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DESCRIPCION GENERAL DEL PLAN DE

NO
TRANSICION DE ADMINISTRACION DE
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BOLSA DE REPUESTOS

CONTROL DE VERSIONES

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n
09/10/2019 1.0 Creación de José Gabriel Mauricio Castaño Díaz
documento Granados Gerente de Proyecto
Coordinador de
Calidad

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1. INTRODUCCIÓN....................................................................................................................................... 3

1.1 PROPÓSITO 3
1.2 ALCANCE 3
1.3 OBJETIVO DE LA ADMINISTRACIÓN 3
1.3.1 Definiciones, Siglas y Abreviaturas...............................................................................................3
2. PLANIFICACIÓN DE TRANSICIÓN................................................................................................... 5

2.1.1 Tiempos...................................................................................................................................................5
2.2 ESTADO ACTUAL DE LA ADMINISTRACIÓN 5
2.2.1 Herramientas.........................................................................................................................................5
2.2.2 ANS – Acuerdos de Niveles de Servicio......................................................................................6
2.2.3 Recurso Humano..................................................................................................................................6
2.3 ARTICULACIÓN 6
2.4 FUENTES DE INFORMACIÓN DE LA ADMINISTRACION 7
2.4.1 Clientes....................................................................................................................................................7
2.4.2 Proveedores...........................................................................................................................................7
2.5 DESARROLLO DE LA ADMINISTRACIÓN 7
2.5.1 Estadísticas del Servicio....................................................................................................................8
2.5.2 Generales................................................................................................................................................8
2.5.3 Documentación de Apoyo...............................................................................................................14
2.5.4 Entregables...........................................................................................................................................14
2.5.5 Actividades en Ejecución.................................................................................................................15
2.5.6 Logros.....................................................................................................................................................15
2.5.7 Dificultad...............................................................................................................................................15
2.5.8 Lecciones aprendidas.......................................................................................................................15
2.5.9 Recomendaciones..............................................................................................................................15
2.5.10 Conclusiones........................................................................................................................................15
3. ANEXOS..................................................................................................................................................... 16

4. PLAN DE ENTREGA TRANSICIÓN DE SALIDA DE LA ADMINISTRACION DE BOLSA

DE REPUESTOS............................................................................................................................................... 17

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1. INTRODUCCIÓN

1.1 Propósito

Hacer entrega de la Administracion de Bolsa de Repuestos al proveedor de tecnología del ICBF

entrante, e indicar el estado actual, la documentación, políticas, procedimientos y herramientas
acorde al marco del contrato 1343 del 2014.

1.2 Alcance

Todo lo relacionado a la Administracion de Bolsa de Repuestos enmarcados en el contrato 1343

de 2014.

1.3 Objetivo de la Administración

Mantener Actualizada la Información de los repuestos entregados por parque computacional y a

su vez realizar el seguimiento del estado de los mismos en la Herramienta HelPeople (asignado,
no explotados, nuevos, entre otros), a nivel nacional de acuerdo con lo pactado en el contrato
1343 de 2014.

1.3.1 Definiciones, Siglas y Abreviaturas

 CMDB (Configuration Management Data base) Base de Datos de Gestión de

Configuraciones: Es una base de datos que contiene detalles relevantes de cada CI
(ítem / elemento de configuración) y sus relaciones. Algunos de los ítems de
configuraciones son el equipo físico, software, usuarios, equipos de comunicaciones
entre otros. De igual manera la CMDB guarda la relación entre incidencias, problemas,
cambios y otros datos de los servicios de TI. Adicionalmente se debe tener en cuenta
que cada elemento almacenado en la CMDB es un CI, Configuration Ítem, sobre el cual
se guarda información sobre sus atributos y relaciones.

 Especialista del proveedor de servicios de TI: profesional que hace parte del equipo
del proveedor de servicios de TI contratado por el ICBF. Puede existir un especialista
por cada servicio contratado con el proveedor según se establezca contractualmente.

 Herramienta de Gestión de Servicios HelpPeople: Son todos los sistemas,

aplicaciones, controles, soluciones de cálculo, metodología, etc., que ayudan a la
gestión de una empresa; para el caso de TI para el manejo y control de servicios es el
software en donde se documentan los servicios de gestión tecnológica como Incidentes,
Requerimientos, Problemas, Controles de Cambios, etc, todas estas correspondientes a
Tecnologías de Información; algunas de las Herramientas que se encuentran hoy en día
en el mercado.

 Ticket /Número de Servicio: Número consecutivo suministrado por una Herramienta

de Gestión durante el reporte de una Solicitud de Servicio, para facilitar a través de este
el seguimiento y control.

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 Garantía: (Estrategia del Servicio) Una promesa o garantía que un producto o Servicio
cumplirá los Requerimientos acordados. Ver Validación y Prueba de Servicio, Garantía
de Servicio.

 Proveedor: Tercero responsable de suministrar bienes o Servicios que son necesarios

para proporcionar Servicios de TI, dentro de un marco contractual con el ICBF. Ejemplos
de proveedores incluyen los vendedores de hardware y software, proveedores de redes
y telecomunicaciones y Organizaciones de Outsourcing.

 Líder del Servicio: Profesional perteneciente a la entidad del ICBF con tipo de
contratación de planta o por prestación de servicios, encargado de apoyar a la Dirección
de Información y Tecnología, en especial a la Subdirección de Recursos Tecnológicos
(SRT) y a la Subdirección de Sistemas Integrados de Información (SSII), en las
regionales y todas las sedes del ICBF, implementando, soportando, migrando,
administrando, y trabajando por la correcta operación de los diferentes servicios de las
TIC y el parque computacional, llevando el mensaje a los usuarios y aportando a la
innovación tecnológica que se está logrando, a través de campañas de sensibilización
hacia el uso de las herramientas tecnológicas que se ofrece desde la Dirección de
Información y Tecnología, lo que conlleva a agregar valor a nuestros usuarios internos y
a prestar un mejor servicio a los beneficiarios del ICBF, apoyando de esta manera la
misión de la entidad.

2. Planificación de Transición

2.1.1 Tiempos

Se tiene programado realizar la entrega de la Administración de Bolsa de Repuestos entre el 07

y el 31 de enero de 2020, Sin embargo, se realizará mesas de trabajo tripartitas (Proveedor
Saliente, Proveedor Entrante e ICBF) entre el 20 y el 31 de enero 2020. En dichas mesas de
trabajo, se hará transferencia de conocimiento, entrega de documentación de la
Administración, de acuerdo con el plan de entrega y el cronograma con las actividades,
responsables y fechas, que se adjunta a este plan.

2.2 Estado Actual de la Administración

Para el desarrollo de la Administración de Bolsa de Repuestos, se cuenta con los siguientes

elementos:

 Backlog_Repuestos_2019 (Herramienta HelpPeople)

 Backlog_Seg_Repuestos
 Data Cambio_Inven_2019
 Data Casos_Cerrados_2019
 Data_susp_Pend_Adq (Suspendidos pendientes por Adquisición)
 Data Envios_Dic_2019
 Data Inventario_Bodega_Repuestos
 Data Inventario_Kardex (Herramienta HelpPeople)
 Procedimiento Administracion Bolsa de Repuestos
 Formato Obligaciones Contractuales UT
 Formato Plan de Trabajo UT

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2.2.1 Herramientas

Se cuenta con la herramienta de gestión HelpPeople, donde el usuario final puede realizar sus
solicitudes a través de los siguientes canales:

 Correo electrónico – MIS@icbf.gov.co

 Telefónicamente Extensión 8080
 En Bogotá: 427 90 10
 Línea Nacional: 018000 913434
 Chat - http://mis.icbf.gov.co/
 Redes sociales (solo aplica en el nivel Directivo)
 Módulo de autoservicio a través de la Intranet del ICBF.

2.2.2 ANS – Acuerdos de Niveles de Servicio

Para la Administración de Bolsa de Repuestos, dentro del Marco del contrato 1343 de 2014, no
se tienen pactados ANS que impacten directamente este servicio, sin embargo, desde la
Administración de Bolsa de Repuestos contribuye al cumplimiento de los ANS:

 ANS M5 Atención de Incidentes a Usuarios VIP

 ANS M6 Tiempo de solución de Requerimientos
 ANS M9 Cantidad de Desviaciones identificadas en la CMBD

2.2.3 Recurso Humano

Para desarrollar las actividades de la Administración de Bolsa de Repuestos, se cuenta con el

siguiente recurso humano, quienes apoyan directa o indirectamente la Administracion.

 Administrador(a) de Bolsa de Repuestos del operador TI.

 Líder del parque computacional.
 Gestor de activos y configuración.
 Almacenistas ICBF.
 Gerente del proyecto del operador TI.
 Líder nacional de soporte en sitio – ICBF.
 Líder Ingenieros de regionales -ICBF.
 Ingenieros Regionales - ICBF
 Grupo de Almacén e Inventarios ICBF

2.3 Articulación

Para mantener actualizada la información de los elementos Bolsa de Repuestos, se tiene

implementado la estrategia de articulación entre los diferentes actores del servicio, así;

 Gestión de Solicitudes del Proveedor de Infraestructura.

 Gestión de Incidentes de la UT y de Proveedor de Infraestructura.
 Gestión de ANS
 Mesa de Servicio
 Administración de Inventarios

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 Administración de Garantías
 Gestión de Catálogo y Portafolio
 Gestión de Activos y Configuración
 Aseguramiento de la Calidad
 Líderes de Servicio
 Proveedor de Infraestructura TI.

2.4 Fuentes de Información de la Administracion

2.4.1 Clientes

Esta Administración cuenta con clientes de información internos y externos a los cuales se les
provee información, producto del desarrollo de las actividades tendientes a dar la solución a las
solicitudes:

1. Internos:
a. Par ICBF.
b. Líderes de Servicio.
c. Gestorías.
d. Ingenieros Regionales.
e. Supervisor del Contrato ICBF

2. Externos:
a. Proveedor de Infraestructura Tecnológica.
b. Proveedor de Canales de Comunicación.

2.4.2 Proveedores

Esta Administración cuenta con proveedores a los cuales se les suministra información,
producto del desarrollo de las actividades tendientes a dar la solución a las solicitudes:

a. Herramienta de Gestión HelpPeople

b. Mesa de Servicio.
c. Gestorías de la UT y del Proveedor de Infraestructura Tecnológica.
d. Líderes de Servicio de ICBF.
e. Proveedor/Contrato de adquisición de los repuestos

2.5 Desarrollo de la Administración

Durante el desarrollo de la Administración de Bolsa de Repuestos (59 meses), se

implementaron las mejores prácticas de acuerdo a ITIL versión 3, donde se identificó las
siguientes necesidades de crear el Procedimiento Administracion de Bolsa de Repuestos.

Para desarrollar la administración de Bolsa de Repuestos se debe realizar el siguiente

procedimiento: Ejecutar la verificación, y el análisis del estado del equipo de acuerdo con los
criterios mencionados a continuación:

 Inspección inicial del elemento.

 Verificar la cobertura del elemento.

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 Diligenciar el formato asignado (Formato F3.P2.GTI Formato Diagnóstico de Hardware

v5)
 Informar específicamente la parte que se necesita para realizar la compra de repuesto.

Paso a seguir se realiza la verificación en almacén si se cuenta con el repuesto para realizar el
debido envió a la regional, de no contar con el repuesto el caso quedara en estado suspendido
hasta la nueva adquisición de la bolsa de repuestos, se debe realizar actualización de la Data
Backlog_Repuestos, actualización Registro del reemplazo para los repuestos asignados
repuestos.

2.5.1 Estadísticas del Servicio

Durante el desarrollo de la Administración de Bolsa de Repuestos, se tiene las estadísticas

actuales y el histórico de:

 Total repuestos entregados por regional año 2015

 Top 10 repuestos entregados año 2015
 Top 10 repuestos entregados por categoría año 2015
 Top 10 repuestos entregados por regional año 2016
 Top de repuestos entregados año 2016
 Top de repuestos entregados por categoría año 2016
 Top 10 repuestos entregados por regional año 2017
 Top 10 de repuestos entregados año 2017
 Top de repuestos entregados por categoría año 2017
 Top de repuestos entregados por regional año 2018
 Top de repuestos entregados año 2018
 Repuestos asignados desde el año 2015 al 31 diciembre 2019

2.5.2 Generales

En las siguientes gráficas se podra observar el porcentaje total de repuestos entregados

durante los años 2015 – 2016 – 2017 – 2018 – 2019 y un consolidado general de la entrega de
repuestos del 2015 a corte del 31 de diciembre de 2019.

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Gráfica N°.1 Total repuestos entregados por regional año 2015

En la gráfica N° 1 se aprecia el comportamiento de la cantidad total de los repuestos

entregados por regional en el año 2015 de la siguiente manera: La Sede Nacional (41%)
seguido de la regional Antioquia (15%) fueron las ubicaciones con mayor cantidad de repuestos
suministrados, sobre un total de 1823 Repuestos, esto obedece por una arte a que en estas
dos sedes se contaban con mayor numero de servidores públicos, y por otra parte también se
debió a la necesidad a realizar la repotenciación de los equipos por el grado de obsolescencia
de los mismos.

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Gráfica N°.2 Top 10 repuestos entregados año 2015

En la gráfica N° 2 se aprecia el comportamiento de la cantidad total de los repuestos

entregados en el año 2015 de la siguiente manera: Los repuestos con mayor movimiento en el
año fueron Memoria de 2GB DDR2 (25%) y Monitor 23” (13%), con respecto al total de 1823
Repuestos, esto obedece por el grado de obsolescencia de los equipos y se debían repotenciar,
por otra parte y para garantizar la sostenibilidad del sistema de gestión ambiental fue
necesario cambiar los monitores CRT que no cumplían con la norma Energy Star por unos
planos que la cubrieran.

Gráfica
N°.3 Top 10
repuestos entregados por
categoría año 2015

En la gráfica N° 3 se aprecia el comportamiento de la cantidad total de los repuestos

entregados por categoría en el año 2015 de la siguiente manera: Las categorías más relevantes
en el año fueron Desktop con (39%) y Monitor (24%), con respecto al total (1823) Repuestos,
esto obedece al grado de obsolescencia de los equipos los cuales se debían repotenciar, y para
garantizar la sostenibilidad del sistema de gestión ambiental fue necesario cambiar los
monitores CRT que no cumplían con la norma Energy Star por unos planos que la cubrieran.

Descripción de las categorías:

Documentos Descripción

Accesorio

Almacenamiento

Desktop

Impresora

Mantenimiento
Monitor

Multimedia

Periférico

Portátil

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Scanner

Tablet
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Gráfica N°.4 Top 10 repuestos entregados por regional año 2016

En la gráfica N° 4 se aprecia el comportamiento de la cantidad total de los repuestos

entregados a las Regionales en el año 2016 de la siguiente manera: Las regionales con mayor
movimiento en el 2016 fueron Sede Nacional con 36% y Santander con 19%, con respecto al
total de elementos gestionados (757) Repuestos, esto obedece por una parte a que en estas
dos sedes se contaban con mayor número de servidores públicos, y por otra parte también se
debió a la necesidad a realizar la repotenciación de los equipos por el grado de obsolescencia
de los mismos.

Gráfica N°.5 Top de

repuestos entregados año 2016

En la gráfica N° 5 se aprecia el comportamiento de la cantidad total de los repuestos

entregados en el año 2016 de la siguiente manera: Los repuestos con mayor movimiento en el
2016 fueron Guaya con 21%, seguido de Teclado con 18% con respecto al total (757)
Repuestos, esto obedece a controles de seguridad implementados por el SGSI.

Gráfica
N°.6
Top 10 repuestos entregados por regional año 2017

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En la gráfica N° 6 se aprecia el comportamiento de la cantidad total de los repuestos

entregados por regional en el año 2017 de la siguiente manera: Las regionales con mayor
cantidad de elementos despachados a corte del 29 de diciembre son Bogotá con 36%, seguido
de Antioquia con 14%, con respecto al total de 644 Repuestos, esto obedece por una parte a
que en estas dos sedes se contaban con mayor número de servidores públicos, y por otra parte
también se debió a la necesidad a realizar la repotenciación de los equipos por el grado de
obsolescencia de los mismos.

Gráfica N°.7 Top 10 de repuestos entregados año 2017

En la gráfica N° 7 se aprecia el comportamiento de la cantidad total de los repuestos

entregados en el año 2017 de la siguiente manera: Los repuestos con mayor cantidad de
elementos despachados a corte del 31 de diciembre son, Memoria 2GB DDR2 y Mouse con 30%
(15% c/u) seguido de Crema Disipadora con 13%, con respecto al total de 644 Repuestos, se
debió a la necesidad a realizar la repotenciación de los equipos por el grado de obsolescencia
de estos.

Gráfica N°.8 Top de repuestos entregados por regional año 2018

En la gráfica N° 8 se aprecia el comportamiento de la cantidad total de los repuestos

entregados por regional en el año 2018 de la siguiente manera: Las regionales con mayor

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cantidad de elementos despachados a corte del 31 de diciembre de 2018 son: Magdalena con
19% (488 elementos) seguido de Dirección General con 12% (307 elementos) con respecto al
total de 2.617 elementos despachados, esto obedece a la necesidad a realizar la repotenciación
de los equipos por el grado de obsolescencia de los mismos.

Gráfica N°.9 Top

de repuestos entregados año 2018

En la gráfica N° 9 se aprecia el comportamiento de la cantidad total de los repuestos

entregados en el año 2018 de la siguiente manera: Los repuestos con mayor cantidad de
elementos despachados son: Mouse con 16% (425 elementos) seguido de Teclado con 8%
(213 elementos) con respecto al total de 2.617 elementos despachados, esto obedece a la
necesidad a realizar el cambio de los repuestos por obsolescencia de los mismos.

Gráfica
N°.10 Repuestos asignados desde el año 2015 al 31 diciembre 2019

En la gráfica N° 10 se aprecia el comportamiento de la cantidad total de los repuestos

entregados en el histórico desde el año 2015 al 2019 de la siguiente manera: Los años con

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mayor cantidad de repuestos enviados y asignados fueron 2015, 2018 y 2019 esto debido a
que para el 2015 se efectuó la compra de repuestos por parte de ICBF, igualmente se volvió a
realizar una compra significativa a finales de la vigencia 2017 cuya entrega y asignación se ve
reflejada en el 2018 e igualmente para el año 2019 se volvió a realizar compra de Bolsa de
Repuestos para el parque computacional, para el año 2020 se tienen repuestos pendientes por
Adquisición de la Bolsa de Repuestos ICBF la cantidad de 30 elementos, por otra parte se
tienen pendientes 217 repuestos pendientes por despacho del almacén puesto que no se
cuenta con contrato de transporte, los despachos son realizados en el momento que el ICBF
realice la solicitud de contrato de transporte.

2.5.3 Documentación de Apoyo

 Backlog_Repuestos_2019 (HelpPeople)
 Backlog_Seg_Repuestos
 Data Cambio_Inven_2019
 Data Casos_Cerrados_2019
 Data_susp_Pend_Adq
 Data Envios_Dic_2019
 Data Inventario_Bodega_Repuestos
 Procedimiento Administracion Bolsa de Repuestos
 Data Inventario_Kardex (Herramienta HelpPeople)
 Formato Obligaciones Contractuales UT
 Formato Plan de Trabajo UT

2.5.4 Entregables

La documentación del procedimiento de la Administración de Bolsa de Repuestos se encuentra

en la siguiente ruta:

\\icbf.gov.co\fileserverdit\SRT\SRT\Contratos\UT_Carvajal_Compufacil_1343_2014\2_Etapa_O
peración\Productos_ICBF\Servicios_ICBF\Administradores\Admin Repuestos\Flujograma y
procedimiento de Bolsa de Repuestos

 Flujograma y procedimiento de Bolsa de Repuestos

Se tiene, además la documentación de la Administración de Bolsa de Repuestos en el FIleserver

a nivel de actas e informes, en la siguiente ruta:

\\icbf.gov.co\fileserverdit\SRT\SRT\Contratos\UT_Carvajal_Compufacil_1343_2014\2_Etapa_O
peración\Productos_ICBF\Servicios_ICBF\Administradores\Admin Repuestos

 Informes de Gestión
 Informes Semanales
 Actas Comité Bolsa de Repuestos
 Actividad Mensual
 Data módulo de Repuestos.
 Desempeño

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2.5.5 Actividades en Ejecución

Teniendo en cuenta que la dinámica de la Administracion de Bolsa de Repuestos es

constantemente cambiante es necesario realizar un seguimiento diario en conjunto con
almacén, soporte en sitio e ingenieros regionales, para mantener actualizada la información de
dicho inventario de repuestos y las entregadas realizadas a los usuarios ICBF, todo debe
quedar plasmado en la herramienta de gestión HelpPeople.

2.5.6 Logros

Articular con las diferentes bases de datos para evidenciar falencias y generar opciones de
mejora
Creación de procedimiento para la Administracion de Bolsa de Repuestos

2.5.7 Dificultad

Una de las principales dificultades que se vivieron en el transcurso de la Administración, es que

no se contó con una documentación (Instructivos de Servicio), que permitiera identificar los
prerrequisitos, responsables e instrumentos para la prestación de los diferentes servicios.

2.5.8 Lecciones aprendidas

 La importancia en la articulación con los especialistas de la operación, Líderes de

Servicio, soportes en sitio, ingenieros regionales y almacenistas, dado que la
Administración identifica factores inherentes a la operación que son de gran valor.
 Documentar el servicio a nivel Procedimental y de Instrumentos de apoyo.

2.5.9 Recomendaciones

 Mesas de Articulación entre las diferentes herramientas existentes y que proveen

información relevante para los inventarios.
 Mesas de articulación con las Gestorías, Administraciones, Ingenieros Regionales y
Almacenistas, con el fin de generar oportunidades de mejora continua.
 Teniendo en cuenta la dinámica y complejidad de la administración Bolsa de Repuestos,
se recomienda que el recurso humano que atienda esta administración sea de tiempo
completo.

2.5.10 Conclusiones

Se realiza la entrega de la Administración de Bolsa de Repuestos por parte de la UT Gestión

Integral Mesa ICBF al proveedor de tecnología del ICBF entrante, indicando el estado actual, la
documentación, políticas, procedimientos y herramientas de acuerdo con el marco del contrato
1343 del 2014.  

3. Anexos

A continuación, se mencionan las actividades generales base contenidas en Plan de Transición:

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Nombre del Documento Ubicación

1 Flujograma y procedimiento de
Bolsa de Repuestos
\\icbf.gov.co\fileserverdit\SRT\SRT\Contratos\UT_Carv
ajal_Compufacil_1343_2014\2_Etapa_Operación\Prod
uctos_ICBF\Servicios_ICBF\Administradores\Admin
Repuestos\Flujograma y procedimiento de Bolsa de
Repuestos

 Informes de Gestión \\icbf.gov.co\fileserverdit\SRT\SRT\Contratos\UT_Carv

 Informes Semanales ajal_Compufacil_1343_2014\2_Etapa_Operación\Prod
2  Actas Comité Bolsa de uctos_ICBF\Servicios_ICBF\Administradores\Admin
Repuestos Repuestos
 Actividad Mensual
 Data módulo de
Repuestos.
 Desempeño

\\icbf.gov.co\fileserverdit\SRT\SRT\Contratos\UT_Carv
ajal_Compufacil_1343_2014\2_Etapa_Operación\Prod
3  Plan de transición de uctos_ICBF\Servicios_ICBF\Calidad\Consolidado de
planes de transición de salida y actas\Admin
salida
repuestos
 Actas

4. Plan de entrega transición de salida de la Administracion de Bolsa de Repuestos.

ENTREGADO POR PROVEEDOR ENTRANTE RECIBIDO POR

UT- GESTIÓN INTREGRAL COMWARE
ICBF
MESA ICBF
Karol Giveth NOMBRE: Edilma López
NOMBRE: NOMBRE:
Palencia Guevara Castañeda
FECHA:
FECHA: FECHA:

FIRMA:
FIRMA: FIRMA:

APROBACION DEL SUPERVISOR DEL CONTRATO (ICBF)

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NOMBRE Y CARGO: Luis Armando Solarte Solarte

FECHA:

FIRMA:

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