FACE-DIAN

FACE-DIAN
Especializada
Generalidades
¿Qué es la Factura Electrónica de venta?

ü Es conocida en el mundo como: e-Factura – Invoice.

ü Evolución de la factura tradicional de papel.

ü Soporta las transacciones de ventas de bienes y/o

prestación de servicios.

ü Estructura estándar internacional (XML-UBL 2.1).

ü Pertenece al ecosistema del Intercambio Electrónico

de Datos

ü Permite convertirse en un TÍTULO VALOR.

Beneficios de la Factura Electrónica
§ Mejora la relación de la empresa con sus clientes:
información actualizada que interopera en tiempo real.

§ Es una herramienta de toma de decisiones comerciales.

§ Construye de manera nativa BIG DATA.

§ Genera liquidez a los plazos de pago y asegura la cartera.

§ Facilita los trámites con el Estado.

§ Ahorro de papel, costos de mensajería y operatividad.

§ Se adapta a todo tipo de negocio.

Beneficios de la Factura Electrónica
para el país
1. Se prevé aumento del
recaudo en $8 Billones de
pesos.
2. Facilita la formalización.
3. Fomenta el acceso al
internet.
4. Beneficia otros sectores
económicos.
1. Nos colocamos al nivel de los
países de la región.
2. Las empresas del Estado pagarán a
sus proveedores con emisión de
facturas electrónicas.
3. Una nueva fuente de financiación
para las Pymes.
4. Es un Acto de Estado.
La Factura Electrónica en
Latinoamérica

De la Factura

De la Entidad Tributaria
Solución Gratuita
Validación Previa
XML UBL 2.1 Interoperabilidad Entidad
Tributaria. Del comercio
Código QR
Representación Gráfica Conexión con ERPs
Factoring
Control de Numeración
Firma digital
Estructura
Modelo de la Factura Electrónica
de venta con Validación Previa

1. Formato XML
Qué compone 2. Esquema UBL 2.1
la F.E.? 3. Certificado de Firma Digital
4. Validaciones DIAN
Capacidad operativa

Validación en línea y tiempo real

Cientos de validaciones por

documento
1. Formato XML
2. Esquema UBL 2.1
3. Certificado
Respuesta de de
en menos Firma Digital
un segundo
4. Validaciones DIAN

Potencial de procesamiento de 80 millones

de documentos en un día
Interoperabilidad

Integrador
Integración
Ciclo de documentos
Recepción
 ¿Qué es el Intercambio Electrónico de Datos?

Las empresas realizan el intercambio de información en diferentes formatos (papel y electrónico) y canales (redes, email,
corres, etc.) Por lo general son documentos imprescindibles dentro de una relación comercial: orden de compra, guía de
remisión, la confirmación de recepción de mercancía y la Factura Electrónica.

El intercambio de datos no es un proyecto, es una estrategia a largo plazo.

ü Mejorar comunicación entre clientes y proveedores.

ü Simplificar cadena de suministro.
ü Recepción de información en sistemas internos o ERPs con procesamiento automático.
ü Con la información de la orden de recepción de mercancía sabrá que deberá recibir una
factura con las cantidades recibidas en vez de las pedidas.
ü El proceso puede rechazar facturas recibidas de forma automática, si las cantidades no
coinciden.
Total de Habilitados: 97.141
Registrados: 164.330

Servicio de
Facturación Gratuita
Registrados: 24.839
Habilitados: 9.299
Operación: 8.571 111.955 millones de facturas
por un valor de más de 250
billones de pesos.

Datos con corte al 27 de marzo de 2020.

Ser facturador electrónico
Análisis para Facturar
Electrónicamente

Preguntas que se debe

hacer toda persona que
requiera facturar
electrónicamente.

Ref:
Dr. Álvaro Sánchez
¿Quiénes deben facturar electrónicamente?

Todo responsable de facturar,

deberá hacerlo electrónicamente.

• Los responsables del Impuesto sobre la Ventas –

IVA y responsables el Impuesto nacional al • Los contribuyentes inscritos en el impuesto
• Los tipógrafos y litógrafos que no sean responsables del impuesto
Consumo. sobrebajo
unificado las el
ventas -IVA,Simple
Régimen de acuerdo con lo previsto
de Tributación –
en el parágrafo 3 del artículo 437 del Tributario, por el servicioSIMPLE.
prestado de conformidad con lo en el artículo 618 del
•Estatuto
Personas jurídicas y personas naturales que
Tributario.
superen
• Los los ingresos
contribuyentes de 3500
inscritos enUVT, unificado bajo •el Régimen
o estén dentro
el impuesto Comerciantes,
Simpleimportadores, tipógrafos
de Tributación – SIMPLE.y litógrafos*
de los requisitos del artículo 437 del Estatuto Decreto 358 de 2020 Artículo 1.6.1.4.2.
Tributario.
Calendario de implementación 1
2020 Sub sector económico Expedición Cant Contrib
Explotación Minas Y Canteras
Industria Metalmecánica, Eléctrica, Electrónica Y Otros
Comercio Automotores, Repuestos, Computadores, Equipos
04/05/2020 98.494
Com Materiales, Materias Primas, Químicos, Metales Y Otros

Otras Actividades Servicios

Com Bienes Domésticos, Calzado, Textiles, Ferretería, Farmacéutico,
04/05/2020 40.605
Otros
Información Y Comunicaciones 04/05/2020
26.017
Actividades Artísticas, Entretenimiento Y Recreación 04/05/2020
Construcción 01/06/2020 49.920
Industria Alimentos, Bebidas, Textil, Detergentes 01/07/2020
72.341
Activ Arquitectura, Ingeniería, Diseño, Publicidad Otros 01/07/2020
Actividades Atención La Salud Humana Y Asistencia Social 04/08/2020
36.163
Alojamiento Y Servicios Comida 04/08/2020

Proyecto Resolución.
Calendario de implementación 1
2020 Sub sector económico Expedición
Transporte Y Almacenamiento 04/08/2020
Administración Pública Y Defensa 01/09/2020
Com Alimentos, Bebidas, Víveres, Jabón, Papelería 01/09/2020

Actividades de Administración Empresarial, Consultoría Gestión

Y Jurídicas
01/09/2020
Educación 01/09/2020
Actividades Inmobiliarias 01/10/2020
Actividades Financieras Y Seguros 01/10/2020
Distribución Agua; Evacuación Y Tratamiento Aguas
Residuales, Y Actividades Saneamiento Ambiental 01/10/2020
Suministro Electricidad, Gas, Vapor Y Aire Acondicionado 01/10/2020
Actividades Servicios Administrativos Y Apoyo 01/11/2020
Agricultura, Ganadería, Caza, Silvicultura Y Pesca 01/11/2020

Proyecto Resolución.
 Calendario de implementación 2

Contribuyentes que ya comenzaron a Facturar Electrónica:

Facturadores Electrónicos habilitados
- Grandes contribuyentes: 04 de mayo 2020
- RST - Régimen SIMPLE de Tributación: 1 de mayo 2020

Grupos Especiales:

1. Personas naturales: entre 3.500 y 12.000 UVT- 1 Noviembre/20.

2. Entidades del Estado y Servicios Publicos Ley 142/94: 1 Septiembre 2020
3. Seguros, Notarias, Universidades, Colegios: 1 Septiembre de 2020.

Proyecto Resolución.
¿Cómo facturar electrónicamente?

Puede seleccionar una o varias de las siguientes opciones para generar facturas electrónicas:

Hacer uso del servicio “Facturación Gratuita DIAN”. Solo requiere un dispositivo con
acceso a internet.

Desarrollo propio: puede implementar su propio software de Factura

Electrónica, se requiere conocimientos técnicos de sistemas, desarrollo
y programación.

Proveedor Tecnológico: El contribuyente puede contratar los servicios de

un Proveedor Tecnológico habilitado por la DIAN.
Aliados Proveedores Desarrolladores
Tecnológicos Propios

1 Bogotá 64 17

2 Medellín 11 1

3 Cali 5 3
• Proveedores
Tecnológicos 4 Bucaramanga 4 3
• Desarrolladores
directos 5 Cartagena 1 2

6 Cúcuta 1 0
7 Ibagué 1 0
8 Pereira 1 0
Proveedores autorizados 9 Popayán 1 0
en Colombia
10 Barranquilla 0 1
Con corte mes de febrero de 2020.
Ecosistema
Efectos jurídicos
Factura Electrónica como soporte de costos y gastos
La Factura Electrónica validada por la
DIAN, soporte para devoluciones
automáticas.

Decreto 358 de 2020.

Hasta el 1 de Noviembre de 2020 podrá

usarse como soporte de impuestos
descontables, el documento equivalente
POS.

• Para el año 2020, se podrá soportar el

100% del costo hasta que se termine el
calendario de implementación.
Decreto 358 de 2020

Decreto 358 de 5 de marzo de 2020

Regulaciones Decreto 358 de 2020.

1. Obligados y no obligados a facturar electrónicamente

2. Documentos equivalentes
3. Sistemas de Facturación
4. Registro de la Factura Electrónica de venta
5. Regulación de Proveedores Tecnológicos
Documentos equivalentes que dejan de existir.

Todos estos documentos se

deben convertir a Factura
Electrónica
Documentos equivalentes vigentes
1. Tiquete de máquina registradora con sistema POS.
2. Boleta de ingreso a cine.
3. Tiquete de transporte de pasajeros
4. Extracto expedido por sociedades financieras y fondos.
5. Tiquete o billetes de transporte aéreo. De pasajeros.
6. Documento en juegos localizados.
7. Boleta, fracción o formulario en juegos de suerte o azar
diferentes de juegos localizados.
8. Documento expedido para el cobro de peajes.
9. Documento de operación de la bolsa de valores.
10. Documento de operaciones de la bolsa agropecuaria y
de otros commodities.
11. Documento expedido para los servicios públicos
domiciliarios.
12. Boleta de ingreso a espectáculos públicos.
13. DOCUMENTO EQUIVALENTE ELECTRÓNICO.
Operación
Pasos para la habilitación:

REQUERIMIENTOS
1. RUT Actualizado 3. Dispositivo electrónico con acceso a internet
2. Acceso al correo electrónico registrado en el RUT persona 4. Software de Factura Electrónica
jurídica & representante legal o persona natural 5. Tener certificado de firma digital
Servicio Facturación Gratuita DIAN
Registro y Selección del

1
Modo de operación “Software Gratuito”
En el portal de ”Habilitación”

4
en el modulo de “Habilitación”
Seleccionar la fecha de actualización
automática del RUT

2
Solicitar Certificado de
Firma Digital gratuito o asociarlo
Solicitar los rangos de Numeración de

5
Facturación (Muisca) y asociarlos en el
portal “Facturando Electrónicamente”

3
Realizar pruebas del software y
Obtener estado ”Habilitado”

A partir de este momento puede

5 PASOS PARA Facturar Electrónicamente
FACTURAR GRATIS ¡¡¡GRATIS con la DIAN!!!
CON LA DIAN
SET Facturación Gratuita DIAN
Para facturar electrónicamente se requiere:

• RUT
• Software de facturación electrónica
• Certificado de firma digital

• Sistema de Facturación Gratuito DIAN

• Certificado gratuito de firma digital DIAN

BENEFICIOS
La DIAN dispone de un SET • Tramite completamente virtual
• Uso desde cualquier dispositivo con internet
para Facturar Electrónicamente • Fácil de usar
completamente gratuito. • Sin límite de generación y recepción de documentos
electrónicos
• Puede consultar en cualquier momento y lugar sus
documentos electrónicos
Plantillas de
Facturación Gratuita DIAN

Permite al facturador electrónico, predefinir información de uso habitual en las

plantillas que se encuentran en el módulo del Servicio de Facturación Gratuita DIAN.
Al cargar dichas plantillas aparecerá automáticamente la información precargada, no
tendrá que registrar la misma información cada vez que genere una factura
electrónica.

Módulo disponible a partir de abril de 2020.

Cómo facturar electrónicamente:

http://bit.ly/Cómofacturarelectrónicamente http://bit.ly/3manerasdefacturarelectrónicamente
Información técnica
 Modelo de la Factura Electrónica de venta con
Validación Previa
Es un documento que permite
¿Qué es el XML? almacenar datos, diseñado para el
Lenguaje de marcado extensible intercambio de información
en diferentes lenguajes y tamaños.

Es la estandarización del lenguaje y

¿Qué es el UBL? transmisión de información, una automatización
Lenguaje de negocios universal del intercambio de información financiera mediante
el uso del lenguaje XML

Es un esquema que se utiliza para estandarizar

¿Qué es XSD? y restringir el contenido dentro de los
documentos XML de forma precisa.

Se compone de:
TAG (< >) / Etiquetas / Atributos / Elementos
Anexo Técnico
Anexo Técnico UBLExtension: Grupos con información de DianExtensions y
Signature
Documento técnico de la DIAN para el cumplimiento de la
normatividad vigente. AccountingSupplierParty: Grupo con información del facturador.

Grupos o elementos pueden ser obligatorios u opcionales, AccountingCustomerParty: Grupo con información que del
contienen reglas relacionadas con los requisitos de la FE de venta, Adquirente.
NC, ND y demás documentos electrónicos que se deriven de la
misma. AllowanceCharge: Información relacionada con cargos o
descuentos.
Tipos de reglas de validación:
• Notificaciones: Son reglas no obligatorio para los DE. TaxTotal: Información de totales relacionadas con tributos.
• Rechazos: Son reglas obligatorias para ser validado el DE
LegalMonetaryTotal: Información relacionadas con los valores
El sistema informará si el DE es un Documento validado por la totales aplicables a la factura
DIAN o es un Documento Rechazado por la DIAN.
InvoiceLine: Información relacionada con una línea de factura
La DIAN no genera validaciones a temas de negocios. La
información expresada o expuesta en el XML es responsabilidad
del Emisor.
Validación de Documentos

Ambientes
Métodos Glosario
Habilitación Operación
Consultar los correos electrónicos para recepción de
GetExchangeEmails
facturas X X
GetNumberingRange Consultar la numeración y clave técnica
X
GetStatus Consulta del estado de un D.E. a través del CUFE
X X
GetStatusZip Consulta del estado de un D.E. TrackID
X X
GetXmlByDocumentKey Descarga de un DE por medio del CUFE (FE /NC /ND)
X X
FE: Factura Electrónica SendBillAsync Envío de DE de manera asíncrona X X
NC: Nota Crédito SendBillSync Envío de DE de manera síncrona X X
ND: Nota débito SendEventUpdateStatus Envío de eventos aplicados a un DE X X
DE: Documento Electrónico Envío de DE para el proceso de habilitación como
SendTestSetAsync
Facturador Electrónico. X
Factura Electrónica XML
Cabecera de la factura

REPRESENTACIÓN GRÁFICA XML

CABECERA CABECERA
DENOMINACIÓN DE FACTURA ELECTRÓNICA /Invoice/cbc:InvoiceTypeCode
DATOS DEL EMISOR /Invoice/cbc:AccountingSupplierParty
DATOS DEL ADQUIRIENTE /Invoice/cbc:AccountingCustomerParty
NUMERACIÓN /Invoice/cbc:UBLExtension
FORMA Y MEDIO DE PAGO /Invoice/cbc:PaymentMeans
FECHA Y HORA DE GENERACIÓN (EMISIÓN + FIRMA DIGITAL ) /Invoice/cbc:IssueDate y IssueTime
FECHA Y HORA DE EXPEDICIÓN (VALIDACIÓN) /ApplicationResponse/cbc:IssueDate y IssueTime
/Invoice/cac:AccountingSupplierParty/cac:Party/cac:PartyTaxScheme/cb
CALIDAD DE AGENTE RETENCIÓN DEL EMISOR c:TaxLevelCode

Nivel de línea de la factura

REPRESENTACIÓN GRÁFICA XML

NIVEL DE LINEA NIVEL DE LINEA
DETALLE POR LÍNEAS /Invoice/cac:InvoiceLine[X]
Inconvenienes de tipo Tecnológico
Contingencia DIAN (Contingencia tipo 4, errores tipo 400 y 500)

Si la DIAN no puede validar su Factura Electrónica, no

pare de Facturar Electrónicamente:

• Guarde la evidencia.
• Entregue la factura electrónica a su cliente sin
validación.
• Pruebe el sistema a los 30min, y si ya está
funcionando, vuelva a facturar normalmente.
• Transmita inmediatamente las facturas que no
tuvieron validación, recuerde que no debe volver a
firmarlas.
 Inconvenienes de tipo Tecnológico
Contingencia Facturador Electrónico (Contingencia tipo 3)

Si el facturador electrónico no puede generar la F.E. por algún inconveniente

tecnológico de su software, puede hacerlo por talonario o papel:

• Previamente requiere haber solicitado Numeración de

Facturación de talonario o de papel.

• La factura de talonario o papel debe cumplir los requisitos del

Artículo 617 del Estatuto Tributario.

• La factura de talonario o papel es soporte fiscal para el

comprador y para el obligado a facturar.

• Superada la contingencia, deberá transmitir las facturas de

talonario o papel a la DIAN, dentro del mes siguiente.
Servicio de F.E. Para el ciudadano
Otros temas
Contabilidad de la Factura

¿En qué momento se En tiempo real, en el momento de la venta del bien, la finalización de la prestación
expide la factura? del servicio o la recepción del ingreso, el que sea primero.

Factura electrónica y Según los estándares internacionales, se realizan los registros contables en el
la contabilidad NIIF momento que se expida la factura y el cliente reciba el bien o servicio.

La expedición de la factura o documento equivalente debe hacerse en el momento

¿Cuándo se factura? en que se realice la transacción/operación correspondiente a la venta de bienes o
prestación de servicios.
Factura Electrónica como
Título Valor

REQUISITOS
TRIBUTARIOS

Inciso 3 – Art. 773

Código de Comercio

REQUISITOS
COMERCIALES
FACTURA ELECTRÓNICA
COMO TÍTULO VALOR
Aceptación Rechazo
• Tácita
• Expresa
Mitos y realidades
Mitos y realidades de la Factura Electronica
Mitos y realidades de la Factura Electronica
Recibos de matrículas:
Proyecto Resolución.

A partir de la fecha de obligatoriedad de expedir

Factura Electrónica para Colegios y Universidades,
Deja de existir el documento equivalente:
RECIBO DE MATRÍCULA.

¿Cuándo?

COLEGIOS Y UNIVERSIDADES:

1º semestre 2021 deberán entregar Factura Electrónica SEPTIEMBRE

2020