CIENCIAS EMPRESARIALES

RELACIONES PÚBLICAS Y HUMANAS

TEMA: Relaciones con los Proveedores

DOCENTE: Gladys Barrios

INTEGRANTES:
 Jorge Escobar
 Celina Larroza
 Yohana Carrera
 Luna Centurión

AÑO: 2023
 INTRODUCCIÓN

Un proveedor eficaz ofrece más de los requerimientos específicos de las empresas, los
cuales brindan resultados y beneficios superiores. Una buena relación entre proveedores y
clientes mejora la calidad final del producto o servicio.
Por consiguiente, se puede concretar que un proveedor es aquel quien se adelanta a sus
necesidades, factor que demuestra el profesionalismo. Las relaciones con proveedores deben ser
absolutamente eficaces y beneficiosas para ambas partes. Sin duda, la comunicación entre las
organizaciones y sus proveedores tiene como intención conocer el estado en que se encuentran
cada una de las etapas que sigue el distribuidor. Los medios que se usen para mantener una
comunicación directa entre ambas partes se encuentra respaldada de tecnología, la cual precisa
una comunicación recíproca entre ambas partes.
Así mismo, las organizaciones deben encontrarse informados constantemente sobre las
exigencias que puedan ocurrir y así tener un control sobre las mismas para evitar posibles
complicaciones.

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Los Proveedores
Se clasifican dentro de los públicos externos. Son aquellas empresas que proveen de
insumos y recursos necesarios para la producción y el rendimiento de una organización. Los
proveedores son auténticos socios de negocio de las empresas y en algunos casos forman parte
de la vida cotidiana de éstas.
Los proveedores son un elemento vital para una empresa dentro del proceso comercial y
generalmente no se les trata con la importancia que tienen; gracias a lo que ellos te proporcionan
tu puedes otorgar a tus clientes el servicio o producto que ellos esperan.

1. Importancia de las RRPP con los Proveedores

Los esfuerzos de las relaciones públicas, como actividad sistemática para elevar el nivel
de entendimiento, solidaridad y colaboración entre una empresa y los grupos que conforman su
entorno, generalmente se enfocan a los públicos tradicionales, pero dificilmente se dirigen a
lograr un acercamiento con grupos como los proveedores. En un análisis simplista de la
importancia con este público, se podría considerar que los más interesados en llevar a cabo
actividades de RRPP, son los propios proveedores, pues para ellos la empresa es su cliente, sin
embargo debe haber retroalimentación.

2. Los proveedores, importantes socios de negocio

En la relación entre las empresas y algunos de sus proveedores existe gran
interdependencia, hay casos en que se torna simbiótica. No olvidemos que la calidad de un
producto depende de insumos de calidad. La interdependencia entre las empresas y sus
proveedores se hace evidente en la formalidad de entrega y los altos estándares de calidad en los
insumos, fundamentales para que las empresas cumplan con sus programas de producción, ya
que de ello depende que satisfagan eficientemente las necesidades de sus clientes.
Para cumplir con el abastecimiento oportuno que cumpla con los estándares de calidad,
servicio eficiente y precio competitivo, los proveedores requieren información sobre las
necesidades específicas que deben satisfacer sus productos, sobre la gama de productos que
fabrica su cliente, y sobre las características de la empresa a la cual abastece. Esto con la
finalidad de que comprendan la importancia de la empresa y del papel que desempeñan como
protagonistas en sus procesos productivos. Además, los proveedores ayudan a la organización en

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sugerencias en precios, críticas constructivas sobre productos y/o servicios, tendencias de la
moda, estadísticas y estudios de mercado, ideas para publicidad, asesoría técnica, etc.
La mayoría de las empresas tienen un sin número de proveedores, tanto de insumos como
de servicios. Esta gran diversidad obliga, como primer paso para iniciar un esfuerzo sistemático
de relación con los proveedores, a elaborar un inventario de ellos y clasificarlos, con el fin de
jerarquizarlos en función de la importancia que tengan para la empresa como socios de negocio.
Por ejemplo, para una empresa fabricante de automóviles, sus proveedores de lápices no tienen la
misma importancia que los de acero o pintura.
Se deben elaborar y revisar las políticas corporativas de compras y de pago a los
proveedores, sin perder de vista los intereses y situación económica de la empresa, ni las
condiciones del mercado en este rubro y las necesidades de los proveedores. Una política de
compras burocrática o poco competitiva puede redundar en malas actitudes de los proveedores,
impactando negativamente a la empresa en situaciones extremas como escasez de materias
primas, caso en el que el apoyo de los proveedores resulta vital.
Una vez clasificados los proveedores y revisadas las políticas de compras y pagos, se
debe iniciar una labor de acercamiento con ellos para detectar las necesidades de información
que tienen en relación con la empresa, sus productos, políticas corporativas y requerimientos
vinculados con las capacidades de abasto de los propios proveedores. Un buen medio para
incrementar el conocimiento de la empresa en los proveedores es la política de puertas abiertas.
La visita de proveedores seleccionados a las instalaciones de producción, sirve para estrechar
vínculos y detectar sus necesidades de información. Un nivel de conocimiento mutuo, dará la
pauta para acciones más sofisticadas, como proveer insumos especializados y lograr así
estándares de calidad y servicio requerido, mediante capacitación, transferencia de tecnología,
trabajo conjunto de técnicos especializados de ambas empresas, etc.

3. Preceptos básicos
Las relaciones públicas con los proveedores deben basarse en los los siguientes preceptos:
o Los proveedores deben ser tratados de la misma manera en que la organización
desearía ser tratada por sus propios clientes, teniendo en cuenta que las negociaciones con ellos
no sólo son necesarias y benéficas para los mismos, sino tambien para la organización. “No se

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les hace un favor al comprarles, y por tanto pensar que se deben atener a las condiciones que se
les impongan”
o Es recomendable promover la concurrencia de diversos proveedores para un
mismo producto o servicio, a fin de elegir el mejor de ellos. No solo se deben mantener
relaciones públicas con las fuentes actuales, sino tambien con otros proveedores potenciales, lo
cual es además una buena medida para preveer posibles urgencias.
o Nunca se debe pedir a un proveedor una cotización o presupuesto, a menos que en
realidad se piense considerar seriamente su oferta. No hace falta pedirla para evitar la insistencia
de los vendedores o para tener una cotización más.
o Se debe comprar al precio justo del mercado considerando las características del
producto o servicio y las condiciones ofrecidas por el proveedor. No presionar al proveedor para
obtener un precio menor a la cotización normal, de lo contrario no cumpliría con las condiciones
acordadas, por ejemplo, calidad de los productos, cantidad, tamaño y empaque de las mercancías,
los tiempos de entrega. Otro factor es que al verse imposibilitado para cumplir los pedidos, el
proveedor dará prioridad a los clientes que le pagan el precio justo.
o Sólo excepcionalmente se debe permitir a los compradores hacer contraofertas a
los precios cotizados por los vendedores. Es posible que haya otro proveedor que ofrezca el
mismo producto o servicio más barato y en las mismas condiciones; entonces, a ese debería
comprársele.
o Se debe procurar la concentración de compras de un mismo producto con un solo
proveedor. Diversificar a los proveedores no suele tener ventaja y si en cambio puede originar
problemas como mayor trabajo en la recepción de mercancías, mayor papeleo administrativo.
Además es bien sabido que a mayor volumen de compras se obtienen mejores precios y mejores
condiciones de adquisición.
o Los términos de los pedidos o contratos convenidos, deben ser claros y concisos,
que no haya lugar a la menor duda respecto a las condiciones aceptadas por ambas partes. Es
necesario especificar servicio, calidad, precio, fechas y condiciones de pago y de entrega,
descuentos y demás condiciones convenidas.
o Cuando un proveedor se encuentre en dificultades y esté dentro de las
posibilidades de la empresa ayudarlo, se debe hacer. Por ejemplo, si el proveedor no dispone

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temporalmente de equipo de reparto y la empresa puede enviar quien recoja la mercancía sin
menores problemas, debe hacerlo. Esto creará vínculos positivos.
o Se debe evitar cancelar los pedidos o devolver las mercancías sin razones bien
fundadas. A menudo se abusa de los privilegios de devolución como medio engañoso para lograr
descuentos, esto solo perjudica las relaciones con los proveedores.
o Todos los compradores deben conocer bien tanto las políticas de su departamento
como las generales de la organización y normar su actuación con apego a ellas. Por su parte la
dirección deberá revisar periódicamente dichas políticas y actualizarlas de acuerdo con las
circunstancias reinantes.
o Es necesario poner especial atención en evitar el soborno a los compradores.
Generalmente los proveedores empiezan haciendo regalos que finalmente acaban siendo
sobornos disfrazados. Se deben crear normas estrictas para evitar estas situaciones y tomar en
cuenta que un comprador bien remunerado dificilmente acepta tales situaciones.
o Es recomendable que los compradores visiten a los proveedores de vez en cuando.
Estas visitas constituyen un excelente medio de comunicación para mejorar las relaciones con
este tipo de público; pueden aliviar pequeñas desavenencias que pudieran existir más fácilmente
que otros medios más impersonales. Los proveedores pueden ver con buenos ojos estas visitas,
ya que es posible que los compradores hagan observaciones interesantes o sugerencias de valor
al ver los procesos de producción, de empaque, de distribución, etc.
o Hay que evitar la práctica de comprar a una organización por el hecho de que
también sea nuestro cliente. Puede ser acertado comprar a estas organizaciones, pero hay que
considerar siempre que las compras deben realizarse sobre la base de libre competencia donde se
consideran factores como el precio, la calidad y otras condiciones ofrecidas por el proveedor.
Comprarle a las empresas por ser nuestros clientes también puede llevarnos a una mala
selección.

¿Que son las relaciones con los proveedores?

La gestión de las relaciones con los proveedores es la planificación y optimización de las
relaciones que tiene una empresa con sus proveedores de bienes y servicios. Tiene como objetivo
agregar valor a la cadena de suministros y reducir el riesgo de fallas.

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Pensar en los proveedores como socios
Gestionar las relaciones con los proveedores de manera eficaz requiere de confianza y
lealtad. Para cultivar estos sentimientos, es importante establecer estrategias que hagan sentir a
los suppliersparte de la empresa y no solo una fuente que les proporciona bienes y servicios.
¿Cómo lograrlo? Brindándoles información sobre sus procesos, pidiéndoles sus comentarios o
críticas constructivas, y haciéndolos participar en la toma de decisiones.

Pagar puntualmente
A pesar que el proceso de las relaciones con los proveedores va más allá del dinero,
incluso las mejores relaciones se quiebran cuando existen problemas de pago. Cancelar las
deudas en el plazo estimado o antes de la fecha límite demuestra que la empresa es sólida y
confiable, y en consecuencia se puede trabajar con ella sin problemas. A corto plazo, esa medida
se traduce en una relación más sólida y estable. De presentarse algún retraso en los pagos, es
importante comunicárselo a tiempo a los proveedores y reprogramarlos para evitar
inconvenientes.

Evaluar riesgos
Antes de entablar relaciones con un nuevo proveedor es crucial evaluar los riesgos. Para
ello, es fundamental buscar referencias de otras organizaciones y sentarse a conversar con el
proveedor potencial sobre su experiencia en el sector y áreas de especialización. También, puede
ser útil revisar ejemplos de su trabajo con otras compañías. Esta recopilación de información
permitirá tomar decisiones basadas en el conocimiento.

Promover una comunicación clara

La comunicación clara y coherente es fundamental en cualquier relación sana,
especialmente con los proveedores. Implementar herramientas adecuadas de comunicación
facilitará la transferencia de documentos, lo que agilizará los procesos. Además, creará
transparencia en ambos flancos y evitará contratiempos, como un recuento de inventario
incorrecto u órdenes de compra faltantes.

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Brindar a cada proveedor una atención personalizada
La organización deberá establecer relaciones con cada proveedor de manera individual.
Si es necesario, se le deberá asignar un representante de servicio al cliente para que sea atendido
de manera óptima, sin importar el tamaño de la empresa. Este asesor será clave para construir
una relación productiva y sólida que genere beneficios para ambas partes.

Distribuir la responsabilidad de los errores de manera uniforme

Responsabilizar a la otra parte por los errores surgidos en la cadena de suministro es una
manera fácil de arruinar las relaciones con los proveedores. La mejor salida es distribuir la culpa
entre todos los agentes involucrados. Cuando se han presentado fallas en la comunicación y
surgen problemas, es importante analizar la situación desde ambos frentes de manera crítica. Es
probable que ambas partes sean responsables del error y asumirlo demuestra respeto.

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 CONCLUSIÓN

Ninguna organización podrá subsistir y mucho menos desarrollarse si no mantiene

relaciones armónicas con aquellas otras organizaciones que le suministren materiales, productos
o servicios para el desarrollo normal de sus actividades.
Actualmente el ritmo de las transacciones comerciales es de tal índole que ninguna
organización, tanto grande como pequeña, puede predecir cuándo necesitará de los servicios de
un proveedor determinado, de ahí la importancia de que se mantengan relaciones con los otros
públicos. Además es necesario establecer contacto con proveedores potenciales.

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 BIBLIOGRAFIA

https://clickbalance.com/blog/el-papel-del-proveedor-en-el-proceso-comercial-de-tu-
empresa/#:~:text=Los%20proveedores%20son%20un%20elemento,o%20producto%20que%20e
llos%20esperan.
https://es.slideshare.net/antoniodventu/relaciones-pblicas-con-los-proveedores?from_action=save

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