PROYECTO 12545 FORTALECIMIENTO A LAS MICROEMPRESAS DE

BOGOTÁ EN LAS GESTIONES ADMINISTRATIVA Y CONTABLE

ENTREGABLE COMPETENCIA, PRODUCIR LOS DOCUMENTOS QUE

SE ORIGINEN DE LAS FUNCIONES ADMINISTRATIVAS SIGUIENDO
LA NORMA TÉCNICA Y LA LEGISLACIÓN VIGENTE

APRENDICES:

HARRINZON STEVE PINZON SERRATO

MARCO AURELIO ALTAHO RUIZ

INSTRUCTORA:

ZULMA ORTIZ ESTEPA

SERVICIO NACIONAL DE APRENDIZAJE SENA

TECNÓLOGO GESTIÓN ADMINISTRATIVA

BOGOTÁ 2019

0
 CONTENIDO

INTRODUCCION .................................................................................................................................. 2
OBJETIVOS........................................................................................................................................... 4
General ........................................................................................................................................ 4
Especifico..................................................................................................................................... 4
CAPITULO 1 ......................................................................................................................................... 5
REDACCION ......................................................................................................................................... 5
Importancia en las actas administrativas .................................................................................... 5
Importancia de los signos de puntuación ................................................................................... 6
CAPITULO 2 ......................................................................................................................................... 8
ERGONOMIA ....................................................................................................................................... 8
Buenas posturas ........................................................................................................................ 10
Enfermedades ........................................................................................................................... 12
CAPITULO 3 ....................................................................................................................................... 14
DOCUMENTOS GTC 185 ............................................................................................................ 14
CARTAS.............................................................................................................................................. 14
MEMORANDOS ................................................................................................................................. 17
CIRCULARES ...................................................................................................................................... 20
ACTAS ................................................................................................................................................ 23
INFORME ........................................................................................................................................... 30
INFORME CORTO .............................................................................................................................. 37
CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS ....................................................................................................... 42
HOJA DE VIDA CORPORATIVA .......................................................................................................... 46
SOBRES COMERCIALES ..................................................................................................................... 50
Dirección de apartado ............................................................................................................... 53
Nacionales ................................................................................................................................. 53
Internacionales.......................................................................................................................... 54
Mensaje electrónico.................................................................................................................. 57
TARJETAS PROTOCOLARIAS ............................................................................................................. 59
GLOSARIO ......................................................................................................................................... 61

1
 INTRODUCCION

La actualización de la norma se fundamenta en la incidencia que han tenido en la

investigación científica las transformaciones producidas por la ciencia, la
tecnología, las teorías y los métodos, así como las relaciones del proceso
investigativo con los cambios históricos y las políticas que incluyen la posibilidad
de conceso e interdisciplinariedad.

En esta norma se considera la diferencia entre tesis, monografía y otras formas de

trabajos investigativos. Los trabajos de investigación no necesariamente se
realizan para optar a un título, ni tiene como forma final de presentación
exclusivamente el documento escrito; pueden utilizarse otros soportes
documentales

A continuación, en la presente cartilla tiene como propósito, mostrar la Guía Técnica

Colombiana (GTC 185); esta guía nos permite presentar y gestionar todos aquellos
documentos, en la presentación de trabajos escritos.

Se podrán observar sugerencias tales como hoja de vida corporativa, para el

correcto manejo de datos personales de cada uno de los empleados, el uso de
mensajes electrónicos para resolver situaciones de carácter no complejas, los
sobres comerciales para el envió y protección de cada uno de los documentos,
tarjetas protocolarias que podrían funcionar en el manejo de relaciones públicas y
de negocios, entre otras como lo son constancias, cartas, recomendaciones, entre
otros de una forma ordenada, en esta se establecen los lineamientos para la
organización de documentos, basados en normas ICONTEC; la cual contiene
diferentes útiles que nos sirven como soportes para dar una mejor presentación y
formalidad.

Con el fin de simplificar y organizar la presentación y el manejo de las

comunicaciones impresas electrónicas.

2
Se podrán observar sugerencias tales como hoja de vida corporativa, para el
correcto manejo de datos personales de cada uno de los empleados, el uso de
mensajes electrónicos para resolver situaciones de carácter no complejas, los
sobres comerciales para el envío y protección de cada uno de los documentos,
tarjetas protocolarias que podrían funcionar en el manejo de relaciones publicas y
de negocios

A su vez busca contribuir con la diminución del tiempo y los costos, con buena
calidad.

El documento presenta como una guía, lo cual permite su adaptación a las

necesidades y características internas de las organizaciones.

Se enumeran y explican los diferentes conceptos y definiciones, así como los

requisitos para la presentación de trabajos.

3
 OBJETIVOS

GENERAL

Por medio de esta cartilla vamos a presentar todos los documentos con su
correspondiente presentación de la microempresa Salón de Belleza b.g, de acuerdo
a la Guía Técnica Colombiana (GTC 185) en donde nos señala de forma acertada
la presentación de los documentos entregados y recibidos por parte de la
microempresa Salón de Belleza b.g

ESPECIFICOS

 Adquirir, analizar y comprender las diferentes maneras de redactar

documentos administrativos con un buen vocabulario y el manejo de los
signos de puntuación en cada uno de ellos.
 Identificar el nivel de conocimiento sobre principios Ergonómicos evaluando
las buenas posturas y las enfermedades que conllevan al no obtener un
espacio óptico dentro del Salón de Belleza b.g
 Establecer y unificar los requisitos que se deben cumplir en la elaboración de
documentos de acuerdo a la Guía Técnica Colombiana (GTC 185)

4
 CAPITULO 1

REDACCIÓN

IMPORTANCIA EN LAS ACTAS ADMINISTRATIVAS

El acta administrativa no está regulada por la ley laboral; sin embargo, su

aplicación es de gran utilidad, pues sirve de prueba en conflictos laborales.

Por lo que es recomendable levantar el acta administrativa cuando se presente

alguna de las causales de rescisión enumeradas en el artículo 47 de la LFT, en
virtud de que en ellas no existe responsabilidad patronal.

Las causales de rescisión establecidas en el artículo 47 de la ley laboral son las

siguientes:

1. Engaño del trabajador o en su caso, del sindicato respecto de la capacidad,

aptitudes o facultades del primero.

2. Incurrir el trabajador en faltas de probidad u honradez.

3. Agredir a los compañeros de trabajo.

4. Cometer actos graves en contra del patrón, sus familiares o personal directivo
o administrativo.

5. Ocasionar intencionalmente daños materiales en la maquinaria o equipo de

trabajo.

6. Dañar por descuido la maquinaria o el equipo de trabajo.

7. Comprometer por su imprudencia o descuido la seguridad del establecimiento

o de las personas que se encuentren en él.

8. Cometer actos inmorales en el establecimiento o lugar de trabajo.

9. Revelar secretos de fabricación.

5
10. Faltar por más de tres días sin causa justificada, en un periodo de 30 días.

11. Desobedecer injustificadamente al patrón o a sus representantes.

12. No adoptar las medidas preventivas de seguridad e higiene.

13. Asistir al trabajo en estado de embriaguez o bajo la influencia de algún

narcótico o droga enervante.

14. Cumplir con la pena de prisión impuesta.

De esta forma, cuando se presente alguna de las causas enumeradas, es

recomendable que el patrón levante inmediatamente un acta administrativa; no
obstante, esto no es obligatorio, ya que basta con el solo hecho de que el
patrón entregue al trabajador el aviso de rescisión en el que se señalen la
fecha y la causa o las causas relacionadas para acreditar la misma.

Asimismo, especialistas y litigadores en materia laboral coinciden en que el

acta administrativa no sólo se debe levantar ante una rescisión de la relación
de trabajo, sino también cuando exista un mal comportamiento del trabajador
que amerite que se deje constancia en su expediente.

https://doctrina.vlex.com.mx/vid/importancia-formalidades-violacion-269759141

IMPORTANCIA DE LOS SIGNOS DE PUNTUACIÓN

Los signos de puntuación delimitan las frases y los párrafos, establecen la

jerarquía sintáctica de las proposiciones, y en consecuencia dan estructura a
un texto. Con estos signos se logra ordenar las ideas y jerarquizarlas según su
importancia. Así mismo se eliminan ambigüedades, se puede decir que son los
que velan por el sentido de un texto. Su correcto uso implica el dominio de la
sintaxis y, por ende, de la gramática de la lengua en general. Con todo, la
mayoría de los escritores dudan a la hora de utilizarlos ya que se trata de un
recurso bastante polémico. La abundancia o escasez de los mismos,

6
especialmente de la coma, marcan el ritmo de la lectura: mayor cantidad, más
lentitud; menor cantidad, más fluidez en el desarrollo del discurso.

La manera de encarar los signos puntuarlos varía según el estilo de cada

escrito. Si se recarga el texto de pausas, el lector es constreñido a leer de
forma interrumpida, lo que puede convertir el discurso en una carrera de
obstáculos. No obstante, en temas de didáctica, por ejemplo, es muy
aconsejable este uso, a diferencia de una puntuación suelta o funcional.

https://www.imageneseducativas.com/la-importancia-de-los-signos-de-
puntuacion/

7
 CAPITULO 2

ERGONOMIA

La Ergonomía, es el término aceptado mundialmente para definir el conjunto de

conocimientos multidisciplinares que estudia las capacidades y habilidades de los
humanos, analizando aquellas características que afectan al diseño de productos o
procesos de producción.

En todas las aplicaciones, el objetivo es común; adaptar productos, tareas, entorno

y herramientas a las necesidades y capacidades de las personas, mejorando la
eficiencia, seguridad y bienestar de usuarios y trabajadores. En definitiva,
el planteamiento ergonómico consiste en diseñar los productos y los trabajos de
manera que éstos se adapten a las personas.

Para alcanzar su objetivo, la Ergonomía trata aspectos del comportamiento humano

en el trabajo, y otros factores relacionados con el sistema de trabajo, tales como:

De este modo, cuando se estudian los puestos de trabajo desde el punto de vista
ergonómico pueden encontrarse problemas derivados de:

8
  Diseño del puesto de trabajo: alturas de trabajo, espacio disponible,
herramientas utilizadas, etc.
 Carga física: posturas forzadas, movimientos repetitivos, manejo manual de
cargas, fuerzas, etc.
 Factores psicosociales del trabajo: descanso, presión de tiempos,
participación en las decisiones, relaciones entre compañeros y con los
responsables, etc.
 Condiciones ambientales del puesto de trabajo: iluminación, ruido,
temperatura, vibraciones, etc.

La ergonomía puede ayudar a mejorar las condiciones de trabajo y por tanto la

salud de los trabajadores. Las mejoras ergonómicas reducen las demandas físicas
del trabajo dando como resultado menos lesiones o dolencias. Otro efecto
beneficioso de la ergonomía es, que la mejora del entorno laboral, repercute
positivamente en la eficiencia y la productividad.

Un aspecto muy importante es que el trabajador sea capaz de reconocer los

riesgos ergonómicos existentes en su puesto de trabajo para, de esa manera,
poder llevar a cabo acciones para prevenirlos. En esta Web se mostrarán factores
de riesgo ergonómicos asociados a actividades y tareas concretas del sector
forestal, así como a los equipos de protección utilizados, sus causas de exposición
y posibles soluciones para evitarlos.

9
BUENAS POSTURAS

1.Adoptar una buena postura

La postura en el trabajo es lo más importante. De hecho, puedes tener la mejor

silla o un ratón ergonómico, pero si tu postura no es la correcta, no te van a servir
de nada y acabarás tendiendo dolores. Tener una buena postura pasa por
mantener una posición recta. La espalda debe estar lo más derecha posible y bien
pegada al respaldo para que no haya huecos a la altura de la zona lumbar.

2. Escoger un asiento ergonómico

Esta es la clave a la hora de instalarte en tu puesto de trabajo, elegir un asiento

ergonómico. Deberás tener un asiento que te permita regular la altura y mantener
la distancia adecuada entre tu cuerpo y la pantalla. Para determinar la altura de tu
asiento, los pies deben estar en contacto con el suelo y las rodillas deben formar
un ángulo recto, manteniéndose a la altura de las caderas. Para un apoyo lumbar
óptimo, la parte baja del respaldo debe alinearse con la curva natural de la parte
baja de la espalda.

Para evitar cualquier riesgo de tendinitis, tus manos y brazos deben estar
relajados. Tu muñeca no debe estar en tensión a la hora de manejar el teclado o el
ratón y debe mantenerse alineada con ellos y no formando ángulo.

3. Optimizar la superficie de trabajo

La superficie de trabajo es otro punto importante a tener en cuenta para adoptar

una buena postura. Para evitar molestias musculares, es recomendable mantener
los objetos que más utilices cerca de ti. Al alcance de tu mano. Si tienes que hacer
un trabajo que requiera manejar documentos en papel, sitúalos entre la pantalla y
el teclado. Coloca los objetos que uses puntualmente fuera de tu alcance, de esta
manera te obligarás a levantarte, cambiar de postura y estimular la circulación.

10
Asimismo, te recomendamos que intentes reducir tu uso del ratón. Siempre que
puedas, utiliza los comandos del teclado en lugar del ratón, causa de muchísimas
tendinitis.

4. Adaptar la posición de tu pantalla

Para una mejor visibilidad, desplaza la pantalla al fondo de tu escritorio. Elige una
pantalla de entre 17 y 19 pulgadas. Alarga tu brazo y sitúa el monitor a esa
distancia de tu cuerpo. Es indispensable posicionar bien la pantalla para minimizar
los problemas de fatiga visual. Colócala a la altura de tus ojos y ligeramente
orientada hacia atrás.

5. Verificar tu ergonomía en el trabajo

Para comprobar que tu postura es confortable, hazte 5 preguntas:

¿La espalda está derecha y tienes los hombros echados hacia atrás?

¿La altura del teclado mantiene el brazo y el antebrazo en ángulo recto?

¿Las rodillas forman un ángulo recto?

¿Tienes al alcance de tu mano todos los objetos que usas habitualmente?

¿Realizas pausas para estirar y moverte regularmente?

https://www.up-spain.com/blog/ergonomia-en-el-trabajo-5-reglas-para-una-
postura-correcta-en-el-trabajo/

11
ENFERMEDADES

Dorsalgia: es un dolor intenso en la región dorsal de la columna vertebral.

Se presenta, usualmente en personas que trabajan por periodos largos frente a un

escritorio, o que no cuentan con una silla ergonómica.

Suele confundirse con un simple dolor de espalda, el cual puede esparcirse a los
costados o el pecho

Cervicalgia: es un dolor en el cuello que se origina en la parte posterior, en la

mayoría de los casos, cuando la postura es incorrecta y forzada por mucho
tiempo.

Este padecimiento puede estar ocasionado por un exceso de esfuerzo corporal.

Sus características son hormigueos, debilidad, perdida de movilidad, dolor de

cabeza, mareos o falta de equilibrio.

Cifosis: es una curvatura de la columna vertebral.

Se presenta como una deformación que afecta a las personas que trabajan por
tiempos prolongados en sillas que no cuentan con la ergonomía necesaria.

Este mal provoca dolo, fatiga y sensibilidad, así como dolor en el pecho en casos
muy graves y avanzados.

Torticolis: es una de las causas mas frecuentes es adoptar posturas inadecuadas

al trabajador o estudiar e, incluso, al dormir en una posición que no permite que
los músculos del cuello se relajen.

Se presentan cuando los nervios cervicales se inflaman.

12
Epicondilitis: es la inflamación de los tendones que unen los músculos del
antebrazo y de la mano con el epicondíleo.

Es una lesión de codo común en las personas que se dedican a actividades que
involucran un movimiento repetitivo de la muñeca o el uso constante del mouse y
del teclado de la computadora sin contar con el apoyo correcto.

La causa de estos padecimientos puede ser la adopción de malas posiciones al

trabajar, y que se intensifica por el uso constante de la tecnología, como laptops y
el hecho de ocupar lugares fijos de trabajo.

13
 CAPITULO 3

DOCUMENTOS DE LA GTC 185

CARTAS
La expedición de cartas u oficios está a cargo de funcionarios o empleados
autorizados mediante acto administrativo o en el cumplimiento de sus funciones.
Véase Acuerdo 060 del AGN, de octubre de 2001.
Se recomienda elaborar las cartas u oficios externos en formato carta, oficio o
A4, con logo, membrete y pie de página. Estos elementos deberían estar
preferiblemente en todas las hojas. Para las cartas u oficios internos, se
recomienda que sólo la primera hoja vaya con el logo, membrete y pie de página,
las demás con el logo. Véase Acuerdo 060 del AGN, de octubre de 2001.

CARACTERÍSTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN

La carta u oficio tiene como objetivos fundamentales informar y persuadir a su

destinatario, para ello se recomienda tener en cuenta:

- tratar un solo tema por comunicación;

- redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa;

- usar tratamiento respetuoso y cortés;

- redactar en primera persona del plural y usar el tratamiento de usted en

singular o plural;

- emplear estilo gramatical natural, sencillo y continuo;

14
- utilizar los formatos normalizados en los manuales de cada organización, y

- distribuir el texto de acuerdo con su extensión.

15
 DC-140

Bogotá D.C., 14 de noviembre del 2019

Señor
JUAN FERNANDO SÁNCHEZ DIAZ
Administrador
Magic Color S.A

Carrera 48 No 78 – 85
Bogotá D:C:

Asunto: Solicitud de papelería

Reciba un cordial saludo Señor Juan Fernando Sánchez Diaz, la presente es para
solicitar el siguiente pedido de papelería que deberá ser entregado en nuestras
instalaciones ubicada en la AV Carrera 97 J No 16 – 56, en la ciudad de Bogotá,
Barrio San Pedro.

- 5 resmas de papel tamaño carta blanca

- 5 resmas de papel tamaño oficio blanco
- 2 cajas de lapiceros alegro negro
- 2 cajas de lapicero alegro rojo
- 2 docenas de cuadernos tamaño mediano rayado
- 2 docenas de lápices negro No 2

Agradezco su atención prestada.

HARRINZON STEVE PINZON SERRATO

Jefe de Archivo

Transcriptor: Harrinzon Steve Pinzon Serrato

16
MEMORANDOS

Son comunicaciones escritas que se utilizan para trasmitir información,

orientaciones y pautas entre las dependencias locales, regionales, nacionales e
internacionales y las líneas de coordinación jerárquica de la organización.

CARACTERÍSTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN

Se recomienda tener en cuenta los siguientes aspectos:

- utilizar los formatos normalizados en los manuales de cada organización;

- redactar en forma clara, breve, directa, sencilla, cortés y en modo

impersonal o en primera persona del plural;

- distribuir el texto de acuerdo con su extensión, y

- tratar preferiblemente un solo tema por memorando.

17
18
 MEMORANDO

DC-143_01

Bogotá D.C. 14 de noviembre del 2019

PARA: Departamento de Ventas

DE: Gerente General

ASUNTO: Solicitud de Información

Con agrado los saludo e informo que el memorando es una solicitud de

información respecto a los avances de los preparativos que se adelantan para la
feria que llevara a cabo la empresa en 10 días.

Atentamente

HARRINZON STEVE PINZON SERRATO

Gerente General

Transcriptor: Harrinzon Steven Pinzon

19
CIRCULARES

Comunicaciones escritas de interés común, con el mismo contenido o texto,

dirigida a un grupo específico de personas tanto interna como externamente.

CARACTERÍSTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN

La circular tiene como objetivo fundamental dar a conocer información de carácter

general.

La circular con carácter interno se utiliza para informar disposiciones, normas,

lineamientos y políticas y la circular externa para dar a conocer reglas de
negocios, nuevos productos o servicios, entre otros.

Se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

- tratar un solo tema;

- iniciar y finalizar el texto con una frase de cortesía;

- redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa;

- usar un tratamiento respetuoso y cortés;

- emplear un estilo gramatical natural, sencillo y continuo;

- utilizar los formatos normalizados en el manual de procedimientos de

cada organización, y

- distribuir el texto de acuerdo con su extensión.

20
21
CIRCULAR 004

DC - 1 - 146

Bogotá D.C., 14 de noviembre del 2019

PARA: TODO EL PERSONAL DEL SALON DE BELLEZA B.G

ASUNTO: Seminario

Cordial saludo, les solicitamos observar el cronograma de sus actividades con sus
respectivos Jefes de Sección y Asistentes de Oficina para programar la asistencia
al SEMINARIO de Atención al cliente y calidad total que se llevará a cabo el día 16
de noviembre del presente año, a las 14:00 horas.

Es importante de su total asistencia al seminario ya que se dará información de su

total interés para un mejor su conocimiento y crecimiento tanto laboral como
personal con nuestra empresa y clientes

Hasta nueva comunicación.

HARRINZON STEVE PINZON SERRATO

Gerente General

Transcriptor: Harrinzon Steven Pinzon

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ACTAS

Las actas expresan lo tratado en una reunión o situación específica. Son

documentos que adquieren valor administrativo, legal, jurídico e histórico desde
el momento de su creación.

De acuerdo con la importancia o características específicas del acta, cada

organización debe cumplir con lo ordenado en la legislación vigente y en algunos
casos se debe registrar o presentar ante la entidad competente; en este caso el
acta se debe elaborar en papel con membrete.

CARACTERÍSTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN

Toda acta debe llevar el nombre del grupo que se reúne. Además, se debe aclarar
si el carácter de la reunión es ordinario o extraordinario.

Cada acta que se elabora debe expresar lo tratado en una reunión o situación
específica, sin describir detalles intrascendentes.

Las actas se redactan en tiempo pasado, excepto las de descargo que deben
redactarse en tiempo presente. Ningún párrafo debe iniciarse con gerundio. Se
recomienda no redactarlas con lenguaje telegráfico; tampoco deben presentar
errores técnicos, ortográficos, gramaticales ni de puntuación.

Los párrafos deben ser concisos, claros y con énfasis en las decisiones tomadas.
Sin embargo, por solicitud expresa de algún participante, se anotan las
discrepancias o aclaraciones necesarias.

La presentación de originales y copias debe ser impecable, sin borrones ni

repisados.

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Cuando haya lugar a votaciones, se indica el número de votos emitidos a favor,
en contra y en blanco. En caso de nombramientos, se registran los resultados y
los nombres completos.

Se indica el nombre de la persona que presenta una moción y no es necesario

anotar el nombre de quienes se adhieren a ella. Cuando sea necesario mencionar
la intervención de uno de los asistentes, se hace con su nombre completo.

24
25
 REUNION ORDINARIA COMITÉ DE EVALUACION

ACTA 01

FECHA: Bogotá, 9 de diciembre de 2019

HORA: De las 8:00 horas a las 12:00 horas

LUGAR: Oficina principal Salón de Belleza b.g

ASISTENTES:

Brayan García, Jefe de Gerencia

Harrinzon Pinzon, Gerente Administrativo

Marco Altahoma, Jefe de Recursos humanos

ORDEN DEL DÍA

1. Verificación del Quorum.

2. Evaluación del rendimiento de cada empleado
3. Evaluación de puntualidad y asistencia de los empleados
4. Evaluación en las gestiones realizadas por cada uno de los empleados
5. Proposiciones y varios
6. Compromisos

26
DESARROLLO

1. Verificación de Quorum

La gerencia general inicio a la reunión al verificar que se contaba con el

Quorum reglamentario para deliberar.

2. Evaluación del rendimiento de cada empleado

La gerencia en compañía de sus administrativos fue llamando en orden

alfabético a cada uno de los empleados, y con base en los registros
laborales y quejas por cada una de sus labores, se realizó la evaluación del
rendimiento laboral a cada uno de ellos.

3. Evaluación de puntualidad y asistencia de los empleados

La gerencia en compañía de sus administrativos fue llamando en orden

alfabético a cada uno de los empleados, y con base en los registros de
ingresos y salidas durante las jornadas laborales y se realizó el respectivo
proceso de evaluación.

Luego de terminar proceso de evaluación, se llamó a los empleados que

presentaba alguna inasistencia en el área laboral.

A dichos empleados se les recordó la importancia de la responsabilidad y la

puntualidad con el Salón de Belleza b.g, y se les informo los procesos y
compromisos que se adelantaran en su contra de seguir ocurriendo este
tipo de hechos.

27
4. Evaluación en las gestiones realizadas por cada uno de los empleados

La gerencia en compañía de sus administrativos fue llamando en orden

alfabético a cada uno de los empleados, y se les formula una serie de
escenas laborales para ver sus aptitudes y formas de solucionar algún
conflicto laboral.

5. Proposiciones y varios

La gerencia en compañía de sus administrativos leyó la lista de cada uno

de los empleados, que, por su bajo rendimiento laboral, inasistencia y
impuntualidad en el Salón de Belleza b.g, deben firmar un memorando.

6. Compromisos

COMPROMISOS RESPONSABLES FECHA DE FIRMA

Obtener una buena

actitud con las clientas  Luisa Diaz 10/12/2019
para evitar más  Fernanda Ríos
llamados de atención

Ser puntual en la hora

de entrada y horas de  Loren Murcia
descanso  Johan Agudelo 10/12/2019
 Román Diaz

28
CONVOCATORIA: La próxima reunión se realizará nuevamente en la oficina
principal del Salón de Belleza b.g, el día 16 de diciembre de 2019.

Brayan García Harrinzon Pinzon

Jefe de Gerencia Gerente Administrativo

ANEXOS: Memorandos por llamado de atención

Transcriptor: Harrinzon Pinzon

29
INFORMES

La expedición de informes está a cargo de funcionarios o empleados autorizados,

mediante acto administrativo o en el cumplimiento de sus funciones.

Los informes se elaboran en papel con logo símbolo, de acuerdo con las normas
internas de la organización.

NOTA Esta disposición se debe tener en cuenta de acuerdo con las políticas de costos
de cada organización.

Si es necesario, se recomienda elaborar documento remisorio al presentar los informes

administrativos, ya sea que se envíen por intranet o correo electrónico.

Cuando existan anexos en un informe, se recomienda hacer su identificación,

descripción o aclaración dentro del texto (véase el numeral 4.5.8.1).

CARACTERÍSTICAS DE LA REDACCIÓN Y LA PRESENTACIÓN

En los informes se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

- tratar un solo tema por informe;

- redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa;

- usar tratamiento respetuoso y cortés;

- redactar en forma impersonal (se proyecta, se estudió);

- utilizar los formatos normalizados, de acuerdo con los manuales de cada

organización;

30
 - disponer el orden en que se van a describir y contar las actividades realizadas, y

- elegir el lenguaje técnico adecuado, así como el tono para presentar los hechos.

En relación con la numeración de páginas para todas las clases de informe, se

recomienda tener en cuenta lo establecido en el numeral

31
32
AC -003

PROYECTO: FORTALECIMIENTO A LAS MICROEMPRESAS DE BOGOTÁ EN LAS

GESTIONES ADMINISTRATIVA Y CONTABLE. VSITA No 3

Bogotá. D.C., 04 de diciembre de 2019.

ELABORADO POR: Marco Aurelio Altahoma Ruiz

Harrison 1 Steve Pinzón Serrato

OBJETIVOS:

 Identificar de acuerdo a la visita que se hace a la microempresa Salón de Belleza

Brayan García necesidades en materia de gestión documental tiene, de acuerdo a
la lista de chequeo.

 Hacer las observaciones correspondientes a los ítems en donde presenta falencias

y fortalezas.

 Proponer las posibles soluciones a los vacíos que tiene la microempresa a nivel
empresarial y administrativo, de acuerdo a la técnica y legislación vigente en la
producción de los diferentes documentos administrativos.

33
1.

Siendo las 4:30 am del día 04 de diciembre de 2019, nos encontramos en las instalaciones
de la microempresa Salón de Belleza B.G ubicada en la carrera 97 J No 16 – 56 barrio
San pedro, la persona que nos atendió fue el señor Brayan García, Gerente General. Dicha
visita se hace con el fin de desarrollar de acuerdo a la lista de chequeo, las posibles
inconsistencias y fortalezas que tiene en la elaboración de actos administrativos en la
microempresa.

2.

En el primer ítem se evidencia que la microempresa cumple en un 90% con la

documentación, papelería y útiles de oficina necesarios como lo son computador, cuaderno,
esfero, calculadora, cocedora entre otros, como hojas de vida, facturas digitales, libro de
contabilidad digital, cartas de renuncia.

3.

La microempresa si cumple con un 90% la postura adecuada el desarrollo de las

habilidades y destrezas durante el proceso de digitación. Haciendo las pausas activas pero
con un espacio reducido para realizar funciones administrativas.

4.

Se evidencia que la empresa cumple en un 100% el debido mantenimiento de limpieza a

todos los equipos con una frecuencia estipulada por el administrador con el fin de mantener
la duración y buen funcionamiento de los mismos.

5.

En siguiente ítem, evidenciamos que la microempresa cumple con un 80% la elaboración

responsable de los actos administrativos

34
6.

Se evidencia que en la empresa no cumple ya que no conoce las normas Técnicas

Colombianas vigentes.

7.

Se evidencia que en la microempresa si cumple con un 90% la redacción aplicando normas

gramaticales, semántica, morfológica y de sintaxis, pero no cumple con las normas técnicas
colombianas vigentes ya que afirman que usan formatos estipulados por la Gerencia.

8.

La microempresa cumple con un 90% de manera responsable con la elaboración de todos

los documentos empresariales que necesita para su normal funcionamiento, aplicando las
normas de gramaticales, y de sintaxis, pero bajo su propio criterio documental.

9.

Se evidencia que la empresa si cumple con un 90% la elaboración de los formatos y

documentos requeridos en el proceso de compra-venta como son la cotización, factura,
orden de compra orden de trabajo, reporte técnico, egresos, recibos de caja o ingresos,
aplicando la tecnología disponible.

35
CONCLUCIONES

La microempresa Salón de belleza B.G., cuenta con los elementos de papelería y equipo
de oficina para desarrollar las diferentes tareas administrativas que necesita para su
correcto funcionamiento.

Cuenta con la tecnología y personal, para la elaboración de documentos administrativos así

como para su respectivo diligenciamiento.

Se evidencio los documentos realizados por la microempresa son realizados con formatos
normalizados por la organización.

RECOMENDACIONES

Manejar un sistema de archivo organizado y aplicar normas de GTC 185 a los documentos.

HARRINZON PINZON SERRATO MARCO ALTAHOMA RUIZ

Gerente General Secretario

Anexos:

Transcriptor: Marco Aurelio Altahoma Ruiz

36
INFORME CORTO

Se recomienda que este informe no tenga portada, sino encabezamiento (aunque el

autor puede utilizar cualquier elemento del informe extenso que estime conveniente). Se
recomienda que el resumen incluya elementos como:

- encabezamiento: razón social, dependencia, código, título, ciudad o municipio de

origen y fecha de elaboración;

- autoría del informe corto;

- objetivos;

- capítulo o capítulos;

- conclusiones y recomendaciones (opcional), y

- firma.

37
38
 AC – 001

INFORME DE VENTAS

Bogotá. D.C., 04 de diciembre de 2019.

ELABORADO POR: Marco Aurelio Altahoma Ruiz

Harrison 1 Steve Pinzón Serrato

OBJETIVOS:

 Identificar de acuerdo a la contabilidad que se hace a la microempresa Salón de

Belleza Brayan García necesidades en materia de egresos y ingresos que tiene, de
acuerdo a la lista de chequeo.

 Hacer las observaciones correspondientes a los ítems en donde presenta falencias

y fortalezas.

 Proponer las posibles soluciones a los vacíos económicos que tiene la microempresa
a nivel empresarial y administrativo, de acuerdo a la técnica y legislación vigente en
la producción de los diferentes documentos administrativos.

1. Con la presente, le comunico las ventas de los últimos dos meses “octubre y
noviembre” en los que las ventas aumentaron consideradamente, sobre todo en lo
que atañe a relación de Tintes y Tratamientos para el cabello

39
 2. Se obtuvieron 5.000 Tintes de cabello de diferentes tonalidades, de las cuales se han
vendido 4.600, llegando casi a su totalidad.

3. Para los trámites necesarios, se anexa la documentación correspondiente a los

ingresos, así como copia del libro mayor

4. De la misma marca y modelo para el tratamiento de cabello la afinación completa en

existencia, se han vendido en su totalidad, y contamos con pedidos por un total de
6.000 más, de los que falta entregar.

5. Recibimos 15 devoluciones por fallos en los colores solicitados de los tintes, las
cuales se esperan que sean enviados 9 en cuanto se apruebe el tramite y se haga el
debido proceso del reembolso del dinero correspondiente en los 6 restantes.

6. Para las comprobaciones correspondientes, mando los libros de ventas y las fichas
de reembolso correspondientes

CONCLUCIONES

La microempresa Salón de belleza B.G., cuenta con los elementos de papelería y equipo
de oficina para desarrollar las diferentes tareas contables que necesita para su correcto
funcionamiento.

Cuenta con la tecnología y personal, para la elaboración de documentos contables, así

como para su respectivo diligenciamiento.

Se evidencio los documentos realizados por la microempresa son realizados con formatos
normalizados por la organización.

40
RECOMENDACIONES

Manejar un sistema de archivo organizado y aplicar normas de GTC 185 a los documentos.

HARRINZON PINZON SERRATO MARCO ALTAHOMA RUIZ

Gerente General Secretario

Anexos:

Transcriptor: Marco Aurelio Altahoma Ruiz

41
CERTIFICADOS Y CONSTANCIAS

CERTIFICADOS

El certificado es un documento de carácter probatorio, público o privado, que asegura la

veracidad y la legalidad de un hecho o acto solemne (acontecimiento acompañado de
formalidades necesarias para la validez de un acto judicial, juramento, ceremonia, norma
y requiere registro notarial).

Con base en el hecho o acto que se prueba, pueden emitirse certificados de:

- calificaciones obtenidas dentro de períodos académicos;

- registro civil o parroquial de nacimiento, bautizo o de defunción, y

- becas, donaciones, exenciones, créditos, paz y salvos, resultados médicos,

documentos de identidad, entre otros.

CONSTANCIAS

La constancia es un documento de carácter probatorio, que no requiere solemnidad,

puede ser personal.

Según el hecho o el acto, se clasifican en constancias para:

- tiempo de servicio,

- experiencia,

- salarios u honorarios,

- clases de trabajo,

42
 - jornada laboral,

- cumplimiento de comisiones y

- comportamiento del trabajador, entre otros.

CARACTERÍSTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN

La constancia y la certificación tienen como objetivo fundamental dar a conocer

información de carácter personal.

Se deben tener en cuenta los siguientes aspectos:

a) redactar en forma clara, precisa, concreta y concisa;

b) usar un tratamiento impersonal, respetuoso y cortés;

c) emplear un estilo gramatical natural, sencillo y continuo;

d) utilizar los formatos establecidos en cada organización;

e) distribuir el texto de acuerdo con su extensión;

f) suministrar la información en forma personalizada, y

g) expedir siempre en original.

43
44
D – 01

Bogotá. D.C., 04 de diciembre de 2019.

EL SUSCRITO DIRECTOR DE GESTION HUMANA DEL SALON DE BELLEZA B.G

CERTIFICA

Que él(a) señor(a) MAIRA FERNANDA TORREZ TORREZ, identificado(a) con cedula de
ciudadanía No 59.487.268 de Bogotá, labora en el Salón de Belleza b.g desde junio 20 de
2018 a la fecha, desempeñando el cargo de Estilista Integral con un contrato a término
indefinido y devengando un salario mensual de $1.800.000

Para constancia de lo anterior se firma en Bogotá a los (10) días del mes de diciembre del
(2019)

Cordialmente

Harrinzon Steve Pinzon Serrato

Transcriptor: Marco Aurelio Altahoma Ruiz

45
HOJA DE VIDA CORPORATIVA

Es la relación de los datos personales, la información laboral, académica y las

experiencia y competencias de una persona, que registra y conserva la organización a
la cual ésta se encuentra vinculada laboralmente. Este documento se genera dentro de
la organización y se alimenta con las actividades, logros, eventos y novedades que
acontecen durante el desempeño laboral del colaborador en la organización.

NOTA 1 Generalmente esta documentación es administrada y conservada por la sección

de la organización encargada de la gestión del talento humano, o la que haga sus veces.

NOTA 2 El Departamento Administrativo de la Función Pública emitió el Decreto 1145 de

2004, mediante el cual establece el formato único de hoja de vida para el sector público
y junto con el Archivo General de la Nación emitió la Circular nro. 004 de 2003, donde
presenta los requisitos tanto de los documentos que se deben incluir en las historias
laborales de los funcionarios públicos, como el orden en que se deben organizar. Para
mayor información consultar este documento.

CARACTERÍSTICAS DE REDACCIÓN Y PRESENTACIÓN

Se recomienda que cada organización establezca tanto los datos que considere
necesarios y relevantes, de acuerdo con las particularidades de su perfil y operación, así
como el formato o formulario que más se ajuste a dichas necesidades, el cual puede
conservarse en forma física o digital o ambas. A continuación, se presentan sugerencias
sobre el contenido de esta hoja de vida corporativa.

Para su presentación, se aconseja tener en cuenta las recomendaciones del capítulo 4

de esta guía que sean aplicables a este tipo de documento.

Se recomienda que la información sea breve, clara, precisa y veraz.

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 HOJA DE VIDA COORPORATIVA

DATOS PERSONALES
Primer Apellido Segundo Apellido Nombres
Pinzon Serrato Harrinzon Steve
Documento de i dentificación Sexo Nacionalidad País
1.032.427.514 M colombiano
Fecha y lugar de nacimiento Dirección correspondencia
Fecha 9 04 1990 DG 96 c # 17 - 58
País Colombia País Colombia
Opto. Bogotá Teléfono 3023595662
Municipio Bogotá
FORMAC ON ACADEM ICA
Educación básica y media
Marque con una X el ultimo grado aprobado

EDUCACION BASICA TITULO OBTENIDO: bachiller

PRIMARIA SECUNDARIA IM EDIA FECHA DE GRADO: 12/11/2007

Educación superior (pregrado y postgrado)

Diligencie este punto en orden cronológico, en modalidad d a cadémica escriba iba:
TC Técnica tecnológica TE Tecnológica Especializada UN
Universitaria ES Especializac ion MG Maestría o magister DOC Doctora
do
MODALIDA SEMESTRES GRADUAD TERMINACION TA RJETA
D TITULO OBTENIDO
APROBADO O SI NO MES AÑO PROFESION
ACADEMICA S AL

Especifique los idiomas diferentes al español que: habla, lee, escribe de forma Regular ( R ),Bien ( B ) o
Muy Bien ( MB )

LO HABLA LO LEE LO ESCRIBE

IDIOMA
R B MB R B MB R B MB

47
EXPERIENCIA
LABORA EMPLEOACTUAL O CONTRATO V IGENTE

Empresa o entidad Pública Privada Pa ís

Departamento Municipio Correo Electrónico Entidad

Teléfonos Fecha de ingreso Fecha de retiro

Dia IMes IAño Dia Mes I ño
A
cargo Dependencia Dirección

EMPLEO O CONTRATO
ANTERIOR
Empresa o entidad Pública Privada Pa ís

Departamento Municipio Correo Electrónico Entidad

Teléfonos Fecha de ingreso Fecha de retiro

Dia Mes Año Dia Mes A
Cargo Dependencia Dirección

EMPLEO O CONTRATO
ANTERIOR
Empresa o entidad Pública Privada País

Departamento Municipio Correo Electrónico Entidad

Teléfonos Fecha de ingreso Fecha de retiro

Dia IMes Año Dia Mes IAño
Cargo Dependencia Dirección

EMPLEO O CONTRATO
ANTERIOR
Empresa o entidad Pública Privada Pa ís

Departamento Municipio Correo Electrónico Entidad

Teléfonos Fecha de ingreso Fecha de retiro

Dia IMes Año Dia Mes I ño
A
Cargo Dependencia Dirección

EMPLEO O CONTRATO
ANTERIOR
Empresa o entidad Pública Privada País

Departamento Municipio Correo Electrónico Entidad

Teléfonos Fecha de ingreso Fecha de retiro

Dia IMes Año Dia Mes IAño
Cargo Dependencia Dirección

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TIEMPO TOTAL DE EXPERIENCIA

F RMA DEL SERVIDOR PUBLICO O CONTRATISTA

MANIFIESTO BAJO LA GRAVEDAD DEL JURAMEN TO 0SI O NO ME ENCUENTRO DENTRO DE LAS CAUSALES DE
INHABILIDAD E INCOMPATIBILIDAD DEL ORDEN CONSTITUCIONAL O LEGAL, PARA EJERCER CARGOS EMPLEOS
PÚBLICOS O PARA CELEBRAR CONTRATOS DE PRESTACIÓN DE SERVICIOS CON LA ADMINISTRACIÓN PÚBLICA.

FIRMA DEL SERVIDOR PUBLICO O CON TRATISTA

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SOBRES COMERCIALES

El sobre tiene el propósito de ser la cubierta de los documentos, para su entrega o envío.

CARACTERÍSTICAS DE LA PRESENTACIÓN

Al registrar los datos del destinatario, éstos deben ser iguales a los consignados en la
comunicación, en forma clara y completa.

Se recomienda que el sobre coincida en color, calidad y diseño con la papelería de la

organización.

Se recomienda que el sobre tenga impreso el membrete de la organización.

Para el diseño de sobres grandes, se recomienda tener en cuenta las zonas (véase el
numeral 12.5), con la posibilidad de aumentar sus medidas horizontales y verticales.

Se sugiere que el tamaño del sobre para envío de anexos permita guardarlos sin
dobleces.

Para distribuir mejor la información en un sobre de tamaño grande, se recomienda

escribir los datos del destinatario en mayúscula sostenida, a interlineación de uno y
medio, en el tercio que le corresponde.

La impresión de los datos tanto del remitente como del destinatario, en sobres grandes,
puede hacerse en sentido vertical u horizontal. En este último caso se deja la solapa
hacia el lado derecho.

Para las organizaciones que manejan el correo centralizado, se recomienda escribir en el

sobre, el nombre o código de la dependencia remitente, debajo de la información de la zona
1.

50
Cuando se utiliza servicios especiales de correo, se escribe el número de teléfono (fijo o
móvil) del destinatario en el renglón anterior al del lugar de origen y el del remitente
debajo de los datos de la zona 1 (véase el numeral 12.5).

Al utilizar etiqueta, ésta debe adherirse centrada en el segundo tercio del sobre. Se
recomienda que tenga el tamaño apropiado para escribir los datos completos del
destinatario.

51
AV. Carrera 97 J No 16 – 56 – Barrio San
Pedro
2679111 – 4159770

52
Dirección o apartado

La dirección consta de una de las siguientes nominaciones: calle, carrera, diagonal,

transversal o avenida, con su respectivo número, todas ellas se escriben sin abreviar y a
continuación se anota el número de la puerta. Se dejan tres espacios, a máquina o
computador, entre el número de la calle (o carrera, entre otros) y el de la puerta. Se
emplea la abreviatura de número nro. (opcional). No se escribe el signo número (#).

Los primeros dígitos de la placa corresponden a la calle, la carrera o la avenida, entre

otros y los siguientes a la distancia, en metros, de la esquina a la puerta. Se unen con
guion (-). Además, se debe escribir claramente el piso, interior, manzana, bloque y otras
denominaciones que sean necesarias para identificar el destino.

Si los números de la dirección incluyen letras, éstas se deben escribir con mayúscula. Si
la nomenclatura incluye Norte, Sur, Oriente, Occidente, Bis o nombres es indispensable
escribirlos en forma completa.

Para escribir el nombre de la ciudad o municipio, véase el numeral 5.4.3.6 de esta guía.

EJEMPLO 1 Señora

Diana Pérez Daza

Calle 20 Bis nro. 45-23 Bloque 2 Entrada 3

Apartamento 1234 Urbanización El Poblado

Medellín, Antioquia

Nacional

Cuando el destino es una ciudad o municipio dentro del país, se escribe éste nombre y
el del departamento correspondiente, separados por coma (,) y con mayúscula inicial.

53
 EJEMPLO Doctor

Pedro Nel Daza

Daza Jefe de
Compras
CAFAM

Apartado Aéreo
23456 Tunja,
Boyacá

NOTA Cuando las ciudades tienen denominaciones especiales, éstas se deben

incluir, como el caso de Bogotá D.C. o México D.F.

Internacional

La información debe ir en el idioma oficial del destino o en inglés, a interlineación sencilla.

El nombre del destinatario debe ir en mayúscula sostenida.

En cuanto a la dirección, se respeta la nomenclatura y los términos del país de destino

tales como casilla, P.O Box, Postfach, entre otros.

El país de destino se escribe en el mismo renglón de la ciudad o municipio, o en el

siguiente, dependiendo de la extensión de la información, en mayúscula inicial y
preferiblemente en español, para asegurar su despacho.

EJEMPLO MR. RALPH GEERE, General Manager

IBM Internacional

22 Marion Avenue,
Hartsdale NEW
YORK 10530

Estados Unidos de América

54
NOTA Para los sobres de ventanilla, la información debe ir completa
en la carta.

55
 ANSI
CORREO
Impresores

Doctor

Ernesto Prada Lince

Revisor Fiscal

Hilos la Seda S.A.

Apartado Aéreo 3456

Calle 54 45 - 66 - Fax 544 20 65, telefax 544 60 65

Correo eletrónico asimp@hotmail.com - Medellín, Colombia, América del Sur

Figura 25. Ejemplo de distribución de los datos del sobre en tercios

AV. Carrera 97 J No 16 – 56 – Barrio San Pedro

Teléfono: 2679111 – 4159770
Bogotá - Colombia
MENSAJES ELECTRÓNICOS

El mensaje electrónico es un sistema que permite intercambiar información con uno o más
usuarios de cualquier lugar del mundo, a través de la Internet. Este medio se puede utilizar
para enviar adjuntos como cartas, memorandos, circulares y cualquier otro documento que
sea necesario para la sustentación del contenido, razón por la cual se recomienda tener en
cuenta las disposiciones de esta guía para cada uno de estos casos. Para más información,
véase el Anexo B (Informativo).

Para garantizar el éxito en el intercambio del correo electrónico, se presentan las siguientes
sugerencias.

Se recomienda a las organizaciones que disponen de Internet y servicios de correo

electrónico, reglamentar su utilización y asignar responsabilidades con base en usuarios
debidamente autorizados, para el manejo de correo tanto masivo como institucional.

NOTA Para efectos de acceso y uso de los mensajes de datos, comercio electrónico y
firmas digitales véase la Ley 527 de 1999 y demás normas relacionadas.
TARJETAS PROTOCOLARIAS

Estas tarjetas forman parte de las comunicaciones organizacionales escritas para el manejo
de las relaciones públicas y de negocios. Proyectan no sólo la imagen corporativa, sino
también la de los ejecutivos y de aquellas personas que manejan todo lo relacionado con
oferta, venta de bienes y servicios.

CARACTERÍSTICAS DE LA REDACCIÓN Y LA PRESENTACIÓN

La redacción y presentación de las tarjetas protocolarias varían de acuerdo con el objetivo

que buscan.
 GLOSARIO

Abreviatura: Representación de una palabra o grupo de palabras, obtenida por eliminación

de algunas de las letras, sílabas finales o centrales de su escritura completa y, que siempre
se cierra con un punto.

Acento: Sílaba de una palabra que recibe más intensidad de la voz para aclarar su
significado o diferenciarla de una palabra similar. Se la representa por escrito con una rayita
oblicua situada sobre la vocal más intensa, y se la llama acento ortográfico o tilde (“papa
(tubérculo) y “papá” (padre).

Acepción: Cada uno de los significados de una palabra según sus diferentes contextos.

Acrónimo: Vocablo conformado por diferentes letras iniciales y no iniciales de una razón
social. Ejemplo: ONU: Organización de Naciones Unidas.

Acta: Documento escrito que contiene lo sucedido, tratado y acordado en una reunión o
situación específica.

Anexo: Documento que se adjunta a la comunicación, sirve para complementar y aclarar.

Asuntos: Síntesis del contenido de la comunicación.

Bibliográfica: Es el estudio de referencia de los textos.

Beneficio: Provecho, rentabilidad, fruto, ganancia, rendimiento, utilidad, lucro, comisión,

dividendo, producto.

Carta: Comunicación escrita que se utiliza en las relaciones entre organización y personas
naturales; igualmente, en las relaciones entre las organizaciones y sus empleados. En
algunas entidades se denomina oficio.
Certificado: Documento de carácter probatorio, que asegura la veracidad y la legalidad de
un acto solmene.

Circular: Comunicación escrita de interés común, dirigida a un grupo específico.

Código: Conjunto de normas y reglas sobre cualquier materia.

Comunicación: Ciclo completo del trato o correspondencia entre dos seres mediante un
código que ambos entienden

Copia: Fiel reproducción del documento.

Concisión: Una redacción es concisa cuando expresa muchas ideas con pocas palabras.

Destinatario: Persona a quien va dirigida la comunicación

Encabezado: Título de la comunicación que se realiza. Línea de identificación para indicar la

continuidad del documento.

Espacio: Distancia horizontal de la escritura, entre palabras o cifras, o ambas.

Entidad: Lo que constituye la esencia de una cosa, sujeto.

Entorno: Ambiente, alrededor.

Entropía: Acción de involución. Desgaste.

Eones: Medida de tiempo muy larga.

Estilo: Distribución de las diferentes líneas que conforman la comunicación.

Esquema: Representación gráfica y simbólica de la distribución que deben tener los textos
de los documentos.

Era: Fecha desde la cual se empiezan a contar los años.

Foliar: Acción de numerar las hojas.

Formación: Enseñanza no reglada dirigida a capacitar a alguien para el desempeño de un

puesto de trabajo.

GTC 185: Esta norma editada por el Instituto Colombiano de Normas Técnicas y Certificación
(ICONTEC), fue ratificada por el Consejo Directivo de 2009-09-30. El objetivo presentar
recomendaciones para elaborar los diferentes tipos de documentos generados en las
organizaciones, con el propósito de proyectar una adecuada imagen corporativa.

GESTION: Conjunto de trámites que se llevan a cabo para resolver un asunto. Dirección,
administración de una empresa, negocio, etc.

Implementación: Es la relación de una aplicación, o la ejecución de un plan, idea, modelo

científico, diseño, especificación, estándar, algoritmo, o política.
Informe: derivado del verbo informar, consiste en un texto o una declaración que describe
las cualidades de un hecho y de los eventos que lo rodean. El informe, por lo tanto, es el
resultado o la consecuencia de la acción de informar (difundir, anoticiar).

Logotipo: Símbolo que identifica a la organización. Proyecta la imagen corporativa y hace

fácil la identificación de la entidad que genera o produce la comunicación.
Márgenes: Distancia que queda en blanco en cada uno de los cuatro lados de una página
impresa.

Mensaje electrónico: Comunicación escrita, a través de la Internet.

Mercadeo: Conjunto de operaciones por las que ha de pasar una mercancía desde el
productor al consumidor.

Muestra: Parte o porción extraída de un conjunto, por métodos que permiten considerarla
representativa del mismo.

Portada: Primera página del informe; contiene los datos requeridos para la identificación del
documento.

Oración: También llamada frase, es la unidad mínima de comunicación, la forma más

pequeña de mensaje. Tiene un sentido completo y entonación propia y está delimitada por
una pausa o silencio antes y después.

Radicación: Procedimiento por medio del cual las entidades asignan un número consecutivo
a las comunicaciones recibidas o producidas, dejando constancia de la fecha y hora de
recibo o envío, con el propósito de oficializar el trámite y cumplir con los términos de
vencimiento que establezca la ley. Estos términos se empiezan a contar a partir del día
siguiente de radicado el documento.

Razón social: Nombre que identifica a una organización.

Redactor: Persona que genera y plasma ideas en una comunicación.

Remitente: Nombre, apellidos y cargo del firmante.

Rentabilidad: Producto, rendimiento, beneficio, provecho, renta.

Rúbrica: Rasgo o rasgos de figura determinada, que cada persona escribe como parte de la
firma, después de su nombre o título.

Saludo: Frase de cortesía con la cual se inicia la comunicación.

Sigla: Abreviatura conformada por las letras iniciales de cada palabra de una razón social.

Transcriptor: Persona responsable de elaborar, digitar o transcribir la comunicación.

TRAZABILIDAD: es un conjunto de acciones, medidas y procedimientos técnicos que

permite identificar y registrar cada producto desde su nacimiento hasta el final de la cadena
de comercialización.

TECNICAS: es un procedimiento o conjunto de reglas, normas o protocolos, que tienen

como objetivo obtener un resultado determinado, ya sea en el campo de la ciencia, de la
tecnología, del arte, del deporte, de la educación o en cualquier otra actividad.

Zona: Espacio predeterminado para ubicación de un conjunto de datos impresos o escritos.