Aplicativo contable:

¿Qué elementos se deben

considerar?

Toda empresa suele tener relaciones comerciales con proveedores. Si se

trata de una constructora, entonces sus proveedores serían las empresas
que se dedican a la producción de materiales de construcción, como
cemento, arena, productos químicos, herramientas, entre otros. Si fuese una
empresa agroindustrial dedicada a comercializar productos no
tradicionales, tales como miel, bálsamo, ajonjolí, se debe dar énfasis a
ese tipo de productos de parte de sus proveedores. Enfatizar Formulario de
Compra a Sujetos Excluidos.

El escenario Proveedores, permite llevar un registro de las actividades

comerciales de la empresa. Esto ocurre así porque la mayoría de las
empresas que funcionan como proveedores ofrecen sus servicios a
crédito, salvo casos especiales donde se pacta en efectivo.

Cuentas por cobrar – Cartera

Así como una empresa necesita de proveedores, también cuenta con

ventas a crédito. La empresa constructora del ejemplo anterior, basa su
negocio en la venta de las casas o apartamentos que produce.

En el otro caso, se vende localmente y al exterior.

Por tanto, este campo permite hacer un seguimiento de los créditos que ha
dado a los clientes. Al final del ejercicio se debe evaluar el riesgo de
incobrabilidad de cada deuda a cargo de los clientes.

Impuestos

Control de IVA e ISR.

Impuestos específicos, depende del tipo de negocio.

Administración de terceros

Este elemento de un aplicativo contable es necesario para estructurar bien

las relaciones comerciales entre proveedores y clientes, como también la
nómina de empleados. Este ambiente del software permite que una
empresa sea asociada por un NIT o NRC, para así facilitar las búsquedas.

Costos

En el escenario de costos se lleva la contabilidad referente a los costos de

producción que lleva una empresa. Por ejemplo, si se trata de una
empresa de confección de ropa, se tiene en cuenta el valor de la tela, los
botones, la mano de obra, entre otros.

Estructura....definir

Este aspecto del aplicativo contable es muy necesario para que la empresa
pueda analizar cuáles pueden ser las ganancias que puede obtener de cada
producto y cómo esto aporta a sus finanzas.

Control de comprobantes

En tanto una empresa cuenta con facturación que expide a sus clientes y
proveedores, este campo permite llevar un registro de dicha información
contable. Esto se centra en facturación relacionada con ventas, compras,
ingresos, egresos, pagos, entre otros.

Conciliación bancaria

Probablemente, este ambiente del software es uno de los más importantes

que existen. Se trata de una parte del software donde se analizan los
movimientos y transacciones realizadas en las cuentas bancarias de la
empresa. Hacia final de mes, también los movimientos contables que realiza
una empresa.

Propósito principal de esta actividad de control.

Informes generales

Toda la información que ha sido introducida en el aplicativo contable debe

contar con un escenario donde se puede visualizar en gráficos y estado
situación financiera de la empresa, así como el resto de estados financieros.
Es una herramienta muy útil para tomar medidas inteligentes para que el
proyecto mantenga siempre su estabilidad.

Propiedad, Planta y Equipo

El escenario de Propiedad, planta y equipo tiene que ver con toda la

maquinaria con la que cuenta una empresa para llevar a cabo sus procesos
administrativos y de producción.

Gracias a este aspecto del aplicativo contable, la empresa se hace una idea

de la depreciación que están teniendo los productos que ha adquirido. Si la
empresa llega a ser vendida, estos activos fijos se tienen en cuenta como
parte del valor de ésta misma.

Interfaces

El ambiente de interfaces es un escenario, donde el aplicativo

contable puede ser compatible con otros programas. Si se tiene una
contabilidad en un hoja de cálculo de Excel, esta puede ser agregada al
programa, o viceversa. También es un ambiente que permite la
sincronización del software con la Nube y el resguardo de información.

Su enfoque más que todo está centrado en la exportación e importación de

archivos compatibles con el software.

Éstas y otras características son de carácter esencial en cualquier aplicativo

contable que quiera cubrir todos los aspectos y procesos financieros de una
pequeña o mediana empresa.

 ¿Qué es un programa de contabilidad?

Definición: Programa o aplicación informática que guarda y procesa transacciones

contables.

Una aplicación o programa de contabilidad funciona como un sistema de

información contable.

A veces, es desarrollado por la empresa que lo va a usar y, otras veces, puede ser
adquirido a un tercero. También, puede ser una combinación de ambos, adquiriendo un
programa a un tercero, el cual puede modificarse y adaptarse a las necesidades del
cliente.

Características de un programa de contabilidad

 Un software de contabilidad estándar consiste en una variedad de funciones o módulos,
con diferentes secciones que se ocupan de ciertas áreas de la contabilidad.

Hay algunos módulo básicos que son comunes a casi todos los programas
contables:

 Cuentas por cobrar: donde la empresa registra el dinero que recibe.

 Cuentas a pagar: donde la empresa registra sus facturas y paga el dinero que debe.
 Libros diarios: los "libros" de la empresa.
 Facturación: desde donde la empresa crea las facturas para sus clientes.
 Stock/Inventario: donde la empresa mantiene el control de su inventario.
 Órdenes de compra: donde la empresa crea sus órdenes de compra.
 Órdenes de venta: donde la empresa registra los pedidos de los clientes para el
suministro del inventario.
 Control de caja: donde la empresa registra sus cobros y pagos.

Otras funciones, no tan básicas, se integran a menudo en los programas de

contabilidad en función de las necesidades de los clientes.

 ìInforme de deudas: donde la empresa rastrea los intentos de cobro y las facturas
vencidas y no cobradas.
 Herramientas de pagos electrónicos.
 Gastos: donde se registran los gastos de los empleados relacionados con la empresa.
 Consultas: donde la empresa busca información de sus empleados como registros o
acciones.
 Nóminas: donde la empresa hace un seguimiento de salarios, pagas e impuestos
relacionados.
 Informes: donde la empresa puede encontrar toda su información contable y financiera.
 Partes de horas: donde los profesionales, como por ejemplo abogados y consultores,
graban su tiempo de trabajo para poder facturar a sus clientes.