Nombre: Políticas de Organización de Documentos de Archivo Código DIC

APROBADO:

Nombres y Apellidos: Grisel Reyes León Firma y

cuño:
Cargo: Presidenta

REVISADO:

Nombres y Apellidos: Jorge Nicolás Galbán Blanco Firma y

cuño:
Cargo: Director de Información y Comunicación
Nombres y Apellidos: Reisel Cuevas Pérez Firma y
cuño:
Cargo: Director de Informatización
Nombres y Apellidos: Lázara Chacón González Firma y
cuño:
Cargo: Directora de Organización y Capital Humano
Nombres y Apellidos: Eugenio Forns Álvarez Firma y
cuño:
Cargo: Director de Control y Supervisión
Nombres y Apellidos: Dianelis Borrego Zaldivar Firma y
cuño:
Cargo: Jefa del Grupo de Planificación, Estrategia y
Calidad

ELABORADO:
Nombres y Apellidos: Laura Candebat Giraudy Firma y
Cargo: Especialista Superior cuño:
Dirección de Información y Comunicación

Nombres y Apellidos: Carlos Ayra Moreno Cargo: Especialista

Superior Dirección de Informatización

Nombres y Apellidos: Sofía M. Hernández Ochoa Cargo:

Especialista Superior Dirección de Informatización

Edificio FOCSA apto 3G Calle 17 e/ M y N.

Vedado, Plaza de la Revolución. Telf.: 78350604
OBJETIVO
El objetivo principal es organizar los documentos de archivos (digitales e
impresos) en la red corporativa de la OSDE GEIC, mediante políticas de selección,
clasificación y conservación de series documentales en los archivos de las
unidades organizativas y entidades integradas.

Políticas de Organización de Documentos de archivo

• La Dirección de Información y Comunicación coordina y controla el SDA en
la OSDE-Geic, constituido por los archivos de gestión de las unidades
organizativas (UO) y las secciones de archivo de las entidades integradas.
• Todos los documentos de archivo en la red corporativa serán organizados
desde las diferentes herramientas de trabajo: PC, teléfonos móviles,
tabletas y discos externos.
• Los archivos digitales e impresos se mantienen centralizados en las
unidades organizativas según actividades y procesos.
• La clasificación de la información en los archivos debe mantenerse visible
según las series documentales identificadas en los archivos digitales e
impresos.
• No se deben almacenar duplicados de los documentos ni digitales ni
impresos.
• El acceso a los archivos queda restringido para quien no sea de la unidad
organizativa. Si se desea consultar debe ser con autorización previa del
máximo responsable. En caso de impresos será en fotocopia y en caso
digital a través de una copia del recurso compartido
• El principio de procedencia y el orden original de los documentos, debe
respetarse para mantener con un enfoque sistémico en el almacenamiento
de la información.
• Los documentos de archivo deben constituir evidencia de tareas y
actividades en el desempeño de las funciones, no pueden ser documentos
de apoyo informativo, ni borradores, ni documentos sin seguimiento.
• El almacenamiento de documentos impresos se hará semanalmente, en el
mobiliario destinado en cada unidad organizativa u oficina.
• El almacenamiento de documentos digitales se fomentará en la Nube pues
permite la gestión documental, la migración de información con
actualización automática desde carpeta local, crear grupos de trabajo,
compartir contenido de forma rápida mediante permisos, reducir el consumo
de papel y certificar las firmas digitales.
• Queda prohibido subir información secreta y limitada a la Nube.
• La información en la Nube es privada y cada usuario es responsable de la
información que sube y comparte. Existen dos categorías de grupo:
Usuarios Individuales y Grupos de Trabajo con información centralizada de
cada unidad organizativa.
• Las cuentas de los Grupos de Trabajo son permanentes y administradas en
su totalidad por el director de cada unidad organizativa, quien puede ofrecer
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 permisos de crear, compartir, cambiar y eliminar información a sus
usuarios.
• Es responsabilidad de cada usuario mantener sincronizada y conectada su
carpeta de trabajo con la Nube, mediante aplicación disponible, con el
administrador de la red.
• Toda la información de trabajo podrá ser compartida a un grupo
completamente o a usuarios individuales, mediante permisos específicos.
• Las cuentas del usuario individual son temporales y es responsabilidad de
cada trabajador.
• Los usuarios individuales serán eliminados automáticamente 30 días
después de causar baja, por tanto, tienen la obligación de entregar a su
director la información de trabajo guardada en su espacio.
• Las cuentas nuevas de usuario serán asignadas con 10 GB y las cuentas
de usuarios de grupo con 30 GB y serán sincronizadas automáticamente
con todos los usuarios de la unidad organizativa.
• Todos los usuarios de la Nube podrán solicitar 5 GB cuando su capacidad
esté al 95%, y los grupos de usuarios hasta 10 GB autorizados por el
máximo responsable y solo dos veces.
• Quedará en desuso la transferencia de archivos al FTP puestos que la
actualización de la información no posibilita la gestión dinámica de
permisos.
• Las políticas de organización deben regir a partir del momento que son
aprobadas pues aseguran que los trabajadores la puedan cumplir en el
entorno laboral.
Medidas organizativas adoptadas:

1. La gestión de los documentos digitales se hará en la red corporativa

https://Nube.geic.cu/, mediante la selección, clasificación y conservación de
series documentales identificadas en los grupos de trabajo.

Estructura de unidades organizativas y grupos de trabajo:

 Presidencia
 Dirección de Desarrollo Tecnológico
 Dirección de Informatización
 Dirección de Negocios
 Dirección de Información y Comunicación
 Dirección de Cuadros
 Dirección de Economía y Finanzas
 Dirección de Organización y Capital Humano
 Dirección de Auditoría
 Dirección de Defensa y Seguridad
 Dirección de Logística

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  Departamento de Control y Supervisión
 Departamento Jurídico
 Grupo Planificación, Estrategia y Calidad
 Grupo de Servicios Internos
 Consejo de Dirección
 Reunión de Puntualización Semanal
 Grupo de Mejora de la Calidad
 Comité de Expertos
 Consejo Editorial
 PCC
 Sindicato
 Comité Preventivo de Control
 Comité de Contratación
 Consejo Técnico Asesor
 Consejo Técnico del Transporte
 Órgano de Justicia Laboral

Nomencladores:

 Red corporativa: Plataforma institucional.

 Usuarios Individuales: Usuarios asignados a los trabajadores del OSDE-
Geic.
 Grupo de Trabajo: Grupo al que pertenecen usuarios de una Unidad
Organizativa.

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