NORMA OEA Y PROCEDIMIENTOS DE

SEGURIDAD FÍSICA
Proceso de Inducción

ÍNDICE
Qué es OEA en Colombia

Qué es la Calificación OEA

Posibles Amenazas y Riesgos

Requisitos OEA
● Control de Acceso de Personal
● Procedimientos Varios (Documento de Identificación Corporativa)
● Control Ingreso de Vehículos
● Ingreso de Terceros (Proveedores/Contratistas/Visitantes)
● Zonas de Almacenamiento
● Uso de Lockers (casilleros)
¿Qué es OEA?
Significa Operador Económico
Autorizado y es un programa global para
la promoción y la facilitación del
comercio exterior que otorga los
privilegios establecidos en la regulación
aduanera vigente, a los usuarios de
confianza que logren sustentar su
compromiso con la seguridad y la
confiabilidad de su cadena de suministro

¿Qué es OEA en Colombia?

Se define como la persona natural o
jurídica establecida en Colombia que
Garantiza operaciones de Comercio
Exterior seguras y confiables, y por lo
tanto, es autorizada como tal por la DIAN.
 ¿QUÉ ES LA CALIFICACIÓN OEA?
Es la autorización que otorga la autoridad
aduanera a una empresa que demuestra
estar comprometida con la seguridad en
toda su cadena de abastecimiento,
mediante el cumplimiento requisitos en
materia de seguridad e historial satisfactorio
de obligaciones aduaneras y fiscales
¿CUAL ES EL ALCANCE DEL
PROGRAMA OEA EN COLOMBIA?
- Incluye los actores de toda la
cadena de suministro Internacional
- Es un programa del gobierno
nacional e involucra diferentes
autoridades de control
- La autorización del OEA que se
otorga es por término indefinido,
con visitas de seguimiento cada año
Estos son algunos riesgos y amenazas
que pueden afectar la cadena de
suministros si no se cuenta con las
RIESGOS Y AMENAZAS EN LA
medidas de seguridad requeridas CADENA DE SUMINISTRO
1. Contaminación de la carga
mediante tráficos ilícitos
(estupefacientes, narcotráfico,
sustancias para el procesamiento
de narcóticos, armas, dinero entre
otros.

1. Hurto
 3. Lavado de Activo y/o Financiamiento del terrorismo

4. Violación a los precintos de seguridad

5. Extorsión y Sobornos

7. Suplantación

6. Fraude Documental
 REQUISITOS OEA ÁREA DE SEGURIDAD

Seguridad Entrenamiento
Control Seguridad en Seguridad y
de100%
Acceso 100%
del 100%
Física 100%
conciencia de
Personal amenazas

El área de Gestión Humana y Seguridad, son los responsables de la

implementación y cumplimientos de estos 4 requisitos.
CONTROLES DE SEGURIDAD
HORARIO DE INGRESO

➔ Personal Administrativo: De lunes a viernes ingresan a las 07:30 a.m y salen a las 05:35
P.M, en caso de requerir ingreso o salida en un horario diferente, el colaborador deberá
presentar el formato “FSEF 05 PERMISO DE SALIDA” el cual debe ser debidamente
firmado por el jefe inmediato con firma autorizada

➔ Para ingreso de colaboradores los fines de semana, se debe reportar al área de Gestión
Humana y Vigilancia a través de correo electrónico o documento físico especificando
motivo y hora de ingreso.

➔ Personal Operativo: De lunes a viernes ingresan a las 06:00 a.m y salen a partir de las
05:00 P.M, en caso de requerir ingreso o salida en un horario diferente, el colaborador
deberá presentar el formato “FSEF 05 PERMISO DE SALIDA” el cual debe ir autorizado
por el respectivo jefe inmediato.
Los fines de semana y días festivos, cada área debe entregar (por correo o documento
físico) al área de vigilancia las programaciones de trabajo especificando hora de ingreso
y de salida.
PROGRAMACIONES POR ÁREA

Las áreas que realizan turnos

rotativos semanalmente notifican a
Gestión Humana las programaciones
y al área de Vigilancia a través de
correo electrónico o memorando
físico, así como todos los cambios
que surjan durante la semana, esto
con la finalidad de garantizar el
ingreso a la planta de los empleados
programados en los diferentes
turnos.
IDENTIFICACIÓN PARA ACCESO A LA EMPRESA

Todo el personal que ingresa a las instalaciones de la empresa y durante su permanencia

debe portar en un lugar visible el documento de identificación que le sea asignado de
acuerdo a lo establecido:

➔ Personal Directo: El área de Gestión Humana será la encargada de hacer la entrega del
carnet de identificación.

➔ Personal en Misión:
1. La empresa temporal a la cual pertenezca el colaborador será la encargada de hacer la
entrega del documento desde el día uno de su ingreso y pueda identificarse al
momento de utilizar el servicio de transporte empresarial como para su ingreso a las
instalaciones de la empresa.
2. El personal que está en contacto directo con la materia prima en las áreas de
producción, solo podrá utilizar el carnet para su ingreso a la empresa y en áreas
diferentes a la de producción.
➔ Visitantes, contratistas, proveedores y personal externo: El área de seguridad física
será la encargada de entregar la escarapela de acuerdo con el grupo y el color que
corresponda.

COLOR ESCARAPELA DESCRIPCIÓN ÁREAS USO

Acceso a zonas críticas Mantenimiento / Visitantes

Producción / Logística de
Entrada

Acceso zonas Edificio Administrativo / Visitantes,

administrativas Casino Asesores de Salud
/ Asesores
Empresas
temporales

Ingreso a la empresa Todas las que se Contratistas

requiera

Ingreso Empresa Almacén y Suministros / Proveedores

Casino / Edificio
Administrativo
TRAMITE PARA CAMBIO O DEVOLUCIÓN DE DOCUMENTO DE IDENTIFICACIÓN

➔ Por daño: El personal con contratación directa o en misión debe notificar el

daño del documento al área de Gestión Humana o funcionario responsable
de su respectiva empresa, para el trámite del nuevo documento (Todo el
personal debe realizar la devolución del carnet en mal estado una vez le
entreguen el nuevo documento)

➔ Por Pérdida: Se debe informar de manera inmediata al área de Gestión

Humana o funcionario responsable de su respectiva empresa temporal para
que sea autorizado el ingreso a la planta sin el documento de identificación
de manera temporal.

➔ En caso de Retiro: El colaborador debe realizar la devolución del carnet

corporativo, el cual será destruido de manera inmediata por parte del
funcionario responsable de Gralco y de la empresa temporal.
CÓMO AFRONTAR A LAS PERSONAS QUE OBSERVEMOS SIN EL CARNET O SIN ESCARAPELA
DE IDENTIFICACIÓN DENTRO DE LAS INSTALACIONES DE LA EMPRESA

En caso de evidenciar dentro de las instalaciones de la empresa personas sin carnet

corporativo o escarapela que lo identifique como visitante, todo el personal con vinculación
directa y en misión está autorizado para afrontarlo de la siguiente manera:

1. Acercarse a la persona e indagar sobre su carnet de identificación, hacia dónde se dirige

y persona a quien visita.

1. Informar al líder o área responsable de la visita

1. Brindar acompañamiento hasta el área de vigilancia o recursos humanos en caso que la

persona no haya recibido el documento de identificación

1. Si se trata de un colaborador, indicarle que debe portar el carné en un lugar visible e

informar al área de Gestión Humana si la persona no atiende la observación realizada.
¿CÓMO AFRONTAR ACTIVIDADES O COMPORTAMIENTOS INUSUALES O
SOSPECHOSAS?
Las operaciones o actividades inusuales o sospechosas son entendidas como aquellas cuyas
características no guardan relación con la actividad económica de la empresa, los clientes,
proveedores, empleados y que por sus características particulares, se salen de los parámetros
de normalidad establecidos:
1. Todos los empleados deberán poner en conocimiento a su jefe inmediato, al área de
seguridad física y a Gestión Humana, cualquier comportamiento, situación inusual o
sospechosa que identifique y que vaya en contra de las normas establecidas en el
procedimiento para el control de acceso y permanencia en la planta.
2. Todos los empleados deberán reportar de forma inmediata al Director de Gestión Humana
información relevante que consideren que la empresa puede verse vulnerada a los riesgos
de proceder delictivo.
3. Los reportes internos deberán ser debidamente documentados por el empleado que
detecte la operación y comportamiento sospechoso, a través de correo electrónico,
comunicación escrita y dependiendo de la urgencia, de manera verbal; para este último, la
persona que recibe el reporte deberá dejar alguna evidencia de la declaración por parte del
empleado.
PROCEDIMIENTO CONTROL DE ACCESO Y PERMANENCIA EN LA PLANTA

Con el objetivo de implementar los controles de seguridad que permitan proteger a las
personas, bienes muebles e inmuebles de la entidad, prevenir, detener o disminuir cualquier
atentado o amenaza que se pueda dar en contra de la Organización, se establece lo siguiente:

❖ Revisión tanto al ingreso como a la salida de las instalaciones de la empresa, por lo que
es importante la buena disposición durante el proceso de inspección y en caso de ser
necesario, debe sacar las pertenencias del bolso si es requerido por el guarda de
seguridad

❖ El personal operativo el último día de labor debe sacar las botas en una bolsa
independiente del resto de sus pertenencias y no pueden estar amarradas ni dobladas
para facilitar la revisión y evitar el daño de las mismas. Así mismo, deben cumplir con
esta instrucción para el ingreso de las botas el primer día de la semana a laborar.

❖ No se permite el ingreso de armas, herramientas o cualquier elemento que pueda

afectar la integridad física del personal y la seguridad del producto
 PROCEDIMIENTO CONTROL DE ACCESO Y PERMANENCIA EN LA PLANTA

❖ En caso de no portar el carnet, el guarda de seguridad no

permitirá su ingreso a la empresa hasta que sea autorizado
por el área de Gestión Humana.

❖ Todo empleado que realice compra de atún deberá

presentar al guarda de seguridad la orden de salida que
detalle las cantidades que está retirando; este documento
debe estar firmado por dos directores.

❖ El colaborador debe reportar previamente y solicitar

autorización a Gestión Humana sobre el ingreso de equipos,
herramientas o materiales de su propiedad, los cuales deben
quedar registrados en el libro de vigilancia.

❖ Si el colaborador va a ingresar en vehículo propio (carro -

moto), debe informar previamente al área de Gestión
humana los datos de este (marca, placa) para que sea
autorizado su ingreso al parqueadero. El guarda de
seguridad realizará la inspección al vehículo para su ingreso.
PROCEDIMIENTO PARA AUTORIZACIÓN DE INGRESO DE VISITANTES,
Cada área con 24Yhoras
PROVEEDORES de anticipación debe notificar al área de SST y Vigilancia el ingreso de
CONTRATISTAS
visitantes, proveedores y/o contratistas. El memorando o comunicado a través de correo
corporativo, debe contener la siguiente información:

- Nombre completo
- Número de identificación
- Empresa a la que pertenece
- Marca y placa del vehículo
- Equipos tecnológicos (marca y referencia).
- Pago de Seguridad Social
- Carnet de vacunación por Covid 19
En caso de requerir presencia de personal contratista en horario extendido y/o
ingreso los fines de semana, el área encargada debe enviar notificación a través de
correo electrónico o memorando físico al personal de seguridad física y gestión
humana.

Todos los ingresos de personal externo deben estar aprobados por el director del
área.
 PROCEDIMIENTO PARA AUTORIZACIÓN DE INGRESO DE VISITANTES,
Todo colaborador que programe ingreso de personal externo, debe notificarles sobre el
PROVEEDORES Y CONTRATISTAS
procedimiento y requisitos que deben cumplir al llegar a la empresa

1. Presentar documento de identificación diferente a la cédula

2. Permitir la inspección de pertenencias y vehículos por parte del guarda de seguridad
3. Realizar en el área de recepción las inducciones de seguridad física y de alérgenos para su
posterior ingreso a la planta.
4. No ingresar armas,
5. No ingresar alimentos sin previa autorización
6. Portar en un lugar visible la escarapela que le asigna el guarda de seguridad física, de
acuerdo al grupo y color que corresponda, lo cuál determinará las zonas y/o áreas con
acceso permitido, así mismo limitará su tránsito en áreas no autorizadas.
7. En caso de pérdida de la escarapela, debe reportar de manera inmediata al colaborador
responsable de la visita para su búsqueda en el área o áreas donde haya estado.
8. Si no aparece la escarapela, el personal externo debe asumir de manera inmediata el costo
de ésta, el cual será notificado por el guarda en turno.
 1.
RESPONSABILIDADES PERSONAL
INTERNO ADMINISTRATIVO
Una vez verificado y aprobado el
ingreso del personal externo, el
colaborador responsable deberá
recibirlo en el área de recepción
ubicada en la entrada principal.

1. Si el guarda móvil se encuentra

disponible podrá realizar el
acompañamiento hasta el
parqueadero administrativo y
entregarlo al colaborador a cargo.

1. Durante la permanencia del personal

externo en la empresa, siempre
deberá estar acompañado por el
colaborador responsable o persona
que sea asignada por el director o jefe
de área.

1. Realizar acompañamiento para

la salida de la empresa
 PROCEDIMIENTO CONTROL INGRESO DE ALIMENTOS

Dar a conocer al personal información relevante sobre los alimentos que pueden ingresar a la
planta, a fin de implementar los controles para evitar contaminaciones con alergenos o cualquier
riesgo que pueda afectar el producto

❖ Solo se permite el ingreso del desayuno en un recipiente cerrado y debe consumirlo en el

casino antes de colocarse el uniforme.

❖ Para refrigerio solo se permite el ingreso de frutas, máximo 5 unidades por persona y deben
ser consumidas en el casino.

❖ Para el ingreso de alimentos diferentes a desayuno, se debe solicitar previamente

autorización a Gestión Humana. Las personas con prescripción médica que tienen una dieta
y requieran traer su almuerzo, deben informar al área de enfermería para que sea reportado
a vigilancia.

❖ En el proceso de control de acceso serán decomisados los siguientes alimentos: Mekatos

dulces, panes, galletas, pudines, maní, chocolates y comidas que no estén autorizadas.
Todo producto que sea decomisado debe ser solicitado posteriormente en las oficinas
de Gestión Humana.
ROL GUARDA DE SEGURIDAD

El guarda de seguridad tiene la responsabilidad de implementar los procedimientos de

seguridad que sean establecidos en la empresa y velar por la seguridad de las personas, bienes
muebles e inmuebles de la empresa.

❖ Los guardas de seguridad son responsables del cumplimiento de las normas descritas en
este procedimiento y por lo tanto, ejercen autoridad en un margen de respeto y amabilidad.

❖ Cualquier inconformidad en el servicio que ofrece el guarda de seguridad, debe ser

reportada de manera inmediata al área de Gestión Humana

De acuerdo a lo establecido en el Reglamento Interno de Trabajo en el Artículo 96, se constituye

como falta

- No acatar o interferir en el cumplimiento de funciones del servicio de vigilancia.

- Negarse al control de revisión de paquetes, valijas o bolsos al entrar o salir de la planta,
ante el requerimiento de personal de vigilancia.

Por lo anterior se tomarán las medidas correspondientes en los casos que se presenten este
tipo de faltas.
CONTROL INGRESO DE VEHÍCULOS

El ingreso de proveedores, contratistas y visitantes en

vehículos, debe ser notificado previamente al área de
Gestión Humana y a Vigilancia, especificando marca,
placa y la información de los ocupantes del vehículo.

• Proveedores
• Contratistas
• Visitantes
• Rutas de transportes autorizados por la compañía

Es importante comunicar que todas las personas que

ingresan a la empresa deben presentar un documento
diferente a la cédula para la entrega de la escarapela.
ZONAS DE ALMACENAMIENTO Y DESCARGA

Las zonas de almacenamiento se encuentran

señalizadas y monitoreadas a través de CCTV.

El ingreso de personal diferente a las autorizadas

para las operaciones logísticas, debe ser notificado
previamente por el Jefe Responsable al área de
vigilancia.

❖ El personal que ejecute funciones en estas

zonas, deben portar de manera visible el carnet
y los respectivos Elementos de Protección
Personal (EPP)
UBICACIÓN LOCKERS

Los lockers deben estar ubicados en un área

que no tenga acceso a las zonas de
almacenamiento

Actualmente estos casilleros están ubicados

en los baños del personal operativo, dando
cumplimiento a lo establecido en el requisito
de seguridad física.
GRACIAS
¡Eres parte del cambio y juntos
lograremos los objetivos!