Una correcta gestión de compras implica ciertas estrategias y habilidades de

organización, pero sobre todo un compromiso ético y moral.

Una correcta gestión de compras le asegura a la empresa contar con los

mejores proveedores, para poder ofrecer los mejores productos y servicios y a
un valor total insuperable.
Vale aclarar que la gestión de compras implica cumplimentar con ciertas
funciones como adquirir y abastecer a la empresa con los bienes y servicios que
necesita, siempre optimizando el precio, el tiempo y la calidad. En este tipo de
funciones entra en juego los principios éticos y morales de la persona
encargada de la gestión de compras.
La ética en la gestión de comprar no es sólo cuestión de evitar acciones
deshonestas sino que abarca otras cuestiones como aprovecharse de su
posición de manera indebida, tanto a favor personal como de la empresa. El
comprador representa a la compañía, y en este sentido debe mantener su
integridad y reputación. Debe llevar a cabo sus tareas de modo intachable y
honesto, evitando levantar cualquier tipo de sospecha infundada.
Los encargados de gestión de compras tienen a su cargo muchas
responsabilidades, pero a su vez tienen mucho poder dentro de la empresa,
esto puede llevar en algunos casos a abusar indiscriminadamente de su
posición. Esto exige que el gerente de compras y abastecimiento actúe con
ética profesional y rectitud.
En suma, el emblema de todo personal dedicado a la gestión de compras debe
ser la ética, la profesionalidad, la competitividad y la transparencia. Es necesario
que todas estas propiedades existan en toda la compañía para asegurar el
desarrollo confiable del negocio.

Lineamientos para la gestion de compras

Para asegurar la ética, objetividad y transparencia en la gestión de compras,
muchas compañías suelen implementar una serie de lineamientos bajo los
cuales de debe ejecutar la acción de compra y así satisfacer con eficiencia los
objetivos que se persiguen. Por ejemplo, en una lista de lineamientos podemos
encontrar:
- El personal encargado de la gestión de compras deberá realizar sus funciones
correspondientes sin incurrir en favoritismos, privilegiando únicamente el
interés global de la empresa u organización.
- Toda compra deberá ser efectuada una vez que haya sido controlada y tenga
las autorizaciones pertinentes, por parte del personal que cuente con las
atribuciones para ello.
- Respetar todos los procedimientos y políticas de compra que hayan sido
establecidos en la normativa de la empresa.

La función de compras tiene como principal misión asegurar y garantizar el

suministro de insumos, materiales y servicios necesarios para la operación
normal de la organización y el cumplimiento de sus objetivos. Ninguna empresa
es autosuficiente, por lo que compras constituye una de las funciones básicas
de cualquier compañía.

En la mayoría de las empresas, la gestión de compras es el área que gasta más

dinero que cualquier otra función de la empresa, comúnmente en ella recae
más del 60% de los ingresos por ventas. Por ende, sus responsables podrían
llegarse a sentir tentados a tener un comportamiento no ético, al estar
comprometidos montos tan altos de dinero. Cuando hablamos de ética nos
referimos al carácter moral de nuestras acciones en la medida que están
encaminadas hacia el bien individual o colectivo. Un pensamiento ético genera
actitudes y acciones transparentes.

En la función de compras, el comprador representa a la compañía, por lo que

debe mantener su integridad y su reputación; llevando a cabo las tareas
encomendadas de modo intachable y honesto, con profesionalidad,
competitividad y transparencia, y no incurrir en fraude de ningún tipo.

Fraude en compras se puede definir como el uso de la función laboral para el

enriquecimiento personal, bien sea porque no primaron los intereses de la
empresa o por el uso indebido de los recursos de la organización –tanto sea por
privarla de recibir valor o por extraerle directamente recursos–.

Algunas de las razones para que existan este tipo de fraudes son:

• Los departamentos de Compras, Contraloría y/o Auditoría no tienen la

autoridad para cuestionar a los directores del área que sugieren (o
imponen) proveedores.
• No existe un monitoreo o seguimiento de las compras.
• No existe un archivo maestro de proveedores que sea un requisito
indispensable para que se haga un pago a proveedores, o si existe no hay
un control estricto sobre el mismo.
• Ausencia de sistemas de soporte a la gestión de compras.

La extracción de valor puede ser directa, como puede ser el pago de facturas
duplicadas o facturas por servicios inexistentes, o indirecta, como es la
aceptación de ofertas a precios superiores a los del mercado, dirigir la compra
hacia un proveedor, la recepción de bienes de inferior calidad a la comprada;
etc.

Es por ello que las negociaciones entre los proveedores y el comprador han de
basarse en la integridad, el respeto y la imparcialidad. La ética profesional en
un área de compras implica una selección apropiada de proveedores
congruentes, búsqueda de los mejores precios del mercado, obtención de la
calidad requerida en materiales/ servicios, oportunidad de abastecimiento y
responsabilidad social.

La mayoría de las empresas no cuentan con un código de ética establecido para

el comprador, pero sí de normas tácitas que dictan el accionar del área de
compras, como por ejemplo:

1. El equipo del área de compras debe rechazar invitaciones personales de

los proveedores, así como cualquier regalo.

2. Ningún empleado perteneciente al área de compras debe reunirse con

el proveedor fuera de las instalaciones de la compañía para llevar a cabo
negociaciones.

3. El área de compras debe estudiar al proveedor en aspectos relacionados

con el uso de los materiales y su proceso de producción, garantizando la
adquisición de elementos con la calidad requerida por la empresa.

4. El área de compras debe estar en permanente contacto con el área de

inventarios, de tal forma que no haya exceso de inventarios dado que el
principal beneficiado de ello resulta siendo el proveedor, no la empresa.

5. No se debe contratar a proveedores que tengan relación directa con las

personas que laboran en el área de compras (conflicto de intereses).

6. Denunciar de forma anónima y a través de los medios establecidos de

cualquier forma o manifestación de soborno.

7. Evitar al máximo las regularizaciones de compras y las compras de

“emergencia”; salvo que sean debidamente autorizadas por la Gerencia
General o persona designada.
El gerente de compras tiene un compromiso moral, ya que la organización le
otorga su confianza para disponer de sus recursos, por ello, la empresa debe de
seleccionar con prudencia al responsable del área de compras y dotar al equipo
a su cargo de las herramientas que sean necesarias para que pueda realizar su
gestión de forma efectiva.

De cara a los proveedores, los valores éticos deben considerarse en el proceso

de selección, haciendo cumplir los tiempos de entrega, ser inflexible con la
calidad del producto entregado y considerar los requerimientos del usuario/
cliente / negocio. De igual forma solicitar las garantías definidas por contrato y
aplicar oportunamente las sanciones y/o multas aplicables (penalidades).

Tener una relación de cooperación con los proveedores evitando hacer

compras que tengan efectos nocivos con el Medio Ambiente, incumplir la
normativa de Seguridad y Salud y controlar los temas laborales relacionados
(solidaridad).

Hoy en día es fundamental la transparencia y visibilidad de la cadena de

suministro, no solo en el plano interno, sino también de cara al cliente para
evitar daños en la reputación.

Adicionalmente, es menester evitar que la responsabilidad de todo el proceso

de compras recaiga sobre una sola persona, por lo menos la evaluación y
calificación de los proveedores es recomendable que recaiga en un área de
control de calidad (o aseguramiento de la calidad); como alternativa
externalizarlo con un proveedor de servicios.

Deben establecerse también controles contra fraudes y monitorear su eficacia

en forma periódica. Son necesarias auditorías en donde se crucen bases de
datos de proveedores, pagos a proveedores, órdenes de compra y empleados,
a fin de detectar coincidencias de direcciones, cuentas bancarias, bancos, lugar
de entrega, duplicados de pedidos, facturas con receptor de pago dudoso,
facturas duplicadas, falsificación de cotizaciones de proveedores para cumplir
control (“3 cotizaciones”), etc.