Programa de Capacitación y Desarrollo

Introducción

El desarrollo tecnológico, el proceso de globalización, los tratados de libre comercio entre otros
han obligado a las empresas a considerar la competitividad y la eficiencia empresarial como
elementos de supervivencia que definen el futuro de las organizaciones, la utilización efectiva de
políticas para la capacitación y el desarrollo de los recursos humanos se torna cada vez más
necesaria. Es por eso, que los procesos de capacitación permiten establecer y reconocer
requerimientos futuros, el suministro de empleados calificados y aseguran el desarrollo de los
recursos humanos disponibles.

No se puede estar improvisando en la formación de recursos, por lo que un plan de capacitación

formulado técnicamente, requiere indudablemente antes de su elaboración, estudiar cuales son
las necesidades reales de capacitación que la empresa posee, para evitar caer en el error de
definir temas de capacitación por corazonada o simplemente elaborar un listado que la persona
responsable de elaborar el plan, considera a su juicio que son necesarias de desarrollar.
Una vez identificadas las necesidades de capacitación, se elabora el plan y programa de
capacitación, con temáticas orientadas según necesidades reales y en función de los objetivos de
la institución.

Objetivo
Aplicar los diferentes enfoques para la elaboración de un programa de capacitación y desarrollo

Desarrollo del tema

Programa de Capacitación y Desarrollo
La capacitación y el desarrollo del personal consisten en un conjunto de actividades cuyo
propósito es mejorar su rendimiento presente o futuro aumentando sus capacidades a través de
la mejora de sus conocimientos, habilidades y actitudes. Es decir que los programas de
capacitación se refieren a mejorar las habilidades que se necesitan para rendir mejor en el
puesto actual y los programas de desarrollo se orientan a mejorar los conocimientos para el
desempeño de puestos futuros. Ambos enfoque tienen que ver con la mejora de la capacidad
del empleado para rendir mejor

La capacitación implica una serie de procesos que buscan la integración del colaborador a su
puesto y a la organización, el incremento y mantenimiento de su eficiencia, así como su progreso
personal y laboral en la empresa. Además, la capacitación representa un conjunto de métodos
técnicas y recursos para el desarrollo de los planes y la implantación de acciones específicas de
la empresa para su normal desarrollo. En base a esto podemos decir que la capacitación, es un
proceso educacional de carácter estratégico aplicado de manera organizada y sistémica,
mediante el cual, el personal adquiere o desarrolla conocimientos y habilidades específicas
relativas al trabajo, y modifica sus actitudes frente a aspectos de la organización, el puesto o el
ambiente laboral. La capacitación constituye factor importante para que el colaborador brinde el
mejor aporte en el puesto asignado, ya que es un proceso constante que busca la eficiencia y la
mayor productividad en el desarrollo de sus actividades; así mismo, contribuye a elevar el
rendimiento, la moral y el ingenio creativo del colaborador.

Existen diferentes tipos, modalidades y niveles de capacitación.

Según los tipos, la capacitación puede ser:
 Capacitación Inductiva.
Es aquella que se orienta a facilitar la integración del nuevo colaborador a su ambiente de
trabajo, en particular.
Normalmente se desarrolla como parte del proceso de Selección de Personal, pero puede
también realizarse previo a esta. En tal caso, se organizan programas de capacitación
para postulantes y se selecciona a los que muestran mejor aprovechamiento y mejores
condiciones técnicas y de adaptación.
 Capacitación Preventiva.
Es aquella orientada a prever los cambios que se producen en el personal, toda vez que su
desempeño puede variar con los años, sus destrezas pueden deteriorarse y la tecnología
hacer obsoletos sus conocimientos.
Esta tiene por objeto la preparación del personal para enfrentar con éxito la adopción de
nuevas metodología de trabajo, nueva tecnología o la utilización de nuevos equipos,
llevándose a cabo en estrecha relación al proceso de desarrollo empresarial.
 Capacitación Correctiva.
Está orientada a solucionar "problemas de desempeño". En tal sentido, su fuente original
de información es la Evaluación de Desempeño realizada normalmente en la empresa,
pero también los estudios de diagnóstico de necesidades dirigidos a identificarlos y
determinar cuáles son factibles de solución a través de acciones de capacitación.
 Capacitación para el Desarrollo de Carrera.
Estas actividades se asemejan a la capacitación preventiva, con la diferencia de que se
orientan a facilitar que los colaboradores puedan ocupar una serie de nuevas o diferentes
posiciones en la empresa, que impliquen mayores exigencias y responsabilidades.
 Esta capacitación tiene por objeto mantener o elevar la productividad presente de los
colaboradores, a la vez que los prepara para un futuro diferente a la situación actual en el
que la empresa puede diversificar sus actividades, cambiar el tipo de puestos y con ello la
pericia necesaria para desempeñarlos.

La capacitación según la modalidad puede ser:

 Formación.
Su propósito es impartir conocimientos básicos orientados a proporcionar una visión
general y amplia con relación al contexto de desenvolvimiento.
 Actualización.
Se orienta a proporcionar conocimientos y experiencias derivados de recientes avances
científico -tecnológicos en una determinada actividad.
 Especialización.
Se orienta a la profundización y dominio de conocimientos y experiencias o al desarrollo de
habilidades, respecto a un área determinada de actividad.
 Perfeccionamiento.
Se propone completar, ampliar o desarrollar el nivel de conocimientos y experiencias, a fin
de potenciar el desempeño de funciones técnicas, profesionales, directivas o de gestión.
 Complementación.
Su propósito es reforzar la formación de un colaborador que maneja solo parte de los
conocimientos o habilidades demandados por su puesto y requiere alcanzar el nivel que
este exige.
Independiente del tipo o de la modalidad, los niveles de capacitación pueden ser:
 Nivel básico.
Se orienta a personal que se inicia en el desempeño de una ocupación o área específica en
la Empresa. Tiene por objeto proporcionar información, conocimientos y habilidades
esenciales requeridos para el desempeño en la ocupación.
 Nivel Intermedio.
Se orienta al personal que requiere profundizar conocimientos y experiencias en una
ocupación determinada o en un aspecto de ella. Su objeto es ampliar conocimientos y
perfeccionar habilidades con relación a las exigencias de especialización y mejor
desempeño en la ocupación.
 Nivel Avanzado.
Se orienta a personal que requiere obtener una visión integral y profunda sobre un área de
actividad o un campo relacionado con esta. Su objeto es preparar cuadros ocupacionales
 para el desempeño de tareas de mayor exigencia y responsabilidad dentro de la
empresa.

Plan de Capacitación y Desarrollo

Fines del Plan de Capacitación

Siendo su propósito general impulsar la eficacia organizacional, la capacitación se lleva a cabo

para contribuir a:

 Elevar el nivel de rendimiento de los colaboradores y, con ello, al incremento de la

productividad y rendimiento de la empresa.
 Mejorar la interacción entre los colaboradores y, con ello, a elevar el interés por el
aseguramiento de la calidad en el servicio.
 Satisfacer más fácilmente requerimientos futuros de la empresa en materia de personal,
sobre la base de la planeación de recursos humanos.
 Generar conductas positivas y mejoras en el clima de trabajo, la productividad y la calidad
y, con ello, a elevar la moral de trabajo.
 Mantener la salud física y mental en tanto ayuda a prevenir accidentes de trabajo, y un
ambiente seguro lleva a actitudes y comportamientos más estables.
 Mantener al colaborador al día con los avances tecnológicos, lo que alienta la iniciativa y la
creatividad y ayuda a prevenir la obsolescencia de la fuerza de trabajo.

Objetivos del Plan de Capacitación

Generales
 Preparar al personal para la ejecución eficiente de sus responsabilidades que asuman en
sus puestos.
 Brindar oportunidades de desarrollo personal en los cargos actuales y para otros puestos
para los que el colaborador puede ser considerado.
 Modificar actitudes para contribuir a crear un clima de trabajo satisfactorio, incrementar
la motivación del trabajador y hacerlo mas receptivo a la supervisión y acciones de
gestión.
Específicos
 Proporcionar orientación e información relativa a los objetivos de la empresa, su
organización, funcionamiento, normas y políticas.
 Proveer conocimientos y desarrollar habilidades que cubran la totalidad de requerimientos
para el desempleo de puestos específicos.
  Actualizar y ampliar los conocimientos requeridos en áreas especializadas de actividad.
 Contribuir a elevar y mantener un buen nivel de eficiencia individual y rendimiento
colectivo.
 Ayudar en la preparación de personal calificado, acorde con los planes, objetivos y
requerimientos de la Empresa.
 Apoyar la continuidad y desarrollo institucional.

El proceso de capacitación.

Necesidades Diseño de la Conducción de Evaluación de

por satisfacer capacitación la capacitación los resultados

Diagnostico Decisión en Implantación o Evaluación y

de la situación cuanto la acción control
estrategia

-Objetivos de la -Programación Conducción y -Monitoreo del

organización. de la aplicación del proceso.
-Competencias capacitación programa de -Evaluación y
necesarias - A quien, capacitación medición de
-Problemas de como, en que, por medio de resultados
producción donde y cuando -Gerente de -Comparación
-Problemas de capacitar línea. de la situación
personal -Asesoría de actual con la
-Resultados de RRHH anterior
la evaluación -Análisis de
del desempeño costos

1. Necesidades por satisfacer.

Previo a la capacitación, es necesario realizar un diagnostico de necesidades para identificar las
carencias, deficiencias o bien desviaciones con que la empresa cuenta y que son la clave para
que no esté funcionando como es debido, sin dejar de mencionar, que un diagnostico de
necesidades es el factor que orienta la estructuración y desarrollo de planes y programas para el
establecimiento y fortalecimiento de conocimientos, habilidades o actitudes en los participantes
de una organización, a fin de contribuir en el logro de los objetivos de esta.

Las necesidades de capacitación se determinan en base a las que tiene un individuo, un grupo,
las que requieren solución inmediata o solución futura, las que requieren capacitación fuera del
lugar de trabajo, las necesidades que la empresa puede resolver por si misma y las que
requieren recurrir a fuentes de capacitación externa, así también hay necesidades de
capacitación que puede el trabajador resolverlas por si mismo.
Como resultado de este diagnostico se obtiene información que permite establecer un análisis
de prioridades de capacitación:

 Por temas
Considerando la importancia o urgencia de los conocimientos o habilidades que son más
necesarios para las áreas, de acuerdo a sus objetivos a mediano y corto plazo.
 Por personas
Estableciendo la urgencia en cuanto, a que determinadas personas reciban capacitación, ya sea
porque se acaban de incorporar a la empresa, a un determinado puesto, porque se harán cargo
de un proyecto en especial o simplemente porque deben mejorar sus resultados actuales.
 Por limitación de recursos
Originado por el presupuesto, algunas veces no se puede empezar por lo más importante o
urgente, sino más bien con eventos de poco costo. Se puede empezar entonces con cursos ya
estructurados y para los cuales se tiene material e instructores disponibles.

La estrategia de incorporar a los niveles de mando en el proceso de capacitación, permite llevar

a cabo una labor en conjunto, incorporando los conocimientos v la experiencia de quienes más
conocen sobre las operaciones de la empresa, al proceso de capacitación de todo el personal. lo
cual ayudara para hacer nombramiento de responsables:
 Por programas
Cada programa deberá tener un director que norme, supervise y evalúe su realización, así como
las adaptaciones, adiciones y cambios generales que tenga el plan. Ejemplos, director del
programa de capacitación para ventas, de mantenimiento, de supervisores, secretarial, etc.
 Por cursos
Cada programa se compone de cursos o eventos, y a estos también se les puede asignar un
asesor técnico que promueva, adecúe, supervise y evalúe la realización de cada uno de ellos. Es
recomendable que sean expertos y muy conocedores de la materia del curso en cuestión.

Podemos decir que al establecer las necesidades de capacitación se obtendrá información

sobre:
¿Qué debe enseñarse?
¿Quién debe aprender?
¿Cuándo debe enseñarse?
¿Dónde debe enseñarse?
¿Cómo debe enseñarse?
¿Quién debe enseñar?

2. Diseño del Plan de Capacitación

Cuando se va a elaborar un plan de capacitación, se deberá de tomar en consideración aspectos
como: los propósitos que se busquen, el grado de desarrollo del sistema de capacitación, la
tecnología de la empresa y la involucración e importancia que se le dé al proceso de capacitación
de personal. Se deben diseñar orientados hacia la identificación de problemas que resultan de
deficiencias o carencias de capacitación, y que persiguen con sus resultados, la validación del
costo-beneficio que sustenta un sistema de entrenamiento eficaz y eficiente.
El método para elaborar un plan de capacitación, se debe de fundamentar en una metodología
participativa basada en el análisis de los requerimientos de los puestos en cuanto a
conocimientos, habilidades y actitudes de los trabajadores que lo ocupan y que involucren a
todos los niveles de mando, para generar un compromiso de apoyo durante todo el proceso de
capacitación.

Necesidades de información previa a la elaboración del Plan de Capacitación y

Desarrollo
Antes de iniciar el diseño del plan de capacitación, es necesario conocer los aspectos más
relevantes del entorno de la empresa, de la estructura organizacional se necesita conocer el
grado de centralización o descentralización, su flexibilidad, misión, filosofía, objetivos y políticas.
Esto es con el fin de conocer el alcance y la proyección del sistema de capacitación a futuro.

Es importante conocer sobre los antecedentes de capacitación, la imagen que se tiene en

general sobre los éxitos o fracasos de la capacitación, las áreas de oportunidad en las que la
intervención de capacitación puede tener un fuerte impacto en los resultados y objetivos de la
empresa. Estas áreas pueden aparecer con el lanzamiento de un nuevo producto, el desarrollo
de nuevos proyectos, la operación de nuevas plantas o el cambio de tecnología.

Se debe de conocer, sobre la calidad y cantidad de los recursos con que cuenta la empresa para
apoyar las tareas de capacitación, esto nos permitirá conocer con mayor certeza, las
posibilidades de acción a través del diseño de estrategias factibles y concretas. Interesa
especialmente aquí, recopilar información sobre las características del personal, en tanto que
representan el centro de la acción capacitadora, sin separarlos de la problemática organizacional.
La forma en que se distribuye el trabajo en relación con el número de personas que la integran;
conocer el total de puestos existentes, las categorías y niveles en que se agrupan y el número de
personas por cada puesto.
Las descripciones de puesto sirven para planificar los requerimientos de capacitación de acuerdo
a las funciones básicas que tienen asignada sus ocupantes, de los objetivos señalados, del nivel
de desempeño esperado, de sus niveles de dependencia y de autoridad y de sus perspectivas de
desarrollo.
Es necesario conocer algunos indicadores que orientan acerca de las situaciones o problemas que
pueden estar incidiendo en el desempeño del personal y que afectan los niveles de productividad
de la empresa. Ejemplo de indicadores pueden ser: ventas, rechazos, accidentes, rotación,
penetración de mercado, tiempos muertos, etc.

Es importante la sensibilización que se pueda hacer a todos los niveles, sobre la importancia de
la capacitación de acuerdo a las necesidades y prioridades de la empresa, señalar el efecto
directo que tiene el entrenamiento sobre las áreas que integran la conducta de los individuos
(cognoscitiva, psicomotriz y afectiva) y el involucramiento de la gerencia en el diseño del plan

En esta etapa de diseño del plan, se debe entre otros aspectos:

 Definir la filosofía, objetivos, políticas, estrategias y demás acciones del sistema de
capacitación y desarrollo
 Priorizar las necesidades de capacitación y desarrollo del personal en base al diagnostico
realizado.
 Definir como deben ser desarrollados
 Precisar que necesitan aprender los colaboradores (conocimientos, habilidades o
destrezas), deberá anotarse con detalle los contenidos mínimos que requieren los
trabajadores, en función de su desempeño en el puesto. Así como, la estimación en horas,
que se consideren necesarios para alcanzar la conducta deseada.
 Definir a quién seleccionar como instructor.
Las personas o instituciones que impartan los cursos, deben llenar los siguientes requisitos:
que quiera, que sepa, que sepa cómo y que tenga una actitud y personalidad propia sobre la
materia que va a impartir.
 Elaborar el presupuesto de inversión
 Establecer las normas metodológicas
 Definir el tipo de capacitación, empleo de medios, materiales, instructores, etc.
3. Conducción de la capacitación
En esta fase debe estar considerada los diversos medios de capacitación y decisiones de todos
los aspectos del proceso, como motivar al personal hacia el aprendizaje, distribuir la enseñanza
en el tiempo, asegurar el impacto, que se aplique lo aprendido, seleccionar adecuadamente el
lugar y momento para la capacitación, todas estas decisiones depende en gran medida del
contenido, y de las características del educando. Aquí es donde debemos de reiterar la
importancia de los principios del aprendizaje como: la motivación, reforzamiento, repetición,
participación activa y retroalimentación.

Es importante la adecuación del programa de capacitación a las necesidades de la

organización. La decisión de establecer determinados programas debe depender de la
necesidad de preparar determinados empleados o mejorar el nivel de los empleados
disponibles. La capacitación debe ser la solución de los problemas que dieron origen a las
necesidades diagnosticadas o percibidas.
El material de enseñanza debe ser planeado de manera cuidadosa, con el fin de facilitar la
ejecución de la capacitación, enfocándola adecuadamente para maximizar el empleo de los
recursos disponibles.
Debemos procurar que la capacitación debe hacerse con todo el personal de la empresa, en
todos los niveles y funciones. Es necesario contar con un espíritu de cooperación del personal y
con el apoyo de los dirigentes, ya que todos los jefes y supervisores deben participar de
manera efectiva en la ejecución del programa. Sabemos que un director ejerce mucha
influencia decisiva sobre la vida de un supervisor y, del mismo modo, éste sobre cada uno de
los empleados.
El éxito en la ejecución del plan, dependerá del interés, del esfuerzo y de la experiencia de los
facilitadores. Éstos deberán reunir ciertas cualidades personales: facilidad para las relaciones
humanas, motivación por la función, raciocinio, capacidades didácticas, exposición fácil,
además del conocimiento de la especialidad.

En esta fase debemos de coordinar aspectos como:

 Elección de los métodos de capacitación, considerando la tecnología disponible y la futura.
 Definición de los recursos necesarios para la implementación de la capacitación, como tipo
de entrenador o instructor, recursos audiovisuales, maquinas, equipos o herramientas
necesarias, materiales, manuales, etc.
 Definición de la población objetivo, es decir, el personal que va a ser capacitado,
considerando
 Numero de personas.
  Disponibilidad de tiempo.
 Grado de habilidad, conocimientos y tipos de actitudes.
 Características personales de comportamiento.
● Local donde se efectuará la capacitación, considerando las alternativas en el puesto de
trabajo o fuera del mismo, en la empresa o fuera de ella.
● Época o periodicidad de la capacitación, considerando el horario más oportuno o la ocasión
más propicia.

4. Evaluación de los resultados de la capacitación

La evaluación es un proceso continuo que comienza con el desarrollo de los objetivos de
capacitación. Lo ideal es evaluar los programas de capacitación desde el principio, durante, al
final y una vez más después de que los participantes regresen a sus trabajos. En esta fase
permite conocer en que medida se ha logrado cumplir, los objetivos establecidos para
satisfacer las necesidades determinadas en el planeamiento.

Para la evaluación del programa se recomienda medir: la reacción o impacto que generó, el
aprendizaje para saber en cuanto se incrementaron los conocimientos, habilidades y destrezas
de los participantes, las actitudes para conocer en cuanto ha modificado su conducta o
comportamiento y finalmente los resultados finales para saber si la organización ha mejorado
sus resultados, como por ejemplo incremento de ventas, índice de productividad, ausentismos,
etc.

Proceso de evaluación

Normas de Examen anterior Colaboradores

evaluación al curso capacitados

Examen posterior Transferencia al Seguimiento

al curso puesto
Forma de medir los resultados de una capacitación
 Reacción de los participantes a la capacitación. Calificando al curso y al instructor.
 Aprendizaje de los participantes del contenido de la capacitación, mediante una prueba
antes y después de la capacitación y esta se compara con una prueba que se debe de pasar
a un grupo que no ha recibido la capacitación (grupo de control). Nos cuestionamos: ¿En
que medida han aprendido los empleados los que se les ha enseñado? Han adquirido los
conocimientos y habilidades que se habían fijado como objetivos del programa? ¿Pueden
demostrar los comportamientos adecuados?
 Aplicación en el trabajo por parte de los participantes de los nuevos conocimientos y
habilidades. Se compara con el grupo control. Aquí se cuestiona: ¿Que cambios de
comportamiento se han producido en el trabajo como consecuencia de haber recibido la
capacitación? ¿Pueden ahora hacer los empleados que han recibido la capacitación cosas que
antes no podían?
 Rendimiento obtenido por la empresa de la inversión en capacitación, ¿Hasta que punto se
han producido resultados tangibles en cuanto a productividad?

Matriz de evaluación: temas a evaluar

Temas pertinentes para Que medir Donde buscar las

evaluar respuestas
¿Los participantes aprenden Las actitudes o habilidades Comentarios, compañeros
cambian de actitudes o de los participantes antes y superiores, participaciones
mejoran sus habilidades? después

¿Los materiales de Desempeño, conducta y Desempeño, actitudes y

capacitación se aprovechan estilos en el trabajo de los estilos de los subordinados
al máximo? participantes

¿Cuáles son los costos de los Costos fijos y variables de la Costos de los instructores,
programas y técnicas de capacitación tiempos de los participantes
capacitación? gastos de viaje, instalaciones

¿Cuánto tiempo tiene efecto Desempeño, conducta y Desempeño, actitudes y

en los participantes la estilo en el trabajo de los estilos de los subordinados
capacitación participantes durante un
periodo extenso

Resultados de la evaluación
Para el nivel empresarial, la evaluación de la capacitación le permitirá medir:
 Aumento de la eficacia organizacional.
 Mejoramiento de la imagen de la empresa.
 Mejoramiento del clima organizacional.
 Mejores relaciones entre empresa y empleado
 Facilidad en los cambios y en la innovación.
 Aumento de la eficiencia.

Para el nivel de los recursos humanos

El entrenamiento debe proporcionar resultados como:
 Reducción de la rotación del personal.
 Reducción del ausentismo.
 Aumento de la eficiencia individual de los empleados.
 Aumento de las habilidades de las personas.
 Elevación del conocimiento de las personas.
 Cambio de actitudes y de comportamientos de las personas.

A nivel operativo la evaluación puede proporcionar resultados como:

 Aumento de la productividad.
 Mejoramiento de la calidad de los productos y servicios.
 Reducción del ciclo de la producción.
 Reducción del tiempo de entrenamiento
 Reducción del índice de accidentes.
 Reducción del índice de mantenimiento de máquinas y equipos.

Estructura de un Plan de Capacitación y Desarrollo

Un Plan de Capacitación y Desarrollo, puede tener diferentes estructuras, dependiendo del tipo,
tamaño, rubro o naturaleza de la empresa, pero normalmente en ellos encontraremos los
rubros siguientes:

I. Antecedentes de la empresa
II. Objetivos de la capacitación
III. Alcances del Plan de Capacitación
IV. Desarrollo
V. Área general de capacitación
VI. Área especifica de capacitación
VII. Recursos
A. Recursos Humanos
B. Recursos Materiales.
 C. Infraestructura
D.Documentos técnicos
E. Recursos Financieros
VIII. Cronograma