LA ÉTICA Y SU IMPORTANCIA EN LA

GESTIÓN DE COMPRAS

La función de compras tiene como principal misión asegurar y garantizar el

suministro de insumos, materiales y servicios necesarios para la operación
normal de la organización y el cumplimiento de sus objetivos. Ninguna empresa
es autosuficiente, por lo que compras constituye una de las funciones básicas de
cualquier compañía.
En la mayoría de las empresas, la gestión de compras es el área que gasta más
dinero que cualquier otra función de la empresa, comúnmente en ella recae más
del 60% de los ingresos por ventas. Por ende, sus responsables podrían llegarse
a sentir tentados a tener un comportamiento no ético, al estar comprometidos
montos tan altos de dinero. Cuando hablamos de ética nos referimos al carácter
moral de nuestras acciones en la medida que están encaminadas hacia el bien
individual o colectivo. Un pensamiento ético genera actitudes y acciones
transparentes.
En la función de compras, el comprador representa a la compañía, por lo que
debe mantener su integridad y su reputación; llevando a cabo las tareas
encomendadas de modo intachable y honesto, con profesionalidad,
competitividad y transparencia, y no incurrir en fraude de ningún tipo.
Fraude en compras se puede definir como el uso de la función laboral para el
enriquecimiento personal, bien sea porque no primaron los intereses de la
empresa o por el uso indebido de los recursos de la organización –tanto sea por
privarla de recibir valor o por extraerle directamente recursos–.

Algunas de las razones para que existan este tipo de fraudes son:

 Los departamentos de Compras, Contraloría y/o Auditoría no tienen la

autoridad para cuestionar a los directores del área que sugieren (o
imponen) proveedores.
 No existe un monitoreo o seguimiento de las compras.
 No existe un archivo maestro de proveedores que sea un requisito
indispensable para que se haga un pago a proveedores, o si existe no hay
un control estricto sobre el mismo.
 Ausencia de sistemas de soporte a la gestión de compras.

La extracción de valor puede ser directa, como puede ser el pago de facturas
duplicadas o facturas por servicios inexistentes, o indirecta, como es la
aceptación de ofertas a precios superiores a los del mercado, dirigir la compra
hacia un proveedor, la recepción de bienes de inferior calidad a la comprada; etc.
Es por ello que las negociaciones entre los proveedores y el comprador han de
basarse en la integridad, el respeto y la imparcialidad. La ética profesional en un
área de compras implica una selección apropiada de proveedores congruentes,
búsqueda de los mejores precios del mercado, obtención de la calidad requerida
en materiales/ servicios, oportunidad de abastecimiento y responsabilidad social.
La mayoría de las empresas no cuentan con un código de ética establecido para
el comprador, pero sí de normas tácitas que dictan el accionar del área de
compras, como por ejemplo:

1. El equipo del área de compras debe rechazar invitaciones

personales de los proveedores, así como cualquier regalo.

2. Ningún empleado perteneciente al área de compras debe reunirse

con el proveedor fuera de las instalaciones de la compañía para
llevar a cabo negociaciones.

3. El área de compras debe estudiar al proveedor en aspectos

relacionados con el uso de los materiales y su proceso de
producción, garantizando la adquisición de elementos con la
calidad requerida por la empresa.

4. El área de compras debe estar en permanente contacto con el área

de inventarios, de tal forma que no haya exceso de inventarios dado
que el principal beneficiado de ello resulta siendo el proveedor, no
la empresa.

5. No se debe contratar a proveedores que tengan relación directa con

las personas que laboran en el área de compras (conflicto de
intereses).

6. Denunciar de forma anónima y a través de los medios establecidos

de cualquier forma o manifestación de soborno.

7. Evitar al máximo las regularizaciones de compras y las compras de

“emergencia”; salvo que sean debidamente autorizadas por la
Gerencia General o persona designada.

El gerente de compras tiene un compromiso moral, ya que la organización le

otorga su confianza para disponer de sus recursos, por ello, la empresa debe de
seleccionar con prudencia al responsable del área de compras y dotar al equipo
a su cargo de las herramientas que sean necesarias para que pueda realizar su
gestión de forma efectiva.
De cara a los proveedores, los valores éticos deben considerarse en el proceso
de selección, haciendo cumplir los tiempos de entrega, ser inflexible con la
calidad del producto entregado y considerar los requerimientos del usuario/
cliente / negocio. De igual forma solicitar las garantías definidas por contrato y
aplicar oportunamente las sanciones y/o multas aplicables (penalidades).
Tener una relación de cooperación con los proveedores evitando hacer compras
que tengan efectos nocivos con el Medio Ambiente, incumplir la normativa de
Seguridad y Salud y controlar los temas laborales relacionados (solidaridad).
Hoy en día es fundamental la transparencia y visibilidad de la cadena de
suministro, no solo en el plano interno, sino también de cara al cliente para evitar
daños en la reputación.
Adicionalmente, es menester evitar que la responsabilidad de todo el proceso de
compras recaiga sobre una sola persona, por lo menos la evaluación y
calificación de los proveedores es recomendable que recaiga en un área de
control de calidad (o aseguramiento de la calidad); como alternativa
externalizarlo con un proveedor de servicios.
Deben establecerse también controles contra fraudes y monitorear su eficacia
en forma periódica. Son necesarias auditorías en donde se crucen bases de
datos de proveedores, pagos a proveedores, órdenes de compra y empleados,
a fin de detectar coincidencias de direcciones, cuentas bancarias, bancos, lugar
de entrega, duplicados de pedidos, facturas con receptor de pago dudoso,
facturas duplicadas, falsificación de cotizaciones de proveedores para cumplir
control (“3 cotizaciones”), etc.