LA CAPACITACION EN LAS ORGANIZACIONES

En la actualidad las empresas necesitan capacitar a su personal para crear un ambiente

de trabajo sano, sin embargo suelen olvidarlo, y es precisamente en ese momento cuando
surgen problemas con la comunicación y desempeño de los empleados, dando como
resultado la baja productividad. Por tal motivo las organizaciones deben realizar
actividades para que los empleados logren superarse dentro de la empresa.

A través de la capacitación y el desarrollo, las organizaciones hacen frente a sus

necesidades presentes y futuras utilizando mejor su potencial humano, el cual, a su vez,
recibe la motivación para lograr una colaboración más eficiente, que naturalmente busca
traducirse en incrementos de la productividad.

¿Qué es capacitación?

La capacitación, es un proceso educacional de carácter estratégico aplicado de manera

organizada y sistémica, mediante el cual las personas adquieren o desarrollan
conocimientos y habilidades específicas relativas al trabajo, para modificar sus actitudes
frente a aspectos de la organización, el puesto o el ambiente laboral.

Como componente del proceso de desarrollo de personas al interior de las

organizaciones; la capacitación implica:

 Una sucesión definida de condiciones y etapas orientadas a lograr la integración

del colaborador a su puesto en la organización, el incremento y mantenimiento de
su eficiencia, así como su progreso personal y laboral en la empresa.
 Un conjunto de métodos técnicas y recursos para el desarrollo de los planes y la
implantación de acciones específicas de la empresa para su normal desarrollo.

En tal sentido la capacitación constituye un factor importante para que el colaborador

brinde el mejor aporte en el puesto asignado, ya que es un proceso constante que
busca la eficiencia y la mayor productividad en el desarrollo de sus actividades, así
mismo contribuye a elevar el rendimiento y el ingenio creativo del colaborador.

FINES DEL PLAN DE CAPACITACION

Según el National Industrial Conference Board de Estados Unidos, la finalidad de la

capacitación es ayudar a los empleados de todos los niveles a alcanzar los objetivos de la
empresa, impulsando la eficacia organizacional, contribuyendo así a:

 Elevar el nivel de rendimiento de los colaboradores y, con ello, al incremento de la

productividad y rendimiento de la organización.

 Mejorar la interacción entre los colaboradores y, con ello, a elevar el interés por el
aseguramiento de la calidad en el servicio.
  Satisfacer requerimientos futuros de la empresa en materia de personal, sobre la
base de la planeación de recursos humanos.

 Generar conductas positivas y mejoras en el clima de trabajo, la productividad y la

calidad, elevando la motivación del trabajador.

 Mantener la salud física y mental en tanto ayuda a disminuir el estrés laboral y

prevenir accidentes de trabajo, con ambientes seguros lo cual conlleva a
actitudes y comportamientos más estables.

 Mantener al colaborador al día con los avances tecnológicos, lo que alienta la

iniciativa y la creatividad ayudando a prevenir la obsolescencia de la fuerza de
trabajo.

 Preparar al personal para la ejecución eficiente de sus responsabilidades.

 Brindar oportunidades de desarrollo personal en los cargos actuales y para futuros

puestos que el colaborador pueda aspirar.

 Proporcionar orientación e información relativa a los objetivos de la Empresa, su

organización, funcionamiento, normas y políticas.

 Contribuir a elevar y mantener un buen nivel de eficiencia individual y rendimiento

colectivo.

 Ayudar en la preparación de personal calificado, acorde con los planes, objetivos y

requerimientos de la organización.

 Apoyar la continuidad y desarrollo institucional.

Tipos de Capacitación

 Capacitación Inductiva: Es aquella que se orienta a facilitar la integración del

nuevo colaborador a su ambiente de trabajo.
Normalmente se desarrolla como parte del proceso de Selección de Personal, pero
puede también realizarse previo a esta. En tal caso, se organizan programas de
capacitación para postulantes y se selecciona a los que muestran mejor
aprovechamiento y mejores condiciones técnicas y de adaptación.

 Capacitación Preventiva: Es aquella orientada a prever los cambios que se

producen en el personal, toda vez que su desempeño puede variar con los años,
 sus destrezas pueden deteriorarse y la tecnología hacer obsoletos sus
conocimientos.

Esta tiene por objeto la preparación del personal para enfrentar con éxito la
adopción de nuevas metodología de trabajo, nueva tecnología o la utilización de
nuevos equipos, llevándose a cabo en estrecha relación al proceso de desarrollo
organizacional.

 Capacitación Correctiva: Como su nombre lo indica, está orientada a solucionar

“problemas de desempeño”. En tal sentido, su fuente original de información es la
Evaluación de Desempeño realizada normalmente en la empresa, pero también
los estudios de diagnóstico de necesidades dirigidos a identificarlos y determinar
cuáles son factibles de solución a través de acciones de capacitación.

 Capacitación para el Desarrollo de Carrera: Estas actividades se asemejan a la

capacitación preventiva, con la diferencia de que se orientan a facilitar que los
colaboradores puedan ocupar una serie de nuevas o diferentes posiciones en la
empresa, que impliquen mayores exigencias y responsabilidades.

Modalidades de Capacitación

Los tipos de capacitación enunciados pueden desarrollarse a través de las siguientes

modalidades:

 Formación: Su propósito es impartir conocimientos básicos orientados a

proporcionar una visión general con relación al contexto de trabajo. Ejemplo las
capacitaciones que se le dan al personal en general sobre prevención de
accidentes laborales o uso adecuado de los elementos de protección personal.

 Actualización: Se orienta a proporcionar conocimientos y experiencias derivados

de recientes avances científico – tecnológicos en una determinada actividad.
Ejemplo cuando en una empresa implementan un software nuevo de contabilidad
o le agregan módulos adicionales al actual.

 Especialización: Se orienta a la profundización y dominio de conocimientos y

experiencias o al desarrollo de habilidades, respecto a un área determinada de
actividad. Ejemplo un contador público de una empresa, si el gobierno saca una
nueva forma de presentar la retención en la fuente, el IVA, la declaración de renta,
informes financieros etc.

 Perfeccionamiento: Se propone completar, ampliar, desarrollar, potenciar el nivel

de conocimientos y experiencias, para el desempeño de funciones técnicas,
profesionales, directivas o de gestión. Ejemplo un miembro del equipo de gestión
 del talento humano, se capacita para implementar y dar seguimiento al programa
de salud y seguridad en el trabajo de la empresa.

 Complementación: Su propósito es reforzar la formación de un colaborador que

maneja solo parte de los conocimientos o habilidades demandados por su puesto
y requiere alcanzar un nivel más alto. Ejemplo un ejecutivo o gerente de una
organización que recibe una capacitación en coaching.

Beneficios e impacto

El impacto de este instrumento en el desarrollo de la organización es

potencialmente muy alto, influyendo de forma positiva en los siguientes aspectos:

 Provoca un aumento de la calidad del trabajo y la productividad. El hecho de

mejorar las fortalezas y suplir las carencias de cada empleado permite a los
colaboradores poder llevar a cabo las tareas de su puesto de trabajo de forma más
competente. Incrementando la productividad de todos los trabajadores.

 Contribuye a mejorar la satisfacción e implicación de los trabajadores.

Cuando los empleados comprueban que la Dirección de la empresa se preocupa por su
desarrollo personal, posibilitando su formación continua, y pone en marcha acciones para
mejorar sus destrezas, permitiéndoles llevar a cabo sus funciones con mayor grado de
éxito, la satisfacción y motivación en la empresa crece, generando ambientes de trabajo
positivos, motivación alta y equipos de trabajo de alto rendimiento.

 Ayuda a la alineación de objetivos: Esta mayor implicación de los trabajadores

con la compañía también provoca que se sientan parte de la organización y, por tanto,
conciban los objetivos generales como una meta personal.

 Incrementa la rentabilidad de la empresa: Si la organización dispone de

trabajadores preparados y motivados, la consecuencia natural es que los beneficios
económicos de la organización se eleven.

 Permite la solución de problemas. La capacitación de los empleados a través

del plan de formación empresarial no se reduce al “aquí y ahora”, sino que va a situar a
las personas en una situación de partida más preparada para afrontar los cambios y
desafíos que la evolución del mercado traiga consigo.
 Disminuye la necesidad de supervisión. Con los equipos de trabajo en posesión
de las habilidades y conocimientos para cumplir con sus objetivos, el control por parte de
los superiores puede reducirse a la coordinación, posibilitando que los líderes se
encarguen de la planificación estratégica, sin perder tiempo en tareas de menor prioridad.

 Ahorra costos innecesarios. Este beneficio del plan de capacitación empresarial

tiene una doble vertiente. Por un lado, la formación de los empleados contribuye a la
reducción de los errores en el marco del desempeño profesional, lo que reduce el gasto
que los fallos conllevan. Por otro, al planificar con detalle las necesidades formativas de
cada trabajador, en función del puesto que ocupa, sus expectativas y competencias,
permite que las acciones de capacitación llevadas a cabo por Recursos Humanos se
aprovechen al máximo, evitando la inversión de recursos económicos en medidas de bajo
impacto.

LA CAPACITACION COMO PROCESO DEL DESARROLLO DEL TALENTO HUMANO

EN LAS ORGANIZACIONES

Arias Galicia y Heredia Espinosa, 2006, p. 511, proponen un modelo de sistema, el cual
denominan “Sistema AG” de capacitación para la excelencia, en el cual propone una serie
de pasos para garantizar que la capacitación sea efectiva en la organización, partiendo
desde un análisis de la situación de la organización, esto es, desde la planeación
estratégica para ver si se cuenta con el personal idóneo, o si puede capacitar, de ser así,
propone los pasos para que la empresa proporcione la capacitación requerida:

1. Diagnóstico y detección de las necesidades de capacitación.

 Alcance de los objetivos de la organización.
 Determinación de los requisitos básicos de la fuerza de trabajo.
 Resultados de la evaluación de desempeño.
 Análisis de problemas de producción (a priori o a posteriori).
 Análisis de problemas de personal.
 Análisis de informes y otros datos.

2. Desarrollo de planes y programas: Implica lo siguiente

 Establecimiento de objetivos de la capacitación ¿A quién se capacita?

¿Cómo capacitar?.
 Estructuración de contenidos de la capacitación ¿En qué capacitar?
 Diseño de actividades de instrucción ¿Dónde capacitar? ¿Cuándo
capacitar?.
  Selección de recursos didácticos y económicos: capacitaciones virtuales o
presenciales, tiempo de duración de la capacitación, costo de la
capacitación.
 Diseño de un programa o curso de capacitación: ¿A quién va dirigida la
capacitación? ¿Cuánto dura la capacitación? ¿Quién va a capacitar es
interno o externo?

1. Ejecución de la capacitación: La aplicación de los programas por parte del

consultor, el supervisor de línea o una combinación de los dos.

1. Evaluación de los resultados de la capacitación: Debe existir seguimiento antes,

durante y después de la capacitación, comprobación o medición, y comparación
de los resultados antes y después de la capacitación.

También existe normatividad de calidad al respecto de la capacitación, debido a que la

capacitación es un proceso determinante en el aseguramiento de la calidad de los
productos que deben cumplir con sus estándares de calidad, de tal forma, que se tiene el
grupo de normas ISO 10015, que son un anexo de las normas ISO 9000. La norma ISO
10015 señala que un sistema de formación y desarrollo de los recursos humanos para la
calidad deberá contar con las siguientes fases: analizar, planear, hacer y evaluar el
desarrollo de los recursos humanos en las organizaciones garantizando la calidad de los
procesos y productos que se elaboran en las organizaciones.

METODOLOGIAS AGILES PARA CAPACITACION

La necesidad de las empresas en temas de entrenamiento y capacitación a sus
colaboradores en la actualidad ha dado un giro que obliga a las organizaciones a invertir
en esfuerzos significativos y de alto costo para cumplir con este objetivo, inversión en
términos de organización y logística, ya sea por la cantidad o disponibilidad de los
empleados, su ubicación geográfica, la rotación del personal, el tiempo y muchas
variables que hay que considerar a la hora de poner en marcha un proyecto de
formación a nivel empresarial.
Existen 5 herramientas claves que le pueden ayudar a facilitar y optimizar los procesos
de formación en las organizaciones.
1. Simulaciones
2. Coaching
3. Formador de formadores
4. E-learning
5. Métodos tradicionales Conferencias.
1. Simulaciones: Consiste en simular la realidad, ya sea para representar aquello que
tiene que ver con los roles y procesos de nuestro día a día en el trabajo o bien para
proyectar cómo podría ser algo que todavía no es, como la implementación de un nuevo
proceso o cualquier cambio en la organización.
Cuando diseñamos una experiencia virtual a través de la cual los usuarios
experimentarán la toma de decisiones estamos ante una simulación computarizada o
software de simulación, por ejemplo existen sotfware que permiten la creación y
distribución de contenidos como simulaciones, cursos rapid e-learning de una manera
fácil y didáctica, lo cual permite tener acceso a material adecuado y listo a la hora de
capacitar y generar trasferencia de conocimiento, sostenible en el tiempo por su
naturaleza de curso virtual, en cualquier momento el usuario puede recurrir al material
publicado.
Ventajas – Beneficios
 Involucran al empleado en el aprendizaje.
 El colaborador experimenta situaciones próximas a la realidad.
 Es una forma económica de capacitar a un gran número de empleados.
 Reentrenamientos ágiles.
 Forma innovadora de capacitar lo que genera un ahorro en tiempo y dinero.
 Fácil acceso a la información.

2. Coaching
Coaching es un conjunto de acciones orientadas a mejorar el desempeño de una
persona de manera que alcance su potencial y de este modo pueda dar valor agregado
a la compañía.
Organizacionalmente, dar coaching es una forma capacitación empresarial, impartida
por un profesional externo, un compañero de trabajo o por el supervisor de la persona.
Generalmente, con la aplicación de coaching se busca construir habilidades como
comunicación, resolución de problemas, empoderamiento, trabajo en equipo o ventas.
También se utiliza con frecuencia para mejorar características personales como impacto
o asertividad.
Ventajas – Beneficios
 Potencia la capacidad individual.
 Aumenta la productividad y por ende la rentabilidad.
 Incremento de empoderamiento y pertenencia.
 Movilización y disposición al cambio.

3. Formador de Formadores
Formador de formadores es una estrategia destacable para multiplicar los resultados de
la capacitación y compartir el conocimiento. Las experiencias basadas en la formación
de los supervisores o en la identificación de líderes como formadores constituyen un
medio eficaz que se enriquece en doble vía. El reconocimiento para los formadores de
sus competencias, capacidades y para las personas formadas, un mejor aprendizaje por
la cercanía que existe por tratarse de compañeros de trabajo.
 Ventajas – Beneficios
 Bajo costo.
 Genera una dinámica interesante entre los colaboradores de la empresa y los
beneficia a todos.
 Mantiene el conocimiento adquirido y lo multiplica.
4. E- learning :
El e-learning ha transformado la forma de impartir conocimiento. El uso de nuevas
tecnologías y herramientas digitales ha servido para que estudiantes y trabajadores
aprendan de forma dinámica nuevas habilidades y complementen sus conocimientos.
Distintas organizaciones han implementado plataformas que integran el aprendizaje en
línea con sistemas de gestión y desarrollo de contenidos multiplataforma, donde los
empleados han podido tener mayor interacción con videos, imágenes, foros y audios
que permiten la profundización en temáticas específicas; esta modalidad de aprendizaje
será una alternativa efectiva y viable para mejorar la formación profesional.
Ventajas – beneficios
 Mayor flexibilidad.
 Acceso 24/7.
 Ahorro en tiempo y dinero respecto a la capacitación tradicional.
 Seguimiento, evaluación y verificación de resultados precisa para la toma de
decisiones.
 Posibilidad de actualización inmediata de los contenidos de los cursos.
 Aprendizaje colaborativo.
 Feedback o retroalimentación.

5. Métodos tradicionales Conferencias.

Los métodos tradicionales de capacitación tienden a depender más de la comunicación
masiva y menos de la participación activa, en muchas empresas se ha popularizado la
práctica de exhibir un audiovisual en ocasiones especiales, como el primer contacto de
un nuevo empleado con la organización. Otras se inclinan por películas, videos y
expositores profesionales.
Los métodos de capacitación de equipos también son técnicas tradicionales de
formación, El objetivo de estos métodos es construir relaciones de equipo, lo que
garantiza un mayor éxito para el departamento y para el aprendiz. Las actividades
incluyen juegos y desafíos creados por la interacción de grupo. Utilizando un facilitador
experto, los participantes aprenden e interactúan juntos, forjando relaciones importantes
y duraderas.
Ventajas – Beneficios
 Estos métodos son rápidos y garantizan un impacto “inmediato” en los
empleados.
Podemos ver entonces el enorme potencial del aprendizaje electrónico con ejemplos
como las simulaciones y los e-learning, este tipo de herramientas impulsan a las
compañías a brindar ambientes de formación innovadores y efectivos, la idea es siempre
estar a la vanguardia en todos los temas que puedan llevar a las organizaciones a dar
un paso más allá buscando opciones en el mercado que desarrollen este tipo de
materiales sin necesidad de conocimientos técnicos avanzados; no obstante, todas las
herramientas mencionadas cumplen con un mismo objetivo, entregar conocimiento a
nuestros trabajadores con el ánimo de tener personal más comprometido y competente
en las organizaciones.

Conclusiones

Una vez analizados los conceptos, técnicas, métodos y sistema de capacitación, queda
claro que una empresa que no imparta capacitación a sus empleados, es casi como una
sentencia, o se les van, o se “mueren” juntos, quizá suene muy drástico, pero en estos
tiempos modernos, no se puede imaginar a una empresa que no valore o tenga claro que
necesita capacitar a su personal por cuestiones básicas como: poder atender con calidad
a sus clientes, mejorar la productividad y por ende la rentabilidad. Y todo esto tiene mucho
que ver con las capacidades, actitudes y aptitudes de sus trabajadores. Se sabe también
de que en la forma que se administre un sistema de capacitación, dependerá que éste
sea efectivo o no, desde la detección de las mismas necesidades, pasando por el diseño
y la impartición de la misma, hasta llegar a la evaluación del sistema en su totalidad y de
la forma como se administre. Administrar la capacitación implica planearla
estratégicamente y que también deberá estar alineada a la planeación estratégica que le
dio origen, es decir, que los objetivos y estrategias en que se base, deberán ser parte de
los mismos objetivos y planes institucionales.

Planear la vida y carrera del personal clave resulta tan importante como la vida misma de
la organización, es decir, si la estrategia competitiva en la que se ha basado la empresa
ha sido su fuerza directiva, entonces deberán tomarse todas las precauciones habidas y
por haber para evitar que estos se les vayan o se los lleve la competencia y la forma de
hacerlo es, haciéndolos crecer profesional y económicamente a la par con la
organización.

Otro aspecto de mucha importancia al impartir capacitación, es de índole económico, y se

refiere al beneficio o ahorro que se puede aprovechar al estar la empresa afiliada a alguna
asociación capacitadora, los beneficios pueden ser muy provechosos siempre de que se
trate de capacitación genérica, de tal forma, que cuando se pretenda implementar un
programa de capacitación es recomendable revisar si se puede impartir a través de la
asociación o aprovechando alguna membresía para lograr algún descuento, o también si
se puede obtener un mejor precio por participante, esto en caso de que se envíen a más
de un participante al curso. La asociación más recomendada es administrar los programas
de capacitación buscando hacerlos autofinanciables, es decir, si se contrata algún curso,
hacer extensiva una invitación a alguna empresa filial o vecina que también pudiera
aprovecharlo y de ésta manera bajar los costos para la empresa que se administra,
aunque esto tiene sus limitantes, en ocasiones es posible hacerlo.

También nos podemos apoyar en las ARL, el SENA, Las Cajas de Compensación
Familiar, Las Eps, Los Fondos de Pensiones y Cesantías, Las instituciones financieras,
universidades y centros de formación con las cuales se tenga convenio, plataformas
gratuitas para aprender online.
 Bibliografía

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competencias, Editorial Granica, 2ª edición, 4ª resimpresión, Buenos Aires, 2010.
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