Evidencia 1: Prueba de Conocimiento

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Preguntas(100%)

1
Uno de los pasos de la Administración es el Control, el cual hace referencia a:

Al control que de sebe tener con las comunicaciones que ingresan a las
instituciones
A los lineamientos para el control, y los procedimientos para su
administración
Al control y seguimiento de las unidades de correspondencia
A la vigilancia de lo que se planeó, organizo y direccionó llegue al
objetivo propuesto

2
Las comunicaciones oficiales son todas aquellas comunicaciones recibidas o
despachadas por una empresa en desarrollo de sus funciones

Verdadero
Falso

3
La administración de documentos e define como: 

Elaboración de documentos debidamente planeados y organizados

El control de las comunicaciones oficiales enviadas en soporte papel
Control y seguimiento de las comunicaciones oficiales recibidas y
enviadas
Administración del horario de atención al público visible y de fácil acceso
a los ciudadanos
 

4
Las comunicaciones ________________ son aquellas que son enviadas en soporte
________________ y contiene original y máximo dos ___________

Internas, físico, originales

Oficiales, electrónico, copias
Enviadas, físico, copias (correcta)
Internas, físico, anexos

5
El concepto de "Planeación" hace referencia a:  

Los pasos o mecanismos a seguir para alcanzar objetivos

propuestos
Plasmar información para el cumplimiento de metas
Seguir procesos para la obtención de los recursos
Planificar mediante formatos los pasos a seguir para el crecimiento de la
empresa

6
Dentro del proceso de comunicaciones hablamos de la apertura que consiste en la
hora en que se debe atender al usuario interno y externo para la recepción de las
comunicaciones oficiales

Verdadero
Falso

7
La _________________ consiste, en recibir las comunicaciones,
_________________ de diferentes entidades, y ______________ o soportes

Información,  almacenadas, materiales

Recepción, provenientes, medios
Documentación, escritas, materiales
Información, proveniente, materiales

8
La norma ________________ tiene como objeto brindar ____________________
para la gestión de ____________________

Internacional, pautas, informes

GTC 187, información, documentos
GTC 185, herramientas, documentos
GTC 187, herramientas, documentos

9
El almacenamiento de _______________ consiste en ___________________ los
documentos, debidamente ________________ y organizados

Documentos, recopilar, clasificados (correcta)

Unidades, organizar, foliados
Documentos, garantizar, foliados
Unidades, garantizar, clasificados

10
 La ________________ es la ejecución de los _________________ la motivación, la
comunicación,  es decir la etapa en que se _____________al personal

Organización, programas, orienta

Administración, archivos, organiza
Dirección, planes, orienta (correcta)
Planeación, archivos, direcciona

11
El reparto consiste en la distribución de las comunicaciones, hacia las oficinas que
deban realizar el proceso de atención y trámite correspondiente

Verdadero
Falso
 

12
Las comunicaciones oficiales se caracterizan por ser:

Documentos emitidos por entidades oficiales o del estado

Documentación emitida por entidades militares
Comunicación de entidades oficiales o privadas (correcta)
A y B son correctas

13
Se conoce como ruido documental en cuando se encuentra: 

Un gran número de datos o de información genérica que no es

relevante a lo que se esperaba encontrar
Documentos que pierden su valor documental por el paso del tiempo
Descarte de documentos soportado en actas
Falta de información

14
La radicación consiste en el número consecutivo que se asigna a las comunicaciones
producidas o recibidas

Verdadero
Falso

15
Se denomina silencio documental cuando:

Dentro de un documento hay  hojas en blanco

Información completa pero no con deterioro físico
Proceso de exploración de bases de datos y palabras claves
Falta de información o hallazgos mínimos respecto a lo que se
requiere

 
16
Un memorando es un documento escrito que contiene lo sucedido, tratado o acordado
en una reunión específica

Verdadero
Falso

17
Dentro del proceso de administración qué papel desempeña la organización
 
 
 
 
 
 
 

La organización es la entidad es decir la razón social

Es la forma en que cumple las funciones la entidad respetando el orden
en los procesos
Es la distribución de responsabilidades entre los integrantes de la
empresa (correcta)
Es la distribución de secciones y subsecciones dentro de un fondo o
empresa

18
Comunicaciones recibidas, son:
 
 
 
 
 
 
 

Documentos que ingresan a la empresa

Documentos que son transferidos de un archivo a otro
Comunicaciones que ingresan a la oficina de correspondencia para ser
despachadas fuera de la empresa
Comunicaciones oficiales que ingresan y son de carácter privado de la
entidad

19
Comunicaciones privadas son todas aquellas comunicaciones que llegan con el
nombre del funcionario los cuales se deben radicar para llevar un control pese a ser
de carácter personal

Verdadero
Falso

20
Las comunicaciones oficiales recibidas son aquellas que ingresan a la empresa, las
cuales  deberán ser revisadas, para verificar la competencia, los anexos, el destino y
los datos de origen del ciudadano o entidad que las remite

Verdadero
Falso

21
Corresponde a una comunicación escrita para tratar asuntos internos

Circular
Memorando
Informe
Acta

22
Se conoce por mantenimiento en la función de la administración documental

Regular la gestión de los archivos

Comprobación soporte e ilustración de los documentos
Cuidado y actualización del documento en físico o electrónico
Recopilación de documentos clasificados y organizados

23
Las _____________________ se dividen en dos grupos __________________ y
______________________,  se deben separar en el momento en que se reciben,
según el tipo de comunicaciones 

Comunicaciones, activas, inactivas

Circulares, internas, externas
Actas, internas, externas
Comunicaciones, oficiales, personales

24
Una comunicación _______________ de interés _____________ con el mismo
contenido dirigida a un grupo específico es la ______________

Escrita, común, circular

Escrita, común, carta
Formal, laboral, circular
Laboral, público, circular

25
Se refiere a comunicación escrita de interés común con mismo contenido

Memorando
Actas
Informes
Circular