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La Ética y Su Importancia en La Gestión de Compras
La Ética y Su Importancia en La Gestión de Compras
La función de compras tiene como principal misión asegurar y garantizar el suministro de insumos,
materiales y servicios necesarios para la operación normal de la organización y el cumplimiento de sus
objetivos. Ninguna empresa es autosuficiente, por lo que compras constituye una de las funciones
básicas de cualquier compañía.
En la mayoría de las empresas, la gestión de compras es el área que gasta más dinero que cualquier otra
función de la empresa, comúnmente en ella recae más del 60% de los ingresos por ventas. Por ende, sus
responsables podrían llegarse a sentir tentados a tener un comportamiento no ético, al estar
comprometidos montos tan altos de dinero. Cuando hablamos de ética nos referimos al carácter moral
de nuestras acciones en la medida que están encaminadas hacia el bien individual o colectivo. Un
pensamiento ético genera actitudes y acciones transparentes.
Fraude en compras se puede definir como el uso de la función laboral para el enriquecimiento personal,
bien sea porque no primaron los intereses de la empresa o por el uso indebido de los recursos de la
organización –tanto sea por privarla de recibir valor o por extraerle directamente recursos–.
Algunas de las razones para que existan este tipo de fraudes son:
De cara a los proveedores, los valores éticos deben considerarse en el proceso de selección, haciendo
cumplir los tiempos de entrega, ser inflexible con la calidad del producto entregado y considerar los
requerimientos del usuario/ cliente / negocio. De igual forma solicitar las garantías definidas por
contrato y aplicar oportunamente las sanciones y/o multas aplicables (penalidades).
Tener una relación de cooperación con los proveedores evitando hacer compras que tengan efectos
nocivos con el Medio Ambiente, incumplir la normativa de Seguridad y Salud y controlar los temas
laborales relacionados (solidaridad).
Adicionalmente, es menester evitar que la responsabilidad de todo el proceso de compras recaiga sobre
una sola persona, por lo menos la evaluación y calificación de los proveedores es recomendable que
recaiga en un área de control de calidad (o aseguramiento de la calidad); como alternativa externalizarlo
con un proveedor de servicios.
Deben establecerse también controles contra fraudes y monitorear su eficacia en forma periódica. Son
necesarias auditorías en donde se crucen bases de datos de proveedores, pagos a proveedores, órdenes
de compra y empleados, a fin de detectar coincidencias de direcciones, cuentas bancarias, bancos, lugar
de entrega, duplicados de pedidos, facturas con receptor de pago dudoso, facturas duplicadas,
falsificación de cotizaciones de proveedores para cumplir control (“3 cotizaciones”), etc.
La Association of Certified Fraud Examiners (ACFE), mayor organización mundial de lucha contra el
fraude, estima que las empresas pierden alrededor del 5% de sus ingresos por año debido a este delito.
Las prácticas fraudulentas tienen características muy similares en todo el mundo y la implementación de
acciones preventivas y de auditorías sorpresivas son clave para la detección temprana y para minimizar
los daños económicos y de reputación.