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5 GESTIÓN DEL ALCANCE

Área del conocimiento que ayuda a garantizar que el proyecto incluya todo el trabajo
requerido y sólo el trabajo requerido.

El PMBOK subdivide el gerenciamiento del alcance en dos procesos del grupo de procesos
que hacen referencia e involucran la planificación y el control, a saber:

5.1 PLANIFICAR LA GESTIÓN DEL ALCANCE

Crear un plan de gestión que documente como el alcance será definido, validado y
controlado.

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5.2 RECOPILAR REQUISITOS

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Definir y documentar necesidades de los involucrados para cumplir los objetivos del proyecto.

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5.3 DEFINIR EL ALCANCE

Proceso para desarrollar una descripción detallada del proyecto y/o producto.

Definir el alcance del proyecto es fundamental para su éxito, porque proporciona un


entendimiento común entre los interesados del Proyecto. Se elabora a partir de los
entregables principales, supuestos y posibles restricciones al proyecto que se han
documentado en la fase de Iniciación. Siendo en la fase de planificación, donde el alcance
del proyecto se describe y se define de manera más específica, según se va obteniendo más
información sobre del proyecto. Durante este proceso, se analizan los riesgos, los supuestos
y las restricciones existentes, actualizando esta información según sea necesario.

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5.4 CREAR EDT

Subdividir los entregables y el trabajo del proyecto en componentes mas pequeños y


manejables.

¿Cómo crear una Estructura de Desglose de Trabajo (EDT) para un Proyecto?

Pocos temas en la dirección de proyectos puede ser tan cruciales como la creación de las
EDT correspondientes. En este artículo de eLearn Factory le ayudamos a entender el
concepto mejor, e incluímos algunos consejos para pasar su examen de Certificación PMP.
EDT es la sigla de Estructura de Desglose del Trabajo, una especie de mapa mental
estructurado a través del cual se fracciona el proyecto en componentes más pequeños con el
fin de simplificar su planificación. Cabe anotar que la EDT se enfoca en los entregables como
tal más que en los esfuerzos necesarios para su elaboración. (En inglés es conocida como

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WBS, Work Breakdown Structure)

El proceso de elaboración de la EDT implica seguir las siguientes reglas:


• Se debe partir de la meta u objetivo general.

• Posteriormente se debe proceder a descomponer cada objetivo meta en las

actividades que se deben ejecutar para terminarla.

• A su vez, cada actividad se debe dividir en las tareas requeridas para su culminación.

Dichas tareas reciben el nombre de paquete de trabajo y se constituyen en el nivel

más bajo del proceso de descomposición jerárquica de la EDT.

La siguiente gráfica muestra dicho concepto:

Nos podemos apoyar en la EDT para estimar todas las actividades, cerciorarnos de que cada
una de esas estimaciones corresponde a una actividad requerida y agregar el costo de los
componentes individuales en el costo total, tanto para cada subelemento, como para todo el
sistema en su conjunto.

La estructura de desglose de trabajo también nos ayuda a calcular el costo de cada


elemento, vigilar que las actividades sean debidamente ejecutadas y chequear los avances
del proyecto.

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Para empezar a construir una EDT se deben tener a la mano tanto el enunciado del alcance
como la documentación de requisitos. Otras entradas importantes para este proceso son el
plan de gestión del alcance, los factores ambientales de la empresa y los activos de los
procesos de la organización. No está de más tener ejemplos de EDT de proyectos similares
al que estamos desarrollando en el momento. Cierto es que habrá que tener en cuenta las
lecciones aprendidas del proceso de Elaborar la EDT procedentes de proyectos anteriores,
pero es en el plan de gestión del alcance donde se definen procedimientos, roles y
responsabilidades para elaborar la EDT.

El desarrollo de esta Estructura de Desglose del trabajo se consigue aplicando las


técnicas enumeradas a continuación:
• Juicio de expertos.
• Descomposición, técnica que consiste en dividir el proyecto en pequeños
componentes que se pueden manejar más fácilmente y que a pesar de tener una
duración más corta pueden ser verificados y aprobados por el cliente. Tip para el
examen: el número de niveles de descomposición será tal que sirva para hacer una
buena planificación, gestión y control del trabajo, pero sin llegar a ser tan detallada
que incremente innecesariamente las tareas administrativas y no productivas de
gestión. El paquete de trabajo del último nivel debe reunir características que permitan
la estimación de su costo y tiempo de forma expedita y razonable.

Síntesis sobre la EDT del proyecto

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5.5 Validar el alcance

Hace referencia a formalizar la aceptación de los entregables del proyecto que han sido
completados (terminados a satisfacción del cliente).

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5.6 Controlar el alcance

Hace referencia a monitorear el estado del alcance del proyecto y del producto, y gestionar
los cambios necesarios a la linea base del alcance.

El propósito de este proceso es medir el grado de cumplimiento conseguido respecto al


alcance del proyecto. Además de supervisar cualquier solicitud de cambio que afecte a la
línea base del alcance.
Con objeto de mejorar el rendimiento del alcance del proyecto, el control del alcance solicita
cambios, recomienda acciones correctivas y preventivas y/o reparaciones de defectos al
proceso. El control del Alcance comprueba la implementación de todas las solicitudes que
hayan sido aprobadas en dicho proceso que afecten al Alcance del Proyecto, en coordinación
con el proceso, que debe validar la correcta implementación de todos los cambios
aprobados.

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