Procedimiento de Seguridad en Oficina de Partes – Recepción de Correspondencia

PROCEDIMIENTO DE SEGURIDAD EN
OFICINA DE PARTES – RECEPCIÓN DE
CORRESPONDENCIA
SEGURIDAD
PS-SG-PR01

Aprobado por: Andrés Lyon

Gerente General

Versión 1 – Enero 2020

Procedimiento de Seguridad en Oficina de Partes – Recepción de Correspondencia
1. OBJETIVO
Establecer los lineamientos y las actividades necesarias
para mantener la seguridad en la recepción y manejo de la
correspondencia en la Oficina de Partes de Multiexport
Foods.
2. ALCANCE
Este procedimiento aplica a todos los trabajadores que
reciben, registran y distribuyen correspondencia en la
Oficina de Partes de Puerto Montt, Cardonal N°2501 de
Multiexport Foods y sus filiales, en adelante, la Empresa o la
Compañía.
3. DEFINICIONES
DT: Documentos Tributarios.
Correspondencia: Considera:
a) Carta o tarjeta postal.
b) Documento tributario, estado de cuenta bancaria o
comercial.
c) Citaciones o notificaciones.
d) Informes y revistas.
e) Encomiendas.
Podemos distinguir entre la correspondencia legal que
proviene de organismos públicos, y la correspondencia
privada realizada entre particulares.
OP: Oficina de Partes
SII: Servicio de Impuestos Internos.
4. RESPONSABLES
El Departamento de Seguridad y Defensa Alimentaria
establece las directrices para el Procedimiento de Seguridad
en Oficina de Partes.
Oficina de Partes es responsable de la recepción, registro
y distribución de la correspondencia. Asimismo, aplica los
controles de seguridad establecidos para estas entregas.
Los departamentos de la Compañía deben apoyar la
aplicación de este procedimiento.
5. CONSIDERACIONES GENERALES
- La seguridad en el manejo de la correspondencia es
fundamental para resguardar la integridad de los
trabajadores de la Compañía.
Versión 2020 – Seguridad y Defensa Alimentaria
- Oficina de partes es la única área que centraliza la
recepción de correspondencia en formato físico, la
distribuye en forma interna y aplica los controles de
seguridad establecidos en este procedimiento.
- El personal de Oficina de Partes debe contar con
entrenamiento permanente en materia de seguridad.
Este entrenamiento es impartido por el Departamento de
Seguridad y Defensa Alimentaria.
- La totalidad de los DT se reciben electrónicamente, por
lo tanto, llegan a Oficina de Partes a través del Sistema
de Oficina de Partes o por correo electrónico.
- Está permitida la recepción de correspondencia dirigida
o nominada a un trabajador en específico, siempre y
cuando esto sea por motivos relacionados con el
desarrollo de sus funciones. La correspondencia por
motivos exclusivamente personales debe ser retirada en
forma inmediata o será remitida a la secretaria del área.
6. DESCRIPCIÓN DE ACTIVIDADES
Oficina de Partes es la única área encargada de recibir toda
la correspondencia que ingrese a la Empresa. En base a
esta definición, se desprenden las siguientes actividades.
6.1. Recepción de Correspondencia
Oficina de Partes recibe a diario correspondencia dirigida a
las distintas áreas de la Compañía.
La correspondencia debe pasar por una inspección que
permita descartar cualquier peligro o amenaza relacionada
con su contenido.
En el manejo de la correspondencia, el personal de Oficina
de Partes debe considerar la siguiente pauta para la
identificación de correspondencia sospechosa.
6.1.1. Características de Correspondencia Sospechosa
El Anexo 1 y este listado enfatizan en identificar:
i. Remitente inesperado o desconocido.
ii. Entrega realizada por personas que no representen a
correos o alguna oficina reconocida, en este caso
SIEMPRE tomar nota de los datos personales
comprobados por cédula de identidad de la persona que
entrega la documentación o el paquete.
iii. Destinatario que ya no trabaja en la Empresa o una
dirección que no corresponda.
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iv. No trae sellos de correos, que pueda verificar el objeto
como legítimo.
v. Tiene un peso inusual, dado su tamaño.
vi. Marcas restrictivas tales como "Personal"
"Confidencial".
vii. Muestra que sobresalen cables, olores extraños,
manchas o sonidos.
viii. Estampillas que no coinciden con la dirección del
remitente.
ix. Muestra de escritura deformada o las direcciones con
etiquetas caseras o utilizado “cortar y pegar” en las
letras.
x. Envoltorios poco prolijos, paquetes mal cerrados, o
cintas que no coincidan con el estilo del paquete.
xi. Franqueos internacionales excesivos.
xii. Remitentes de países sospechosos o inusuales.
Una vez hecha la respectiva revisión, si se encuentra alguna
sospecha existen dos posibilidades:
• Sospecha de artefacto explosivo.
• Sospecha de objeto contaminado.
Hay recomendaciones que deben aplicarse en cada caso:
6.1.1.1. Sospecha de Artefacto Explosivo
i. No tratar de abrir el paquete.
ii. Aísle la zona y deje el bulto donde está.
iii. Evacuar el área en forma inmediata.
iv. Dar aviso al guardia de seguridad más cercano y de
forma inmediata.
v. Notificar de inmediato al Jefe de Seguridad y Defensa
Alimentaria llamando al celular +56942166905.
6.1.1.2. Sospecha de Objetos Contaminados
i. No tocar la pieza de correo o paquete sospechoso de
contaminación, déjelo donde está.
ii. Lavar las manos con agua y jabón.
iii. Dar aviso al guardia de seguridad más cercano y de
forma inmediata.
iv. Notificar de inmediato al Jefe de Seguridad y Defensa
Alimentaria llamando al celular +56942166905.
vi. Verificar y asegurar que el paquete sospechoso sea
aislado, es decir, dejar el objeto donde está y salir del
lugar.
Versión 2020 – Seguridad y Defensa Alimentaria
vii. Verificar que la zona inmediata sea acordonada.
v. Verificar y asegurar que todas las personas que han
tocado la pieza de correo se laven las manos con agua
o y jabón.
vi. Enumerar todas las personas que han tocado el paquete
y/o sobre; incluya información de contacto.
vii. Si el paquete o la carta se ha abierto y el polvo o alguna
otra sustancia o especie se derrama, NO INTENTAR
limpiarlo. Manténgase alejado del área.
viii. No generar pánico ni difundir información extraoficial.
6.1.2. Correspondencia que Ingrese por Otras Áreas
La correspondencia que llegue a la Empresa directamente a
una unidad o a un departamento distinto de la Oficina de
Partes, se entiende como correspondencia no ingresada
formalmente a la Empresa debido a que Oficina de Partes
no ha registrado su ingreso, condiciones ni la fecha en que
esto ocurrió.
6.1.3. Correspondencia Rechazada
Oficina de Partes puede descartar o rechazar la recepción
de correspondencia de acuerdo a las consideraciones
establecidas en este procedimiento.
6.1.4. Contacto de Oficina de Partes
La seguridad de la correspondencia es responsabilidad de
todos los trabajadores de la Compañía, es por esta razón y
cuando sea posible, se debe dar aviso a Oficina de Partes
sobre la fecha estimada de recepción de correspondencia.
Correo: oficinadepartes@multiexportfoods.com
6.2. Registro de la Correspondencia
Una vez ha sido cautelosamente revisada la
correspondencia, ésta es timbrada y registrada con la fecha
de recepción en el archivo de control de Oficina de Partes.
6.3 Distribución de la Correspondencia
6.3.1. Correspondencia Legal
Esta debe ser entregada en forma inmediata después de ser
recibida y registrada, según las instrucciones impartidas
internamente por la Fiscalía Legal.
La correspondencia enviada por organismos públicos debe
ser entregada en su totalidad al Departamento de Gestión
Legal y Administrativa, sólo exceptuando la correspondencia
del SII que debe ser entregada al Departamento de
Contabilidad.
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6.3.2. Otra Correspondencia Empresa Rut

Las cartas, avisos publicitarios, suscripciones, entre otros, Salmones Multiexport S.A. 79.891.160-0
deben ser recibidos y distribuidos al día siguiente en las Alimentos Multiexport S.A. 76.660.390-4
carpetas por departamento y Empresa destinataria. Multiexport Foods S.A. 76.672.100-1
Multiexport Pacific Farms S.A. 76.259.377-7
6.4. Información de Empresas del Grupo Multiexport Patagonia S.A. 76.769.420-2
La correspondencia recibida en Oficina de Partes puede Sociedad de Inversiones Isla Victoria Limitada 76.004.634-5
tener como destinatario a las siguientes empresas: Salmex 2 SPA. 76.509.953-6
Cultivos Otway S.A. 76.156.181-2

Anexo 1: Identificación de Paquetes Sospechosos

Información del Documento / Control de cambio

Nombre del Documento: Procedimiento de Seguridad en Oficina de Partes – Recepción Correspondencia

Control de Versiones
Versión Fecha de vigencia Preparado y Aprobado por Firma Comentario

1.0 (*) Indefinido Cristian Berzins

(*) La presente versión reemplaza completamente a todas las precedentes.

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