Programas que usas por un precio mensual y que están en la nube.

Los primeros son los programas de toda la vida: tu los tienes en tu ordenador, los vas
actualizando, haces tus copias de seguridad,…
Los segundos son relativamete recientes pero han venido para quedarse y pronto
terminarán sustituyendo a los otros.
Lo digo porque las ventajas que conlleva trabajar con un programa de contabilidad en la
nube son importantes. Destaco estas dos:
Sólo necesitas un terminal cualquiera y una conexión a Internet para trabajar, lo que
permite la deslocalización tan valorada hoy día.
Al ser tecnología en la nube, te despreocupas de copias de seguridad, de actualizaciones,
de ocupación de espacio en los ordenadores, … Estos “problemas” pasan a ser
responsabilidad del proveedor.
2. Los justificantes de las operaciones
Para poder hacer un apunte contable se necesita estar en posesión del documento en el
que se refleja la operación de que se trate.
Y sin los documentos que respalden las anotaciones contables no se podría demostrar su
veracidad.
A modo de ejemplo entre la documentación contable más habitual podemos nombrar: las
facturas emitidas y recibidas, las nóminas, los seguros sociales, los justificantes de los
movimientos bancarios, los recibos de caja, etc.
Pero hay que tener en cuenta un pequeño detallito: el programa va a calcular ese importe
en función de los datos que tenga metidos, lo que quiere decir que si la contabilidad sólo
está mecanizada hasta julio la cantidad que el programa te va a calcular es a esa fecha.
Y que, como es obvio, para que te de el resultado de finales de septiembre la contabilidad
tiene que estar actualizada a esa fecha.
Es sólo un ejemplo pero muestra claramente la importancia de llevar la contabilidad lo
más al día posible: si no es así la información que se extraiga de ella estará anticuada.
¿Hay que presentarla en algún sitio?
Si, en el Registro Mercantil.
Hay dos obligaciones en este sentido:
1. Presentación de los Libros de Contabilidad.
Una vez terminado el ejercicio, en el plazo máximo de cuatro meses hay que presentar los
libros de contabilidad en el Registro Mercantil para su legalización.
Los libros que hay que presentar obligatoriamente son dos:
Libro Diario, que contiene todos los asientos contables del ejercicio ordenados por fechas.
Libro de Inventarios y Cuentas Anuales, que contiene el balance de situación, la cuenta de
pérdidas y ganancias y balances de sumas y saldos trimestrales.
2. Depósito de Cuentas Anuales.
Además de la obligación anterior, la entidad debe aprobar sus cuentas anuales en la
correspondiente asamblea de socios.
Una vez aprobadas, deberá depositarlas en el registro mercantil en el plazo de un mes.

Breve resumen de lo visto en este post…

Todas las operaciones económicas que realice la empresa así como sus cobros y pagos
deben ser contabilizados.
Se utilizarán los documentos y justificantes de cada una de ellas para realizar los asientos
contables que correspondan.
Los programas de contabilidad en la nube son los que hoy día tienden a imponerse por las
ventajas que ofrecen.
Al margen de su obligatoriedad, la única forma de sacar un partido real a la información
que ofrece la contabilidad es llevándola lo más actualizada posible.
Tanto los libros de contabilidad como las cuentas anuales deben ser presentados en el
Registro Mercantil en los plazos establecidos legalmente.
Así que lo mejor es que construya el hábito de leer para que esté actualizado de los
cambios que pasen el país y que lo puedan beneficiar y también, que aprenda algunas
cosas básicas de contabilidad para que por lo menos lleve un orden sus operaciones y en
dado caso pueda tomar decisiones correctas para la situación financiera de su empresa.
Comencemos por algunos conceptos básicos
De acuerdo con vivoemprendiendo.com llevar el control financiero de su negocio le
permite conocer las necesidades a las que se debe enfrentar y los recursos con los que
cuenta para ello. De hecho, asegura que si no se es precavido con la contabilidad, usted se
está arriesgando a agotar sus ingresos a mitad de mes o a desconocer los préstamos
concedidos a un tercero.
Mire estos dos conceptos:
1. Balance General: es un resumen que refleja el panorama actual de su empresa. Este lo
guiará a tomar las decisiones financieras. Básicamente es un resumen de todo lo que tiene
la empresa, lo que debe y lo que realmente le pertenece al propietario. El reporte se
clasifica así:
1.1 Activos: son todos los bienes y derechos que son propiedad de la empresa y que
contribuyen a la generación de utilidades. Ejemplo: inmuebles, cuentas bancarias etc.
1.2 Pasivos: son las deudas y obligaciones que la empresa tiene a su cargo y que de alguna
manera le generan costos a la empresa. Ejemplo: cuentas por pagar, préstamos etc.
Hay que hacer también otras cosas, claro, pero el grueso del trabajo suele ser introducir
los asientos que correspondan en el programa que se utilice.
Pero vayamos por partes.
Lectura recomendada: Introducción a la contabilidad de una empresa.
¿Qué operaciones son las que hay que contabilizar?
Todas las operaciones que realice la empresa. Por ejemplo:
Compras y gastos.
Ventas e ingresos.
Adquisiciones y ventas de activos.
Sueldos y seguridad social.
Liquidaciones de impuestos.
Préstamos y otras deudas.
Concesión de subvención.
Inversiones financieras.
Entregas y recepciones de pagarés, letras de cambio o cualquier otro efecto.
Todos los movimientos bancarios.
Todos los movimientos de efectivo.
En general, cualquier hecho de trascendencia económica así como su cobro o pago.
¿Qué se necesita para llevar la contabilidad?
Básicamente, para llevar la contabilidad se necesita: un programa contable y los
justificantes de las operaciones. Y, como es obvio, una persona que maneje las dos cosas.
1. El programa contable
Es la herramienta de trabajo, por lo tanto su elección es clave.