en este documento. Desmarca
las palabras con errores de discordancias gramaticales.
Etiquetas inteligentes
Las etiquetas inteligentes de Office aparecen en el momento preciso en
que se les requiere. Las de autocorrección permiten seleccionar las op-
ciones adecuadas para evitar que una corrección automática perjudique
a la edición del documento en lugar de beneficiarla. En principio, las eti-
quetas inteligentes ofrecen una manera más intuitiva para aceptar o des-
hacer una autocorrección.

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Cada vez que se realiza un cambio automático, se incluye una doble
línea bajo el carácter cambiado, o bajo la primera letra de una palabra
autocorregida. Al desplazar el cursor sobre el símbolo o palabra, se ve
la doble línea. Se pasa el apuntador o puntero del ratón sobre la doble Las etiquetas inteligentes de Opcio-
línea y se pulsa en el vínculo Deshacer correcciones automáticas nes de autocorrección están presen-
(Stop Automatically correcting) de la lista de opciones. tes mientras se mantiene abierto el
documento; es decir, si desea desha-
Observe que también se puede deshacer sólo la última corrección, como cer algún cambio de auto corrección
Detener la corrección automática de “hacre” (Stop Automatically realizado, podrá hacerlo mientras no
correcting “hacre”), o Dejar de usar mayúsculas automáticamente cierre el documento. Al guardar el ar-
en la primera letra de las frases (Stop Auto-capitalizing First Letters chivo y cerrar el documento se dan
of Sentences) (Figura 2.36). por aceptados los cambios, de tal ma-
nera que al volver a abrirlo no se ve-
rán más los botones o etiquetas de
Opciones de autocorrección.

Figura 2.36. Los botones o etiquetas inteligentes de Opciones de autoco-


rrección permiten reconsiderar las acciones automáticas de corrección.
Alguna vez, al hacer un listado con letras entre paréntesis, nota que al
escribir algunas de ellas, automáticamente se convierten en caracteres
diferentes. Al teclear (c) Word lo convierte en el símbolo de copyright o
registro de derechos de autor ©, si escribe (e) el programa lo convierte
en el símbolo del Euro “€”, (r) da como resultado el símbolo ® que denota
una marca registrada, etcétera.
Autocorrección matemática
Desde Office 2007 se incorporó una novedad de auto corrección llamada
Autocorrección Matemática (Math AutoCorrect) que permite escribir
comandos antecedidos por una diagonal invertida que Microsoft Word
interpreta como símbolos y hasta ecuaciones matemáticas (Figura 2.37).

A veces es más tardado buscar


un símbolo y la fuente correspon-
diente, que escribir \pi o \beta,
por ejemplo, al hacerlo automáti-
camente se convierte a la nota-
ción matemática π o β.

Figura 2.37. Utilizando una notación que identifica a las funciones de Autocorrec-
ción matemática, se facilita la escritura de símbolos matemáticos.

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2.1.8 Otras opciones de Revisión
En el grupo Revisión de la ficha Revisar hay más funciones de revisión:
Sinónimos
Los diccionarios de Sinónimos de Word 2016 son de gran ayuda cuando
se hace revisión ortográfica o gramatical de documentos pues muestran
los sinónimos y antónimos de una palabra específica. Son indispensa-
bles cada vez que se escribe o edita cualquier texto en donde se utiliza
una palabra repetidamente en un mismo párrafo, o en una misma página.
El uso de los sinónimos, aclara el texto y permite evitar la repetición mo-
nótona de términos en un documento. Para encontrar sinónimos, selec-
cione la palabra y pulse en el botón Sinónimos (Thesaurus) del grupo
Revisión (Proofin) en la cinta de opciones Revisar (Review); de inme-
diato se abre el panel Sinónimos (Thesaurus) de la Figura 2.38. Otra
manera de ejecutar el diccionario de sinónimos es pulsando las teclas
+ .

Figura 2.38. Observe en el panel que también aparece un apartado con los antónimos encon-
trados; haragán, vago y perezoso.

Traducir
La función Traducir (Translate) de Word 2016 permite traducir palabras,
texto seleccionado o hasta un documento completo. Si se trata de una
palabra o frase, de inmediato se abre el panel Referencia (Research)
con la traducción. Cuando traduce párrafos completos o todo el docu-
mento, es posible que aparezca un aviso de que se enviará el texto me-
diante Internet a un proveedor de traducción; si acepta, aparece la tra-
ducción del texto en el panel. Usted puede seleccionar el idioma al cual
traducir.
El traductor es una excelente herramienta para estudiantes que tienen
necesidad de traducir palabras o frases que desconocen, pero al traducir

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documentos completos, se pueden generar cargos, ya que la traducción
la realiza una compañía internacional en la Web, que cobrará por el tra-
bajo realizado. La Figura 2.39 muestra el panel Referencia con la bús-
queda de traducción de un párrafo del español al inglés.

Figura 2.39. Observe en el panel que también aparece un apartado con los antónimos encon-
trados; haragán, vago y perezoso.

Contar palabras
Esta es la última opción del grupo Revisión (Proofin) de la cinta de op-
ciones Revisar (Review). En el cuadro de diálogo Contar palabras
(Word Count) de la Figura 2.40 se muestran las estadísticas del texto
escrito en el documento, como número de Páginas (Pages), Palabras
(Words), Caracteres (sin espacios) (Characters (no spaces)), Carac-
teres (con espacios) (Characters (with spaces)), Párrafos (Para-
graps) y Líneas (Lines) de texto. El número de palabras también se
puede ver en la barra de estado.

Si pulsa con el botón izquierdo del


ratón sobre el número de palabras
en la barra de estado, también se
abre el cuadro de diálogo Contar
palabras (Word Count).

Figura 2.40. En la barra de estado se muestran la cantidad de


páginas, así como la cantidad de palabras del documento.

Página 73
2.2. Trabajar en las diferentes vistas de Word
Microsoft Word facilita el trabajo de escribir documentos de texto, porque
además de la clásica vista Diseño de impresión (Print Layout), ofrece
otras vistas que permiten introducir texto con fines específicos, o leer
cómodamente los documentos escritos.
2.2.1 Diseño de impresión
Al iniciar una sesión de Microsoft Word, aparece un documento en
blanco, mostrando siempre la vista Diseño de impresión (Figura 2.41),
que es la interfaz más utilizada del programa, ya que aquí escribe y ve
los documentos, tal como aparecerán al imprimirse, por lo que puede
llamarse una interfaz WYSIWYG (What You See Is What You Get), como
se mencionó en el capítulo 1.

En el modo Diseño de impre-


sión (Print Layout) se mues-
tran elementos como: encabe-
zados y pies de página, már-
genes, saltos de página o sec-
ción, marcas de tabuladores,
numeración de páginas, etc.

Figura 2.41. Para cambiar de vista seleccione la que desee en la cinta de opciones Vista
(View) o pulse en una de las vistas disponibles en la barra de estado.

Además de esta vista, existen otras que permiten trabajar con los docu-
mentos de diferentes maneras, para realizar fácilmente otras tareas es-
pecíficas, estas son: Modo de lectura (Read Mode), Diseño Web (Web
Layout), Esquema (Outline) y Borrador (Draft).
2.2.2 Modo lectura
La vista Modo lectura (Read Mode) es una función de Word que permite
leer el texto como si fuera un libro abierto. El texto se amplía para hacer
más cómoda la lectura y la cinta de opciones cambia por una barra de
herramientas que permite ir a la ventana Backstage de la ficha Archivo
(File), por lo que se puede guardar el documento, realizar una Búsqueda
inteligente (Smart Lookup) con el menú Herramientas (Tools), y utili-
zar las opciones del menú Vista (View). A la derecha se encuentra el
botón Ocultar automáticamente la barra de herramientas de lectura.

Página 74
Con Editar documento (Edit Document) del menú Vista se regresa a
la vista Diseño de impresión, Panel de navegación (Navigation Pane)
abre el panel a la izquierda para ir rápidamente a las páginas o a resul-
tados de búsquedas. Mostrar comentarios (Show Comments) abre a
la derecha los comentarios, si los hay, con Ancho de columna (Column
Width) se selecciona columna estrecha o ancha; es posible cambiar el
color del modo de lectura por Sepia o Invertido (Inverse) (Figura 2.42).
Por último, con Diseño (Layout) puede volver a una vista parecida a
Diseño de impresión, pero sin salir del modo lectura.

Figura 2.42. Con los botones Atrás y Adelante o con la rueda de desplazamiento del ratón,
puede avanzar una por una, las páginas.

2.2.3 Diseño Web


La vista Diseño Web (Web Layout) muestra el documento como se ve-
ría si se abre con el programa navegador; es decir, sin divisiones de
página. En esta vista puede seguir escribiendo y dando formato al texto,
ya que se mantienen todas las funciones y cintas de opciones de Word.
Al cambiar el modo de vista a Diseño Web, los textos se extienden en
toda la pantalla y hacia abajo, ya que desaparecen los márgenes y las
divisiones de página.
Crear una página web con Word 2016 es muy sencillo, sólo debe realizar
el documento de la manera normal; editarlo, darle formato, insertarle
imágenes, títulos, hipervínculos, etc., y finalmente, guardarlo.

1. Escriba el documento como haría con uno normal y seleccione la


vista Diseño web (Figura 2.43).
2. Pulse en la ficha Archivo (File).
3. Presione el botón Guardar como (Save As).

Página 75
Figura 2.43. Al seleccionar la vista Diseño web, cambia el formato del documento, pero si
vuelve a Diseño de impresión, se autoajusta nuevamente.
4. Seleccione Este PC y pulse el botón Examinar (Browse).
5. En el cuadro de diálogo Guardar como busque la carpeta donde va
a guardar el archivo, abra la lista Tipo (Save As Type) y seleccione
el formato Página Web (*.htm,*.html) (Web Page (*.htm,*.html)).

Al guardar un documento
como archivo HTML (como
página web), se guarda auto-
máticamente una carpeta
con el mismo nombre, que
contiene todas las imágenes
y objetos insertados.

Figura 2.44. Al escoger el formato de página web, automáticamente cambia


la extensión del archivo por .htm.
6. Antes de guardar el archivo puede cambiar el título que tendrá la pá-
gina web pulsando en el botón Cambiar título (Change Title).
7. Escriba el título y pulse el botón Aceptar (Figura 2.45).

Página 76
Figura 2.45. Este título aparecerá en la parte su-
perior del navegador al abrir la página.
8. Pulse en el botón Guardar (Save).
Puede cerrar el documento y probar la nueva página web con su pro-
grama navegador.

Al pulsar dos veces sobre el archivo HTML, se abre en el navegador.


Para editarlo nuevamente con Word, pulse con el botón derecho sobre
él y en el menú contextual seleccione Abrir con (Open With) y luego
Word 2016.

Figura 2.46. Observe en la parte superior de la pestaña del navegador, que el título de la pá-
gina web es el mismo que escribió al guardarlo.

2.2.4 Esquema
La vista esquema permite crear documentos de texto con niveles o jerar-
quías, como se hacen los libros o los catálogos, definiendo desde el prin-
cipio las categorías de los títulos y subtítulos de las diferentes secciones
del texto. Al cambiar a esta vista en un documento ya elaborado, puede
ver su estructura (Figura 2.47). En la lista Nivel de esquema (Outline
Level) puede seleccionar los niveles para cada párrafo de texto. La op-
ción Texto independiente (Body Text) se asigna para el texto normal.

Página 77
Panel del área de estilo El Panel del área de es-
tilo (Style area pane) le
puede servir para saber el
estilo de cada párrafo y no
afecta a las otras vistas.

Figura 2.47. Observe que para cada nivel de la galería Nivel de esquema (Outline Level),
se asigna la jerarquía correspondiente al párrafo seleccionado.
Los niveles y sangrías que se ven en esta vista, no se imprimen, sólo le
ayudan a jerarquizar el documento utilizando las herramientas de la cinta
de opciones Esquema (Outline). Para cerrar la vista y volver a Diseño
de impresión (Print Layout), pulse en el botón Cerrar vista Esquema
(Close Outline View).
En las vistas Esquema (Outline) y Borrador (Draft), se puede abrir un
panel de estilos a la izquierda:
1. Pulse en la ficha Archivo (File).
2. Presione el botón Opciones (Options).
3. En el cuadro de diálogo seleccione Avanzadas (Advanced) y vaya
a la sección Mostrar (Display).
4. Escriba el valor 2 cm en el campo Ancho del panel del área de es-
tilo en vistas Borrador y Esquema (Style area pane width in Draft
and Outline views), que debe tener 0.
5. Pulsa en el botón Aceptar (OK).
Además, puede crear y guardar los archivos de texto de la vista Es-
quema, y utilizarlos luego para crear presentaciones electrónicas predi-
señadas desde estos documentos de Word, de manera casi automática.
Para crear presentaciones a partir de esquemas haga lo siguiente:
1. Inicie una sesión de PowerPoint.
2. En la ventana Backstage seleccione Abrir otras presentaciones
(Open Other Presentations), pulse en Este PC (This PC) y pre-
sione el botón Examinar (Browse).
3. En el cuadro de diálogo Abrir (Open) abra la lista que dice Todas
las presentaciones de PowerPoint (All PowerPoint Presentati-
ons) y seleccione el formato Todos los esquemas (All Outlines).
4. Aparecen los archivos de texto; busque la carpeta donde guardó el
archivo de Word, selecciónelo y pulse el botón Abrir (Figura 2.48).

Página 78
Figura 2.48. Si no aparecen archivos para abrir, seleccione el formato Todos los esquemas
y seleccione su archivo de Word del esquema.

5. De inmediato aparece en la interfaz de PowerPoint, una presentación


con la misma cantidad de diapositivas que las líneas de primer nivel
del archivo de esquema (Figura 2.49).

Figura 2.49. Observe que, por cada línea de primer nivel del archivo de Word, aparece una
diapositiva en la presentación de PowerPoint.

2.2.5 Borrador
Cuando crea documentos extensos, llenos de imágenes y diagramas, es
posible facilitar la edición del texto en el modo de vista Borrador (Draft).
Las imágenes, encabezados y pies de página desaparecen y se muestra
sólo el texto; de esta manera se puede desplazar más rápido en el do-
cumento y editar fácilmente el texto. En la vista Borrador desaparecen
los objetos incrustados y se muestra sólo el texto, con las líneas que
marcan la separación de páginas.

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2.3. Actividades de repaso
Imprima estas hojas, resuelva las actividades y guarde las hojas resueltas en una carpeta o folder, porque
serán sus evidencias de aprendizaje. Si está tomando un curso, entréguelas a su profesora o profesor.

1. Abra el archivo Resinas.docx que se encuentra en la página web del autor: www.aprendatic.com
y busque las palabras que se especifican enseguida.
a) Se trata de buscar el nombre de una compañía, pero usted sólo recuerda que se llama Resinas
y la segunda palabra comienza con e, Resinas e…
 Pulse en la ficha Inicio y presione sobre el botón Buscar para abrir el panel Navegación.
 En el campo de búsqueda escriba las palabras clave Resinas e.
 Desde el momento de comenzar a escribir se van resaltando con amarillo las coinciden-
cias.
 Observe las coincidencias y anote en las siguientes líneas los resultados al escribir las
palabras clave.
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
__________________________________________________________________________
 Seguramente entre los nombres encontrados estará la compañía que busca.
b) Realice una nueva búsqueda con las palabras clave Resinas t y anote en la línea cuántas
coincidencias obtuvo.
___________________________________
c) Escriba los nombres de las dos grandes vertientes (procedimientos) del procesamiento de
textos. Cierre el documento sin guardar cambios.
__________________________________________________________________________
2. Inicie una sesión de Word y abra el archivo Piedras.docx de la página web del autor, para editarlo.
a) Corrija todas las palabras resaltadas en negritas, que se han dejado a propósito con errores;
para ello, ejecute el comando Ortografía y gramática de la cinta de opciones Revisar.
 Elimine, por ejemplo, la palabra planeta, que se encuentra duplicada.
 Observe que al final del primer párrafo se encuentra la palabra resaltada con negritas, de,
y luego el punto final. Obviamente aquí falta la palabra gemas, pero el corrector no se
detendrá ahí. Pulse con el ratón después de la palabra de y escriba: [Barra espaciadora]
y luego gemas. Para continuar corrigiendo pulse en el botón Reanudar.

Página 80
b) Otras correcciones manuales que hay que hacer son:
 Es necesario trasponer los párrafos primero y segundo del apartado Magia y supersti-
ción.

 En el segundo párrafo del apartado Piedras famosas falta la palabra dureza, escríbala.

 En el cuarto párrafo de Piedras famosas, conviene cambiar la palabra trozar por un sinó-
nimo; pulse en el botón Sinónimos de la ficha Insertar y selecciónelo.

 Por último, corrija la palabra produje por produce, en el segundo párrafo de la sección
Piedras artificiales, luego continúe con el corrector ortográfico y de gramática.
c) Al finalizar la revisión ortográfica y gramatical, guarde el documento en su carpeta de
Evidencias de aprendizaje con el nombre Piedras preciosas.docx.
3. Abra un documento en blanco de Word y cree una entrada en el cuadro de diálogo Autocorrec-
ción, para que, al escribir las tres primeras letras de su nombre, se escriban su nombre y apellido
completos automáticamente.
a) Recuerde que hay que abrir la ventana Opciones de Word, pulsar en la sección Revisión y
luego en el botón Opciones de Autocorrección.
 En el cuadro de diálogo Autocorrección escriba tres letras de su nombre en el campo
Reemplazar.
 En el campo Con escriba su nombre y apellido completos.
 Pulse en el botón Aceptar para cerrar el cuadro de diálogo.
 Para cerrar el cuadro de diálogo Opciones de Word, pulse también en el botón Aceptar.
b) Para probar la función, haga lo siguiente:
 Escriba las primeras tres letras de su nombre y pulse la tecla [Barra espaciadora].
 Si lo hizo bien, automáticamente debe aparecer su nom-
bre completo.
 Pulse en la rayita azul que aparece al pasar el cursor so-
bre la primera letra del nombre para abrir la etiqueta de
Autocorrección, que ofrece opciones para deshacer el
auto-formato o detener la corrección automática.

Página 81
c) Cierre el documento y el programa sin guardar cambios.
4. Inicie una sesión de Word y abra nuevamente el documento Piedras.docx de la página web del
autor www.aprendatic.com (no el que guardó en su carpeta de evidencias de aprendizaje), y haga
lo siguiente:
a) Observe la barra de estado y escriba en la línea de abajo los datos que se piden:
 ¿Cuántas páginas tiene el documento?
_______________________________________________________________________
 Escriba la cantidad de palabras que contiene.
_______________________________________________________________________
b) Por último, pulse en la ficha Revisar, pulse en el comando Contar palabras y observe el
cuadro de diálogo Contar palabras. Escriba en las líneas lo que se pide:
 ¿Cuántos Caracteres (sin espacios) contiene?
_______________________________________________________________________
 ¿Cuántos Caracteres (con espacios) contiene?
_______________________________________________________________________
 ¿Cuántos Párrafos contiene?
_______________________________________________________________________
 ¿Cuántas Líneas contiene?
_______________________________________________________________________
c) Cierre el documento sin guardar cambios.
5. Ahora sí, abra el documento Piedras preciosas.docx (revisado) que guardó en su carpeta Eviden-
cias de aprendizaje ► Word y haga lo siguiente:
a) Seleccione cada uno de los subtítulos (Magia y superstición, Piedras famosas, Esmeraldas,
Zafiros y Rubíes y Piedras artificiales) y asígneles un marcador.
 Recuerde que los nombres de marcadores no pueden llevar espacios, así que para Esme-
raldas, Zafiros y Rubíes; por ejemplo, puede asignar un nombre como Esmeraldas_Zafi-
ros_Rubíes.
 Pruebe los marcadores con el comando Ir a; ejecute el comando y en la lista Ir a, selec-
cione Marcador. Elija cada uno de los nombres de los marcadores y verifique que el cursor
vaya a cada uno de ellos.
b) Elimine las palabras marcadas en Negrita (recuerde que hay métodos más sencillos que ha-
cerlo palabra por palabra):
 Seleccione todo el texto con el comando Seleccionar todo del grupo Editar en la cinta de
opciones Inicio y pulse dos veces el botón Negrita ; la primera vez todo el texto se
resalta con negrita, la segunda se elimina el resaltado y el texto que da Normal.
c) Ubique el cursor al final del documento e inserte la fecha en formato largo.
Al final de la fecha pulse una vez la tecla e inserte la fecha y la hora en formato corto,
activando la casilla de verificación Actualizar automáticamente.
 La próxima vez que abra el archivo (otro día diferente al actual), verá que la fecha larga
será la misma y la corta se habrá actualizado.
d) Guarde el documento con el botón Guardar de la cinta de opciones de acceso rápido.
 Cierre el programa.

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6. Inicie una sesión de Word con un nuevo documento en blanco.
a) Escriba las siguientes palabras y encuentre dos sinónimos y un antónimo de cada una. Escrí-
balos en la siguiente tabla:
Palabra Sinónimo Sinónimo Antónimo
Luz
Negro
Esperanza
Pereza
Caballero
Centro
Maravilla
Necio
Moribundo
Salto
7. Encuentre la traducción al inglés y al francés de las palabras de la actividad anterior.
a) Verifique que en el panel Referencia se encuentren seleccionados los idiomas de origen y
destino para traducir: De Español (España, internacional), y A Inglés (Estados Unidos).
 Para encontrar las traducciones al francés, cambie la segunda opción por A Francés
(Francia).
 Escriba las traducciones en la tabla.
Palabra Inglés Francés
Luz
Negro
Esperanza
Pereza
Caballero
Centro
Maravilla
Necio
Moribundo
Salto
b) Para comprobar que las traducciones son correctas, escríbalas en un documento de Word,
seleccione las de inglés y asígneles el idioma Inglés (Estados Unidos). Automáticamente
desaparecen las marcas rojas de cada palabra; si queda alguna, es probable que esté mal
escrita, lo que se soluciona con el corrector Ortografía y gramática de la cinta de opciones
Revisión.
 Haga lo mismo para las traducciones al francés, sólo que ahora asígneles el idioma Fran-
cés (Francia).
c) Guarde el documento con el nombre Revisión.docx en la carpeta Evidencias de aprendizaje
► Word.
 Cierre el documento sin guardar cambios.

Página 83
Capítulo 3
Formato de documentos de texto
Dar formato a un documento significa asignarle ciertas características
para crearle una apariencia profesional. Así, usted puede agregar a un
texto sencillo atributos como cursiva, negrita, o subrayado y también dar
énfasis a texto y números, aplicándoles un estilo, color y tamaño de
fuente o tipo; además puede insertar márgenes, sangrías, etcétera.
A un texto que se le ha editado correctamente, sólo le falta formato para
darle una buena presentación y hacerlo más agradable, legible y atrac-
tivo, en el entendido de que lo sencillo es más elegante que lo demasiado
rebuscado, por lo que no se debe abusar aplicando demasiados tipos y
tamaños de fuente, colores e ilustraciones.
3.1 Atributos de fuente
Con un programa procesador de textos, los textos pueden ser resaltados
de diversas maneras. En el pasado las máquinas de escribir mecánicas
sólo permitían resaltar un texto con un subrayado al pie; ahora, con las
nuevas computadoras personales y programas de cómputo como los de
Microsoft Office 2016, es posible crear documentos que parecerían ha-
ber sido realizados e impresos en las mejores imprentas profesionales.
Dado que desde la versión Microsoft Word 2007 se han eliminado las
barras de herramientas y los menús, los atributos de formato se asignan
al texto de las siguientes maneras (Figura 3.1):
1. Utilizando combinaciones de teclas o atajos.

Figura 3.1. Primero debe seleccio-


narse el texto al cual se le va a asig-
nar el atributo deseado y luego aplicar
el comando correspondiente.

Página 84
2. Pulsando sobre los íconos de las diferentes cintas de opciones.
3. Seleccionando los comandos en la Mini barra de herramientas
(Mini toolbar).
4. Utilizando los comandos de los menús contextuales que aparecen al
pulsar con el botón derecho o secundario del ratón.
La Mini barra de herramientas
Para facilitar el acceso a las herramientas que más se necesitan cuando
se crea un documento de texto, Office 2016 proporcionan una Mini barra
de herramientas (Figura 3.2), que aparece cuando se selecciona texto
utilizando el ratón. Después de hacerlo y ubicar el apuntador del ratón
sobre el texto seleccionado, moviéndolo hacia arriba y a la derecha, va
apareciendo tenuemente la barra hasta verse completa. En ella se en-
cuentran los principales comandos de formato de texto.

Figura 3.2. La Mini barra de herramientas evita buscar los comandos de


formato de texto en las cintas de opciones.

3.1.1 Comandos de formato


Los atributos más comunes que se aplican al texto para lograr ciertos
niveles de resaltado son:
Texto en negritas
Si desea resaltar alguna parte del texto como títulos, subtítulos, nombres
de secciones, etcétera, puede cambiarlo a tipo Negrita (Bold). Para ello
deberá seleccionar antes el texto que se va a resaltar, y presionar las
teclas + , o con el ratón sobre el botón N (B) del grupo Fuente
(Font) de la cinta de opciones Inicio (Home).
Texto en cursivas
El tipo en Cursivas (Italic) o itálicas también se usa para destacar algu-
nas partes del texto y se distingue por ser inclinado. Para cambiar texto
a Cursiva, selecciónelo y pulse + , o con el ratón en el botón K (I).
Texto subrayado
Para subrayar algo importante dentro de un documento, igual que en el
caso anterior, seleccione el texto y pulse + , o con el ratón sobre el
botón S (U) (Figura 3.3).

Página 85
Tachado
El atributo Tachado (Strikethrough) se aplica a un texto que se
desea eliminar del documento. Suponga que le entregan un archivo
de Word con un contrato que debe firmar; puede regresar el con-
trato con marcas de tachado para que la otra persona considere
eliminar una determinada clausula o línea. Seleccione el texto y
pulse en el ícono abc de la cinta de opciones Inicio (Home).

Figura 3.3. Algunos íconos de atributos


de texto como Subrayado, tienen a la de-
recha una pequeña flecha que abre una
lista de opciones con diferentes opciones,
estilos y colores.

Texto combinado
Es posible asignar dos atributos a la misma palabra, lo que le da un as-
pecto diferente y peculiar. Los tipógrafos resaltan los textos con atributos
de negritas, cursivas y negritas cursivas. Con estos tres atributos com-
binados, se puede hacer que se vean diferentes los Títulos, Subtítulos
y Secciones de un documento.
Otros comandos que se encontraban en la barra de herramientas For-
mato de versiones anteriores, que han sido incluidos en el grupo Fuente
(Font) de la cinta de opciones Inicio son:
Ícono Comando Descripción
Fuente (Font) Cambia el tipo de fuente.
Tamaño de fuente (Font Size) Cambia el tamaño de la fuente.
Aumentar tamaño de fuente (Increase Aumenta el tamaño de la fuente en intervalos.
Font Size)
Disminuir tamaño de fuente (Decrease Reduce el tamaño de la fuente en intervalos.
Font Size)
Borrar todo el formato (Clear All For- Borra el formato del texto seleccionado.
matting)
Subíndice (Subscript) Reduce el tamaño del texto y lo ubica por debajo de la base.
Superíndice (Superscript) Reduce el tamaño del texto y lo ubica por encima de la base.
Efectos de texto y tipografía (Text Ef- Abre la galería de efectos de texto.
fects and Typography)
Cambiar mayúsculas y minúsculas Cambia entre mayúsculas y minúsculas en varios formatos.
(Change Case)
Color de resaltado del texto (Text High- Colorea el texto como un marcador.
light Color)
Color de fuente (Font Color) Cambia el color del texto.

Para aplicar atributos de texto, abra un documento de Word en blanco y


escriba algunas palabras. Resalte los textos asignándoles atributos de
formato del grupo Fuente (Font). Combine algunos de ellos y vea cómo
cambia el diseño.

Página 86
Si pulsa en el ícono iniciador de cuadros de diálogo, se abre el cuadro
de diálogo Fuente, que contiene muchas opciones más (Figura 3.4); ob-
serve que contiene diversas opciones de formato que, si se activan, afec-
tan sólo al texto seleccionado. La ficha o pestaña Fuente (Font) contiene
comandos como Estilo de fuente (Font style), Tamaño (Size), Color
de fuente (Font color), Estilo de subrayado (Underline style), Color
de subrayado (Underline color) y varios Efectos (Effects). En la parte
inferior se muestra una vista previa, que presenta el texto tal y como se
verá en la pantalla.
La ficha Avanzado (Advanced) con-
tiene las funciones de Espaciado entre
caracteres (Character Spacing) y las
Características OpenType
(OpenType Features), que permiten
hacer ajustes finos al espaciado entre
letras y números, como se hace en los
talleres de tipografía.

Figura 3.4. En este cuadro de dia-


logo es donde se asignan efectos al
texto, como superíndice, subíndice,
versalitas y otros.

Para cambiar la fuente a un texto haga lo siguiente:


1. Seleccione el texto al que le va a asignar un nuevo tipo o fuente.
2. Abra la lista Fuente (Font) de la cinta de opciones Inicio (Home),
pulsando en la flecha que apunta hacia abajo.
3. Busque la fuente apropiada para el texto utilizando la barra de des- Fuente es el tipo de letra que se em-
plazamiento de la lista y pulse sobre la fuente seleccionada. plea en un texto. La disponibilidad de
fuentes dependerá del sistema ope-
4. Haga lo mismo para seleccionar el tamaño de la fuente, sólo que de-
rativo y de la impresora instalada. Ta-
berá abrir la lista de Tamaño de la fuente (Font Size). maño significa la medida en puntos
Para cambiar la Fuente y el Tamaño de fuente sin utilizar el ratón (con tipográficos de los caracteres, es de-
cir la dimensión de la letra que tendrá
el teclado), pulse + + o + + , respectivamente. Después
el texto al imprimirse. Como en el
puede desplazarse con las teclas y . Si no ve el tamaño de fuente caso de las fuentes, también de-
que busca, escríbalo en el campo Tamaño de fuente (Font Size) y pre- pende del tipo de impresora que se
sione la tecla . configuró desde la instalación.

Colores
Desde las primeras aplicaciones de Windows se incluyeron funciones
para poner colores a textos, fondos, fuentes, tablas, sombreados o tra-
mas de colores, etcétera, sobre todo ahora que se incluyó la ficha o pes-
taña Dibujar (Draw). Word 2016 permite hacer uso de todas estas fun-
ciones y más, con comandos como:

Página 87
Comando Grupo Cinta de opciones
Color de resaltado del texto (Text High- Fuente (Font) Inicio (Home)
light Color)
Color de fuente (Font Color) Fuente (Font) Inicio (Home)
Bordes y sombreado (Borders and Párrafo (Paragraph) Inicio (Home)
Shading)
Sombreado (Shading) Párrafo (Paragraph) Inicio (Home)
Temas (Themes) Formato del documento (Document Formatting) Diseño (Design)
Colores (Colors) Formato del documento (Document Formatting) Diseño (Design)
Color de página (Page Color) Fondo de página (Page Background) Diseño (Design)
Plumas (Pens) Plumas (Pens) Dibujar (Draw)
Color (Color) Plumas (Pens) Dibujar (Draw)

3.2 Atributos de párrafos


Así como se puede dar formato a un texto seleccionado, a una palabra
o a un solo carácter, también se puede asignar formato a párrafos com-
pletos, o incluso a todo el documento. Lo más importante que se puede
hacer a un párrafo completo es su alineación con respecto a los márge-
nes izquierdo y derecho (Figura 3.5), las sangrías, y su posición en el
documento, en un recuadro de texto o en una tabla.
Alinear el texto es esencial para mejorar la presentación de un docu-
mento. La alineación de los párrafos da la apariencia final a un texto, y
es sabido que un trabajo bien presentado es casi tan importante como el
contenido del mismo. Para aplicar formato a un párrafo, no es necesario
seleccionarlo, basta con que el cursor se encuentre sobre él, sin importar
si está ubicado al principio, en medio o al final. Las diferentes alineacio-
nes que se pueden asignar a un párrafo son:
Alinear a la izquierda (Align Left)
Este comando del grupo Párrafo alinea al margen izquierdo el párrafo Figura 3.5. Al seleccionar un texto, en
de texto donde se encuentra el cursor. Con el teclado presione + la cinta de opciones se muestran sus
atributos, activados.
para que el párrafo se alinee a la izquierda. Es la alineación que da Word
de manera predefinida a todos los párrafos, con la plantilla Normal.dot.
Centrar (Center)
Esta opción del grupo Párrafo centrará el texto. También puede pulsar
+ . Tal vez la manera más rápida y fácil de asignar atributos de ali-
neación a un párrafo sea utilizando los íconos de alineación.
Alinear a la derecha (Align Right)
Al activar el comando Alinear a la derecha, verá cómo el texto se alinea
al margen derecho y queda desalineado a la izquierda. Este tipo de ali-
neación se utiliza en las cartas para alinear la fecha a la derecha. Otra
opción es teclear + .
Justificar (Justify)
Al activar esta opción el texto seleccionado se justifica; es decir, se alinea
al ancho de la columna. Otra manera de definir el texto justificado, es
que se alinea por ambos márgenes (izquierdo y derecho). Para justificar
el texto pulse en el botón Justificar o las teclas + .

Página 88
Copiar formato (Format Painter)
También se puede copiar el formato de un párrafo a otro con el ícono
Copiar formato, que es la brochita que se encuentra en el grupo Porta-
papeles (Clipboard). Ubique el cursor en el párrafo fuente, pulse con el
ratón sobre el ícono Copiar formato (Format Painter), lleve el cursor
del ratón al párrafo receptor del formato y selecciónelo. Al soltar el botón
del ratón, el formato queda copiado.
Interlineado y espaciado
Siguiendo con los comandos del grupo Párrafo de la cinta de opciones
principal, se encuentra el ícono o botón Espaciado entre líneas y pá-
rrafos (Line and Paragraph Spacing), que permite definir el espacio
entre líneas del mismo párrafo. Word permite asignar 1.0, 1.15, 1.5, 2.0, El interlineado, en términos tipográfi-
2.5 y 3.0 veces el tamaño del texto (Figura 3.6). Es conveniente que se cos, generalmente se mide en pun-
defina un interlineado específico para cada tamaño del texto, pero no es tos, ya que el tamaño de los caracte-
muy común variarlo en párrafos del mismo tipo. res o tipos también se ha medido
siempre en esas mismas unidades.
12 puntos constituyen lo que en el
ambiente de las Artes Gráficas se co-
noce como una Pica. Los expertos en
tipografía consideran que un interli-
neado correcto podría ser uno o dos
puntos mayor que el tamaño del
cuerpo del texto, así que, para un tipo
de 11 puntos, queda bien un interli-
neado de 12 o 13 puntos. En la figura
se muestran párrafos de texto con di-
ferentes interlineados.

Figura 3.6. Además del espaciado conocido como interlineado, también


puede definir los espacios de antes y después del párrafo.
El espaciado, por su parte, es la cantidad de espacio que se dejará entre
el párrafo seleccionado y el párrafo anterior o el siguiente. En el menú
que se abre al pulsar sobre el botón Espaciado entre líneas y párrafos
(Line and Paragraph Spacing) se pueden agregar o quitar espaciados
para antes y después del párrafo seleccionado o abrir el cuadro de diá-
logo Párrafo (Paragraph) con más opciones de interlineado.
Si se pulsa en la flechita Iniciador de cuadros de diálogo (Dialog Box
Launcher) del grupo Párrafo, también se abre el cuadro de diálogo Pá-
rrafo (Paragraph) que contiene dos fichas, en donde se pueden confi-
gurar los valores de alineación, sangría y espaciado de un párrafo de
texto. Los cambios que se hacen en las secciones General, Sangría (In-
dentation) y Espaciado (Spacing) de la ficha o pestaña Sangría y es-
paciado (Indents and Spacing), se reflejan en el recuadro Vista previa
(Preview) de la parte inferior (Figura 3.7).
En la ficha Líneas y saltos de páginas (Line and Page Breaks) se de-
terminan las opciones de Paginación (Pagination), Las Excepciones
de formato (Formatting exceptions) y las Opciones de cuadro de
texto (Textbox options), para ajustar más el texto (Tight wrap) que ro-
dea un cuadro de texto con ajuste Estrecho (Tight) o Transparente
(Through).

Página 89
Figura 3.7. El cuadro de diálogo Párrafo permite asignar ali-
neación, sangrías y control de separación entre párrafos.
Si al final de la página sólo cabe una línea de un párrafo (huérfana), o al
principio de otra se va una línea que no cupo en el párrafo del final de la
anterior (viuda), la solución es activar la opción Control de líneas viu-
das y huérfanas (Widow/Orphan control) en la ficha Líneas y saltos
de página (Line and Page Breaks); esto mantendrá la línea junto a su
párrafo o en caso necesario enviará dos líneas al principio o al final de
la página.
Las opciones de paginación que se pueden configurar en la ficha Líneas
y saltos de páginas son:
1. Control de líneas viudas y huérfanas (Widow/Orphan control).
Sirve para no dejar una sola línea al principio o al final de la página
porque dan un mal aspecto al documento.
2. Conservar con el siguiente (Keep with next). No permite que el
párrafo marcado se separe del que le precede, ni manual ni automá-
ticamente.
3. Conservar líneas juntas (Keep lines together). No permite que el
párrafo sea dividido ni automáticamente, ni mediante un salto de pá-
gina manual.
4. Salto de página anterior (Page break before). Obliga a Word a que
separe el párrafo seleccionado del anterior, mediante un salto de pá-
gina.
En la misma ficha se definen las excepciones de formato:
1. Suprimir números de línea (Supress line numbers). Al activar esta
opción se desactiva la función de numeración de líneas para el pá-
rrafo correspondiente.
2. No dividir con guiones (Don't hyphenate). Elimina la función de
división silábica para el párrafo actual.

Página 90
Sangrías
Las opciones de sangría se encuentran al centro de la ventana Sangría
y espaciado (Indents and Spacing) del cuadro de diálogo Párrafo (Pa-
ragraph) y en los botones Disminuir sangría (Decrease Indent) y Au-
mentar sangría (Increase Indent) del grupo Párrafo (Paragraph) en la
cinta de opciones Inicio (Home). En el cuadro de diálogo se definen las
sangrías (el espacio entre los márgenes y el inicio del texto) que se pue-
den aplicar al párrafo donde se encuentre el cursor (Figura 3.8). Si no se
ha especificado ninguna todavía, estarán en 0 cm.
Si desea definir las sangrías del párrafo con respecto a los márgenes
izquierdo y derecho, introduzca las medidas en los campos Izquierda
(Left) y Derecha (Right), respectivamente. También se pueden definir
dos tipos de sangría diferentes en la ventana Especial: Primera línea
(Special: First Line), para sangrar la primera línea del párrafo con un
espacio adicional hacia la derecha y Francesa (Hanging), que realiza el
sangrado para todas las líneas del párrafo, excepto la primera. Si no Es posible hacer combinaciones de
desea ninguna de éstas, seleccione Ninguna ((none)). sangrías. Por ejemplo, una sangría
especial, y una o las dos de iz-
quierda y derecha. Recuerde que
en la parte inferior del cuadro de
diálogo los cambios seleccionados
se muestran en una Vista previa.

Figura 3.8. Observe los diferentes tipos de sangría que se pueden aplicar a los párrafos de Las unidades de medida (centíme-
texto de un documento. tros, milímetros, pulgadas, picas o
puntos), dependen de lo que se haya
configurado en la sección Mostrar
(Display) de la ventana Avanzadas
(Advanced) del cuadro de diálogo
Opciones de Word (Word options)
que se encuentra en el menú que
aparece al pulsar en la ficha o pes-
taña Archivo (File). En la lista Mos-
trar medidas en unidades de (Show
measurements in units of) se selec-
cionan las unidades que utilizará el
Figura 3.9. En la ventana Opciones de Word (Word Options) puede cambiar las programa, como se muestra en la Fi-
unidades que utilizará el procesador de textos. gura 3.9.

Página 91
Numeración y viñetas
En ocasiones es necesario numerar una lista de opciones o de puntos
importantes, o incluir una viñeta o ícono al principio de los elementos de
la lista para resaltar una serie de procesos o pasos seriados. Word,
desde sus primeras versiones ofrece esta función. La diferencia de las
nuevas versiones es que se ha automatizado la aplicación de estas he-
rramientas para facilitar su uso. La creación de listas numeradas se
puede hacer de dos maneras: manual y automáticamente.
La manual implica haber escrito una lista de opciones o puntos impor-
tantes que se desean realzar con un índice numérico o gráfico. Selec-
cione la lista que desea numerar o resaltar con una viñeta o con una
numeración consecutiva, pulse en la flecha que abre las listas de opcio-
nes de Numeración (Numbering) o Viñetas (Bullets) en el grupo Pá-
rrafo (Paragraph) (Figura 3.10) y seleccione el estilo que desee. Tam-
bién se pueden definir nuevas viñetas o nuevos formatos de número.

Figura 3.10. Si no desea aplicar algún diseño en especial, simplemente pulse en los botones
Viñetas o Numeración.
La realización de listas numeradas o resaltadas con una viñeta de forma
automática, se facilita porque Word 2016 ha potenciado estas funciones
con varias importantes opciones:
1. Puede comenzar a escribir una lista y aplicar a ese primer elemento
una viñeta. Al pulsar la tecla al final de la línea, automáticamente
aparece una nueva viñeta para escribir el segundo elemento y así
sucesivamente (Figura 3.11).
2. Al escribir una letra o un número seguido por un punto o un parénte-
sis, automáticamente se inicia una lista numerada.
3. La función de numeración es sensible, ya que al introducir un número
intermedio se reajusta automáticamente la numeración.
4. También se pueden crear listas numeradas utilizando el botón Lista
multinivel (Multilevel List).

Página 92
Otra manera de aplicar numeración y
viñetas es pulsar el botón derecho del
ratón sobre un párrafo y seleccionar
Viñetas (Bullets) o Numeración
(Numbering) en la Mini barra de he-
rramientas (Mini toolbar).

Figura 3.11. Al pulsar la tecla el nuevo párrafo ad-


quiere los atributos del anterior.
1. Las listas numeradas que produce el comando Lista multinivel del
grupo Párrafo de la cinta de opciones Inicio tienen varios niveles de
numeración, como los títulos, subtítulos, secciones y subsecciones
que se utilizan en los libros o revistas. La Figura 3.12 muestra un
listado con diversos niveles, para ir al siguiente nivel basta con ir a la
siguiente línea con la tecla y pulsar la tecla .

Figura 3.12. Las secciones y sub-


secciones de un escrito se gene-
ran automáticamente con Lista
multinivel.

3.2.1 Bordes y sombreado


Esta útil herramienta permite enmarcar o resaltar párrafos, tablas, gráfi-
cos y otros elementos de un documento para lograr efectos que benefi-
cian la presentación y claridad. Aunque proporciona diversos estilos, se
debe aplicar con tacto porque un documento demasiado cargado de
adornos puede resultar “chocante” y falto de calidad, que es lo contrario
de lo que se pretende.
Bordes
Se puede aplicar un borde completo o parcial a un párrafo, a un grupo
de párrafos o a todas las páginas de un documento. Para incluir un borde
a un párrafo o bloque de párrafos seleccione el texto o ubique el cursor
en cualquier parte de él, pulse en el ícono Bordes y sombreado (Bor-
ders and Shading) del grupo Párrafo (Paragraph) en la cinta de opcio-
nes Inicio (Home) y defina el estilo de borde que mejor se acomode a
su texto.

Página 93
Es probable que el ícono que se muestra en el grupo Párrafo (Para-
graph) no sea Bordes y sombreado sino algún otro como Borde infe-
rior (Bottom Border) (Figura 3.13) o Sin borde (No Border), pero al
pulsar en la flecha que abre la lista de opciones, hasta abajo verá el ícono
Bordes y sombreado (Borders and Shading) que abre un cuadro de
diálogo con el mismo nombre.

Figura 3.13. Al pulsar en cualquiera de los íconos, automáticamente se inserta en el pá-


rrafo seleccionado el borde o línea indicada en su nombre.
En el cuadro de diálogo Bordes y sombreado (Borders and Shading)
se muestran tres fichas o pestañas: Bordes (Borders), Borde de pá-
gina (Page Border) y Sombreado (Shading) (Figura 3.14). Obviamente
la primera ventana permite asignar bordes sólo a párrafos; si va a poner
un borde a una o a todas las páginas del documento pulse en la segunda
ficha, seleccione el Valor (Setting), el Estilo (Style), el Color y el Ancho
(Width) del borde en puntos tipográficos.

Figura 3.14. En el cuadro de diálogo Bordes y sombreado se pueden asig-


nar bordes y sombreados a párrafos o a páginas del documento.

Página 94
Los valores disponibles son Ninguno (None) que elimina cualquier
borde, Cuadro (Box) para asignar bordes por los cuatro lados del pá-
rrafo, Sombra (Shadow) para poner una sombra en la parte inferior del
borde cuadrado, 3D (3-D) que realza el borde y Personalizado (Cus-
tom), que permite escoger valores no predeterminados. En la ventana
Vista previa (Preview) se ven o realizan manualmente los cambios, pul-
sando directamente en los bordes del recuadro. Termine su selección
con el botón Aceptar (OK).
Al pulsar en el botón Opciones (Options) del cuadro de diálogo Bordes
y sombreado, aparece otro pequeño cuadro de diálogo llamado Opcio-
nes de borde y sombreado (Border and Shading Options) (Figura
3.15), en donde se pueden modificar los espacios que habrá desde el
texto hasta el borde. Los valores predefinidos son 1 punto de espacio
superior e inferior y 4 puntos de espacio izquierdo y derecho, pero puede Figura 3.15. Al variar los espacios, se
cambiarlos hasta 31 puntos por cada lado, en los cuadros contadores. muestra una vista previa al centro.

Si en lugar de crear un borde desea eliminarlo, seleccione el texto bor-


deado, abra el mismo cuadro de diálogo y quite las marcas en los cam-
pos correspondientes o pulse sobre el Valor Ninguno (None). También
puede seleccionar el ícono Sin borde (No Border) del grupo Párrafo.
Si desea dividir un párrafo de texto (superior) de otro (inferior) con una
línea horizontal, ubique el cursor al final del párrafo superior, abra la lista
del botón Bordes (Border) y seleccione Línea horizontal (Horizontal
Line); de inmediato aparece debajo del párrafo superior una línea hori-
zontal de 1.5 puntos con una ligera sombra, del tamaño de la celda, co-
lumna o página, que divide ambos párrafos.
Para cambiar las características de la línea, pulse con el botón derecho
o secundario del ratón sobre ella y en el menú contextual seleccione la
opción Imagen (Picture). En el cuadro de diálogo Dar formato a la línea
horizontal (Format Horizontal Line) defina el ancho de la línea en por-
centaje o en centímetros, el alto en puntos, la alineación, y el color (Fi-
gura 3.16).

Figura 3.16. Si abre la paleta de co-


lores y selecciona alguno, la tenue
sombra desaparece.

Página 95
En el grupo Fondo de página (Page Background) de la cinta de opcio-
nes Diseño (Design) se encuentra el ícono Bordes de página (Page
Borders) que también abre el cuadro de diálogo Bordes y sombreado
(Borders and Shading) mostrando la ficha Bordes de página (Page
Border).
En la sección Aplicar a (Apply to) se determina si se aplica a Todo el
documento, (Whole Document), a Esta sección (This section), a
Esta sección: Sólo la primera página (This section - First page only),
o a Esta sección: Todas excepto primera página (This section - All
except first page). Observe en la Figura 3.17 que el borde se aplica a
todo el documento y no sólo al párrafo.

Figura 3.17. Las configuraciones que se realizan en la ventana Borde de página (Page Bor-
der) se aplican a toda la página, no sólo a algunos párrafos.

Sombreado
Word permite aplicar a los párrafos de texto, sombreados en tonalidades
de grises o en color, en la ficha Sombreado (Shading) del cuadro de
diálogo Bordes y sombreado (Borders and Shading). La Figura 3.18
muestra la paleta de los colores que se pueden definir como fondo del
párrafo o párrafos seleccionados, que pueden ser más de dieciséis mi-
llones, dependiendo de la calidad de su monitor y de la resolución confi-
gurada.
Si desea incluir un color o diseño de fondo para toda la
página o todas las páginas que componen el documento,
pulse en la ficha Diseño (Design) y presione el botón Co-
lor de página (Page Color) del grupo Fondo de página
(Page Background). Puede escoger un color en la paleta,
o abrir los cuadros de diálogo Más colores (More Colors) Figura 3.18. Si pulsa en el bo-
o Efectos de relleno (Fill Effects), donde puede selec- tón Más colores se abre una
cionar una textura, como se muestra en la Figura 3.19. El color o textura paleta con más de 16,000,000
se aplica a toda la página. de colores.

Página 96
Figura 3.19. En el cuadro de diálogo Efectos de relleno (Fill Effects), puede seleccionar un
Degradado (Gradient), Textura (Texture), Trama (Pattern) o Imagen (Picture) para apli-
carla como fondo de la página.
Cuando se crea un documento
3.2.2 Estilos nuevo, automáticamente Word le
Un estilo, en Microsoft Word, es un conjunto de características predefini- aplica el estilo Normal; es decir,
utiliza los atributos definidos en la
das de formato con un nombre específico. Es posible crear un gran nú-
plantilla Normal.dot como fuente,
mero de estilos diferentes, además de los que ya incluye el programa, y
tamaño de fuente, interlineado, ali-
guardarlos con el nombre que usted designe; de esta manera estarán en neación, sangrías, lenguaje, etcé-
la galería disponibles para ser utilizados. Estos estilos se pueden aplicar tera. Este documento tendrá asig-
a todo el texto de un documento o a parte de él para cambiar rápida- nado también un tema predefinido,
mente su apariencia. llamado Office en el cual la fuente
Al aplicar el estilo, se asigna todo el grupo de características de formato normal es Calibri (Cuerpo) y el ta-
instantáneamente al párrafo o texto seleccionado. Los estilos predefini- maño de fuente es 11 puntos.
dos por el programa se muestran en la galería de estilos de la Figura
3.20, del grupo Estilos (Styles) que se encuentra en la cinta de opciones
Inicio (Home).

2.

Figura 3.20. Puede ver más estilos pulsando en las flechas hacia arriba y hacia abajo
de la galería o en el botón Más (More).
En la parte inferior de las flechitas de desplazamiento de la galería de
estilos se encuentra una flecha hacia abajo con una rayita arriba llamada
Más (More), al pulsar en ella se abre la galería de estilos completa como
se ve en la Figura 3.21. Al seleccionar alguno de los estilos, el texto se-
leccionado presenta una vista preliminar de cómo se vería al aplicarlo.
Destacan los estilos: Normal, Título 1, Título 2, Título, Subtítulo, Énfasis
sutil, Cita, Referencia sutil y otros.

Página 97
Figura 3.21. Al seleccionar uno de los estilos de la galería, el texto seleccionado muestra
una vista previa de la aplicación.
En la parte inferior de la galería de estilos hay tres vínculos que permiten:
Crear un estilo propio (Create Style); Borrar formato (Clear Format-
ting), que borra todo el formato del párrafo donde se encuentra el cursor
y Aplicar estilos (Apply Styles), para abrir la ventana Aplicar estilos La manera más complicada de
(Apply Styles), donde se puede seleccionar uno de los estilos de la lista abrir el panel Estilos es con las
y Volver a aplicar (Reapply) o Modificar (Modify), como se muestra en teclas + + + ,
la Figura 3.22. ¡porque hay que tener dedos de
guitarrista!, ¿no?

Figura 3.22. En el cuadro de diálogo Modificar el estilo se realizan los cambios de fuente,
tamaño de fuente, alineación y otros atributos del estilo de párrafo seleccionado.

Si se pulsa en el pequeño botón Estilos (Styles) del cuadro de diálogo


Aplicar estilos (Apply Styles), o en el botón iniciador de cuadros de
diálogo del grupo Estilos (Styles) en la cinta de opciones Inicio (Home),
se abre el panel Estilos, que se mantiene como panel flotante, a la de-
recha del área de trabajo de Word, para tener los estilos al alcance de la
mano y aplicarlos, mientras se escribe el texto.

Página 98
Otra manera de cambiar las características de formato del estilo normal
o de cualquier otro es:
1. Pulse con el botón derecho del ratón sobre cualquiera de los estilos
de la galería, o presione la flecha para abrir la lista de un estilo cual-
quiera, en el panel Estilos (Styles).
2. En el menú contextual que aparece seleccione la opción Modificar
(Modify).
3. Realice los cambios de formato en el cuadro de diálogo Modificar
estilo (Modify Style).
4. Para proteger los estilos predefinidos asigne un nuevo nombre al es-
tilo, escribiéndolo en el campo Nombre (Name).
5. Active la casilla de verificación Agregar a la galería de estilos (Add
to the Styles gallery).
6. Al finalizar, pulse en el botón Aceptar (OK).
En la parte inferior del panel de estilos se encuentran dos casillas de
verificación, tres botones y un vínculo. Sus nombres y principales funcio-
nes son:
 Mostrar vista previa (Show Preview). Activa la vista previa de los
diseños en la propia ventana del panel Estilos.
 Deshabilitar estilos vinculados (Disable Linked Styles). Deshabi-
lita este tipo de estilos en el panel.
 Nuevo estilo (New Style). Abre el cuadro de diálogo Crear nuevo
estilo a partir del formato (Create New Style from Formatting)
donde se crean nuevos formatos rápidos. Si se encuentra seleccio-
nada la opción Actualizar automáticamente (Automatically up-
date), al aplicar el nuevo formato al párrafo seleccionado, se actuali-
zarán los párrafos a los que se haya aplicado el estilo.
 Inspector de estilo (Style Inspector). Abre el panel Inspector de
estilo que permite saber rápidamente qué formato
(fuente, tamaño, espaciado y otras características)
tiene asignado cada párrafo, cada palabra y cada
sección del documento.
 Administrar estilos (Manage Styles). Abre un cua-
dro de diálogo donde se configuran las opciones de
los estilos a mostrar en el panel. Se pueden configu-
rar estilos por recomendación o restringir algunos,
como se muestra en la Figura 3.23.

¿Cómo se puede saber qué características tiene


un párrafo determinado? Primero que nada, hay
que ubicar el cursor en la línea o párrafo corres-
pondiente. Al desplazar el cursor sobre varias lí-
neas o párrafos, algunos de los íconos de la cinta
de opciones Inicio van cambiando, como si se
prendieran y se apagaran al detectar los diferen-
tes atributos del texto. También los botones Esti-
los, Fuente y Tamaño de fuente muestran las
características diferentes de cada párrafo de texto
seleccionado. Figura 3.23. El cuadro de diálogo Administrar estilos (Manage
Styles) permite sugerir y restringir estilos para mostrar.

Página 99
El vínculo Opciones (Options) permite configurar las opciones definidas
en el cuadro de diálogo del administrador de estilos.
Word le puede dar una completa descripción del formato de párrafo y
formato de fuente de los caracteres o palabras que desee, pulsando
+ ; automáticamente se abre la ventana Mostrar formato (Reveal
Formatting) con la lista de todas las características y atributos de for-
mato del texto seleccionado. Puede continuar averiguando sobre tantos
párrafos como desee, desplazando el apuntador del ratón o el cursor
entre el texto del documento.
Otra manera de abrir esta ventana es pulsando en el botón Mostrar for-
mato (Reveal Formatting) del pequeño cuadro Inspector de estilo
(Style Inspector) como se muestra en la Figura 3.24. Las características
del texto donde se encuentra el cursor se ven en el inspector de manera
reducida y más detalladamente en el panel Mostrar formato (Reveal
Formatting).

Al realizar cambios a cualquier estilo


de Word, éstos afectarán a todos los
párrafos que hayan sido definidos
con el estilo correspondiente. Si se
modifica, por ejemplo, el estilo Nor-
mal, todos los párrafos “normales”
del documento serán afectados. Es
por eso que es conveniente poner un
nombre diferente al estilo modificado,
ya sea con base en el estilo Normal
o en cualquier otro.

Figura 3.24. Al deslizar el apuntador sobre el texto, se ven sus características en el Inspec-
tor de estilo y en el panel Mostrar formato.

3.2.3 Temas
Las herramientas que más se han potenciado en las nuevas versiones
de Word son las galerías de diseños, colores y plantillas que se aplican
al texto. Este es el caso de los temas (Figura 3.25) del grupo Formato
del documento (Document Formatting) en la cinta de opciones Di-
seño (Design) y del Conjunto de estilos (Style Set) que se encuentra
a un lado del botón Temas (Themes), en el mismo grupo.

Figura 3.25. Word 2016 ofrece 32 temas


y vínculos para restablecer el tema de
plantilla, buscar temas y guardar el tema
actual, si realizó modificaciones.

Página 100
El botón Temas (Themes) abre una galería que contiene los temas pre-
definidos en el programa. Cada uno de ellos difiere en las fuentes, el
tamaño de fuente, los colores y los efectos aplicados. Al desplazar el
apuntador o puntero del ratón sobre los temas, el texto del documento
adquiere visualmente sus características. Si se selecciona uno de los
temas las características de diseño se aplican definitivamente, el único
requisito es que se definan antes o después los estilos de los párrafos
como Normal, Título, Título 1, Título 2, Subtítulo, etcétera.
Aunque se cambie el tema usted puede, por su cuenta, modificar las
fuentes y los colores aplicados, por los de otros temas; para hacerlo,
pulse en el botón Fuentes, por ejemplo, y pase el apuntador sobre las
fuentes disponibles (Figura 3.26). Observe cómo cambian las fuentes del
tema en cada caso.

Figura 3.26. Al deslizar el apuntador sobre las fuentes, de manera automática se visualizan
los cambios en el documento.

De la misma manera puede


cambiar los colores del tema,
sólo que deberá asignarle un
nuevo nombre para no modifi-
car el original.

Todos los comandos de las distintas cintas de opciones, que modifiquen


la apariencia del documento, pueden considerarse como botones o co-
mandos de formato; por eso en esta sección se incluye una descripción
de los de otras fichas o pestañas, organizada por su ubicación en las
cintas de opciones y por sus funciones de formato; por ejemplo, en lugar Figura 3.27. También, al pasar el
de tablas, se pueden utilizar tabuladores para ordenar columnas de da- apuntador sobre los colores, se ve una
tos en el documento. vista previa en el documento.

Página 101
3.3 Funciones especiales de formato
Microsoft Word 2016 cuenta con todas las funciones de formato de sus
antecesores, además de muchas otras que se han automatizado para
lograr mejores documentos, con calidad profesional. Enseguida se tratan
esas funciones que se encuentran en las diversas cintas de opciones.
Algunas son contextuales y sus comandos aparecen sólo cuando se ne-
cesitan.
3.3.1 Ordenar
El comando Ordenar (Sort) que anteriormente se utilizaba en los menús
de tablas, se encuentra entre los íconos de atributos de párrafo en la
cinta de opciones Inicio (Home). También está en el grupo Datos (Data)
de la cinta de opciones contextual Presentación (Layout) de las Herra-
mientas de tabla (Table Tools) que aparece al seleccionar una tabla.
El cuadro de diálogo Ordenar texto (Sort Text) (Figura 3.28) permite
ordenar datos como párrafos de texto o listas numéricas, así como los
datos contenidos en las celdas de una tabla.

Figura 3.28. Si selecciona el encabezado, debe activar la casilla de verificación Con en-
cabezado (Header row); si no, lo ordena como uno más de los nombres.

Al seleccionar párrafos (líneas cortas o varias líneas de texto, identifica-


dos por el símbolo ¶ al final de cada uno), el programa automáticamente
detecta si se trata de texto o números y propone ordenarlos de manera
Ascendente (Ascending) o Descendente (Descending).
Si en lugar de párrafos se selecciona una tabla, los datos se pueden
ordenar por columnas. Para ordenarlas alfabéticamente o en orden nu-
mérico ascendente o descendente, se seleccionan las columnas de da-
tos y se ejecuta el comando Ordenar (Sort) del grupo Párrafo (Para-
graph), o en la ficha Presentación (Layout) de las Herramientas de
tabla (Table Tools), como se ve en la Figura 3.29. Si se selecciona la
lista sin los nombres de los campos (los títulos de las columnas), al pulsar
en Ordenar (Sort), las listas de Ordenar por (Sort by) muestran los
nombres como Columna 1 (Field 1), Columna 2 (Field 2), Columna 3
(Field 3), etcétera.

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Figura 3.29. Las calificaciones de la columna Calificación que se encuentran desordenadas,
se pueden ordenar de manera descendente, de 10 a 0.
Al seleccionar la tabla completa (con encabezados), la ordenación se
lleva a cabo por los nombres de los campos, Nombre, A_Paterno,
A_Materno, etcétera, y se dejan como están las opciones Tipo Texto
(Type Text), Tipo Numérico (Type Number), Utilizando Párrafos
(Using Paragraphs) y Ascendente (Ascending), según sea el caso,
para obtener una lista ordenada por la columna seleccionada. En la sec-
ción La lista será (My list has) debe estar activada la casilla de verifica-
ción Con encabezado (Header row).
De esta manera, una tabla como la que se muestra puede ser ordenada
por el nombre, los apellidos, o por las calificaciones, de manera ascen-
dente o descendente. En los siguientes campos llamados Luego por
(Then by) se puede seguir ordenando por apellido paterno, materno, et-
cétera. Esto resulta muy útil cuando se tienen listados extensos como los
exámenes de admisión a la escuela, donde aparecen muchos nombres,
apellidos y calificaciones repetidos.
3.3.2 Tabulaciones
Las tabulaciones son espacios que se definen sobre la Regla horizontal
para fijar posiciones del texto en columnas. Microsoft Word cuenta con
tabuladores predefinidos a cada 1.27 cm (o una medida equivalente, se-
gún las unidades utilizadas o su versión de Word), a los cuales se dirige
el cursor al pulsar la tecla .
En la Figura 3.30 se muestra la disposición de los tabuladores predefini-
dos, los cuales no se pueden eliminar, pero sí es posible variar la distan-
cia entre uno y otro.

Figura 3.30. En esta figura, los tabuladores de Word 2016 se encuentran ubicados a cada
1.27 cm. En la parte inferior de la regla se ven las marcas como finísimas líneas.

Página 103
Para cambiar los valores de los tabuladores, crear nuevos o eliminar al-
guno existente, abra el cuadro de diálogo Párrafo (Paragraph) pulsando
en el botón iniciador de cuadros de diálogo del grupo Párrafo de la cinta
de opciones Inicio. En el cuadro de diálogo pulse en el botón Tabula-
ciones (Tabs) y observe que las tabulaciones predeterminadas se en-
cuentran definidas cada 1.27 cm (o 1.25 cm si sus configuraciones re-
gionales son diferentes). Para fijar un nuevo tabulador haga lo siguiente:
1. En el cuadro de diálogo Tabulaciones (Tabs) introduzca el nuevo
valor en el campo Posición (Tab stop position), que es la distancia
desde el margen izquierdo.
2. Las opciones de Alineación (Alignment) determinan la alineación
que tendrá el texto con respecto al tabulador, que puede ser Iz-
quierda (Left), Centrada (Center), Derecha (Right), Decimal o Ba-
rra (Bar) (Figura 3.31).
3. Si desea rellenar los espacios entre tabuladores con algún carácter
como puntos o guiones (como se hace en las tablas de contenidos
de los libros), active alguno de los modelos que se muestran en la
sección Relleno (Leader).
4. Para que el programa active el nuevo valor o tabulador y sus carac-
terísticas propuestas, es necesario pulsar en el botón Fijar (Set);
después de esto, ya se puede introducir otro nuevo valor.

Figura 3.31. Los valores de los tabuladores son válidos para el párrafo o párrafos se-
leccionados. Al finalizar pulse el botón Aceptar.
Los tabuladores nuevos que se crean, quedan definidos sólo para la lí-
nea o párrafo en el cual se encuentra ubicado el cursor, o para el texto
seleccionado. En la regla se ven sus marcas con un símbolo que repre-
senta la alineación. Si desplaza el cursor una o varias líneas hacia abajo,
fuera del texto al que se le asignaron tabuladores, verá que las marcas
desaparecen.
3.3.3 Comandos de formato de la ficha Insertar
La cinta de opciones Insertar (Insert) contiene diez grupos; algunos de
ellos con comandos especiales de formato, como Páginas (Pages), Ta-
blas (Tables), Vínculos (Links), Texto (Text), etcétera, algunos de los
cuáles se verán en el siguiente capítulo:

Página 104
Portada
El comando Portada (Cover Page) del grupo Páginas (Pages) inserta
una página al principio del documento, con el diseño de portada selec-
cionado, independientemente del lugar donde se encuentre ubicado el
cursor. En la galería de diseños de portadas (Figura 3.32) puede selec-
cionar la que mejor le quede a su documento.
Si desea eliminar la portada, pulse en la opción Quitar portada actual
(Remove Current Cover Page), de inmediato desaparece ésta del do-
cumento. La galería de portadas de Word 2016 contiene 16 diseños de
portadas para incluir en el documento, pero tal vez más adelante pueda
encontrar más en la web de Microsoft.

Figura 3.32. Al seleccionar uno de los diseños, de manera automática se


ubica la portada al inicio del documento y se inserta un salto de página.
Algunas portadas incluyen la fecha, que se puede modificar de la si-
guiente manera:
1. Pulse sobre la fecha y abra el calendario con
la flecha de lista de la derecha (Figura 3.33).
2. Cambie la fecha o acepte la fecha actual pul-
sando en el botón Hoy (Today).
3. De manera automática se actualiza la fecha en
los lugares donde aparece.

Figura 3.33. La portada insertada es


una plantilla, sólo basta escribir sus
datos en lugar de los textos propues-
tos por el programa.

Página 105
Página en blanco
Este otro comando del grupo Páginas (Pages) inserta una página en
blanco en el lugar donde se encuentra ubicado el cursor. Al pulsar en el
botón Página en blanco (Blank Page) se inserta un salto de página y la
página siguiente queda en blanco para seguir introduciendo texto o imá-
genes. El ícono Salto de página (Page Break) realiza la misma opera-
ción, ya que también inserta un salto de página automático. En esa pá-
gina ya no se puede escribir nada, hasta la siguiente.
Tabla
Aunque la inserción de tablas en Word no es una novedad, las nuevas
características de esta útil herramienta lo convierten en un poderoso pro-
grama para realizar informes financieros, cotizaciones, listas de califica-
ciones, publicaciones de texto que necesiten combinar datos numéricos,
y tareas escolares de materias como física, química, estadística, álgebra
o matemáticas, por ejemplo. Además de esto, Microsoft Word 2016 in-
cluye una galería de diseños de tablas prediseñados, conocidos como
Tablas rápidas.
La creación de tablas en un documento de Word es muy sencilla, sim-
plemente pulse en la única opción, Tabla (Table) del grupo Tablas (Ta-
bles) en la cinta de opciones Insertar (Insert) (Figura 3.34). En la ven-
tana Insertar tabla (Insert Table) se definen las filas y columnas, selec-
cionándolas directamente en la cuadrícula con el ratón. En la parte infe-
rior de la cuadrícula se muestran las opciones Insertar tabla (Insert Ta-
ble), Dibujar tabla (Draw Table), Convertir texto en tabla (Convert
Text to Table), Hoja de cálculo de Excel (Excel Spreadsheet) y Ta-
blas rápidas (Quick Tables).

Figura 3.34. En la ventana Insertar tabla se pueden seleccionar hasta 10 columnas


por ocho filas; si necesita más, pulse en la opción Insertar tabla (Insert Table).
Insertar tabla
Si selecciona la opción Insertar tabla (Insert Table) se abre un cuadro
de diálogo con el mismo nombre (Figura 3.35) donde se puede definir el
Número de columnas y el Número de filas, las propiedades de Autoajuste
como Ancho de columna fijo, Autoajustar al contenido y Autoajustar a la Figura 3.35. El cuadro de diálogo In-
ventana; así como la posibilidad de Recordar dimensiones para tablas sertar tabla (Insert Table) permite
nuevas, para cuando se necesitan varias tablas con las mismas caracte- crear tablas de manera “manual”; es
rísticas en uno o en varios documentos. decir, escribiendo los valores.

Página 106
Lo más laborioso de la creación de tablas es introducir el texto en cada
una de las celdas, ya que hay que escribirlo celda por celda. Si existen
listas en columnas en un documento, es posible copiar cada uno de los
textos a la celda correspondiente utilizando los comandos Cortar (Cut)
y Pegar (Paste), pero la mejor manera de agilizar la conversión de un
texto (dividido en columnas por medio de tabuladores, comas, puntos o
párrafos) en una tabla, es con la opción Convertir texto en tabla (Con-
vert Text to Table).
Convertir texto en tabla
Para convertir columnas de texto en una tabla haga lo siguiente:
1. Seleccione el texto que se desea convertir en tabla, como se muestra
en la Figura 3.36.
2. Pulse en la ficha Insertar (Insert) para ver la cinta de opciones In-
sertar.
3. Presione sobre el botón Tabla (Table) y en la lista Insertar tabla
(Insert Table) seleccione Convertir texto en tabla.
4. En el cuadro de diálogo Convertir texto en tabla (Convert Text to
Table), que es muy parecido al de insertar tabla, seleccione las op-
ciones para la nueva tabla o acepte las que Word propone, que son
las más apropiadas. Para crear la tabla pulse en el botón Aceptar
(OK).

Figura 3.36. El texto que se desea convertir en tabla debe separarse con tabuladores, co-
mas, puntos, etcétera.
5. El resultado de la conversión es una tabla como la de la Figura 3.37,
donde se puede observar que se ha creado de manera casi automá-
tica, sin necesidad de escribir ni copiar los textos en las celdas.
Como la nueva tabla se encuentra seleccionada, automáticamente apa-
recen dos nuevas cintas de opciones contextuales de Herramientas de
tabla (Table Tools) llamadas Diseño (Design) y Presentación (La-
yout). Al pasar el apuntador sobre uno de los estilos de tabla, se muestra
una vista previa. ¡imagine el tiempo que se ahorraría si tuviera que es-
cribir una tabla con unos 5,000 nombres o más!

Página 107
Figura 3.37. Automáticamente se ha convertido el texto separado por tabuladores, en una ta-
bla de Word.

Dibujar tabla
Dibujar la tabla directamente en el documento, es la mejor manera de
crear tablas a la medida, con filas, columnas y celdas ajustadas a las
necesidades propias. Se dibuja, borra y modifica la tabla para que quede
finalmente tal y como se necesita. Si se requiere crear una tabla para
mostrar de manera ordenada los productos de un catálogo, la tabla debe
contener campos o celdas para la clave, una breve descripción, el precio
y una imagen del producto:
1. Pulse en la opción Dibujar tabla (Draw Table) de la ventana Insertar
tabla (Insert Table) para cambiar la forma del apuntador o puntero
del ratón por la de un pequeño lápiz.
2. Dibuje con el ratón un recuadro que será la base de la tabla, y luego
las divisiones horizontales y verticales, como se muestra en la Figura
3.38. Después puede modificarla como se necesite.
En las cintas contextuales Diseño (Design) y Presentación (Layout) se
presentan herramientas que permiten continuar dibujando la tabla, como
el grupo Bordes (Borders) de la cinta Diseño (Design), que contiene
los comandos Estilo de borde (Border Styles), Estilos de pluma (Line
Style), Grosor de pluma (Line Weight), Color de la pluma (Pen Color)
y otros, o todos los comandos de la cinta de opciones Presentación (La-
yout), que permiten hacer los ajustes de las filas y columnas, tamaño de
las celdas y dirección del texto, entre otros.
Para activar la herramienta Dibujar tabla (Draw Table) (el lápiz en po-
sición de escribir) se pulsa en el botón Dibujar tabla (Draw Table) del
grupo Dibujar (Draw) en la cinta de opciones Presentación (Layout).
La herramienta se desactiva pulsando nuevamente en ese botón o la
tecla .

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Figura 3.38. Dibuje la tabla como si estuviera creando un dibujo con un lápiz, en una hoja
de su cuaderno.
3. Si desea, modifique el grosor de pluma para que las líneas exteriores
sean más gruesas que las interiores. Dibuje dos líneas horizontales;
una para el título y otra para los subtítulos.
4. Dibuje dos líneas horizontales y tres verticales en la parte inferior de
la tabla para crear las celdas donde irán los datos e imágenes de los
productos del catálogo.
5. Para uniformar las dos columnas de la derecha selecciónelas, vaya
a la cinta contextual Presentación (Layout) y aplique el comando
Distribuir columnas (Distribute Columns), para uniformar los an-
chos de todas las columnas.
6. Escriba los datos de la tabla y deles un formato equilibrado: Los títu-
los y subtítulos podrían ser CATÁLOGO DE PRODUCTOS, y Clave,
Descripción, Precio y Producto.
7. Escriba los datos de los productos y busque en Internet imágenes
para insertarlas en las celdas de la derecha, como se muestra en la
Figura 3.39.

Figura 3.39. Utilice las herramientas de las cintas de opciones contextuales Diseño y
Presentación para editar la tabla dibujada.
8. Los gruesos de línea y los colores de los fondos se editan con los
botones Sombreado (Shading) y Bordes (Borders) de la cinta de
opciones Diseño (Design).

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El ancho de las celdas puede ajustarse manualmente, jalando (halando)
las líneas con el ratón. Para insertar las imágenes en las celdas de la
derecha se utiliza el comando Imagen de la cinta de opciones Insertar.
Hoja de cálculo de Excel
Al pulsar en esta opción de la ventana Insertar tabla (Insert Table) se
abre el programa Microsoft Excel sobre la interfaz de Word (Figura 3.40)
para insertar una tabla hecha con ese programa en el lugar del cursor.

Introduzca datos en cada una


de las columnas, incluso
puede insertar fórmulas o fun-
ciones para hacer cálculos en
la misma tabla.

Figura 3.40. La ventana que se abre es una hoja de cálculo de Excel; observe que cambia la
cinta de opciones Inicio (Home) de Word por la de Excel.

Una vez creada la tabla de Excel, al pulsar en cualquier parte de la inter-


faz de Word, desaparece la cinta de opciones de Excel y la tabla se
muestra como un objeto, con nodos que permiten ampliarlo o reducirlo
(Figura 3.41). Para realizar cambios a la tabla se pulsa dos veces sobre
el objeto para abrir nuevamente la hoja de cálculo de Excel.

Figura 3.41. Para ubicar el cursor en una celda específica, pulse en ella con el ratón,
o pase a la siguiente presionando la tecla .
Tablas rápidas
La última opción de la ventana Insertar tabla ofrece una galería de Ta-
blas rápidas (Quick Tables) prediseñadas, que simplifican la creación
de tablas propias mediante plantillas, como calendarios y otros diseños
que se aplican automáticamente al seleccionarlos (Figura 3.42).

Página 110
Algunos de ellos como los calendarios, tal vez no necesiten modificacio-
nes, pero las otras tablas son plantillas en las cuales sólo basta introducir
sus propios datos sobre los que presenta la tabla.

Figura 3.42. La opción Tablas rápidas (Quick Tables) tiene una flecha hacia la
derecha; al seleccionarla muestra la galería de plantillas de tablas rápidas.
Estilos de tablas
En Word 2016 se ha modificado y potenciado esta función con gran can-
tidad de formatos predefinidos que pueden ser aplicados fácilmente a
una tabla previamente creada, o a una nueva. Al seleccionar o crear una
tabla, aparecen las cintas contextuales Diseño (Design) y Presentación
(Layout) de las Herramientas de tabla (Table Tools) (Figura 3.43).

Figura 3.43. Seleccione un estilo para aplicar a la tabla seleccionada.

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En la cinta contextual de opciones Diseño (Design) se encuen-
tra el grupo Estilos de tabla (Table Styles), que funciona exac-
tamente como la galería de Estilos (Styles) de la cinta de opcio-
nes Inicio (Home): con las flechas hacia arriba y hacia abajo se
muestran los estilos de cada fila, y con el botón Más (More), apa-
rece la galería completa (Figura 3.44).

Al pulsar en la flecha hacia abajo


que tiene una rayita en la parte
superior (botón Más), aparece la
galería de estilos completa, con
casi 120 estilos diferentes.

Figura 3.44. Al pasar el apuntador del ratón so-


bre cualquiera de los diseños, se muestra una
vista previa en la tabla seleccionada.

En la parte inferior de la galería se encuentran comandos que permiten


modificar o eliminar los estilos de tabla:
1. Modificar estilo de tabla (Modify Table Style). A partir del estilo
seleccionado, abre el cuadro de diálogo Modificar el estilo (Modify
Style) donde se pueden modificar sus opciones y el formato.
2. Borrar (Clear). Borra todos los estilos y líneas aplicados a la tabla
seleccionada.
3. Nuevo estilo de tabla (New Table Style). Permite crear un estilo de
tabla propio partiendo de cero, o tomando uno de los estilos del sis-
tema como base. Al finalizar, guarde el nuevo estilo con el nombre
que desee, escribiéndolo en el campo Nombre (Name), para no mo-
dificar el estilo predefinido del sistema (Figura 3.45).

Figura 3.45. En el cuadro de diálogo Crear


nuevo estilo a partir del formato (Create
New Style from Formatting) puede modifi-
car el estilo base, la fuente, el estilo de lí-
nea, el sombreado, el color, etcétera.

Página 112
La cinta de opciones contextual Presentación (Figura 3.46) tiene gran
cantidad de botones y comandos de formato que permiten modificar la
tabla seleccionada, como los del grupo Filas y columnas, que permiten
insertar y eliminar filas y columnas, o los del grupo Alineación, que asig-
nan las propiedades del texto dentro de las celdas.

Figura 3.46. Los comandos de la cinta contextual de opciones Presentación (Layout), ofrecen gran cantidad de funcio-
nes de formato de tablas.

En la Tabla 3.1 se muestran los comandos de la cinta y sus funciones,


ubicados de acuerdo con el nombre del grupo al que pertenecen.
Tabla 3.1. Los botones de comando de la cinta de opciones Presentación (Layout).
Comando Función
Grupo Tabla (Table)
Seleccionar (Select) Selecciona la celda, fila o columna donde se encuentra el cursor, o toda la tabla.
Ver cuadrículas (View Gridlines) En una tabla sin bordes, permite ver o eliminar las líneas guía o cuadrículas que
forman las filas y renglones.
Propiedades (Properties) Abre el cuadro de diálogo Propiedades de tabla (Table Properties) que permite
cambiar las propiedades a las celdas, columnas, filas o toda la tabla.
Grupo Dibujar (Draw)
Dibujar tabla (Draw Table) Cambia la forma del apuntador por la de un lápiz, para dibujar una tabla completa, o
parte de la tabla seleccionada.
Borrador (Eraser) Cambia la forma del apuntador por la de una goma y borra los bordes sobre los
cuales se seleccione con el ratón.
Grupo filas y columnas (Rows & Columns)
Eliminar (Delete) Permite eliminar celdas, columnas, filas o toda la tabla, seleccionadas.
Insertar arriba (Insert Above) Inserta una nueva fila en la parte superior de la fila seleccionada.
Insertar debajo (Insert Below) Inserta una nueva fila en la parte inferior de la fila seleccionada.
Insertar a la izquierda (Insert Left) Inserta una nueva columna a la izquierda de la columna seleccionada.
Insertar a la derecha (Insert Right) Inserta una nueva columna a la derecha de la columna seleccionada.
Grupo Combinar (Merge)
Combinar celdas (Merge Cels) Convierte varias celdas seleccionadas en una sola.
Dividir celdas (Split Cels) Divide una celda en varias filas o columnas, que se seleccionan en el cuadro de
diálogo Dividir celdas. Es la operación inversa a Combinar celdas.
Dividir tabla (Split Table) Separa las filas superiores de las inferiores, a partir del lugar donde se encuentre el
cursor.
Grupo Tamaño de celda (Cell Size)
Alto de fila de tabla (Table Row Establece el alto de la fila donde se encuentra el cursor o de las filas o celdas se-
Height) leccionadas. Los valores se cambian en el cuadro contador pulsando en las flechas
o escribiendo el nuevo.
Ancho de columna de tabla (Ta- Establece el ancho de la columna donde se encuentra el cursor o de las columnas
ble Column Width) o celdas seleccionadas. Los valores se cambian en el cuadro contador pulsando en
las flechas o escribiendo el nuevo.
Autoajustar (AutoFit) Contiene los comandos Autoajustar al contenido, Autoajustar a la ventana y An-
cho de columna fijo, con los cuales se ajusta el ancho de la columna al tamaño
del contenido o de la tabla, o se establece un ancho manualmente.
Distribuir filas (Distribute Rows) Unifica el alto de las filas seleccionadas.

Página 113
Distribuir columnas (Distribute Unifica el ancho de las columnas seleccionadas.
Columns)
Grupo Alineación (Alignment)
9 botones de alineación (9 Align Permiten alinear el texto dentro de la celda tal como se muestra en el botón; ade-
buttons) más, antes de aplicar una alineación, al pasar el apuntador del ratón sobre los boto-
nes se lee la alineación de cada uno como Alinear arriba a la izquierda, Alinear
arriba en el centro, Alinear arriba a la derecha, Alinear en el centro a la izquierda,
etcétera.
Dirección del texto (Text Direc- Cada vez que se pulsa en el botón, se cambia la dirección del texto de las celdas
tion) seleccionadas. Hay tres direcciones disponibles.
Márgenes de celda (Cell Margins) Abre el cuadro de diálogo Opciones de la tabla donde se especifican los espacios
que habrá entre los bordes de las celdas y el texto.
Grupo Datos (Data)
Ordenar (Sort) Ordena alfabéticamente el texto o los datos numéricos contenidos en las celdas se-
leccionadas.
Repetir filas de título (Repeat Repite las filas de encabezado en las tablas que tienen más de una página.
Header Rows)
Convertir tabla en texto (Convert Así como los textos separados por comas, puntos o marcas de tabulación se pue-
to Text) den convertir en tablas, esta función convierte los datos de las tablas en texto sepa-
rado con el carácter que se especifique en el cuadro de diálogo.
Fórmula (Formula) Inserta una fórmula predefinida en la celda donde se encuentra el cursor (Figura
3.47). En el cuadro de diálogo Fórmula se selecciona la fórmula y el formato.

Con el comando Fórmula (For-


mula) se pueden insertar funcio-
nes como ABS, AND, AVERAGE,
COUNT, IF, INT, MAX, SUM, OR,
PRODUCT y otras, como se hace
en Microsoft Excel.

Figura 3.47. Una tabla de Word puede contener algunas fórmulas, como si fuera una hoja de
cálculo de Excel. El programa detecta los datos y sugiere =SUM(ABOVE).

3.3.4 Comandos de formato de la ficha Formato


La ficha Formato (Layout) también ofrece comandos de formato, como
su nombre lo indica, algunos de ellos son:
Columnas
Algunos documentos que se imprimen en hojas de tamaño carta o ma-
yor, con un tipo gráfico chico (8 o 9 puntos), pueden resultar muy tedio-
sos de leer por el largo de la línea de texto. En estos casos conviene
dividir el texto en dos o tres columnas (no en balde los periódicos y re-
vistas acostumbran escribir sus páginas en columnas del mismo ancho
(recuerde la frase “Noticia de ocho columnas”).

Página 114
Al pulsar en el comando Columnas (Columns) del grupo Configurar
página (Page Setup) en la cinta de opciones Formato (Layout) se abre
una lista donde se puede asignar de manera rápida el número de colum-
nas: Una (One), Dos (Two) o Tres (Three). Las opciones Izquierda
(Left) y Derecha (Right) crean dos columnas desiguales; la más chica
se encuentra en el lado que indica su nombre.
Si pulsa sobre la opción Más columnas (More Columns) aparece el
cuadro de diálogo Columnas (Columns), que contiene también núme-
ros de columnas, además de otros elementos que permiten hacer algu-
nas configuraciones especiales (Figura 3.48).
En el campo Número de columnas (Number of columns) se pueden
definir hasta 12, y es posible añadir una Línea entre columnas (Line
between). Con el grupo de opciones Ancho y espacio (Width and spa-
cing) se asigna el ancho de las columnas y el espacio entre ellas, así
como la posibilidad de hacer columnas del mismo ancho o diferentes,
con la opción Columnas de igual ancho (Equal column width).

Figura 3.48. El cuadro Vista previa permite ver lo que sucede al modificar las opciones. Al pul-
sar en Aceptar (OK), automáticamente el texto se divide en el número de columnas definido.
En el cuadro de lista Aplicar a (Apply to) se selecciona o define, si las
configuraciones de las columnas se aplicarán al Texto seleccionado
(Selected text), a las Secciones seleccionadas (Selected sections),
o a Todo el documento (Whole document). Para aplicar esta función
a una sección únicamente, es importante seleccionar correctamente el
texto y escoger Texto seleccionado.
División silábica
Una excepcional herramienta de Word es la función que permite dividir
palabras de manera automática (Figura 3.49). Esto, junto con la posibili-
dad de justificar los párrafos por los márgenes, izquierdo y derecho, per-
mite la creación de textos profesionales; es decir, libros, folletos, infor-
mes, catálogos, etcétera.

Página 115
Algunas veces, como en el caso de
varias columnas, al justificar el
texto se crean grandes espacios
entre las palabras. La solución a
este problema se encuentra en el
grupo Configurar página de la
cinta de opciones Formato y se
llama Guiones.

Figura 3.49. Para activar los guiones puede activar en la lista Automático (Automatic)
o abrir el cuadro de diálogo con Opciones de guiones (Hyphenation Options).

Saltos de página y sección


Para insertar rápidamente un salto de página, pulse en la ficha In-
sertar (Insert) y ejecute el comando Salto de página (Page Break)
del grupo Páginas (Pages) o presione las teclas + . Existen
otros saltos que permiten dividir un documento en secciones, es el
caso de Saltos (Breaks) que se encuentra en la cinta de opciones
Formato (Layout). Al pulsar en el botón aparece una lista con todos
los tipos de saltos disponibles (Figura 3.50).
Los tipos de saltos que se pueden asignar en un documento con
este comando son:
Saltos de página
1. Página (Page). Inserta el código que indica al documento que
ahí termina una página y envía el cursor a la siguiente.
2. Columna (Column). Finaliza una columna y envía el cursor a la
siguiente, donde continúa con el texto en columna.
3. Ajuste del texto (Text Wrapping). Separa el texto de los obje-
tos insertados en una página web, así como los títulos del texto
normal.
Saltos de sección Figura 3.50. Un salto de página interrumpe el
1. Página siguiente (Next Page). Inserta un salto de sección; fina-
texto y continúa en la página siguiente.
liza la sección actual y comienza una nueva en la siguiente pá-
gina.
2. Continua (Continuous). Inserta un salto de sección y comienza una
nueva en la misma página. La Figura 3.51. muestra cómo al aplicar
este salto, una sección de dos columnas se “rompe” y comienza una
nueva. A ésta última se le pueden asignar otros atributos sin que se
afecte a las demás secciones.
3. Página par (Even Page). Inserta un salto de sección y la sección
siguiente comienza en la próxima página par.
4. Página impar (Odd Page). Inserta un salto de sección y la sección
siguiente comienza en la próxima página impar, como se hace en los
libros y revistas.

Página 116
Figura 3.51. En la misma página pueden coexistir secciones de varias columnas. Éstas
se dividen mediante la opción Continua (Continuous) del comando Saltos (Breaks).

Números de línea
Cuando se tienen expedientes extensos como las hojas que integran una
investigación, un texto legal o un contrato, se hace necesario saber en
qué línea se encuentra el párrafo, palabra o tema que se analiza o trata
en un momento en particular. Los abogados acostumbran numerar las
líneas de sus escritos. El comando Números de línea (Line Numbers)
del grupo Configurar página (Page Setup) de la cinta de opciones For-
mato (Layout) permite insertar los números de línea a la izquierda del
texto, de manera continua o por secciones (Figura 3.52).

Figura 3.52. Para numerar un contrato, por ejemplo, presione el ícono Números de línea
(Line Numbers) y pulse en la opción Continua (Continuous).
Si escoge el comando Opciones de numeración de línea (Line Num-
bering Options) de hasta abajo, se abre el cuadro de diálogo Configu-
rar página (Page Setup) donde puede presionar el botón Números de
línea (Line Numbers). En el cuadro de diálogo Números de línea (Line
Numbers) active la casilla de verificación Agregar números de línea

Página 117
(Add line numbering) y seleccione las opciones de configuración de la
numeración.
3.3.5 Autoformato
Recuerde que quedaron pendientes las funciones de formato del cuadro
de diálogo Autocorrección (AutoCorrect), que se abre en la ficha Ar-
chivo (File) pulsando en el ícono Opciones (Options). En el cuadro de Pero, y ¿dónde está el
diálogo Opciones de Word (Word Options) pulse en la opción Revi- botón de comando Auto-
sión (Proofin) y presione el botón Opciones de Autocorrección (Au- formato?
toCorrect Options).
La ficha Autoformato (AutoFormat) permite conformar una serie de op-
ciones para que puedan ser aplicadas, y otras para reemplazar en todo
el documento “de un solo golpe”; es decir, al ejecutar el comando Auto-
formato (AutoFormat) se llevan a cabo cada una de las opciones acti-
vadas, exceptuando los cambios de estilo asignados con anterioridad.
Los grupos en que se han dividido las opciones de la
ficha o pestaña Autoformato (Figura 3.53) son:
1. Aplicar (Apply). Permite aplicar de manera auto-
mática, Estilos de títulos integrados (Built-in
Heading styles), Estilos de lista (List styles),
Listas automáticas con viñetas (Automatic
bulleted lists) y Otros estilos de párrafo (Other
paragraph styles).
2. Reemplazar (Replace). Configura el reemplazo
automático de caracteres tipográficos comunes
como las comillas tipográficas, las fracciones y el
guion largo, por ejemplo.
3. Conservar (Preserve). Al activar la opción Esti-
los (Styles) mantiene los estilos aplicados al do-
cumento; La opción Siempre aplicar Autofor-
mato (Always AutoFormat) aplica autoformato
a los mensajes de correo de sólo texto, cuando
se abren en Word. Esta última configuración es
válida sólo cuando se utiliza Word para editar el
correo electrónico.
Desafortunadamente Autoformato (AutoFormat)
es un comando que no ha sido asignado a ninguna Figura 3.53. Con el comando Autoformato (AutoFormat) puede
cinta de opciones, pero no se preocupe, hay solución aplicar automáticamente a un documento, títulos, listas numera-
a esto. De paso aprenderá a resolver algunas de sus das, bordes, colores, atributos de texto, alineación, etcétera.
inquietudes: cuando va a cerrar un documento y desea continuar con el
programa abierto, ¿no le da flojera abrir el menú Archivo (File) para eje-
cutar el comando Cerrar (Close)?
Inserte los dos botones (Autoformato y Cerrar) en la barra de herra-
mientas de acceso rápido y ¡asunto resuelto!
1. Pulse en la ficha Archivo (File).
2. Seleccione Opciones (Options).
3. En el cuadro de diálogo Opciones de Word (Word Options) vaya a
la ventana Barra de herramientas de acceso rápido (Quick Ac-
cess Toolbar).

Página 118
4. Aparecen dos ventanas con íconos: la de la izquierda muestra los
comandos disponibles en Word y en la de la derecha los íconos asig-
nados a la barra de herramientas de acceso rápido.
5. Abra la lista Comandos disponibles en (Choose commands from)
y seleccione la opción Todos los comandos (All Comands) (Figura
3.54). Busque el botón Cerrar archivo (Close File) los comandos se
encuentran ordenados alfabéticamente) y pulse en el botón Agregar
(Add). Si, por el contrario, desea quitar alguno, selecciónelo en la
ventana de la derecha y presione el botón Quitar (Remove).

Figura 3.54. Personalice la barra de herramientas de acceso rápido, enviando los co-
mandos a la ventana de la derecha, con el botón Agregar (Add).
6. Como la lista de íconos está ordenada alfabéticamente, encontrará
fácilmente el comando Autoformato (AutoFormat); selecciónelo y
agréguelo a la barra, al pulsar en el botón Aceptar (OK), de inme-
diato aparecen los íconos en la barra de herramientas de acceso rá- Pulse en el botón Autoformato (Au-
pido (Figura 3.55). toFormat) y vea cómo automática-
mente se aplican a todo el docu-
mento las opciones configuradas en
la ficha Autoformato del cuadro de
diálogo Autocorrección.

Figura 3.55. Si selecciona la opción Aplicar Autoformato y revisar cada cambio (AutoFor-
mat and review each change), puede revisar cada uno de los cambios que Word sugiere.

Página 119
Al pulsar sobre el botón Opciones (Options), se abre nuevamente el
cuadro de diálogo Autocorrección (AutoCorrect) mostrando la ficha
Autoformato (AutoFormat), donde se pueden volver a configurar las
opciones para esta importante función.
3.3.6 Autoformato mientras escribe
La función inteligente de Autoformato se denomina Autoformato mien-
tras escribe (AutoFormat As You Type) y la ventana que permite con-
figurar las distintas opciones de esta función se encuentra también en el
cuadro de diálogo Autocorrección, como se muestra en la Figura 3.56.
Mientras se escribe, de una manera parecida a como trabaja la función
Revisar ortografía mientras se escribe (Check spelling as you type),
ésta va aplicando formatos preestablecidos y cambiando caracteres ti-
pográficos comunes para ayudar al usuario a crear documentos más pro-
fesionales casi sin su intervención.
Cada uno de los cambios automáticos que se realizan, incluye una de
las nuevas etiquetas inteligentes de Autoformato (AutoFormat) en la
primera letra de la palabra modificada, de tal manera que usted pueda
deshacer el cambio mientras el documento continúe abierto.

Es una buena idea poner en prác-


tica lo aprendido; resuelva las si-
guientes actividades y guárdelas
en su carpeta de evidencias de
aprendizaje.

Figura 3.56. El comando Autoformato mientras se escribe per-


mite configurar acciones automáticas de formato, al activarlas en las
casillas de verificación.

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3.4 Actividades de repaso
Resuelva las actividades y guarde los documentos generados en su carpeta de evidencias de aprendi-
zaje. Si está tomando un curso, entregue los archivos a su profesora o profesor.

1. Prepare un documento para practicar las funciones de formato.


a) Abra el archivo Sebastián corregido.docx que se encuentra en la página web del autor
www.aprendatic.com, al que se le han corregido los errores dejados a propósito, destacados
con letra en Negrita. Puede comenzar quitando el atributo de negritas a las palabras que se
corrigieron.
 Seleccione todo el texto y pulse dos veces con el botón izquierdo o principal del ratón sobre
el botón Negrita. Observe que, al pulsar la primera vez, todo el texto se convierte a Negrita
y a la segunda vez se vuelve Normal.
 Para proteger los cambios, guarde el documento con el nombre Sebastián con for-
mato_1.docx, en su carpeta de evidencias de aprendizaje de Word.
b) El tema asignado de manera predeterminada es Office, asigne estilos a los títulos y subtítulos,
en galería de estilos de la cinta de opciones Inicio.
 Al título Sebastián asígnele el estilo Título.
 A los subtítulos El abstraccionismo geométrico, Semblanza y Reconocimientos, asígneles
el estilo Título 1, y elimine los espacios de la parte superior de los subtítulos.
 Ubique el cursor en el título o en cualquiera de los subtítulos, pulse en la ficha Diseño y
seleccione el último de los diseños (Word 2010). Observe cómo cambian automáticamente
los diseños de los titulares.
 Justifique el texto general por los dos bordes.

c) Resalte con atributos de texto algunas palabras:


 Asigne Negrita a los nombres de los personajes que aparecen en el artículo, como Nova-
lis, Sebastián, Enrique Carvajal, Botticelli, etcétera.
 Asigne Cursiva a los nombres de ciudades y países, como Vancouver, Dallas, Denver,
Kanazawa, Osaka, México, etcétera.
 A los nombres de instituciones como Escuela Nacional de Artes Plásticas, Academia
de San Carlos, Museo de Arte Moderno, etcétera, puede asignarles atributo de Negrita
y Cursiva, y algún color de fuente que destaque, como rojo oscuro.
d) Guarde el archivo con el botón Guardar de la barra de herramientas de acceso rápido.

Página 121
2. Abra el archivo Dar formato.docx que se encuentra en la página web del autor y guárdelo con el
mismo nombre en la carpeta Evidencias de aprendizaje ► Word en su computadora o USB.
a) Abra el documento pulsando dos veces sobre su ícono, y realice las siguientes actividades:
 Los textos de la primera página contienen instrucciones para asignar atributos de fuente y
de párrafo a cada una de las líneas de texto; simplemente sígalas y dé formato al documento.
 En la segunda página, asigne a cada línea los atributos que se piden. Debe obtener un
documento parecido al que se muestra en la Figura.

b) Guarde el documento en su carpeta de evidencias de aprendizaje, con el nombre Dar for-


mato_Resuelto.docx. Cierre el documento y el programa.
3. Abra el archivo Poner bordes y sombreado.docx de la página web del autor: www.aprendatic.com
y haga lo siguiente:
a) Ponga los bordes y sombreado, así como la línea horizontal siguiendo las instrucciones del
tercer párrafo del documento.
 Al final, seleccione los dos últimos párrafos (por supuesto también a la línea que los se-
para) y asígnele el borde que se indica.
 Ponga un borde artístico alrededor de la página, como se especifica en el documento.
b) Guarde los cambios en su carpeta de evidencias de aprendizaje con el nombre Poner bordes
y sombreado_Resuelto.docx y por último haga lo siguiente:
 Cambie el tema por Gota y observe los cambios que se llevan a cabo en el documento.
c) Guarde el archivo con el botón Guardar de la barra de herramientas de acceso rápido.
 Cierre el documento y el programa.
4. Abra el archivo Lista de alumnos.docx de la página web del autor y haga lo siguiente:
a) Convierta el texto separado por tabuladores en una tabla de 5 columnas por 23 filas, inclu-
yendo la fila de los nombres de los campos o encabezados.
 Asígnele el estilo de tabla prediseñado Tabla de cuadrícula 4 – Énfasis 2.
 Reduzca un poco el ancho de la columna de los números y distribuya uniformemente el
ancho de las cuatro columnas siguientes.
 Ordene las columnas alfabéticamente por A_Paterno, luego por A_Materno y al final por
Nombre, en orden ascendente.

Página 122
 Revise que la tabla cumpla con lo indicado, y guarde el documento en su carpeta de evi-
dencias de aprendizaje, con el nombre Tabla de alumnos.docx.
b) Cierre el documento y el programa.
5. Abra el archivo Tabuladores.docx de la página web del autor y haga lo siguiente:
a) Ubique el cursor en la línea de los títulos que se encuentran resaltados en Negrita −Tubo,
Material, Acabado y Tamaño (m)− y cree los siguientes tabuladores:

Posición Alineación
2 cm Izquierda
6 cm Centrada
10 cm Derecha
14 cm Derecha

 No olvide pulsar en el botón Establecer para “fijar” cada uno de los tabuladores.
b) Ahora ubique el cursor en la primera línea debajo de los títulos y establezca los siguientes
tabuladores:

Posición Alineación
2 cm Izquierda
6 cm Centrada
10 cm Derecha
13 cm Decimal

 Observe que, aunque los tabuladores son muy parecidos, se ha cambiado el último (13
cm) por alineación Decimal; esto es para que las medidas se alineen por el punto decimal.
Este tipo de tabulador es muy conveniente para alinear cantidades numéricas decimales
o cifras monetarias con pesos y centavos.
c) Luego puede seguir creando los tabuladores para cada una de las líneas siguientes, aunque
hay maneras para hacerlo más rápido:
 Seleccione todos los párrafos siguientes y cree los tabuladores de la segunda tabla.
 También puede ubicar el cursor en la línea que ya tiene asignados los tabuladores, pulsar
dos veces en el ícono Copiar formato del grupo Portapapeles en la cinta de opciones
Inicio y con el apuntador, que ha cambiado a la forma de una brocha, pulsar en las demás
líneas.
 Debe haber obtenido tabuladores como los que se muestran en la siguiente Figura.

Página 123
d) Guarde el documento en la carpeta Evidencias de aprendizaje ► Word con el nombre Tabu-
ladores_Resuelto.docx. Cierre el documento y el programa.
6. Abra el archivo El ingenioso hidalgo Don Quijote de la Mancha.docx de la página del autor:
www.aprendatic.com y haga lo siguiente:
a) Aplique la alineación Justificar a todos los párrafos de texto normal del documento (menos a
las notas de pie de página, ni a los títulos y subtítulos).
b) Inserte la portada Austin al documento y realice lo siguiente:
 Escriba como título de la portada El ingenioso hidalgo Don Quijote de la Mancha.
 Escriba como subtítulo de la portada Miguel de Cervantes Saavedra.
 Copie el inicio del primer párrafo de texto normal, que comienza con “En un lugar de la Man-
cha, de cuyo nombre…”, hasta “…antigua, rocín flaco y galgo corredor.”, (incluyendo el
punto), y péguelo en el espacio que dice Descripción breve.
c) Seleccione todo el texto normal hasta el final y asigne dos columnas al documento, como se
indica.
 Al llegar al final tenga cuidado de no seleccionar más allá del punto final; de no hacerlo
así, la nota de pie de página también se dividirá en dos columnas.

 Abra el cuadro de diálogo Columnas y seleccione dos columnas con una línea entre colum-
nas y el espaciado de 1 cm.
 No olvide activar la casilla de verificación Columnas de igual tamaño; al finalizar pulse en
el botón Aceptar.
d) Debe haber obtenido un documento parecido al de la Figura.

e) Guarde el documento con el nombre El ingenioso hidalgo Don Quijote de la Mancha_Re-


suelto.docx en su carpeta de evidencias de aprendizaje y cierre el programa.
7. Vaya a la página web http://www.cursomecanet.com/mecanet de Carlos Miguel Cáceres García,
entusiasta de la computación y descargue la versión estándar del CursoMecaNet.exe; un exce-
lente freeware, que le permitirá aprender a escribir utilizando todos los dedos (mecanografía), una
actividad que siempre le será útil, independientemente del tipo de su actividad escolar, laboral o
profesional. Puede practicar poco a poco siguiendo una por una, las lecciones que se presentan,
y guardar sus resultados al finalizar cada práctica.
a) Puede ejecutarlo desde la carpeta donde lo guardó, dos veces sobre su ícono.
 También es posible copiarlo al escritorio de su computadora para ejecutarlo desde ahí, o
copiarlo a una unidad USB para llevarlo a cualquier computadora, en su casa, en la escuela
o a un café Internet, ya que no es necesario instalarlo.
b) Ejecute el programa y aprenda a escribir correctamente documentos de texto.

Página 124
Capítulo 4
Insertar objetos
Insertar cualquier elemento en un documento de Word es muy sencillo,
y en todos los casos se realiza de manera parecida. Los elementos que
se insertan en los documentos de Office se denominan objetos, porque
reciben el tratamiento de un objeto independiente de los textos, además
de que se pueden ubicar en cualquier parte del documento.
4.1 Ilustraciones
La mayoría de comandos para insertan objetos se encuentran en la cinta
de opciones Insertar (Insert). El grupo Ilustraciones (Illustrations) per-
mite incluir seis tipos de elementos gráficos en los documentos de Word:
Imágenes (Pictures), Imágenes en línea (Online Pictures), Formas
(Shapes), SmartArt, Gráfico (Chart) y Captura (Screenshot), que per-
mite insertar en el lugar del cursor la imagen de cualquier programa
abierto en el escritorio (Figura 4.1).

Figura 4.1. La imagen de cualquier programa que no está minimizado en la barra de tareas
de Windows, puede incorporarse al documento con el comando Captura (Screenshot).

Página 125
4.1.1 Imágenes
Las imágenes que se pueden insertar en los documentos de Word son
archivos digitales con formato gráfico que se utilizan para mejorar visual-
mente el documento. Para insertar una imagen haga lo siguiente:
1. Seleccione la cinta de opciones Insertar (Insert).
2. Escoja el lugar donde se va a insertar la imagen, ubicando ahí el
cursor.
3. Pulse sobre el botón de comando Imágenes (Pictures).
4. En el cuadro de diálogo Insertar imagen (Insert Picture) (Figura
4.2), busque la imagen apropiada, selecciónela o escriba su nombre
en el campo Nombre de archivo (File name) y pulse en el botón
Insertar (Insert).

La imagen se inserta en el lugar


donde se encuentra el cursor. Si es
muy grande, tal vez se pase a la si-
guiente página, abarcando gran
parte de la hoja, pero es posible re-
ducirla jalándola por los nodos ha-
cia el centro, hasta que reduzca al
tamaño adecuado.

Figura 4.2. Las imágenes de archivo generalmente se guardan en la carpeta Imá-


genes, si el sistema operativo es Windows 10.
Las imágenes, como todos los objetos, tienen ocho nodos alrededor
desde donde se pueden modificar; hacerlas más o menos altas, anchas,
o redimensionarlas proporcionalmente, si se toman de los nodos de las
esquinas. También se puede utilizar el botón Opciones de diseño (La-
yout Options) que aparece a la derecha cuando se seleccionan.

Figura 4.3. Observe las novedosas funciones de los grupos Ajustar, Estilos de imagen, Orga-
nizar y Tamaño de la cinta de opciones Formato (Format).

Página 126
Otra manera de asignar formato a las imágenes es con el menú contex-
tual que aparece al pulsar el botón derecho o secundario del ratón sobre
ellas, o darles formato con las útiles y novedosas herramientas de la cinta
de opciones Formato (Format) (Figura 4.3) de las Herramientas de
imagen (Picture Tools) de Word 2016. Las herramientas de formato
que se encuentran en la cinta de opciones contextual son:
Grupo Ajustar (Adjust)
1. Quitar fondo (Remove Background). Elimina de manera automá-
tica las partes no deseadas de la imagen, como el fondo. Al pulsar
en el comando aparece una nueva cinta de opciones con herramien-
tas para la Eliminación del fondo (Background Removal) (Figura
4.4), donde manualmente se selecciona el área que se desea elimi-
nar de la imagen.

Figura 4.4. La cinta de opciones Eliminación de fondo permite modificar las opcio-
nes, o aceptar la eliminación del fondo con Mantener cambios (Keep Changes).
2. Correcciones (Corrections). Incluye las secciones Ajustar nitidez
(Sharpen/Soften), que desenfoca o aplica mayor nitidez a la imagen
y Brillo y contraste (Brightness/Contrast), que propone muchas
opciones para aumentar o disminuir el brillo y el contraste de la ima-
gen (Figura 4.5). El vínculo inferior Opciones de correcciones de
imágenes (Picture Corrections Options) abre a la derecha el cua-
dro de diálogo Formato de imagen (Format Picture), donde se pue-
den realizar los ajustes de manera manual.
3. Color. Mejora la calidad de la imagen y permite homogeneizar el co-
lor con el del contenido del documento. Agrupa las opciones Satura-
ción de color (Color Saturation), Tono de color (Color Tone), Vol-
ver a colorear (Recolor) y los vínculos Más variaciones (More Va-
riations), para abrir la paleta de colores y aplicar uno de ellos a la
imagen, Definir color transparente (Set Transparent Color), para
definir alguno de los colores de la imagen como transparente, selec-
cionándolo, y Opciones de color de imagen (Picture Color Opti- Figura 4.5. Los cambios se aplican
ons), que también abre el cuadro de diálogo Formato de imagen a la imagen de manera automática,
(Format Picture), pero con las opciones de Color de imagen (Pic- al seleccionar una de las opciones
ture Color). de la galería.

Página 127
4. Efectos artísticos (Artistic Effects). Asigna efectos especiales que
modifican la imagen para que parezca un boceto o una pintura reali-
zada a mano, con pincel.
5. Comprimir imágenes (Compress Pictures). Comprime una o todas
las imágenes del documento para reducir el tamaño del archivo. Con
esta operación se reduce la calidad de las imágenes; si al imprimir el
archivo desea obtener la máxima calidad, no comprima las imágenes
con esta opción.
6. Cambiar imagen (Change Picture). Abre el cuadro de diálogo In-
sertar imágenes (Insert Pictures) desde donde puede decidir si
cambia la imagen seleccionada por una almacenada en su compu-
tadora, almacenada en la nube (OneDrive) o buscándola en Internet
mediante el buscador Bing. La imagen cambiada mantiene el for-
mato, el tamaño y los efectos aplicados a la imagen anterior.
7. Restablecer imagen (Reset Picture). Regresa la imagen seleccio-
nada a su estado original, eliminando todos los cambios de tamaño
formato y efectos. Puede restablecer la imagen al formato anterior, o
volver al tamaño inicial (Figura 4.6).

Figura 4.6. Si restablece la imagen a su estado y tamaño original, puede comenzar a apli-
car formato nuevamente desde el principio.
Grupo Estilos de imagen (Picture Styles)
1. Galería de estilos de imagen (Picture Styles gallery). Pulsando la
flecha Más (More) se abre la galería de estilos de imagen desde la
cual es posible asignar cualquiera de los estilos, que incluyen varios
atributos de forma, contorno y efectos prediseñados (Figura 4.7).
2. Borde de imagen (Picture Border). Cambia el color del contorno de
la imagen seleccionada.
3. Efectos de la imagen (Picture Effect). Abre una galería donde se
pueden asignar efectos de Preestablecer (Preset) (los diseños más
comunes preestablecidos), Sombra (Shadow), Reflexión (Reflec-
tion) (de reflejar), Iluminado (Glow), Bordes suaves (Soft Edges),
Bisel (Bevel) y Giro 3D (3-D Rotation).

Página 128
Figura 4.7. Al pasar el apuntador o puntero del ratón sobre los estilos, se muestra
una vista previa de la imagen seleccionada.
4. Diseño de imagen (Picture Layout). Abre una galería de diseños
SmartArt que se pueden aplicar a la imagen.
Grupo Organizar (Arrange)
1. Posición (Position). Define la posición de la imagen u objeto selec-
cionado, de manera predeterminada (Figura 4.8). El objeto se puede
ubicar de manera automática en el documento, o arrastrar hasta el
lugar que se desee, si tiene el modo de Ajuste del texto (Wrap Text)
apropiado.
Si se pulsa en el vínculo Más opciones
de diseño (More Layout Options) se
abre el cuadro de diálogo Diseño (La-
yout) que contiene tres fichas: Posición
(Position), Ajuste del texto (Text Wrap-
ping), que determina el flujo del texto alre-
dedor de la imagen y Tamaño (Size), en
donde se define su tamaño.

Figura 4.8. Con el botón Posición (Po-


sition) puede seleccionar la posición de
la imagen en el documento, de manera
automática.
2. Ajustar texto (Wrap Text). Es la manera directa de acceder a los
ajustes de la imagen u objeto en el documento. El vínculo Más op-
ciones de diseño (More Layout Options) también abre el cuadro
de diálogo Diseño (Layout).
En la ficha Ajuste del texto (Text Wrapping), algunos de los Estilos
de ajuste (Wrap Styles) como Cuadrado (Square), Estrecho
(Tight) o Transparente (Through), además de los valores de la Dis-
tancia desde el texto (Distance from text), se puede seleccionar el
ajuste: Ambos lados (Both sides), Sólo el izquierdo (Left only),
Sólo el derecho (Right only) o Sólo el mayor (Largest only), acti-
vando el botón de opción correspondiente en la sección Ajustar
texto.

Página 129
3. Traer adelante (Bring Forward). Cuando varios objetos se sobre-
ponen, esta opción trae al frente el objeto seleccionado para que se Al insertar una imagen, automáti-
vea completo. Los demás objetos quedan atrás de él. camente adquiere el ajuste En lí-
nea con el texto, pero se puede
4. Enviar atrás (Send Backward). Ubica el objeto seleccionado detrás
seleccionar cualquiera de las op-
de los objetos superpuestos. La lista permite seleccionar Enviar
ciones disponibles para ubicar la
atrás (Send Backward), Enviar al fondo (Send to Back) o el ajuste imagen en el lugar deseado. Cua-
de texto Detrás del texto (Send Behind Text). drado, por ejemplo, distribuye el
5. Panel de selección (Selection Pane). Abre a la derecha del área de texto alrededor de la imagen y
trabajo, el panel Selección (Selection), donde se seleccionan, se permite asignar la Distancia
ocultan o se muestran los objetos insertados en la página actual con desde el texto con los cuadros
los botones Mostrar todo (Show All) y Ocultar todo (Hide All). contadores Superior, Abajo, Iz-
6. Alinear (Align). Alinea los bordes de varios objetos seleccionados. quierda y Derecha.
Permite activar la vista de la cuadrícula guía en el documento, lo cual
ayuda a ubicar los objetos.
7. Agrupar objetos (Group Objects). Agrupa objetos o partes de di-
bujo para que se puedan manipular como uno solo.
8. Girar objetos (Rotate Objects). Permite girar los objetos a interva-
los predefinidos de 90 grados (Figura 4.9), o voltearlos. Para realizar
los giros manualmente se pulsa en el vínculo Más opciones de giro
(More Rotation Options), que abre el cuadro de diálogo Diseño (La-
yout), en cuya ficha o pestaña Tamaño (Size) se puede modificar el
tamaño, el giro y la escala de las imágenes; así como restablecerlas
a su tamaño original.

Figura 4.9. Girar es muy útil para corregir


las fotos que se toman volteando la cá-
mara, o para voltear imágenes.

Grupo Tamaño (Size)


1. Recortar (Crop). Cambia la forma de los nodos de la imagen por
líneas resaltadas, desde las cuales se pueden ajustar manualmente
las partes de la imagen que se van a recortar.
El apuntador del ratón cambia a la forma de recorte; una vez selec-
cionada el área, pulse nuevamente en el botón o abra la lista y se-
leccione Recortar (Crop). También puede seleccionar Recortar a la
forma (Crop to Shape), Relación de aspecto (Aspect Ratio), Re-
lleno (Fill) y Ajustar (Fit).
2. Alto de forma (Shape Height). Cambia el tamaño de la altura de la
imagen seleccionada.
3. Ancho de forma (Shape Width). Cambia el tamaño del ancho de la
imagen seleccionada.

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4.1.2 Imágenes en línea
Si no cuenta con imágenes de archivo, con Microsoft Word siempre ten-
drá disponible la manera de conseguir imágenes prediseñadas almace-
nadas en línea (OneDrive), buscándolas en la web con Bing, o tomándo-
las de sus archivos personales de Flickr o de Facebook. Al pulsaren el
botón Imágenes en línea (Online Pictures) del grupo Ilustraciones
(Illustrations) en la cinta de opciones Insertar (Insert), se abre el cua-
dro de diálogo Insertar imágenes (Insert Pictures) donde puede bus-
carlas en los sitios mencionados (Figura 4.10).

Figura 4.10. Escriba una palabra clave y presione el botón Buscar (Search) en Bing, o busque imágenes
en OneDrive, Flickr o Facebook.

4.1.3 Formas
Todas las herramientas de la barra de Dibujo (Draw) de las versiones
anteriores de Microsoft Word, más las Autoformas, se han reunido en
una galería llamada Formas (Shapes). Observe la gran cantidad de for-
mas prediseñadas de la galería. Se han agrupado de acuerdo con su
diseño y con la utilización que se les da.
El vínculo Nuevo lienzo de dibujo (New Drawing Canvas) que se en-
cuentra en la parte inferior de la galería de formas (Figura 4.11), inserta
un lienzo de dibujo donde se pueden crear esquemas o diagramas com-
puestos de varias formas. Al mover el lienzo como cualquier objeto, se
conservan juntas todas las piezas tal como se dibujaron.
Para dibujar una forma selecciónela, pulse el botón izquierdo o principal
del ratón sobre cualquier parte del documento y dibújela desplazando el
apuntador hacia abajo y a la derecha.

Página 131
Si no aparece borde o color al-
guno, o el grueso de línea no
es de su agrado, pulse el botón
derecho del ratón sobre la
forma dibujada y en el menú
contextual seleccione Formato
de forma (Format Shape).

Figura 4.11. Microsoft Word 2016 ofrece más de 150 formas distintas para dibujar en cual-
quier parte del documento.
Recuerde que, al seleccionar un objeto, también aparece la cinta de op-
ciones Formato (Format); en este caso de las Herramientas de dibujo
(Drawing Tools) (Figura 4.12).

Figura 4.12. Con las herramientas de formato de la cinta de opciones y el cuadro de diálogo
o panel Formato de forma (Format Shape) puede cambiar el aspecto de la forma insertada.
Si desea asignar las mismas características a todas las formas que di-
buje de aquí en adelante en el documento, vuelva a presionar el botón
derecho sobre la forma dibujada y pulse en la opción Establecer como
forma predeterminada (Set as Default Shape). Si cambia nuevamente
los valores, puede volver a seleccionarlos como los predeterminados.
4.1.4 SmartArt
Los gráficos SmartArt fueron una de las más espectaculares novedades
de Microsoft Office 2007; en Word 2016 se incluyen 181 diseños agru-
pados en las secciones: Lista (List), Proceso (Process), Ciclo (Cycle),

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Jerarquía (Hierarchy), Relación (Relations), Matriz (Matrix), Pirá-
mide (Pyramid) e Imagen (Picture). Con SmartArt es posible crear de
manera casi automática, complejos diagramas y formas que permiten
trasmitir información visualmente. Los gráficos, además de dibujarse ins-
tantáneamente en la pantalla, pueden ser modificados con estilos Smar-
tArt planos y tridimensionales.
Para insertar un diseño predefinido SmartArt en un documento, ubique
el cursor en donde desea el diagrama y haga lo siguiente:
1. Pulse en la ficha Insertar (Insert).
2. Presione el botón SmartArt del grupo Ilustraciones (Illustrations).
3. En el cuadro de diálogo Elegir un gráfico SmartArt (Choose a
SmartArt Graphic) seleccione uno de los 181 diseños que se mues-
tran (Figura 4.13). Puede buscar en la lista Todos (All), o pulsar en
uno de los nombres de la izquierda para ver las listas por temas.
4. A la derecha del cuadro de diálogo se presenta una vista previa, con
su nombre y propiedades en la parte inferior.
5. Pulse en el botón Aceptar (OK).

Figura 4.13. Si selecciona Todos (All), debe utilizar la barra de desplazamiento


vertical para ir viendo todos los diseños existentes.
6. Observe que a la derecha se muestra el
nombre del diseño y sus propiedades.
En el lugar del cursor, se inserta el grá-
fico seleccionado, como una plantilla
donde usted puede escribir su propio
texto.

Figura 4.14. Escriba el texto directa-


mente en cada figura o en el panel de
texto llamado Escribir aquí el texto
(Type your text here), de la izquierda.

Página 133
7. Para cerrar el panel de texto, simplemente pulse en el botón Cerrar
que se encuentra al centro y a la derecha. Observe que, al estar se-
leccionado el gráfico, aparecen dos cintas de opciones de las Herra-
mientas de SmartArt (SmartArt Tools) con gran cantidad de co-
mandos que permiten modificar el gráfico: Diseño (Design) y For-
mato (Format).
8. Si el diseño seleccionado no contiene la cantidad de recuadros o for-
mas que usted necesita para su diagrama, pulse con el botón secun-
dario del ratón sobre la última forma y en el menú contextual selec-
cione la opción Agregar forma (Add Shape) y luego, Agregar forma
detrás (Add Shape After), como se muestra en la Figura 4.15).
¿Por qué al seleccionar Agregar
forma detrás, aparece a la de-
recha? ¿Y si selecciono la op-
ción Agregar forma delante
aparece a la izquierda?, tal vez
mala traducción del comando.

Figura 4.15. Usted puede seguir aumentando tantos elementos como nece-
site, al diagrama SmartArt.
9. Para dejar de seleccionar el gráfico, pulse en cualquier parte del do-
cumento, fuera de la figura.
Una vez completado el gráfico e insertados todos los textos, puede asig-
narle un Estilo SmartArt (SmartArt Style), que incluso puede ser en
tercera dimensión (Figura 4.16). Al pasar el apuntador del ratón sobre
los estilos, el gráfico cambia a una vista preliminar.

Figura 4.16. Con los comandos de las cintas de opciones Diseño y Formato se pueden mo-
dificar los elementos del gráfico, en este caso, la aplicación de un Estilo SmartArt.

Página 134
4.1.5 Gráfico
Inserta un gráfico de Excel que sirve para comparar visualmente datos o
valores. Al pulsar en el botón Gráfico (Chart) se abre el programa Excel
en la interfaz de Word, para modificar los valores de la tabla de origen y
el formato del gráfico.
4.1.6 Captura
El comando Captura permite seleccionar la imagen de cualquier pro-
grama abierto en el escritorio para insertarlo en el documento de Word,
como se lustró al inicio de este capítulo.
4.2 Complementos
Si usted ha instalado algunos programas complementarios de Word, en
la lista del botón Mis complementos (My Add-ins), aparecen comandos
que permiten ejecutar esas aplicaciones. En este nuevo grupo de la cinta
de opciones Insertar (Insert) de Word 2016 también se alojan las opcio-
nes Tienda (Store) y Wikipedia, que le permitirán conseguir aplicacio-
nes complementarias y realizar consultas en Internet, respectivamente.
4.3 Multimedia
Con el único comando del pequeño grupo Multimedia (Media), es posi-
ble insertar videos para verlos dentro del mismo documento de Word.
Para insertar un video en el documento haga lo siguiente:
1. Ubique el cursor en el lugar donde desea insertar el video.
2. Pulse en la ficha o pestaña Insertar (Insert).
3. Presione sobre el botón Vídeo en línea (Online Video).
4. En el cuadro de diálogo Insertar vídeo (Insert Video) (Figura 4.17)
seleccione la fuente de donde desea buscar, puede ser en: Bing,
YouTube, o escribir o copiar el código para insertar un vídeo desde
otro sitio web.
5. Para buscar, escriba una palabra clave y pulse el botón Buscar
(Search).

Figura 4.17. En la misma ventana aparecen vistas de los videos disponibles, se-
leccione alguno y pulse en el botón Insertar (Insert).

Página 135
Una vez que se ha insertado el video, el objeto adquiere las mismas ca-
racterísticas de una imagen y se le puede aplicar formato con las Herra-
mientas de imagen (Picture Tools) (Figura 4.18), y ubicarlo en cual-
quier lugar del documento.

Figura 4.18. Para ver el video, pulse en el ícono en forma de flecha que aparece en el
centro de la imagen del video insertado.
Al pulsar en el ícono de en medio, se oscurece la pantalla y se abre el
video al centro (Figura 4.19), con todos los controles para iniciarlo, dete-
nerlo, subir o bajar el volumen del sonido y realizar configuraciones como
los subtítulos. También puede hacer búsquedas de las escenas, pul-
sando sobre la línea roja. Para salir del modo video, pulse en cualquier
parte del documento.

Figura 4.19. Observe que el video se ve sobre la pantalla del documento de Word. Para ce-
rrar el video en cualquier momento, pulse en otra parte del documento.

Página 136
4.4 Vínculos
El grupo Vínculos (Links) de la cinta de opciones Insertar (Insert) con-
tiene tres importantes botones que permiten vincular información en el
documento: Hipervínculo (Hyperlink), Marcador (Bookmark) y Refe-
rencia cruzada (Cross-reference).
4.4.1 Hipervínculo
El comando Hipervínculo (Hyperlink) inserta un hipervínculo en el lugar
del cursor, que permite ir a una página o sección del documento actual,
a otro documento en la misma computadora o a un documento o página
web ubicada en una computadora conectada a la red, o a la red de redes
Internet.
Las ligas de hipertexto o hipervínculos son elementos muy importantes
en los documentos de Microsoft Office, porque gracias a ellos, se posi-
bilita la consulta de textos y gráficas dentro del mismo documento, o en
documentos ubicados en computadoras remotas, incluso en países dife-
rentes. Los hipervínculos permiten “saltar” rápidamente hacia otros sitios
en unos cuantos segundos, pulsando el botón izquierdo del ratón en el
vínculo, mientras se pulsa la tecla .
Se puede asignar el carácter de hipervínculo a una letra, a una palabra
o a un párrafo completo, a una imagen, botón o ícono, o a una sección o
parte de una imagen. Para insertar un hipervínculo (Hyperlink) se debe
seleccionar el texto o imagen que servirán como “trampolín” o vínculo
hacia otra parte, o para abrir o “llamar” a cualquier otro documento ubi-
cado en la misma computadora. Los pasos para insertar un hipervínculo
hacia una página web, son los siguientes:
1. Primero seleccione el texto al que desea aplicar el hipervínculo.
2. Pulse en la ficha Insertar (Insert).
3. Presione sobre el botón Hipervínculo (Hyperlink).
4. En el cuadro de diálogo Insertar hipervínculo (Insert Hyperlink)
escriba la dirección de la página web en el campo Dirección (Ad-
dress).
5. El texto seleccionado aparece tal cual en el campo Texto (Text to
display), o las palabras Selección del documento.
6. Con los botones de las secciones Vincular a (Link to) y Buscar en
(Look in), puede seleccionar otros lugares para vincular el texto.
7. Si quisiera vincular el texto a cualquiera de los archivos de la Carpeta
actual (Current Folder), selecciónelo en la ventana del centro.
8. Para cambiar las opciones de la ventana central, pulse en los boto-
nes Páginas consultadas (Browsed Pages) o en Archivos recien-
tes (Recent Files).
9. Si está seguro de que ha seleccionado correctamente el archivo o
página web para vincular, pulse en el botón Aceptar (OK).
En la sección Vincular a (Link to) se encuentra seleccionado Archivo
o página web existente (Existing File or Web Page) y en Buscar en
(Look in), el botón Carpeta actual (Current Folder), como se muestra
en la Figura 4.20.

Página 137
Figura 4.20. Si no conoce la dirección exacta de la página web, búsquela con un buscador
como Bing, Google o Yahoo! y cópiela en el campo Dirección (Address).
Si pulsa en el botón Lugar de este documento (Place in This Docu-
ment), aparecen los elementos que han sido nombrados en el docu-
mento como Títulos (Titles) o Marcadores (Bookmark), de tal manera
que puede vincular una palabra o imagen para ir de inmediato a ellos. La
sección Buscar en (Look in) desaparece.
El botón Crear nuevo documento (Create New Document) permite
crear un nuevo documento, que se abrirá al pulsar en el hipervínculo.
También se puede crear el hipervínculo para enviar un mensaje a una
Dirección de correo electrónico (E-mail Address). El botón Info. en
pantalla (ScreenTip) permite escribir un texto para que aparezca al pa-
sar el apuntador sobre el texto vinculado. Si no escribe ningún texto,
aparece la vía o ruta donde se encuentra la página web o el documento.
El botón Marcador (Bookmark) permite vincular el texto o imagen, di-
rectamente a un marcador del documento, si los tiene. Con el botón
Marco de destino (Target Frame) se especifica si el documento vincu-
lado se abrirá en la misma ventana o marco que el documento, o en una
ventana o marco nuevo.
Al pasar el apuntador por
un texto o imagen con hi-
pervínculo, el apuntador o
puntero del ratón cambia
de forma a la de una ma-
nita señalando.

Figura 4.21. Si no conoce la dirección exacta de la página web, búsquela con un bus-
cador como Bing, Google o Yahoo! y cópiela en el campo Dirección (Address).

Página 138
Al cerrar el documento el texto con hipervínculo aparece en color azul.
Al pulsar con el ratón sobre él, de inmediato se abre el navegador, busca
en Internet la página Web con la dirección vinculada y el hipervínculo
cambia de color (Figura 4.21). Para que el hipervínculo funcione, se debe
tener una conexión a Internet activa.
4.4.2 Marcador
Como se describió al principio del capítulo 2, el comando Marcador
(Bookmark) permite insertar una “marca” con un nombre en cualquier
lugar, página, imagen o sección del documento actual, para acudir a él
rápidamente con el comando Ir a (Go To) o mediante un hipervínculo.
Los nombres de los marcadores no pueden incluir algunos caracteres
especiales ni espacios.
4.4.3 Referencia cruzada
La opción Referencia cruzada (Cross-reference) del grupo Vínculos
(Links) de la cinta de opciones Insertar (Insert) permite crear una liga o
vínculo entre un texto y un elemento que aparece en otro lugar del docu-
mento como títulos, ecuaciones, párrafos numerados, notas de pies de
página, marcadores, párrafos numerados, ilustraciones, encabezados,
tablas, etc. Si se agrega contenido y el texto se mueve, es posible actua-
lizar las referencias.
Como en el caso del comando Ir a (Go To), primero hay que
crear los elementos a los cuales se van a dirigir las referencias
cruzadas; es decir, los títulos, encabezados, marcadores, etc.,
para después insertar las referencias. Recuerde que los títulos
y subtítulos se asignan en la galería de Estilos (Styles) de la
cinta de opciones Inicio (Home)
Para numerar las imágenes del documento y asignarles un pie
de figura, pulse el botón derecho o secundario del ratón sobre la
primera y seleccione la opción Insertar título (Insert Caption),
como se muestra en la Figura 4.22. En el cuadro de diálogo Tí-
tulo (Caption) Seleccione un Rótulo (Label); el programa pro-
pone Ilustración 1, pero puede crear uno nuevo (Figura, por
ejemplo), pulsando en el botón Nuevo rótulo (New Label).
En el pequeño cuadro de diálogo que aparece, escriba Figura
en el campo Rótulo (Label) y pulse el botón Aceptar (OK). Al
volver al cuadro de diálogo Título seleccione el nuevo rótulo y
escoja la Posición del título de figura. Observe en la figura 4.23
que puede escribir también el texto del pie en el campo Título. Figura 4.22. Usted puede seleccionar después si
desea a título de la imagen arriba o abajo.

Figura 4.23. El programa detecta que es


la primera imagen insertada en el docu-
mento y propone el número 1.

Página 139
Una vez que ha creado los títulos, ecuaciones, pies de figuras o marca-
dores en el documento, puede insertar las referencias cruzadas para ir a
esos elementos desde cualquier parte del documento. Por supuesto que
esta función se aprecia más en los documentos extensos, Para insertar
referencias cruzadas haga lo siguiente:
1. Seleccione el lugar donde desea insertar la referencia cruzada
(puede ser delante de algún texto entre paréntesis, o al final del do-
cumento como vínculos para localizar títulos, imágenes, etc.).
2. Pulse en la ficha Insertar (Insert) y presione el botón Referencia cru-
zada (Cross-reference).
3. En el cuadro de diálogo seleccione el Tipo (Reference Type) Figura,
en la lista Referencia a (Insert reference to) puede escoger Todo el
epígrafe, Sólo rótulo y número, Número de página, etc.
4. Seleccione el pie de figura que desea referenciar y pulse el botón
Insertar (Insert) (Figura 4.24).

Figura 4.24. Si selecciona Sólo rótulo y número (Only label and number); por ejem-
plo, en lugar de todo el epígrafe, el vínculo será Figura 2 solamente.
5. Para ir al elemento referenciado (texto, título, imagen, etc.) pulse la
tecla + el botón izquierdo del ratón (Figura 4.25); de inmediato el
cursor se dirige al sitio vinculado.

Figura 4.25. Las referencias cruzadas que se insertan son Campos (Fields),
sobre los que se pulsa para ir al vínculo.

4.5 Comentarios
Este comando de la cinta de opciones Insertar, inserta un Comentario
(Comment) en el lugar del cursor. Produce el mismo efecto que el botón
Nuevo comentario (New Comment) del grupo Comentarios (Com-
ments) de la cinta de opciones Revisar (Review).

Página 140
En este último grupo hay, además, otros comandos como Eliminar (De-
lete), que elimina el comentario seleccionado, Anterior (Previous), para
seleccionar el comentario anterior del documento, Siguiente (Next),
para ir al siguiente comentario y Mostrar comentarios (Show Com-
ments), que muestra u oculta los comentarios insertados en el docu-
mento para que no se vean ni impriman (Figura 4.26).

Figura 4.26. Los comentarios se pueden ocultar con el botón Mostrar comentarios (Show
Comments) o con la opción Comentarios (Comments) de la lista Mostrar marcas (Show
Markup) en la cinta de opciones Revisar (Review).
Estos son comandos importantes, sobre todo al compartir el documento
para trabajar de manera conjunta en la creación, edición y formato del
documento, ya que los demás usuarios que participan, pueden respon-
der a los comentarios.
4.6 Encabezado y pie de página
Es conveniente, sobre todo en documentos extensos, incluir algu-
nos datos en las páginas para identificarlas. Los autores de libros
acostumbran incluir el nombre del autor o de la editorial al pie de
cada página, junto con el número de la página. Los trabajos escola-
res deben llevar en la parte superior datos que identifiquen al
alumno que entregó el documento a su profesor. La numeración y
estos datos, generalmente se incluyen en los espacios denomina-
dos Encabezado y pie de página (Header and Footer).
4.6.1 Encabezado
Edita el espacio superior de la página para que el contenido apa-
rezca en todas las páginas impresas. El programa propone varios
diseños predefinidos en la galería de encabezados (Figura 4.27), al
pulsar en este botón del grupo Encabezado y pie de página de la
cinta de opciones Insertar (Insert).

Figura 4.27. Al seleccionar uno de los dise-


ños de encabezado, se inserta automática-
mente en la parte superior de la página.

Página 141
En la cinta Diseño (Design) de las Herramientas para encabezado y
pie de página (Header & Footer Tools) escriba el texto (puede ser el
título del documento), active la casilla de verificación Primera página
diferente (Different First Page) del grupo Opciones y presione el botón
Cerrar encabezado y pie de página (Close Header & Footer).
4.6.2 Pie de página
Edita el espacio inferior de la página para que el contenido aparezca en
todas las páginas impresas. El programa propone varios diseños prede-
finidos en la galería de pies de página. Si seleccionó un encabezado para
el nombre del documento, escoja ahora uno que permita poner en nom-
bre del autor y el número de página, como Integral; por ejemplo.
Al insertar el pie de página en la página 1, aparece nuevamente la cinta
de opciones contextual Diseño (Design); escriba el nombre del autor
completo y cierre la cinta de opciones. Vaya a la página 2 y repita la
operación para que los pies de página aparezcan en las páginas pares y
nones. Su documento debe lucir como en la figura 4.28.

Figura 4.28. Observe que la primera página no tiene encabezado, en cambio, todas las pági-
nas cuentan con pie de página.

4.6.3 Número de página


Permite insertar números de página en el documento. En la ventana que
aparece al pulsar en el botón, se define la posición del número seleccio-
nando el diseño en las galerías de números de página.
Para cada una de las cuatro primeras opciones de la lista aparecen sen-
das galerías para escoger alguno de los
diseños disponibles; al principio de la pá-
gina, al final de la página, a los márgenes
de la página o en la posición actual. Si
pulsa en el vínculo Formato de número
de página (Page Number Format) se
abre un cuadro de diálogo (Figura 4.29)
donde puede definir el formato, las carac-
terísticas y el folio de la numeración de las
páginas del documento.
Figura 4.29. Puede seleccionar la nu-
meración para todo el documento o
sólo para una sección.

Página 142
4.7 Grupo Texto
El texto que se escribe en un documento en el lugar donde se encuentra
el cursor fluye en el documento (hacia atrás o hacia adelante), según se
inserte o elimine texto. Para insertar texto adicional se utilizan contene-
dores denominados cuadros de texto, que se pueden ubicar en cualquier
parte del documento. Además, el grupo Texto (Text) permite insertar
otros objetos relacionados.
4.7.1 Cuadro de texto
El primer comando del grupo Texto permite insertar cuadros
de texto con un formato predefinido, seleccionándolo en la ga-
lería de cuadros de texto. Si se pulsa en el vínculo Dibujar
cuadro de texto (Draw Text Box), se dibuja el recuadro es-
tándar; es decir, sin formato. Los cuadros de texto son objetos
que se pueden ubicar en cualquier parte del documento, limi-
tados sólo por su ajuste de texto.
Si selecciona alguno de los diseños disponibles (Figura 4.30),
de inmediato adquiere todos los atributos asignados, como co-
lor, posición, tamaño, etc., y usted debe escribir su propio
texto en lugar del de la plantilla. Ya sea prediseñados o dibu-
jados, usted puede cambiar el diseño con las herramientas de
la cinta de opciones Formato (Format).

Figura 4.30. Las Herramientas de dibujo


(Drawing Tools) le permitirán cambiar
sustancialmente el aspecto de los cuadros
de texto.
4.7.2 Explorar elementos rápidos
En el grupo Texto (Text) de la cinta de opciones Insertar (Insert), se
encuentra el botón Explorar elementos rápidos (Explore Quick Parts),
que abre una lista que permite crear, guardar, buscar e insertar elemen-
tos de contenido reutilizable que usted puede modificar. También permite
abrir el Organizador de bloques de creación (Building Blocks Orga-
nizer) e insertar campos de información actualizable, como el nombre
del autor del documento, la fecha, la hora, etcétera.
Autotexto
Se conoce como Autotexto (AutoText) todo aquel contenido de texto
reutilizable que se puede guardar en una galería, para ser utilizado
cuando se le necesita. Para guardar texto reutilizable en la galería de
autotexto, haga lo siguiente:
1. Escriba el texto que desea guardar como elemento reutilizable.
Cada vez que se despide en un mensaje, carta o memorando, puede
utilizar un texto de despedida como Saludos cordiales y su nombre.
2. Pulse en la ficha Insertar (Insert).
3. Seleccione el texto y presione el botón Explorar elementos rápidos.

Página 143
4. Ubique el apuntador sobre la opción Autotexto y seleccione Guar-
Puede aceptar o cambiar el Nom-
dar selección en galería de autotexto (Save Selection to Auto- bre (Name) del autotexto. Acepte
Text Gallery). De inmediato, se abre el cuadro de diálogo Crear los valores para los campos Galería
nuevo bloque de creación (Create New Building Block). (Gallery), Categoría (Category),
5. Pulse en el botón Aceptar (OK) (Figura 4.31). Guardar en (Save in) y Opciones
(Options), y escriba una breve des-
cripción.

Figura 4.31. Observe que el bloque de autotexto se guardará en la


plantilla Normal.dotm, y estará disponible para todos sus documentos.
Al escribir una carta o invitación, seleccione el botón Explorar elemen-
tos rápidos (Explore Quick Parts) de la ficha Insertar e inserte el au-
totexto Saludos cordiales, en lugar de escribir toda la despedida.

Figura 4.32. Los bloques de autotexto que guarde, aparecen en todos los documentos que
escriba posteriormente.

Propiedad del documento


Los elementos de la lista Propiedad del documento (Document Pro-
perty) son propiamente campos predefinidos que se van guardando en
la plantilla Normal.dotm, como Administrador, Autor, Comentarios, Com-
pañía, Fecha de publicación, etc., algunos de ellos usted los debe escri-
bir o configurar.
Campo
La opción Campo (Field) abre un cuadro de diálogo con el mismo nom-
bre, donde se pueden seleccionar todos los campos disponibles. Los
campos Fecha (Date) y Hora (Time) son dos de los principales campos,
que ya se han utilizado en capítulos anteriores. Observe en la Figura
4.33, la cantidad de campos de la lista de la izquierda, Nombres de cam-
pos (Field Names) y los distintos formatos que se pueden aplicar, en la
ventana de la derecha, Formatos de fecha (Date formats).

Página 144
Figura 4.33. Al seleccionar uno de los campos de la izquierda, aparecen en la ven-
tana de la derecha los formatos disponibles, si los hay.
Para insertar la fecha, puede elegir entre CreateDate, que es la fecha de
creación del documento, Date para incluir la fecha actual, que se modi-
fica al momento de abrir el documento, PrintDate, que inserta la fecha
de impresión y SaveDate, que incluye la fecha en que se guardó el do-
cumento. El campo EditTime inserta el tiempo total empleado para mo-
dificarlo y Time, la hora actual.
4.7.3 Organizador de bloques de creación
En el cuadro de diálogo Organizador de bloques de creación (Buil-
ding Blocks Organizer) puede editar las propiedades de los elementos
rápidos, eliminarlos e insertarlos en el documento. Observe que en este
cuadro de diálogo (Figura 4.34) se encuentran todos los elementos rápi-
dos de Word, además de los que usted haya creado.
Si realiza cambios a alguno de los elementos rápidos, al cerrar el cuadro
de diálogo Modificar bloque de creación (Modify Building Block),
debe pulsar en el botón Sí (Yes) para redefinir el bloque de creación.

Figura 4.34. Al cerrar el documento,


también debe autorizar que se guarden
los cambios realizados, con el botón
Guardar (Save).

Página 145
4.7.4 Guardar selección en una galería de elementos rápidos
Para guardar una palabra, bloque de texto, cuadro de texto o cualquier
objeto en una galería de bloques de creación, haga lo siguiente:
1. Seleccione el elemento que desea guardar como bloque de creación
y pulse en la ficha Insertar (Insert).
2. Pulse el botón Explorar elementos rápidos (Explore Quick Parts).
3. Seleccione la opción Guardar selección en una galería de elemen-
tos rápidos (Save Selection to Quick Part Gallery).
4.7.5 WordArt
Otro importante comando de la cinta de opciones Insertar (Insert) es
WordArt, que se encuentra en el grupo Texto (Text). Éste permite in-
sertar objetos de texto decorativo con diseños artísticos predefinidos,
que se pueden aplicar como títulos o entradas de catálogos y folletos.
Una vez insertados, es posible hacerles modificaciones y aplicarles op-
ciones de formato. Para insertar un diseño de texto artístico WordArt,
haga lo siguiente:
1. Ubique el apuntador del ratón en el lugar que desea el WordArt.
2. Pulse en el botón WordArt y seleccione cualquiera de los estilos dis- Figura 4.35. Escoja el estilo que le
ponibles como se muestra en la Figura 4.35. agrade; si luego no le parece adecuado
3. En el cuadro de texto que aparece (Figura 4.36), que es una plantilla, el diseño, puede modificarlo.
simplemente escriba el título que desee para suplir al texto

Figura 4.36. Como el texto está seleccionado, Sólo escriba el nuevo texto En la cinta contextual de opciones
para reemplazarlo. Si pulsa sobre él, deberá borrarlo y escribir el texto. Formato que aparece cuando se
4. Una vez escrito el título, se le puede dar formato pulsando sobre el selecciona el objeto se encuentran
WordArt con el botón derecho del ratón, o con la cinta de opciones todas las herramientas que permi-
Formato (Format) de las Herramientas de dibujo (Figura 4.37). ten modificar el texto, el estilo, la
forma del letrero, los efectos de
sombra, los efectos de tercera di-
mensión, además de los consabi-
dos comandos de Organizar
(Arrange) y Tamaño (Size).

Figura 4.37. Se puede asignar formato sólo al texto, o al texto y a la caja o cuadro de texto.
Hasta es posible inclinar el título, girándolo desde el eje de la parte superior con el ratón.

Página 146
4.7.6 Agregar una letra capital

H ace muchos años, hacer un libro era todo un arte. El autor escri-
bía sus manuscritos “a mano” o con una máquina de escribir
mecánica; los tipógrafos reescribían los textos en grandes má-
quinas llamadas linotipos, y mediante tipos móviles fundían barras de
plomo que alineaban una por una para imprimir los libros en un procedi-
miento conocido como huecograbado. Entonces los textos comenzaban
con una letra mayúscula especial llamada Capital, más grande que el
texto normal y generalmente de un tipo diferente, para resaltar el párrafo
inicial de un relato. Para insertar una letra Capital en Word, haga lo si-
guiente:
1. Ubique el cursor en el primer párrafo del documento.
2. Pulse en la ficha Insertar.
3. Abra la lista del comando Agregar una letra capital (Add a Drop
Cap) del grupo Texto (Text).
4. En la ventana que aparece, seleccione En texto (Dropped) o En
margen (In Margin). Si pulsa en el vínculo Opciones de letra capi-
tal (Drop Cap Options) se abre un cuadro de diálogo donde se pue-
den configurar los valores para la letra capital (Figura 4.38).

Figura 4.38. En el cuadro de diálogo


se seleccionan la posición y la fuente,
las líneas que ocupa y la distancia
desde el texto.

4.7.7 Agregar una línea de firma


Crea una línea que especifica el nombre de la persona que debe firmar
un documento. También se puede conseguir un id. digital proporcionado
por un socio que cuente con un certificado de Microsoft para obtener con
una firma digital.
4.7.8 Fecha y hora
Como se mencionó y documentó ampliamente en la sección 2.1.4 Fe-
chado del documento, este comando del grupo Texto (Text) permite
fechar los documentos de Word, con un formato fijo o uno actualizable.
4.7.9 Objeto
Inserta un objeto incrustado. Los objetos provenientes de otras aplica-
ciones que se incrustan en un documento de Word se conocen como

Página 147
OLE (Object Linking and Embedding). Al pulsar dos veces sobre ellos se
abre la aplicación originaria y es posible modificarlos.
4.8 Símbolos
Algunas veces necesitará insertar en el documento símbolos que no apa-
recen en su teclado como ©, ®, @, un guion largo o hasta un símbolo
con diseño especial. El comando Símbolo (Symbol) es la solución; con
él se inserta un símbolo o carácter especial en el lugar donde se encuen-
tre ubicado el cursor:
1. Ubique el cursor en el lugar donde desea insertar el símbolo.
2. Pulse en la ficha o pestaña Insertar (Insert).
3. Pulse en uno de los símbolos que aparecen en la ventana y automá-
ticamente se inserta éste en el documento.
4. Si desea ver todos los símbolos, pulse en la opción Más símbolos
(More Symbols) para abrir el cuadro de diálogo Símbolo (Symbol)
(Figura 4.39).

¿Y el comando
Ecuación, por qué
se lo brincaron?

Figura 4.39. En el cuadro de diálogo Símbolo puede encontrar gran cantidad de símbolos.
Seleccione uno y pulse en el botón Insertar (Insert).
El botón Ecuación (Equation) permite iniciar una de las más interesan-
tes funciones de Word; la posibilidad de crear documentos técnicos, lo
que se detalla en el siguiente capítulo.
4.9 Comandos de insertar en otras fichas
Muchos comandos que se encuentran en las diversas cintas de opción,
permiten insertar elementos de formato; así que, aunque no se encuen-
tran ubicados en la cinta de opciones Insertar, conviene mencionarlos en
las siguientes tablas:
Cinta de opciones Dibujar (Draw)
Comando Función
Grupo Herramientas Los tres comandos de este grupo permiten dibujar con una herramienta como si el
(Tools) ratón fuera un lápiz o una pluma; seleccionar los objetos dibujados y borrarlos con el
Borrador (Eraser).

Página 148
Grupo Plumas Los elementos del grupo Plumas permiten definir el color y el grosor de la pluma o
(Pens) seleccionar una herramienta con un color y un grosor predefinidos, en la galería de
plumas. El botón Más (More) abre la galería completa para seleccionar las plumas.
Grupo Convertir La Entrada de lápiz a matemáticas (Ink to Math) abre el cuadro de diálogo Control
(Convert) de entrada matemática (Math Input Control), donde se pueden escribir las ecua-
ciones de manera manual e insertarlas en el documento (Figura 4.40).

Figura 4.40. El cuadro de diálogo


Control de entrada matemática
(Math Input Control) permite dibujar
ecuaciones con los dedos en panta-
llas táctiles.

Cinta de opciones Diseño (Design)


Comando Función
Grupo Formato del do- Al inicio de la cinta de opciones Diseño (Design) se encuentra la galería de Te-
cumento (Document mas (Themes) donde se selecciona el tema para el documento, con lo que cam-
Formatting) bian de manera automática los Colores (Colors) y las Fuentes (Fonts); al centro
se encuentra la galería de estilos de formato. También se pueden asignar el es-
paciado entre párrafos, los efectos del tema seleccionado, y establecer el aspecto
como predeterminado.
Grupo Fondo de página Las herramientas de este grupo asignan color y bordes a la página y permiten
(Page Background) agregarle marcas de protección denominadas marcas de agua (Figura 4.41).

Figura 4.41. Las marcas de agua se


utilizan para sellar o lacrar el fondo de
los documentos importantes. Si se trata
de borrar y reemplazar algo del texto
se borra la marca de agua y se hace
evidente el plagio.

Página 149
4.10 Actividades de repaso
Resuelva las actividades y guarde los documentos generados en su carpeta de evidencias de aprendi-
zaje. Si está tomando un curso, entregue los archivos a su profesora o profesor.

1. Abra el archivo El ingenioso hidalgo Don Quijote de la Mancha_Resuelto.docx que debe haber
guardado en la carpeta Evidencias de aprendizaje ► Word y haga lo siguiente:
a) Inicie una sesión con su programa navegador (Internet Explorer, Edge, Chrome, etc.) y busque
en Internet una imagen de Miguel de Cervantes Saavedra.
 Averigüe si la imagen tiene derechos de autor y en caso afirmativo agregue los créditos al
final del documento.
 Guarde la imagen en una carpeta de su computadora.
 Inserte la imagen en el párrafo “vacío” que se encuentra debajo del nombre del autor del
Quijote.
 Ajuste el ancho de la imagen a 7 cm y asígnele el estilo de imagen Marco compuesto,
negro.
 Ubique el cursor al final del primer párrafo de texto normal y pulse la tecla ; aplique ali-
neación Centrar al párrafo “vacío”, ubique el cursor allí y haga lo siguiente:
 Busque una imagen del Quijote de la Mancha, insértela y ajuste el tamaño a 4.5 o 5 cm
con un Marco sencillo negro.
b) Seleccione la primera letra del primer párrafo de texto normal (la E) e inserte una letra capital
para que el documento comience como los viejos libros clásicos. Asigne a la letra capital los
siguientes atributos:
Posición En texto
Fuente Times New Roman
Líneas que ocupa 3
Distancia desde el texto 0.1 cm
 Después de insertar las imágenes y las citas bibliográficas, vaya a la ventana Impresión
de la ficha Archivo y observe cómo ha quedado su documento.
 Debe haber obtenido algo parecido al de la imagen.

c) Cierre el documento y el programa.


2. Inicie una sesión de Word y pulse en el ícono de la cinta de opciones Inicio para ver todos los
caracteres ocultos. Abra el archivo Teorema de Pitágoras.docx de la página web del autor:
www.aprendatic.com y realice las siguientes actividades de formato:
a) Seleccione el primer párrafo completo (Pitágoras de Samos, con todo y el símbolo ).
 Inserte un WordArt con el diseño Relleno: Azul, Color de énfasis 5, Contorno: Blanco, Color
de fondo 1; Sombra intensa: Azul, Color de énfasis 5.

Página 150
 Cuando aparezca el WordArt, pulse en el botón Opciones de diseño de la derecha y
seleccione el ajuste Delante del texto.
 Lleve manualmente al WordArt al centro y a la parte superior del documento, como título.
 Pulse en la ficha Formato (el WordArt debe estar seleccionado) y asigne el efecto de texto
Onda: hacia abajo, del apartado Transformar.
a) En el párrafo “vacío” ( ) que está debajo de los dos primeros párrafos de texto, inserte una
imagen Pythagoras.jpg, que se encuentra también en la página web del autor.
 Asígnele tamaño de 8 cm de ancho y el estilo de imagen Rectángulo redondeado metálico.
b) En la siguiente página, seleccione el subtítulo Teorema de Pitágoras y asígnele el estilo Título
1 en la galería de estilos de la cinta de opciones Inicio.
 Ubique el cursor al final de las palabras El Teorema de Pitágoras del primer párrafo de
texto e inserte una nota al pie. En el campo que aparece al pie de la página escriba el
texto: El teorema de Pitágoras tiene este nombre porque su demostración, sobre todo, es
esfuerzo de la mística escuela pitagórica.
 Seleccione el párrafo “vacío” que se encuentra debajo del texto del primer párrafo y asíg-
nele tamaño de fuente de 14 puntos y atributo Cursiva; escriba la ecuación del Teorema
de Pitágoras: a2+b2=c2, utilizando el botón Superíndice del grupo Fuente en la cinta de
opciones Inicio.
 Con las formas, dibuje un triángulo rectángulo y ponga letreros (cuadros de texto) en sus
lados para señalar los catetos y la hipotenusa.
c) En la tercera página sólo asigne estilos de forma diferentes a los tres cuadros y ponga a cada
uno su letrero correspondiente; a2, b2 y c2.
 Debe haber obtenido un documento como el de la figura:

d) Guarde el documento con el nombre Teorema de Pitágoras_Resuelto.docx en su carpeta de


evidencias de aprendizaje de Word y cierre el programa.
 Conteste lo siguiente: ¿Qué comando utilizó para insertar la nota al pie y en qué ficha se
encuentra?
__________________________________________________________________________
 ¿En qué cinta de opciones asignó los atributos de color de las formas?
__________________________________________________________________________

Página 151
3. Inicie una sesión de Word, pulse en el botón Mostrar todo de la cinta de opciones Inicio y haga
lo siguiente:
a) En el lugar del cursor pulse cuatro veces la tecla .
 En el primer párrafo “vacío” escriba el título Organigrama.
 Cambie el Tema por Pizarra.
 Seleccione el título completo (incluso el símbolo ) e inserte el WordArt Relleno: Canela,
Color de énfasis 3; Bisel afilado.
 Seleccione todo el texto del WordArt y asígnele el efecto de texto de la sección transformar;
Onda: hacia abajo.
b) Pulse en el borde del cuadro de texto del WordArt para seleccionarlo y póngale el ajuste de
texto Delante del texto.
 Pulse en la ficha Formato, presione en la flecha hacia abajo para abrir la lista Alinear del
grupo Organizar y seleccione la opción Usar guías de alineación.
 Lleve el WordArt a la parte superior y alinéelo al centro, donde le indiquen las guías, que
se muestran en color verde.

c) En el último párrafo “vacío” (el de abajo), inserte el SmartArt Jerarquía del grupo Jerarquía.
 Escriba en la forma superior Director General.
 En el siguiente nivel escriba Subdirector de ventas y Subdirector administrativo, respecti-
vamente.
 En la forma de debajo de Subdirector administrativo escriba Gerente de personal.
 Debajo de Subdirector de ventas escriba Jefe de almacén y Gerente de ventas Nacional.
 Agregue una forma adelante y escriba Gerente de ventas Internacional.
 En la cinta de opciones Diseño de las Herramientas de WordArt cambie los colores por
Intervalo degradado transparente – Énfasis 1.
d) Debe haber obtenido un documento como el que se muestra. Guarde el documento en su
carpeta de evidencias de aprendizaje con el nombre Organigrama.docx.

Página 152
Capítulo 5
Textos técnicos
Desde las primeras versiones de Word para Windows, Microsoft consi-
deró la inclusión en el programa de una invaluable herramienta, un editor
de textos técnicos y científicos. Esto favoreció principalmente a profeso-
res y alumnos de casi todas las disciplinas, y a la mayoría de los usuarios
de Word, ya que las ecuaciones y textos técnicos “más o menos comple-
jos” se utilizan en una gran cantidad de tareas:
1. Los estudiantes pueden crear excelentes tareas y deberes de física,
matemáticas, química, estadística y otras materias.
2. Los médicos tienen que realizar cálculos para dosificar las medicinas
que aplicarán a sus pacientes.
3. Los administradores quizás tengan que realizar informes financieros
o estadísticos.
4. Los comerciantes podrían llevar registros de sus operaciones o ne-
gocios, etcétera.
5. Los contadores pueden crear documentos técnicos para sus clientes,
explicando las relaciones entre sus pagos y cobros mediante ecua-
ciones.
6. ¡Los escritores pueden escribir libros técnicos!
5.1 El editor de ecuaciones
Desde la primera versión para Windows Microsoft incorporó al pro-
grama una útil herramienta denominada Editor de ecuaciones. Apli-
cando la tecnología de Design Science Inc., Microsoft agregó a la
suite de Office una versión “recortada” de Math-Type. Office 2016
cuenta con una versión mejorada que no es compatible con la 3.0 y
3.1, pero sí las reconoce y permite abrirlas. Para hacerlas compati-
bles, los documentos se deben convertir a la nueva versión.
Puede insertar cualquiera de las ecuaciones prediseñadas de la ga-
lería (Figura 5.1), crear las suyas propias y guardarlas con un nom-
bre, o conseguir más ecuaciones pulsando en el vínculo Más ecua-
ciones de Office.com (More Equations from Office.com).

Figura 5.1. Si la ecuación que desea


crear se encuentra en la galería, sólo
pulse sobre ella para insertarla directa-
mente al lugar del cursor.

Página 153
5.1.1 La cinta de opciones Diseño
Al insertar una ecuación de la galería de ecuaciones o al pulsar en el
botón Ecuación (Equation), aparece en la parte superior la cinta de op-
ciones contextual Diseño (Design), que contiene todas las herramientas
necesarias para crear y editar ecuaciones (Figura 5.2), además de la
galería y el botón Entrada de lápiz de ecuación (Ink Equation).

La opción Texto normal (Nor-


mal Text) permite insertar
texto no matemático en la re-
gión matemática; es decir den-
tro de la caja de ecuación.

Figura 5.2. En la cinta de opciones Diseño puede definir si desea la ecuación en formato
Profesional (Professional) o Lineal (Linear).

5.1.2 Comandos de edición de ecuaciones


Los tres grupos de la cinta de opciones Diseño (Design) de las Herra-
mientas de ecuación (Equation Tools) son:
1. Herramientas (Tools). Contiene los botones para insertar ecuacio-
nes y comandos para asignar formato a las ecuaciones.
2. Símbolos (Symbols). Contiene la galería de símbolos matemáticos
más comunes para crear ecuaciones. La galería completa aparece
al pulsar el botón Más (More).
3. Estructuras (Structures). Proporciona galerías de estructuras ma-
temáticas (Figura 5.3) de Fracción (Fraction), Índices (Script), etc.

Figura 5.3. Al pulsar en cada una de las estructuras, aparece la galería completa.

Página 154
Explicar cómo crear ecuaciones y textos científicos y técnicos con un
editor de ecuaciones como Math-Type podría llenar todo un libro; sin em-
bargo, la sencillez y facilidad de trabajo de la versión que se incluye con
el procesador de textos permite sintetizar las explicaciones de las princi-
pales funciones, de tal manera que podrá crear documentos con ecua-
ciones al momento.
Para crear una ecuación haga lo siguiente:
1. Ubique el cursor en donde desea incluir la ecuación.
2. Pulse en la flecha que apunta hacia abajo del botón Ecuación
(Equation) y en la galería seleccione alguna de las ecuaciones dis-
ponibles, si encuentra la que necesita.
3. Si pulsa sobre el botón Ecuación, de inmediato aparece una caja de
ecuación en el lugar del cursor con la leyenda Escriba aquí la ecua-
ción (Type equation here).

4. También aparece la caja de ecuación si selecciona la opción Insertar


nueva ecuación (Insert New Equation) de la galería.
5. La cinta de opciones Insertar cambia por Diseño de las Herramien-
tas de ecuación, como se muestra en la Figura 5.4).

Figura 5.4. Comience a escribir con el teclado o utilizando los símbolos de la cinta de opcio-
nes Diseño (Design).
Sin pulsar en ningún lado para no eliminar la selección de la caja de
ecuación, escriba algo como x = raíz cuadrada de: (dieciséis medios al
cuadrado más cincuenta y un tercios):
1. Para comenzar, pulse en la tecla minúscula.
2. Luego la tecla del signo igual o pulse en el signo igual de la cinta
de opciones Diseño (Design).
Como todas las cosas que se hacen en la computadora,
para crear ecuaciones hay que pensar de manera ló-
gica. Si insertamos primero el símbolo de raíz cua-
drada, afectará sólo a uno de los factores, y queremos
que afecte a todos los factores; entonces, ¡dejemos la
raíz cuadrada para el final!

3. Pulse entonces primero en el botón Corchetes (Bracket) y en la ga-


lería seleccione la primera opción (el cuadrito entre paréntesis).

Página 155
4. Presione el botón izquierdo del ratón sobre el cuadrito para seleccio-
narlo, pulse en el botón Fracción (Fraction) y escoja el diseño Frac-
ción apilada (Stacked Fraction), seleccione con el ratón el cuadrito
de arriba y escriba 16.
5. Presione la tecla para ir al cuadrito de abajo y escriba el 2, pulse
dos veces la tecla para avanzar el cursor, presione y luego
para seleccionar toda la fracción entre corchetes.
6. Presione en el botón Índices (Script) y seleccione Superíndice (Su-
perscript), observe que aparece un cuadrito para elevar la fracción
al cuadrado, sólo escriba el 2. El resto es fácil: adelante el cursor con
la tecla y escriba el signo más; inserte otra fracción apilada y es-
criba 51 arriba y 3 abajo.
7. Seleccione toda la expresión de la derecha del signo igual (con el
ratón o las teclas). Ahora sí, pulse en el botón Radical y seleccione
Raíz cuadrada (Square Root) ¡Urra, lo logró!
8. Al finalizar pulse en cualquier parte del Área de documento. De in-
mediato desaparece la caja de ecuación y la ecuación se ubica en el
lugar del cursor como un objeto (Figura 5.5).

Figura 5.5. Aunque usted seleccione un párrafo alineado a la izquierda, el editor de ecuacio-
nes la centra de manera automática en la página.

Seleccione nuevamente la ecuación y pulse en la flecha de la derecha,


observe que en el menú contextual que aparece puede seleccionar el
modo Lineal (el Profesional es el predefinido). También puede guardar
la ecuación en la galería Ecuaciones de los elementos rápidos (Figura
5.6) y cambiar su alineación con la opción Justificación (Justification).
Los comandos del menú contextual son:
 Guardar como nueva ecuación. Abre un cuadro de diálogo que
permite guardar la ecuación con un nombre. Al pulsar nueva-
mente en el botón Ecuación, la verá en la galería.
 Profesional. Convierte la ecuación a la notación profesional, que
es la predefinida. Figura 5.6. Cambie el aspecto y la ali-
 Lineal. Convierte la ecuación a la notación lineal; es decir, des- neación con los comandos del menú
glosa la ecuación en una sola línea. contextual.
 Cambiar a En línea. Compacta la vista de la ecuación. Al selec-
cionar esta opción, el comando cambia de nombre a Cambiar a
Mostrar, con la que regresa a su estado original.
 Justificación. Define la alineación de la ecuación en el docu-
mento. Sus opciones de alineación son: Izquierda; A la derecha;
Centrada y Centrado como grupo, que es la opción predefinida.

Página 156
5.2 Actividades de repaso
Resuelva las actividades y guarde los documentos generados en su carpeta de evidencias de aprendi-
zaje. Si está tomando un curso, entregue los archivos a su profesora o profesor.

1. Abra el archivo Teorema de Pitágoras_Resuelto.docx que debe haber guardado en la carpeta


Evidencias de aprendizaje ► Word y haga lo siguiente:
a) Vaya a la segunda página y elimine la ecuación del Teorema de Pitágoras que escribió con el
botón Superíndice del grupo Fuente de la cinta de opciones Inicio.
 Ubique el cursor en cualquiera de los párrafos “vacíos” a la izquierda del triángulo rectán-
gulo y asigne ese formato al párrafo donde estaba la ecuación escrita, con el comando
Copiar formato del grupo Portapapeles.
 Con el cursor ubicado en el párrafo “vacío” donde estaba la ecuación escrita, inserte la
ecuación del Teorema de Pitágoras de la galería de ecuaciones del botón Ecuación.
 Seleccione la ecuación pulsando en los tres puntos que aparecen a la izquierda y asígnele
un tamaño de fuente de 18 puntos.
b) Debe haber obtenido una ecuación como la que se muestra en la Figura.

c) Guarde el documento con el botón Guardar de la barra de herramientas de acceso rápido, y


cierre el documento y el programa.
2. Inicie una sesión de Word con un documento en blanco, pulse unas cuatro veces la tecla y
haga lo siguiente:
a) Inserte el título Ecuaciones cuadráticas con un WordArt de su agrado y ubíquelo centrado en
la parte superior de la página.
 En el siguiente párrafo escriba Las ecuaciones cuadráticas o de segundo son expresiones
de la forma:.
 En el siguiente párrafo inserte la ecuación ax2+bx+c=0, donde a≠0 (escriba todo dentro del
cuadro de ecuación) y asígnele tamaño de fuente de 18 puntos.
 Enseguida escriba Las ecuaciones cuadráticas se pueden resolver mediante la Fórmula
cuadrática:.
 Inserte la ecuación de la Fórmula cuadrática desde la galería de ecuaciones o mediante la
opción Entrada de lápiz de ecuación, si su pantalla es táctil.
b) Guarde el archivo con el nombre Ecuaciones cuadráticas.docx.

Página 157
Capítulo 6
Teclas de atajo de Word 2016
Aunque en la actualidad ya no se puede pensar en utilizar una
computadora sin un elemento apuntador digital como el ratón (Mouse), el
panel táctil (touchpad) de las laptops y notebooks o el lápiz óptico (stylus)
de los dispositivos con pantallas táctiles, algunos usuarios se han
acostumbrado a utilizar las teclas para realizar rápidamente algunas
operaciones sin tener que abrir menús o cintas de opciones. Para ellos y
para que usted las aprenda a utilizar, en la Tabla 6.1 se presenta un listado
de métodos abreviados de teclado, clasificados de acuerdo al tipo de
función que realizan. Los que aparecen entre paréntesis, son los que se
utilizan en la versión de Word 2016 en inglés.
El conocer cómo desplazarse, abrir y cerrar documentos, salir del
programa y las principales funciones con el teclado es indispensable.
Algunas veces el ratón falla por diversas razones y las teclas de atajo
pueden sacarle de un grave problema para no perder el texto escrito.
Tabla 6.1. Elementos de la interfaz orientada a resultados de Word.
Ayuda
Teclas Función Explicación
Ayuda Aparece el cuadro de diálogo Word Ayuda (Word Help) de Word 2016
con ayuda sobre los temas destacados y los procedimientos más
comunes al trabajar con el procesador de textos. El campo
Información (Tell Me) también es una excelente fuente de ayuda para
cualquier procedimiento o comando. Muchos cuadros de diálogo tienen
un signo de interrogación ? en la esquina superior derecha, antes del
botón Cerrar, que sirve para obtener ayuda contextual; es decir, acerca
de las funciones principales de ese cuadro de diálogo.
Seleccionar y mover
Extender selección Si se pulsa una vez activa la función Extender selección. El texto se
selecciona hacia la derecha, hacia la izquierda, hacia arriba o hacia
abajo con las teclas de dirección, a partir del lugar donde se encuentre
ubicado el cursor. Si se pulsa dos veces selecciona una palabra, tres
una frase, cuatro un párrafo completo y cinco todo el texto. La función
se desactiva pulsando la tecla .
Reducir selección Si seleccionó todo el texto utilizando la función Extender selección, esta
combinación de teclas revierte la selección paso a paso. Pulsando una
+ vez retrocede a la selección de párrafo completo, dos a una frase
seleccionada, tres selecciona sólo una palabra y con cuatro veces se
elimina la selección, pero sigue activa la función. Desactívela con .

Página 158
A la derecha un El cursor se recorre hacia la derecha un espacio. Si se mantiene
carácter o espacio presionada recorre los espacios rápidamente.
A la izquierda un El cursor se recorre hacia la izquierda un espacio. Si se mantiene
carácter o espacio presionada recorre los espacios rápidamente.
Hacia arriba una línea El cursor va hacia arriba una línea. Si se mantiene presionada sube
línea por línea rápidamente.
Hacia abajo una línea El cursor va hacia abajo a la línea siguiente. Si se mantiene presionada,
baja línea por línea rápidamente.
Desplazar hacia arriba Regresa por bloques hacia atrás.
Desplazar hacia abajo Avanza por bloques hacia adelante.
Al borde izquierdo Coloca el cursor al inicio de una línea de texto.
Al borde derecho Lleva el cursor al extremo derecho de una línea de texto.
+ Al final del archivo Traslada el cursor hasta el final del documento.
+ Al principio del archivo Ubica el cursor al principio del documento.
Panel siguiente Sitúa el cursor en el panel siguiente cuando se ha dividido una ventana
o existen paneles abiertos. Permite seleccionar manualmente las fichas
y sus opciones, resaltando las letras con las cuales se tiene acceso a
ellas. Es una función muy útil para navegar entre las ventanas de
Microsoft Office Outlook.
Panel anterior Posiciona el cursor en el panel anterior cuando se ha dividido una
+ ventana. Es la función inversa de .
Encendido del control Activan el control de la navegación entre las opciones de la interfaz. Al
mediante el teclado pulsar cualesquiera de las teclas aparecen los números o letras de las
fichas y comandos de la cinta de opciones. Puede cambiar de cinta de
opciones con las teclas de flechas o cursoras (observe que las letras o
o números de las opciones cambian presionando en cada una de las
cintas. Cuando se pulsa se puede navegar entre los comandos de
las cintas con la tecla ; + lo hace en sentido contrario. Al
resaltarse un comando buscado, se ejecuta si se presiona . La
función se desactiva con o pulsando nuevamente .
Ventana siguiente Ubica el cursor en la ventana siguiente cuando se han abierto varios
+ archivos.
Ventana anterior Coloca el cursor en la ventana anterior cuando se han abierto varios
+ + archivos.
Ir a (Go To) Abre el cuadro de diálogo Buscar y remplazar (Find and Replace)
o + ( mostrando la ficha Ir a (Go To), en el cual especifica si desea ir a la
+ ) página indicada o a una marca, sección o comentario creado con
anterioridad.
A la derecha una Lleva el cursor al principio de cada palabra que esté a la derecha.
+ palabra
A la izquierda una Mueve el cursor al principio de cada palabra que se encuentre a la
+ palabra izquierda.
+ Hacia abajo un párrafo Coloca el cursor al inicio de cada párrafo hacia abajo.
+ Hacia arriba un párrafo Lleva el cursor al inicio de cada párrafo hacia arriba.

Página 159
A la búsqueda anterior Traslada el cursor al texto o palabra anteriores, de la última búsqueda
+ realizada.
A la búsqueda Traslada el cursor al texto o palabra siguientes, de la última búsqueda
+ siguiente realizada.
A la opción siguiente Para navegar entre las distintas opciones de un cuadro de diálogo o de
una ventana abierta.
A la opción anterior Para navegar entre las distintas opciones de un cuadro de diálogo o de
+ una ventana abierta, en orden inverso.
Selecciona y elimina Activa o desactiva las casillas de verificación de un cuadro de diálogo.
selección
Comandos de archivo
+ ( + Nuevo (New) Abre un nuevo documento en blanco.
Abrir (Open) Presenta la ventana Backstage de la ficha Archivo, desde donde se
+ ( + ) puede abrir un archivo existente. + abren directamente el
cuadro de diálogo Abrir (Open), en las versiones en español e inglés.
Guardar (Save) Guarda el documento actual en el disco. Si es la primera vez que se
+ ( + ) pulsa, abre el cuadro de diálogo Guardar como.
Guardar como (Save Abre el cuadro de diálogo Guardar como desde donde se puede
as) guardar el documento con un formato disponible en la lista Tipo.
Imprimir (Print) Abre la ventana Backstage en la ficha Imprimir, desde donde se
+ puede enviar el documento a la salida de impresión.
Cerrar (Close) Cierra el documento activo. Cualquier ventana o documento activo se
+ ( + ) puede cerrar también con las teclas + .
Vista preliminar (Print Activa o desactiva la Vista preliminar. Abre la ventana Imprimir
+ + Preview) (Print) de la vista Backstage.
Comandos de edición
Ortografía y gramática Revisa la ortografía y la gramática del documento activo.
Eliminar el carácter a la Borra caracteres o espacios que se encuentren a la izquierda del
izquierda del cursor cursor.
Eliminar el carácter a la Anula los caracteres de la derecha del cursor recorriendo el texto hacia
derecha del cursor la izquierda. Con también se eliminan los objetos seleccionados.
Eliminar palabra a la Elimina la palabra ubicada a la derecha del cursor.
+ derecha
Eliminar palabra a la Elimina la palabra situada a la izquierda del cursor.
+ izquierda
Marca de tabulación Inserta una sangría o margen en el texto. Si el cursor se encuentra en
una tabla o en un cuadro de diálogo abierto, avanza hacia el
siguiente campo. Pulsando + se regresa al campo anterior.
Marca de párrafo Señala el fin de un párrafo y ubica el cursor al inicio del siguiente.
Salto de página manual Inserta una marca que indica el fin de la página. Para eliminar la marca
+ coloque el cursor a la izquierda de ella y pulse .
Marca de fin de línea Inserta una marca de fin de línea y comienza una nueva sin que esto
+ signifique que el párrafo ha terminado.
+ Guion opcional Corta una palabra al final de la línea y continua en la siguiente.
+ + Espacio de no Inserta un espacio entre dos palabras indicando que deben
separación conservarse juntas, aunque sea el final de una línea.

Página 160
+ Deshacer (Undo) Deshacer la acción del último comando.
Repetir (Repeat) Repetir la acción del último comando. Es la función inversa de
+ Deshacer (Undo).
Cortar (Cut) Remueve un texto o un objeto seleccionado y lo inserta en el
+ Portapapeles (Clipboard).
+ Copiar (Copy) Copia un texto o un objeto seleccionado y lo envía al Portapapeles.
Pegar (Paste) Inserta el contenido del Portapapeles en el lugar donde se encuentra
+ el cursor. Si existe una selección la reemplaza. Permite pegar hasta 24
elementos almacenados en la memoria.
+ ( + ) Seleccionar todo Selecciona todo el contenido del documento.
+ ( + ) Buscar (Find) Abre el panel Navegación para buscar texto en el documento.
Reemplazar (Replace) Abre el cuadro de diálogo Reemplazar para buscar cadenas de texto
+ ( + ) en el documento y reemplazarlas por otras.
+ + ( + Hipervínculo Inserta una liga o vínculo que apunta hacia una dirección de Internet o
(Hyperlynk) hacia un documento HTML.
)
+ + ( Insertar comentario Inserta un comentario en el lugar del cursor.
+ + )
Mover una vez Para mover texto seleccionado. Mueva el cursor al lugar de destino y
pulse la tecla para ubicar la selección.
Copiar una vez Para copiar texto seleccionado. Mueva el cursor al lugar de destino y
+ pulse la tecla para copiar la selección.
Comandos de formato de carácter
Negrita (Bold) Modifica el estilo del texto a Negrita. Se desactiva con las teclas +
+ ( + ) . Al desactivar los atributos asignados, el texto vuelve al
formato predefinido, que quizás no sea el mismo que está utilizando.
+ ( + ) Cursiva (Italic) Modifica el estilo de texto a Cursiva.
+ ( + ) Subrayado (Underline) Asigna atributo de texto Subrayado a la selección.
Texto normal (Plain Elimina cualquier atributo de estilo del texto seleccionado –cursivas,
text) negritas, subrayado, etc.–. El texto toma los atributos definidos como
+ estándar para el documento y se pierde el formato que esté utilizando
en el párrafo actual.
Fuente (Font) Abre el cuadro de diálogo Fuente (Font) para aplicar una de ellas al
+ + o
texto seleccionado o al párrafo que se empezará a escribir. También
+ ( + ) allí se modifica el Tamaño de fuente (Font Size).
Cambiar modos de Cada vez que se pulsan las teclas, el texto seleccionado cambia a las
+ mayúsculas y diferentes modalidades de mayúsculas y minúsculas.
minúsculas
+ + ( Cambiar mayúsculas y Cada vez que se pulsan las teclas, el texto seleccionado cambia de
minúsculas mayúsculas a minúsculas y viceversa.
+ + )
+ + ( Texto oculto (Hidden) Aplica el atributo de texto oculto a la selección. Para desactivar el
atributo se pulsan sobre la selección las mismas teclas.
+ + )
Doble subrayado Aplica un doble subrayado a la selección. Para desactivar el atributo se
+ + pulsan sobre la selección las mismas teclas.

Página 161
Comandos de formato de párrafo
+ ( + ) Centrar Centra todas las líneas de un párrafo en la pantalla.
Justificar Justifica un párrafo al ancho del texto; es decir, lo alinea a los márgenes
+ izquierdo y derecho.
Alinear texto a la Alinea hacia la izquierda los párrafos y los deja desalineados al margen
+ ( + ) izquierda derecho.
Alinear texto a la Alinea a la derecha los párrafos y los deja desalineados al margen
+ ( + ) derecha izquierdo.
Espacio antes del Agrega una línea de espacio en blanco antes del párrafo actual. Si se
+ párrafo pulsan nuevamente, se elimina el espacio.
Interlineado sencillo Separa las líneas de texto de un párrafo dejando un espacio sencillo
+ entre cada una de ellas.
Interlineado doble Separa las líneas de texto de un párrafo dejando un espacio doble entre
+ cada una de ellas.
1.5 líneas Separa las líneas de texto de un párrafo dejando un espacio de 1.5
+ líneas entre cada una de ellas.
+ ( + ) Sangría a la izquierda Inserta un espacio o sangría a la izquierda de todo el párrafo.
+ + ( Deshacer sangría a la Deshace o quita la sangría izquierda de un párrafo.
izquierda
+ + )
Existen teclas de atajo o función de Word 2016 para casi todas las
operaciones que se pueden realizar con el ratón o con un elemento
apuntador. Si necesita aprender más sobre este tema, busque en Internet
con las palabras clave Word 2016 métodos abreviados de teclado y vaya
a la página web de Microsoft (Figura 6.1):

Figura 6.1. En la página web puede buscar las teclas de atajo pulsando en los diferentes ar-
tículos, o desplazándose hacia abajo con la barra de desplazamiento vertical.

Página 162
6.1 Actividades de repaso
Resuelva las actividades y guarde los documentos generados en su carpeta de evidencias de aprendi-
zaje. Si está tomando un curso, entregue los archivos a su profesora o profesor.

1. Inicie una sesión de Word con un documento en blanco y haga lo siguiente:


a) Desconecte el ratón o ubíquelo en un lugar que no esté al alcance de su mano y realice las
siguientes operaciones utilizando sólo el teclado.
b) Abra uno de los documentos creado con anterioridad siguiendo estos pasos:
 Presione la tecla para activar la función Encendido del control mediante el teclado, apa-
recen las letras que abren las diferentes cintas de opciones.

 Pulse sobre la tecla de la letra ( ) para abrir la vista Backstage. Aparecen nuevas letras
que abren las ventanas: Información ( Info); Nuevo (New); Abrir ( Open);
Guardar ( Save); Guardar como ( Save As); Imprimir ( Print); Com-
partir (Share); Exportar ( Export); Cerrar ( Close); Cuenta ( Account);
Comentarios ( Feedback), y Opciones ( Options), como se ve en la Figura.

 Independientemente de la ventana que se abre, pulse la tecla ( ) para ver las letras que
debe pulsar para ver los archivos disponibles o buscar un documento para abrirlo.
 Observe en la siguiente Figura que a la izquierda se muestran las opciones para abrir
archivos.

Página 163
 Pulse la letra Este PC (This PC) y luego Examinar (Browse) para ver el cuadro
de diálogo Abrir (Open), donde puede buscar y abrir el documento que desee.
 Si el documento que desea abrir se encuentra a la derecha (se numeran progresivamente),
sólo presione la tecla del número correspondiente. Para este sencillo ejemplo, abra el pri-
mer archivo que hizo, Invitación a la obra de teatro.docx, o como usted lo haya nombrado.
e) Una vez que tenga el documento en la pantalla vaya a la ficha Formato (Layout), abra el cuadro
de diálogo Configurar página (Page Setup) y haga los siguientes cambios: márgenes superior
e inferior a 3 cm; márgenes izquierdo y derecho a 2.5 cm y orientación horizontal. Recuerde que
todo esto debe realizarse con el teclado.
 Abra la cinta de opciones con la tecla y la letra ( ), el cuadro de diálogo se abre si
pulsa la tecla ( ).
 Para ir a cada uno de los elementos del cuadro de diálogo, pulse en la tecla y escriba
los valores con el teclado numérico.
 Cierre el cuadro de diálogo presionando la tecla cuando se encuentre seleccionado el
botón Aceptar (OK).

f) Guarde el documento con la tecla para no sobrescribir el documento original; en el cuadro


de diálogo Guardar como escriba el nombre Invitación apaisada.docx y pulse la tecla , ya
que el botón Guardar debe estar seleccionado; si no es así, selecciónelo con la tecla .
 Cierre el documento y el programa con las teclas + .
g) ¡Hurra, lo logró sin ayuda del ratón!

Página 164
Índice
Las palabras que se encuentran resaltadas con Cursiva o Negrita son
importantes, por lo que se anexa este índice de términos para localizarlas
rápidamente.

Botón Inicio, 21  Comandos de formato, 85 
A  Botones de comandos, 31  Comandos de formato de la ficha 
Buscar texto, 57  Formato, 114 
Abrir, 26  Buscar y reemplazar, 59  Comandos de formato de la ficha 
Agregar al diccionario, 63  Buscar y reemplazar texto, 57  Insertar, 104 
Agregar una letra capital, 147  Búsqueda inteligente, 19  Comandos de insertar en otras 
Agregar una línea de firma, 147  fichas, 148 
Agrupar objetos, 130  Comentarios, 27 

Ajustar texto, 129  Compartir, 18, 20, 26 
Alinear, 130  Cambiar imagen, 128  Complementos, 135 
Alinear a la derecha, 88  Campo, 144  Comprimir imágenes, 128 
Alinear a la izquierda, 88  Campo Fecha, 144  Computadoras personales, 16 
Alto de forma, 130  Campo Hora, 144  Configuración de las opciones de 
Ancho de forma, 130  Carlos Glidden, 16  Revisión, 67 
Anclar a Inicio, 21  Centrar, 88  Contar palabras, 73 
Anclar a la barra de tareas, 21  Cerrar, 27  Convertir texto en tabla, 107 
Área de documento, 32  Cerrar las aplicaciones de Office  Copiar formato, 89 
Atributos de fuente, 84  2016, 22  Copiar texto seleccionado, 54 
Atributos de párrafos, 88  Christopher Latham Sholes, 16  Corrección contextual de ortografía 
Autocorrección, 67  Cinta de opciones Correspondencia,  y gramática, 66 
Autocorrección matemática, 71  29  Correcciones, 127 
Autoformato, 118  Cinta de opciones Desarrollador, 30  Cuadro de diálogo Idioma, 36 
Autoformato mientras escribe, 120  Cinta de opciones Dibujar, 28  Cuadro de texto, 143 
Autotexto, 143  Cinta de opciones Diseño, 28  Cuenta, 27 
Cinta de opciones Formato, 28  Cursor, 33 
B  Cinta de opciones Inicio, 27 
Cinta de opciones Insertar, 27 
Backstage, 22, 25 

Cinta de opciones Referencias, 28 
Barra de estado, 32  Cinta de opciones Revisar, 29  Desplazamiento a través del 
Barras de desplazamiento horizontal  Cinta de opciones Vista, 29  documento, 46 
y vertical, 33  Cloud computing, 18  Desplazarse con el teclado y con el 
Bill Gates, 18  Color, 127  ratón, 48 
Borde de imagen, 128  Colores, 87  Dibujar tabla, 108 
Bordes, 93  Columnas, 114  Diseño de imagen, 129 
Bordes y sombreado, 93  Comando Borrar, 57  Diseño de impresión, 32, 35 
Borrar texto, 56  Comandos de edición de  División silábica, 115 
Botón Información, 41  ecuaciones, 154  Documento de Word (*.docx), 38 

Página 165
Documento1, 37  G  Juan Pablos, 15 
Documentos de texto, 16  Justificar, 88 
Galería de estilos de imagen, 128 
E  Girar objetos, 130  L 
Grupo Estilos de imagen, 128 
Ecuación, 155  Guardar, 26, 37  La cinta de opciones Diseño, 154 
Edición de documentos, 45  Guardar como, 26, 37  La interfaz de Word 2016, 23 
Edición de texto, 45  Guardar como nueva ecuación, 156  La Mini barra de herramientas, 85 
Efectos artísticos, 128  Guardar selección en una galería de  La nube, 18 
Efectos de la imagen, 128  elementos rápidos, 146  Las cintas de opciones, 24 
El comando Ir a, 46  Las reglas, 33 
El editor de ecuaciones, 153  H 
Elementos de las cintas de opciones,  M 
30  Herramientas contextuales, 29 
Eliminación del fondo, 127  Herramientas de ecuación, 155  Máquina de escribir, 15 
Eliminar texto seleccionado, 56  Herramientas de gráficos, 30  Marcador, 47, 139 
Encabezado, 141  Herramientas de imagen, 127  Márgenes, 33 
Encabezado y pie de página, 141  Hipervínculo, 137  Más opciones de giro, 130 
Entrada de lápiz de ecuación, 20  Hoja de cálculo de Excel, 110  Math‐Type, 155 
Enviar atrás, 130  Hora, 62  Microsoft Office Specialist, 23 
Escriba aquí la ecuación, 155  Modificar bloque de creación, 145 
Establecer como predeterminado,  I  Modificar estilo de tabla, 112 
34  Mover texto seleccionado, 51 
Estilo SmartArt, 134  IBM, 16 
Estilos, 97  Imprimir, 26  N 
Estilos de tablas, 111  Imprimir el documento, 39 
Etiquetas inteligentes, 70  Información, 18  Nombres de campos, 144 
Examinar, 26  Iniciador de cuadro de diálogo, 31  Nuevo, 26 
Excepciones para, 70  Inicio y finalización de una sesión de  Nuevo documento en blanco, 26 
Explorar elementos rápidos, 143  Word, 21  Nuevo estilo de tabla, 112 
Exportar, 27  Insertar Captura, 135  Nuevo lienzo de dibujo, 131 
Insertar Comentarios, 140  Numeración y viñetas, 92 
Insertar Gráfico, 135  Número de página, 142 
F  Insertar Ilustraciones, 125  Números de línea, 117 
Fecha, 61  Insertar Imágenes, 126 
Fecha y hora, 147  Insertar Imágenes en línea, 131  O 
Fechado del documento, 61  Insertar Marcador, 47 
Ficha Diseño, 34  Insertar Multimedia, 135  Objeto, 147 
Ficha Papel, 34  Insertar nueva ecuación, 155  Office Online, 18 
Fichas y cintas de opciones  Insertar objetos, 125  OneDrive, 18 
contextuales, 29  Insertar tabla, 106  Opciones, 27 
Formas, 131  Insertar Vínculos, 137  Opciones avanzadas de Buscar y 
Formato de documentos de texto,  Insertar WordArt, 146  reemplazar, 60 
84  inteligencia artificial, 4  Opciones de Autocorrección, 67 
Formatos de fecha, 144  Intellisense, 68  Opciones de Word, 31, 67, 68 
Fuente, 33  Interlineado y espaciado, 89  Ordenar, 102 
Funciones especiales de formato,  Investigador, 20  Organizador de bloques de 
102  creación, 145 
Ortografía y gramática, 63, 64 
J  Otras opciones de Revisión, 72 
Juan Cromberger, 15 

Página 166
P  Revisar ortografía mientras se  Temas, 100 
escribe, 120  Texto en cursivas, 85 
Página en blanco, 106  Revisión ortográfica del documento,  Texto en negritas, 85 
Panel de selección, 130  63  Texto subrayado, 85 
Párrafos, 17  Roger Carl Schank, 4  Textos técnicos, 153 
Pie de página, 142  TIC, 3 
Portada, 105  S  Trabajar en las diferentes vistas de 
Portapapeles, 54  Word, 74 
Portapapeles de Office, 54  Saltos de página, 116  Traducir, 72 
Posición, 129  Saltos de página y sección, 116  Traer adelante, 130 
Preparar la página, 33  Saltos de sección, 116 
Procesador de palabras, 17  Sangrías, 91 

Procesador de textos, 17  Seleccionar texto, 49 
Propiedad del documento, 144  Seleccionar, remplazar y borrar  Ventana Archivo, 25 
Pulsar y escribir, 35  texto, 49  Vínculos, 47 
Símbolos, 148  Vista Borrador, 79 
Q  Sinónimos, 72  Vista Diseño de impresión, 74 
SmartArt, 132  Vista Diseño Web, 75 
Quitar fondo, 127  Sombreado, 96  Vista Esquema, 77 
Stephen Day, 15  Vista Modo lectura, 74 
R  Vistas, 32 
T  Visual Basic Applications, 3 
Recolectar y pegar, 54 
Recortar, 130  Tabla, 106 
Reemplazar selección, 56 

Tablas rápidas, 110 
Referencia cruzada, 139  Tabulaciones, 103  Word Online, 20 
Referencia sutil, 41  Tachado, 86  WordArt, 146 
Restablecer imagen, 128  Tamaño de fuente, 33  WYSIWYG, 17 
Teclas de atajo de Word 2016, 158 

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